Ứng dụng khoa học kỹ thuật trong quản lý tại thư viện trường đại học hạ long

Untitled THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU 3/202042 CHIA SẺ KINH NGHIỆM ỨNG DỤNG KHOA HỌC KỸ THUẬT TRONG QUẢN LÝ TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẠ LONG Trần Thị Hồng Nhiên Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học[.]

CHIA SẺ KINH NGHIỆM ỨNG DỤNG KHOA HỌC KỸ THUẬT TRONG QUẢN LÝ TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẠ LONG Trần Thị Hồng Nhiên Trung tâm Thông tin - Thư viện, Trường Đại học Hạ Long Đặt vấn đề Trong xã hội đại, phát triển khoa học kỹ thuật, đặc biệt công cụ tiện ích công nghệ thông tin tác động mạnh mẽ đến mặt đời sống xã hội Đối với hoạt động thư viện đại học nói chung, thư viện Trường Đại học Hạ Long nói riêng, yêu cầu đổi thúc đẩy mạnh mẽ; không từ tác động cơng nghệ mà cịn nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển đào tạo, hoạt động nghiên cứu Trường Đại học Hạ Long THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG KHOA HỌC KỸ THUẬT TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẠ LONG Trường Đại học Hạ Long hoạt động theo mơ hình đa ngành, hướng tới chuẩn đào tạo đạt trình độ tiên tiến, đẳng cấp quốc tế, với mục tiêu phát triển trở thành trung tâm đào tạo nhân lực chất lượng cao, nghiên cứu ứng dụng chuyển giao công nghệ hàng đầu Quảng Ninh, Việt Nam thiết lập ba chế độ kích hoạt, khơng kích hoạt vơ hiệu hóa Đối với tài liệu mang phục vụ để kho tài liệu vật lý thẻ RFID chế độ kích hoạt Vì vậy, từ tài liệu phát loại sóng vơ tuyến mà thiết bị kiểm sốt an ninh phát 1.2 Cổng kiểm soát an ninh cơng nghệ Hybrid Để kiểm sốt an ninh, lối ra/vào phịng đọc mở, Thư viện bố trí 02 cổng an ninh nhận diện RFID (RFID Security Gates) (Hình 1) Những cánh cổng giúp thư viện phát tài liệu dán từ tài liệu dán tag RFID bạn đọc mang tài liệu khỏi thư viện mà chưa thực việc ghi mượn tài liệu cách phát âm ánh sáng ngăn ngừa tình trạng thất tài liệu Với nhận thức, thư viện yếu tố khơng thể thiếu q trình đào tạo nâng cao chất lượng đào tạo, sau lễ công bố thành lập trường (ngày 20/12/2014), Trường Đại học Hạ Long dành nguồn kinh phí khơng nhỏ đầu tư sở vật chất, trang thiết bị cho thư viện để phục vụ hoạt động nghiên cứu đào tạo, cụ thể sau: 1.1 Công nghệ RFID Công nghệ RFID áp dụng vào quản lý thư viện Trường, với mơ hình thư viện đại, thân thiện, hướng tới việc tạo tiện nghi chủ động cho người dùng Mỗi tài liệu phục vụ phòng đọc mở sách, luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học, sáng kiến kinh nghiệm, gắn từ tag RFID RFID tài liệu 42 THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 3/2020 Hình 1.3 Trạm lưu thơng cơng nghệ Hybrid Trạm lưu thơng cơng nghệ Hybrid (Hình 2) hỗ trợ cán thư viện việc mượn trả tài liệu Thiết bị nạp khử từ tính từ dán tài liệu, đồng thời có khả bật tắt bit an ninh chứa tag RFID dán tài liệu CHIA SẺ KINH NGHIỆM huy tối đa công thiết bị để giảm thiểu thao tác cho cán thư viện Công nghệ mã vạch - công nghệ nhận dạng thu thập liệu tự động Hiện nay, thư viện trường Đại học Hạ Long sử dụng máy in mã vạch Godex EZ-1100 Plus; Comman: Graphic; Barcode: Code 128 (Hình 3) Hình 1.4 KIPOS KIPOS (Knowledge Information Portal Solution) xây dựng với mục tiêu trở thành giải pháp tổng thể tích hợp hồn chỉnh để hỗ trợ tối đa công tác quản lý, khai thác dạng thông tin tư liệu, từ truyền thống tới tài liệu số xuất điện tử Khi mà nhà cung cấp giải pháp thư viện hàng đầu giới nước tách rời gói giải pháp riêng biệt cho vấn đề tự động hóa thư viện thư viện số KIPOS đem đến cho thư viện Trường Đại học Hạ Long giải pháp tổng thể hoàn chỉnh 1: Giải pháp tự động hóa thư viện (KIPOS.Automation); Giải pháp thư viện số (KIPOS Digital); Giải pháp cổng thông tin điện tử (KIPOS WebPortal) Là phần mềm tuân thủ tiêu chuẩn METS giải pháp quản trị tài liệu số, cung cấp định dạng XML cho việc mã hóa siêu liệu Hình KIPOS cho phép thư viện dễ dàng thiết kế mẫu in mã vạch nhãn gáy sách, cán xử lý nghiệp vụ tùy chỉnh bố cục nội dung mẫu in cho phù hợp với nhu cầu thư viện Hệ thống cung cấp cho tài liệu mã Barcode (Hình 4), nhãn gáy sách (Hình 5) khơng có trùng lặp 1.4.1 Tự động hóa tiến trình cơng việc Nếu trước đây, khâu nghiệp vụ thư viện quản lý theo phương thức truyền thống, hoạt động thực thủ cơng từ ứng dụng phần mềm, hoạt động quản lý tự động hóa cách nhanh chóng tiện ích Dữ liệu cập nhật vào phần mềm chia sẻ, dùng lại thư viện từ lúc bổ sung tài liệu đến biên mục xử lý lưu thông tài liệu Mọi công việc thực cách tức thời, nhờ đảm bảo tính xác, logic hiệu cho tồn hệ thống 1.4.2 Tích hợp thiết bị đại Phần mềm KIPOS thư viện tích hợp trực tiếp với thiết bị tự động hóa in mã vạch, quét mã vạch, thẻ nhựa,… phát Hình Hình Thư viện quản lý bạn đọc theo mã vạch thẻ sinh viên (Hình 6) Để trở thành độc giả thư viện, sinh viên, cán bộ, giảng viên phải đăng ký với thư viện, hệ thống lưu trữ quản lý hồ sơ thơng tin có liên quan suốt q trình người khai thác dịch vụ thư viện Mỗi độc giả quản lý từ thông tin hồ sơ tài khoản đăng nhập hệ thống Mỗi hồ sơ gắn vào nhóm tài khoản đăng nhập gán vào nhiều nhóm người dùng Trong hồ sơ độc giả, mã số hệ thống tự sinh, mã vạch thư viện gán, mã vạch sinh viên thư THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 3/2020 43 CHIA SẺ KINH NGHIỆM viện trường Đại học Hạ Long gán trùng với mã sinh viên (ví dụ: 17DH05017), mã phụ mã thay trường hợp quên thẻ thư viện, sử dụng số chứng minh thư, lái xe tồn thơng tin có liên quan: liệu mô tả, liệu nguồn tệp, liệu cấu trúc vật lý, liệu cấu trúc logic Nghĩa thư viện quản lý đến cấu trúc nội dung tài liệu số thay quản lý tệp tin tài liệu giải pháp khác 1.4.4 Quản lý tổng thể, thống hoàn chỉnh quy trình nghiệp vụ Hình Mã Barcode sách mã vạch độc giả thư viện trường Đại học Hạ Long đọc máy quét mã vạch Zebex Z-3151HS (Hình 7) có thiết kế nhỏ gọn trọng lượng 130 g, thân máy vừa vặn với bàn tay dễ dàng cầm nắm dễ dàng sử dụng Zebex Z-3151HS ứng dụng công nghệ Laser, với tia tự động Bộ vi xử lý 32-bit giúp đem lại hiệu suất cho công việc, cho phép cán thư viện quét mã vạch nhanh xác từ khoảng cách xa 280 mm với tốc độ quét cao lên đến 500 scan/giây Hầu hết giải pháp khác có 2-3 phân hệ thư viện phân thành hệ thống riêng với thư viện điện tử tích hợp thư viện số Nếu tách làm hệ thống riêng biệt gây chồng chéo Cán thư viện có đến tài khoản đăng nhập vào hệ thống phần mềm khác để làm việc phải biên mục tài liệu lần cho đối tượng tài liệu định dạng: tài liệu in tài liệu số Thậm chí, biểu ghi mô tả tài liệu không thống nhất: sử dụng 01 biểu ghi MARC21 cho định dạng truyền thống; 01 biểu ghi Dublin-Core cho tài liệu số Như tốn thời gian cho việc biên mục Việc khai thác tài liệu bạn đọc bị phân tán trang khai thác khác nhau, hiển thị thông tin tài liệu không đồng biểu ghi mô tả, hoạt động bạn đọc với thư viện quản lý hai hệ thống phần mềm riêng biệt địi hỏi bạn đọc phải có tài khoản hệ thống riêng Chính vậy, KIPOS kết hợp chức tự động hóa thư viện (thư viện điện tử), thư viện số cổng thơng tin chỉnh thể thống (Hình 8) giúp thư viện khắc phục vấn đề hạn chế nêu Hình 1.4.3 Quản lý tài liệu số Một điểm đột phá phần mềm KIPOS việc quản lý tài liệu số việc sử dụng tiêu chuẩn METS cho trình biên tập tài liệu số, mà hầu hết giải pháp khác sử dụng Dublin Core tiêu chuẩn cho giải pháp thư viện số Giải pháp dùng METS sâu vào việc xây dựng đối tượng số, phục vụ việc bảo trì, cung cấp chuyển giao tài liệu số METS tiêu chuẩn cho cấu trúc tài liệu số 44 THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 3/2020 Hình CHIA SẺ KINH NGHIỆM MỘT SỐ XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN TRONG đến cho bạn đọc thú vị học tập, TƯƠNG LAI CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC nghiên cứu môi trường thông minh, đại học thông minh, thư viện thông minh HẠ LONG 2.1 Hệ thống mượn trả sách tự động Cho phép bạn đọc tự tiến hành thực giao dịch mượn, trả, gia hạn mà không cần can thiệp cán thư viện Hệ thống cho phép thực giao dịch trực tiếp với phần mềm quản lý thư viện, nạp khử từ tính với tài liệu dán từ (sử dụng công nghệ EM) bật tắt tính an ninh với tài liệu dán tag RFID (sử dụng công nghệ RFID) Hệ thống đặt kho mở, sảnh lớn thư viện giúp bạn đọc dễ dàng tiếp cận, thực giao dịch 2.2 Hệ thống trả sách tự động 24/7 Hệ thống đặt bên thư viện cho phép bạn đọc trả tài liệu có dán tag RFID 24 giờ/7 ngày, thư viện đóng cửa Hệ thống bao gồm: hộp trả sách, băng chuyền phân loại, thùng đựng sách dạng xe đẩy 2.3 Hệ thống phân loại sách tự động Hệ thống tích hợp Hệ thống trả sách tự động 24/7, giúp phân loại tự động sách bạn đọc trả theo chủ đề, cán thư viện cần trả thùng sách kho, giá phù hợp Kết luận Việc ứng dụng, khai thác tiện ích cơng nghệ thơng tin giúp cho hoạt động dịch vụ thư viện Trường Đại học Hạ Long trở nên chuyên nghiệp hiệu Các công đoạn việc xử lý phân phối tài nguyên, dịch vụ thư viện trở nên nhanh chóng tiện lợi, tiết kiệm nhiều thời gian, công sức cán thư viện người sử dụng thư viện Ngoài ra, công nghệ thông tin mang đến cho người sử dụng trải nhiệm công nghệ mới, người dùng thư viện chủ động việc tiếp cận, khai thác hiệu nguồn tài nguyên, dịch vụ tiện ích thư viện Khi hội tụ yếu tố: mơ hình thư viện phù hợp, sở vật chất khang trang, đa dạng tài nguyên thông tin, hạ tầng thiết bị đại, chất lượng dịch vụ tốt, tính mở cao, thân thiện hướng tới người dùng thư viện trở thành điểm đến lý tưởng cho bạn đọc Đó niềm mong muốn, hy vọng thư viện nói chung thư viện Trường Đại học Hạ Long nói riêng để hiệu phục vụ tăng lên, góp phần vào thành công nghiệp đào tạo nghiên cứu khoa học TÀI LIỆU THAM KHẢO 2.4 Thiết bị kiểm kê kho tự động Với việc sử dụng cơng nghệ nhận dạng sóng vơ tuyến (RFID): (1) nhân viên thư viện sử dụng thiết bị kiểm kê cầm tay để quét hàng loạt tag RFID dán tài liệu mà không cần đưa tài liệu khỏi giá sách; (2) xem thông tin hiển thị hình máy tính; (3) kiểm sốt số lượng, phát tài liệu mất; (4) cho phép tìm kiếm phát tài liệu nằm sai vị trí xếp giá Với thiết bị kiểm kê này, thư viện tiết kiệm nhiều nhân công kiểm kê đồng thời kho sách không bị dừng phục vụ lâu đợt kiểm kê, đảm bảo đáp ứng nhu cầu mượn tài liệu thường xuyên bạn đọc Với việc hoàn thiện hệ thống thiết bị an ninh tự động hóa thư viện sử dụng cơng nghệ Hybrid giúp quy trình lưu thơng tài liệu tự động hóa hồn tồn, cơng tác nghiệp vụ cán thư viện nâng cao; mang Bùi Tuấn Linh (2017) “Ứng dụng khoa học công nghệ nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc”, Kỷ yếu Hội thảo khoa học Thông tin Thư viện, trang 89-100 Nguyễn Thị Hồng Thương (2018) “Phần mềm Vufind ứng dụng hoạt động thư viện”, Thư viện thông minh 4.0 công nghệ - liệu người, trang 562-567 Phan Thị Huệ (2017) Phát triển học liệu phục vụ đào tạo theo học chế tín Trường Đại học Hạ Long, Thông tin khoa học, tập 02/2017 “RFID” https://vi.wikipedia.org/wiki/RFID, ngày truy cập 14/02/2018 Trường Đại học Hạ Long (2018) Thông tin khoa học, tập 03/2018, Nxb Đại học Thái nguyên Vũ Thị Kim Anh (2018) “Công nghệ RFID thư viện - tiền đề cho dịch vụ tự phục vụ”, Thư viện thông minh 4.0 cơng nghệ - liệu - người THƠNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 3/2020 45 ... tự động hóa thư viện thư viện số KIPOS đem đến cho thư viện Trường Đại học Hạ Long giải pháp tổng thể hồn chỉnh 1: Giải pháp tự động hóa thư viện (KIPOS.Automation); Giải pháp thư viện số (KIPOS... XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN TRONG đến cho bạn đọc thú vị học tập, TƯƠNG LAI CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC nghiên cứu môi trường thông minh, đại học thông minh, thư viện thông minh HẠ LONG 2.1 Hệ thống mượn... triển học liệu phục vụ đào tạo theo học chế tín Trường Đại học Hạ Long, Thông tin khoa học, tập 02/2017 “RFID” https://vi.wikipedia.org/wiki/RFID, ngày truy cập 14/02/2018 Trường Đại học Hạ Long