2.6.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Khi thiết kế hệ thống thông tin hay thiết kế phần mềm, việc lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu là rất quan trọng. Đối với lập trình viên mà nói, khi lựa chọn một hệ quản trị cơ sở dữ liệu để dựa vào đó viết những ứng dụng cơ sở dữ liệu (Database application), người ta thường chú ý đến khả năng, mức độ tiện dụng và các lĩnh vực chuyên sâu của bản thân hệ quản trị cơ sở dữ liệu đồng thời chú ý đến tính tương thích của nó với phần cứng hiện có cũng như với các phần mềm mà khách hàng đang thường xuyên sử dụng.
Ngày nay, có rất nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau như Oracle, MySQL, SQL Server, Foxpro, Microsoft Access…Trong khuôn khổ hạn chế của đề tài cũng như kiến thức đã học của bản thân em xin đề xuất lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS Access.
Microsoft Access là một phần trong bộ phần mềm Microsoft Office nổi tiếng của hãng Microsoft. Có thể xem sự ra đời của Microsoft Office gắn mật thiết với sự ra đời và phát triển của hệ điều hành Windows. Vì thế mà những đối tượng thuộc giao diện như thực đơn, thanh công cụ (toolbars) và các hộp thoại đều rất tương tự như các ứng dụng khác của Office mà phần lớn người dùng máy tính đều đã quen thuộc. Trên cơ sở cấu trúc dữ liệu quan hệ, MS Access cung cấp cho người dùng giao diện thân thiện cũng như các thao tác đơn giản, trực quan nhất trong việc xây dựng và quản trị cơ sở dữ liệu cũng như xây dựng các ứng dụng cơ sở dữ liệu. Việc trao đổi (nhập/xuất) dữ liệu giữa Access và các ứng dụng khác trong môi trường Windows như Excel, Word, Visual FoxPro, SQL Server… cũng rất thuận tiện.
Access có nhiều chức năng để đáp ứng những nhu cầu khác nhau về cơ sở dữ liệu. Lập trình viên có thể dùng Access để phát triển 6 kiểu ứng dụng phổ biến nhất đó là:
Ứng dụng cá nhân.
Ứng dụng cho doanh nghiệp nhỏ.
Ứng dụng trong nội bộ từng phòng ban. Ứng dụng cho toàn công ty.
Ứng dụng ở tuyến trước (front-end) cho các cơ sở dữ liệu theo mô hình khách/chủ trên phạm vi toàn doanh nghiệp. Ứng dụng trên mạng nội bộ của một cơ quan (Intranet) và
mạng Internet.
Các thành phần chính của một cơ sở dữ liệu Access
Bảng (Table) :
Là thành phần cơ sở của tập tin cơ sở dữ liệu Access. Nó được dùng để lưu trữ dữ liệu của cơ sở dữ liệu. Các thành phần của bảng gồm có:
Cột (Column) hay trường (Field). Dòng (Row.
Khóa chính (Primary Key. Khóa ngoại lai (Foreign Key. Truy vấn (Query) :
Là công cụ cho phép người sử dụng dùng ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL hoặc công cụ truy vấn bằng QBE để thực hiện các truy vấn trích rút, chọn lựa dữ liệu hoặc cập nhật dữ liệu (thêm, sửa, xóa) trên các bảng.
Mẫu biểu (Form) :
Form cho phép người sử dụng xây dựng trên các màn hình dùng để cập nhật hoặc xem dữ liệu lưu trong các bảng, ngoài ra cũng cho phép người sử dụng tạo ra các hộp thoại. Form dùng để tổ chức cập nhật dữ liệu cho các bảng và thiết kế giao diện chương trình.
Báo cáo (Report)
Report cho phép tạo ra các kết xuất từ các cơ sở đã lưu trong các bảng, sau đó sắp xếp và định dạng theo một khuôn dạng cho trước và từ đó có thể
xuất báo cáo ra màn hình hoặc máy in. Report là một công cụ tuyệt vời phục vụ việc in ấn, nó cung cấp các khả năng:
In dữ liệu dưới dạng bảng. In dữ liệu dưới dạng biểu. Sắp xếp dữ liệu trước khi in.
Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu tới 10 cấp.
In dữ liệu của nhiều bảng có quan hệ trên một báo cáo. Lệnh gộp (Macro)
Macro bao gồm một dãy các hành động (actions) dùng để tự động hóa một loạt các thao tác.
Các Module
Đó là nơi chứa các hàm, thủ tục. Các module sử dụng các hàm và thủ tục để thực hiện một số hành động phức tạp nào đó mà không thể làm bằng Macro hay thực hiện những nhiệm vụ đặc biệt phức tạp.
2.6.2 Ngôn ngữ lập trình
Việc thiết kế các giao diện và các xử lý cho chương trình sao cho vừa đơn giản, dễ sử dụng lại vừa đáp ứng được các yêu cầu của người sử dụng về mặt chức năng là một vấn đề quan trọng hàng đầu đối với các lập trình viên. Ngày nay có rất nhiều ngôn ngữ lập trình bậc cao có thể đáp ứng được các yêu cầu đó. Một trong những ngôn ngữ được sử dụng phổ biến nhất hiện nay là Microsoft Visual Basic ( VB).
Ngôn ngữ lập trình Visual Basic (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Visual Basic là một ngôn ngữ lập trình bậc cao dùng để xây dựng các trình ứng dụng chạy trong Microsoft Windows. Với VB người lập trình có thể dùng bộ phận thiết kế màn hình để tạo nên các nội dung cho một cửa sổ, chọn các đối tượng điều khiển (các nút bấm, các listbox...) từ một hộp công cụ (toolbox) và đưa chúng vào trong thiết kế. VB ứng dụng phương pháp lập trình hướng sự kiện. Các thủ tục sẽ chạy khi bạn chọn dùng nút bấm hoặc một đôí tượng điều khiển khác.
VB là ngôn ngữ lập trình có thể dùng cho Microsoft Access, hay là bất cứ thành viên nào trong bộ phần mềm Microsoft Office. Đây là ngôn ngữ lập trình được sử dụng để phát triển các phần mềm ứng dụng. Nó có nhiều tính ưu việt hơn so với các ngôn ngữ khác ở chỗ tiết kiệm thời gian và công sức khi xây dựng ứng dụng. VB gắn liền với khái niệm lập trình trực quan nghĩa là trong khi thiết kế chương trình, ta được nhìn thấy kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. Đây là điểm mạnh của VB so với các ngôn ngữ khác. Trong khi thiết kế, lập trình viên có thể dễ dàng chỉnh sửa màu sắc, kích thước, hình dáng của các đối tượng có mặt trong ứng dụng. Một trong những tính năng thường được sử dụng của VBchính là kỹ thuật lập trình truy cập cơ sở dữ liệu.
Visual Basic thực sự thích hợp cho các ứng dụng vừa và nhỏ, giúp giải quyết các bài toán quản lý đơn giản.
Các thành phần chính của Visual Basic :
Form( mẫu biểu)
Form là biểu mẫu của mỗi ứng dụng trong Visual Basic. Form dùng để định vị và sắp xếp các bộ phận trên nó khi thiết kế các thành phần giao tiếp với người dùng.
Properties Windows (cửa sổ thuộc tính):
Properties Windows là nơi chứa danh sách các thuộc tính của một đối tượng cụ thể. Các thuộc tính này có thể thay đổi được để phù hợp với yêu cầu về giao diện của các chương trình ứng dụng.
Tools Box (Hộp công cụ)
Bản thân hộp công cụ này chỉ chứa các biểu tượng biểu thị cho các điều khiển mà ta có thể bổ sung vào biểu mẫu, là bảng chứa các đối tượng được định nghĩa sẵn của Visual Basic. Các đối tượng này được sử dụng trong Form để tạo thành giao diện cho các chương trình ứng dụng của Visual Basic.
Project Explorer( Cửa sổ dự án)
Do các ứng dụng Visual Basic thường dùng chung mã hoặc các Form đã tùy biến trước đó, nên Visual Basic tổ chức các ứng dụng thành các Project. Mỗi Project có thể có nhiều Form và mã kích hoạt các điều khiển trên một Form sẽ được lưu trữ chung với Form đó trong các tập tin riêng biệt. Project Explorer quản lý tất cả các Form và các Module chung, tạo nên các ứng dụng.
Data Controls (Điều khiển dữ liệu)
Để sử dụng Data Control ta thiết lập các thuộc tính của nó để có thể kết nối đến cơ sở dữ liệu (Database) và các bảng (Table) trong cơ sở dữ liệu đó. Bản thân Data Controls không hiển thị dữ liệu, nó chỉ hiển thị dữ liệu khi thực hiện kết nối đến cơ sở dữ liệu.
Recordsets:
Sau khi kết nối thành công với cơ sở dữ liệu ta tiến hành truy nhập đến các bản ghi, để thực hiện được việc này, ta sử dụng thuộc tính Recordset. Thuộc tính Recordset của ADODC (Active Data Object Data Control) là một đối tượng được sử dụng để truy nhập đến các bản ghi từ bảng hoặc truy vấn.
Đối tượng Recordset thực hiện các thao tác: Thêm bản ghi.
Sửa đổi bản ghi. Xóa bản ghi.
Module lớp (Class Module)
Module lớp là nền tảng của lập trình hướng đối tượng trong Visual Basic, nó bao gồm nhóm các đối tượng có cùng thuộc tính, có chung hành vi và có chung mối quan hệ.
Những module lớp thì không bao giờ được gọi trực tiếp. Để sử dụng một lớp, ta phải tạo đối tượng từ lớp thông qua lệnh New.
Chương III
XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TMC
3.1 Khảo sát hệ thống thông tin tại công ty
3.1.1 Đối tượng, phạm vi và phương pháp khảo sát.
Trong quá trình phân tích hệ thống thông tin, người ta có các phương pháp thu thập thông tin sau:
Phỏng vấn
Nghiên cứu tài liệu Sử dụng phiếu điều tra Quan sát
Trong thời gian thực tế tại cơ sở thực tập, em đã lựa chọn kết hợp hai phương pháp thu thập thông tin, đó là phương pháp phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu. Đây là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin. Phỏng vấn cho phép thu thập những thông tin được xử lý theo cách khác nhau với mô tả trong tài liệu. Nghiên cứu tài liệu cho phép nghiên cứu kĩ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình trạng của các thông tin đầu vào cũng như đầu ra. Ngoài ra em còn sử dụng phương pháp quan sát nhằm đưa ra những đánh giá chủ quan của bản thân để có những lựa chọn cho phù hợp.
Các đối tượng được khảo sát: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phỏng vấn ông Đặng Văn Thắng, giám đõc công ty để tìm hiểu những mong muốn về hệ thống được xây dựng trên phương diện của người lãnh đạo tổng thể.
Phỏng vấn ông Nguyễn Văn Lý, thủ kho để tìm hiểu cách thức quản lý kho hàng hiện tại và những yêu cầu, đề xuất đối với hệ thống mới.
Phỏng vấn cô Bùi Thị Tuyết, nhân viên bán hàng để tìm hiểu các quy trình bán hàng hiện tại và các mong muốn thay đổi của một nhân viên sẽ trực tiếp làm việc với hệ thống được xây dựng.
Nghiên cứu tài liệu về lịch sử hình thành của công ty, cơ cấu tổ chức cảu công ty. Đồng thời nghiên cứu các mẫu biểu sử dụng trong nghiệp vụ bán hàng của công ty để có những điều chỉnh cho phù hợp.
3.1.2 Các kết quả thu được sau quá trình khảo sát
Sau một thời gian khảo sát thực tế tại cơ sở thực tập, em đã thu thập được những kết quả nhất định. Các kết quả thu được bao gồm:
Bằng phương pháp phỏng vấn rút ra được các kết luận: các bộ phận của công ty từ lãnh đạo đến nhân viên đều mong muốn có một hệ thống quản lý mới khoa học hơn, dễ sử dụng và tốn kém ít nhân lực hơn. Banlãnh đạo công ty còn mong muốn hệ thống được xây dựng phải phù hợp với kế hoạch tin học hoá của công ty.
Bằng phương pháp quan sát rút ra được các kết luận: Việc quản lý bằng thủ công mang lại rất nhiều bất cập như thông tin luân chuyển chậm, tính bảo mật không cao. Khối lượng công việc khá lớn đôi khi gây nên nhầm lẫn và đôi khi gây nên ức chế cho các nhân viên xử lý…
Bằng phương pháp nghiên cứu tài liệu em đã thu thập được một số mẫu biểu được sử dụng trong quy trình bán hàng của công ty như: mẫu thẻ kho, mẫu hoá đơn bán hàng, mẫu báo cáo hàng tồn…
Mẫu thẻ kho Công ty sản xuất và thương mại TMC THẺ KHO Số: ……… Từ ngày……tháng……năm 200… Đến ngày……tháng……năm 200… Mã hàng:………. Tên hàng:……… Tại kho: ……….. STT Ngày phát sinh Số lượng nhập Số lượng xuất Số lượng tồn
…… ……….. ………... ………... ………... …… ……….. ………... ………... ………... …… ……….. ………... ………... ………... …… ……….. ………... ………... ………... …… ……….. ………... ………... ………... …… ……….. ………... ………... ………... …… ……….. ………... ………... ………... Tổng cộng: ………... ………... ………... Thủ kho Người lập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Mẫu phiếu xuất kho
Công ty sản xuất và thương mại TMC 354 Lĩnh Nam,Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày……tháng……năm 200… Mẫu số: 02-VT Theo QĐ:1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của
Bộ Tài Chính
Nợ:………. Số:……… Có:……….
- Họ tên người nhận hàng: ………. - Lý do xuất kho:…….……… - Xuất tại kho:.………....
Số TT
Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã sản phẩm Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 ….. ……… …….. …… ……… ……….. ………… ………. ….. ……… …….. …… ……… ……….. ………… ………. ….. ……… …….. …… ……… ……….. ………… ………. ….. ……… …….. …… ……… ……….. ………… ………. ….. ……… …….. …… ……… ……….. ………… ………. ….. ……… …….. …… ……… ……….. ………… ………. ….. ……… …….. …… ……… ……….. ………… ………. Cộng …….. …… ……… ……….. ………… ………. Cộng thành tiền( viết bằng chữ): ……… ……… Xuất, ngày……tháng……năm 200… Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên)
3.1.3 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) về quy trình nghiệp vụ bán hàng.
Qua khảo sát, quy trình nghiệp vụ của công tác quản lý bán hàng tại công ty có thể được biểu diễn qua sơ đồ IFD sau:
Hình 15: Sơ đồ luồng thông tin IFD Đơn đặt hàng Hoá đơn bán hàng Báo cáo bán hàng Báo cáo tồn kho Phiếu thu Lập hoá đơn bán hàng Lập phiếu thu tiền Lập báo cáo bán hàng Đối chiếu xem xét Hoá đơn bán hàng Phiếu thu tiền Thời điểm Khách hàng Bộ phận bán hàng Bộ phận kho hàng Lãnh đạo công ty Khách hàng đặt hàng Khách hàng nhận hàng và hoá đơn bán hàng Khách hàng thanh toán tiền hàng Cuối kỳ Cân đối công nợ Bảng thống kê công nợ Khách hàng thanh toán công nợ
3.2 Xác định và mô hình hoá các yêu cầu của hệ thống 3.2.1 Xác định các yêu cầu của hệ thống. 3.2.1 Xác định các yêu cầu của hệ thống.
Khi khách hàng gửi đơn đặt hàng đến, bộ phận quản lý bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng và đối chiếu xem lượng hàng trong kho có thoả mãn đơn đặt hàng hay không. Nếu thoả mãn, bộ phận này sẽ lập một hoá đơn bán hàng và phiếu xuất kho gửi cho khách hàng, đồng thời lưu lại đơn đặt hàng và một liên của hoá đơn bán hàng. Khách hàng cầm hoá đơn đặt hàng đến bộ phận quản lý thanh toán.
Bộ phận thanh toán xem xét hoá đơn và đối chiếu với công nợ của khách hàng (nếu có) và thống nhất với khách hàng về phương thức thanh toán. Khi đã thoả thuận xong, bộ phận này lập một phiếu thu, một liên lưu lại và một liên gửi cho khách hàng khi khách hàng đã thanh toán đầy đủ.
Khách hàng cầm phiếu xuất kho đã nhận tại bộ phận quản lý bán hàng đến bộ phận quản lý kho hàng để nhận hàng. Bộ phận kho sau khi xem xét sẽ xuất hàng cho khách hàng đồng thời lưu lại phiếu xuất kho.
Đến định kỳ hoặc khi lãnh đạo yêu cầu lập báo cáo thống kê, bộ phận lên báo cáo có trách nhiệm truy xuất các dữ liệu liên quan, tính toán các chỉ tiêu cần thiết và lập các báo cáo bán hàng thích hợp để gửi cho lãnh đạo. Đồng thời đến định kỳ sẽ gửi báo cáo thống kê công nợ cho khách hàng yêu cầu thanh toán công nợ.
3.2.2 Mô hình hoá các yêu cầu của hệ thống
Các yêu cầu của người sử dụng thường được viết bằng ngôn ngữ tự nhiên để những người không có kiến thức về mặt kỹ thuật có thể hiểu được nó. Tuy nhiên, những yêu cầu hệ thống chi tiết phải được mô hình hoá. Mô hình hoá hệ thống giúp cho người phân tích hiểu rõ các chức năng của hệ thống.Ta có thể sử dụng các mô hình khác nhau để biểu diễn hệ thống từ nhiều khía cạnh khác nhau.
Qua những thông tin đã khảo sát được có thể mô hình hoá chúng bằng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});