Bài giảng Kỹ năng thuyết trình Trường ĐH Công nghiệp Quảng Ninh

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP QUẢNG NINH BỘ MÔN QUẢN TRỊ KINH DOANH - KHOA KINH TẾ BÀI GIẢNG KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (LƯU HÀNH NỘI BỘ) Quảng Ninh, 2020 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 CHƢƠNG TỔNG QUAN VỀ THUYẾT TRÌNH 1.1 Khái quát chung thuyết trình 1.1.1 Các khái niệm * Giao tiếp: Với góc độ mục đích nghiên cứu khác nhau, người ta đưa nhiều quan niệm khác giao tiếp sau: “Giao tiếp nói điều với đó” “Giao tiếp việc chuyển tải ý tưởng lồi người” “Giao tiếp trao đổi thơng tin” “Giao tiếp chia sẻ thông tin tạo quan hệ” “Giao tiếp việc truyền đạt hướng dẫn, dẫn người người khác, có dẫn đến hành động.”… Nếu hiểu theo nghĩa rộng “Giao tiếp chia sẻ thông tin tạo quan hệ”, tượng khơng có xã hội lồi người, mà tồn khách quan, xuất mn lồi gian Tuy nhiên, góc độ Tổ chức, Công ty, Doanh nghiệp, “giao tiếp” hiểu hành động xác lập mối quan hệ tiếp xúc người với người, nhằm thoả mãn nhu cầu định thông tin Trên sở thu nhận thông tin, hai bên giao tiếp xây dựng, điều chỉnh mục tiêu, hành vi qua tương tác lẫn để hiểu biết tình huống, có tiếng nói, thu lợi ích nhiều Ngồi ra, giao tiếp cịn giao lưu tình cảm, tư tưởng để phát triển hoàn chỉnh nhân cách người Ở phạm vi rộng hơn, hiểu giao tiếp là: “việc trao đổi thông tin người thường dẫn tới hành động” “Giao tiếp trình chuyển giao, tiếp nhận xử lý thơng tin người với người khác để đạt mục tiêu” Theo bách khoa toàn thư Wikipedia: Giao tiếp q trình hoạt động trao đổi thơng tin người nói người nghe nhằm đạt mục đích Thơng thường, giao tiếp trải qua ba trạng thái: Trao đổi thông tin, tiếp xúc tâm lý; Hiểu biết lẫn nhau; Tác động ảnh hưởng lẫn * Thuyết trình: Có nhiều cách hiểu khác thuyết trình: Thuyết trình trình truyền đạt thông tin nhằm đạt mục tiêu cụ thể: Hiểu nội dung thuyết trình, tạo dựng quan hệ… Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 Theo Wikipedia, thuyết trình trình trình bày nội dung chủ đề cho người nghe Những dụng cụ trực quan sử dụng để minh họa cho nội dung nói Theo Byrne (1989), thuyết trình hoạt động giáo viên tổ chức nhằm yêu cầu học sinh thể khả giao tiếp tốt Theo PGS.TS Dương Thị Liễu-GT Kỹ thuyết trình - ĐHKTQ, thuyết trình trình bày lời trước nhiều người vấn đề nhằm cung cấp thông tin thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe Trong từ điển cụm từ “thuyết trình” có nhiều nghĩa hiểu từ “thuyết trình” theo nghĩa xuất phát từ “trình bày” có nghĩa “đưa cho - nói điều với đó” giao tiếp với “Thuyết trình” hình thức giao tiếp nhận thấy nhiều hình thức khác Thuyết trình hình thức giao tiếp, thuyết trình viên trực tiếp cung cấp thơng tin trước nhóm khán giả nhằm đạt mục đích định - Đặc điểm thuyết trình: Trong thuyết trình giống hình thức truyền thơng khác, có năm yếu tố thường biểu thị sau: Ai nói điều với sử dụng phương tiện để tạo kết gì?” * Kỹ giao tiếp: Là khả nhận biết mau lẹ biểu bên ngồi đốn biết diễn biến tâm lý bên người * Kỹ thuyết trình: Là nhiều kỹ giao tiếp Do đó, kỹ thuyết trình bên cạnh đặc điểm riêng mang đặc điểm chung kỹ giao tiếp Đó khả nhận biết nhanh chóng biểu bên ngồi đốn biết diễn biến tâm lý bên người , đồng thời biết sử dụng phương tiện ngôn ngữ phi ngôn ngữ, biết cách định hướng để điều chỉnh điều khiển q trình giao tiếp đạt mục đích định Kỹ thuyết trình kỹ mềm quan trọng, thuyết trình hồn hảo mang lại thành cơng vượt xa mọng đợi Dù bạn ai, làm gì, bạn phải thuyết trình (trình bày) vấn đề trước người khác (có thể người, nhóm người, nhiều người) Để có kết tốt bạn cần phải trải qua giai đoạn chuẩn bị, xây dựng cấu trúc thuyết trình, cảm giác lo lắng hồi hộp trước thuyết trình Nhiều người nghĩ rằng, thuyết trình ln thử thách, khó khăn, thực tế, thuyết trình khơng khó, bạn biết cách 1.1.2 Các hinh thức thuyết trình Phân theo mục tiêu thuyết trình, có hình thức chính: Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 + Thuyết trình cung cấp thơng tin: Chia sẻ, cung cấp, truyền tải thông tin cho người nghe Chẳng hạn cung cấp cho nhân viên doanh nghiệp hiểu biết nội quy, quy chế nội doanh nghiệp… + Thuyết trình thuyết phục: Đưa lý lẽ làm cho người nghe chấp nhận hành động theo ý kiến người nói Chẳng hạn thuyết trình để thuyết phục khách hàng mua sản phẩm doanh nghiệp thuyết phục nhân viên chấp hành tuân thủ số nội quy doanh nghiệp Những lời lẽ cần khêu gợi cảm xúc kiêu hãnh, lòng tự hào, sợ hãi, bình n, tính hiệu quả… thơng qua thuyết phục người nghe Một nhà thuyết trình tài khơng cung cấp thơng tin cho người nghe mà cịn thay đổi cảm xúc họ 1.1.3 Vai trị thuyết trình lợi ích việc học kỹ thuyết trình * Vai trị thuyết trình - Thuyết trình cơng cụ giao tiếp hiệu quả: Trong xã hội, người quan hệ với thơng qua nhiều hình thức có giao tiếp cơng cụ giao tiếp Thuyết trình cơng cụ giao tiếp hiệu giúp người nói thể đầy đủ nội dung, ý tưởng mục đích giao tiếp cịn người nghe dễ dàng tiếp nhận nội dung cách thống Chẳng hạn, Hoa nhóm bạn giới thiệu đến phịng kinh doanh cơng ty X để thực tập Ban giám đốc có chủ trường tuyển số bạn nhóm vào làm việc công ty kết thúc đợt thực tập Sẽ có buổi thảo luận lớn tồn cơng ty để sinh viên thực tập trình bày kế hoạch kinh doanh dựa tình hình thực tế công ty mà sinh viên nghiên cứu Tuy tất bạn nỗ lực chuẩn bị cho thuyết trình mình, căng thẳng có mặt ban giám đốc cán dày dặn kinh nghiệm công ty nên nhiều bạn bình tĩnh Riêng Hoa vốn cán đoàn lớp, đoàn trường, tham gia nhều hoạt động mang tính tập thể trao đổi trước đám đông nên hoa tự tin trình bày kế hoạch Với thơng tin hữu ích cách trình bày thuyết phục, Hoa nhận khen ngợi từ ban giám đốc phòng kinh doanh nên Hoa chọn vào làm việc cơng ty - Thuyết trình đóng vai trị to lớn thành cơng cá nhân: Sự thành công cá nhân phụ thuộc vào nhiều yếu tố lực, kiến thức, khả phán đoán, nhạy cảm… khả thuyết trình yếu tố tạo nên thành cơng người Thuyết trình mang lại hình ảnh, tác phong quan trọng tự tin cho người đứng trước đám đông Lịch sử thực tế chứng minh người thành công công việc sống thường chuyên gia thuyết trình Điều giải thích kỹ thuyết trình trở thành kỹ quan trọng người lãnh đạo hay người quản lý Một nhà lãnh đạo, quản lý tài cần phải thành thục kỹ diễn thuyết trước công chúng, giúp che dấu Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 khiếm khuyết khác Trong thực tế, kỹ sử dụng cho mục đích khác Thuyết trình mang lại hình ảnh, tác phong quan trọng tự tin cho bạn đứng trước đám đơng, thuyết trình đóng vai trị to lớn thành cơng cá nhân - Thuyết trình nghề tạo thu nhập cao: Người Anh có câu ngạn ngữ cổ: “Lời nói chẳng tiền mua” xem khơng cịn từ thập niên 90 kỷ 20 trở lại Ngày nay, lời nói hay chí cịn “Đắt đỏ” Chi phí bỏ người nghe phải trả cho nhà diễn thuyết chuyên nghiệp; người phấn đấu để trở thành nhà diễn thuyết tương lai * Lợi ích việc học kỹ thuyết trình - Học cách nói trước đám đơng: Trước giáo viên tập thể lớp, bạn trình bày quan điểm Trước hội đồng bảo vệ, bạn trình bày khóa luận tốt nghiệp Hay trước đồng nghiệp, bạn trình bày kế hoạch kinh doanh thời gian tới… Những tình yêu cầu bạn phải có khả định thuyết trình - Khả nói trước đám đơng - Học kỹ áp dụng hội thoại: Mặc dù mục tiêu nói trước đám đơng, song qua thuyết trình, bạn học kỹ áp dụng hội thoại hai nhiều người sống đời thường - Phát triển kỹ giao tiếp tham gia tuyển dụng: Khi bạn vấn xin việc, kỹ giao tiếp nhà tuyển dụng để tâm nhất, nhân viên khơng thể giá trị ý tưởng sáng tạo họ lại diễn đạt lời với đồng nghiệp hay cấp Khả thuyết trình cịn hữu ích q trình làm việc sau này, giúp bạn thăng tiến hay trụ lại doanh nghiệp có đợt giảm biên, sa thải hàng loạt… - Có hội thực hành tích lũy kinh nghiệm: Hiếm có môi trường cho bạn thực hành tốt lớp học vì: + Bạn khơng bị đe dọa yếu tố trượt vấn hay bị đuổi việc, bạn hoàn toàn tự thử nghiệm + Khán giả bạn học, người nghe chân thành thân thiện, cảm thơng với lỗi bạn mắc phải Ngồi bạn nhận lời nhận xét đánh giá từ giáo viên hướng dẫn phản hồi từ bạn bè, giúp bạn sửa lỗi nhỏ bạn vơ tình khơng nhận - Có thêm tự tin: Thuyết trình coi hoạt động khó khăn sống Một bạn quen với thuyết trình, chắn bạn tự tin đối diện với nhiều lĩnh vực khác, chí cho bạn khả đối mặt với thử thách tốt Một hoàn thành tốt phần trình bày mình, tự hào giá trị thân bạn nhân lên gấp bội Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 - Hiểu người khác muốn gì, làm để đạt thuyết phục với người khác 1.1.4 Mối quan hệ thuyết trình giao tiếp * Sự giống thuyết trình giao tiếp: - Cùng mục đích chuyển tải thơng điệp tới người nghe; - Sử dụng kênh/hình thức thơng tin lời nói; - Có tương tác theo thời gian thực; - Điều chỉnh theo phản hồi người nghe * Sự khác thuyết trình giao tiếp: - Thuyết trình có cấu trúc chặt chẽ hơn: Thuyết trình thường có giới hạn thời gian Trong hầu hết trường hợp, người nghe không phép ngắt chừng hay đưa câu hỏi thời gian thuyết trình Vì người thuyết trình cần phải nhấn mạnh vào điều mà người nghe quan tâm, trả lời hết câu hỏi có Do thuyết trình địi hỏi phải lập kế hoạch chuẩn bị tỷ mỉ - Thuyết trình u cầu ngơn ngữ thống hơn: Tiếng lóng, tiếng địa phương sai ngữ pháp khơng có chỗ thuyết trình Mặc dù điều thường bắt gặp ngôn ngữ hàng ngày, người nghe khó chấp nhận nhà diễn thuyết khơng biết chọn lọc tơn trọng ngơn ngữ - Thuyết trình yêu cầu phương pháp trình bày khác hơn: Trong giao tiếp hàng ngày, người nói làm rõ ý câu “theo ý tơi”, “tơi muốn nói là” hơ ngữ “à, ờ, ừm…” đặc biệt “khua chân khua tay” Tuy nhiên thuyết trình, người nói phải điều chỉnh giọng nói hướng tới khán giả Họ phải ý đến cử chỉ, tránh cử gây rối tập trung cho người nghe - Thuyết trình mang tính chun mơn khoa học - Thuyết trình phải mang lại kiến thức, lời kêu gọi, lời hiệu triệu khán giả, giao tiếp mục đích hai bên 1.2 Mục đích, đối tƣợng, phƣơng pháp, nội dung môn học 1.2.1 Sự cần thiết mơn học Kỹ giao tiếp có ảnh hưởng tích cực đến mối quan hệ cá nhân, khơng cơng việc mà cịn sống hàng ngày Kỹ giao tiếp yếu tố mang tính định việc tuyển chọn nhà quản trị Phát triển kỹ giao tiếp không cần thiết sinh viên ngồi ghế nhà trường, mà cần thiết sinh viên bước vào công việc với tư cách cá nhân xã hội, giúp cho sinh viên có tự tin công việc, Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 sống Các kỹ giao tiếp bao gồm việc trình bày nói viết, khả làm việc với người khác Đây yếu tố tạo nên thành cơng nghề nghiệp Thuyết trình cơng cụ giao tiếp hiệu quả, yếu tố quan trọng góp phần tạo nên thành công cá nhân Do vậy, việc nghiên cứu, giảng dạy học tập môn học Kỹ thuyết trình biện pháp thiết thực để góp phần trang bị cho sinh viên kỹ cần thiết sinh viên Kỹ giao tiếp 1.2.2 Mục đích, đối tƣợng, phƣơng pháp, nội dung mơn học * Mục đích mơn học: Mơn học Kỹ thuyết trình nhằm trang bị cho người học kiến thức thuyết trình, đồng thời giúp người học tăng cường kỹ thuyết trình thực tế cơng việc sống thân * Đối tượng môn học: Môn học Kỹ thuyết trình nghiên cứu: - Những vấn đề tổng quan thuyết trình - Các bước chuẩn bị cho thuyết trình - Trình tự, cách thức tiến hành thuyết trình - Các kỹ năn cần sử dụng thuyết trình - Các dạng thuyết trình * Phương pháp mơn học: Để nghiên cứu mơn học Kỹ thuyết trình, cần sử dung phương pháp: - Phương pháp nghiên cứu tổng hợp liên ngành dựa sở phép biện chứng vật kết hợp với phương pháp lịch sử, phương pháp so sánh - Phương pháp tình kết hợp với phương pháp phân tích, diễn dịch, quy nạp * Nội dung mơn học: Với mục tiêu trên, môn học Kỹ thuyết trình gồm chương - Chương 1: Trình bày kiến thức tổng quan thuyết trình khái niệm, đặc điểm, lợi ích, mối quan hệ,… - Chương 2: Trình bày bước tiến hành thuyết trình chọn chủ đề xác định mục đích, tìm hiểu thính giả, thu thập thông tin, xây dựng nội dung thuyết trình, luyện tập… - Chương 3: Trình bày bước tiến hành thuyết trình kỹ thuyết trình hiệu - Chương 4: Giới thiệu dạng thuyết trình Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 CHƢƠNG CÁC BƢỚC CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH 2.1 Chọn chủ đề xác định mục đích thuyết trình 2.1.1 Chọn chủ đề Bước buổi thuyết trình chọn chủ đề Thơng thường, chủ đề thuyết trình xác định kiện, thính giả trình độ người nghe Chủ đề thuyết trình phụ thuộc vào nhiều yếu tố: - Dựa vào mục tiêu cụ thể buổi thuyết trình để lựa chọn chủ đề - Tập thói quen nghĩ chủ đề sau học, ghi lại ý tưởng vào sổ tay Ghi nhận chủ đề hay điểm nhấn chủ đề nghe để xây dựng rút kinh nghiệm thuyết trình - Tìm kiếm thơng tin mạng internet, qua sách báo, v.v để xác định chủ đề rõ Tạo hấp dẫn cách đưa thơng tin mang tính cập nhật thường xun chủ đề thuyết trình Khi chọn chủ đề thuyết trình, ta nên chọn chủ đề thính giả muốn nghe; chủ đề mang tính thời sự; chủ đề ta biết sâu Chủ đề thuyết trình khơng phụ thuộc vào mong đợi người nghe mà phụ thuộc vào chiến lược mối quan tâm tổ chức nơi người nghe công tác * Một số chủ đề thuyết trình thƣờng gặp - Trong cơng việc: + Thuyết trình chiến lược phát triển cơng ty, phát triển sản phẩm mới, cấp đồng tình đầu tư triển khai kế hoạch, kết nghiên cứu thị trường…, cấp thơng qua vai trị, nhiệm vụ, mục tiêu phát triển hành động hướng đến mục tiêu chung + Các buổi đào tạo chuyên môn, cấu, quy trình làm việc; có phản hồi, tranh luận để hạn chế tối đa sai sót + Hội thảo quảng bá sản phẩm thu hút khách hàng Thu hút ý thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm dịch vụ công ty, tiếp thu ý kiến phản hồi + Trong xã hội: - Tuyên truyền phịng chống dịch bệnh, kế hoạch hóa… - Tun truyền thuyết phục người dân thực nếp sống văn minh - Tổ chức thuyết trình an tồn xã hội, an sinh giáo dục, mơi trường + Trong gia đình: Các buổi họp mặt gia đình, cha mẹ, ơng bà truyền dạy điều hay lẽ phải, cách sống tốt đẹp thuyết phục cháu noi gương Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 + Trong trình học tập - Tăng cường lực sáng tạo sinh viên việc học; - Phát triển bốn kĩ năng: Nghe, Nói, Đọc, Viết; - Nâng cao khả sử dụng tiếng Anh sinh viên; - Hình thành kĩ làm việc theo nhóm; - Tăng mức độ hứng thú việc học Sau chọn đề tài, xác định mục đích tổng qt thuyết trình lời giới thiệu, thuyết minh, ý tưởng,…, sau trình bày cách rõ ràng mục đích theo nguyên tắc: (1) Bắt đầu lời trình bày, (2) bao gồm hỏi ý kiến thính giả bạn, (3) giới hạn phần trình bày nội dung chính, (4) lời trình bày ràng, xác tốt, )(5) đảm bảo bạn đạt mục tiêu thời gian cho phép, (6) đừng cứng nhắc Tiếp theo viết nội dung chính, bạn cần chọn từ HUYỆT để thính giả bạn nhớ chí họ quên điều khác thuyết trình Chắc chắn nội dung diễn đạt khẳng định lời thông báo lời tuyên bố việc Chuẩn bị bước giúp bạn xếp nội dung cách rõ ràng, dễ hiểu 2.1.2 Xác định mục đích chung Cùng với việc chọn chủ đề, bạn cần xác định mục đích chung nói chuyện Thơng thường, có hai loại thuyết trình thuyết trình cung cấp thơng tin thuyết trình thuyết phục (chương đề cập) Khi thuyết trình với mục đích cung cấp thơng tin: Mục đích nhằm tăng kiến thức hiểu biết cho thính giả, cung cấp thơng tin mà trước thính giả chưa biết Bạn thể giảng viên với nhiệm vụ truyền tải thông tin thực việc dễ ràng, xác mang tính lý thú Khi thuyết trình với mục đích thuyết phục: Bạn thể nhà ủng hộ nhà biện hộ Chúng ta dựa vào việc đưa thông tin để tán thành vấn đề Chúng ta muốn thay đổi xếp thái độ hành động độc giả Sự khác biệt đưa thông tin thuyết phục khác biệt “Giải thích” “Cổ vũ” Nếu cố gắng thuyết phục người nghe học nên bắt đầu chương trình giảm cân thường xuyên, hội sinh viên trường ĐHCN Quảng Ninh nên phát động thực phong trào để gây thêm quỹ hoạt động…, bạn khơng đưa thơng tin mà nhiệm vụ để thuyết phục thính giả quan điểm mình, giúp thính giả tin vào điều làm theo điều sau nghe nói chuyện Khi có chủ đề rồi, ta cần phải xác định rõ ràng ta muốn gì: - Mục đích cung cấp thơng tin cho thính giả? Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 - Mục đích thuyết phục thính giả thực điều gì? - Hay đơn giải trí? Thơng thường xác định rõ mục đích, ta biết phải làm gì, tập trung nói vào đâu, phương pháp phù hợp Trong buổi thuyết trình lớp, mục tiêu chung ln xác định tập thuyết trình Tuy nhiên, buổi nói chuyện bên ngồi lớp học, phải chắn mục tiêu chung thân Việc thường dễ thực Bạn phải giải thích, báo cáo hay chứng minh điều đó, mục tiêu chung bạn để thơng tin Hoặc bạn phải bán bảo vệ việc đó, mục têu chung bạn để thuyết phục Biết mục tiêu chung thân bước đầu tiên, bước xác định mục tiêu cụ thể 2.1.3 Xác định mục tiêu cụ thể Thơng thường thuyết trình, điều hiển nhiên ta phải biết mục đích thuyết trình gì, mục tiêu cụ thể sau thuyết trình cần đạt Tuy nhiên, đơi coi nhẹ điều hiển nhiên đó, thành sau kết thúc thuyết trình thính giả khơng hiểu rõ ràng muốn gì, họ yêu cầu làm gì, lại Những điều bản, ta lại phải xác định rõ ràng, kỹ không phép chủ quan Một thuyết trình coi tốt đạt mục tiêu sau: - Không làm thời gian người nghe - Cấu trúc thuyết trình tốt - Thực thuyết trình lôi hấp dẫn - Nhấn mạnh điểm quan trọng - Tạo lập mối quan hệ thân thiện với người nghe Sau chọn chủ đề mục đích chung, phải thu hẹp lựa chọn cách xác định mục tiêu cụ thể thuyết trình Mục tiêu cụ thể nên tập trung vào khía cạnh chủ đề Chúng ta nói mục tiêu cụ thể câu đơn (để thơng tin tới thính giả về… để thuyết phục người nghe về…) rõ xác hy vọng thu với nói chuyện Việc hình thành mục đích cụ thể bước quan trọng việc xây dựng thuyết trình thành cơng Khi viết lời trình bày có chủ đích, cố gắng tn theo ngun tắc chung phác thảo sau: - Viết lời trình bày có chủ đích thành câu với động từ đầy đủ, không rời rạc Chẳng hạn: Không hiệu Hiệu Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 Báo cáo miệng Báo cáo lời thuyết trình kết quả, định nhóm Nội dung báo cáo lời tương tự báo cáo văn Nếu nhóm có trưởng nhóm, người chịu trách nhiệm báo cáo Nếu khơng nhóm chọn người để làm việc Nếu bạn chọn để thuyết trình báo cáo nhóm, bạn coi thuyết trình khác Nhiệm vụ bạn giải thích mục đích, phương thức, đề xuất nhóm Như thuyết trình khác, báo cáo bao gồm ba phần Phần giới thiệu khẳng định mục đích báo cáo ý Phần thân vấn đề mà nhóm nghiên cưu, tiêu chí cho giải pháp, giải pháp giới thiệu Phần kết luận tổng hợp ý chính, số trường hợp, thúc đẩy thực đề xuất nhóm Tương tự loại thuyết trình khác, bạn nên làm cho báo cáo phù hợp với người nghe Sử dụng tài liệu làm sáng tỏ tăng sức mạnh cho ý kiến bạn, xem sử dụng thiết bị hỗ trợ hình ảnh có giúp tăng cường thông điệp bạn hay không Hãy đảm bảo ngơn ngữ bạn sử dụng phải xác, rõ ràng, sâu sắc phù hợp Hãy tập thử để bạn báo cáo trơi chảy dứt khốt Sau đó, bạn – thành viên khác, yêu cầu trả lời câu hỏi từ khán giả Báo cáo chuyên đề Đây thuyết trình có vài người thuyết trình chuyên đề chuẩn bị từ trước mặt khác chủ đề Một báo cáo chuyên đề bao gồm người cầm trịch vài người nói ngồi cạnh đối diện với khán giả Nếu nhóm thuyết trình theo dạng có trưởng nhóm bầu người người cầm trịch Công việc người cầm trịch giới thiệu đề tài người trình bày Mỗi người trình bày thay phiên thuyết trình chuyên đề chuẩn bị mặt khác chủ đề Sau thuyết trình có phần hỏi trả lời với khán giả Một cách để tổ chức thuyết trình theo chuyên đề thành viên thuyết trình ngắn gọn mô tả sơ qua công việc nhóm định suốt bước trình suy xét – suy nghĩ Một cách khác người thuyết trình giải vấn đề liên quan đến chủ đề thảo luận Ví dụ, nhóm giải vấn đề án từ hình có phải án phạt hữu dụng tội phạm hay khơng, người khác thuyết trình quan điểm nhóm tính đạo đức án tử hình, tương tự Cho dù nhóm bạn có thuyết trình loại thuyết trình chun đề nữa, tất thuyết trình phải chuẩn bị cẩn thận Các Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 63 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 trình bày phải phối hợp với để đảm bảo thuyết trình chuyên đề báo cáo tất mặt quan trọng đề tài Tọa đàm Đây hội thoại xây dựng quanh đề tài nhiều người trước thính giả Một buổi tọa đàm nên có người dẫn dắt, người giới thiệu đề tài người tham gia Khi buổi thảo luận tiến hành, người cầm trích đưa câu hỏi nhận xét cần tập trung vào thảo luận Những người tham gia nói ngắn gọn, tự nhiên ngẫu hứng Họ nói chuyện với nhau, đủ để thính giả nghe thấy, sau đó, có phần hỏi trả lời với thính giả Vì tính tự phát nó, buổi tọa đàm hấp dẫn người tham gia thính giả Tuy nhiên tính tự phát lại làm kìm hãm tính hệ thống bào thuyết trình đề xuất nhóm Vì mà tọa đàm dùng nhóm vấn đề - cách giải quyết, cho dù phù hợp với nhóm thơng tin, thu nhập Nếu bạn người tham gia buổi tọa đàm, gãy chuys ngụy biện thường thấy bạn không cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng Mặc dù bạn nói cách tự phát, bạn cần phải nghiên cứu trước đề tài, phân tích vấn đề chủ yếu, làm rõ điểm bạn muốn buổi thảo luận Một buổi tọa đàm hiệu cần có lên kế hoạch trước người dẫn dắt người tham gia để định vấn đề thảo luận theo trật tự Cuối cùng, tất người tham gia phải sẵn lòng chia sẻ thời gian nói Mục đích tọa đàm tất người tham gia đưa ý tưởng khơng hay hai người độc chiếm buổi thảo luận Kỹ diễn thuyết hiệu đòi hỏi tinh tế hồn cảnh khác Nhưng điều cốt lõi ln bạn phải biết ai: người nghe, thành viên nhóm nhỏ giải vấn đề, hay người tham gia báo cáo chuyên đề hay buổi tọa đàm 4.4 Thuyết trình kinh doanh 4.4.1 Thuyết trình chào bán hàng * Mục đích thuyết trình chào bán hàng “Nhân tố quan trọng bán hàng nắm nhu cầu khách thuyết phục họ bạn lựa chọn tốt đáp ứng nhu cầu đó” Nhằm giới thiệu bán sản phẩm trực tiếp đến khách hàng Người Trung Quốc có câu: “Anh nói tơi qn, anh cho tơi có lẽ tơi nhớ, anh đưa tơi vào tơi hiểu” Việc giới thiệu sản phầm công tác đưa khách hàng tiềm vào để họ hiểu tính ưu việt sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu cần Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 64 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 thiết khách hàng, đem lại ích lợi lớn cho khách hàng – người sở hữu sử dụng sản phầm Đồng thời, việc thuyết trình chào bán hàng nhằm mục đích kích thích nhu cầu khách hàng, biến khách hàng tiềm thành khách hàng Tạo thêm kênh thông tin khách hàng doanh nghiệp Cung cấp thông tin sản phẩm doanh nghiệp cách thống bao quát nhất, giúp khách hàng nắm bắt rõ thông tin sản phẩm công ti nhằm tạo thêm tin cậy cho sản phẩm bên cạnh đó, hướng dẫn cho khách hàng cách sử dụng sản phẩm để đạt lợi ích tối đa Cùng với việc trao đổi thơng tin cho khách hàng, thuyết trình chào bán hàng cịn cơng tác thu thập thêm ý kiến khách hàng sản phẩm, đóng góp khơng nhỏ từ nhu cầu thực tế, giúp doanh nghiệp hiểu rõ nhu cầu khách hàng, từ phát triển sản phẩm hướng vào khách hàng Ngồi ra, thuyết trình chào bán hàng hoạt động làm tăng thêm mối quan hệ, hiểu biết lẫn khách hàng doanh nghiệp Điều giúp doanh nghiệp củng cố trì mối quan hệ với khách hàng Quảng bá khuếch trương sản phẩm doanh nghiệp Thuyết trình chào bán hàng hoạt động nhằm quảng bá sản phẩm doanh nghiệp Nhấn mạnh vượt trội tính sản phẩm, chí biểu diễn sử dụng sản phẩm nhằm tạo ấn tượng tăng độ tin cậy sản phẩm khách hàng Đồng thời hoạt động tuyền bá rộng rãi sản phẩm vào thị trường, phân đoạn thị trường nhằm khuếch trương sản phẩm doanh nghiệp * Yêu cầu số nguyên tắc thuyết trình chào bán hàng Một buổi thuyết trình chào bán hàng phải đạt yêu cầu sau đây: + Một nhấn mạnh thêm thông điệp người bán hàng + Hai buổi thuyết trình dài vừa đủ thời gian cần thiết + Ba dành thời gian cho câu hỏi + Bốn diễn theo tốc độ đủ để khách hàng tiềm hấp thu thông tin + Năm phải có hệ thống, với phần giới thiệu phần kết phụ hợp + Sáu phải thật dễ hiểu Để khách hàng khách hàng tiềm đồng ý cách thường xuyên việc mua sử dụng sản phẩm người thuyết trình chào bán hàng cần tuân thủ số nguyên tắc sau: Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 65 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 - Một nguyên tắc trao đổi Đây nguyên tắc văn hóa giao tiếp lồi người Mọi người có chung suy nghĩ “Tôi phải trả lại anh mà anh đưa cho tơi” Và điều luật lệ hiển nhiên Bên cạnh đó, khơng nhận mà khơng trả lại điều Người thuyết trình có hội lớn khoảng thời gian ngắn sau người nói lời cảm ơn Vậy người thuyết trình làm thời gian điều quan trọng - Hai nguyên tắc khan Bản chất điều là: Mong muốn người không giới hạn Người thuyết trình nên nói cho khách hàng biết doanh nghiệp có đề nghị có, độc vơ nhị mang lại cho họ lợi ích đặc biệt mà họ khơng thể có không muốn tiếp nhận yêu cầu người thuyết trình đưa Vì vậy, người thuyết trình cần trình bày với khách hàng lợi ích mà họ đạt được, mà phải để cập đến thứ mà họ đánh Con người bị tác động mạnh với ý nghĩ - Ba ngun tắc tín nhiệm thơng thường người thường nghe theo lời khuyên chuyên gia có uy tín Người thuyết trình cần phải chứng tỏ trình độ am hiểu vấn đề nói Bạn người thuyết trình, người nghe khơng để ý đến bạn, bạn hiên điều Tuy nhiên, việc thể uyên bác khơng thơi chưa đủ, bạn cịn cần tỏ thành thục bạn biểu lộ chân thành theo cách mà doanh nhân lớn thường làm: Trước trình bày lý lẽ mạnh mẽ ủng hộ cho sản phẩm/dịch vụ mình, họ thường đề cập đến điểm yếu hay khó khăn mà họ gặp phải Điều tạo cho họ hình ảnh vừa có mạnh mẽ, lại vừa thành thực Ngay sau bạn thừa nhận điểm yếu bạn cần nhấn mạnh luận chủ chốt người thuyết trình - Bốn nguyên tắc cam kết kiên định Nếu bạn muốn củng cố sức mạnh lời đồng ý, bạn nên yêu cầu khách hàng xác nhận điều giấy Nguời ta thường thực điều mà họ viết - Năm nguyên tắc trí Mọi người nói chung có khuynh hướng bắt chước lẫn “Chúng ta định hành động thơng qua việc xem xét điều mà người khác muốn làm hồn cảnh đó” Robert Cialdini – tiến sĩ triết học, giáo sư trường tổng hợp bang Arizona – nói, hay nói cách đơn giản thường đoán ý nghĩ người khác để hành động Vậy bạn áp dụng đặc điểm giao tiếp với người trở thành khách hàng bạn, sử dụng khách hàng với mối quan hệ họ kênh giáo tiếp hiệu cho dịch vụ bạn - Sáu nguyên tắc yêu mến “Chúng ta thích người yêu mến chúng ta” Robert Cialdini giải thích “Chúng ta thường đồng tình với người chúng quý mến” Tuy nhiên, điều nghĩa bạn phải làm cho khách Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 66 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 hàng thích bạn, mà thay vào bạn nên yêu quý khách hàng nhiều “Họ muốn cố vấn biết tỏ yêu quý họ, họ cảm thấy yên tâm Và họ cảm thấy yên tâm, họ nói dễ dàng nói lời đồng ý” Như vậy, “nếu bạn gặp khó khăn việc thuyết phục người khác đồng ý với kế hoạch mình, bạn khơng cần nên thay đổi bạn dự định”, Robert Cialdini nói, “mà thay vào đó, bạn cần thay đổi cách thức bạn thể lời đề nghị đó” * Nội dung chủ yếu thuyết trình chào bán hàng Một khởi đầu vắn tắt cho biết bạn - người thuyết trình làm hay dẫn chứng điều Hai hướng dẫn người mua tiềm tham gia vào quy trình buổi diễn thuyết cách Ba làm cho phần thuyết minh thật lý thú thỏa mãn khách hàng tối đa Bốn giới thiệu cho khách hàng thấy đặc điểm sản phẩm đáp ứng nhu cầu hay để giải vấn đề mua sắm khách hàng Năm tìm cách biến đổi nhu cầu thành ước muốn mua sắm Sáu khơng rời khách hàng khách hàng hoàn toàn thỏa mãn với phần trình bày Sự hài lịng giúp biện giải việc chi tiền sau đệm bớt than phiền xảy sau mua Bảy tóm tắt điểm yếu cách nhấn mạnh lợi ích phía mua nêu trình diễn thuyết Nhưng cần lưu ý rằng, nói lợi ích phái mua khơng nói lợi ích phía bán lợi ích phía mua liên quan đến hành vi mua sắm cá nhân Những lƣu ý nội dung trình bày Một buổi giới thiệu sản phẩm nâng nhận thức khách hàng lên mức cao hơn, đồng thời lại phương pháp hiệu để thực mục tiêu bán hàng lý sau đây: Dưới câu hỏi hiệu mà bạn nên sử dụng nên sử dụng chúng Câu hỏi gợi mở vấn đề (Open-ended “prompting” questions) Khi giao tiếp với khách hàng, bạn phải cố gắng để hiểu diễn giới tâm trí họ Sau đó, khách hàng hiểu chấp nhận ý kiến bạn Cách tốt để làm việc đặt giới hạn nghiêm ngặt khoảng thời gian 60 giây Bạn đừng nói chuyện 60 giây mà không đưa đề nghị để hai bên đồng ý tiếp tục bàn thảo Đầu tiên, đồng ý xuất bạn đưa câu hỏi gợi mở vấn đề Nhìn chung câu hỏi: Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 67 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 Không thể đơn giản trả lời “Có” hay “Khơng” Khơng dẫn dắt, kiểm sốt hay cố gắng lôi kéo người khác Mở chủ đề hội thoại Bắt đầu từ từ “khi nào”, “điều gì”, “như nào”, “ở đâu” Cần phải suy nghĩ trước trả lời Động viên khách hàng mở cảm giác họ Xây dựng mối quan hệ Câu hỏi đóng (Closed-ended question) Đối lập với dạng câu hỏi gợi mở dạng câu hỏi đóng Các câu hỏi đóng, khơng giống câu hỏi mở, đặt điểm kết cho hội thoại không đưa bạn đến gần với gặp gỡ lần thứ hai Vì vậy, bạn nên tránh câu hỏi kiểu này, qua bạn thành công với công việc bán hàng 60 giây Một ví dụ câu hỏi đóng là: “Bạn quan tâm đến việc thu hút khách hàng mới, khơng biết có khơng?” Thời điểm tốt để bạn sử dụng câu hỏi đóng trường hợp bạn cần khẳng định hay xác nhận bạn nghĩ có thực diễn tâm trí khách hàng hay khơng Nhìn chung câu hỏi: Hữu ích để đưa phản hồi hội thoại Có thể sử dụng để thu thập thông tin cụ thể hay lời xác nhận Câu hỏi làm rõ ý (Clarifying question) Trong giao tiếp với khách hàng, cần đảm bảo bạn hiểu xác khách hàng nói, bạn sử dụng dạng câu hỏi làm rõ ý Những câu hỏi giúp ích bạn nhiều để có ý khách hàng 60 giây Một câu hỏi làm rõ tốt bắt đàu với: “Như vậy, theo tơi hiểu q vị nói ” Chú ý: Bạn nên bắt đầu câu hỏi làm rõ với lời văn sau diễn giải cách sáng tạo bạn nghĩ Thật tồi tệ bạn bắt chước nguyên văn bạn nghe từ phía khách hàng kiểu nói xem hạ cố, mỉa mai thiếu tơn trọng Nhìn chung câu hỏi: - Đảm bảo trí với khách hàng chứng tỏ cho khách hàng thấy bạn hiểu xác họ nói - Thể ngơn ngữ bạn bạn nghe - Làm sáng tỏ khác biệt từ ngữ sử dụng - Làm rõ nghĩa từ ngữ sử dụng Câu hỏi phát triển (Developmental question) Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 68 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 Một bạn làm rõ khách hàng nói, bạn sử dụng sau số câu hỏi phát triển để chuyển hội thoại bạn khách hàng từ chỗ giao tiếp lôi kéo ban đầu đến hiểu biết thân thiện, nắm rõ khách hàng mong muốn Tương tự, câu hỏi kiểu giúp bạn thành công công việc bán hàng 60 giây giao tiếp Nhìn chung câu hỏi: - Động viên khách hàng cho biết rõ thêm họ nói - Bắt đầu khiến cho khách hàng thể cảm giác tình cảm chủ đề - Có hiểu biết sâu rộng trao đổi với khách hàng Câu hỏi định hƣớng (Directional question) Bên cạnh đó, bạn sử dụng câu hỏi định hướng để bán hàng 60 giây Những câu hỏi kiểu hướng hội thoại tới mức độ định, qua giúp cho vấn đề vướng mắc khác mở Những câu hỏi định hướng xem tâm đồ cho hội thoại bạn nhờ bạn hiểu nhu cầu mong muốn khách hàng Nhìn chung, câu hỏi: Chuyển hội thoại từ chủ đề logic sang chủ đề khác Mời khách hàng tham gia vào việc trao đổi thơng tin qua lại Có thể sử dụng để thay câu hỏi đóng trường hợp bạn buộc hải hỏi Bạn đừng rơi vào bẫy việc sử dụng câu hỏi định hướng để kiểm sốt hay lơi kéo khách hàng theo cách Điều hủy hoại mối quan hệ kinh doanh với khách hàng mà bạn dầy công gây dựng, đồng thời giảm thiểu tối đa hội bạn có lần gặp gỡ Câu hỏi mang tính bày tỏ quan điểm (Opinion question) Một dạng câu hỏi khác mà bạn sử dụng để đảm bảo thời gian nói chuyện giới hạn 60 giây câu hỏi mang tính bày tỏ quan điểm Dạng câu hỏi vô hữu ích việc mở đâu chủ đề mà khách hàng ưa thích, đem lại cho bạn nhiều hiểu biết sâu sắc nhu cầu riêng lẻ Những câu hỏi quan điểm cách thức để bạn đảm bảo thực gắn bó với hội thoại bạn Như quy tắc chung, câu hỏi quan điểm câu hỏi: Đưa câu hỏi thẳng thắn theo cách thức không đối chất Để nói chuyện thẳng thắn cởi mở Đưa hội để chia sẻ tình cảm Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 69 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 Biểu quý mến tôn trọng Giúp đỡ mở rộng kéo dài hội thoại Câu hỏi mang tính kiểm chứng xã hội (social proof question) Cuối cùng, bạn sử dụng dạng câu hỏi mang tính kiểm chứng xã hội nhằm đảm bảo thành công 60 giây Đây cách gián tiếp để người nhận trường hợp họ tương tự trường hợp người khác mà bạn làm việc giao tiếp Khi bạn đề cập tham khảo tới bên thứ ba, thái độ khách hàng tích cực thân thiện với câu hỏi bạn Mặt khác, bạn đưa câu hỏi kiểm chứng xã hội, chúng không liên quan đến chủ đề thảo luận Vì thế, câu hỏi địi hỏi khéo léo từ phía bạn Nhìn chung, câu hỏi: Giới thiệu bên thứ ba có liên quan đến chủ đề thảo luận Có thể nâng cao tin cậy bạn hiểu nhu cầu mục đích họ Củng cố giải tỏa băn khoăn, thắc mắc Có thể sử dụng để thể mối quan tâm hay vấn đề vướng mắc trước chúng xuất Tóm lại, việc sử dụng thông minh dạng câu hỏi có tác dụng lớn để khách hàng biểu lộ cảm giác tình cảm thực họ chủ đề thảo luận Hãy xây dựng mối quan hệ kinh doanh gần gũi với khách hàng, họ không nhiều khả rời bỏ công ty bạn bạn có “lời ăn tiếng nói” thiếu thích hợp * Những tố chất để thuyết trình chào bán hàng thành cơng Tính sáng tạo Thơng thường thuyết trình chào bán hàng diễn hội chợ hay triển lãm để trưng bày giới thiệu bán sản phẩm Do vậy, để thu hút người nghe khách hàng tiềm năng, người thuyết trình phải có thu hút đặc biệt khiến người nghe phải dừng chân quầy triển lãm Muốn vậy, người thuyết trình chào bán hàng phải đưa ý tưởng độc đáo, đầy chất sáng tạo làm người nghe thấy bị ấn tượng bị thu hút theo thuyết trình Tính sáng tạo thuyết trình chào bán hàng quan trọng, có thu hút lượng người nghe đơng có nghĩa khả tăng cường số lượng khách hàng tiềm lớn Vì vậy, người thuyết trình cố gắng tạo cho phong cách thuyết trình đặc biệt ấn tượng có đột phá Tính đơn giản Nhân viên thuyết trình chào bán hàng phải bán hàng phải đơn giản hóa thuyết trình Thơng tin đưa nhiều phức tạp khiến người nghe không Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 70 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 nắm bắt hết vấn đề, thất lạc thông tin gây tâm lý chán nản Điều gây cản trở tới việc nắm bắt thông tin thu hút khách hàng tiềm Đồng thời diễn thuyết phải có nội dung rõ ràng đơn giản Tránh lãng phí thời gian người nghe cách rút gọn thuyết trình cách ngắn gọn đảm bảo nội dung Nếu thuyết trình dài phức tạp, chắn khách hàng tiềm không đủ kiên nhẫn để tiếp tục nghe bỏ trước thuyết trình kết thúc Tính trì Đối với đại đa số người nghe, thời gian để họ tập trung ý khoảng thời gian 90 giây mà thông tin họ nghe bị quên nửa vòng 60 giây Bởi vậy, nhân viên thuyết trình chào bán hàng phải truyền đạt thơng tin cho người nghe, sau nhắc lại cho họ nghe, đồng thời trì liên tục rõ ràng Nếu khơng có nhiều thời gian để diễn thuyết, cách tốt lựa chọn phương pháp thuyết trình hướng lợi ích người tiêu dùng đạt hiệu tốt Tính kích thích Tính kích thích giúp người nghe ghi nhớ thông tin mà nhân viên diễn thuyết thuyết trình Do thời gian có hạn nên người thuyết trình chào bán hàng sử dụng số cơng cụ để truyền đạt thơng tin đồng thời để lại ấn tượng sâu sắc người nghe Có thể vận dụng trí cách xác đáng, ấn tượng mang tính kích thích liên quan đến nội dung thuyết trình cách sinh động, đem lại cảm hứng cho người nghe Bên cạnh đó, người diễn thuyết chào bán hàng nên sử dụng lời nói, lối diễn đạt cách sinh động có tác dụng biểu đạt ý tưởng, kêu gọi đồng tình người nghe Đồng thời, điều khiến tư người nghe tập trung vào vật biểu dương Ngoài ra, người diễn thuyết dùng phương pháp gây cười lối nói dí dỏm hay kể câu chuyện cười có liên quan phải phù hợp với nội dung diễn thuyết nhằm kích thích người nghe tập trung * Những điểm cần lƣu ý thuyết trình chào bán hàng Theo chuyên gia kinh tế, thực buổi thuyết trình chào bán hàng khơng đơn giản Bạn phải làm việc trực tiếp với khách hàng, tiếp xúc với nhiều người nắm chức vụ khác phải thuyết phục họ Ngoại hình, lời nói thái độ mức độ nhiệt tình bạn người thuyết trình yếu tố quan trọng định đến thành cơng buổi thuyết trình Tùy theo đặc điểm sản phẩm dịch vụ, buổi thuyết trình chào bán hàng địi hỏi kĩ khác Tuy nhiên, nhìn chung, để việc thuyết trình bán hàng thành cơng, theo chun gia, bạn nên lưu ý số điểm sau Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 71 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020  Nhiệt tình: Bạn khơng thể thuyết phục người khác trình bày vấn đề cách miễn cưỡng, thiếu nhiệt tình, phải “trả bài” Hãy đặt hết niềm tin vào sản phẩm dịch vụ mà bạn chào bán truyền niềm tin đến khách hàng nhiệt tình Lưu ý nhiệt tình khơng có nghĩa phải nói nhanh hay nói lớn, mà điều quan trọng phải trình bày vấn đề cách sinh động có tính thuyết phục cao  Đơn giản: Đừng dùng từ q kêu hay mang tính thuật ngữ chun mơn sâu trình bày Nếu khách hàng khơng hiểu điều bạn nói, họ chẳng lưu lại ấn tượng sản phẩm dịch vụ mà bạn chào bán Trường hợp tệ hơn, họ chán nản bực dọc Hãy trình bày vấn đề cách đơn giản, rõ ràng, xác dễ hiểu Nên sử dụng ngôn ngữ mà bạn thường dùng tỏ tự nhiên “bạn mình”  Thƣờng xuyên kiểm tra phản ứng ngƣời nghe: Một buổi thuyết trình có hiệu thành cơng, thường phải có tương tác qua lại người nói người nghe Trong trình bày, bạn nên thường xuyên hỏi lại người nghe xem họ hiểu rõ chưa có vấn đề cần thắc mắc, trao đổi thêm hay không  Giao tiếp mắt: Một buổi thuyết trình hội thoại với nhiều người tất người cần phải đón nhận quan tâm Khơng nên nhìn vào người mà bạn nghĩ nhân vật quan trọng Cũng không thiết bạn phải bận tâm đến chuyện nhân vật chủ chốt hặc người có tầm ảnh hưởng đến việc định mua sản phẩm dịch vụ bạn  Đặt vào vị trí ngƣời nghe: Để thuyết trình thêm phần thú vị đem đến cho người nghe nhiều thông tin cần thiết, nội dung, bạn cần để ý đến thời lượng buổi thuyết trình Hãy đặt vào vị trí người nghe để xác định cần nói điều Nên nhớ rằng, lúc đầu khách hàng khơng quan tâm đến bạn hay sản phẩm dịch vụ mà bạn chào bán Để thu hút quan tâm họ, bạn cần phải làm cho họ thấy lợi ích sử dụng sản phẩm dịch vụ bạn  Chuẩn bị kỹ: Nội dung thuyết trình cần chuẩn bị kỹ bạn cần phải thực hành nhiều lần trước tiếp xúc với khách hàng Điều giúp bạn rèn luyện kỹ trình bày có thêm tự tin Bạn nên ý đến yếu tố thời gian Nếu thuyết trình, bạn có sử dụng đồ thị, bảng biểu phải đảm bảo tính hợp lý quán chúng Hãy dự trù trước câu hỏi mà khách hàng đặt cà chuẩn bị câu trả lời  Chú ý đến trang phục: Ngày nay, trang phục công sở đa dạng tùy theo tính chất cơng việc Điều nhiều gây khó khăn cho bạn việc lựa chọn trang phục làm buổi thuyết trình chào bán hàng Nguyên tắc Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 72 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 bạn không ăn mặc sang trọng khách hàng Trong trường hợp không hiểu biết rõ ràng trang phục làm việc khách hàng, tốt bạn nên chọn trạng phục truyền thống dành cho doanh nhân  Kết thúc lịch sự: Khi thực xong buổi thuyết trình, buổi thuyết trình thành cơng hay khơng phải cảm ơn khách hàng trước hứa hẹn tiếp tục liên lạc với họ 4.4.2 Thuyết trình kế hoạch kinh doanh * Mục đích thuyết trình kế hoạch kinh doanh - Trình bày ý tưởng kế hoạch kinh doanh - Thuyết phục nhà đầu tư ủng hộ đầu tư cho kế hoạch kinh doanh - Trao đổi ghi nhận ý kiến nhà đầu tư * Thiết kế kế hoạch kinh doanh trƣớc thuyết trình Để thuyết trình kế hoạch kinh doanh thành cơng, người diễn thuyết phải thiết kế kế hoạch kinh doanh cụ thể, chi tiết để trình cho nhà đầu tư trước thuyết trình Bản kế hoạch kinh doanh bao gồm yếu tố sau: Một tóm lược Ấn tượng ban đầu nhà đầu tư quan trọng Nhiều nhà băng chẳng có thời gian lẫn hứng thú để học hết toàn kế hoạch kinh doanh Hãy trình lên trước tóm tắt tồn kế hoạch kinh doanh súc tích từ đến trang Trong đó, người thuyết trình cần phải đề cập đến đối tượng dự định kinh doanh gì, thị trường nào? Quy mơ cơng ty sao, ước tính doanh thu, chi phí lợi nhuận? Một đơi dịng trình bày trình độ học vấn, chứng cấp người sáng lập điều cần thiết đừng quên điều quan trọng là: Cần tiền để tiến hành công việc kinh doanh tiền vốn lấy từ đâu? Hai ý tưởng kinh doanh Hãy thu hút nhà đầu tư ý tưởng Người diễn thuyết đăt đích cơng việc kinh doanh gì? Bạn muốn dành thị phần định hay chiếm lĩnh tồn thị trường Hãy giải thích rõ, cách bạn đạt mục tiêu Hãy trình bày chiến lược kinh doanh Bạn dựa vào lỗ hổng thị trường hay định tung thị trường sản phẩm có giá rẻ hẳn so với đối thủ cạnh tranh Hãy trình bày ngắn gọn tư cách pháp nhân doanh nghiệp bảo đảm kèm theo Nếu chưa chắn vấn đề nên tìm đến chuyên gia tư vấn thuế Những nhà đầu tư đặc biệt quan tâm đến việc lựa chọn thị trường để kinh doanh kế hoạch bạn đề cập đến vấn đề thị trường buôn bán lẻ Hãy mô tả ngành nghề kinh doanh Ở số ngành tốc độ lưu thơng hàng hóa Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 73 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 đươc đề cập đến Do mạng lưới giao thơng nối kết với hệ thống xa lộ tàu lửa yếu tố quan trọng Ba mặt hàng kinh doanh Bạn kinh doanh hay cung cấp loại dịch vụ gì? Sau trả lời câu hỏi này, bạn tìm điều lạ cho ý tưởng Phải cố gắng thuyết phục người bỏ vốn kế hoạch viển vơng, khơng có tính khả thi Tại khách hàng lại phải chờ đợi đón nhận sản phẩm bạn? Những thơng tin liên quan đến tình hình khả phát triển sản phẩm quan trọng Việc sản xuất tiến hành nào? Hệ thống thiết bị, máy móc bạn định đưa vào hoạt động? sử dụng quy trình sản xuất công nghệ cao, khuyê bạn nên bỏ qua chi tiết kỹ thuật rắc rối mà nên tập trung giải thích cho đơn giản rõ rang tới mức Bốn vấn đề thị trường Bạn nhìn nhận thị trường nhóm đối tượng khách hàng cho sản phẩm kinh doanh nào? Để trả lời câu hỏi này, trước hết bạn phải điều tra, tìm hiểu thơng tin ví dụ tìm đọc tư liệu ngành liên quan, hỏi han hiệp hội, quyền, đến thăm hội chợ lớn Khi bạn có nhìn tổng quan tồn tài liệu đưa đánh giá đúng, bạn tập hợp số thơng tin ví dụ lứa tuổi, sức mua, lối sống số lượng nhóm khách hàng tiềm Từ tảng ước tính thị phần sản phẩm kinh doanh Tuy vậy, chưa đủ Bạn phải so sánh lượng cung so với đối thủ cạnh tranh để nhà đầu tư biết họ nên đầu tư cho bạn? Năm vấn đề tiêu thụ Ở phần đê cập tới chiến lược Marketing Bạn dự định đưa sản phẩm đến với khách hàng nào? Hãy miêu tả xác quy trình bán hàng Hãy thể bạn suy nghĩ để thông cáo việc thành lập công ty sản xuất kinh doanh? Bạn nên tính đến chi phí quảng cáo đắt Do vậy, loại hình quảng cáo bạn định lựa chọn? Và dịch vụ chăm sóc khách hàng hoạt động sao? Điều tối quan trọng giá mặt hàng hay dịch vụ bạn kinh doanh đến tay người tiêu dung? Sáu người chủ sở hữu Bạn tư giới thiệu đồng thời giới thiệu thành viên quan trọng cơng ty bạn Bởi nhà bang nhà đầu tư muốn biết, họ đặt niềm tin vào Phần chứng minh la doanh nghiệp thật có lực trình bày bạn biết học Kinh nghiệm nghề nghiệp thành công trước yếu tố quan trọng nhiều so với tốt nghiệp Đại học Những người bỏ tiền cho bạn muốn biết bạn lại muốn tự lập Ngồi ra, giải thích rõ chức vụ quan trọng công Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 74 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 ty đảm nhận Những mong muốn cơng ty thực có chỗ đứng thị trường tương lai thì, thời gian đầu, nên chứng tỏ khả nhận định thời ý tới công tác quản lí nhân vịng năm tới Bảy kế hoạch tương lai Phải thuyết phục người nghe khả thành công ohats triển lĩnh vực bạn đầu tư kinh doanh, cách đưa dẫn chứng cụ thể Phải tính tốn chi phí doanh thu thực tế, chi tiết để sở tính số lợi nhuận thu lên kế hoạch tài để thể ằng khoản doanh thu nguồn tài trợ vốn đáp ứng, chi trả cho tất cac khoản tốn Trình bày hoạt động kinh doanh cụ thể vòng năm tới Tám hội nguy Phải thể bạn lường trước tính đến khả ví dụ hội đặc biệt rủi ro phát sinh Những dự tính doanh thu thu nhập thực tế vịng năm thường chưa có đảm bảo chắn bạn nên tính tốn thật kĩ lần tồn kế hoạch phát triển kinh doanh bạn điều kiện thuận lợi tình bất lợi Những yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh điều nên ý Chín nhu cầu tài Tuy trình bỳ kế hoạch tương lai bạn có đề cập tới số tiền bạn cần thời gian không thiết phải nói nguồn vốn từ đâu Sẽ có nhiều nhà đầu tư quan tâm ví dụ cá nhân, quan tổ chức công, nhà bang cơng ty cổ phần Hãy chọn hình thức liên kết hợp lý nêu rõ ai, phải bỏ tiền hùm vốn số cổ phần họ nắm giữ Mười tài liệu kèm theo Hãy cung cấp cho người quan tâm tất thông tin liên quan cần thiết Gửi kèm lý lịch (trình bày theo bảng) người sáng lập, tên tuổi thành viên quan trọng công ty, ảnh mặt hàng kinh doanh, kết nghiên cứu thị trường, đề xuất danh sách vị trí đề cử Hãy giới hạn thơng tin quan trọng để chiến lược kinh doanh bạn đọng, súc tích * Nội dung thuyết trình kế hoạch kinh doanh Để thuyết trình kế hoạch kinh doanh có hiệu nội dung buổi thuyết trình phải bao gồm nội dung br sau: Mục tiêu – Objectives: nêu mục tiêu tài phi taiaf mà kế hoạch kinh doanh (hay dự án) nhắm đến (doanh thu, tỷ suất lợi nhuận, hiệu sản xuất,…) Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 75 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 Nhiệm vụ - Mission: hình ảnh mà cơng ty muốn tạo khách hàng, giá trị mà dịch vụ/sản phẩm công ty mang lại cho khách hàng, cam kết mà công ty thực hiện… Yếu tố thành công – Keys to success: khác biệt mà công ty đem lại so với đối thủ cạnh tranh, yếu tố nhằm đảm bảo mục tiêu đưa đạt Sản phẩm, dịch vụ: mô tả sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp, trọng vào lợi ích mà khách hàng nhận sử dụng sản phẩm, dịch vụ Phân tích thị trường: phần trọng yếu mà từ người thuyết trình xác định phân khúc thị trường, tiềm phát triển, nhu cầu khách hàng, cách thức tiếp cận khách hàng, tình hình đối thủ cạnh tranh Chiến lược thực hiện: mức tối thiểu thường bao gồm chiến lược tiếp thị, quảng bá, bán hàng; nên bao gồm cột mốc ngày tháng chi phí Đội ngũ quản lý: phần nhà đầu tư trọng, bao gồm sơ đồ tổ chức, sơ lược lực người tham gia dự án, xác định kỹ thiếu sót chiến lược bổ trợ thiếu sót ấy, cuối kế hoạch nhân cấp lãnh đạo Phân tích tài chính: Các báo cáo dự tốn mức tối thiểu kết kinh doanh, cân đối kế toán, lưu chuyển tiền tệ cho 3-5 năm; ngồi phân tích thêm thời điểm hồn vốn tiêu tài * Một số lƣu ý thuyết trình kế hoạch kinh doanh Napoleon Hill nói: “Khả thuyết phục yếu tố kì diệu giúp người thăng tiến nghiệp kinh doanh, đồng thời giúp tạo dựng mối quan hệ cá nhân hạnh phúc bền lâu” Thuyết trình kế hoạch kinh doanh khơng đơn mục đích trình bày cho nahf đàu tư hiểu biết mà cịn nghệ thuật sử dụng kiến thức kinh doanh, tài sáng tạo thiên bẩm nghệ thuật thuyết phục làm cho nhà đầu tư hành động làm theo Do vậy, để lôi ý nhà đầu tư thuyết phục thành công nhà đầu tư, người thuyết trình kế hoạch kinh doanh cần ý điểm sau: - Một phải thể niềm đam mê cháy bỏng muốn minh chứng điều - Hai nên thể quan tâm tới người nghe trình diễn thuyết - Ba bộc lộ niềm tin sức mạnh - Bốn thể cảm thông Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 76 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 - Năm hướng trọng tâm vào mục tiêu - Sáu phải kiên trì bền bỉ - Bảy nhiệt tình tình khó khăn - Tám thuyết trình với quan điểm tích cực - Chín đầu tư nghiêm túc Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 77 ... dung thuyết trình, luyện tập… - Chương 3: Trình bày bước tiến hành thuyết trình kỹ thuyết trình hiệu - Chương 4: Giới thiệu dạng thuyết trình Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page KỸ NĂNG THUYẾT... Những vấn đề tổng quan thuyết trình - Các bước chuẩn bị cho thuyết trình - Trình tự, cách thức tiến hành thuyết trình - Các kỹ năn cần sử dụng thuyết trình - Các dạng thuyết trình * Phương pháp... học Kỹ thuyết trình nhằm trang bị cho người học kiến thức thuyết trình, đồng thời giúp người học tăng cường kỹ thuyết trình thực tế công việc sống thân * Đối tượng môn học: Môn học Kỹ thuyết trình