Doanh Nghiệp Cần Chuẩn Bị Gì Trước Khi Triển Khai ERP?
Doanh Nghiệp Cần Chuẩn Bị Gì Trước Khi Triển Khai ERP? Nguyễn Văn Hợp* Tóm tắt Gần đây, nhiều doanh nghiệp Việt Nam triển khai Hệ Thống Quản Trị Tổng Thể Doanh Nghiệp (ERP- Enterprise Resources Planning) Trong số đó, khơng doanh nghiệp thất bại phải làm làm lại nhiều lần, tốn nhiều tiền bạc cơng sức Vậy ngun nhân gì? Mục tiêu báo nhằm đưa nhìn tổng quan ERP Hơn nữa, dựa kiến thức kinh nghiệm thực tế, tác giả đưa số gợi ý giúp doanh nghiệp có ý định triển khai ERP có khâu chuẩn bị tốt nhằm giảm thiểu tối đa rủi ro triển khai ERP doanh nghiệp Hệ thống ERP lợi ích triển khai Hệ thống ERP có lợi ích mà nhiều doanh nghiệp thất bại khơng doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư để triển khai hệ thống này? Có nhiều định nghĩa ERP, định nghĩa DataQuest, 1996: “ERP hệ thống tổ hợp quy trình làm việc lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp người, máy móc, ngun vật liệu, tài chính, … để tạo giá trị tổng hợp cao nhất” Hay định nghĩa Gartner Group xem ERP “một hệ thống phần mềm ứng dụng giúp cân đối hoạt động sản xuất, phân phối, tài hoạt dộng kinh doanh khác” công cụ để tự động hóa tổ hợp lại chức văn phịng kế tốn, quản lý nhân lực, tài sản xuất Nhưng cách hiểu đơn giản sát với thực tế có lẽ xem hệ thống ERP hệ thống làm việc liên kết tất quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Nó giúp quản lý tất họat động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp cách hiệu nhờ hệ thống liên kết thơng tin quy trình sản xuất kinh doanh hệ thống phần mềm tich hợp module chức doanh nghiệp liên kết, tương tác với qua hệ thông sở liệu chung (Hình 1) Hình Cấu trúc hệ thống ERP (Fish, 2005) * TS Nguyễn Văn Hợp, Giám đốc công ty Clearpack Vietnam, 19 Võ Văn Tần, Q3, TPHCM Tel 0988588509, E-mail: hop@vn.clearpack.com, vanhop.nguyen@gmail.com Đứng phương diện quy trình hoạt đơng doanh nghiệp, hệ thống ERP thực giao dịch tương tác phòng ban qua module/chức tương ứng (Hình 2) Hình Sự tương tác chức hệ thống ERP Chính phức tạp modules chức tương tác modules với nên nhiều công ty triển khai, không chuẩn bị kỹ thường gặp thất bại Tuy vậy, triển khai thành công hệ thống ERP, đem lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích cho lợi ích tổng thể doanh nghiệp lợi ích cuả phịng ban Cụ thể doanh nghiệp, lợi ích mặt hệ thống triển khai thành công ERP giúp cho doanh nghiệp: • Tối đa hóa mức độ trao đổi thơng tin • Cung cấp thơng tin tức thời • Tích hợp thơng tin thơng qua tồn chuỗi cung ứng • Giảm thiểu thời gian đáp ứng: giảm cycle time • Phân quyền định đến cấp thấp dễ dàng, nhanh chóng hiệu quả, • Giảm chi phí loại bỏ cơng việc, quy trình thừa, khơng tạo giá trị gia tăng • Gỉam tồn kho • Cải thiện kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp * TS Nguyễn Văn Hợp, Giám đốc công ty Clearpack Vietnam, 19 Võ Văn Tần, Q3, TPHCM Tel 0988588509, E-mail: hop@vn.clearpack.com, vanhop.nguyen@gmail.com • • • • Cho phép chia sẻ theo dõi thông tin tồn doanh nghiệp Chuẩn hóa hoạt động doanh nghiệp Giúp đạt trì lợi cạnh tranh Cải thiện tương tác khách hàng nhà cung cấp Dưới góc độ phịng ban, ERP đem lại nhiều lợi ích thiết thực giúp phịng ban hoạt đơng hiệu Cụ thể phịng kinh doanh, ERP giúp: • Giảm thời gian báo giá, tăng khả đáp ứng • Phân tích lợi nhuận dựa số liệu thật về: chi phí, doanh thu, sản lượng hàng bán, khách hàng mục tiêu, thị phần, khuynh hướng thị trường… • Cho phép tạo kế hoạch tiếp thị, khung giá khác nhau, kế hoạch giảm giá linh động… • Dự báo xác thời gian giao hàng, kiểm soát chặt chẽ đơn hàng hàng tồn kho, … Đối với phận sản xuất, ERP giúp: • Tăng suất • Gắn kết thơng tin đơn hàng sản xuất: đơn hàng có đơn hàng dự báo • Theo dõi xác lượng hàng có phục vụ cho: bán hàng, phân phơi, quản lý ngun vật liệu • Giúp cho việc lập kế hoạch sản xuất tốt Về mặt tài chính, kế tốn ERP giúp: • Theo dõi cơng nợ chặt chẽ làm giảm thiểu nợ hạn • Tổng hợp tranh tài tổng thể xác doanh nghiệp, giảm chi phí lưu trữ sổ sách • Cung cấp thơng tin đầu vào chất lượng cao để phân tích đánh giá: – Mối liên kết kết điều hành hiệu ứng tài – Cung cấp nhìn nhân dễ dàng cho cơng tác quản lý điều hành • Có sẵ liệu tài trợ giúp cho việc định tốt • Cho phép tạo số đo cho việc thực chiến lược Về mặt hậu cần: • Liên kế hệ thống phân phối với chức khác như: sản xuất, bán hàng, báo cáo tài • Cho phép báo cáo số hiệu hoạt động khứ tương lai • Thống số đo hiệu hoạt động cho các: liên chức năng, phục vụ quy trình sản xuất kinh doanh, phục vụ khách hàng Về mặt nhân sự: • Tích hợp sở liệu nhân – Lương, chế độ sách – Kế hoạch tuyển dụng – Chi phí cơng tác di chuyển • Thanh tốn theo tiêu chuẩn quốc gia quốc tế • Xem nhân viên khách hàng đặc biệt – Thang bậc phát triển nhân – Điều phối đào tạo, * TS Nguyễn Văn Hợp, Giám đốc công ty Clearpack Vietnam, 19 Võ Văn Tần, Q3, TPHCM Tel 0988588509, E-mail: hop@vn.clearpack.com, vanhop.nguyen@gmail.com • Chấm công (giờ công, nghỉ phép, trực ca): quan trọng cho việc phân bổ chi phí ngân sách Chính với lợi ích to lớn trên, phải đối mặt nhiều thách thức, rủi ro triển khai dự án ERP, nhiều doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư cho triển khai ERP doanh nghiệp Do đó, vấn đề quan trọng đây, cần nhận diện thách thức rủi ro để có phương pháp tiếp cận phù hợp triển khai ERP Các thách thức triển khai ERP rủi ro Để triển khai thành công dự án ERP, ban quản lý dự án doanh nghiệp phải đối mặt nhiều thách thức, cụ thể việc triển khai ERP vào hoạt động doanh nghiệp, cần hạn ngân sách cho phép, tránh tình trạng kéo dài thời gian ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp Những yếu tố sau ngun nhân làm dự án triển khai ERP thất bại: • Phương pháp triển khai quản lý dự án • Cơng nghệ hệ thống ERP khơng phù hợp • Truyền thơng, ln chuyển thơng tin khơng hiệu quả, xác • Lãnh đạo • Đánh giá chọn sai đơn vị tư vấn • Thay đổi phạm vi dự án yêu cầu triển khai dự án • Khơng đủ nguồn lực: tài nhân Không chuẩn bị kỹ ngân sách phù hợp Nhân khơng đủ, khơng có kinh nghiệm kiến thức ERP, không hiểu hệt vấn đề hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp • Mâu thuẫn phịng ban • Khơng có hỗ trợ đặc biệt từ ban giám đốc, trưởng dự án khơng có đủ quyền lực để thay đổi, yêu cầu phòng ban thực nhiệm vụ giao • Cơng tác đào tạo khơng trọng Vậy để triển khai thành công dự án ERP, cần lưu ý yếu tố sau: • Các chức hệ thống ERP chọn phù hợp với quy tình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp • Cần có chuẩn bị kỹ người, quy tình làm việc, sở hạ tầng, liệu • Đĩnh nghĩa rõ chức cần phát triển riêng cho phù hợp với đặc thù thực tế (customization) • Độ linh động khả mở rộng hệ thống ERP chọn • Hệ thống ERP chọn phải dễ sử dung, nâng cấp điều chỉnh • Có hỗ trợ đầy đủ hiệu cơng ty tư vấn • Chi phí phù hợp • Tham khảo kinh nghiệm khách hàng trước * TS Nguyễn Văn Hợp, Giám đốc công ty Clearpack Vietnam, 19 Võ Văn Tần, Q3, TPHCM Tel 0988588509, E-mail: hop@vn.clearpack.com, vanhop.nguyen@gmail.com Các bước triển khai chuẩn bị triển khai dự án ERP Thông thường dự án ERP triển khai chiến lược khác (Sumner,2005): phương pháp triển khai đồng loạt “big bang”, phương pháp triển khại theo đơn vị module, phương pháp tự phát triển toàn modules “in-house”, phương pháp triển khai theo quy trình hoạt đơng sản xuất kinh doanh Cụ thể, thông thường dự án ERP tiến hành qua bước sau: • Lập ban dự án: trưởng dự án phải hỗ trợ ban giám đốc co thực quyền để thay đổi, thành viên ban dự án trưởng phó phịng ban phải am hiểu cơng việc phịng ban tất khía cạnh, đại diện phận IT, nhân sự, ISO • Xác định phạm vi, mục tiêu dự án • Khảo sát đánh giá tình trạng • Chuẩn bị thực • Đào tạo cho o Quản lý cao cấp o Các nhân viên kỹ thuật o Đội ERP o Tồn cơng ty • Viết yêu cầu dự án • Chuẩn bị hạ tầng hệ thống IT • Lựa chọn hệ thống ERP cơng ty tư vấn: • Lập kế hoạch thực dự án, ước lượng nguồn lực, chi phí thực dự án thời gian thực tác vụ dự án • Đánh giá rủi ro dự án lên kế hoạch giảm thiểu rủi ro dự án • Khảo sát đánh giá hệ thống quy trình liệu: o Các quy trình có doanh nghiệp o Các quy trình chuẩn phần mềm o Kiểm tra độ xác liệu có o Xác định khơng qn quy trình liệu doanh nghiệp • Chuẩn hóa quy trình liệu: o Điều chỉnh xếp lại quy trình làm việc cho phù hợp với quy trình chuẩn phần mềm o Điều chỉnh quy trình phần mềm để tương thích với quy trình daonh nghiệp o Chuẩn hóa liệu, sổ sách doanh nghiệp • Tải/chuyển liệu vào hệ thống ERP: phải đảm bảo độ xác • Phát triển giao diện loại báo cáo biểu mẫu • Chạy thử • Huấn luyện người dùng Trong phạm vi báo này, tác giả muốn nhấn mạnh số bước quan trọng khí triển khai dự án ERP nhằm giúp doanh nghiệp chủ động phòng tránh rủi ro, chuananr bị tốt trước triển khai nhằm đảm bảo thành công dự án * TS Nguyễn Văn Hợp, Giám đốc công ty Clearpack Vietnam, 19 Võ Văn Tần, Q3, TPHCM Tel 0988588509, E-mail: hop@vn.clearpack.com, vanhop.nguyen@gmail.com 3.1 Các bước chuẩn bị cần thiết: Để chuẩn bị tốt cho việc thực triển khai thành công dự án ERP, bước chuẩn bị Bảng nên tiến hành cẩn thận: STT Bảng Các bước chuẩn bị trước tiến hành triển khai dự án ERP Công việc chuẩn bị Kết thu Khảo sát hệ thống làm việc • Thu thập tất quy trình tất thời doanh nghiệp phịng ban • Liệt kê tất loại báo cáo, biểu mẫu có å phân loại biểu mẫu báo cáo theo mức độ quan trọng xem xét khả loại bỏ, kết hợp chỉnh sửa biểu mẫu báo cáo cho phù hợp với cơng việc thời • Xác định dịng chảy thơng tin å phân loai nhóm liệu, thông tin Thành lập ban dự án, xác định • Sơ đồ tổ chức dự án phạm vi tổng quát dự án, • Danh mục mục tiêu cần đạt mục tiêu dự án, chuẩn bị dự án nguồn nhân lực cho dự án • Danh mục modules, chức địa điểm cần triển khai • Danh mục cơng việc phải làm người chịu trách nhiệm Phát triển quy trình trao đổi • Quy trình trao đổi thông tin dự thông tin dự án án Phát triển hệ thống mã chuẩn • Hệ thống mã hàng cho hàng hóa, tài sản doanh • Từ điển tên gọi thông dụng mã nghiệp Lập từ điển cho tên gọi hàng tất mã hàng Lập • Master data, đơn vị đo lường tần danh mục loại liệu, mức liệu (dimension) liệu chủ (Master data) Chuẩn bị phần cứng • Cấu hình phần cứng hệ thống • Danh mục “ việc phải làm” Chuẩn bị danh mục cơng • Danh mục cơng tác chuẩn bị: tác chuẩn bị “preparation check preparation check list list” Đánh giá chọn cơng ty tư • Kế hoạch thu thập đề cương vấn giải pháp nhà thầu • Quy trình tiêu chí đánh giá Phát triển kế hoạch triển khai • Kế hoạch triển khai dự án * TS Nguyễn Văn Hợp, Giám đốc công ty Clearpack Vietnam, 19 Võ Văn Tần, Q3, TPHCM Tel 0988588509, E-mail: hop@vn.clearpack.com, vanhop.nguyen@gmail.com dự án Xác định phạm vi chi tiết dự án, phát triển danh mục kết thu sau triển khai Phát triển kế hoạch tích hợp 10 Kế hoạch chạy thử 11 Phát triển yêu cầu cho module 12 Phát triển cấu trúc module đàu tiên 13 Đào tạo modue • • • • • • • • • 14 Kế hoạch chi tiết triển khai module • Phạm vi chi tiết dự án: modules chức hệ thống, báo cáo cần phát triến phù hợp với thực tế, cơng sức, chi phí, thời gian thực Kế hoach tích hợp với dự liệu phần mềm có Danh mục việc cần kiểm tra trước, sau chạy thử Quy trình Dữ liệu Các loại báo cáo biểu mẫu Cấu trúc chức module đầu tiên, tương tác chức năng, tình cần phải xử lý Nhân viên phải hiểu quy trình chức module Hiểu cách thức triển khai nhập liệu module Kế hoạch chi tiết cho module Đây bước cần thiết để chuẩn bị cho dự án từ bắt đầu chuẩn bị xong module đầu tiên, module thực hiên tương tự 3.2 Chọn hệ thống ERP công ty tư vấn triển khai Để chọn hệ thống ERP công ty tư vấn phù hợp, bước Hình đâu thường áp dụng Hình Quy trình lựa chọn công ty tư vấn hệ thống phần mềm ERP (Fish, 2005) * TS Nguyễn Văn Hợp, Giám đốc công ty Clearpack Vietnam, 19 Võ Văn Tần, Q3, TPHCM Tel 0988588509, E-mail: hop@vn.clearpack.com, vanhop.nguyen@gmail.com Khi chọn công ty tư vấn: nên chọn cơng ty tư vấn có nhiều kinh nghiệm, có khách hàng ngành Nên thao khảo đánh giá khách quan khách hàng công ty tư vấn lực làm việc, khả quản lý dự án Cần tìm hiểu kỹ lực nhân viên tư vấn lý lịch, vấn, kiểm tra qua khách hàng Khả hiểu biết vấn đề, kinh nghiệm làm việc khả customize yêu cầu khách hàng Chọn phần mềm: Trên thực tế, có nhiều hệ thống ERP khác SAP, Oracle, QAD,Axapta, Navision, Epicor, Exact,… nhiên nên chọn hệ thống phù hợp với ngành nghề hoạt động doanh nghiệp, chức phần mềm phải đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Phẩn mềm phải dễ sử dụng, dễ thay đổi cho phù hợp, dễ nâng cấp sửa đổi, bảo mật cao phù hợp ngân sách Thông thường, SAP Oracle phù hợp với doanh nghiệp lớn nhiều chủng loại hàng hóa, nhiều ngành nghề, nhiều vị trí, … Với doanh nghiệp cỡ vừa, hệ thống Microsoft Axapta, Navision hay hệ thống khác QAD, Epicor, Exac phù hợp Nếu ngân sách hạn hẹp, yêu cầu không phức tạp đạc thù cho ngành hàng, hệ thống sản phẩm nội địa công ty FPT, Lemond, Misa lựa chọn tốt Kết luận Qua báo này, tác giả cố gắng nêu bật điểm cốt yếu triển khai dự án ERP Tuy nhiên, thực tế có nhiều bổ xung cập nhật chi tiết Hy vong với nỗ lực thông tin ban đầu phần giúp cho doanh nghiệp tự tin bắt tay vào triển khai dự án ERP thành công Tham khảo M Sumner, 2005, Enterprise Resource Planning, 1st Edition, Prentice Hall F F Nah, 2002, Enterprise Resource Planning Solutions and Management, IRM Press R.Fish, 2005, Lecture Notes: IS579- Enterprise Resource Planning, UW Busniness School * TS Nguyễn Văn Hợp, Giám đốc công ty Clearpack Vietnam, 19 Võ Văn Tần, Q3, TPHCM Tel 0988588509, E-mail: hop@vn.clearpack.com, vanhop.nguyen@gmail.com