tin học là một bộ môn không thể thiếu cho mọi người muốn làm việc hay ưa thích công việc công sở. Tài liệu này hướng dẫn người đọc cách định dạng văn bản, tạo mục lục tự động, tài liệu tham khảo, chú thích,cách ngắt vùng, ghi chú, trộn văn bản,...tài liệu có hình ảnh minh họa cụ thể từng bước làm.
1 MỤC LỤC HỆ THỐNG BÀI TẬP PHẦN 1.1 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN CƠ BẢN Bố cục trang văn (Layout) 1.1.1 Page Setup 1.1.2 Page Background 1.2 Định dạng Font chữ 1.3 Định dạng đoạn văn 1.3.1 Paragraph 1.3.2 Style 10 1.3.3 Multilevel List 13 PHẦN THAM CHIẾU (REFERENCES) 17 2.1 Mục lục tự động (Table of Contents) 17 2.2 Danh mục đối tượng (Table of Figures) 19 2.2.1 Mô tả đối tượng (Caption) 19 2.2.2 Danh mục tự động (Table of Figures) 21 2.3 Tài liệu tham khảo (TLTK) 24 2.3.1 Quản lý nguồn TLTK (Manage Source) 24 2.3.2 Trích dẫn tài liệu tham khảo (Citation) 26 2.3.3 Danh mục tài liệu tham khảo (Bibliography) 27 2.4 Chú thích (Endnote & Footnote) 29 PHẦN NGẮT VÙNG (SECTION BREAK) 32 PHẦN REVIEW 39 4.1 Ghi tài liệu (Comment) 39 4.2 Lưu vết thay đổi tài liệu (Trackchange) 40 4.3 Bảo vệ tài liệu (Restrict Editing) 42 PHẦN TRỘN VĂN BẢN (MAILING) 45 HỆ THỐNG BÀI TẬP TT Nội dung Trang Phần 1: Định dạng Page Setup, Page Background Bài tập File sử dụng Trắc nghiệm ✓ Tự học 1, ✓ Font, Paragraph Tự học 3, Style 10 Tự học 5, ✓ Multilevel List 13 Tự học ✓ Bài tập 16 Bài tập HDTH_Luanvan.docx BTTH_ Tinhocvanphong.docx Phần 2: Tham chiếu (References) Mục lục tự động Danh mục đối tượng Tài liệu tham khảo 17 Tự học 8, ✓ 19 Tự học 10-12 ✓ HDTH_Luanvan.docx 24 Tự học 13-15 ✓ Chú thích 29 Tự học 16 ✓ Bài tập 31 Bài tập BTTH_ Tinhocvanphong.docx Phần 3: Ngắt vùng (Section) Sections 34 Tự học 17-18 HDTH_Luanvan.docx Bài tập 38 Bài tập BTTH_ Tinhocvanphong.docx ✓ Phần 4: Review Ghi 39 Tự học 19 Track Changes 40 Tự học 20-21 Bảo vệ tài liệu 42 Tự học 22 Bài tập 44 Bài tập ✓ HDTH_Luanvan.docx ✓ ✓ BTTH_ Tinhocvanphong.docx Phần 5: Trộn văn (Mail Merge) Trộn thư 45 Tự học 23-24 Trộn nhãn 48 Tự học 25 Bài tập 51 Bài tập HDTH_ Giaybaoduthi.docx HDTH_ _Giaybaotrungtuyen.docx Danhsach.xlsx ✓ ✓ PHẦN ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN CƠ BẢN 1.1 Bố cục trang văn (Layout) 1.1.1 Page Setup KIẾN THỨC Công cụ Page Setup giúp ta lề, chọn khổ giấy, hướng giấy Tab Margins: ▪ Margins: Đặt lề - Top/ Bottom/ Left/ Right: Đặt lề trên/ dưới/ trái/ phải - Gutter: Khoảng cách đóng gáy ▪ Orientation: Hướng giấy - Portrait: Hướng dọc - Landscape: Hướng ngang ▪ Papes/ Multiple Pages: - Normal: In mặt - Mirror margins: In mặt - papes per sheet: trang / khổ giấy - Book fold: Sách gấp Tab Paper: ▪ Paper size: Khổ giấy Tab Layout: ▪ Section: Phân đoạn (xem phần Section) ▪ Header and Footer - Different odd and even: Trang chẵn lẻ khác (kết hợp Mirror margins) - Different first page: Trang đầu không Header Footer - From edge: Khoảng cách đặt Header Footer Apply to: ▪ Whole document: Thiết lập cho toàn văn ▪ This Section: Thiết lập cho phân vùng hành (xem thêm Section) ▪ This point forward: Thiết lập từ vị trí trở TỰ HỌC 1: Kỹ thiết lập bố cục trang giấy ✓ ✓ - Sử dụng file HDTH_Luanvan.docx Yêu cầu: Lưu sang file với tên _Luanvan.docx (Ví dụ: 2018123456_Luanvan.docx) File sử dụng xuyên suốt trình Chọn khổ giấy A4, hướng giấy dọc Đặt lề giấy: trên, dưới, trái, phải tương ứng 2, 2, 3, (cm) HƯỚNG DẪN Mở lưu file theo yêu cầu Kiểm tra đổi đơn vị đo cm: File/ Options/ Advanced/ Display/ Show measurement in unit of: Centimeter Vào menu Layout, mở hộp thoại Page Setup Thiết lập thông số sau: Tab Margins: ▪ Top: cm; Bottom: cm Left: cm ▪ Orientation: Portrait (hướng giấy dọc) Right: cm Tab Paper: Paper size: A4 GHI CHÚ 1.1.2 Page Background KIẾN THỨC ✓ Công cụ Page Background giúp ta đặt cho trang giấy Nền trang bao gồm Page Color (màu nền, ảnh nền), Watermark (chữ ký quyền) Page Border (đường viền trang) Chú ý: Page Border thường ứng dụng để tạo viền cho trang bìa TỰ HỌC 2: Kỹ tạo cho trang giấy ✓ ✓ - Sử dụng file _Luanvan.docx lưu từ trước Yêu cầu: Page Color: - Đặt màu cho văn màu xanh - Đổi màu thành ảnh sử dụng file Pic2_Background.jpg đính kèm - Hủy bỏ văn (No color) Watermark: - Đặt Watermark dạng Picture sử dụng file Pic1_Logo.png - Thay đổi tỷ lệ kích thước ảnh Watermark 50% - Đổi Watermark dạng text có nội dung: "ĐHCN" Page Border: Kẻ viền cho trang bìa, kiểu đường viền , viền theo lề giấy HƯỚNG DẪN Page Color: - - Vào menu Design/ Page Color, chọn màu xanh Vào menu Design/ Page Color/ Fill Effects Sang tab Picture, sử dụng chức Select Picture để chọn ảnh Pic2_Background.jpg làm Vào menu Design/ Page Color, chọn No Color để hủy Watermark: - - Vào menu Design/ Watermark/ Custom Watermark Chọn Picture Watermark, sử dụng chức Select Picture để chọn file Pic1_Logo.png Trong mục Scale chọn 50% =>OK Vào menu Design/ Watermark/ Custom Watermark Chọn Text Watermark Trong mục Text soạn: ĐHCN =>OK Page Border: Vào menu Design/ Page Borders - - Style: kiểu đường viền Color: Màu viền - Automatic Width: Độ dày Art: Kiểu viền nghệ thuật – Kéo chuột mục để xem loại viền khác Sau chọn None Apply to: This section – First page only (chỉ viền trang đầu) Vào Options: + Trong mục Meassure from chọn Text (viền theo vùng soạn thảo - lề giấy) Tắt chức Surround header/ footer (viền vùng header/ footer) GHI CHÚ 1.2 Định dạng Font chữ KIẾN THỨC Tab Font: Chỉnh ▪ Font: Chọn font ▪ Font style: Kiểu chữ ▪ Size: Cỡ chữ ▪ Font color: Màu chữ ▪ Underline style: Gạch chân ▪ Underline color: Màu sắc ▪ Effects: Hiệu ứng Tab Advanced: Nâng cao ▪ Scale: Tỷ lệ co ngang chữ ▪ Spacing: Khoảng cách ký tự - Normal: Bình thường - Expanded: Xa - Condensed: Gần ▪ Position: Vị trí chữ so với dịng - Normal: Bình thường - Raised: Cao - Lowered: Thấp Set as Default: Đặt làm mặc định TỰ HỌC 3: Định dạng Font ✓ ✓ - Sử dụng file _Luanvan.docx lưu từ trước Yêu cầu: Chỉnh toàn văn bản: Font chữ Time New Roman, cỡ chữ 13 Mở trang - Phiếu giao đề tài tốt nghiệp, chỉnh sau: Dòng tiêu đề cỡ 15 Định dạng văn theo mẫu Căn chỉnh Quốc hiệu theo Thông tư 01-2011 quy định soạn thảo văn hành HƯỚNG DẪN Căn chỉnh bản: - Bơi đen tồn (Ctrl+A), chỉnh font, cỡ chữ Mở trang 2, thực chỉnh cỡ chữ, đậm, nghiêng, lề theo mẫu Căn chỉnh Quốc hiệu theo quy định: Dòng "Độc lập …" cỡ chữ 13 Các dòng lại cỡ chữ 12 Dòng "BỘ CƠNG THƯƠNG" chữ khơng đậm, dịng cịn lại chữ đậm - Vì nội dung "TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP HÀ NỘI" dài không vừa với chiều ngang ô nên cần chỉnh co ngang cách vào hộp thoại Font, tab Advanced chọn Scale: 80% - Nội dung "CỘNG HÒA…" chỉnh co ngang tương tự - Chỉnh chữ lề ô - Bỏ đường viền ô cách vào biểu tượng Border menu Home chọn No border - Vào menu Insert/ Shape để kẻ đoạn thẳng gạch dòng "TRƯỜNG…" dòng "Độc lập… "(Không dùng công cụ Underline) Kết sau: - GHI CHÚ 1.3 Định dạng đoạn văn 1.3.1 Paragraph KIẾN THỨC Công cụ Paragraph giúp ta thiết lập định dạng cho đoạn văn bản: Tab Indent and Spacing: ▪ General: - Alignment: Căn lề - Outline level: Cấp đề mục ▪ Indentation: - Left/ Right: Dịch lề so với lề mặc định trang giấy - Special/ First line: Dịch lề dòng đoạn - Special/ Hanging: Dịch lề dòng lại đoạn ▪ Spacing - Before: Giãn với đoạn trước - After: Giãn với đoạn sau - Line spacing: Giãn dòng - Don't show space between…: Không giãn đoạn có định dạng Tab Line and Page Breaks ▪ Pagnination: - Widow/ Orphan Control: Kiểm sốt khơng để dòng cuối đoạn đầu trang sau (Widow) dòng đầu đoạn cuối trang trước (Orphan) - Keep Lines Together: Đoạn văn phải nằm trọn trang - Page Break Before: Ngắt trang trước đoạn - Keep with Next: Nằm trang với đoạn Chú ý: Sử dụng công cụ (Show/Hide) để xem ký tự ẩn, ký tự điều khiển TỰ HỌC 4: Định dạng Paragraph ✓ ✓ Sử dụng file _Luanvan.docx lưu từ trước Yêu cầu: - Chỉnh toàn văn (trừ trang 2): Căn bên, giãn dòng 1.5lines, giãn đoạn Before/After: Auto, lùi dòng đầu (first line): 1cm - Căn chỉnh trang bìa theo mẫu Chú ý: Sử dụng Layout/ before để giãn đoạn, không sử dụng nhiều Enter HƯỚNG DẪN Định dạng văn bản: - Bôi đen từ trang đến hết văn bản, vào menu Home/ Paragraph chỉnh hình bên Định dạng trang bìa ▪ Căn chỉnh bản: - Font Time New Roman, cỡ chữ 14 Dòng "ĐỒ ÁN…" cỡ chữ 24, dòng "KHAI PHÁ…" cỡ chữ 18 - Căn chỉnh đậm, nghiêng theo mẫu - Căn toàn bộ, giãn dòng 1.5 - Riêng dòng "CBHD…, Sinh viên, Mã số…" lề trái, sử dụng công cụ menu Home để dịch sang phải ▪ Chèn ảnh: - Chèn ảnh Pic1_Logo.png vào dòng - Vào Format/ Size chỉnh kích thước ảnh 4x4 cm ▪ Giãn khoảng cách: - Để giãn khoảng cách dòng, đặt trỏ dòng vào menu Layout/ Before để thay đổi khoảng cách so với dòng Chỉnh dòng sau: - Dòng "BỘ…": Before=12 - Dòng Logo: Before=48 - Dòng "ĐỒ ÁN…": Before=48 - Dòng "ĐỀ TÀI": Before=36 - Dòng "CBHD…": Before=48 - Dòng "Hà Nội…": Tùy chỉnh ✓ Chú ý: Sử dụng Before thuận tiện After, khơng nên sử dụng phím Enter Before=48 GHI CHÚ 10 1.3.2 Style KIẾN THỨC ✓ Style tập hợp thuộc tính định dạng Font, Paragraph, Tab, Border, Color…, thiết lập trước, lưu lại thông qua tên Style Khi áp dụng Style cho đoạn văn tài liệu, đoạn văn áp dụng tất định dạng thiết lập Style ✓ Style tạo lần sử dụng nhiều lần Những đoạn văn có định dạng nên áp dụng Style ✓ Chú ý: Style gồm loại: Style có sẵn Style tự người dùng định nghĩa Style có sẵn thường dùng như: Normal, Captions, Heading 1, Heading 2… ▪ Tạo Style mới: Vào cơng cụ More góc phải bảng Style, chọn Create a Style More - Name: Đặt tên Style - ▪ ▪ ▪ Modify: Chỉnh sửa, thiết lập Font, Paragraph… cho Style Sửa Style: Click chuột phải vào Style cần sửa chọn Modify Khi sửa, đoạn văn áp dụng Style tự động cập nhật Áp dụng Style Chọn đoạn văn bản, vào bảng Style, chọn Style cần áp dụng Style Inspector: Cơng cụ tìm kiếm Style Thơng thường chọn đoạn văn bản, bảng Style đánh dấu style áp dụng cho đoạn văn Tuy nhiên, số trường hợp, bảng Style không đánh dấu đánh dấu khơng Vì vậy, để tìm Style phải sử dụng cơng cụ Style Inspector - Sử dụng biểu tượng góc dưới, phải bảng Style, xuất hộp thoại Style - Trong hộp thoại Style, vào biểu tượng Style Inspector, xuất hộp thoại Style Inspector - Click chuột vào đoạn văn nào, Style đoạn văn xuất hộp thoại Style Inspector 37 Căn chỉnh Header/ Footer: ▪ Section 1: - Vào Header trang Phiếu giao đề tài Trên menu Design tích chọn mục Different Odd & Even Pages, trang trắng (Even page) khơng cịn Header ▪ Section 2: - Vào Header trang Danh mục hình ảnh (Even page) - Tắt chức Link to Previous - Soạn chữ "Phần danh mục" sát lề trái - Căn chỉnh font, kẻ viền Header - Xuống phần Footer, tắt chức Link to Previous - Vào Insert/ Page Number/ Bottom of Page để đánh số trang ▪ Section 3: - Vào Header trang Danh mục hình ảnh (Even page) - Tắt chức Link to Previous - Soạn chữ "Phần nội dung" sát lề trái GHI CHÚ 38 BÀI TẬP 3: Section break ✓ Sử dụng file BTTH_Tinhocvanphong.docx lưu từ BÀI TẬP Chia tài liệu thành Section sau: ▪ Section 1: Trang bìa - Kẻ viền theo lề, không Header, footer, không đánh số trang ▪ Section 2: Trang mục lục, danh mục - Không kẻ viền - Header: "Phần danh mục", lề trái - Đánh số trang phần Header, lề phải, kiểu đánh số a,b,c… - Kẻ viền chân Header ▪ Section 3: Các trang cịn lại - Khơng kẻ viền - Header: "Phần nội dung", lề trái - Đánh số trang phần Header, lề phải, kiểu đánh số 1, 2, 3… - Kẻ viền chân Header 39 PHẦN REVIEW 4.1 Ghi tài liệu (Comment) KIẾN THỨC ✓ Comment công cụ để chèn ghi vào tài liệu Nội dung ghi không ảnh hưởng đến nội dung tài liệu, xóa khơng cịn cần thiết ✓ Công cụ thường sử dụng rà soát tài liệu trước in kiểm tra, đánh giá tài liệu người khác ▪ Thao tác với Comment Vào menu Review/ Comments: - New Comment: Tạo ghi - Delete: Xóa ghi - Previous: Xem ghi trước - Next: Xem ghi sau TỰ HỌC 19: Chèn Comment ✓ Sử dụng file _Luanvan.docx lưu từ trước ✓ Yêu cầu: Chèn Comment - Chèn Comment cho tên cán hướng dẫn trang bìa với nội dung là: "Ghi đầy đủ học hàm, học vị giảng viên" - Chèn Comment cho Bảng 2.1 Tập liệu… với nội dung là: "Căn chỉnh lại bảng biểu" - Chèn Comment cho đoạn cuối phần KẾT LUẬN với nội dung là: "- Không viết lời cảm ơn phần kết luận - Phải có họ tên, chữ ký sinh viên thực hiện" HƯỚNG DẪN Chèn Comment - Bôi đen họ tên cán hướng dẫn - Vào menu Review/ New Comment - Nhập nội dung theo yêu cầu Các Comment khác chèn tương tự: 40 GHI CHÚ 4.2 Lưu vết thay đổi tài liệu (Trackchange) KIẾN THỨC ✓ Trackchange công cụ để lưu vết, theo dõi thay đổi tài liệu Khi tính bật lên, toàn thay đổi tài liệu lưu lại đánh dấu Tác giả tài liệu gốc có quyền chấp nhận hay khơng chấp nhận thay đổi ✓ ▪ ▪ Công cụ thường sử dụng rà sốt chỉnh sửa tài liệu Nếu có nhiều người (User) tham gia thay đổi tài liệu, thay đổi người đánh dấu màu khác Các thao tác với Track Change Vào menu Review/ Tracking - Trank Change: Bật tắt chế độ lưu vết - Reviewing Pane: Hiển thị thay đổi cửa sổ riêng Các thao tác thay đổi Vào menu Review/ Changes - Accept: Chấp nhận thay đổi - Reject: Hủy bỏ thay đổi - Previous: Chuyển đến đề xuất thay đổi trước - Next: Chuyển đến đề xuất thay đổi sau TỰ HỌC 20: Track Change ✓ Sử dụng file _Luanvan.docx lưu từ trước ✓ Yêu cầu: Bật chế độ Track Change - Thêm học hàm cho CBHD trang bìa là: "Ths Hồng Quang Huy" - Căn chỉnh Bảng 2.1 hợp lý - Xóa dịng lời cảm ơn cuối phần KẾT LUẬN - Thêm phần họ tên, chữ ký sinh viên thực - Căn chỉnh Font Time New Roman, cỡ chữ 13 41 HƯỚNG DẪN: Vào menu Review chọn công cụ Track Changes để lưu vết thay đổi tài liệu - - - - Về trang bìa, soạn chữ "Ths." trước tên cán hướng dẫn Vào Review/ Comments chọn Next để nhảy đến Comment bảng 2.1 Bôi đen chỉnh bảng hợp lý Vào Review/ Comments chọn Next để nhảy đến Comment phần kết luận Xóa đoạn văn cuối Soạn thêm phần họ tên, chữ ký sinh viên thực Căn chỉnh font theo yêu cầu TỰ HỌC 21: Lần vết, xét duyệt Track Change ✓ ✓ Sử dụng file _Luanvan.docx lưu từ trước Yêu cầu: Lần vết theo thay đổi tài liệu - Tại vị trí trang bìa: + Xóa comment + Chấp nhận việc thêm chữ "Ths" - Tại vị trí bảng 2: + Xóa Comment + Chấp nhận việc chỉnh bảng - Tại vị trí cuối văn bản: + Xóa Comment + Khơng chấp nhận việc xóa lời cảm ơn + Chấp nhận việc thêm phần họ tên, chữ ký HƯỚNG DẪN: Vào menu Review/Comment chọn Previous để tìm đến Comment trang bìaVào Comment/ Delete để xóa Comment - Vào Changes/ Previous để tìm thay đổi Chọn Accept để chấp nhận viết thêm chữ "Ths." Vào Comment/ Next để tìm đến Comment Bảng 2.1 - Vào Comment/ Delete để xóa Comment Bơi đen tồn bảng 42 Chọn Accept để chấp nhận thay đổi định dạng bảng - Vào Comment/ Next để tìm đến Comment cuối tài liệu Vào Comment/ Delete để xóa Comment Bôi đen đoạn văn lời cảm ơn Chọn Reject để khơng chấp nhận đề nghị xóa Bơi đen phần họ tên chữ ký Chọn Accept để chấp nhận đề nghị thêm phần - GHI CHÚ 4.3 Bảo vệ tài liệu (Restrict Editing) KIẾN THỨC ✓ Restrict Editing công cụ giới hạn chỉnh sửa tài liệu Công cụ giúp bảo vệ tài liệu, tránh chỉnh sửa mà cho phép tác giả Một số thiết lập giới hạn chỉnh sửa: ▪ Forrmatting Restrictions: Giới hạn định dạng Cho phép định dạng số style định, không cho phép chỉnh sửa nội dung ▪ ▪ ▪ ▪ Editing Restrictions: Giới hạn soạn thảo - No changes: Không chỉnh sửa nội dung - Comment: Chỉ cho phép ghi chú, không chỉnh sửa nội dung - Filling in Forms: Cho phép điền thông tin vào form thiết kế sẵn - Tacked changes: Cho phép sửa nội dung lưu vết Exceptions: Giới hạn vùng chỉnh sửa tài khoản cấp quyền chỉnh sửa Start enforcement: Bắt đầu bảo vệ Các chế dộ giới hạn có tác dụng chọn vào mục: Yes, Start Enforcing Protection Nhập mật để bảo vệ tài liệu Stop Protection: Gỡ bỏ chế độ bảo vệ 43 TỰ HỌC 22: Bảo vệ tài liệu ✓ ✓ Sử dụng file _Luanvan.docx lưu từ trước Yêu cầu: - Đặt giới hạn chỉnh sửa tài liệu là: "Comment" - Đặt mật để bảo vệ tài liệu là; "abc123" HƯỚNG DẪN Vào menu Review/Restrict Editting - Tại mục Editting Restrictions, tích vào mục Allow only this type…, chọn Comment Tích chọn Everyone (áp dụng giới hạn tất người dùng) Chọn Yes, Start Enforcing Protection, hộp thoại nhập mật xuất hiện, gõ mật “abc123” lần Chọn OK GHI CHÚ 44 BÀI TẬP 4: Review ✓ Sử dụng file BTTH_Tinhocvanphong.docx lưu từ BÀI TẬP Comment - Chèn comment cho chữ MS WORD 2016 đầu tài liệu với nội dung: "Thay chữ MS Microsoft" - Chèn comment cho hình ảnh với nội dung: "Thay giao diện khởi động giao diện sử dụng" Track changes - Bật chế độ Track Changes - Sử dụng chức Find and Replace (Ctrl+H), thay tất chữ MS Microsoft - Xóa ảnh số 1, chụp ảnh hình Word (Print Screen), paste vào vị trí trỏ - Tìm kiếm xóa Comment - Lần vết chấp nhận thay đổi tài liệu Bảo vệ tài liệu - Đặt giới hạn chỉnh sửa tài liệu là: "No changes (Read only)" - Đặt mật để bảo vệ tài liệu là; "abc123" 45 PHẦN TRỘN VĂN BẢN (MAILING) KIẾN THỨC ✓ Mail Merge công cụ hữu ích cho phép ta tạo phong bì, thư, giấy mời, thẻ tên, nhãn tủ đồ… ✓ Word thực trộn văn cách lấy ghi thông tin từ file chứa danh sách thông tin đề chèn vào file mẫu giấy trộn (thư, giấy mời, thẻ…) cho giấy trộn chứa ghi khác ✓ Để trộn văn bản, địi hỏi phải có file liệu: File mẫu giấy trộn soạn Word file chứa thông tin trộn dạng sở liệu: Bảng biểu Word, Excel file sở liệu khác ▪ Các bước để trộn văn sau: Start Mail Merge: Chọn mẫu giấy trộn, kiểu trộn Select Recipients: Chọn file chứa thông tin trộn Edit Recipient List: Chỉnh sửa, chọn lọc, xếp thông tin trộn Insert Merge Field: Xác định thơng tin cần chènvà vị trí chèn Preview Results: Xem thử kết trộn Finish & Merge: Kết thúc cài đặt thực trộn TỰ HỌC 23: Trộn thư ✓ ✓ Sử dụng file HDTH_Giaybaoduthi.docx chứa mẫu giấy báo dự thi file Danhsach.xlsx chứa thơng tin thí sinh u cầu: Thực trộn văn để tạo Giấy báo dự thi cho tất thí sinh có tên danh sách Lưu kết trộn vào file có tên (Mã SV>_Giay bao du thi.docx” HƯỚNG DẪN Mở file Giấy báo dự thi (không mở file Danhsach.xlsx) - Vào menu Mailings/ StartMail Merge chọn Letter để trộn kiểu thư (Word mặc định trộn thư nên bước bỏ qua) Vào Select Recipients/ Use Existing List để mở file chứa thông tin Danhsach.xlsx Edit Recipient List: Để chọn lọc xếp (vì trộn tất nên bỏ qua bước này) 46 Insert Merge Field: Chèn thông tin - Đặt trỏ vào vị trí cần chèn Vào Insert Merge Field chọn trường thông tin để chèn sau: Preview Results: Xem thử (sử dụng công cụ Finish & Merge/ Edit Individual Documents: Kết thúc trộn - All: Trộn tất - Current record: Trộn ghi - From…to…: Từ số đến số Kết sau: để xem) 47 TỰ HỌC 24: Trộn thư có chọn lọc, xếp ✓ ✓ Sử dụng file HDTH_Giaybaotrungtuyen.docx chứa mẫu giấy báo trúng tuyển file Danhsach.xlsx chứa thơng tin thí sinh Yêu cầu: Thực trộn văn để tạo Giấy báo cho thí sinh trúng tuyển (Tổng điểm >=15 điểm IQ >=5), xếp danh sách theo Quê quán Lưu kết trộn vào file có tên (Mã SV>_Giaybaotrungtuyen.docx” HƯỚNG DẪN Mở file Giấy báo trúng tuyển (không mở file Danhsach.xlsx) Vào Select Recipients/ Use Existing List để mở file Danhsach.xlsx Edit Recipient List: Để chọn lọc xếp - Vào Sort để xếp theo Quê quán Vào Filter để chọn lọc thí sinh trúng tuyển hình Insert Merge Field: Chèn thơng tin - Đặt trỏ vào vị trí cần chèn Vào Insert Merge Field chọn trường thông tin để chèn sau: Preview Results: Xem thử Finish & Merge/ Edit Individual Documents: Kết thúc trộn tất (All) 48 Kết sau: TỰ HỌC 25: Trộn nhãn ✓ ✓ Sử dụng file ảnh Pic4_Thesinhvien.png file Danhsach.xlsx chứa thơng tin thí sinh u cầu: Thực chức trộn nhãn để tạo Thẻ sinh viên theo mẫu cho thí sinh trúng tuyển trên, xếp danh sách theo ngành học Lưu kết trộn vào file có tên (_Thesinhvien.docx” HƯỚNG DẪN Tạo nhãn: - ✓ Vào File/ New để tạo văn Vào Mailings/ Start Mail Merge/ Labels, chọn New Label để tạo nhãn vài cài đặt hình bên: + Label name: Tên nhãn + Page size: Khổ giấy in + Top/side margin: Lề trên, trái + Label height, width: Kích thước nhãn + Number across/down: Số lượng nhãn trang in (2 cột x hàng) + Vertical/ Horizontal pitch: Khoảng cách nhãn Word tạo bảng biểu chứa nhãn trộn, nhiên chưa cài đặt chế độ khung bảng khó khăn cho việc tạo nhãn Vào File/ Options/ Advanced/ Show document content, tích chọn Show text boundaries để khung 49 Soạn thảo nội dung nhãn: Soạn nội dung thẻ sinh viên vào ô bảng sau: Căn chỉnh Font Time New Roman, cỡ 12, giãn dòng single, giãn đoạn Before/After: Chèn ảnh Pic4_Thesinhvien.png vào ô, chỉnh chế độ Wraptext ảnh là: Behind text Căn chỉnh vị trí dịng thơng tin phù hợp với mẫu thẻ hình (Vào menu Layout chỉnh Before: 66pt – Left 2,8cm) - - - Vào menu Mailing/ Select Recipients/ Use Existing List để mở file Danhsach.xlsx Vào Edit Recipient List: - Chọn lọc thí sinh trúng tuyển Sắp xếp theo Ngành học Vào Insert Merge Field: - Chèn thơng tin hình bên Vào Update Labels để cập nhật mẫu thẻ vào ô bảng Vào Finish & Merge để trộn tất cả: 50 GHI CHÚ 51 BÀI TẬP 5: Tổng hợp kỹ thuật trộn văn ✓ Yêu cầu: ▪ Tạo giấy mời họp theo mẫu Lưu file với tên GiayMoiHop.docx ▪ Lập danh sách 10 học sinh lớp gồm thông tin: họ tên cha/mẹ, họ tên học sinh, lớp, ngày họp, địa điểm họp, họ tên giáo viên chủ nhiệm Lưu file với tên DSMoiHop.xlsx ▪ Tạo giấy mời họp cho học sinh danh sách Sắp xếp giấy mời theo lớp Lưu file chứa giấy mời “GiayMoiHoanThien.docx” ... trang Soạn chữ "TÀI LIỆU THAM KHẢO" Áp dụng style Heading1a cho dòng "TÀI LIỆU THAM KHẢO" 28 Chèn danh mục tài liệu tham khảo - Đặt trỏ dòng "TÀI LIỆU THAM KHẢO" Vào menu References/ Bibliography... 24 2.3 Tài liệu tham khảo (TLTK) 2.3.1 Quản lý nguồn TLTK (Manage Source) KIẾN THỨC ✓ Mỗi tài liệu, đặc biệt sách, luận văn, báo cáo… thường tham khảo từ nhiều tài liệu khác Những tài liệu cần... Ghi tài liệu (Comment) KIẾN THỨC ✓ Comment công cụ để chèn ghi vào tài liệu Nội dung ghi không ảnh hưởng đến nội dung tài liệu, xóa khơng cịn cần thiết ✓ Cơng cụ thường sử dụng rà soát tài liệu