LUẬN VĂN: CÔNG TY SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TMC VÀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG pot

LUẬN VĂN: CÔNG TY SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TMC VÀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG LỜI NÓI ĐẦU Sau một thời gian học tập trên ghế nhà trường, nhằm tạo điều kiện cho sinh viên làm quen với thực tế, có được cái nhìn tổng hợp, giúp cho sinh viên hạn chế được sự bỡ ngỡ khi ra trường, hàng năm trường Kinh tế quốc dân có tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ sở theo nội dung ngành nghề đào tạo. Đây là điều kiện thuận lợi giúp sinh viên phát huy được năng lực bản thân cũng như khả năng áp dụng lý thuyết được trang bị ở trường vào thực tế. Là một sinh viên khoa Tin học kinh tế, em cũng như các bạn đã được nhà trường bố trí thời gian thực tập theo đúng chuyên ngành của mình là các công việc liên quan đến tin học ứng dụng trong các hoạt động kinh tế. Trong những năm gần đây, nền CNTT nước ta cũng đã có phát triển trên mọi lĩnh vực trong cuộc sống cũng như trong lĩnh vực quản lý xã hội khác. Một trong những lĩnh vực mà máy tính được sử dụng nhiều nhất là các hệ thống thông tin quản lý nói chung và hệ thống quản lý bán hàng nói riêng Từ nhu cầu nêu trên, trong thời gian thực tập tốt nghiệp em đã sử dụng vốn kiến thức ít ỏi của mình tìm hiểu và phân tích bài toán quản lý bán hàng. Nó chỉ mang tính chất thử nghiệm để học hỏi, trao đổi kinh nghiệm và làm quen với thực tế và để tự đánh giá khả năng của mình sau một thời gian học tập tại trường. Chương I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TMC VÀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG 1.1 Giới thiệu về Công ty sản xuất và thương mại TMC 1.1.1 Chức năng nhiệm vụ của công ty Công ty Sản xuất và Thương mại TMC là một công ty chuyên sản xuất và bán các loại tranh đá quý được quyết định thành lập vào tháng 4 năm 2002. Nhận thấy chất lượng cuộc sống của người dân ngày càng được nâng cao, nhu cầu về các mặt hàng cao cấp, nhất là các mặt hàng mang tính nghệ thuật cũng vì thế mà tăng lên. Do đó, vào tháng 4 năm 2002 công ty sản xuất và thương mại TMC đã được ký quyết định thành lập. Đây là một công ty gia đình với người đứng đầu là ông Đặng Văn Thắng và các thành viên trong dòng họ của mình cùng góp vốn. Mục đích và phương hướng kinh doanh của công ty là sản xuất và kinh doanh các loại tranh làm từ đá quý cung cấp chủ yếu cho thị trường Hà Nội và một số tỉnh lân cận. Tên giao dịch của công ty: Công ty sản xuất và thương mại TMC. Tên viết tắt: TMC Địa chỉ: 354 Lĩnh Nam, Hoàng Mai, Hà Nội. Điện thoại: 046.432.465 Chức năng và nhiệm vụ chính của công ty là sản xuất và cung cấp các loại tranh đá quý ra thị trường. 1.1. 2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Qua khảo sát thực tế, cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm 1 Giám đốc, 1 Phó Giám đốc, 4 phòng : Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, Phòng Nhân sự và một xưởng sản xuất. Giám đốc là người quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thông quan Phó Giám đốc. Ngoài ra Giám đốc còn trực tiếp quản lý Phòng nhân sự của Công ty. Phó giám đốc là người điều hành các hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước giám đốc về hiệu quả của các hoạt động đó. Chức năng chính của các phòng:  Phòng Kinh doanh:  Tiếp nhận các đơn đặt hàng và giải quyết các đơn đặt hàng.  Vạch ra các kế hoạch, chiến lược kinh doanh.  Quản lý toàn bộ các hoạt động kinh doanh của công ty.  Phòng Kế toán:  Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thanh toán theo quy định của Nhà nước.  Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu, chi tài chính, quỹ tiền lương. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM Đ ỐC PHÒNG KINH DOAN H PHÒNG K Ế TOÁN XƯỞNG S ẢN XU ẤT PHÒNG NHÂN S Ự  Tổng hợp, lưu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toán kế toán, quyết toán và các báo cáo theo quy định.  Thực hiện các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo quy định.  Thực hiện nghiệp vụ thanh toán.  Chấp hành chế độ báo cáo, thống kê và kiểm tra chuyên đề.  Phòng Nhân sự  Tuyển dụng nhân sự cho công ty  Quản lý hồ sơ của các nhân viên trong công ty  Quản lý khen thưởng, kỷ luật  Xưởng sản xuất  Chịu trách nhiệm về kỹ thuật của các loại tranh được sản xuất.  Sản xuất các loại tranh bán ra thị trường. 1.1.3 Bài toán Quản lý bán hàng tại công ty Đây là một công ty sản xuất và kinh doanh, do đó việc giải quyết tốt bài toán Quản lý bán hàng là một công việc mang tính quyết định đối với công ty. Hoạt động bán hàng của công ty được diễn ra khi khách hàng có đơn đặt hàng về một loại tranh nào đó của công ty. Khách hàng có thể tuỳ chọn chủ đề, kích cỡ của tranh theo ý của mình hoặc lựa chọn tại catalogue của công ty. Ngoài ra, tại phòng trưng bày của công ty có sẵn các chủng loại tranh theo chủ đề, theo kích cỡ để khách hàng có thể tuỳ chọn. Nếu khách hàng muốn đặt hàng một bức tranh với chủ đề và kích cỡ mà công ty chưa có, khách hàng có thể đặt hàng và thống nhất thời gian với công ty để xưởng sản xuất thực hiện. Khi giao hàng, nếu khách hàng chấp nhận các tiêu chuẩn đúng với mong muốn thì sẽ tiến hành thanh toán tiền với bộ phận thanh toán của công ty. Hiện nay công việc quản lý bán hàng của công ty được thực hiện bằng phương pháp thủ công dẫn đến những bất cập như:  Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo.  Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến những sai sót.  Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài.  Lưu trữ thông tin khó, dễ bị lộ.  Thông tin thường được lưu trữ trên giấy nên gây lãng phí lớn.  Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng được các yêu cầu lớn hơn đặt ra. Bài toán đặt ra cho công ty là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lý các hoạt động liên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở các cách thức hoạt động và quy tắc làm việc của đơn vị. Hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vấn đề nêu trên, phù hợp với điều kiện của công ty. 1.2 Thực trạng tin học hóa tại công ty sản xuất và thương mại TMC 1.2.1 Kế hoạch tin học hoá của công ty Hiện nay công ty đang có kế hoạch mở rộng các hoạt động sản xuất và kinh doanh, mở thêm một số chi nhánh trên địa bàn Hà Nội và tiến tới việc đặt chi nhánh tại các tỉnh khác. Do đó bài toán Quản lý bán hàng của công ty ngày càng trở nên phức tạp hơn. Lý do này khiến công ty phải tìm một công cụ quản lý bán hàng hiệu quả hơn. Trong thời đại ngày nay, việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào các hoạt động sản xuất kinh doanh càng ngày càng phổ biến và mang tính sống còn. Điều này đặt ra cho công ty một yêu cầu cấp bách là phải có kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của mình, trong đó có công tác quản lý bán hàng. Theo ban lãnh đạo của công ty, hiện nay công ty đã có kế hoạch cụ thể cho việc tin học hoá cho một số hoạt động của công ty để tạo tiền đề cho việc mở rộng sản xuất kinh doanh. Theo đó, công ty sẽ dự định dành 30% lợi nhuận của năm tới để thực hiện kế hoạch tin học hoá và dành 5% lợi nhuận của các năm tiếp theo để bảo trì và nâng cấp cho hệ thống thông tin của công ty. Ngoài ra công ty sẽ tuyển thêm một số nhân viên có trình độ tin học cao để bố trí vào các công việc liên quan đến tin học sau này. 1.2.2 Thực trạng ứng dụng Công nghệ thông tin trong các nghiệp vụ bán hàng của công ty. Hiện nay Công ty Sản xuất và Thương mại TMC chưa ứng dụng Công nghệ thông tin vào các quy trình quản lý của mình. Đây là một công ty nhỏ, hoạt động theo phương thức tự sản xuất và bán hàng của mình, do đó còn quản lý theo phương thức thủ công. Nhất là trong công tác quản lý bán hàng của công ty còn quản lý thủ công thuần tuý khiến cho công việc cồng kềnh và không được khoa học cũng như dễ nhầm lẫn. Chính điều đó đôi khi làm cho việc quản lý của công ty không đạt được hiệu quả như mong muốn. Mặc dù đã cố gắng để khắc phục các yếu điểm đó nhưng do đó là khó khăn khách quan của việc quản lý thủ công nói chung nên cũng không mang lại nhiều hiệu quả. Để khắc phục một cách triệt để các khó khăn đó, công ty cần phải xây dựng một hệ thống bán hàng có khoa học, áp dụng các tiến bộ của khoa học công nghệ ngày nay. 1.3 Giải pháp tin học hóa cho bài toán quản lý bán hàng 1.3.1 Các giải pháp cho bài toán quản lý bán hàng tại công ty TMC. Trong nền kinh tế nhiều thành phần ngày nay thì quản lý bán hàng càng mang tính quyết định chính trong hiệu quả kinh doanh. Vì vậy việc ra đời những bài toán quản lý nói chung và quản lý bán hàng nói riêng là một điều tất yếu khách quan. Với thực trạng của công ty hiện nay có thể đề xuất một số giải pháp nhằm thực hiện tốt công tác quản lý bán hàng: Thứ nhất: Tuyển dụng các cán bộ đã có sẵn trình độ, kinh nghiệm vào làm việc cũng như tăng cường cử các nhân viên đang đảm nhiệm công tác quản lý bán hàng đi học các lớp đào tạo nâng cao về nghiệp vụ, chuyên ngành để nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc. Thứ hai: Công ty cần có ý thức và dành các khoản đầu tư thích đáng cho công nghệ tin học, mua sắm cho quỹ các máy vi tính và phần mềm tương ứng để ứng dụng và khai thác chúng phục vụ cho hoạt động quản lý nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả hoạt động. Việc ứng dụng máy tính cho phép một mặt giảm thiểu các sai sót thủ công trong việc hạch toán kế toán và thời gian lập các loại báo cáo, mặt khác giúp cho Giám đốc có thêm một công cụ phân tích, xử lý dữ liệu phục vụ cho công tác hoạch định, lên kế hoạch, quản lý, giám sát, theo dõi và dự báo về mọi mặt của lĩnh vực hoạt động. Có thể nói rằng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc quản lý thủ công không còn phù hợp nữa. Hệ thống quản lý theo phương pháp thủ công có rất nhiều yếu kém: Thông tin về đối tượng quản lý nghèo nàn, lạc hậu, không thường xuyên cập nhật. Việc lưu trữ bảo quản khó khăn, thông tin lưu trữ trong đơn vị không nhất quán, dễ bị trùng lặp giữa các bộ phận. Đặc biệt mất nhiều thời gian, công sức để thống kê, phân tích, đưa ra các thông tin phục vụ việc ra quyết định. Do đó, việc sử dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ. Các bài toán quản lý được đưa vào máy tính ngày càng được tối ưu hoá, giảm được thời gian cũng như chi phí cho quá trình xử lý, mang lại hiệu quả lớn cho kinh doanh. Từ những nguyên nhân đó, công ty cần phải xây dựng một hệ thống Quản lý bán hàng thống nhất và đồng bộ nhằm tối ưu hoá công tác quản lý bán hàng của mình. 1.3.2 Các yêu cầu về mặt chức năng Hệ thống được xây dựng cần phải đảm bảo các chức năng sau:  Quản lý một cách khoa học các hàng hoá trong kho  Quản lý các loại hàng xuất, thời gian xuất hàng  Quản lý các đơn hàng  Quản lý các khách hàng.  Đưa ra các báo cáo thống kê theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo 1.3.3 Các yêu cầu về cơ sở công nghệ  Sử dụng các công nghệ tin học tiên tiến hiện nay.  Sử dụng các ngôn ngữ lập trình bậc cao nhằm giúp cho người dùng dễ dàng trong việc sử dụng các chức năng của chương trình.  Thiết kế giao diện khoa học, thân thiện người dùng. Có rất nhiều các ngôn ngữ lập trình hiện nay cho phép người sử dụng thiết kế giao diện một cách dễ dàng, một trong những ngôn ngữ đó là Visual Basic.  Sử dụng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu có tính bảo mật, quản lý tốt các dữ liệu của công ty. Hiện nay có rất nhiều các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau như SQL Server, MySQL, Oracle, MS. Access…  Đảm bảo hệ thống có thể sử dụng trong một thời gian dài mà không bị lỗi thời về mặt công nghệ. 1.3.4 Lợi ích mà hệ thống có thể mang lại  Giúp công ty có thể quản lý công tác quản lý bán hàng một cách khoa học và chính xác.  Giảm thiểu về mặt thời gian và nhân lực vào việc quản lý bán hàng.  Phù hợp với xu thế ngày càng tiến lên của thế giới Chương II CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG 2.1 Tổng quan về phần mềm và các khái niệm 2.1.1 Phần mềm và phần mềm ứng dụng.  Phần mềm Phần mềm (software) là một tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định nhằm tự động thực hiện một số chức năng hoặc giải quyết một bài toán nào đó. Phần mềm là tổng thể bao gồm 3 bộ phận:  Các chương trình máy tính  Các kiểu cấu trúc dữ liệu  Các tài liệu hướng dẫn sử dụng  Phần mềm ứng dụng Là một loại chương trình có khả năng làm cho máy tính thực hiện trực tiếp một công việc nào đó người dùng muốn thực hiện. Điều này khác với phần mềm hệ thống tích hợp các chức năng của máy tính, nhưng có thể không trực tiếp thực hiện một tác vụ nào có ích cho người dùng. Các phần mềm ứng dụng thường được gom lại thành bộ phần mềm. Các phần mềm riêng biệt trong bộ phần mềm thường có giao diện và tính năng tương tự làm người dùng dễ dàng học và sử dụng. Và các phần mềm này thường tương tác được với nhau để đem lại lợi ích cho người dùng. 2.1.2 Các khái niệm liên quan  Công nghệ phần mềm Công nghệ phần mềm là những quy tắc công nghệ (engineering discipline) có liên quan đến tất cả các khía cạnh của quá trình sản xuất phần mềm. Các kỹ sư phần mềm nên tuân theo một phương pháp luận có hệ thống [...]... tiếp nhận sản phẩm của công đoạn đứng ngay trước nó như các dữ liệu đầu vào Vì vậy chất lượng phần mềm phụ thuộc đồng thời vào tất cả các công đoạn chứ không chỉ phụ thuộc vào công đoạn trực tiếp mà nó đang thực hiện 2.2.2 Các quy trình cụ thể  Quy trình 1: Xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm  Mục đích Mục đích của quy trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm là tiến hành gặp gỡ khách hàng, khởi.. .và có tổ chức trong công việc của họ Đồng thời, họ nên sử dụng các công cụ và kỹ thuật thích hợp với vấn đề cần giải quyết, các ràng buộc và tài nguyên sẵn có Công nghệ phần mềm là tổng thể bao gồm 3 thành phần: Phương pháp, công cụ và các thủ tục, giúp cho các kỹ sư phần mềm có nền tảng định hướng trong quá trình thiết kế và giúp cho người quản lý dự án nắm được quy trình các bước để quản lý dự... ràng và những thay đổi sẽ được giới hạn một cách rõ ràng trong suốt quá trình thiết kế Chúng ta lần lượt xem xét các công đoạn của mô hình:  Công nghệ hệ thống Đây là phương pháp luận tổng quát phân tích và sản xuất một phần mềm với yêu cầu phải đánh giá 1 cách toàn diện tất cả các tác động và ảnh hướng của phần mềm và chức năng hệ thống hiện diện ở mọi công đoạn tiếp theo  Phân tích Mục đích của công. .. đồng phần mềm và tiến tới ký kết hợp đồng phần mềm  Các dấu hiệu Quy trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau đây:  Soạn thảo và ký kết hợp đồng phần mềm  Theo dõi thực hiện hợp đồng phần mêm  Thanh toán, thanh lý hợp đồng phần mềm  Lưu đồ Bắt đầu Đề xuất HĐPM Sai Kiểm tra Đúng Lập giải pháp Soạn thảo HĐPM Theo dõi thực hiện Thanh toán, thanh lý hợp đồng Hồ... khai là quy trình cuối cùng trong công đoạn sản xuất phần mềm công nghiệp Mục đích của công đoạn này là cài đặt phần mềm cho khách hàng, đào tạo sử dụng và bàn giao cho khách hàng  Các dấu hiệu Quy trình triển khai trong công nghệ phần mềm được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau:  Cài đặt máy chủ  Cài đặt máy trạm  Đào tạo sử dụng  Lập biên bản bàn giao cho khách hàng  Lưu đồ Bắt đầu Lập kế hoạch... Xây dựng và quản lý h.đồng P.mềm Xác định yêu cầu người sử dụng Thiết kế phần mềm Lập trình Test phần mềm Triển khai Hợp đồng phần mềm Hồ sơ xác định yêu cầu sử dụng Hồ sơ thiết kế Phần mềm Phần mềm hoàn thiện Biên bản cài dặt cho k .hàng Hình 5: Các công đoạn xây dựng và phát triển phần mềm Các quy trình trong công nghệ phần mềm có mối liên quan mật thiết với nhau và đều theo một nguyên tắc công đoạn... năng : Bán hàng  Dòng dữ liệu Hoá đơn bán hàng  Kho dữ liệu Hàng hoá Tác nhân bên ngoài Thanh toán  Tác nhân bên trong Lãnh đạo Hình 14: Các ký pháp trong sơ đồ DFD Lưu ý : Các mũi tên liền chỉ dòng thông tin cầu Các mũi tên gián đoạn ……  chỉ dòng thông tin cung 2.5 Phương pháp luận về thiết kế hệ thống thông tin 2.5.1 Nguyên tắc thiết kế vật lý ngoài Theo Joseph Dusmas thì thiết kế vật lý ngoài... dữ liệu luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý  Quy ước đối với việc phân rã DFD  Thông thường một xử lý mà lô gíc xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp  Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD  Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã  Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD... việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ  Các ký pháp sử dụng trong sơ đồ IFD  Xử lý Thủ công Giao tác người-máy Tin học hoá hoàn toàn  Kho dữ liệu Thủ công Tin học hoá  Dòng thông tin Tài liệu  Điều khiển Hình 13: Các ký pháp trong sơ đồ IFD  Sơ đồ luồng dữ liệu DFD :  Khái niệm Là sự biểu diễn bằng sơ đồ sự vận động của dữ liệu và có liên quan đến nguồn, đích, xử lý và kho... Phương pháp luận về công cụ thực hiện đề tài 2.6.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Khi thiết kế hệ thống thông tin hay thiết kế phần mềm, việc lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu là rất quan trọng Đối với lập trình viên mà nói, khi lựa chọn một hệ quản trị cơ sở dữ liệu để dựa vào đó viết những ứng dụng cơ sở dữ liệu (Database application), người ta thường chú ý đến khả năng, mức độ tiện dụng và các lĩnh . VỀ CÔNG TY SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TMC VÀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG 1.1 Giới thiệu về Công ty sản xuất và thương mại TMC 1.1.1 Chức năng nhiệm vụ của công ty Công ty Sản xuất và Thương mại. sản xuất  Chịu trách nhiệm về kỹ thuật của các loại tranh được sản xuất.  Sản xuất các loại tranh bán ra thị trường. 1.1.3 Bài toán Quản lý bán hàng tại công ty Đây là một công ty sản xuất. phương thức tự sản xuất và bán hàng của mình, do đó còn quản lý theo phương thức thủ công. Nhất là trong công tác quản lý bán hàng của công ty còn quản lý thủ công thuần tuý khiến cho công việc