Untitled GIỚI THIỆU CÁC CƠ QUAN TT TV 39THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU 5/2019 ThS Lê Thị Bích Hảo Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Tây Bắc CÔNG TÁC XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN TH[.]
GIỚI THIỆU CÁC CƠ QUAN TT-TV CÔNG TÁC XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN-THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY BẮC ThS Lê Thị Bích Hảo Trung tâm Thông tin - Thư viện, Trường Đại học Tây Bắc Đặt vấn đề Hoạt động xử lý nội dung tài liệu (XLNDTL) thực tốt đem lại hiệu thông tin cao, đảm bảo độ tin cậy, xác đầy đủ nguồn lực thông tin thư viện, tạo nguồn thông tin phù hợp với nhu cầu tin người dùng tin (NDT) Ý nghĩa công tác XLNDTL không nằm phạm vi quan thông tin thư viện (TT-TV) mà cịn có ảnh hưởng tới khả chia sẻ, trao đổi, khai thác biểu ghi thư mục nguồn lực thông tin thư viện khác [Nguyễn Văn Hành, 2010, 2012; Vũ Dương Thúy Ngà, 2012] Bên cạnh đó, việc ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin công tác chuyên mơn góp phần nâng cao hiệu cơng tác xử lý tài liệu, tăng độ xác, tiết kiệm nhiều thời gian, công sức cán việc tổ chức máy tra cứu tin cho NDT việc tra tìm tài liệu [Nguyễn Minh Hiệp, 2002; Vũ Dương Thúy Ngà, 2009] Hoạt động XLNDTL với việc áp dụng công nghệ thông tin đem lại tiện ích lớn, làm thay đổi nhanh chóng diện mạo Trung tâm TT-TV, Trường Đại học Tây Bắc (sau gọi tắt Trung tâm) so với hoạt động truyền thống trước đây; góp phần nâng cao hiệu kiểm sốt quản lý nguồn lực thơng tin thư viện; tạo điểm truy cập phục vụ tra cứu tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, xác; phục vụ tổ chức xếp tài liệu theo chuyên ngành kho tài liệu; mở hội trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin thư viện trường với thư viện khác Thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu Trung tâm Thông tin-Thư viện Trường Đại học Tây Bắc 2.1 Công tác phân loại tài liệu Từ thành lập tới nay, Trung tâm sử dụng qua khung phân loại tài liệu Giai đoạn từ thành lập tới năm 2008, Trung tâm sử dụng Khung phân loại 19 lớp Thư viện Quốc gia Việt Nam Từ năm 2008 đến nay, Trung tâm chuyển sang sử dụng Bảng phân loại Dewey, ấn rút gọn (DDC 14) Việc thực đầy đủ yêu cầu quy trình phân loại yếu tố quan trọng mà trung tâm TT-TV cần quan tâm Kết khảo sát công tác phân loại tài liệu Trung tâm cho thấy, lực, kiến thức phân loại cán xử lý nghiệp vụ không đồng Bên cạnh cán nắm vững chun mơn nghiệp vụ, có số cán cịn xem nhẹ khơng nắm vững bảng phân loại DDC, trường hợp tài liệu đề cập đến ba chủ đề khác nhau, tài liệu đề cập đến hai chủ đề với dung lượng nhau, tài liệu đòi hỏi ghép trợ ký hiệu,… Để khảo sát, tác giả lựa chọn tài liệu từ dễ đến khó, từ đơn giản đến việc ghép nối phức tạp để đưa cho cán xử lý nghiệp vụ (CBTV) Bảng thống kê kết phân loại 15 tài liệu 08 CBTV, thực phân loại độc lập, khơng có tham khảo, bàn luận lẫn Kết đánh giá cho thấy, có 06/15 tài liệu bị phân loại sai, chưa hoàn tồn, thiếu trợ ký hiệu, đó, 03 tài liệu có kết phân loại sai hồn tồn 03 tài liệu chưa xác THƠNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 5/2019 39 GIỚI THIỆU CÁC CƠ QUAN TT-TV Bảng So sánh kết phân loại tài liệu CBTV thực TT 10 Đối tượng Nội nghiên dung cứu Tiếng Việt Tiểu thuyết Thuốc bảo vệ Sử dụng thực vật Nghiên Cây ngô cứu, sản xuất Trẻ mầm Đồng non dao Động vật không xương sống Cây ăn Hồ Chí Văn hóa Minh Văn xi Văn học Dân tộc Lễ hội Ê Đê Tốn lý hóa 13 Động vật Địa lý Việt Nam Thời gian 19651975 Hình thức Từ điển Đồng Nai Tây nguyên, Việt Nam Ký hiệu xác 495.92203 495.92203 895.9223 895.922334 632.071 632.071 633.1 633.1 305 233 372.21 Đánh giá Đúng Chưa đầy đủ Đúng Đúng Sai Sổ tay Hóa sinh học Từ điển Việt Nam Để xác định rõ chất lượng phân loại Trung tâm, tác giả lựa chọn ngẫu nhiên 100 biểu ghi từ sở liệu (CSDL) Trung tâm, tiến hành phân loại lại so sánh với ký hiệu phân loại CBTV thực trước Kết phân loại so sánh cho thấy, 100 biểu ghi ngẫu 40 THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 5/2019 592.071 592.071 634 634 398 306 Đúng Sai 895.92208004 895.92208004 Đúng Sai 390.5976 390.095976 2003 Lào Tiếng Việt, 14 Tiếng Lào Văn hóa Nghiên 15 dân gian cứu Ký hiệu CBTV gán Đúng Bolikhamxay, 11 Nông lâm 12 Phương diện 634.9594 634.909594 510 500 573 573 Sai Sai Đúng Đúng 495.9223 495.9223 398.09597 398.09597 Đúng nhiên từ CSDL có 23 biểu ghi có ký hiệu phân loại khơng xác chưa đầy đủ, 77 biểu ghi có kết trùng khớp xác Kết đánh giá mức độ xác phân loại tài liệu trình bày Hình GIỚI THIỆU CÁC CƠ QUAN TT-TV Ký hiệu phân loại chưa xác: % Ký hiệu phân loại chưa đầy đủ: 13% Ký hiệu phân loại sai nguyên tắc ghép: 3% Ký hiệu phân loại xác: 77% Hình Đánh giá chất lượng phân loại tài liệu Trong tổng số 23 tài liệu (tương ứng 23%), phân loại chưa xác: có 07 tài liệu có ký hiệu phân loại chưa xác, 16 tài liệu có ký phân loại chưa đầy đủ (trong đó: 03 tài liệu bị phân loại sai CBTV không nắm nguyên tắc ghép bảng với bảng phụ; 13 tài liệu chưa đầy đủ CBTV không ghép bảng với bảng phụ, bảng với bảng chính) 2.2 Cơng tác định từ khóa Tại Trung tâm TT-TV Trường Đại học Tây Bắc, việc định từ khóa tiến hành theo quy trình định từ khóa tự Việc sử dụng định từ khóa tự có lợi định, tạo điều kiện cho cán thư viện khơng bị bó hẹp khn khổ cứng nhắc (phương tiện kiểm sốt từ khóa) Về bản, từ khóa tự khác với từ khóa có kiểm sốt chỗ định từ khóa khơng theo phương tiện kiểm sốt từ khóa Tuy nhiên, có nhiều hạn chế cán thư viện không nắm vững nguyên tắc định từ khóa tự kiến thức cần thiết cán làm công tác định từ khóa Tác giả khảo sát nhận định 06 CBTV việc định từ khóa tài liệu kết cho thấy, CBTV nhận định không giống quy trình yếu tố quan trọng tài liệu q trình định từ khóa Tất CBTV khảo sát cho rằng, yếu tố nhan đề, phụ đề, lời nói đầu, lời giới thiệu, mục lục, lĩnh vực nghiên cứu tác giả yếu tố quan tâm hàng đầu chúng chứa đựng phần lớn khái niệm chủ đề; 100% CBTV khảo sát đồng quan điểm cho cần ý đến đặc trưng loại hình tài liệu khác để phân tích nội dung hiệu nhất; 66,6% CBTV nêu xác khái niệm đặc trưng tài liệu đối tượng nghiên cứu, phương diện nghiên cứu đối tượng, phương pháp nghiên cứu đề cập đến nội dung tài liệu; 33,3% CBTV chưa nêu đầy đủ khái niệm Từ thực tiễn cho thấy, CBTV nhận định xác định từ khóa xác, đầy đủ [Biểu đồ 2] THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 5/2019 41 GIỚI THIỆU CÁC CƠ QUAN TT-TV Từ khóa khơng xử lý từ vựng: 2,2% Từ khóa khơng xác: 3,3% Từ khóa khơng đầy đủ: 5,5% Từ khóa mắc lỗi trình bày: 18% Từ khóa xác: 72% Hình Đánh giá kết định từ khóa tài liệu Tuy nhiên, cịn sót thơng tin, cách 2.3 Hoạt động tóm tắt tài liệu trình bày từ khóa cịn chưa đồng gây Hoạt động biên soạn tóm tắt ảnh hưởng khơng nhỏ tới trình phục lãnh đạo CBTV trọng tiến hành vụ NDT Trung tâm Một thực thời gian gần Tuy nhiên, nguyên nhân Trung tâm cịn phần lớn hoạt động biên soạn tóm tắt thiếu cơng cụ hỗ trợ cơng tác định từ khóa như: Bộ từ khóa, từ điển, từ chuẩn Do đó, việc định từ khóa tồn nhiều lỗi phổ biến, cụ thể sau: sử dụng kết chép biểu ghi từ CSDL lớn khác Thư viện Quốc gia Việt Nam Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội, CBTV tự biên soạn - Từ khóa chưa thống “y” “i” tóm tắt Lý giải cho lý sử dụng Ví dụ: “Lí thuyết” Lý thuyết” tóm tắt chép, CBTV cho việc - Các từ khóa có dầu gạch nối khơng biên soạn tốn thời gian, cơng sức kết thống Ví dụ: Mác - Lênin; chép từ CSDL khác lại hợp lý trùng Mác-Lênin; Mác Lênin - Trình bày từ khóa chưa đúng, khớp với nội dung cần biên soạn nên kết tóm tắt kết chép từ CSDL trung tâm TT-TV khác không viết hoa chữ đầu từ khóa, Nhằm đánh giá cách hệ thống lỗi gặp phổ biến CSDL khách quan quy trình phân loại định từ Trung tâm khố, tác giả chọn ngẫu nhiên 100 biểu ghi Ví dụ: %Bài tập%kế tốn%Ngân hàng%giáo trình 42 THƠNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 5/2019 từ CSDL Trong số 100 biểu ghi có 65 biểu ghi có tóm tắt GIỚI THIỆU CÁC CƠ QUAN TT-TV 70.0 60.0 50.0 40.0 30.0 20.0 10.0 0.0 64.6 12.3 đạt yêu cầu 10.8 9.2 Lỗi trình bày Lỗi văn phong Lỗi sai lệch thơng tin 3.1 Lỗi cấu trúc Hình Đánh giá kết tóm tắt tài liệu Kết phân tích cho thấy, số biểu ghi có tóm tắt đạt yêu cầu chiếm 64,6%; số biểu ghi không đạt yêu cầu lỗi trình bày chiếm 12,3%; số biểu ghi mắc lỗi văn phong khoa học chiếm 10,8%; số biểu ghi sai lệch thông tin so với tài liệu gốc chiếm 9,2% số biểu ghi mắc lỗi cấu trúc chưa logic chiếm 3,1% [Hình 3] Một số đề xuất Hoạt động XLNDTL Trung tâm TT-TV thời gian qua có cải thiện đáng kể Tuy nhiên, q trình thực cịn số tồn tại, như: trình độ chun mơn CBTV cịn hạn chế; cơng cụ XLNDTL chưa cập nhật, hồn thiện; tổ chức quy trình XLNDTL chưa thống chun mơn hố;… Nhằm nâng cao chất lượng hoạt động này, tác giả đề xuất số giải pháp, cụ thể sau: - Cơng tác chuẩn hóa hoạt động xử lý nội dung tài liệu thư viện Cơng cụ xử lý nội dung tài liệu có vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm dịch vụ TT-TV hoạt động phục vụ thông tin/tài liệu cho NDT [Vũ Dương Thúy Ngà, 2009] Các công cụ xử lý nội dung tài liệu bao gồm bảng phân loại tài liệu công cụ bổ trợ như: loại từ điển chun ngành; bách khoa tồn thư; mục lục cơng vụ; bảng đề mục chủ đề để định ký hiệu chủ đề cho tài liệu; bảng từ khóa từ chuẩn để định từ khóa cho tài liệu Hiện tại, Trung tâm sử dụng bảng phân loại DDC 14, bảng phân loại phù hợp với nguồn lực thông tin đơn vị Hoạt động định từ khóa CBTV định từ khóa tự do, vậy, cần nghiên cứu để áp dụng bảng từ khóa phù hợp với nguồn tài liệu Trung tâm, giúp nâng cao hiệu hoạt động định từ khóa Bên cạnh đó, cần phải cải tiến quy trình kiểm sốt chất lượng XLNDTL, cán đảm nhiệm xử lý tài liệu một nhóm chủ đề/lĩnh vực khoa học Như vậy, cán có điều kiện nắm bắt kiến thức ngành đó, nắm vững phân chia chủ đề chuyên sâu ngành, việc kiểm tra, giám sát chất lượng thường xuyên, phân công trách nhiệm mảng cơng việc có kiểm sốt hiệu đính kết cuối THƠNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 5/2019 43 GIỚI THIỆU CÁC CƠ QUAN TT-TV - Chú trọng việc nâng cao lực xử lý nội dung tài liệu cho cán dưỡng kiểm tra định kỳ như: máy Để Trung tâm thực nơi cung cấp thông tin khoa học nhanh hiệu quả, đáp ứng yêu cầu đổi tồn diện cơng tác đào tạo Nhà trường, địi hỏi Trung tâm, ngồi việc trọng tăng cường sở vật chất, mở rộng dịch vụ cung cấp thông tin đại, phát triển sản phẩm thơng tin, trọng quảng bá hình ảnh thư viện, cần phải có đội ngũ cán nhiệt tình, dày dặn kinh nghiệm, có lực chun mơn, đồng thời có kiến thức kỹ cơng nghệ thông tin, ngoại ngữ kỹ mềm khác, Trung tâm cần có kế hoạch cụ thể nhằm nâng cao trình độ chun mơn đội ngũ CBTV, thường xuyên cử CBTV tham gia lớp đào đạo nâng cao trình độ chun mơn ngắn hạn, tham gia hội thảo khoa học ngành thư viện, khuyến khích tìm hiểu viết cho báo, tạp chí chuyên ngành, chủ động tìm hiểu cập nhật thông tin mới, thay đổi, phát triển lĩnh vực thư viện, đồng thời thường xuyên mở trao đổi kinh nghiệm đồng nghiệp đơn vị vận chuyển sách, cổng từ vào kho đọc mở, - Đầu tư sở vật chất ứng dụng công nghệ thông tin đại Cơ sở vật chất đóng vai trị quan trọng Trung tâm NDT, vậy, cần trọng tân trang, bảo dưỡng nâng cấp thường xuyên trang thiết bị để Trung tâm có mơi trường hoạt động tốt Ứng dụng CNTT xử lý tài liệu nhằm khai thác tối đa tính phần mềm này, đồng thời đề xuất tính khác cần có để tăng khả hỗ trợ phần mềm hoạt động TT-TV nói chung hoạt động XLNDTL nói riêng Những trang thiết bị Trung tâm cần bảo 44 THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 5/2019 tính phịng đa phương tiện, thang máy camera kho tài liệu đặc biệt trang web phần mềm quản trị iLib để việc quản trị, lưu thơng trì mức cao TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Văn Hành “ Quá trình chuẩn hóa cơng tác nghiệp vụ Trung tâm Thơng tin -Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội”, Website Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, Truy cập ngày 31/07/2012, địa chỉ: http://www.lic.vnu.vn/website/download/ Kyyeu10namlic/01.pdf Nguyễn Văn Hành (2010) “Về chuẩn hóa cơng tác thư viện Đại học Việt Nam”, Tạp chí Thư viện Việt Nam (4), tr 10 - 14 Nguyễn Minh Hiệp (2002) “Chuẩn hóa cơng tác nghiệp vụ thư viện”, Sổ tay quản lý Thông tin Thư viện, tr - 11 Thư viện Quốc gia Việt Nam Khung Phân loại Thập phân Dewey rút gọn ấn 14 (2006) Vũ Dương Thúy Ngà “Chuẩn hóa công tác xử lý tài liệu thư viện đại học Việt Nam”, Website Tạp chí Nghiên cứu Văn hóa Trường Đại học Văn hóa Hà Nội, Truy cập ngày 31/07/2012, địa chỉ: http://huc.edu vn/vi/spct/id119/CHUAN-HOA-TRONG-CONG -TAC-XU-LY-TAI-LIEU TAI-CAC-THU-VIENDAI-HOC-O-VIET-NAM/ Vũ Dương Thúy Ngà (2009) “ Định chủ đề tài liệu Việt Nam: Các yếu tố đảm bảo chuẩn hóa”, Tạp chí Thơng tin Tư liệu, 4, tr 21 -24 ... hóa hoạt động xử lý nội dung tài liệu thư viện Công cụ xử lý nội dung tài liệu có vai trị quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm dịch vụ TT-TV hoạt động phục vụ thông tin /tài liệu. .. “ Q trình chuẩn hóa cơng tác nghiệp vụ Trung tâm Thông tin -Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội? ??, Website Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, Truy cập ngày 31/07/2012, địa chỉ:... cuối THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 5/2019 43 GIỚI THIỆU CÁC CƠ QUAN TT-TV - Chú trọng việc nâng cao lực xử lý nội dung tài liệu cho cán dưỡng kiểm tra định kỳ như: máy Để Trung tâm thực nơi cung cấp thông