Đang tải... (xem toàn văn)
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HÓA TRƯỜNG THPT THƯỜNG XUÂN 3 SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM *** Đề tài Một số giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác Văn thư Lưu trữ truyền thống và trên[.]
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HÓA TRƯỜNG THPT THƯỜNG XUÂN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM *** Đề tài: Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư - Lưu trữ truyền thống môi trường điện tử Trường THPT Thường Xuân Người thực hiện: Dương Thị Hiền Đơn vị: Trường THPT Thường Xuân 3, Vạn Xuân, Thường Xuân, Thanh Hóa SKKN thuộc lĩnh vực: Văn thư – Lưu trữ Thanh Hóa Năm 2021 skkn skkn SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Đề tài: Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư - Lưu trữ truyền thống môi trường điện tử trường THPT Thường Xuân 3 skkn A - ĐẶT VẤN ĐỀ Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trị cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng Với tính chất đặc thù ngành giáo dục, việc tiếp nhận loại văn bản, công văn, thị … nhiều, nên địi hỏi người làm cơng tác văn thư lưu trữ, văn phòng nhà trường phải biết xếp, xử lý thông tin cách khoa học, nhanh chóng, xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt để có hướng giải công việc cách tốt nhắm giúp đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Công tác Văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành cơng việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội,…đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Đồng thời cơng tác Văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng guồng máy hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần cơng tác có làm tốt hay không Về bản, công tác văn thư lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ quản lý, điều hành nhà trường Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Cịn cơng tác lưu trữ nhiệm vụ nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng nhà trường xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức tài liệu hình thành trình hoạt động nhà trường Giữa công tác văn thư lưu trữ khơng có tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ lịch sử Qua nhiều năm thực nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ nhà trường, nhận thấy: Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thông tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, skkn xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế, nhà trường rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn yêu cầu cấp cán giáo viên đầy đủ, kịp thời thơng tin từ tài liệu lưu trữ Công việc nha trường tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không Như vậy, thực tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy thực tốt cơng tác văn thư Ngược lại, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt cơng tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc quan trọng đến việc thực tốt cơng tác lưu trữ Có thể xem cơng tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập cách khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Chính từ lý nêu mà muốn chọn đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư - Lưu trữ truyền thống môi trường điện tử trường THPT Thường Xuân 3” skkn B - GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I CƠ SỞ LÝ LUẬN Ở nhiều lĩnh vực, khối lượng thơng tin truyền tải chủ yếu hình thức văn Có thể nói văn phương tiện lưu trữ truyền đạt thông tin hữu hiệu Hiện có nhiều quan, đơn vị sử dụng phương tiện hoạt động quản lý điều hành đơn vị Cơng tác Văn thư Lưu trữ trở thành yêu cầu có tính cấp thiết, khơng phương tiện ghi chép truyền đạt thông tin quản lý mà cịn liên quan đến nhiều cán cơng chức, nhiều phịng ban quan, đơn vị Làm tốt cơng tác Văn thư - Lưu trữ bảo đảm cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý, sở ban lãnh đạo dùng làm để điều hành hoạt động đơn vị cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời, hiệu đảm bảo cho quan đơn vị thực công việc quản lý điều hành theo chức năng, nhiệm vụ giao Từ lập luận cho thấy công tác Văn thư - Lưu trữ công tác thiếu tổ chức hoạt động quan, đơn vị Công tác văn thư lưu trữ Công tác văn thư: hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan đơn vị Công tác văn thư bao gồm nội dung: Soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, đơn vị, quản lý sử dụng dấu Trong trình thực nội dung công việc công tác văn thư quan phải đảm bảo yêu cầu: Nhanh chóng, xác, bí mật, đại Cơng tác lưu trữ: Là trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an tồn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trong trình thực nội dung công việc công tác lưu trữ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính mật Để có văn mang tính xác cao, địi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư phải có kỷ xây dựng văn bản, cần nắm phương pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung, vừa thể thức loại văn cụ thể Nhà nước quy định skkn 1.1 Nội dung công tác văn thư: Nội dung công tác văn thư công tác liên quan đến công tác quản lý giải văn quan, đơn vị thường bao gồm nội dung sau: Tiếp nhận giải văn đến đường bưu điện đường mạng Tổ chức giải quản lý văn giấy đường mạng Tổ chức quản lý văn mật quan Tổ chức quản lý tài liệu hồ sơ quan Tổ chức quản lý sử dụng dấu truyền thống dấu số Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thơng tin, tài liệu đã xử lý trước là rất quan trọng để hình thành nên văn bản.Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế, quan quản lý nhà nước rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn yêu cầu công dân khơng có đầy đủ, kịp thời thơng tin từ tài liệu lưu trữ Công việc quan tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu cơng văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay khơng Như vậy, thực tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy thực tốt công tác văn thư Một số qui trình trình thực hiện: Thực cách cập nhật loại văn mà lãnh đạo nhà trường giao cho, nhằm đảm bảo thời gian cần thiết để ban ngành nhà trường thực cách kịp thời, đáp ứng thông tin hai chiều lãnh đạo cán công chức Đảm bảo đúng, xác, trình bày rõ đẹp, thể thức Văn sau đánh máy phải kiểm tra lại, đối chiếu với gốc trình cho lãnh đạo xem xét, ký công văn * Phương pháp soạn thảo văn thường dùng: a Tờ trình: Là loại văn dùng để đề xuất với cấp (hoặc quan chức năng) vấn đề có kế hoạch xin phê duyệt *Phần mở đầu: -Những có tính pháp lý -Nhận định tình hình, nêu lý đưa nội dung trình duyệt, phân tích thực tế làm bật nhu cầu thiết vấn đề cần trình duyệt *Phần nội dung: skkn -Nêu tóm tắt nội dung đề nghị mới, phương án khả thi cách cụ thể, rõ ràng, với luận kèm theo có thơng tin trung thực, độ tin cậy cao -Những thuận lợi khó khăn triển khai thực Những biệ pháp cần khắc phục phải trình bày khách quan, tránh nhận xét chủ quan thiên vị -Nêu ý nghĩa, tác dụng đề nghị hoạt động đơn vị *Phần kết thúc: -Những kiến nghị để cấp xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực đề xuất Có thể nêu phương án dự phịng cần thiết *Mẫu loại Tờ trình: SỞ GD&ĐT…… TRƯỜNG THPT…………… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /TTR-THPT Thường Xuân, ngày …… tháng …… năm 20… TỜ TRÌNH ……………………………………… Căn …………………………………………………………………… Căn …………………………………………………………………… Nêu lý do, thực tế làm bậc nhu cầu thiết vấn đề cần trình duyệt Nêu tóm tắt nội dung đề nghị với luận kèm theo có thơng tin trung thực, độ tin cậy cao Những kiến nghị để cấp xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực đề xuất Nơi nhận: THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Ký, ghi rõ họ tên -Tên đơn vị nhận văn - Lưu VT Họ tên skkn b Báo cáo: Là văn phản ánh toàn hoạt động kiến nghị quan, đơn vị tường trình vấn đề, cơng việc cụ thể xin ý kiến đạo *Phần mở đầu: -Những có tính pháp lý -Nêu điểm nhiệm vụ, chức tổ chức, chủ trương công tác cấp hướng dẫn việc thực công tác đơn vị Đồng thời điều kiện, hồn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực chủ trương công tác nêu * Phần nội dung: -Kiểm điểm việc làm, việc chưa hồn thành -Những ưu, khuyết điểm q trình thực -Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan -Đánh giá kết quả, rút học kinh nghiệm * Phần kết thúc: -Phương hướng nhiệm vụ thời gian tới -Các giải pháp để khắc phục khuyết, nhược điểm -Những kiến nghị với cấp -Nhận định triển vọng skkn * Mẫu loại báo cáo: SỞ GD&ĐT…… TRƯỜNG THPT…… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /BC-THPT Thường Xuân, ngày …… tháng …… năm 20… BÁO CÁO …………………………………… Căn cứ: ………………………………………………………………………… Căn cứ: ………………………………………………………………………… I Đặc điểm tình hình: Nhận xét khái quát tình hình quan, đơn vị về: -Tổ chức máy, nhân -Trình độ văn hóa, kỹ thuật đội ngũ cán cơng nhân viên chức -Tình hình nhiệm vụ, chức tổ chức, chủ trương cơng tác Khó khăn thuận lợi: -Thuận lợi -Khó khăn * Lưu ý: Chỉ nêu khó khăn, thuận lợi đời sống kinh tế xã hội … trực tiếp ảnh hưởng đến hoạt động quan, đơn vị II Kết đạt được: Có thể trình bày nội dung báo cáo theo mặt hoạt động hay theo kết đạt quan, đơn vị (Có thể đối chiếu, so sánh số liệu cùng kỳ) 10 skkn - Đánh số thứ tự, ngày nhận vào góc trái văn vào sổ theo dõi công văn đến (theo mẫu quy định) Chuyển giao cho hiệu trưởng để xem xét đạo văn giao cho quản lý sử dụng Ý kiến Hiệu trưởng ghi góc trái văn * Mẫu sổ đăng ký văn đến đường bưu điện đường mạng - Trang bìa sổ trình bày sau: CỢNG HÒA XÃ HỢI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Đợc lập - Tự - Hạnh phúc SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: ĐƠN VỊ QUYỂN SỐ Từ ngày: đến ngày: Từ số: đến số: 12 skkn - Cấu tạo bên sổ gồm cột Ngày Số đến Tác giả Số, hiệu đến Đơn vị Tên loại ký Ngày tháng trích yếu nội người dung nhận Ký nhận Ghi Như vậy, cần thiết có kiểm tra, Ban giám hiệu cần loại văn nào, văn thư kiểm tra sổ biết nhận, phận nhận - XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN BẰNG ĐƯỜNG MẠNG - ĐĂNG NHẬP Bước 1: Truy cập http://thanhhoa.edu.vn website Sở GD&ĐT địa chỉ: Chọn menu QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH/ chọn Quản lý văn TD Office Bước 2: Giao diện Hệ thống đăng nhập tập trung UBNd tỉnh xuất Thực nhận tên đăng nhập mật sau: Tên hộp thư (email) công vụ UBND tỉnh cấp phát Bước 3: chọn Phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc (biểu tượng sổ thứ từ trái sang) để truy cập hệ thống quản lý văn hồ sơ công việc TD Office Bước 4:a Click vào văn đến (bên tay phải dòng thứ 3) b click chuột vào văn đến quan mạng (góc bên trái dịng thứ 3) 13 skkn Bước 5: click vào văn chưa vào sổ văn đến Bước 6: Nhập thông tin theo nghiệp vụ văn thư a Chọn sổ văn đến Bước 7: phần thông tin phân phối, phân công xử lý văn bản/ chọn mục Người xử lý văn bản/ chọn Họ tên Hiệu trưởng để chuyển văn đến lãnh đạo Bước 8: chọn nút lệnh Ghi lại d Công văn Công văn bao gồm nhiều loại văn như: Báo cáo, thơng báo, kế hoạch, tờ trình, định… nhà trường phát hành trình thực chức năng, nhiệm vụ gởi đến quan đơn vị, cá nhân quan Khi đánh máy văn chuyển đi, thiết phải in làm bản: gửi đi, để lưu cơng văn đi, có số ký hiệu riêng quan, ghi rõ ngày tháng phát hành, người ký văn Tất công văn chuyển phải ghi vào sổ công văn Những công văn trước ký gửi phải kiểm tra kỹ mặt thể thức thủ tục Công văn chuyển nhiều cách lúc văn thư phải vào sổ chuyển cơng văn đi, người nhận cơng văn qua hộp thư điện tử nhận trực tiếp bảng cứng Tất công văn chuyển phải ghi vào sổ công văn (theo mẫu quy định) *Thủ tục quản lý văn bao gồm bước sau: Bước 1: Đánh máy, kiểm tra thể thức trình bày văn Bước 2: Ký đóng dấu văn Bước 3: Đăng ký văn Bước 4: Chuyển giao văn Bước 5: Kiểm tra việc quản lý văn Bước 6: Sắp xếp văn lưu vào sổ 14 skkn *Mẫu văn vào sổ theo mẫu - Trang bìa sổ trình bày sau: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: ĐƠN VỊ QUYỂN SỐ Từ ngày: đến ngày: Từ số: đến số: … -Cấu tạo bên sổ gồm cột: Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn Người ký Nơi nhận văn Đơn vị, người nhận lưu Số lượng Ghi 15 skkn Khi chuyển giao công văn cho cá nhân đơn vị nhận đơn vị phải có sổ theo dõi ký giao công vă đi, ghi rõ ngày nộp công văn quan nhận công văn phải ghi vào sổ để tránh tình trạng thất lạc, thắc mắc không cần thiết xảy - QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TRÊN TD OFFICE NHƯ SAU: + Đăng nhập Bước 1: Truy cập Website Sơ GD$Đt địa chỉ: http://thanhhoa.edu.vn Chọn menu QUẢN LÝ- ĐIỀU HÀNH/ chọn Quản lý văn TD Ofice Bước 2: Giao diện Hệ thống đăng nhập tập trung UBND tỉnh xuất Thực đăng nhập tên nhập mật sau: Tên đăng nhập: Tên hộp thư(email) công vụ UBND tỉnh cấp phát Bước 3: thực việc đổi mật để bảo mật tài khoản cá nhân hệ thống nhập lần Bước 4: chọn phần mền Quản lý văn hồ sơ công việc (biểu tượng thứ từ trái sang phải) để truy cập hệ thống quản lý văn hồ sơ công việc TD chọn văn chọn Văn chờ ban hành Chọn văn Hiệu trưởng phó hiệu trưởng chuyển đến cần ký số quan để thành văn 4.chọn Hiệu chỉnh để vào sổ văn (theo nghiệp vụ văn thư) Chọn Ghi lại để hoàn thành việc Hiệu chỉnh Chọn nút lệnh số bên phải tệp văn ban hành để ký số đơn vị lên văn chọn ký số chèn số hiệu ngày tháng năm ban hành Click vào chữ ký văn để hiển thị giao diện ký số Đặt ảnh dấu đơn vị vào vị trí văn bản, chọn nút lệch Ký để tiến hành ký Chọn nút lệnh Gửi văn để gửi văn 16 skkn *Trình tự lưu trữ Quy định mở sổ theo dõi theo năm.Bắt đầu từ ngày 01/01/20….đến hết 31/12/20….Mở sổ thứ tự 01,02,…bắt đầu từ ngày 01/01/20…,tương tự thực năm Cuối năm tất đóng lại thành tập đưa vào lưu trữ Học bạ, sổ đăng bộ, chuyển - đến (hồ sơ học sinh ) Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh việc quan trọng Để quản lý tốt học bạ thiết phải có -Sổ đăng học sinh (theo mẫu thống chung ngành giáo dục) -Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến nghỉ học) -Sổ theo dõi học bạ lớp năm học (sổ theo dõi diễn biến, tăng hay giảm lớp tháng năm học) -Sổ ký mượn - trả GVCN lớp sử dụng học bạ cần thiết a Học bạ: Đầu năm học, vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho GVCN ghi chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho văn thư để quản lý Khi cho mượn phải ký sổ mượn, trả phải ký sổ trả văn phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ nhận lại Học bạ cần bảo quản tốt, Trang bên học bạ có lưu giữ hồ sơ học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), đơn xin nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt sử dụng học bạ Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính xác, đầy đủ chi tiết học bạ Nhân viên văn thư xem xét xử lý có thiếu xót mà thuộc lĩnh vực báo cáo cho giáo viên có liên quan để xử lý Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng dây để buộc theo lớp, bỏ vào ngăn riêng để lưu trữ, bên cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN, số lượng lớp có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện việc tra cứu thông tin kịp thời Đối với học bạ học sinh nghỉ học, phải lưu giữ nhiều năm: hàng năm có học sinh nghỉ học, học sinh trường chưa nhận học bạ, văn thư cần ghi sổ theo dõi Các học bạ nên xếp thứ tự A, B, C, … để cần ta dễ dàng tìm thấy để giao cho phụ huynh ký nhận 17 skkn b Sổ đăng bộ: Minh hoạ số cột sổ đăng Nơi sinh STT Họ tên HS Nam nữ Ngày tháng năm sinh (theo khai sinh) Dân tộc, liệt sĩ, thương binh (hạng) Chỗ Họ tên cha, mẹ nghề (ghi rõ tổ, nghiệp (hay khu phố, người xã (Phường)) giám hộ) Tiếp theo Vào trường Nă m học Lớp Ra trường Lý Nă m học Lớp Lý 10 Năng lực đặc biệt Hs giỏi môn, cấp huyện quận, tỉnh hay quốc gia 11 Được cấp Loại Số hiệu Ngày cấp 12 Sau hồ sơ tuyển sinh lớp 10 xong phân bổ theo lớp Văn thư tập hợp danh sách lớp 10, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ghi vào sổ đăng tuyệt đối xác, cẩn thận, đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định) Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, lại lớp, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học c Hồ sơ chuyển trường (chuyển - chuyển đến): 18 skkn -Chuyển trường gồm có: đơn xin rút học bạ, đơn xin chuyển trường có đồng ý nơi tiếp nhận - Giấy giới thiệu chuyển trường - Đối với học sinh trung học phổ thông: Chuyển trường tỉnh đến từ tỉnh thành phố khác: Sở giáo dục Đào tạo tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ giới thiệu trường; Hiệu trưởng nhà trường nơi tiếp nhận hồ sơ xem xét, giải theo quy định Giám đốc sở Giáo dục Đào tạo -Văn thư mở sổ theo dõi điền đầy đủ thơng tin cần thiết sau cho phụ huynh ký vào sổ -Chuyển đến gồm có: học bạ, giấy giới thiệu, giấy tờ khác có liên quan Ngồi ra, văn thư phải kiểm tra học bạ có ghi đầy đủ kết học tập, chữ ký GVCN xác nhận Hiệu trưởng trường cũ Nếu học bạ khơng đầy đủ thơng tin phải trả lại cho phụ huynh để bổ sung hồ sơ hẹn thời gian để nộp d Quản lý sử dụng dấu -Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu -Con dấu phải quản lý sử dụng trụ sở đơn vị -Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ thể thức sau có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu khống chỉ, đóng dấu trước ký - QUẢN LÝ CON DẤU TD OFFICE - sử dụng gửi văn đường thư điện tử TD office có chữ ký lãnh đạo nhà trường *Thời hạn nộp lưu tài liệu Tài liệu tổ chuyên môn, của đoàn thể, cá nhân: Hết 01 năm học nộp cho tổ chưởng chun mơn, nộp phịng văn thư lưu 19 skkn II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRƯỜNG THPT Đặc điểm tình hình chung Công tác văn thư lĩnh vực hoạt động thiếu hoạt động quản lý tất quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Với vai trị vậy, cơng tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Trong thời gian qua, công tác văn thư đạt kết định thể phương diện quản lý tổ chức thực sau: Nhận thức vai trò, ý nghĩa tác dụng công tác văn thư hoạt động máy quản lý nhà nước nói chung, quan tổ chức nói riêng, Nhà nước quan tâm đến việc ban hành văn để quản lý, đạo công tác Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ cấp ngành; Quy định quản lý văn đến, quản lý văn đi; lập hồ sơ quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu quan… Cùng với việc ban hành văn quản lý, đạo công tác văn thư tổ chức văn thư quan tâm kiện toàn ngành, cấp Tuy nhiên: Bên cạnh kết đạt được, việc thực công tác văn thư thời gian qua bộc lộ hạn chế cần quan tâm khắc phục, là: Văn thư trường nhìn chung chưa quan tâm tới nhiều -Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu cải thiện nhiên chưa đáp ứng yêu cầu đại hóa cơng tác văn thư -Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành theo thơng tư 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 nội vụ lỗi, chưa thống vận dụng, làm giảm hiệu lực văn hành chính, gây khó khăn tiếp nhận giải văn - Phần mềm Hệ Thống quản lý hồ sơ công việc môi trường điện tử hay lỗi nhiều bị tải không vào -Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thực Thuận lợi 20 skkn ...2 skkn SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Đề tài: Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư - Lưu trữ truyền thống môi trường điện tử trường THPT Thư? ??ng Xuân 3 skkn A - ĐẶT VẤN ĐỀ Trong hoạt động quản... lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Chính từ lý nêu mà muốn chọn đề tài ? ?Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư - Lưu trữ truyền thống môi trường điện tử trường. .. định skkn 1.1 Nội dung công tác văn thư: Nội dung công tác văn thư công tác liên quan đến công tác quản lý giải văn quan, đơn vị thư? ??ng bao gồm nội dung sau: Tiếp nhận giải văn đến đường bưu điện