Phương pháp luận về thiết kế hệ thống thông tin

2.5.1 Nguyên tắc thiết kế vật lý ngoài

Theo Joseph Dusmas thì thiết kế vật lý ngoài một hệ thống thông tin phải dựa vào 7 nguyên tắc chung sau đây:

1) Đảm bảo rằng người sử dụng luôn đang kiểm soát hệ thống. Có nghĩa là, người sử dụng luôn luôn có thể thông báo cho hệ thống những việc cần thực hiện.

2) Thiết kế hệ thống theo thói quen và kinh nghiệm của người sử dụng

3) Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã được dùng.

4) Che khuất những bộ phận bên trong của các phần mềm và phần cứng tạo thành hệ thống.

5) Cung cấp thông tin tư liệu trên màn hình.

6) Giảm tới mức tối thiểu lượng thông tin mà người dùng phải nhớ trong khi sử dụng hệ thống.

7) Dựa vào những quy tắc đã được chấp nhận về đồ họa, ký họa khi thể hiện thông tin trên màn hình hoặc trên giấy.

Thiết kế vật lý ngoài yêu cầu phân tích viên phải đặt mình vào vị trí của người sử dụng vì hệ thống thông tin sẽ được sử dụng bởi những người có hiểu biết ít nhiều về tin học và sẽ thực hiện một công việc nào đó trong một môi trường riêng.

2.5.2 Nguyên tắc trình bày thông tin trên màn hình

 Những điểm cần chú ý khi thiết kế thông tin ra trên màn hình

 Thông tin ra phải được thiết kế sao cho người sử dụng phải kiểm soát được lượng thông tin ra màn hình. Cần thiết kế thông tin lấp đầy màn hình rồi dừng lại và để người sử dụng chủ động cho tiếp tục hiện thông tin ra hay không? Thiết kế sao cho người

sử dụng có thể lùi về trang trước hoặc xem trang sau bằng các phím ( Up, Down, PageUp, PageDown )

 Thiết kế viên phải cho phép người sử dụng hạn chế khối lượng thông tin hiện ra trên màn hình

 Nguyên tắc thiết kế màn hình khi thiết kế thông tin ra trên màn hình

 Đặt mọi thông tin gắn liền với nhiệm vụ trên cùng một màn hình. Người sử dụng không phải nhớ thông tin từ màn hình này sang màn hình khác.

 Chỉ dẫn rõ rang cách thoát khỏi màn hình. Đặt giữa các tiêu đề và xếp đặt các thông tin theo trục trung tâm.

 Nếu đầu ra gồm nhiều trang màn hình thì mỗi trang phải được đánh số thứ tự. Việc này giúp cho người sử dụng biết rõ mình đang ở đâu?

 Viết văn bản theo quy ước chung bằng cách sử dụng chữ in hoa, gạch chân và ngắt câu hợp lý.

 Đặt tiêu đề cho mỗi cột, chỉ đặt màu cho những thông tin quan trọng

 Tổ chức các phần tử của danh sách theo trật tự quen thuộc.  Căn trái các cột văn bản và căn phải các cột số.

 Chỉ tô màu cho những thông tin quan trọng.

2.5.3 Nguyên tắc thiết kế màn hình nhập liệu

 Mục đích

Mục đích của thiết kế màn hình nhập liệu là thiết kế các thủ tục nhập liệu có hiệu quả và giảm thiểu tối đa các sai sót.

 Các nguyên tắc

Việc thiết kế màn hình nhập liệu phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây:  Khi nhập tài liệu từ một tài liệu gốc, khuôn dạng màn hình phải

 Nên nhóm các trường trên trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, theo trật tự tự nhiên, theo tần số chung, theo chức năng ...  Không nhập các thông tin mà hệ thống thông tin có thể truy tìm

được từ cơ sở dữ liệu hoặc tính toán được.

 Đặt tên các trường ở trên hoặc trước trường nhập.  Đặt các giá trị ngầm định cho phù hợp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

 Sử dụng phím tab để chuyển trường nhập.

2.5.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định các yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới.

 Một số khái niệm về cơ sở dữ liệu

 Mỗi bảng (Table) ghi chép dữ liệu về một nhóm phần tử nào đó gọi là thực thể (Entity). Thực thể là một nhóm người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay khái niệm với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép và lưu giữ.

 Mỗi thực thể đều có những đặc điểm riêng mà ta gọi đó là thuộc tính. Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt, thường không chia nhỏ được nữa.

 Mỗi bảng có những dòng (Row). Mỗi dòng còn được gọi là một bản ghi (Record).

 Mỗi bảng có những cột (Column). Mỗi cột còn được gọi là một trường (Field).

 Cơ sở dữ liệu (Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan với nhau.

 Một tập hợp các dữ liệu liên quan với nhau được gọi là một hệ CSDL (Database System) hay ngân hàng dữ liệu (Data bank).  Hệ quản trị CSDLlà một hệ thống chương trình giúp tạo lập,

 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra

Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu .

Các bước chi tiết khi thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra :  Bước 1 : Xác định các đầu ra

 Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra

 Nội dung, khối lượng, tần xuất và nơi nhận của chúng  Bước 2 : Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc

tạo ra từng đầu ra

 Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra

- Liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách.

- Đánh dấu các thuộc tính lặp.

- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh.

- Gạch chân các thuộc khóa cho thông tin đầu ra.

- Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở.

 Thực hiện việc chuẩn hóa mức 1 (1.NF)

- Trong mỗi danh sách không được phép chứa những thông tin lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính này ra thành các thuộc tính .

- Gắn tên và tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của cá danh sách gốc.

 Thực hiện việc chuẩn hóa mức 2 (2.NF)

- Trong mỗi danh sách mỗi thuộc tính phụ thuộc vào toàn bộ khóa chính chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa. Nếu có phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khóa thành một danh sách con mới.

- Lấy bộ phận khóa đó làm khóa cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này một tên riêng phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách.

 Thực hiện việc chuẩn hóa mức 3 (3.NF)

- Trong mỗi danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

- Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới.

- Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hóa mức 3 sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu.

 Mô tả các tệp.

Mỗi danh sách xác định được sau khi chuẩn hóa 3.NF sẽ là một tệp CSDL. Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ CSDL về tệp.

 Bước 3 : Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL.

Từ mỗi đầu ra theo các thực hiện của bước hai sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập. Những danh sách này cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó lại với nhau.

 Bước 4 : Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu.

 Xác định số lượng các bản ghi cho từng tệp.

 Xác định độ dài cho một thuộc tính. Tính độ dài bản ghi.  Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng

các mũi tên hai chiều, quan hệ một – nhiều theo chiều mũi tên.

2.6 Phương pháp luận về công cụ thực hiện đề tài 2.6.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu 2.6.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Khi thiết kế hệ thống thông tin hay thiết kế phần mềm, việc lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu là rất quan trọng. Đối với lập trình viên mà nói, khi lựa chọn một hệ quản trị cơ sở dữ liệu để dựa vào đó viết những ứng dụng cơ sở dữ liệu (Database application), người ta thường chú ý đến khả năng, mức độ tiện dụng và các lĩnh vực chuyên sâu của bản thân hệ quản trị cơ sở dữ liệu đồng thời chú ý đến tính tương thích của nó với phần cứng hiện có cũng như với các phần mềm mà khách hàng đang thường xuyên sử dụng.

Ngày nay, có rất nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau như Oracle, MySQL, SQL Server, Foxpro, Microsoft Access…Trong khuôn khổ hạn chế của đề tài cũng như kiến thức đã học của bản thân em xin đề xuất lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access.

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS Access.

Microsoft Access là một phần trong bộ phần mềm Microsoft Office nổi tiếng của hãng Microsoft. Có thể xem sự ra đời của Microsoft Office gắn mật thiết với sự ra đời và phát triển của hệ điều hành Windows. Vì thế mà những đối tượng thuộc giao diện như thực đơn, thanh công cụ (toolbars) và các hộp thoại đều rất tương tự như các ứng dụng khác của Office mà phần lớn người dùng máy tính đều đã quen thuộc. Trên cơ sở cấu trúc dữ liệu quan hệ, MS Access cung cấp cho người dùng giao diện thân thiện cũng như các thao tác đơn giản, trực quan nhất trong việc xây dựng và quản trị cơ sở dữ liệu cũng như xây dựng các ứng dụng cơ sở dữ liệu. Việc trao đổi (nhập/xuất) dữ liệu giữa Access và các ứng dụng khác trong môi trường Windows như Excel, Word, Visual FoxPro, SQL Server… cũng rất thuận tiện.

Access có nhiều chức năng để đáp ứng những nhu cầu khác nhau về cơ sở dữ liệu. Lập trình viên có thể dùng Access để phát triển 6 kiểu ứng dụng phổ biến nhất đó là:

 Ứng dụng cá nhân.

 Ứng dụng cho doanh nghiệp nhỏ.

 Ứng dụng trong nội bộ từng phòng ban.  Ứng dụng cho toàn công ty.

 Ứng dụng ở tuyến trước (front-end) cho các cơ sở dữ liệu theo mô hình khách/chủ trên phạm vi toàn doanh nghiệp.  Ứng dụng trên mạng nội bộ của một cơ quan (Intranet) và

mạng Internet.

 Các thành phần chính của một cơ sở dữ liệu Access

 Bảng (Table) :

Là thành phần cơ sở của tập tin cơ sở dữ liệu Access. Nó được dùng để lưu trữ dữ liệu của cơ sở dữ liệu. Các thành phần của bảng gồm có:

 Cột (Column) hay trường (Field).  Dòng (Row.

 Khóa chính (Primary Key.  Khóa ngoại lai (Foreign Key.  Truy vấn (Query) :

Là công cụ cho phép người sử dụng dùng ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL hoặc công cụ truy vấn bằng QBE để thực hiện các truy vấn trích rút, chọn lựa dữ liệu hoặc cập nhật dữ liệu (thêm, sửa, xóa) trên các bảng.

 Mẫu biểu (Form) :

Form cho phép người sử dụng xây dựng trên các màn hình dùng để cập nhật hoặc xem dữ liệu lưu trong các bảng, ngoài ra cũng cho phép người sử dụng tạo ra các hộp thoại. Form dùng để tổ chức cập nhật dữ liệu cho các bảng và thiết kế giao diện chương trình.

 Báo cáo (Report) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Report cho phép tạo ra các kết xuất từ các cơ sở đã lưu trong các bảng, sau đó sắp xếp và định dạng theo một khuôn dạng cho trước và từ đó có thể

xuất báo cáo ra màn hình hoặc máy in. Report là một công cụ tuyệt vời phục vụ việc in ấn, nó cung cấp các khả năng:

 In dữ liệu dưới dạng bảng.  In dữ liệu dưới dạng biểu.  Sắp xếp dữ liệu trước khi in.

 Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu tới 10 cấp.

 In dữ liệu của nhiều bảng có quan hệ trên một báo cáo.  Lệnh gộp (Macro)

Macro bao gồm một dãy các hành động (actions) dùng để tự động hóa một loạt các thao tác.

 Các Module

Đó là nơi chứa các hàm, thủ tục. Các module sử dụng các hàm và thủ tục để thực hiện một số hành động phức tạp nào đó mà không thể làm bằng Macro hay thực hiện những nhiệm vụ đặc biệt phức tạp.

2.6.2 Ngôn ngữ lập trình

Việc thiết kế các giao diện và các xử lý cho chương trình sao cho vừa đơn giản, dễ sử dụng lại vừa đáp ứng được các yêu cầu của người sử dụng về mặt chức năng là một vấn đề quan trọng hàng đầu đối với các lập trình viên. Ngày nay có rất nhiều ngôn ngữ lập trình bậc cao có thể đáp ứng được các yêu cầu đó. Một trong những ngôn ngữ được sử dụng phổ biến nhất hiện nay là Microsoft Visual Basic ( VB).

 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic

Visual Basic là một ngôn ngữ lập trình bậc cao dùng để xây dựng các trình ứng dụng chạy trong Microsoft Windows. Với VB người lập trình có thể dùng bộ phận thiết kế màn hình để tạo nên các nội dung cho một cửa sổ, chọn các đối tượng điều khiển (các nút bấm, các listbox...) từ một hộp công cụ (toolbox) và đưa chúng vào trong thiết kế. VB ứng dụng phương pháp lập trình hướng sự kiện. Các thủ tục sẽ chạy khi bạn chọn dùng nút bấm hoặc một đôí tượng điều khiển khác.

VB là ngôn ngữ lập trình có thể dùng cho Microsoft Access, hay là bất cứ thành viên nào trong bộ phần mềm Microsoft Office. Đây là ngôn ngữ lập trình được sử dụng để phát triển các phần mềm ứng dụng. Nó có nhiều tính ưu việt hơn so với các ngôn ngữ khác ở chỗ tiết kiệm thời gian và công sức khi xây dựng ứng dụng. VB gắn liền với khái niệm lập trình trực quan nghĩa là trong khi thiết kế chương trình, ta được nhìn thấy kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. Đây là điểm mạnh của VB so với các ngôn ngữ khác. Trong khi thiết kế, lập trình viên có thể dễ dàng chỉnh sửa màu sắc, kích thước, hình dáng của các đối tượng có mặt trong ứng dụng. Một trong những tính năng thường được sử dụng của VBchính là kỹ thuật lập trình truy cập cơ sở dữ liệu.

Visual Basic thực sự thích hợp cho các ứng dụng vừa và nhỏ, giúp giải quyết các bài toán quản lý đơn giản.

 Các thành phần chính của Visual Basic :

 Form( mẫu biểu)

Form là biểu mẫu của mỗi ứng dụng trong Visual Basic. Form dùng để định vị và sắp xếp các bộ phận trên nó khi thiết kế các thành phần giao tiếp với người dùng.

 Properties Windows (cửa sổ thuộc tính):

Properties Windows là nơi chứa danh sách các thuộc tính của một đối tượng cụ thể. Các thuộc tính này có thể thay đổi được để phù hợp với yêu cầu về giao diện của các chương trình ứng dụng.

 Tools Box (Hộp công cụ)

Bản thân hộp công cụ này chỉ chứa các biểu tượng biểu thị cho các điều khiển mà ta có thể bổ sung vào biểu mẫu, là bảng chứa các đối tượng được định nghĩa sẵn của Visual Basic. Các đối tượng này được sử dụng trong Form để tạo thành giao diện cho các chương trình ứng dụng của Visual Basic.

 Project Explorer( Cửa sổ dự án)

Do các ứng dụng Visual Basic thường dùng chung mã hoặc các Form đã tùy biến trước đó, nên Visual Basic tổ chức các ứng dụng thành các Project. Mỗi Project có thể có nhiều Form và mã kích hoạt các điều khiển trên một Form sẽ được lưu trữ chung với Form đó trong các tập tin riêng biệt. Project Explorer quản lý tất cả các Form và các Module chung, tạo nên các ứng dụng.

 Data Controls (Điều khiển dữ liệu)

Để sử dụng Data Control ta thiết lập các thuộc tính của nó để có thể kết nối đến cơ sở dữ liệu (Database) và các bảng (Table) trong cơ sở dữ liệu đó. Bản thân Data Controls không hiển thị dữ liệu, nó chỉ hiển thị dữ liệu khi thực hiện kết nối đến cơ sở dữ liệu.

 Recordsets:

Sau khi kết nối thành công với cơ sở dữ liệu ta tiến hành truy nhập đến