Microsoft PowerPoint KSNB C3 CHƯƠNG 3 THIẾT KẾ KSNB CÁC CHU TRÌNH CHỦ YẾU TRONG ĐƠN VỊ NỘI DUNG 3 1 Thiết kế KSNB chu trình bán hàng thu tiền 3 2 Thiết kế KSNB chu trình mua thanh toán 3 3 Thiết kế KS.
CHƯƠNG THIẾT KẾ KSNB CÁC CHU TRÌNH CHỦ YẾU TRONG ĐƠN VỊ NỘI DUNG 3.1 Thiết kế KSNB chu trình bán hàng - thu tiền 3.2 Thiết kế KSNB chu trình mua - tốn 3.3 Thiết kế KSNB chu trình nhân - tiền lương tốn với người lao động 3.1 THIẾT KẾ KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN Đặc điểm chu trình bán hàng – thu tiền Các sai phạm xảy Mục tiêu kiểm soát Thiết kế thủ tục kiểm sốt ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN Nhận đơn đặt hàng Xét duyệt bán chịu Lập lệnh bán hàng Giao hàng Lập hóa đơn Theo dõi nợ phải thu Thu tiền ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN - Chu trình trải qua nhiều khâu, có liên quan đến tài sản nhạy cảm nợ phải thu, hàng hóa, tiền…nên thường đối tượng bị tham ô chiếm dụng - Nợ phải thu khách hàng khoản mục chiếm tỷ trọng lớn tổng tài sản đơn vị Bởi lẽ, cạnh tranh gay gắt thị trường nhân tố thúc đẩy nhiều đơn vị phải mở rộng bán chịu điều làm tăng rủi ro có sai phạm CÁC SAI PHẠM CÓ THỂ XẢY RA Giai đoạn Các sai phạm xảy Xử lý đơn - Chấp nhận đơn đặt hàng chưa phê duyệt đặt hàng - Đồng ý bán hàng khơng có khả cung khách ứng hàng - Ghi sai hợp đồng bán hàng chủng loại, số lượng đơn giá Xét duyệt - Bán chịu cho khách hàng khơng đủ tiêu chuẩn bán chịu theo sách bán chịu - Nhân viên bán chịu cấp nhiều hạn mức bán chịu để đẩy mạnh doanh thu bán hàng CÁC SAI PHẠM CÓ THỂ XẢY RA Giai đoạn Giao hàng - Lập hóa đơn - Các sai phạm xảy Giao hàng chưa xét duyệt Giao hàng không chủng loại, số lượng khơng khách hàng Hàng hóa bị thất q trình giao hàng mà khơng xác định người chịu trách nhiệm Phát sinh thêm chi phí ngồi dự kiến q trình giao hàng Bán hàng khơng lập hóa đơn Lập hóa đơn sai giá trị tên mã số thuế, địa khách hàng Khơng bán hàng lập hóa đơn CÁC SAI PHẠM CÓ THỂ XẢY RA Giai đoạn Ghi chép doanh thu theo dõi nợ phải thu khách hàng Các sai phạm xảy - Ghi nhận sai tên khách hàng thời hạn toán Ghi sai niên độ doanh thu nợ phải thu khách hàng Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn Quản lý nợ phải thu khách hàng kém: thu hồi nợ, chậm trễ, khơng địi nợ Khoản tiền toán khách hàng bị chiếm đoạt Xố sổ nợ phải thu khách hàng khơng xét duyệt Nợ phải thu bị thất thoát không theo dõi chặt chẽ Không lập lập dự phịng phải thu khó địi khơng Khơng đánh giá lại nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ vào cuối kỳ Không khai báo khoản nợ phải thu khách hàng bị chấp MỤC TIÊU KIỂM SOÁT VÀ CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT A Mục tiêu kiểm soát chung thủ tục kiểm soát chung B Mục tiêu kiểm soát thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn MỤC TIÊU KIỂM SOÁT CHUNG VÀ CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHUNG Mục tiêu kiểm soát chung: - Sự hữu hiệu hiệu hoạt động - Báo cáo đáng tin cậy - Tuân thủ pháp luật quy định Thủ tục kiểm soát chung: - Phân chia trách nhiệm chức - Kiểm sốt q trình xử lý thông tin PHÂN CHIA TRÁCH NHIỆM GIỮA CÁC CHỨC NĂNG - Bộ phận bán hàng: chịu trách nhiệm tiếp nhận đơn hàng lập lệnh bán hàng Bộ phận xét duyệt bán chịu: chịu trách nhiệm xét duyệt tất trường hợp bán chịu theo sách đơn vị Bộ phận giao hàng: chịu trách nhiệm kiểm tra độc lập hàng hóa trước giao giao hàng Bộ phận lập hóa đơn: chịu trách nhiệm lập HĐBH Bộ phận kho: chịu trách nhiệm bảo quản hàng hóa xuất kho theo lệnh bán hàng duyệt Bộ phận theo dõi nợ phải thu: ghi nhận nợ phải thu, liên lạc với khách hàng, đôn đốc việc trả tiền, phân tích tuổi nợ đề xuất xóa sổ nợ khó địi PHÂN CHIA TRÁCH NHIỆM GIỮA CÁC CHỨC NĂNG Đơn vị cần tách biệt chức năng/ phận - Bộ phận xét duyệt bán chịu tách biệt với Bộ phận bán hàng - Bộ phận bán hàng tách biệt với Bộ phận ghi nhận nợ phải thu - Bộ phận bán hàng không kiêm nhiệm việc thu tiền - Kế toán nợ phải thu khơng kiêm nhiệm việc thu tiền - Người có quyền xóa sổ nợ phải thu khó địi tách biệt với phận theo dõi nợ phải thu KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH XỬ LÝ THƠNG TIN - - - Kiểm sốt chung • Kiểm sốt đối tượng sử dụng: bên trong, bên ngồi, • Kiểm sốt liệu: nhập liệu sớm tốt, lưu liệu,… Kiểm soát ứng dụng • Kiểm sốt liệu: Kiểm sốt tính hợp lệ, hợp pháp chứng từ, kiểm tra phê duyệt chứng từ • Kiểm sốt q trình nhập liệu Kiểm sốt chứng từ sổ sách • Đánh số thứ tự liên tục trước sử dụng cho tất hóa đơn, lệnh bán hàng, vận đơn • Các HĐBH phải lập ĐĐH, hợp đồng, lệnh bán hàng • Ghi nhận kịp thời khoản nợ phải thu, khoản tiền thu MỤC TIÊU KIỂM SOÁT VÀ CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CỤ THỂ TRONG TỪNG GIAI ĐOẠN Kiểm sốt q trình tiếp nhận đơn hàng xét duyệt bán chịu Kiểm sốt q trình giao hàng lập hóa đơn Kiểm soát việc thu tiền nợ phải thu khách hàng CÁC THỦ TỤC KIỂM SỐT Mục tiêu: Có đủ hàng để giao theo yêu cầu •Xét duyệt đơn đặt hàng khách hàng trước chấp thuận °Hệ thống thông tin với kho phận sản xuất CÁC THỦ TỤC KIỂM SỐT Mục tiêu: Bảo đảm tính pháp lý giao dịch với khách hàng °Xét duyệt đơn đặt hàng khách hàng trước chấp thuận °Xác nhận trường hợp đặt hàng qua điện thoại °Hồi báo trường hợp chấp nhận đơn hàng CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT Mục tiêu: Chỉ bán chịu cho khách hàng có khả tốn °Mọi nghiệp vụ bán hàng phải lập Lệnh bán hàng Lệnh bán hàng (bán chịu) phải xét duyệt phận bán chịu độc lập °Lập hồ sơ khả tài khách hàng, yêu cầu ký quỹ °Có sách bán chịu rõ ràng CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT Mục tiêu: Giao hàng chủng loại, quy cách số lượng °Tổ chức phận giao hàng độc lập °Lập Phiếu giao hàng cho nghiệp vụ giao hàng °Phiếu giao hàng phải lập Lệnh bán hàng °Phiếu giao hàng phải xét duyệt CÁC THỦ TỤC KIỂM SỐT Mục tiêu: Lập hóa đơn đầy đủ cho trường hợp giao hàng °Đối chiếu định kỳ phận giao hàng phận lập hóa đơn °Lập báo cáo trường hợp chênh lệch hai bên °Gửi thơng báo tình hình nợ hàng tháng cho khách hàng CÁC THỦ TỤC KIỂM SỐT Mục tiêu: Lập hóa đơn xác °Hóa đơn lập sở Phiếu giao hàng, Lệnh bán hàng đơn đặt hàng °Sử dụng Bảng giá duyệt °Kiểm tra độc lập việc tính tốn hóa đơn trước gửi °Gửi thơng báo tình hình nợ cho KH ...NỘI DUNG 3. 1 Thiết kế KSNB chu trình bán hàng - thu tiền 3. 2 Thiết kế KSNB chu trình mua - tốn 3. 3 Thiết kế KSNB chu trình nhân - tiền lương toán với người lao động 3. 1 THIẾT KẾ KSNB CHU TRÌNH BÁN... HÀNG - THU TIỀN Đặc điểm chu trình bán hàng – thu tiền ? ?Các sai phạm xảy Mục tiêu kiểm soát ? ?Thiết kế thủ tục kiểm soát ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN Nhận đơn đặt hàng Xét duyệt bán... tổng tài sản đơn vị Bởi lẽ, cạnh tranh gay gắt thị trường nhân tố thúc đẩy nhiều đơn vị phải mở rộng bán chịu điều làm tăng rủi ro có sai phạm CÁC SAI PHẠM CÓ THỂ XẢY RA Giai đoạn Các sai phạm