THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP CẢI TIẾN HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ QUẢN LÝ Ở TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM

HỌC PHẦN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÀI TIỂU LUẬN ĐỀ TÀI THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP CẢI TIẾN HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ QUẢN LÝ Ở TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM HUẾ 2021 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1 Lý do chọn đề tài 1 2.

HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÀI TIỂU LUẬN ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP CẢI TIẾN HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ QUẢN LÝ Ở TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM HUẾ - 2021 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục đích nghiên cứu đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Phương pháp nghiên cứu đề tài .2 PHẦN NỘI DUNG .3 I CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ .3 Giới thiệu chung hệ thống thông tin .3 1.1 Dữ liệu thông tin 1.2 Khái niệm hệ thống thông tin 1.3 Phân loại hệ thống thông tin .5 Hệ thống thông tin quản lý 2.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý .7 2.2 Các loại thông tin quản lý 2.3 Vai trò hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp II THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Ở TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM Hệ thống thông tin Tổng công ty Thép Việt Nam 1.1 Khâu thu thập thông tin .8 1.2 Chọn lọc thông tin - phân loại thông tin 1.3 Xử lý thông tin 1.4 Bảo quản 1.5 Giao nộp 1.6 Truyền đạt thông tin .10 Tồn nguyên nhân tồn hệ thống thơng tin quản lý Tổng công ty Thép Việt Nam 11 2.1 Những tồn hệ thống thông tin Tổng công ty Thép Việt Nam 11 2.2 Nguyên nhân tồn .11 III MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ QUẢN LÝ Ở TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM 12 Tổ chức lại hệ thống thông tin Tổng công ty đơn vị thành viên 12 1.1 Tổ chức hệ thống thông tin hợp lý đơn vị .12 1.2 Tổ chức hệ thống thông tin Tổng Công ty 13 Đào tạo đội ngũ khai thác, sử dụng hệ thống thông tin; đẩy mạnh việc đào tạo, bồi dưõng nghiệp vụ cho cán 13 Nâng cao nhận thức vai trị thơng tin cơng tác quản lý 13 KẾT LUẬN 14 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Những năm gần đây, vai trò hệ thống thông tin doanh nghiệp ngày lớn mạnh Từ chỗ sử dụng để hỗ trợ số hoạt động văn phịng, hệ thống thơng tin trở thành cơng cụ có vai trị chiến lược quan trọng doanh nghiệp Các doanh nghiệp ngày ý nhiều tới việc áp dụng thành tựu công nghệ thông tin nhằm gia tăng ưu cạnh tranh tạo hội cho Hiện nay, trào lưu ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin không giới hạn doanh nghiệp lớn tầm cỡ đa quốc gia mà lan rộng tất dạng doanh nghiệp, kể doanh nghiệp vừa nhỏ nước phát triển Ở Việt Nam, đổi phát triển kinh tế nhà nước để thực vai trò chủ đạo kinh tế vấn đề Nghị Đại hội Đảng Tổng công ty, doanh nghiệp nhà nước nghiệp công nghiệp hoá - đại hoá nước ta Ngành thép Việt Nam mà đứng đầu Tổng công ty Thép Việt Nam có vị trí vai trị quan trọng kinh tế nhiều thành phần, vận hành theo chế thị trường có điều tiết Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa Để thực nhiệm vụ Tổng Cơng ty Thép Việt Nam có bước chuyển nhằm nâng cao lực sản xuất kinh doanh Một số việc ứng dụng hệ thống thông tin vào việc tổ chức quản lý doanh nghiệp Tuy nhiên, việc ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin đơn giản doanh nghiệp tầm cỡ đa quốc gia dồi kinh nghiệm, nguồn tài lực nhân lực Chính vậy, việc nghiên cứu đề tài: “Thực trạng giải pháp cải tiến hệ thống thông tin phục vụ quản lý Tổng công ty Thép Việt Nam” việc làm cần thiết Mục đích nghiên cứu đề tài: Mục đích đề tài nghiên cứu phân tích thực trạng việc áp dụng hệ thống thông tin phục vụ quản lý Tổng cơng ty Thép Việt Nam, tìm mặt cịn hạn chế Từ đó, đề xuất số giải pháp để cải tiến, đổi hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ quản lý Tổng công ty, giúp cho công tác quản lý công ty ngày hiệu thuận tiện Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài: - Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống thông tin phục vụ quản lý Tổng công ty Thép Việt Nam - Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi không gian: Nghiên cứu thực Tổng công ty Thép Việt Nam + Phạm vi nội dụng: Nghiên cứu phương thức phương pháp sử dụng hệ thống thông tin để thực công tác quản lý Tổng công ty Thép Việt Nam Phương pháp nghiên cứu đề tài: Quá trình nghiên cứu tiến hành theo quy trình chặt chẽ từ nghiên cứu lý thuyết đến phân tích, đánh giá trạng sở kết nghiên cứu đó, đưa kiến nghị, định hướng cải tiến, đổi hệ thống thơng tin phục vụ quản lí Tổng công ty Thép Việt Nam Đề tài nghiên cứu sử dụng kết hợp phương pháp nghiên cứu khác như: phương pháp nghiên cứu lý thuyết, phương pháp phân tích - tổng hợp Ngồi ra, cịn sử dụng thêm phương pháp vấn, điều tra để lấy ý kiến cán bộ, nhân viên cơng ty để từ tìm tồn cần khắc phục đưa giải pháp thích hợp PHẦN NỘI DUNG I CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ Giới thiệu chung hệ thống thông tin 1.1 Dữ liệu thông tin Dữ liệu (Data) kiện quan sát tượng vật lý giao dịch kinh doanh Cụ thể hơn, liệu phản ánh khách quan thuộc tính (đặc điểm) thực thể người, địa điểm kiện Dữ liệu dạng số văn thân liệu thường mang tải giá trị thông tin Khi yếu tố tổ chức xếp theo cách có nghĩa chúng trở thành thơng tin Thông tin (Information) liệu tổ chức theo cách cho chúng mang lại giá trị gia tăng so với giá trị vốn có thân liệu Để tổ chức liệu thành thơng tin có ích có giá trị, người ta phải sử dụng quy tắc mối quan hệ liệu Việc biến đổi liệu thành thông tin thực q trình, tập hợp cơng việc có quan hệ logic với để đạt kết đầu mong muốn Có thể nói thơng tin liệu chuyển đổi thành dạng có giá trị sử dụng thơng qua việc ứng dụng tri thức Thơng tin mà có cán quản lý cần có ý muốn dùng vào việc định quản lý gọi thơng tin quản lý Như hiểu thơng tin quản lý liệu có ích lựa chọn, tổ chức xử lý theo cách cho sở định đắn Tất tổ chức cần thông tin phục vụ mục đích khác nhau: - Lập kế hoạch: Để lập kế hoạch cần phải có thơng tin hiểu biết nguồn lực có Trên thực tế có nhiều kịch khác việc phân bổ nguồn lực hạn hẹp ngữ cảnh thông tin cần đến để hỗ trợ trình định - Kiểm soát: Một kế hoạch đưa vào triển khai, cần kiểm soát kết thực kế hoạch thực tế Thơng tin sử dụng để đánh giá xem kế hoạch có thực dự kiến hay có xê dịch khơng lường trước Trên sở thơng tin kiểm sốt, thực điều chỉnh cần thiết - Ghi nhận giao dịch: Việc thu thập thông tin giao dịch kiện cần thiết nhiều lý khác thơng tin có giá trị minh chứng, u cầu mang tính pháp lý, hay phục vụ mục đích kiểm sốt - Đo lường lực: Thơng tin chi phí, doanh thu, lợi nhuận,… cho phép đo lường lực kinh doanh tổ chức doanh nghiệp - Hỗ trợ định: Với trợ giúp thơng tin có chất lượng, người làm cơng tác quản lý có hội định hiệu đắn Đặc trưng thơng tin có giá trị: Để có giá trị sử dụng người làm công tác quản lý định, thông tin cần phải có thuộc tính sau: - Tính xác: Thơng tin xác thơng tin khơng chứa lỗi Thơng tin khơng xác thường tạo từ liệu khơng xác nhập vào hệ thống trước - Tính đầy đủ: Thơng tin đầy đủ thông tin chứa liệu quan trọng Một báo cáo đầu tư bị xem không đầy đủ khơng liệt kê chi phí có liên quan - Tính kinh tế: Thơng tin xem kinh tế giá trị mang lại cao chi phí tạo - Tính mềm dẻo: Thơng tin sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, ví dụ thơng tin hàng tồn kho sử dụng cho quản lý bán hàng, đồng thời có giá trị sử dụng cho quản lý sản xuất quản lý tài - Tính tin cậy: Tính tin cậy thơng tin phụ thuộc vào nhiều yếu tố Nó phụ thuộc vào phương pháp thu thập liệu, phụ thuộc vào nguồn gốc thơng tin - Tính phù hợp: Tính phù hợp thơng tin người định quan trọng, thể chỗ có hướng đến đối tượng nhận tin, có mang lại giá trị sử dụng cho đối tượng nhận tin hay khơng - Tính đơn giản: Thơng tin đến tay người sử dụng cần dạng giản đơn, không phức tạp Nhiều nhiều thông tin gây khó khăn cho người sử dụng việc lựa chọn thơng tin - Tính kịp thời: Thơng tin coi kịp thời đến với người sử dụng vào thời điểm cần thiết - Tính kiểm tra được: Thông tin cho phép người ta kiểm định để chắn hồn tồn xác (bằng cách kiểm tra nhiều nguồn cho thông tin) - Tính dễ khai thác: Đó thơng tin tra cứu dễ dàng người sử dụng có thẩm quyền, theo dạng, vào thời điểm mà họ cần - Tính an tồn: Thơng tin cần bảo vệ trước người sử dụng khơng có thẩm quyền Giá trị thơng tin thể chỗ: Thơng tin giúp nhà quản lý đạt mục tiêu tổ chức nào? Giá trị thơng tin đo thông qua thời gian cần đề định thông qua lợi nhuận tăng thêm cho tổ chức Các thơng tin có giá trị giúp nhà quản lý định có nên đầu tư cho hệ thống thông tin công nghệ thông tin hay khơng Một hệ thống đặt hàng tự động địi hỏi chi phí 100 nghìn USD mang lại lợi ích đạt đến 250 nghìn USD, giá trị gia tăng hệ thống thơng tin mang lại 150 nghìn USD 1.2 Khái niệm hệ thống thông tin Hệ thống thông tin (Information System) hệ thống bao gồm yếu tố có quan hệ với làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ phân phối liệu, thông tin cung cấp chế phản hồi để đạt mục tiêu định trước 1.3 Phân loại hệ thống thông tin a) Phân loại hệ thống thông tin theo phạm vi hoạt động Theo cách phân loại này, người ta chia hệ thống thông tin thành hai nhóm:  Nhóm hệ thống thơng tin hỗ trợ hoạt động nội tổ chức: Đây hệ thống thông tin hỗ trợ thu thập xử lý thông tin phục vụ quản trị nội tổ chức doanh nghiệp Có hai loại hình hệ thống thông tin hỗ trợ nội bộ: - Hệ thống thông tin hỗ trợ hoạt động tác nghiệp: + Hệ thống xử lý giao dịch (TPS – Transaction Processing Systems) + Hệ thống quản trị thích hợp doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resources Planning Systems) + Hệ thống kho liệu (DW – Data Warehouses) + Hệ thống tự động hóa văn phòng (OAS – Office Automation Systems) + Hệ thống hỗ trợ nhóm cơng tác (GS – Groupware Systems) + Hệ thống tự động hóa sản xuất (FA – Factory Automation) + Hệ thống quản lý chuỗi cung cấp (SCMS – Supply Chain Management Systems) - Hệ thống thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý: + Hệ thống trợ giúp định (DSS – Decision Support Systems) + Hệ thống khai phá liệu (DM – Data Mining) + Hệ thống hỗ trợ nhóm làm việc (GSS – Group Support Systems) + Hệ thống thông tin địa lý (GIS – Geographic Information Systems) + Hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo (ESS – Executive Support Systems) + Hệ thống tri thức kinh doanh (BIS – Business Intelligence Systems) + Hệ thống thông tin quản lý tri thức (KMS – Knowledge Management Systems) + Hệ thống chuyên gia (ES – Expert Systems)  Nhóm hệ thống thông tin phối hợp hoạt động tổ chức: Đây hệ thống thông tin liên kết tổ chức với tổ chức khác, ví dụ hệ thống thông tin liên kết doanh nghiệp với khách hàng nhà cung cấp Gồm loại: + Hệ thống trao đổi liệu điện tử (EDI – Electronic Data Interchange) + Hệ thống thương mại điện tử (EC – E-Commerce) + Hệ thống JIT (Just-In-Time Systems) Trong nhóm hệ thống thông tin hỗ trợ hoạt động nội cho phép tổ chức thực hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu nhóm hệ thống thơng tin hỗ trợ phối hợp hoạt động liên tổ chức lại giúp tổ chức tiếp cận trao đổi giao dịch với khách hàng, nhà cung cấp, bạn hàng khác đối thủ thông qua nhiều hệ thống mạng máy tính truyền thơng b) Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực hoạt động Theo lĩnh vực hoạt động, hệ thống thông tin phân thành hai nhóm chính:  Nhóm hệ thống thơng tin hỗ trợ hoạt động tác nghiệp (Operations Support Systems): Các hệ thống thông tin loại tập trung vào việc xử lý liệu phát sinh hoạt động nghiệp vụ, cung cấp nhiều sản phẩm thông tin khác nhau, nhiên chưa phải thông tin chuyên biệt, sử dụng cho nhà quản lý + Hệ thống xử lý giao dịch (TPS – Transaction Processing Systems): Xử lý giao dịch nghiệp vụ + Hệ thống kiểm sốt tiến trình (PCS – Process Control Systems): Kiếm sốt tiến trình nghiệp vụ + Hệ thống hỗ trợ cộng tác tổ chức (ECS – Enterprise Collaboration Systems): Hỗ trợ cộng tác làm việc theo nhóm  Nhóm hệ thống thơng tin hỗ trợ quản lý (MSS – Management Support Systems): Đây hệ thống thơng tin có khả cung cấp thông tin hỗ trợ định quản lý + Hệ thống thông tin quản lý (MIS – Management Information Systems): cung cấp báo cáo chuẩn mực, định kỳ cho nhà quản lý + Hệ thống trợ giúp định (DSS – Decision Support Systems): Hỗ trợ q trình định thơng qua giao diện đối thoại + Hệ thống trợ giúp lãnh đạo (ESS – Executive Support Systems): Cung cấp thông tin dạng cho cán lãnh đạo c) Phân loại hệ thống thơng tin theo mục đích đối tượng phục vụ Dựa theo mục đích đối tượng phục vụ, người ta phân hệ thống thông tin thành loại: - Hệ thống chuyên gia (ES – Expert Systems): Là hệ thống thơng tin dựa máy tính có sử dụng tri thức liên quan đến lĩnh vực ứng dụng phức tạp, mang tính chuyên biệt để tương tác vai trò chuyên gia tư vấn với người sử dụng - Hệ thống quản trị tri thức (Knowledge Management Systems): Hỗ trợ trình tạo mới, tổ chức phân phối tri thức nghiệp vụ tới thành viên phận tổ chức - Hệ thống thông tin chiến lược (SIS – Strategic Information Systems): Cung cấp cho tổ chức sản phẩm dịch vụ chiến lược, giúp tổ chức đạt lợi cạnh tranh - Hệ thống thông tin nghiệp vụ (BIS – Business Information Systems): Hỗ trợ hoạt động tác nghiệp quản lý lĩnh vực chức điển hình tổ chức - Hệ thống thơng tin tích hợp (IIS – Integrated Information Systems): Tích hợp nhiều vai trị khác hệ thống có khả cung cấp thơng tin, hỗ trợ q trình định nhiều mức quản lý khác nhiều lĩnh vực khác d) Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực chức Dựa theo lĩnh vực chức năng, người ta phân hệ thống thông tin thành loại: + Hệ thống thông tin bán hàng Marketing + Hệ thống thơng tin tài chính, kế tốn + Hệ thống thơng tin kinh doanh tác nghiệp + Hệ thống thông tin quản trị nhân lực Hệ thống thông tin quản lý 2.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý (MIS – Management Information System) hệ thống tích hợp yếu tố người, thủ tục, sở liệu thiết bị sử dụng để cung cấp thơng tin có ích cho nhà quản lý giúp đưa định Các hệ thống thông tin quản lý phát triển thập niên 60 nhằm cung cấp báo cáo quản lý Hệ thống thông tin quản lý hệ thống trợ giúp hoạt động quản lý cấp độ tổ chức Chúng dựa chủ yếu vào sở liệu tạo hệ xử lý giao dịch nguồn liệu từ bên tổ chức 2.2 Các loại thông tin quản lý Thông tin quản lý liệu xử lý sẵn sàng phục vụ công tác quản lý tổ chức Có ba loại thơng tin quản lý tổ chức, thơng tin chiến lược, thơng tin chiến thuật, thông tin điều hành Thông tin chiến lược: thơng tin sử dụng cho sách dài hạn tổ chức, chủ yếu phục vụ cho nhà quản lý cao cấp dự đoán tương lai Loại thơng tin địi hỏi tính khái qt, tổng hợp cao Dữ liệu để xử lý loại thông tin thường từ bên tổ chức Đây loại thông tin cung cấp trường hợp đặc biệt Thông tin chiến thuật: thông tin sử dụng cho sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ cho nhà quản lý phòng ban tổ chức Loại thơng tin cần mang tính tổng hợp địi hỏi phải có mức độ chi tiết định dạng thống kê Đây loại thông tin cần cung cấp định kỳ Thông tin điều hành: (thông tin tác nghiệp) sử dụng cho công tác điều hành tổ chức hàng ngày chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp tổ chức Loại thông tin cần chi tiết, rút từ trình xử lý liệu tổ chức Đây loại thông tin cần cung cấp thường xuyên 2.3 Vai trò hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp Mục tiêu hệ thống thông tin quản lý làm để sử dụng hệ thống thông tin phục vụ cho q trình quản lý tổ chức Thơng tin quản lý có ảnh hưởng lớn đến hoạt động doanh nghiệp từ giai đoạn lập kế hoạch, trình tổ chức đến q trình kiểm sốt - Trong giai đoạn lập kế hoạch: Hệ thống thông tin quản lý cung cấp thông tin doanh nghiệp, thông tin kết hợp với kiến thức, trình độ kinh nghiệm nhà quản lý, từ nhà quản lý đưa dự báo cho tương lai Hệ thống thơng tin quản lý cịn giúp lập kế hoạch tối ưu, làm để đạt mục tiêu - Trong trình tổ chức: Hệ thống thông tin quản lý giúp cho việc tổ chức, phân cơng cơng việc cho nhóm người; thiết lập tiến độ thực chung nhằm đạt hiệu cao nhất, tối ưu - Trong trình kiểm sốt: Hệ thống thơng tin quản lý tiến hành so sánh thông tin thực thực tế vừa thu thập với mục tiêu kế hoạch đưa ra, từ phân tích độ lệch Các thông tin độ lệch giúp nhà quản lý đánh giá việc thực kế hoạch có kiến nghị, biện pháp kịp thời II THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ QUẢN LÝ Ở TỔNG CƠNG TY THÉP VIỆT NAM Hệ thống thơng tin Tổng Công ty Thép Việt Nam 1.1 Khâu thu thập thông tin Khâu thu thập thông tin khâu hệ thống thông tin Trong trình thu thập thơng tin phải đảm bảo: - Đúng nhu cầu : có nhiều tài liệu nên thu thập tất tài liệu, mà thu thập tài liệu có chứa thông tin đáp ứng yêu cầu người dùng tin, cần phải xác định nguồn thơng tin Nhưng Tổng Công ty việc xác định nguồn thơng tin cịn nhiều yếu kém, biểu hệ thống chưa xác định xác nguồn thông tin nên chưa đáp ứng yêu cầu người dùng tin - Đầy đủ có chất lượng cao : điều có nghĩa phải thường xuyên thu thập tin tức, khơng trùng lặp, khơng bỏ sót Thu thập khơng thơng tin thống mà thơng tin khơng thống, thơng tin đơi giúp ích nhiều cho Tổng Cơng ty Yêu cầu Tổng Công ty thực hạn chế Nhiều thông tin thu thập khơng cịn có giá trị, bỏ sót nhiều thơng tin quan trọng có chất lượng ảnh hưởng khơng tốt đến hoạt động hệ thống thông tin phục vụ quản lý Tổng Công ty 1.2 Chọn lọc thơng tin - phân loại thơng tin Mục đích khâu làm cho thơng tin nhận có độ tin cậy cao Do phải hiệu chỉnh tài liệu, số liệu thu thập để chọn lọc, lấy thông tin cần thiết loại trừ thơng tin khơng cần thiết Tiếp sau phân loại, xếp tài liệu thu được, phân loại chúng theo nhiều dấu hiệu: nguồn tài liệu, thời gian nhận, nội dung, loại tài liệu Tuy nhiên Tổng Công ty việc phân loại chưa thực tốt việc thu thập thông tin không đảm bảo, chưa có phận với người có trình độ để chọn lọc, phân loại 1.3 Xử lý thông tin Đây khâu quan trọng hệ thống thơng tin, mục đích biến đổi tài liệu để bảo quản thuận tiện phục vụ nhiều cho nhu cầu người dùng tin Điều quan trọng trình xử lý thơng tin làm cho dung lượng chất lượng thơng tin thay đổi có giá trị cho người dùng Công việc Tổng Công ty Thép Việt Nam chưa làm được, chưa có tổ chức đảm nhận Điều cần phải có biện pháp khắc phục sớm nhằm bước hồn thiện hệ thống thông tin phục vụ quản lý 1.4 Bảo quản Bảo quản khơng có nghĩa có cất trữ tài liệu, mà cịn thoả mãn yêu cầu sau : - Bảo quản nhiều tài liệu đơn vị thể tích có nghĩa cần bảo quản tài liệu nhớ máy tính - Khi cần tài liệu lấy nhanh chóng Hiện cơng tác bảo quản Tổng Công ty phần lớn thực theo phưong pháp truyền thống: bảo quản tài liệu thùng cất giữ kho tài liệu dẫn đến khó khăn cho việc tìm tài liệu cần thiết 1.5 Giao nộp Yêu cầu: - Đúng thông tin yêu cầu - Đúng mức độ chi tiết hoá - Đúng thời gian Muốn thực tốt khâu cần nghiên cứu nhu cầu loại người dùng tin Qua xác định phương hướng thu thập, xử lý, bảo quản để phục vụ yêu cầu Khâu Tổng Cơng ty chưa làm khơng có đầu mối thu thập, xử lý, bảo quản, giao nộp Cơng việc phó mặc cho phịng ban Tổng Cơng ty tự làm lấy 1.6 Truyền đạt thông tin Khâu truyền đạt thông tin truyền đạt từ quan quản lý Tổng Công ty, xuống người chấp hành nội Tổng Công ty đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Hiện Tổng Công ty sử dụng phương pháp truyền đạt là: - Truyền đạt lời (lãnh đạo Tổng Công ty truyền đạt định cho nhân viên, cấp trực thuộc, tức dùng lời nói để đưa tin trực tiếp xuống cấp dưới) Phương pháp có ưu điểm : + Truyền đạt nhanh + Nắm thông tin phản hồi nhanh + Người truyền đạt điều chỉnh kịp thời + Đỡ tốn Tuy nhiên cách truyền đạt thơng tin trực tiếp lời có số nhược điểm : + Thường phụ thuộc vào quan điểm người truyền tin + Truyền thông tin dài thường bị qn bỏ sót + Đơi ý chủ quan người truyền tin mà bóp méo thơng tin + Khó quản lý thơng tin - Truyền đạt thông tin văn bản: tức thông tin cần truyền đạt quản lý Tổng Công ty in thành văn chuyển Loại hình sử dụng chủ yếu Tổng Cơng ty chiếm khoảng 85% - 90% Cách truyền đạt thông tin có số ưu điểm là: + Truyền đạt thông tin dài + Người truyền tin người nhận tin đến có văn lưu trữ + Thông tin chuẩn xác + Thuận tiện cho việc quản lý thơng tin + Có thể lưu trữ để dùng cho nhiều lần + Sự hiểu biết định đồng xác Tuy nhiên cách có số nhược điểm là: + Thơng tin truyền thường bị lâu + Đôi bị thất lạc - Truyền đạt thông tin qua phương tiện kỹ thuật điện thoại, Fax, Internet Các phương tiện có ưu điểm truyền tin vừa nhanh, có phạm vi truyền tin rộng nhiên có số nhược điểm : + Tốn + Phụ thuộc vào chủ quan người truyền tin + Dễ bị nhiễu + Yêu cầu bí mật không bảo đảm Tồn nguyên nhân tồn hệ thống thơng tin quản lý Tổng công ty Thép Việt Nam 2.1 Những tồn hệ thống thông tin Tổng công ty Thép Việt Nam Tổng công ty chưa nhận thức tầm quan trọng chưa thực đầy đủ chức năng, nhiệm vụ phục vụ quản lý công tác thông tin báo cáo Biểu thiếu sót khơng chủ động việc tổ chức nguồn tin nên dẫn đến không chủ động việc thu thập thông tin cung cấp cho lãnh đạo Tổng Công ty, lúc lãnh đạo cần lúng túng, bối rối ảnh hưỏng lớn đến việc đưa định quản lý Chưa đảm bảo thực đầy đủ nguyên tắc công tác thông tin báo cáo Không phân biệt nên cung cấp tài liệu cho đối tượng lãnh đạo dẫn đến không bảo đảm nguyên tắc chất lượng thơng tin Chưa có quy chế thật chặt chẽ không thường xuyên chấp hành nghiêm chỉnh quy chế thông tin báo cáo Đội ngũ cán trình độ cịn thấp, trang thiết bị vật chất kỹ thuật thiếu thốn lạc hậu 2.2 Nguyên nhân tồn a) Tổ chức máy thông tin phục vụ quản lý cịn nhiều hạn chế Tổng cơng ty với hệ thống hàng chục đơn vị trực thuộc, hàng trăm sở sản xuất phân phối khác rõ ràng rằng, hệ thống thông tin phục vụ cơng tác quản lý, điều hành cịn q nhiều hạn chế từ khâu: thu thập, xử lý, truyền tải, đến khâu cung cấp, lưu trữ 10 Trước hết khâu thu thập thơng tin : khơng có đơn vị làm đầu mối thu thập thông tin Tổng Cơng ty để từ nắm bắt thơng tin thị trường, đối thủ cạnh tranh, nhu cầu loại sản phẩm, khu vực, thời điểm, để truyền tải cho phận có liên quan, cấp có thẩm quyền, xem xét, xử lý, định quản lý kịp thời Khâu xử lý truyền tải thông tin : lượng thông tin đầu vào vừa thiếu, chậm, chất lượng lại khơng cao, thêm vào phương tiện truyền tải chậm chạp đưa văn bản, định, theo đường văn thư, thường lâu, chí có hội sản xuất kinh doanh qua cơng văn định Tổng cơng ty cấp có thẩm quyền đến Do việc thu thập, truyền tải, xử lý thơng tin, cịn nhiều tồn dẫn đến hậu tất yếu cơng tác lưu trữ ảnh hưởng nghiêm trọng Có loại thơng tin liệu quan trọng khơng lưu trữ, có loại thơng tin khơng quan trọng lưu trữ Nhìn tổng thể hệ thống thơng tin Tổng Cơng ty q trì trệ, lạc hậu khơng thể đáp ứng với tình hình nhiệm vụ giai đoạn tới b) Tổng Công ty Thép Việt Nam chưa nhận thức rõ vai trị thơng tin phục vụ quản lý thời đại ngày Sự yếu hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý Tổng Công ty Thép Việt Nam bắt nguồn từ nguyên nhân sâu xa có ý nghĩa định nhận thức người lãnh đạo Tổng cơng ty Do nhận thức khơng hồn chỉnh vị trí vai trị thơng tin nói chung thơng tin phục vụ quản lý nói riêng nên họ vơ tình qn nguồn lực vơ quan trọng thơng tin Từ nhận thức họ khơng có đầu tư thích đáng cho cơng tác sở vật chất lẫn người Nếu tiếp tục Tổng Cơng ty khó sản xuất kinh doanh hiệu với mục tiêu đề năm c) Thiếu số lượng, yếu chất lượng người làm công tác hệ thống thông tin phục vụ quản lý Cả Tổng cơng ty khơng có phận, kỹ sư chuyên môn tin học Tất người sử dụng máy tính hệ thống thơng tin người không đào tạo cách Việc khai thác sử dụng lãng phí Nếu Tổng cơng ty tiếp tục đầu tư cho hệ thống thông tin cách mua nhiều máy hiệu suất, hiệu hệ thống thông tin không tăng lên Tổng Cơng ty cần phải có phương hướng, kế hoạch đào tạo, đào tạo lại bổ sung đội ngũ người có đủ lực chun mơn khả tốt để tham gia vào hệ thống thông tin phục vụ cho công tác quản lý Tổng Công ty III MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ QUẢN LÝ Ở TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM Tổ chức lại hệ thống thông tin Tổng công ty đơn vị thành viên 1.1 Tổ chức hệ thống thông tin hợp lý đơn vị 11 Tổng công ty thành viên Tổng cơng ty phải có kế hoạch bố trí, cấu lại hệ thống thơng tin phục vụ quản lý Kế hoạch phải cụ thể, chi tiết Tổng Cơng ty, cịn đơn vị phải bố trí phận thu thập, xử lý sơ bộ, chuyển tải kịp thời thông tin đến phận có liên quan đơn vị phải báo cáo kịp thời thông tin phát sinh đơn vị Tổng Công ty Tổng Cơng ty phải có hệ thơng thơng tin đủ mạnh, gọn nhẹ, hoạt động đáng tin cậy, hiệu cao, phục vụ cho công tác điều hành, quản lý Tổng Cơng ty tồn thành viên trực thuộc Tổng Công ty 1.2 Tổ chức hệ thống thông tin Tổng Công ty Thiết lập phận (phòng trung tâm) thu thập xử lý thơng tin trực thuộc văn phịng Tổng Cơng ty Xây dựng đơn vị đầu mối thu thập truyền tải thông tin đến phận chức để xem xét giải trả lời phản hồi trở lại nơi cần trả lời Việc làm khả thi phù hợp với tình hình khả Tổng Cơng ty Đào tạo đội ngũ khai thác, sử dụng hệ thống thông tin; đẩy mạnh việc đào tạo, bồi dưõng nghiệp vụ cho cán Đào tạo đội ngũ riêng biệt phục vụ cho việc khai thác sử dụng hệ thống thông tin để xảy vấn đề trục trặc hệ thống thơng tin kịp thời xử lý, không gây ảnh hưởng cho trình quản lý Đào tạo, bồi dưỡng kỹ sử dụng hệ thống thông tin cho cán bộ, nhân viên Tổng công ty đồng thời tuyển dụng thêm người có kỹ giỏi để bổ sung vào vị trí cịn thiếu hụt Chỉ có hệ thống thơng tin phục vụ quản lý Tổng cơng ty hoạt động hiệu đáp ứng nhu cầu, đòi hòi thị trường Nâng cao nhận thức vai trị thơng tin cơng tác quản lý Nâng cao nhận thức vị trí, vai trị thơng tin nói chung thơng tin cơng tác quản lý nói riêng người lãnh đạo Tổng Công ty đơn vị trực thuộc Đó điều kiện tiên cho việc cải tiến, hồn thiện hệ thống thơng tin phục vụ quản lý Tổng Cơng ty Thép Việt Nam Ngồi Tổng Cơng ty cịn phải xây dựng ban hành quy chế cống tác thông tin báo cáo hệ thống thông tin Mỗi quy chế thông tin báo cáo nội dung phải bao gồm : + Mục đích yêu cầu 12 + Đối tượng phải cung cấp tài liệu thông tin báo cáo quan lãnh đạo + Hình thức kỳ hạn thơng tin báo cáo + Nội dung + Chức danh báo cáo + Xử lý Cần theo dõi kiểm tra thường xuyên việc chấp hành quy chế công tác thông tin báo cáo Tăng cường sở vật chất - kỹ thuật công tác thông tin mặt KẾT LUẬN Trong q trình hội nhập tồn cầu hóa nay, việc phải để xây dựng sách phát triển tốt cho doanh nghiệp nhu cầu cấp bách để cạnh tranh với doanh nghiệp khác Với bối cảnh khoa học - công nghệ ngày phát triển ứng dụng vào thực tế mang lại nhiều lợi ích việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý việc cần thiết để tồn diện hóa cơng tác quản lý, từ nâng cao hiệu hoạt động cho doanh nghiệp Vì doanh nghiệp có cơng tác quản lý điều hành tốt phát triển đạt hiệu kinh doanh tốt Ở Tổng công ty Thép Việt Nam, việc đưa công nghệ thông tin vào công tác quản lý chưa trọng dẫn đến trình quản lý, định gặp nhiều khó khăn Qua nghiên cứu này, thấy tầm quan trọng hệ thống thông tin công tác quản lý cơng ty Và bất cập cịn tồn q trình sử dụng hệ thống thơng tin Từ cho thấy rằng, muốn cơng ty có bước phát triển đem lại nhiều lợi ích cần phải quan tâm đến việc tổ chức hệ thống thông tin quản lý Điều cần thiết không riêng Tổng công ty Thép Việt Nam mà doanh nghiệp, tổ chức quan trọng 13 ... biện pháp kịp thời II THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ QUẢN LÝ Ở TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM Hệ thống thông tin Tổng Công ty Thép Việt Nam 1.1 Khâu thu thập thông tin Khâu thu thập thông tin. .. gia vào hệ thống thông tin phục vụ cho công tác quản lý Tổng Công ty III MỘT SỐ BIỆN PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN PHỤC VỤ QUẢN LÝ Ở TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM Tổ chức lại hệ thống thông tin. .. thơng tin quản lý doanh nghiệp II THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Ở TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM Hệ thống thông tin Tổng công ty Thép Việt Nam 1.1 Khâu thu thập thông