122 ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ SINH VIÊN NỘI TRÚ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Nguyễn Hữu Thành Trường Đại học sư phạm Kỹ thuật Đại học Đà Nẵng Tóm tắt Quản lý si[.]
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ SINH VIÊN NỘI TRÚ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Nguyễn Hữu Thành Trường Đại học sư phạm Kỹ thuật - Đại học Đà Nẵng Tóm tắt: Quản lý sinh viên nội trú vấn đề thiết thực cấp bách Mỗi sinh viên muốn đạt thành cao hoc tập cần có mơi trường sống học tập tốt Vì vậy, việc áp dụng cơng nghệ thơng tin đưa máy tính vào trợ giúp quản lý ký túc xá nhu cầu thiết yếu, giúp cho người quản lý có thể: thu hẹp khơng gian lưu trữ, tránh việc thất lạc liệu, xử lý nhanh khối lượng lớn thông tin, tra cứu tìm kiếm cách nhanh chóng với độ xác cao, tiết kiệm nhiều thời gian công sức Ký túc xá sinh viên xã hội thu nhỏ phận công dân trẻ, giai đoạn phát triển, rèn luyện nhân cách, chuẩn bị tri thức hành trang cho sống trưởng thành Sinh viên đội ngũ tri thức trẻ, có nhiều điều kiện tiếp cận kiến thức mới, thơng tin khoa học kỹ thuật, văn hóa, kinh tế - xã hội, trị có nhu cầu đa dạng ngày đòi hỏi cao phương tiện, điều kiện sống, học tập, khẳng định vị trí sinh viên xã hội, khả tự đánh giá, lòng tự trọng, tự tin phát triển mạnh mẽ, trình độ phát triển nhận thức tư cao, tư lý luận hình thành, động, sáng tạo hoạt động trí óc hoạt động rèn luyện, giáo dục tư tưởng, trị cho phù hợp hiệu Từ khóa: cơng nghệ thơng tin, quản lý, nội trú, sinh viên, ký túc xá Đặt vấn đề Chúng ta sống thời đại có khoa học, cơng nghệ phát triển nhanh chóng, đặc biệt công nghệ thông tin Khoảng cách phát minh lý thuyết với ứng dụng chúng kỹ thuật đời sống ngày rút ngắn Sự phát triển công nghệ thông tin đến mức cho phép triển khai nhiều ứng dụng thực tiễn khoa học, kỹ thuật hoạt động xã hội diễn hàng ngày Nhiều loại công việc trước thực cách khó khăn, ứng dụng công nghệ thông tin trở nên dễ dàng, đơn giản có hiệu cao Phịng Công tác sinh viên Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật - Đại học Đà Nẵng đơn vị quản lý trực tiếp ký túc xá, nâng cấp cải tạo nơi nội trú trở thành khu vực quản lý khép kín, đủ ánh sáng, đủ nước uống nước sinh hoạt ngày Xây dựng ký túc xá kỷ cương, an toàn, đẹp, tạo môi trường lành mạnh cho sinh viên học tập rèn luyện, đầu tư sân chơi, bãi tập, phòng đọc, phịng tự học… Q trình quản lý nội trú cần tổ chức dịch vụ phục vụ cho sinh viên thuận tiện, phù hợp với điều kiện kinh tế sinh viên nhà ăn bảo đảm vệ sinh, an tồn thực phẩm Để làm tốt cơng tác quản lý sinh viên nội trú từ đầu năm học Phòng Công tác sinh viên ứng dụng công nghệ thông tin quản lý nhằm đưa biện pháp, cách thức tổ 122 chức tiến hành đổi công tác quản lý nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác quản lý, cụ thể là: - Thực chủ trương chun mơn hóa số việc phân công nhiệm vụ cho cán bộ, nhân viên phụ trách trực tiếp khu ký túc xá để giải vấn đề liên quan đến công tác sinh hoạt, tự học sinh viên; đảm bảo an ninh trật tự, vệ sinh môi trường khu vực Nội trú - Thực chủ trương xây dựng khu Nội trú “Xanh - Sạch - Đẹp - An toàn - Thân thiện”, tiến hành hoạt động thiết thực tổ chức ngày “Chủ nhật xanh” theo định kỳ, tổ chức xây dựng mơ hình trực tự quản khu ký túc xá - Tiến hành thực mô hình, cách thức quản lý như: cử trưởng phòng, trưởng tầng, cập nhật danh sách ảnh phòng để theo dõi quản lý, giao nhiệm vụ cho đại diện Ban quản lý tầng - Luôn quan tâm đầy đủ đến mặt sinh hoạt, đời sống tinh thần khu ký túc xá - Thường xuyên tổ chức hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao để chào mừng ngày lễ, chủ trì tổ chức thi văn nghệ, thời trang, thi đấu giao lưu môn thể thao bóng đá, bóng chuyền đồn sinh viên - Thường xuyên quan tâm đến công tác biểu dương, khen thưởng, khích lệ sinh viên có kết học tập rèn luyện tốt hình thức trao suất học bổng thông qua việc kêu gọi đơn vị, tổ chức, cá nhân ủng hộ đóng góp - Thực có hiệu mơ hình trực tự quản để tổ chức cho sinh viên, với ý nghĩa nâng cao ý thức tự quản sinh viên việc đảm bảo công tác an ninh trật tự an tồn nhằm nắm bắt, phịng ngừa kịp thời ngăn chặn vi phạm nội quy, người vụ việc khu ký túc xá Ứng dụng công nghệ thông tin để đổi phương thức quản lý Ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác quản lý sinh viên nội trú, tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá công tác sinh viên nội trú, đồng thời nghiên cứu, điều chỉnh nâng định mức mét vng sàn phịng bình qn cho sinh viên nội trú phù hợp với điều kiện Quy hoạch xây dựng theo định hướng phịng người hơn, tăng cường điều kiện phục vụ sinh viên như: phòng sinh hoạt chung, phòng bếp với thiết kế xây dựng lắp đặt hệ thống điện, nước bảo đảm Ngành giáo dục nói chung trường học nói riêng có hội, điều kiện sử dụng thành tựu khoa học công nghệ thông tin để nâng cao hiệu từ việc đổi phương pháp dạy học, cải tiến quản lý nhà trường đến cơng việc, hành chính, văn phịng, nâng cao hiệu loại lao động đơn giản Với Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật, ứng dụng công nghệ thông tin vào việc cải tiến công tác quản lý nhà trường u cầu có tính thời thiết giai đoạn phát triển Trường Hiện nay, việc phân tích khả ứng dụng khả thi, có ý nghĩa thực tiễn cao nhằm cải tiến số khâu công tác quản lý, điều hành công việc Trường với trang bị tin học có có khả thực tế 123 Khu vực nội trú nằm khuôn viên Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật phận lớn Trường Việc ăn nghỉ sinh viên chủ yếu Phịng Cơng tác sinh viên quản lý điều hành Nhưng nay, việc áp dụng cơng nghệ thơng tin q trình quản lý chưa thực dù phần nhỏ Mọi điều hành quản lý công tác nội trú hồn tồn có tính thủ cơng, chậm chạp, thiếu độ tin cậy, thông tin lưu trữ chủ yếu ghi chép thủ công, nhớ lại, truyền đạt miệng Dữ liệu thơng tin cịn thiếu độ tin cậy Hoạt động khu vực nội trú Trường gặp nhiều khó khăn, đầu việc nhiều, đầu việc lại nhóm cán nhân viên quản lý, khơng có mối liên hệ liên tục cập nhật cao Nhân viên quản lý khu vực nội trú vất vả nhiệm vụ mình, họ có nhiều nỗ lực lịng nhiệt tình say mê cơng tác, hiệu chưa cao gặp nhiều khó khăn cơng tác quản lý, thiếu liệu thông tin kịp thời xác Bản chất việc ứng dụng cơng nghệ thông tin công tác quản lý sinh viên nội trú nhằm cải tiến phương thức làm việc khu vực nội trú này, nhằm nâng cao chất lượng nhiệm vụ giao Đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng vào công tác quản lý giúp người sử dụng truy cập nhẹ nhàng, quản lý công việc khoa học, đỡ tốn sức lao động công việc truy cập xuất liệu cần, mục tiêu đưa phần mềm quản lý nội trú Sơ lược phần mềm điều hành khu nội trú Bằng phần mềm quản lý này, phận quản lý tổng hợp thông tin, thống kê số lượng hợp đồng, số lượng sinh viên, tình trạng phịng, lập báo cáo đưa lên Phịng Công tác sinh viên cách dễ dàng nhanh chóng 3.1 Các chức chương trình ứng dụng (1) Quản lý hợp đồng - Kiểm tra hồ sơ sinh viên; - Nhập hợp đồng mới; - Sửa hợp đồng có; - Xóa hợp đồng hết hạn (2) Quản lý sinh viên - Nhập thông tin sinh viên; - Sửa thơng tin sinh viên; - Xóa thơng tin sinh viên (3) Quản lý phịng - Nhập thơng tin phịng; - Sửa thơng tin phịng; - Xóa thơng tin phịng (4) Quản lý nhân viên - Nhập thơng tin nhân viên; - Sửa thơng tin nhân viên; - Xóa thông tin nhân viên 124 (5) Quản lý điện nước - Nhập thông tin điện nước; - Sửa thông tin điện nước; - Xóa thơng tin điện nước; - Lập báo cáo hóa đơn (6) Quản lý hoạt động sinh viên - Nhập thông tin khen thưởng - kỷ luật; - Sửa thông tin khen thưởng - kỷ luật; - Xóa thơng tin khen thưởng - kỷ luật (7) Quản lí thân nhân sinh viên - Nhập thơng tin thân nhân sinh viên; - Sửa thông tin thân nhân sinh viên; - Xóa thơng tin thân nhân sinh viên (8) Quản lý việc thu phí nội trú ký túc xá - Nhập thông tin biên lai - Sửa thông tin biên lai - Xóa thơng tin biên lai (9) Báo cáo thống kê - Báo cáo doanh thu; - Thống kê số hợp đồng; - Thống kê tình trạng phịng; - Thống kê danh sách khen thưởng - kỷ luật; - Thống kê số lượng sinh viên hoàn thành phí nội trú ký túc xá, chưa hồn thành nội trú KTX 3.2 Mơ hình thực thể kết hợp 125 3.3 Mơ hình quan hệ • Tổng hợp thuộc tính khóa - Hợp đồng (mã hợp đồng, mã sinh viên, mã nhân viên, số phòng, ngày lập, ngày bắt đầu, ngày kết thúc) - Sinh viên (mã sinh viên, họ tên, ngày sinh, giới tình, số chứng minh thư nhân dân/căn cước công dân, số điện thoại, lớp) - Phòng (số phòng, mã nhân viên, số lượng sinh viên, tình trạng phịng) - Nhân viên (mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, địa chỉ, chức vụ, số điện thoại) - Hóa đơn (số hóa đơn, mã nhân viên, số phịng, ngày lập, tổng tiền, mã cơng tơ điện, số điện đầu, số điện cuối, mã công-tơ nước, số nước đầu, số nước cuối) - Sổ theo dõi (mã khen thưởng - kỷ luật, tên khen thưởng - kỷ luật, mã phịng) - Phí ký túc xá (mã sinh viên, mã phòng, năm học, ngày thu, mã biên lai, số tiền) - Thân nhân (mã sinh viên, họ tên, mối quan hệ, số điện thoại, địa chỉ, giới tính) 3.4 Sơ đồ quan hệ Ngơn ngữ chương trình thể bảng thoại dễ hiểu, người sử dụng không lúng túng nhập số liệu Các liệu chuyển đổi theo cấu trúc tiếng Việt Nam cách viết cách đọc Vì vậy, việc vận chuyển chương trình hồn tồn dễ dàng, đơn giản Chương trình xây dựng dựa sở liệu Phịng Cơng tác sinh viên Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật cung cấp Phần mềm tự động đánh số lượt phòng sử dụng tiện lợi cho việc thống kê lưu lượng phòng nghỉ khu nội trú Trường Công việc truy cập thông tin thể theo u cầu Phịng Cơng tác sinh viên dựa bước công việc cụ thể quản lý điều hành trực tiếp việc lưu trú 126 Trong phần mềm này, chưa có ý định đề cập giải tồn đọng theo yêu cầu quản lý cấp Trường Tuy nhiên, số vấn đề tổng quát tình hình quản lý cơng tác lưu trú khu ký túc xá, cố gắng giải thỏa đáng Kết nghiên cứu Những đóng góp việc ứng dụng công nghệ thông tin việc đổi phương thức quản lý sinh viên nội trú - Một là, cho thấy vai trò chủ đạo tâm Phịng Cơng tác sinh viên công tác đạo ứng dụng công nghệ thông tin quản lý nhằm cải cách việc đổi phương thức quản lý sinh viên nội trú - Hai là, thống định dạng tin học hệ thống biểu mẫu thống kê báo cáo để tiến tới quản lý sinh viên nội trú theo hướng chuyên nghiệp hóa - Ba là, số liệu lưu trữ lâu dài tra cứu thuận tiện dễ dàng, rút ngắn thời gian tổng hợp báo cáo thống kê,… - Bốn là, bước đầu giới thiệu mơ hình quản lý sinh viên nội trú công nghệ thông tin Ý nghĩa khoa học thực tiễn Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý, rút nhiều học quý báu công tác triển khai ứng dụng cơng nghệ thơng tin, là: - Phải có tâm cao quán đạo thực lãnh đạo cấp nhằm đổi tư quản lý để nâng tầm quản lý sinh viên nội trú lên bước phát triển - Phải có đầu tư thích đáng đồng hạ tầng sở vật chất như: máy tính, hệ thống mạng, phần mềm chuyên dụng - Về đào tạo người, phải tăng cường tập huấn cho tất cán công chức viên chức quản lý sinh viên nội trú sử dụng máy tính sử dụng phần mềm - Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý, phục vụ sinh viên nội trú việc làm cần thiết việc lưu giữ hồ sơ sinh viên nội trú đảm bảo an ninh, an toàn ký túc xá kịp thời hỗ trợ sinh viên mặt Phần mềm quản lý nội trú dành cho phận hỗ trợ sinh viên gồm chức sau: quản lý hồ sơ sinh viên dạng số hóa; quản lý việc đăng ký, tiếp nhận sinh viên vào đầu năm học đầu học kỳ, quản lý phòng sinh viên, quản lý thông tin vào cổng sinh viên; báo cáo thống kê sinh viên lưu trú theo học kỳ, năm học; lưu trữ liệu sinh viên nội trú, kể sinh viên trường nhiều năm; quản lý sở vật chất; quản lý điểm chấm phòng ở, Lắp hệ thống camera an ninh toàn khu vực ký túc xá nhằm kiểm soát việc vào cổng chính, vào tầng nhà, bãi gửi xe nơi tự học sinh viên Đối với khu vực giữ xe, Nhà trường cần tăng cường lắp đặt camera sử dụng hệ thống thẻ gửi xe thông minh Trong thời gian tới, phần mềm quản trị điện tử giúp sinh viên đăng ký trực tuyến để lựa chọn vị trí giường, chọn phịng theo mong muốn mà không cần phải đến trực tiếp ký túc xá Bên cạnh đó, phần mềm giúp em đánh giá, góp ý cơng tác quản lý, xếp hạng ký túc xá, từ giúp cho Nhà trường có điều chỉnh, đổi phù hợp đáp ứng yêu cầu sinh viên góp phần nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực xu hội nhập 127 Kết luận Ứng dụng công nghệ thông tin ngành Giáo dục nói chung quản lý sinh viên nội trú nói riêng nhu cầu cấp bách, địi hỏi có quan tâm cấp lãnh đạo, đặc biệt người đứng đầu đơn vị, đồng thời đòi hỏi đầu tư thích hợp ngang với yêu cầu phát triển, để ngành Giáo dục không bị tụt hậu, phát triển ngang tầm với nước tiên tiến khu vực Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý sinh viên nội trú việc làm thiết thực giúp nâng cao lực quản lý điều hành quản lý, góp phần nâng cao chất lượng đào tào, phục vụ sinh viên nội trú, góp phần đổi tư quản lý để nâng tầm quản lý lên bước phát triển Với vị trí địa lý thuận lợi, với trang thiết bị hoàn chỉnh, hệ thống quản lý an ninh chặt chẽ, quản lý theo phương thức đại, đội ngũ nhân viên trẻ trung, động cầu tiến, Phịng Cơng tác sinh viên Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật cố gắng nhiều để phát triển hồn chỉnh mơ hình quản lý nội trú theo phương thức tảng ứng dụng triệt để công nghệ thông tin việc quản lý điều hành với phương châm “phong cách - nội trú mới” sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm với đồng nghiệp khả hiểu biết với mong muốn sinh viên Việt Nam phục vụ, giáo dục, chăm sóc tốt môi trường nội trú Thực tốt công tác phục vụ sinh viên sinh viên nội trú tiếp cận với mơ hình đào tạo phát triển cá nhân nhằm tạo mơi trường an tồn để rèn luyện, nâng cao nhận thức trí tuệ, tư tưởng, kỹ nghề nghiệp thể chất Mơ hình giúp xây dựng mơi trường sống văn hóa tri thức thể lực, với nhiều hoạt động thu hút sinh viên tham gia, hoạt động phát triển kỹ năng, hoạt động xã hội, hoạt động văn hóa - văn nghệ - thể thao, tư vấn tâm lý, hoạt động hướng nghiệp Ký túc xá ngồi việc đóng vai trị “nơi cư trú” cho sinh viên phải chung vai, chung sức với đơn vị chức Nhà trường bổ sung kiến thức, kỹ thiếu sinh viên để làm giàu thêm hành trang nghề nghiệp cho sinh viên trường Tài liệu tham khảo Hội Tin học Việt Nam, Tin học sống Qch Tuấn Ngọc, Chương trình chuyển giao cơng nghệ thơng tin, Trường Đại học Bách khoa Hà Nội Quách Tuấn Ngọc, Cộng nghệ Giảng dạy, Công nghệ học tập, Công nghệ quản lý giáo dục, Trường Đại học Bách khoa Hà Nội 128 ... mơ hình quản lý sinh viên nội trú công nghệ thông tin Ý nghĩa khoa học thực tiễn Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý, rút nhiều học quý báu công tác triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, là:... cán công chức viên chức quản lý sinh viên nội trú sử dụng máy tính sử dụng phần mềm - Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý, phục vụ sinh viên nội trú việc làm cần thiết việc lưu giữ hồ sơ sinh viên. .. nhận sinh viên vào đầu năm học đầu học kỳ, quản lý phòng sinh viên, quản lý thông tin vào cổng sinh viên; báo cáo thống kê sinh viên lưu trú theo học kỳ, năm học; lưu trữ liệu sinh viên nội trú,