BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING VIỆN NGHIÊN CỨU KINH TẾ ỨNG DỤNG BỘ MÔN KỸ NĂNG MỀM KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH VÀ LÀM VIỆC NHĨM (Bậc cao đẳng chương trình Đại trà, Chất lượng cao) Chủ biên: ThS Lại Thế Luyện Thành viên biên soạn: ThS Trần Hữu Trần Huy ThS Lê Thị Thúy Hà ThS Nguyễn Võ Huệ Anh ThS Trần Thị Thảo ThS Lê Nữ Diễm Hương ThS Nguyễn Kim Vui TP HCM – NĂM 2020 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm MỤC LỤC Trang LỜI NĨI ĐẦU CHƯƠNG 1: CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH BÍ QUYẾT ĐỂ TỰ TIN TRONG THUYẾT TRÌNH CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH Phác thảo thuyết trình Hồn chỉnh thuyết trình Thử nghiệm tập dượt thuyết trình TÌM HIỂU THÍNH GIẢ XÁC ĐỊNH CHỦ ĐỀ CỦA BÀI THUYẾT TRÌNH CẤU TRÚC NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH CÁC DẠNG MÔ HÌNH CẤU TRÚC PHẦN THÂN BÀI THUYẾT TRÌNH 11 CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ 12 CÁCH MỞ ĐẦU BÀI THUYẾT TRÌNH 12 PHẦN KẾT BÀI THUYẾT TRÌNH 12 KỸ THUẬT THIẾT KẾ TRANG CHIẾU 12 KỸ THUẬT TRÌNH BÀY BẢNG KHI THUYẾT TRÌNH 13 KỸ THUẬT THIẾT KẾ TÀI LIỆU PHÁT TAY 13 NGƠN NGỮ CƠ THỂ TRONG THUYẾT TRÌNH 13 QUY TRÌNH HỒI ĐÁP THÍNH GIẢ 14 KỸ NĂNG ỨNG XỬ VỚI CÁC TÌNH HUỐNG KHĨ TRONG THUYẾT TRÌNH 15 CHƯƠNG 3: KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM 16 3.1 TÍNH TẤT YẾU CỦA SỰ HỢP TÁC TRONG LÀM VIỆC NHÓM 16 3.2 BỐN YẾU TỐ NỀN TẢNG CỦA MỘT NHÓM LÀM VIỆC 16 3.2.1 Mục tiêu chung 16 3.2.2 Tầm nhìn 17 3.2.3 Sứ mệnh 17 3.2.4 Giá trị cốt lõi 17 3.3 CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN CỦA MỘT NHÓM LÀM VIỆC 18 3.3.1 Giai đoạn hình thành 18 3.3.2 Giai đoạn sóng gió 19 3.3.3 Giai đoạn ổn định hay xây dựng chuẩn mực 20 3.3.4 Giai đoạn trưởng thành hoạt động thành công 20 3.3.5 Giai đoạn kết thúc / trì hỗn 20 3.4 KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO NHÓM 21 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm 3.4.1 Thúc đẩy tận tâm thành viên 21 3.4.2 Xác định điều quan trọng thời điểm 21 3.4.3 Xây dựng tinh thần chung cho nhóm 21 3.5 KỸ NĂNG PHÂN CƠNG CƠNG VIỆC TRONG NHĨM 22 3.5.1 Vai trò cá nhân nhóm 22 3.5.2 Nhiệm vụ thành viên 23 3.6 KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT TRONG NHÓM 25 3.6.1 Một số lời khuyên: 25 3.6.2 Các bước giải xung đột: 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm LỜI NĨI ĐẦU Các bạn sinh viên thân mến! Trong năm gần đây, thực trạng vấn đề tuyển dụng đa số doanh nghiệp cho thấy: hầu hết sinh viên trường có tỉ lệ thành cơng xin việc thấp Bên cạnh vấn đề kiến thức chuyên ngành số thiếu thốn định, lý quan trọng phải kể đến việc thiếu kỹ mềm cần thiết để hòa nhập thành công công việc bạn Đáp ứng nhu cầu lớn lao đó, Bộ mơn Kỹ mềm đời nhằm mục tiêu trang bị cho bạn đầy đủ số kỹ mềm tối cần thiết từ bạn cịn mơi trường sinh viên, nhằm giúp cho bạn có nhiều lợi cạnh tranh trình học tập làm sau Mọi ý kiến đóng góp bạn yếu tố q giá giúp cho tài liệu hồn thiện lần cập nhật sau Thư từ góp ý xin gửi Bộ môn Kỹ mềm - Viện Nghiên cứu Kinh tế Ứng dụng, Trường Đại học Tài – Marketing Chúc bạn thành cơng! NHĨM BIÊN SOẠN Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm Chương 1: CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH Thuyết trình cơng việc địi hỏi tính nghiêm túc tìm kiếntrình thức, đáp ứng nhu cầu, Phác thảo bàitịi thuyết Hồn thiện mong đợi khán giả Người thuyết trình khơng nên nghĩ đơn giản việc trình bày vấn đề Thửthính giả Tìm thuyết hiểu khán trìnhchủ đề Xác định trước cơng chúng để hồn thành nhiệm vụ, mà ý nghĩa hơn, thể trình độ, nghiệm thái độ học tập làm việc Vì vậy, người thuyết trình cần chuẩn bị kỹ lưỡng BÍ QUYẾT ĐỂ TỰ TIN TRONG THUYẾT TRÌNH Để tự tin thuyết trình, bạn nên hình dung thành cơng trước, sau phần thuyết trình bạn Mặc dù bạn nên khiêm tốn, khơng nên q tự cao, ln hình dung trước thành cơng buổi thuyết trình Đừng để ý nghĩ thất bại xâm lấn tâm trí bạn Sự tự tin bạn quan trọng thông tin mà bạn truyền tải Bạn cố gắng không đưa thông tin sai thực nhiều nghiên cứu, phần mà bạn chấm điểm cao bạn học khác muốn có tự tin Hơn nữa, tự tin, bạn thoải mái trao đổi ý tưởng với lớp Nếu bạn muốn tăng thêm tự tin, hình dung tranh tổng thể Sau 10 15 phút, bạn hồn tất thuyết trình Phần thuyết trình để lại ảnh hưởng gì? Chắc khơng nhiều Hãy cố gắng làm có thể, bạn hồi hộp nên nhớ cịn nhiều khoảnh khắc quan trọng khác sống CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH Trước chuẩn bị buổi thuyết trình bạn cần xác định thật rõ ràng đâu mục tiêu bạn muốn đạt Việc xác định rõ mục tiêu giúp bạn hình thành nội dung cách truyền đạt đến người nghe cách có hiệu Điều lại có liên quan đến yếu tố: thông tin bạn muốn truyền đạt gì, người nghe bầu khơng khí địa điểm thuyết trình Thơng thường mục tiêu thuyết trình là: - Cung cấp thơng tin: trình bày thơng tin mới, kế hoạch mới, sản phẩm mới… dạng thuyết trình phổ biến - Thuyết phục, huấn luyện, bán hàng: môi trường kinh doanh, mục tiêu không dừng lại chỗ làm cho cử tọa hiểu vấn đề mà phải thúc đẩy họ hành động để đạt mục tiêu, buổi giới thiệu bán hàng điển hình - Truyền cảm hứng: diễn giả chuyên nghiệp hay trị gia lãnh đạo cấp cao thường phải thực thuyết trình để truyền cảm hứng cho người nghe Người thuyết trình cần chọn đề tài phù hợp với mạnh, kiến thức kinh nghiệm thân Không nên chọn thuyết trình vấn đề mà bạn khơng nắm vững Phác thảo thuyết trình Mọi ý tưởng nên viết nhằm kiểm sốt nội dung tính hệ thống logic tất ý tưởng Các ý tưởng nên thảo luận với nhóm, gợi ý sau: - Liệt kê tất ý tưởng liên quan đến chủ đề mục đích thuyết trình - Chọn lựa lại ý tưởng yếu, giải mục đích thuyết trình đáp ứng mong đợi, đặc trưng khán giả - Sắp xếp ý tưởng theo chiều từ tổng quan đến cụ thể theo trật tự ngược lại - Tìm kiếm chứng quan trọng, thuyết phục, thời liên quan đến ý tưởng - Tìm kiếm kết nối, chuyển ý, đảm bảo tính logic cho thuyết trình - Xây dựng cấu trúc thuyết trình, gồm phần Mở đầu – Nội dung – Kết thúc Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm Hồn chỉnh thuyết trình Để hồn chỉnh thuyết trình, người thuyết trình nên đảm bảo tất ý tưởng mình nhóm “trơng thấy” giấy máy tính Sau đó, tổng thể nội dung thuyết trình cần trả lời cho câu hỏi sau> - Đã đầy đủ phần Mở đầu – Nội dung – Kết thúc chưa? Ba phần có đảm bảo chức khơng? - Bố cục thuyết trình có bị lệch (phần ít/ nhiều) nội dung cụ thể khơng? - Các ý có xếp hệ thống, logic với khơng? Có cần bổ sung ý để đảm bảo hay cho thuyết trình? - Các chứng có phù hợp khơng? Có thơng tin xảy gần liên quan đến nội dung không? - Tất ý tưởng liệu có kết nối, phù hợp với khán giả không? - Tổ chức thời gian phù hợp với nội dung thuyết trình chưa? - Những tình xảy phần thuyết trình? - … Khơng có dự trù sẵn có khn mẫu cho phần thuyết trình, nhiên, chuẩn bị kỹ lưỡng cách tự đặt câu hỏi, tưởng tượng diễn biến xảy ra, đặt vào tâm trạng nhu cầu khán giả, người thuyết trình hồn chỉnh phần làm việc cách hiệu Thử nghiệm tập dượt thuyết trình Đây giai đoạn quan làm việc nhóm Nhóm phân vai, có người thuyết trình, khán giả Đối với khán giả, đảm nhiệm vai trò khác như: - Khán giả chuyên đặt câu hỏi, có khán giả khó tính, đặt câu hỏi khó - Khán giả lắng nghe, hợp tác - Khán giả tập trung, khiến người thuyết trình phân tâm,… Đối diện với đối tượng khán giả trên, người thuyết trình nên tập luyện kỹ sau đây: - Diễn đạt dễ hiểu, lưu loát - Quan sát khán giả nhằm kết nối, tương tác, từ xử lý tình - Kiểm sốt ngơn ngữ thể thuyết trình - Tập cách di chuyển phù hợp, tăng tính kết nối khán giả với nội dung trình bày hình trình chiếu, đặc biệt trường hợp phân tích sơ đồ, giới thiệu hình ảnh phân tích số liệu - Xử lý câu hỏi cố xảy phần thuyết trình - Đặc biệt, phần thuyết trình tổ chức theo nhóm, nghĩa từ người trở lên đảm nhiệm thuyết trình, nhóm cần rèn luyện, thử nghiệm tình liên kết người trước người sau, tránh lặp lại dài dịng người trước trình bày - Khi nhóm thuyết trình, cần đảm bảo hỗ trợ lẫn nhau, khơng nên để nội dung trình chiếu hình khơng liên quan với người thuyết trình chia sẻ với khán giả Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm TÌM HIỂU THÍNH GIẢ Đối tượng khán thính giả khác định đến phần lớn nội dung phong cách trình bày người thuyết trình Ví dụ, thuyết trình chủ đề Khởi nghiệp cho sinh viên năm bậc Đại học cần đề cập đến thông tin, minh hoạ phù hợp với đặc điểm lứa tuổi 18 – 19 tuổi, khác hoàn toàn so với đối tượng khán giả người lam – năm có nhu cầu khởi nghiệp rõ ràng, sau thời gian làm nhân viên công ty Hoặc, muốn thuyết trình cho khán giả chủ đề du lịch, thiết phải biết khán giả có kinh nghiệm du lịch nào, mức độ quan tâm họ thơng tin du lịch Về bản, thơng tin khán thính giả mà người thuyết trình cần hiểu trước chọn chủ đề xây dựng nội dung cụ thể là: - Khán giả bạn ai? Số lượng, Trình độ, Tuổi tác, văn hố? - Họ người chưa có Kinh nghiệm hay có kinh nghiệm liên quan đến chủ đề? - Họ có mong đợi nghe thuyết trình? Những nội dung phù hợp giải mong đợi họ? Để có thuyết trình hấp dẫn, trước hết phải đảm bảo yếu tố phù hợp Bạn khơng thể có số đơng khán giả phấn khích, hào hứng với thuyết trình nội dung khơng hướng đến người nghe Ví dụ, đứng trước người trẻ tuổi, mạnh khỏe đầy nhiệt huyết mà bạn thuyết trình vấn đề tuổi già lời khuyên giữ gìn sức khỏe già tạo hứng khởi từ họ Bạn nói chuyện vấn đề thời quốc tế, tranh chấp lợi ích kinh tế cho em thiếu nhi khán giả bạn hiểu phần nói chuyện bạn? Phù hợp với gián giả bao gồm tất yếu tố sau: • Trình độ văn hóa (những kiến thức phổ thơng) • Tuổi tác, giới tính (lý họ đến nghe báo cáo?) Bài báo cáo bạn có thích hợp cho đối tượng nghe tuổi tác, giới tính hay khơng? Bạn có thuyết giảng kĩ để chăm sóc cái, gia đình cách hiệu cho nam niên độc thân hay khơng? • Họ biết vấn đề trình bày? • Thái độ họ báo cáo - Thân thiện - Trung tính - Đối kháng • Số lượng người nghe • Cơng việc cuối giai đoạn xác định thông tin cử tọa, chắn bạn làm tốt câu hỏi đây: - Họ ai? Nội dung thuyết trình phải xoay quanh người nghe cần xác định khán thính giả - Họ muốn nghe đến với buổi thuyết trình? - “Vấn đề có lợi ích cho tơi?” – câu hỏi mà người nghe đặt suốt trình tham dự Càng có nhiều thơng tin khán giả, người thuyết trình kết nối xác thơng điệp thuyết trình với khán giả Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm XÁC ĐỊNH CHỦ ĐỀ CỦA BÀI THUYẾT TRÌNH Sau hiểu khán giả, xây dựng chủ đề phù hợp với nhu cầu mong muốn họ Tuy nhiên, bên cạnh đó, giao chủ đề định, việc hiểu khán giả khiến có nội dung thật cần thiết Công việc quan trọng cho thuyết trình hấp dẫn, sau bạn xác định đối tượng khán giả Đó việc xác định chủ đề nói chuyện nội dung mà bạn nói với họ bạn làm tốt bước bạn tuân thủ yêu cầu này: • Nên chọn đề tài phù hợp với mạnh, kiến thức kinh nghiệm thân • Khơng nên thuyết trình vấn đề khơng nắm vững khơng ngang tầm với bạn • Vận dụng quy tắc ABC để xác định xác chủ đề nội dung thuyết trình A Analyse – Phân tích, so sánh tên đề tài có liên quan đến chủ đề cần thuyết trình Trên sở đó, lựa chọn đề tài thích hợp B Brainstorm: động não suy nghĩ nội dung cần thuyết trình, điểm cần nhấn mạnh nguồn tài liệu cần thiết Có thể thu thập thơng tin cách: - Tìm tịi, tham khảo nghiên cứu, giáo trình, tài liệu… - Vận dụng kinh nghiệm kiến thức thân - Học hỏi kinh nghiệm từ chuyên gia có am hiểu - Nghiên cứu ấn phẩm xuất - Tham khảo đề tài trình bày có liên quan - Tìm hiểu thơng tin từ thực tế - Tìm kiếm thông tin internet… C Choose – lựa chọn Trên sở số liệu, tài liệu có được, bạn lựa chọn thơng tin tốt nhất, thích hợp Với chủ đề lựa chọn, hướng đến chủ đề bạn thật hiểu biết, nắm rõ nội dung, có nhiều câu chuyện để chia sẻ, đảm bảo tính khoa học chủ đề kết nối vấn đề lý luận với thực tiễn, để trả lời câu hỏi, thắc mắc khán giả Từ đó, trả lời câu hỏi sau: - Chủ đề phù hợp với khán giả? - Thơng điệp từ chủ đề gì? - Nội dung xếp để đảm bảo đạt mục đích? - Có tài liệu hỗ trợ cho thuyết trình? Xác định chủ đề ln kèm với thơng điệp mà bạn hướng đến gì, bạn muốn giải điều cho nhu cầu khán giả Việc tìm kiếm thơng điệp nên thảo luận với người cộng (làm việc nhóm) hỏi ý kiến người (thầy cô, anh chị, bạn bè, báo chí) nhằm hiểu thấu đáo cần phải thực cho thuyết trình Bên cạnh đó, sử dụng sơ đồ tư phương pháp tốt để xác định chủ đề, kết nối với nhu cầu khán giả, đảm bảo giải vấn đề Ví dụ sơ đồ tư mơi trường gợi mở cho chủ đề hướng giải cho thuyết trình, chằng hạn như: Tiết kiệm lượng để bảo vệ môi trường, Kêu gọi trồng nhiều xanh, Du lịch “xanh”,… Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm Nguồn Internet Công thức FIRES viết tắt từ chữ F – I – R – E – S giúp bạn tóm gọn lại thang đánh giá đối tượng khán giả hướng tới - F (Fresh): Mới mẻ - I (Informative): Cung cấp thơng tin - R (Relevant): Có liên quan - E (Enthusiastic): Nhiệt tình - S (Story): Nội dung CẤU TRÚC NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH Cũng tương tự làm văn hay trình bày vấn đề cần phải có bố cục rõ ràng Và thuyết trình hay cần phải có bố cục rõ ràng mạch lạc Tuy nhiên bố cục thuyết trình cần có gì: Phần mở đầu: Gồm có phần giới thiệu, chủ đề bạn chuẩn bị trình bày Phần quan trọng để dẫn dụ người theo dõi ý quan tới thuyết trình bạn Phần nội dung: Phần khơng thắc mắc nhiều chứa tồn nội dung thuyết trình hay ấn tượng bạn Hãy trình bày cho thật thu hút hấp dẫn Phần tổng kết: Trong phần bạn tổng kết lại nội dung thuyết trình đưa ý kiến hay điều cần lưu ý với vấn đề bạn trình bày * Để soạn thảo nội dung cho thuyết trình, trước hết bạn cần lưu ý bước sau đây: • Bước 1: Lựa chọn vấn đề trình bày Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm • Bước 2: Thu thập thông tin liên quan cho vấn đề bạn trình bày • Bước 3: Xây dựng đề cương cho đề tài • Bước 4: Soạn nội dung chi tiết cho đề tài • Bước 5: Soạn “kịch bản” trình bày trước khán giả Thơng thường, bước để đưa ý tưởng trở thành thuyết trình, đảm bảo tính hệ thống Tuy nhiên, nhiều trường hợp người thuyết trình chưa có sẵn vấn đề để trình bày, hốn chuyển bước thứ bước với Có nghĩa là, dành thời gian thật nhiều cho việc thu thập tìm kiếm tài liệu khác nhau, đa dạng Đọc suy nghĩ để tìm ý tưởng tốt cho thân có ý nghĩa với khán giả Từ đó, bạn tiếp tục hồn thành bước cịn lại gợi ý Bí thành cơng buổi thuyết trình chọn chủ đề thu hút đông đảo người tham dự Việc chọn lựa kết tổng hợp kiến thức chuyên môn sở trường bạn với nhu cầu mối quan tâm khán thính giả Nếu bạn khơng có nội dung hấp dẫn chuẩn bị tốt, bạn khơng thể có buổi thuyết trình thành cơng -Richard HallTrước đưa định xác bạn thuyết trình chủ đề gì, trả lời câu hỏi sau: - Bạn có thuyết trình vấn đề thuộc chun mơn bạn khơng? - Bạn có thật u thích/ hứng thú với chủ đề thuyết trình bạn khơng? Câu trả lời bạn “Có” “Khơng” cho hai câu hỏi Nghĩa là, bạn am hiểu đề tài bạn chưa am hiểu bạn hứng thú với Tuy nhiên, lý tưởng đề tài bạn làm việc hình thành từ kết hợp hai câu trả lời “Có” với hai câu hỏi Bạn am hiểu u thích Tiếp theo, có hai giả thuyết đặt bước mà bạn cần phải xác định Một là, đề tài bạn chuẩn bị thuyết trình quy định trước người có trách nhiệm hoạt động diễn thuyết bạn Với giả thuyết này, bạn khơng có ưu tiên “lựa chọn” vấn đề quyền giải vấn đề hồn tồn bạn định Như vậy, bạn lựa chọn cách thức tiếp cận vấn đề, lựa chọn nội dung để xây dựng thành hệ thống hoàn chỉnh, lựa chọn chứng minh họa cho thuyết phục nhất, lựa chọn cách thức trình bày, tương tác với người nghe Đó lựa chọn vấn đề, dựa ý tưởng bạn “đặt hàng” trước Tuy nhiên, vấn đề bạn trình bày đáp ứng hai câu hỏi sao? Chắc chắn việc đọc thêm tìm kiếm thơng tin điều bắt buộc vơ hữu ích với bạn việc hồn thiện thêm kiến thức cịn thiếu sót bạn Cũng vậy, tìm kiếm thơng tin từ sách vở, internet sống xung quanh trở thành nguồn hứng thú cho bạn đối diện với vấn đề Hai là, đề tài thuyết trình bạn chủ động chọn lựa Vậy quay lại câu hỏi đặt cho phần nội dung Bạn có hiểu biết tường tận chủ đề khơng? Bạn có hứng thú với để chia sẻ với nhiều người khác không? Và xin nhắc lại, lý tưởng nhất, kết hợp hai Còn hai sao? Nếu bạn sở hữu kiến thức chủ đề hứng thú hạn hữu, trách nhiệm chia sẻ thông tin cách xác khoa học, tin cậy bạn, thực vai trị người thuyết trình có trách nhiệm với kiến thức với người cần thơng tin từ bạn Nếu kiến thức chủ đề thuyết trình bạn hạn hữu đam mê bạn nó, dùng tâm huyết cho việc tìm kiếm thơng tin, tài liệu, chứng khoa học, ví dụ minh họa ý kiến chuyên gia để phần trình bày bạn đạt đến thuyết phục mức cao Và đương nhiên, bạn cần phải chuẩn bị cách thức “truyền lửa” đến người nghe Đối với người thuyết trình, chắn kiến thức bạn truyền đạt đến người nghe khoa học đáng tin cậy Điều khiến khán giả tôn trọng bạn đường tạo dựng uy tín cho cơng việc Như vậy, người thuyết trình, nên biết từ chối chủ đề nằm ngồi khả chun mơn ... DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH CÁC DẠNG MƠ HÌNH CẤU TRÚC PHẦN THÂN BÀI THUYẾT TRÌNH 11 CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ 12 CÁCH MỞ ĐẦU BÀI THUYẾT TRÌNH 12 PHẦN KẾT BÀI THUYẾT... đặt vào tâm trạng nhu cầu khán giả, người thuyết trình hồn chỉnh phần làm việc cách hiệu Thử nghiệm tập dượt thuyết trình Đây giai đoạn quan làm việc nhóm Nhóm phân vai, có người thuyết trình, ... trước trình bày - Khi nhóm thuyết trình, cần đảm bảo hỗ trợ lẫn nhau, không nên để nội dung trình chiếu hình khơng liên quan với người thuyết trình chia sẻ với khán giả Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm