UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH LÀO CAI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: TỔ CHỨC HỘI HỌP KHUYẾN NƠNG NGÀNH/NGHỀ: KHUYẾN NƠNG LÂM TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Lào Cai, năm 2017 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Giáo trình “Tổ chức hội họp khuyến nơng” giáo trình dùng cho chương trình đào tạo hệ Cao đẳng Nội dung giáo trình cung cấp cho học sinh số kiến thức bước lập kế hoạch tổ chức họp, tổ chức thăm quan, tổ chức hội thảo đầu bờ, tổ chức trình diễn, tổ chức hội thi Giáo trình “Tổ chức hội họp khuyến nơng” giúp cho người học có khả thực hoạt động xây dựng tổ chức hội họp nhằm giúp người học xây dựng tổ chức thực hoạt động khuyến nông Bố cục giáo trình gồm có: Bài 1: Tổ chức họp Bài 2: Tổ chức tham quan Bài 3: Tổ chức hội thảo đầu bờ Bài 4: Tổ chức trình diễn Bài 5: Tổ chức hội thi Trong trình biên soạn, chúng tơi tham khảo nhiều giáo trình, tài liệu tham khảo tác giả có chun mơn sâu lĩnh vực có liên quan Tuy có nhiều cố gắng khơng tránh khỏi thiếu xót, mong muốn nhận ý kiến tham gia, đóng góp để hồn thiện giáo trình Xin chân thành cảm ơn! Lào Cai, ngày tháng năm 2017 Tham gia biên soạn Nguyễn Thị Lan Anh Dương Thị Thảo Chinh MỤC LỤC Contents BÀI 1: TỔ CHỨC HỌP Phần 1: KIẾN THỨC LÝ THUYẾT 1.1 Mục đích, mục tiêu 1.2 Các bước tổ chức họp 1.3 Chuẩn bị họp 1.4 Tổ chức họp Phần 2: HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH 14 BÀI 2: TỔ CHỨC THAM QUAN 16 Phần 1: KIẾN THỨC LÝ THUYẾT .16 2.1 Khái niệm .16 2.2 Xác định mục đích chuyến thăm quan 16 2.3 Nguyên tắc .16 2.4 Lợi ích tham quan học tập 16 2.5 Một số lời khuyên cho tổ chức tham quan .17 2.6 Chuẩn bị chuyến tham quan 18 2.7 Tổ chức chuyến tham quan .19 2.8 Thảo luận, đánh giá, báo cáo kết chuyến thăm quan .20 Phần HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH 21 BÀI TỔ CHỨC HỘI THẢO ĐẦU BỜ .22 Phần 1: KIẾN THỨC LÝ THUYẾT .22 3.1 Khái niệm, mục đích hội thảo đầu bờ .22 3.2 Nguyên tắc 22 3.3 Ưu điểm nhược điểm hội thảo đầu bờ 22 3.4 Các bước thực tổ chức hội thảo đầu bờ 23 Phần HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH 26 BÀI TỔ CHỨC TRÌNH DIỄN 27 Phần 1: KIẾN THỨC LÝ THUYẾT .27 4.1 Trình diễn phương pháp 27 4.2 Trình diễn kết 29 Phần HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH 37 BÀI TỔ CHỨC HỘI THI 41 Phần 1: KIẾN THỨC LÝ THUYẾT .41 5.1 Khái niệm mục đích hội thi .41 5.2 Ưu điểm nhược điểm phương pháp hội thi 41 5.3 Trường hợp áp dụng phương pháp hội thi 42 5.4 Lập kế hoạch triển khai kế hoạch hội thi 42 5.5 Chuẩn bị 43 5.6 Tổ chức hội thi 44 Phần HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH 45 TÀI LIỆU THAM KHẢO .46 GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mơ đun: Tổ chức hội họp khuyến nông Mã mô đun: MĐ21 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơ đun - Vị trí: Học sau mơn học sở - Tính chất: Là mơn đun chun ngành - Ý nghĩa vai trị mơ đun: Mơn học sử dụng độc lập đào tạo ngắn hạn theo nhu cầu người học Mục tiêu mơ đun - Về kiến thức: Trình bày bước lập kế hoạch tổ chức họp, tổ chức thăm quan, tổ chức hội thảo đầu bờ, tổ chức trình diễn, tổ chức hội thi - Về kỹ năng: Lập kế hoạch tổ chức họp, tổ chức thăm quan, tổ chức hội thảo đầu bờ, tổ chức trình diễn kết quả, tổ chức trình diễn, tổ chức hội thi - Về lực tự chủ trách nhiệm: + Có lực tư sáng tạo, khám phá tìm tịi; + Có khả trau dồi phát triển lực đánh giá tự đánh giá; + Phát triển kỹ sử dụng khai thác, xử lý tài liệu ngành học có hiệu + Có tinh thần học hỏi, chia sẻ, học tập kinh nghiệm, sẵn sàng giúp đỡ lẫn cộng đồng BÀI 1: TỔ CHỨC HỌP Phần 1: KIẾN THỨC LÝ THUYẾT 1.1 Mục đích, mục tiêu 1.1.1 Xác định mục đích Cuộc họp nơi để Khuyến nông lâm truyền đạt cho nông dân sách nhà nước phát triển nơng thôn, cách làm ăn mới, biện pháp kỹ thuật Đồng thời, nơng dân thảo luận công khai vấn đề họ đưa đề xuất mới, định 1.1.2 Xác định mục tiêu nhiệm vụ họp Một họp tổ chức với một vài mục tiêu định Để xác định cụ thể mục tiêu hoạt động họp, cần trả lời câu hỏi: Cuộc họp tổ chức nhằm giải vấn đề gì? Mức độ cần thiết giải ý nghĩa việc giải vấn đề cụ thể sao? Mục tiêu họp cần xác định rõ ràng cần diễn đạt xác, ngắn gọn câu Xác định mục tiêu họp phụ thuộc vào nhiều yếu tố Nhà quản lý cần tìm hiểu mức độ chịu trách nhiệm thân với vấn đề đem họp Khi xác định mục tiêu họp, cần xác định nội dung cần kết luận thống ý chí người dự họp, chí cần nghiên cứu phương án, xây dựng dự thảo, định hướng trước kết luận họp Các vấn đề, lý triệu tập họp: - Xác định lý triệu tập họp việc xem xét mức độ cần thiết phải tổ chức họp; sở so sánh, cân nhắc, lựa chọn phương thức xử lý vấn đề thông qua họp mối quan hệ với phương thức khác tính mục đích, điều kiện triển khai kết hướng tới Để xác định lý tổ chức họp, cần trả lời hai câu hỏi sau: + Có thiết phải triệu tập họp hay khơng? + Cịn có cách khác hiệu để xử lý vấn đề đó? Mời nơng dân đến họp phương pháp khuyến nơng theo nhóm phổ biến Có loại họp sau: Hình 1.1: Họp thơn * Họp thơng báo: họp phổ biến cho họ thị thơng tin cần cho họ thu thập ý kiến dân vấn đề thông báo * Họp lập kế hoạch: họp thảo luận vấn đề cụ thể để đưa giải pháp định công việc cần làm * Họp nhóm có chung lợi ích/ nhóm sở thích: họp nhóm có chung lợi ích (nhóm làm vườn, làm cà phê, làm ruộng, nhóm thả cá ) để truyền đạt thảo luận chủ đề riêng nhóm * Họp chung cộng đồng: Là họp toàn thể cộng đồng để nghe phổ biến thảo luận vấn đề chung Thỉnh thoảng, khuyến nông cần tổ chức họp để nhóm lợi ích khác không cảm thấy hoạt động họ tách biệt với cộng đồng Trong trường hợp, nên mời họp nhận thấy họp thật cần thiết có tác dụng Nếu làm cho nơng dân cảm thấy bị thời gian cho họp vô nghĩa, họ từ chối đến dự họp điều gây khó khăn cho cơng việc khuyến nông Khi định mời họp phải chuẩn bị cách chu đáo mục đích, nội dung, chương trình làm việc để đảm bảo cho họp thành công Nếu cần, phải xin ý kiến lãnh đạo địa phương trưởng nhóm sở thích để trí mục đích nội dung họp Có thể viết trước mục đích nội dung họp lên tờ giấy khổ lớn, sau xác định nội dung quan trọng nhất, họp phải giải vấn đề để vào mà điều hành họp 1.2 Các bước tổ chức họp Bước Chuẩn bị nội dung: Chuẩn bị Chuẩn bị phương tiện, phụ trợ Mục tiêu, kết mong đợi Xây dựng chương trình họp Các câu hỏi u cầu hồn thành hµnh Hồn thiện Lựa chọn phương pháp Phịng họp Thời gian địa điểm ®iĨm Mời đại biểu Cơng cụ hỗ trợ Bước - Khai mạc, giới thiệu đại biểu - Thông qua nội dung Tổ chức họp - Thơng qua biên trước Trình bày nội dung chủ đề Thảo luận Tóm tắt nghị quyết, kế hoạch hành động Kết thúc 1.3 Chuẩn bị họp 1.3.1 Chuẩn bị phương tiện, vật chất Điều kiện sở vật chất có định lớn đến chất lượng họp, hội nghị Đối với loại họp, hội nghị khác có yêu cầu sở vật chất khác Những nơi tổ chức họp, hội nghị phải đảm bảo yêu cầu cần thiết vị trí, chỗ ngồi, âm thanh, ánh sáng, đảm bảo tiêu chuẩn tiếng ồn, khơng khí, phịng tránh cháy nổ Bố trí nơi họp, quét dọn sẽ, xếp lại bàn ghế Chuẩn bị trước thứ cần thiết giấy, bút, bảng, phấn phương tiện nghe nhìn khác Chuẩn bị đầy đủ nước uống cho thành viên dự họ 1.3.2 Chuẩn bị nội dung họp Đối với họp thường kỳ trở thành phổ biến chương trình họp thường đơn giản Tuy nhiên, họp có quy mơ lớn quan trọng cơng việc chuẩn bị chương trình thường phức tạp hơn, có nội dung chi tiết, cụ thể, phân cơng nhiệm vụ rõ ràng cho người với nội dung theo tiến độ thời gian chặt chẽ Chương trình họp tạo nên cấu trúc họp Khi mục tiêu, nội dung họp xác định cần xây dựng chương trình họp theo yêu cầu sau: + Cấu trúc họp rõ ràng, có thứ tự ưu tiên ưu tiên thời gian cho vấn đề Nếu nội dung họp có phần cơng việc độc lập tương đối độc lập với chia họp phần riêng biệt Chương trình họp cần đảm bảo nội dung chính: - Thứ tự tiến hành nội dung cơng việc - Tên nội dung công việc - Người chịu trách nhiệm công việc - Dự kiến thời gian tiến hành hồn thành cơng việc (dự kiến tới phút) - Chuẩn bị việc ghi biên làm tài liệu, văn kiện cho hội nghị + Tất họp phải ghi biên bản, người ghi biên thư ký đương nhiên họp quan, tổ chức phận thư ký, tổng hợp chịu trách nhiệm theo quy định quan, tổ chức họp họp người có thẩm quyền giao họp + Người thư ký phải dự kiến trước + Thư ký họp phải người có lực chun mơn định, phù hợp với nội dung họp, đặc biệt họp có tính chun mơn cao + Thư ký phải bồi dưỡng kiến thức hành văn phịng + Cần chuẩn bị đầy đủ giấy, bút phương tiện kỹ thuật phục vụ cho thư ký họp làm việc 1.4 Tổ chức họp 1.4.1 Chào hỏi, khai mạc, giới thiệu đại biểu Sau nghi thức mở đầu họp, Chủ tọa đọc diễn văn lời khai mạc họp Diễn văn cần ngắn gọn, súc tích, nêu mục đích chính, mục tiêu mà họp hướng tới, nội dung cụ thể họp tiến hành Lời hát biểu hấp dẫn, gợi mở vấn đề cách rõ ràng, khoa học tạo cho buổi họp bắt đầu thuận lợi Chủ tọa cần nói rõ cách thức làm việc họp trì tính phát triển liên tục, logic họp Những giây phút tiếp xúc giây phút then chốt để người nghe hình thành ấn tượng người nói Cần xuất trước đại biểu cách tự tin tỏ hào hứng với buổi làm việc Nét mặt, tư thế, cử chỉ, phong thái chủ tọa kết hợp cách tổng hợp với để tạo mối quan hệ thân thiện từ đầu họp 1.4.2 Thông qua nội dung họp Để điều hành họp diễn cách suôn sẻ hiệu với tư cách người chủ trì, điều hành họp cần phải có kỹ sau: Sau nghi thức mở đầu họp, Chủ tọa đọc diễn văn lời khai mạc họp Diễn văn cần ngắn gọn, súc tích, nêu mục đích chính, mục tiêu mà họp hướng tới, nội dung cụ thể họp tiến hành Lời phát biểu hấp dẫn, gợi mở vấn đề cách rõ ràng, khoa học tạo cho buổi họp bắt đầu thuận lợi Chủ tọa cần nói rõ cách thức làm việc họp Hình 1.2: Thơng qua chương trình họp thơn trì tính phát triển liên tục, logic họp Về soạn thảo diễn văn, lời phát biểu khai mạc cần ý: diễn văn loại văn viết dùng để nói (đọc thành lời) cử tọa lại nghe Thực chất, diễn văn lời kêu gọi cử tọa chuyển trạng thái, ý lắng nghe, tích cực đóng góp ủng hộ, lời kêu gọi hành động Vì diễn văn cần đảm bảo tính khn mẫu, trang trọng Song bên cạnh lại cần có tính cụ thể, cá biệt, có tính đặc thù cho họp, loại thành phần cử tọa, thời điểm khác Chủ tọa cần tránh tình trạng đọc văn in sẵn (thường báo cáo), mà nên gửi trước cho đại biểu Người Chủ tọa nêu lại ý văn gợi ý sâu vào vấn đề cần thảo luận, tránh gây lãng phí thời gian ức chế cho người dự Với vấn đề phức tạp, gây nhiều tranh cãi mà đại biểu dự họp không nghiên cứu chuẩn bị ý kiến trước họp thường bị kéo dài khó thành cơng Người chủ trì người phân cơng trình bày tóm tắt ngắn gọn tư tưởng, nội dung cốt lõi đề án, dự án, vấn đề đưa họp nêu vấn đề cịn ý kiến khác nhau, khơng đọc toàn văn tài liệu, văn họp, khơng trình bày tồn nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý họp Khi tiến hành thuyết trình họp cần ý tạo mối quan hệ, ấn tượng ban đầu Những giây phút tiếp xúc giây phút then chốt để người nghe hình thành ấn tượng người nói Cần xuất trước đại biểu cách tự tin tỏ hào hứng với buổi làm việc Nét mặt, tư thế, cử chỉ, phong thái chủ tọa kết hợp cách tổng hợp với để tạo mối quan hệ thân thiện từ đầu họp Sau tạo bầu khơng khí tiếp xúc xong, chuyển sang triển khai nội dung Hình thức triển khai định kế hoạch nội dung chuẩn bị từ trước Nghe ghi chép vấn đề (câu hỏi) mà thành viên khác nêu cách tích cực Lắng nghe người khác họp để hiểu đối tượng, để thể tôn trọng đối tượng Lắng nghe bên để tác động đến hành vi hoạt động họ cách hiệu + Để không nghe nhầm, Chủ tọa nên tạo thói quen ghi lại giấy Vừa ghi nhớ vừa hỏi lại từ có nhiều nghĩa từ đồng âm khác nghĩa, danh từ riêng, hay thông tin quan trọng như: số, ngày Phải ghi lại thông tin chủ đề thảo luận, thời gian, tên người, số liệu, nội dung trao đổi bên + Đừng tỏ thái độ ủng hộ hay phản đối chưa phân tích vấn đề thấu đáo Tiếp nhận thông tin từ người khác cách cơng mang tính xây dựng + Khi trả lời câu hỏi cần lựa chọn cách trả lời cụ thể, rõ ràng thận trọng, lựa chọn từ ngữ đơn giản, dễ hiểu + Trong trình thảo luận, tránh để rơi vào độc thoại hai người Thay đổi khơng khí câu hỏi đơn giản như: “Mời ơng/ bà/ đồng chí khác ” 10 ... thức: Trình bày bước lập kế hoạch tổ chức họp, tổ chức thăm quan, tổ chức hội thảo đầu bờ, tổ chức trình diễn, tổ chức hội thi - Về kỹ năng: Lập kế hoạch tổ chức họp, tổ chức thăm quan, tổ chức hội. .. chức thăm quan, tổ chức hội thảo đầu bờ, tổ chức trình diễn, tổ chức hội thi Giáo trình ? ?Tổ chức hội họp khuyến nơng” giúp cho người học có khả thực hoạt động xây dựng tổ chức hội họp nhằm giúp... xây dựng tổ chức thực hoạt động khuyến nơng Bố cục giáo trình gồm có: Bài 1: Tổ chức họp Bài 2: Tổ chức tham quan Bài 3: Tổ chức hội thảo đầu bờ Bài 4: Tổ chức trình diễn Bài 5: Tổ chức hội thi