Giáo trình vi tính văn phòng 2013 docx

Hầu hết các phiên bản của Word đều có thể mở được các tập tin văn bản thô .txt và cũng có thể làm việc với các định dạng khác, chẳng hạn như xử lý siêu văn bản .html, thiết kế trang web.

NMJ-A _ PhongPhu.Corp

Giáo trình vi tính văn phòng

Biên soạn, kiểm duyệt bởi Nhà Máy Jean A- Công ty CP-QT Phong Phú Corp Tài Liệu chỉ được phép lưu hành nội bộ.

Giới thiệu về máy laptop,pc.

Khởi động PC, laptop

Các phím tắt trên bàn phím, wifi…v v laptop

Làm quen với các phím trên bàn phím, các phím tắt, phím ẩn v…v

Giới thiệu về hệ điều hành là gì:

 Một số hệ điều hành hiện nay:

• Windows PhoneThuật ngữ "hệ điều hành" được dùng gần đây chỉ tới một phần mềm cần thiết để người dùng quản lý hệ thống và chạy các phần mềm ứng dụng khác trên hệ thống Nó không chỉ

có nghĩa là "phần lõi" tương tác trực tiếp với phần cứng mà còn cả các thư viện cần thiết để các chương trình quản lý và điều chỉnh hệ thống

Hiện nay, đã có office 2013

1 Microsoft office word 2010

Microsoft Word, còn được biết đến với tên khác là Winword, là một công cụ soạn thảo văn bản khá phổ biển hiện nay của công ty phần mềm nổi tiếng Microsoft

(+) Nó cho phép người dùng làm việc với văn bản thô (text), các hiệu ứng như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa (graphics) và nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác (multimedia) như âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản được thuận tiện hơn Ngoài ra cũng có các công cụ như kiểm tra chính tả, ngữ pháp của nhiều ngôn ngữ khác nhau để hỗ trợ người

sử dụng Các phiên bản của Word thường lưu tên tập tin với đuôi là doc hay docx đối với Word 2010 Hầu hết các phiên bản của Word đều có thể mở được các tập tin văn bản thô (.txt) và cũng có thể làm việc với các định dạng khác, chẳng hạn như xử lý siêu văn bản (.html), thiết kế trang web

2 Microsoft office exel 2010

là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft Cũng như các chương trình bảng tính Lotus 1-2-3, Quattro Pro… bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng Excel hiện nay đã là phiên bản thứ 5 của Microsoft

kể từ năm 1993

3 Microsoft outlook 2010

Mặc dù thường được sử dụng chủ yếu như là một ứng dụng e-mail, nó cũng bao gồm một lịch, công việc quản lý, quản lý liên lạc, ghi chú, một tạp chí và duyệt web Nó có thể được sử dụng như một ứng dụng độc lập, hoặc có thể làm việc với Microsoft Exchange Server và Microsoft SharePoint Server cho nhiều người dùng trong một tổ chức, chẳng hạn như chia sẻ các hộp thư và lịch biểu, trao đổi thư mục công cộng, danh sách SharePoint và lịch trình cuộc họp Có bên thứ ba ứng dụng bổ sung tích hợp Outlook với các thiết bị như điện thoại di động BlackBerry và với các phần mềm khác như Office & truyền thông Internet Skype Các nhà phát triển cũng có thể tạo ra phần mềm riêng của họ mà làm việc với Outlook và Office thành phần bằng cách sử dụng Microsoft Visual Studio Ngoài ra, Windows Mobile thiết bị có thể đồng bộ hóa hầu như tất cả các dữ liệu Outlook sang Outlook Mobile

4 Microsoft powerpoint 2010Internet:

+ Opera

+ Ferdora v v

Mạng Internet mang lại rất nhiều tiện ích hữu dụng cho người sử dụng, một trong các tiện ích phổ thông của Internet là hệ thống thư điện tử (email), trò chuyện trực tuyến (chat), máy truy tìm dữ liệu (search engine), các dịch vụ

thương mại và chuyển ngân, và các dịch vụ về y tế giáo dục như là chữa bệnh

từ xa hoặc tổ chức các lớp học ảo Chúng cung cấp một khối lượng thông tin và

dịch vụ khổng lồ trên Internet

D Skype:

+ Sử dụng để nói chuyện, trao đổi thông tin, gửi file, trong môi trường văn phòng…v v

+ Có thể sử dụng ứng dụng call video rất hữu ích

2 Picture: các file dạng jpg , mpeg , bmp v.v

3 Virus: các chương trình được viết ra nhằm các mục đích xấu…tác hại làm

hư hỏng máy tính, lỗi phần mềm, mất dữ liệu, mất bảo mật, mật khẩu v v có dạng exe, net, com…v.v

Hướng dẫn sử dụng

F Hướng dẫn sử dụng hệ điều hành Windows 7:

Sau khi khởi động máy, vào màn hình đăng nhập, điền user name, pass word để đăng nhập vào tài khoản người sử dụng

 Nút start, tại mành hình khi nhấp vào hiện bảng chứa các chương trình ứng dụng

 Chọn vào chương trình cần khởi động trong list chương trình.

 Nhấp chuột và biểu tượng góc phải xuất hiện bảng:

 Bảng thể hiện các chương trình đang chạy cùng hệ điều hành, và ngày giờ hiện tại

 Nhấp chuột vào góc phải ngày giờ, xuất hiện bảng.

 Nơi lưu trữ dữ liệu, và Start => My computer xuất hiện bảng:

 Thông thường, ổ ( hay gọi là phân vùng ký tự C” ) là nơi lưu trữ hệ điều hành, các phân vùng còn lại D, F v.v dùng để lưu dữ liệu Người dùng nên lưu dữ liệu của mình vào các phân vùng dữ liệu, nhằm hạn chế việc hệ điều hành bị lỗi dẫn đến mất mát dữ liệu

 Nhấp chuột vào một phân vùng bất kì, xuất hiện bảng:

 Nhấp chuột phải vào vùng trống trong một phân vùng, xuất hiện bảng…

 Chọn mục New, để khởi tạo folder hoặc các file

o Phân vùng: là ổ cứng đươc phân thành các phân vùng để lưu trữ dữ liệu

o Folder: được tạo trong các phân vùng, để phân chia thành các mục để

quản lý dữ liệu

o File : là các file chứa nội dung của các chương trình sử dụng.

 Một số file thông dụng :

o File docx của office word 2010, hoặc doc của office 2003

o File xlsx của office exel 2010 hoặc xls của office 2003

o File pdf của chương trình foxit reader…v

o File rar file nén thường của WinRAR

o File jpg png gif jpeg bmp tiff v.v là file hình ảnh

o File audio mp3 wav v…v là file âm thanh

o File video flv avi mp4 mpeg…v.v là file video gồm hình ảnh và âm thanh

o File exe là file thực thi, dùng để cài đặt chương trình ( lưu ý: virus thường đóng gọi dạng file exe, com worm…v v khi người dùng chạy file sẽ bị nhiễm virus )

Và một số loại file khác…v…v

o Trong hệ điều hành windows việc nhấp đôi chuột trái vào một biểu tượng, hoặc một file bất kì sẽ được hiểu là cho phép chạy chương trình, hoặc mở file đó tương đương lệnh nhấp phải vào biểu tương, file chọn open

 Nhấp chuột phải vào một file bất kì trong phân vùng lưu trữ xuất hiện bảng:

 Trong bảng hiện ra chứa các dòng lệnh: open ( mở ), cut ( cắt ), paste ( dán ), coppy (sao chép ), send to ( gửi file )…v…v

* Thực hành, việc khởi tạo các folder, chia theo mục để quản lý dữ liệu được thuận tiện

về lâu về dài.

 Sao chép, khởi tạo, di chuyển dữ liệu giữa các phân vùng, folder v

CÔNG TY CPQT PHONG PHÚ Tp.Hồ Chí Minh, ngày 31 tháng

10 năm 2010

TỜ TRÌNH V/v: Đề nghị duyệt thử việc ứng viên.

Kính gửi : _Cơ Quan Tổng Giám Đốc.

_Văn Phòng Công Ty.

Căn cứ vào tờ trình ngày 23/10/06 của Văn phòng Công ty về việc đề nghị duyệt danh sách ứng viên dự kiểm tra, thử việc đã được Cơ Quan Tổng Giám Đốc phê duyệt

Căn cứ vào kết quả kiểm tra tay nghề ngày 24/10/2006 của ứng viên tại Xưởng May Jean XK, kính đề nghị Cơ Quan Tổng Giám Đốc xét duyệt cho các ứng viên có tên sau được thử việc 30 ngày kể

từ ngày 25/10/2006:

sinh

o Có các lệnh tương ứng, open, Pin to taskbar, v…

o Quản lý các thiết bị ngoại vị: Start => Devices and Printer xuất hiện bảng:

o Trong bảng có các biểu tượng của các thiết bị ngoại vi kết nối với máy tính, như máy in, máy fax v v

 Khi nhấp chuột phải trên nền desktop sẽ xuất hiện bảng,

o Tương ứng, khi trỏ chuột vào mục

o View: tùy chỉnh các hiển thị các icon trên màn hình desktop

o Sort by: dùng để sắp xếp các icon theo định dạng

o Persionaize: Tùy chỉnh giao diện màn hình, màu sắc, hình ảnh v…vv

G Hướng dẫn sử dụng trình soạn thảo Microsoft Word 2010:

 Mở chương trình, nhấp và biểu tượng Microsoft Word 2010, hoặc theo đường dẫn Start => All Program => Microsoft Office => Microsoft Office Word 2010

• Giao diên đầu tiên, khi mở word mặc định Tab home:

 Tạo file mới, và save:

 Khi save, chọn File => Save As => chọn phân vùng lưu trữ, đặt tên file, định dạng đuôi…v.v…

1 Tab Home,

 có các lệnh tùy chỉnh định dạng chữ

 Cut : cắt đoạn text, hoặc văn bản_Coppy: sao chép đoạn text, hoặc văn bản

Chép đoạn văn bản đã chọn vào bộ nhớ Clipboard

Dán đoạn văn bản có trong Clipboard vào vị trí con trỏ text

 In đâm,gạch chân, in nghiêng một đoạn text:

 Numbering

 Định dạng danh sách thứ tự tự động

 Công cụ Shape:

 Chèn ClipArt và hình ảnh

o Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn

o Chọn tab Insert trên vùng Ribbon

o Chọn nút Clip Art/ Picture

o Duyệt qua hình ảnh bạn muốn chèn và chọn ảnh

o Chọn Insert

• Vẽ và hiệu chỉnh biểu đồ

 Tại thẻ Insert, nhóm Illustrator, bạn nhấn vào Chart

 Xuất hiện cửa sổ chọn kiểu biêu đồ

 Chọn một kiểu biểu đồ và nhập hoặc sửa nội dung bảng dữ liệu trực tiếp trên bảng dữ liệu Data Sheet của màn hình Excel.

 Đóng chương trình Excel, biểu đồ lưu lại trên màn hình Word

• Thao tác tạo bản và hiệu chỉnh bảng

 Tạo bảng:

o Đặt con trỏ vào trang nơi bạn muốn tạo bảng

o Chọn tab Insert trên vùng Ribbon.

o Chọn vào nút Tables trên nhóm Tables Bạn có thể tạo một bảng theo một trong 4

• Nhập dữ liệu trong một bảng

 Đặt con trỏ vào ô bạn muốn nhập thông tin Và bắt đầu nhập

• Chỉnh sửa cấu trúc bảng và định dạng bảng

 Để chỉnh sửa cấu trúc của bảng:

 Chọn vào bảng và bạn sẽ thấy có hai tab mới trên vùng Ribbon là: Design và Layout

Hai tab này dùng để thiết kế và bố trí bảng

 Chèn các kí tự đặc biệt

o Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn ký hiệu

o Chọn tab Insert trên vùng Ribbon

o Chọn nút Symbol trên nhóm Symbols

3 Tab Page layout ,

 chứa các lệnh tùy chỉnh cho trang

 Gồm các lệnh tùy chỉnh trang, canh lề,màu sắc, khung …v.v…

 Đánh số thứ tự cho trang văn bản

 Tạo tiêu đề trên và dưới (Header and Footer) cho văn bản

 Không sử dụng Header / Footer cho trang đầu tiên : page setup

 Xóa Header / Footer

4 Tab References

 hiển thị mục lục tự động theo các đề mục đã tạo:

o Đặt con trỏ vào tài liệu nơi bạn muốn đặt mục lục tự động

o Chọn Tab References

o Chọn nút Table of Contents, Chọn vào Insert Table of Contents và định dạng mục lục theo cách riêng của mình.

 Xuất hiện bảng:

5 Tab Review

 Tạo ghi chú và bảo vệ tài liệu Word

 Chèn một ghi chú

o Chọn đoạn text hoặc đối tượng bất kỳ trong tài liệu bạn muốn ghi chú

o Trong thẻ Review, nhóm Comments, nhấn nút New Comment

o Nhập vào ghi chú của bạn trong bong bóng hiển thị ở khung bên cạnh tài liệu

 Xóa ghi chú

o Để xóa một ghi chú, nhấn chuột phải vào ghi chú đó, chọn Delete Comment

o Để xóa nhanh tất cả ghi chú trong tài liệu, nhấn chuột vào một ghi chú bất kỳ Trong thẻ Review, nhóm Comments, nhấn vào mũi tên bên dưới nút Delete và chọn Delete All Comments in Document

 Thay đổi ghi chú

o Nếu các ghi chú không hiển thị trong tài liệu, bạn nhấn nút Show Markup trong nhóm Tracking của thẻ Review, sau đó đánh dấu chọn Comments

o Nhấn chuột vào bên trong một bong bóng có ghi chú cần sửa Sau đó sửa lại nội dung theo ý bạn

 Thay đổi tên người ghi chú

o Bên cạnh mỗi ghi chú luôn có tên của người sử dụng

 Nhóm Tracking, nhấn chuột vào mũi tên bên dưới nút Track Changes, sau đó chọn mục Change User Name

o Trong hộp thoại xuất hiện, bên dưới mục Personalize , bạn nhập vào tên của mình, sau đó nhấn OK

• Lưu ý là những ghi chú kể từ bây giờ trở đi mới có tác dụng với tên mới

 In tài liệu kèm theo ghi chú và những đánh dấu thay đổi

o Nhấn nút Microsoft Office Button (hoặc Tab File) , sau đó chọn Print

o Trong hộp thoại Print, tại mục Print what, chọn Settings, Print và nhấn OK

 Bảo vệ tài liệu Word

o Word 2010 hỗ trợ sẵn tính năng đặt password bảo vệ văn bản với tính bảo mật

o Click the File tab, then Click Info On the menu to the right Click Protect

Document and

o Click Encrypt with Password.

 Hộp thoại Encrypt Document, bạn nhập password vào Click OK

 Từ bây giờ, mỗi khi mở file văn bản này, Word sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu nhập password Chỉ người nào biết password mới có thể xem được nội dung của file

 Muốn hủy bỏ, bạn chỉ việc vào hộp thoại Encrypt Document để xóa password bảo vệ.

6 Tab View

 Điều chỉnh hiển thị trang, phóng to, thu nhỏ trang

 Hướng dẫn sử dụng bộ gõ Unikey, Vietkey

 Sử dụng bộ gõ để gõ tiếng việt có dấu trong văn bản

 Giao diện Unikey

Có hai kiểu gõ, được quy ước như sau:

 Để gõ được tiếng việt, ngoài việc máy có cài unikey, và thiết đặt đúng bảng mã gõ, thì phải chắc chắn biểu tượng unikey ở góc phải trên khay hệ thống như hình dưới.

 Luyện tập sử dụng bộ gõ Unikey,

Bài tập 1:

Ngày gặp em Ngày gặp em anh thấy mình may mắn

Ngọn lửa tình đã rực cháy trong anhSau bao ngày trái tim anh muội lạnh

Em đến bên đời thắp lại lửa tình anh

Mùa thu ấy nắng trải dài trên láDáng em hiền trong tà áo thiết thaMôi em cười và ánh mắt kiêu xaCho lòng anh thao thức mỗi đêm về

Ngày bên em anh hạnh phúc tràn trềXua đi bao nỗi buồn phiền ngự trị

Và anh biết có một điều chân lýTình yêu anh tựa vạn lý trường thành

Nguyện yêu em bằng tất cả chân thànhKhông thề hẹn nhưng chẳng hề lừa dốiLuôn bên em mỗi khi lòng bối rối

Nụ cười nào mãn nguyện nở trên môi

Anh vẫn mơ về hạnh phúc xa xôiNhư cánh chim xa mơ về tổ ấmNhư dòng sông mơ về nơi biển cảMang theo tấm lòng mãnh liệt bao la

Nhưng sao giờ em lỡ vội chia xa

Khi tình mình đang ngọt ngào đằm thắmKhi con tim đang sống trong say đắm

Lỡ để thuyền tình chìm đắm dưới đại dương

H Hướng dẫn sử dụng trình soạn thảo Microsoft Exel 2010:

 Open: theo đường dẫn Start => All program => Microsoft Office 2010 => Microsoft Exel 2010

 Tạo mới một sheet:

 Lưu tài liệu: File => Save As => xuất hiện hộp thoại, chọn nơi lưu, đặt tên, định dạng đuôi v.v…

1 Tab Home

 Chứa các mục lệnh, tương tự như Word 2010

 Cột trong Exel

 Dòng trong exel:

 Mỗi ô trong bảng là 1 cell, mỗi cell được lấy tên theo cột và hàng…ví dụ Cell cột A, dòng 1 gọi là A1….

 Copy & Paste trong Exel:

 Chọn vùng dữ liệu cần copy

 Tùy chỉnh paste: “ Paste Special… Xuất hiện bảng

2 Tab Insert:

 Tương tự như Word 2010

 Exel khác Word ở chổ làm việc trên từng cell, và sử dụng các công thức để tính toán số liệu từ các cell

 Tùy chỉnh định dạng Cell:

 Nhấp phải vào vùng Cell muốn tùy chỉnh, xuất hiện bảng:

 Chọn “Fornat Cell…” Xuất hiện bảng:

3 Tab Number :

 Tùy chỉnh định dạng số trong Cell

4 Tab Alignment:

 Tùy chỉnh vị trí dữ liệu trong Cell

5 Tab Font :Tùy chỉnh định dạng kiểu chữ trong Cell

 Ta lưu ý lệnh Sort, sắp xếp dữ liệu theo từng loại Sử dụng lệnh Filter

9 Tab View:

 Tùy chỉnh xem nội dung, giúp việc xem các báo cáo thuận tiện hơn

 Lưu ý lệnh Freeze panes: giúp việc xem dữ liệu thuận tiện hơn nếu bảng dữ liệu quá lớn

 Luyện Tập làm việc trên Exel:

BT:

Tạo các bản báo cáo, thống kê , số lượng

I Hướng dẫn sử dụng trình soạn thảo Microsoft Outlook

 Giao diện e-mail mới, có trình biên soạn giống word và exel…

o Dòng To: địa chỉ mail gửi, có dạng abc@ppj-internatinal.com, hoặc abc@yahoo.com ,

abc@gmail.com …v v.Và nhiều server mail khác nhau

o CC : chuyển tiếp mail thêm các địa chỉ khác, cấp độ liên quan tới nội dung mail

o Subject: là tiêu đề mail hiển thị,( không hỗ trợ tiếng việt có dấu )

o Address Book : truy cập danh bạ

o Check names: kiểm tra tên và địa chỉ mail

o Attach File: đính kèm file kèm theo, thường là các file có dạng jpg , png, xls , xlsx, doc, docx, pdf …

o Sinature: chữ ký kèm theo, thông thường là tên người gửi, địa chỉ, số điên thoại, bộ phận v v

2 Tab Send/ Receive All folder :

 Gửi và nhận mail mới

3 Tab Folder: