cover THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU 2/2020 33 MỘT SỐ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN NGUỒN TÀI LIỆU NỘI SINH TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ TĨNH Nguyễn Thương Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại[.]
GIỚI THIỆU CÁC CƠ QUAN TT - TV MỘT SỐ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN NGUỒN TÀI LIỆU NỘI SINH TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ TĨNH Nguyễn Thương Trung tâm Thông tin - Thư viện, Trường Đại học Hà Tĩnh Đặt vấn đề Tài liệu nội sinh (Grey literature) thuật ngữ sử dụng phổ biến lĩnh vực thư viện để tài liệu tổ chức kinh doanh, trường học, viện nghiên cứu tạo hoạt động nghiên cứu, giảng dạy Đối với trường học, tài liệu nội sinh sản phẩm hoạt động nghiên cứu, giảng dạy thể chất lượng đào tạo trường [2] Nhằm nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo, đáp ứng nguồn nhân lực cho Hà Tĩnh, khu vực miền Trung nước, thời gian qua, Trường Đại học Hà Tĩnh trọng đến chất lượng đào tạo nghiên cứu khoa học Xuất phát từ u cầu đó, Trung tâm Thơng tin - Thư viện, Trường Đại học Hà Tĩnh cần có đổi mạnh mẽ nhằm đáp ứng yêu cầu thơng tin - tri thức, có việc xây dựng nguồn tài liệu nội sinh đầy đủ, toàn diện phong phú cần thiết cấp bách để phục vụ cho nhu cầu độc giả Chính vậy, việc tìm giải pháp để phát triển khai thác tiềm lực nguồn tài liệu nhiệm vụ quan trọng Trung tâm THỰC TRẠNG NGUỒN TÀI LIỆU NỘI SINH HIỆN CĨ TẠI TRUNG TÂM THƠNG TIN - THƯ VIỆN, TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ TĨNH Trung tâm Thông tin - Thư viện, Trường Đại học Hà Tĩnh (sau gọi tắt Trung tâm) thức vào hoạt động từ năm 2007 Được quan tâm đạo Ban Giám hiệu nhà trường, công tác thư viện có nhiều bước phát triển vượt bậc, phải kể đến việc nâng cấp từ thư viện truyền thống sang thư viện điện tử Sự đời thư viện điện tử đánh dấu bước phát triển rõ nét Trung tâm, với việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện như: sử dụng phần mềm tích hợp Libol 6.0 vào quản lý thư viện điện tử, sử dụng phần mềm mã nguồn mở Dspace quản lý sưu tập số tài liệu nội sinh Điều tạo thuận lợi cho người dùng tin việc sử dụng khai thác nguồn tài liệu 1.1 Công tác giao nhận nguồn tài liệu nội sinh Nhận thức rõ vai trò quan trọng tài liệu nội sinh, Trung tâm triển khai công tác thu thập lưu trữ loại hình tài liệu, như: luận án, luận văn; khóa luận tốt nghiệp; giảng; sáng kiến kinh nghiệm; đề tài nghiên cứu cấp khoa, cấp trường; giáo trình; báo, tạp chí, Để cơng việc thực tốt thuận lợi, Nhà trường ban hành định việc quy định nộp tài liệu nội sinh đến toàn thể cán bộ, giáo viên nhà trường Theo đó, tài liệu nội sinh nộp Trung tâm bao gồm: 01 in (đóng bìa cứng, có chữ ký người hướng dẫn, Chủ tịch Hội đồng nghiệm thu) 01 đĩa CD-ROM ghi 01 file liệu tồn văn, 01 file tóm tắt nội dung (file liệu tồn văn, tóm tắt in phải đồng nội dung thông tin hình thức trình bày, file liệu dạng word, khơng nhận file PDF) Việc nộp tài liệu vào nguồn nội sinh thực theo cách: trực tuyến thông qua cán thư viện (nộp giấy) Đối với nguồn tài liệu nội sinh khóa luận tốt nghiệp, sinh viên nộp 01 in đóng bìa cứng 01 đĩa CD Trung tâm Đối với luận án thạc sỹ, tiến sỹ, đề tài nghiên cứu cấp trường, đề tài trọng điểm, đề tài cấp tỉnh, giáo trình, Trung tâm yêu cầu cán bộ, giảng viên nộp đầy đủ cứng mềm ký xác nhận vào sổ giao nhận tài liệu nội sinh thư viện Sau đó, phiếu ký nhận Trung tâm chuyển lên Phòng Kế hoạch - Tài để đối chiếu học viên nhận tốn nguồn kinh phí hỗ trợ trình học Trung tâm áp dụng phương thức tiếp nhận tài liệu trực tuyến qua hộp thư điện tử từ phía tác giả với loại hình tài liệu khác như: giảng, đề cương môn học, báo cáo chuyên đề, báo đăng tạp chí Đối với tạp chí khoa học, tài liệu hội nghị, hội thảo, báo cáo khoa học, Phòng Quản lý nghiên cứu khoa học Trường THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 2/2020 33 GIỚI THIỆU CÁC CƠ QUAN TT - TV tiến hành thu thập lập danh sách, sau chuyển lên lưu trữ phục vụ Trung tâm Tài liệu nội sinh năm qua chiếm số lượng lớn, bao gồm: khóa luận, luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học, giáo trình, đề cương giảng… Tính đến tháng 10/2019, sưu tập số tài liệu nội sinh Trung tâm có gần 5.000 tài liệu Tuy nhiên, số chưa đầy đủ so với số liệu nguồn tài liệu có Trường số tác giả chưa thực nghiêm túc quy định nhà trường việc nộp tài liệu toàn thể cán bộ, giảng viên trường Điều làm ảnh hưởng nhiều đến công tác quản lý, thu thập xử lý tài liệu Trung tâm 1.2 Quy trình xử lý tài liệu nội sinh phục vụ bạn đọc Trong trình cập nhật, đăng tải tài liệu nội sinh lên website thư viện điện tử, công việc quản lý sưu tập số, Trung tâm phân công nhiệm vụ cho tổ: tổ xử lý nghiệp vụ, tổ khai thác tài liệu, tổ phục vụ bạn đọc, chuyên viên công nghệ thông tin đảm nhận công đoạn Sự phối hợp đội ngũ cán chuyên ngành thư viện chun viên cơng nghệ thơng tin nhằm mục đích tìm cách khắc phục khó khăn tạo đột phá cho thư viện việc khai thác phần mềm thư viện số Những loại hình tài liệu mềm chuyển đổi từ file word sang file pdf, sau cập nhật vào chuyên ngành sưu tập phần mềm thư viện số Dspace Trong phần mềm Dspace cài đặt sẵn ngôn ngữ: tiếng Anh tiếng Việt, giúp người đọc dễ dàng cần tìm kiếm nguồn tài liệu tương ứng với ngơn ngữ phù hợp Ngồi ra, bạn đọc cấp tài khoản đăng nhập riêng, bước giúp cho bạn đọc truy cập tải tài liệu máy dễ dàng Đồng thời, việc quản lý tài khoản đăng nhập giúp bạn đọc chủ động q trình tìm kiếm thơng tin Hiện tại, Trung tâm sử dụng phần mềm mã nguồn mở Dspace để tổ chức quản lý khai thác tài liệu số hố Để sử dụng tối đa tốt tính phần mềm, cán chuyên trách công nghệ thông tin không ngừng học hỏi trau dồi 34 THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 2/2020 kiến thức để nâng cấp có phiên hay viết thêm ứng dụng cho Dspace Điều tạo thuận lợi cho việc trì cập nhật nội dung số cập nhật công nghệ quản lý số giao diện, từ thu hút đơng đảo người dùng tin sử dụng khai thác thông tin Với tài liệu cứng, tổ nghiệp vụ xử lý công đoạn sau: phân loại tài liệu, nhập liệu vào phần mềm tích hợp Libol 6.0, định ký hiệu xếp giá, định số cutter, mã vạch Công đoạn cuối dán nhãn tài liệu, sau xếp lên giá theo số thứ tự đăng ký cá biệt từ số nhỏ đến số lớn Bạn đọc có nhu cầu mượn tài liệu truy cập vào phần mềm Libol 6.0 (tra cứu Opac) để tra cứu tài liệu, bước điền thông tin vào phiếu yêu cầu để phục vụ tài liệu Hiện tại, Trung tâm phục vụ bạn đọc theo hình thức kho đóng, rào cản gây khó khăn hạn chế trình tiếp cận nguồn thơng tin người dùng tin Một thực trạng tồn mà Trung tâm tìm hướng khắc phục, số lượng tài liệu nội sinh ngày nhiều chưa theo chuẩn định như: kích thước, đóng bìa, dẫn đến tài liệu sau xử lý xếp lên giá nhìn khơng đồng nhất, hay số tài liệu đóng bìa mềm dẫn đến tình trạng rách bìa, gáy sách bị gãy Hằng năm, Trung tâm tiếp nhận tài liệu nội sinh từ khoa gửi lên, chiếm tỷ lệ lớn khóa luận tốt nghiệp sinh viên, số lại luận văn thạc sỹ, đề cương, giảng, sáng kiến kinh nghiệm, đề tài nghiên cứu khoa học, tạp chí Hiện nay, sưu tập tài liệu nội sinh Trường Trung tâm gồm có: ● Luận án tiến sĩ: 39 đề tài ● Luận văn thạc sĩ: 357 đề tài ● Tài liệu hội nghị: 565 nhan đề ● Bài báo: 720 ● Bài giảng: 1.230 ● Đồ án khóa luận: 2.250 ● Giáo trình: 20 đầu sách ● Tạp chí, kỷ yếu khoa học: 357 tạp chí ● Đề tài nghiên cứu cấp sở, bộ, tỉnh: 45 đề tài ● Bài báo đăng tạp chí nước ngồi: 10 GIỚI THIỆU CÁC CƠ QUAN TT - TV GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN NGUỒN TÀI LIỆU NỘI SINH TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN, TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ TĨNH Để phát triển nguồn liệu nội sinh, nhằm đáp ứng nhu cầu bạn đọc, Trung tâm cần thực số giải pháp sau: Thứ nhất, nâng cấp thay đổi giao diện trang web thư viện điện tử nhằm tạo cảm giác thân thiện với người dùng cải thiện chất lượng, nội dung phù hợp, giúp người dùng tiếp cận thông tin dễ dàng, nhanh gọn Hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu có nhiều điểm nên cán thư viện cần hướng dẫn bạn đọc kỹ khai thác sưu tập số tài liệu nội sinh Bên cạnh đó, hướng dẫn thao tác tìm kiếm, đọc tải tài liệu Thứ hai, thói quen phương thức tiếp nhận thông tin người dùng thay đổi việc áp dụng phương thức kho mở xu hướng phát triển chung thư viện đại Trung tâm cần phải thay đổi phương thức phục vụ từ kho đóng sang kho mở để tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc tiếp cận với nguồn tài liệu có thư viện Chất lượng giá trị nguồn tài liệu nội sinh mang lại hiệu cao sử dụng khai thác cách tối đa, với nhóm đối tượng Thứ ba, để xây dựng sưu tập số tài liệu nội sinh ngày phong phú đa dạng, Trung tâm cần đề xuất văn trình lên ban giám hiệu nhà trường việc thu nhận tài liệu nội sinh Cụ thể: yêu cầu tác giả phải scan giáo trình, giảng nộp lên thư viện để cập nhật vào sưa tập tài liệu số Thứ tư, Trung tâm cần có sách trao đổi nguồn tài liệu nội sinh với trường khác ngành đào tạo nhằm mở rộng vốn tài liệu số lượng lẫn chất lượng Việc chia sẻ kinh nghiệm “cánh cửa” hướng tới tích hợp chia sẻ nguồn tài liệu nội sinh số hóa thư viện với Ngồi ra, đội ngũ cán thư viện phải biết thu thập chọn lọc nguồn tài liệu bổ ích mạng internet, tránh vi phạm quyền Thứ năm, tăng cường phổ biến, quảng bá nguồn lực thông tin Trung tâm đến tất sinh viên khoa, môn, đặc biệt đến với giảng viên, trường đại học khác, sở mời họ tham gia làm cộng tác viên giúp Trung tâm việc phát triển trì nguồn tài ngun thơng tin cách có hiệu Thứ sáu, phía nhà trường, cần có kế hoạch triển khai soạn thảo quy định thu nhận sử dụng nguồn tài liệu nội sinh đến khoa, phòng ban liên quan thực thi quy định cách liệt cụ thể Đồng thời, nhà trường cần có chế sách hỗ trợ việc chia sẻ nguồn tài nguyên số thu hút cán bộ, giảng viên trường tham gia nghiên cứu khoa học, viết báo Cuối cùng, trường đại học cần có sách hợp tác xây dựng chia sẻ nguồn tài liệu số sở nguồn học liệu mà họ có sẵn như: giảng, giáo trình, tài liệu tham khảo, luận văn, luận án, đề tài khoa học - tài liệu nội sinh chiếm số lượng lớn Kết luận Giá trị nguồn tài liệu nội sinh vô giá ngày gia tăng số lượng hàm lượng chất xám Tuy nhiên, để nguồn tài liệu sử dụng cách tối đa mang lại hiệu cao công tác nghiên cứu, giảng dạy, học tập cán bộ, Trung tâm Thông tinThư viện, Trường Đại học Hà Tĩnh cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền, quảng bá tới bạn đọc Bên cạnh đó, Trung tâm phải đơn vị đầu mối tạo kết nối, chia sẻ nguồn tin với bạn đọc đơn vị liên quan, hợp tác để xây dựng sưu tập tài liệu nội sinh ngày phong phú đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ TÀI LIỆU THAM KHẢO Đặng Thị Thu Hiền (2017) Khai thác nguồn tài liệu nội sinh thư viện trường đại học, cao đẳng // Tạp chí Giáo dục - 2017 Số đặc biệt - Tr 201 - 203 Nguyễn Hoàng Vĩnh Vương (2014) Số hóa tài liệu nội sinh góp phần giảm khoảng cách số giáo dục đào tạo cao đẳng - đại học // Tạp chí Thư viện Việt Nam - 2014 - Số - Tr 15-19, 30 Võ Duy Bằng, Nguyễn Thị Tuyết Trinh (2019) Hoạt động quản lí nguồn tài ngun thơng tin nội sinh Trường Đại học Cần Thơ // Tạp chí Thơng tin Tư liệu - 2019 - Số - Tr 47-49 THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 2/2020 35 ... tập số tài liệu nội sinh Trung tâm có gần 5.000 tài liệu Tuy nhiên, số chưa đầy đủ so với số liệu nguồn tài liệu có Trường số tác giả chưa thực nghiêm túc quy định nhà trường việc nộp tài liệu. .. LIỆU NỘI SINH TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN, TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ TĨNH Để phát triển nguồn liệu nội sinh, nhằm đáp ứng nhu cầu bạn đọc, Trung tâm cần thực số giải pháp sau: Thứ nhất, nâng cấp... nguồn tài liệu số sở nguồn học liệu mà họ có sẵn như: giảng, giáo trình, tài liệu tham khảo, luận văn, luận án, đề tài khoa học - tài liệu nội sinh chiếm số lượng lớn Kết luận Giá trị nguồn tài