Những "tuyệt chiêu" trong Excel

Những "tuyệt chiêu" trong Excel

Những "tuyệt chiêu" Excel Mục lục Lờià iàđ u: Chiêu thứ 01: Tùy biến cửa sổ làm việc bảng tính Chiêu thứ 02: Nhập liệuàđồng thời vào nhiều sheet Chiêu thứ :àNgă hận người sử dụng thực số h hàđộ gà oàđ hấtàđịnh 13 Chiêu thứ :àNgă hặn nhắc nhở không c n thiết 19 Chiêu thứ 05: n sheet cho người dùng dùng lệ hàu hideàđể 23 Chiêu thứ 06: Tự thiết kế bảng tính mẫu (template) 26 Chiêu thứ 07: Tạo mục cho Sheet Workbook 36 Chiêu thứ 08: Giới hạn vùng cuộn bảng tính 42 Chiêu thứ 09: Khóa bảo vệ có chứa cơng thức 47 Chiêu thứ 10: Sử dụ gàđịnh gàtheồđiều kiệ àđể tìm liệu trùng 54 Chiêu thứ 11: Tìm liệu xuất nhiều l n công cụ Conditional Formating 58 Chiêu thứ 12: Tạo riêng công cụ cho riêng bảng tính cụ thể 62 Chiêu thứ 13: Sao chép công thức giữ nguyên tham chiếu tươ gàđối 65 Chiêu thứ 14: Gỡ bỏ liên kết ma 66 Chiêu thứ 15: Giảm kích thước file Excel bị phình to bất thường 70 Chiêu thứ 16: Cứu liệu từ bảng tính bị lỗi 74 Chiêu thứ 17: Sử dụng Data-Validation danh sách nguồn nằm Sheet khác 78 Chiêu thứ :àĐiều khiển Conditional Formating checkbox 81 Chiêu thứ :àĐ hàdấu ô chứa công thức Conditional Formatting 88 Chiêu thứ :àĐếm cộng nhữ gà àđãàđượ àđịnh gà àđiều kiện 89 Chiêu thứ 21: Tơ màu dịng xen kẽ 93 Chiêu thứ 22: Tạo hiệu ứng 3D bảng tính hay 98 Chiêu thứ 23: Bật, tắt ă gàCo ditio alàFor atti gà ằng checkbox 105 Chiêu thứ 24: Dùng nhiều List cho Combobox 106 Chiêu thứ 25: Tạo danh sách xác thự àthayàđổi theo lựa chọn từ danh sách khác 110 Chiêu thứ 26: Sử dụng ă gàthayàthế Repla e àđể gỡ bỏ ký tự không mong muốn 114 Chiêu thứ 27: Chuyể àđổi số gàvă ản sang số thực 115 Chiêu thứ 28: Trích xuất liệu số chuỗi VBA 120 Chiêu thứ 29: Tùy biến thích bảng tính 124 Chiêu thứ 30: Sort thứ tự dựa nhiều ba cột 129 Chiêu thứ 31: Sắp xếp ngẫu nhiên 130 Chiêu thứ 32: Thao tác liệu với Advanced Filter 133 Chiêu thứ 33: Tạoà Chiêu thứ àđịnh dạng số cho riêng bạn 141 :àTă gàthê àsố l n Undo cho Excel 150 Chiêu thứ 35: Tự tạoàda hàs hàđể fill 154 Chiêu thứ 36: Làm Subtotal Excel 157 Chiêu thứ 37: Chuyể àđổi hàm công thức Excel thành giá trị 164 Chiêu thứ 38: Thêm liệu vào danh sách Validation cách tự động 167 Chiêu thứ 40: Cho phép sử dụ gàtí hà ă gàGroupàa dàOutli ềtrê ảng tính bị khố 175 Chiêu thứ 41: Bẫy lỗiàđể trống liệu 177 Chiêu thứ 42: Giảm danh sách xổ xuống Validation, sau chọn 180 Chiêu thứ 43: Thêm danh sách có sẵn danh sách tự tạo vào menu chuột phải 181 Lời nói đ u: Trong q trình thực bảng tính, mắc phải vơ số lỗi, mắc phải sai lầm ngớ ngẩn, thường không để ý tới giúp xử lý bảng tính nhanh hơn, gọn gàng Xin hân hạnh giới thiệu đến bạn sách "Một ngày tuyệt chiêu", lược dịch từ Excel Hacks, hai tác giả David Raina Hawley Những "tuyệt chiêu" giúp bạn tránh lỗi, làm việc với bảng tính cách có hiệu Trước nói đến "tuyệt chiêu" Excel, xin nói sơ qua chút số thủ thuật quy tắc bản, điều giúp bạn thực "tuyệt chiêu" nói đến phần sau cách dễ dàng Excel phần mềm bảng tính mạnh, bạn làm điều khơng thể tin với Nhưng khơng may, có nhiều người thiết kế bảng tính với q nhiều "lo xa", cẩn thận mức cần thiết, làm cho trở nên phức tạp đáng bị Phần mở đầu mách cho bạn số thủ thuật quy tắc mà bạn làm theo, bạn thấy chúng hiệu Xin nói thêm, tất "chiêu" trình bày sau đây, đa phần viết cho Excel 2007 Nếu áp dụng cho phiên trước, chúng tơi thích bên cạnh: (Với Excel 2003 trở trước, ) Quy tắc 80/20 Có lẽ việc quan tr ng thực bảng tính dành th i gian để nghiên cứu, xem xét cách bố trí liệu, tính tr ớc việc cần làm Và đừng bao gi nghĩ sau hồn thành, tơi khơng cần phải thêm vào liệu cơng thức khác, b n ln làm ng ợc l i Điều có nghĩa rằng, bạn nên dành khoảng 80% thời gian để lên kế hoạch cho bảng tính khoảng 20% thời gian để thực bảng tính Cho dù rằng, việc khơng cần thiết với bảng tính nhỏ, nh ng bảo đảm rằng, b n quan tâm đến điều tơi vừa nói trên, lâu dài, b n tránh đ ợc cực nh c phải phải sửa sửa l i bảng tính mình, dễ dàng thực đ ợc bảng tính lớn sau đư dành cho th i gian để lên kế ho ch thực Nên nhớ rằng, bảng tính phải ln mang l i cho ng i dùng thơng tin xác, khơng phải thơng tin xác tr ng hợp Những mẹo nhỏ cấu trúc bảng tính Một lỗi mà hay m c phải t o bảng tính, khơng thiết l p trình bày liệu "theo cách mà Excel tính mong đợi" Sau số lỗi phổ biến hay m c phải thiết l p bảng tính: Bố trí liệu nhiều bảng tính (WorkBook) khác Bố trí liệu nhiều trang tính (WorkSheet) khác Bố trí liệu nhiều bảng (Table) khác Có hàng trống cột trống khối liệu (database) Bỏ trống có liệu giống (cùng chung ngày, chung đơn v tính, v.v ) Ba điểm muốn nói đến điều: Bạn nên ln ln cố gắng để giữ mối liên quan liệu liên tục bảng liệu Tơi đư thấy nhiều bảng tính khơng đ ợc trình bày theo quy t c đơn giản này, v y, bảng tính khơng thể t n dụng đ ợc tối đa tính m nh mẽ Excel nh PivotTable, SubTotal B n sử dụng tính b n gom hết liệu b n vào bảng th t đơn giản Khơng phải ngẫu nhiên mà Excel có 1.048.567 hàng (65.536 hàng Excel 2003 tr tr ớc) mà l i có 16.384 cột (256 cột Excel 2003 tr tr ớc) Điều có ý nói rằng, bạn nên thiết lập liệu với tiêu đề cột nằm hàng cùng, liệu có liên quan nằm liên tục bên tiêu đề Nếu nh b n có liệu đ ợc lặp l i hai lần nhiều lần hàng cột (các ngày tháng, lo i đơn v tính chẳng h n), b n chống l i cám dỗ bỏ trống Hãy cố gắng xếp (sort) liệu bạn Excel có nhiều cơng cụ để tìm kiếm tham chiếu cơng thức, số khơng nhỏ đó, địi hỏi liệu phải đ ợc s p xếp theo thứ tự hợp lý Việc phân loại giúp ích đáng kể cho tốc độ xử lý số hàm Chiêu thứ 01: Tùy biến cửa sổ làm việc bảng tính Excel cho phép hiển thị đồng thời nhiều bảng tính cho phép tùy biến cách hiển thị xếp chúng Sau thiết lập tùy biến, lưu thành tập tin workspace (không gian làm việc) xlw để sử dụng lại sau Đôi khi làm việc Excel, b n cần phải có nhiều workbook m hình b n để làm cho dễ dàng sử dụng hay xem liệu từ nhiều bảng tính Trong mô tả cách thực tổ chức cửa sổ làm việc cách g n gàn có tổ chức Đầu tiên, b n m tất bảng tính mà b n cần làm việc: Vào Office | Open…, giữ phím Ctrl ch n t p tin bảng tính cần m | nhấn nút Open để m t p tin (E2003: File | Open ) Từ cửa sổ làm việc bảng tính m đó, ch n Windows | View | Arrange All (E2003: Window | Arrange) Nếu tùy ch n ắWindows of active workbook” đ ợc ch n bỏ ch n, sau ch n kiểu s p xếp nhấp nút OK Nếu ch n kiểu s p xếp Tiled (lát g ch) cửa sổ làm việc bảng tính nh hình sau: Nếu ch n kiểu s p xếp Horizontal (nằm ngang) bảng tính xếp chồng lên nh hình minh h a sau: Nếu ch n kiểu Vertical (thẳng đứng) bảng tính đ ợc s p xếp nằm c nh nh sau: Nếu ch n kiểu Cascade (thác n ớc) bảng tính xếp đè lên nh hình minh h a sau Khi cửa sổ bảng tính đư đ ợc s p xếp g n gàng, b n dễ dàng thao tác di chuyển liệu cửa sổ Để sử dụng l i thiết l p sau này, b n l u thành t p tin workspace Các b ớc thực nh sau: Ch n ngăn View | t i nhóm Window ch n Save Workspace (E2003: File | Save Workspace…) | nh p tên cho workspace t i hộp File Name, ch n nơi l u nhấn nút OK T p tin workspace có phần m rộng xlw Muốn chuyển đổi bảng tính chế độ tồn hình b n cần kích chuột hai lần lên Title (tiêu đề) cửa sổ bảng tính B n nhấn nút Maximize cửa sổ bảng tính hành để phóng to cửa sổ nhấn nút Close để đóng bảng tính sau đư hồn tất cơng việc với cửa sổ Để sử dụng l i khơng gian làm việc đư thiết l p tr ớc đó, b n cần m t p tin xlw vừa t o giao diện làm việc đ ợc b n thiết l p tr ớc đ ợc khôi phục Tất hiệu chỉnh hay c p nh t thơng tin bảng tính workspace đ ợc Excel nh c nh b n l u l i b n lệnh đóng workspace Nếu ngày, b n phải thực công việc lặp lặp l i nhiều bảng tính Tơi khun b n nên dành th i gian để thiết l p kiểu không gian làm việc cho bảng tính tùy thuộc vào yêu cầu tao tác xử lý số liệu chúng Sau đó, b n việc m t p tin xlw cho kiểu không gian làm việc phù hợp với nhu cầu sử dụng b n mà không cần phải tốn th i gian s p xếp, tổ chức bảng tính lần sử dụng sau Chiêu thứ 02: Nhập liệu đồng thời vào nhiều sheet Thơng th ng ng i dùng Excel có liệu muốn nh p vào nhiều sheet khác B n dùng cơng cụ Group sheet l i để nh p liệu đồng th i Nh ng có cách khác nhanh chóng linh ho t b n dùng vài dịng lệnh VBA Nh ng phải nói đến cơng cụ Group đư nhỉ? Công cụ Group dùng để nh p liệu vào nhiều sheet lúc ch c có nhiều ng i ch a dùng đến Nó dùng để kết nối sheets với ph m vi work book Group sheet lại tay: Để nhóm sheet l i, b n việc click ch n sheet thứ nhất, nơi b n nh p liệu từ bàn phím vào, vừa nhấn Ctrl, vừa nhấn vào tên sheet khác mà b n muốn nh p liệu đồng th i Khi b n gõ vào sheet hành, liệu tự động nh p vào sheet cịn l i nhóm Điệp vụ hồn tất nhanh chóng (nghe giống 007 nhỉ) Để khỏi tình tr ng group, b n việc click ch n sheet khác ngồi nhóm, click chuột phải lên tên sheet nhómbất kỳ, ch n Ungroup Sheets Hoặn b n muốn gỡ số sheet khỏi nhóm, Ctrl click vào tên sheet Khi hay nhiều sheet Group với nhau, tiêu đề Windows có chữ [Group] (tronh ngoặc vng) Nhìn vào b n biết b n cịn tình tr ng group sheets Trừ b n có cặp m t s c nh chim ng, bén nh dao c o, th ng b n không để ý đến dấu hiệu này, b n qn khơng ungroup cơng việc đư xong Chính tơi khun b n thực xong thao tác nh p liệu hàng lo t vào sheet, phải ungroup chúng Dù ph ơng pháp dễ nhất, nh ng có nghĩa b n phải nhớ nhớ group ungoup cần, khơng b n vơ tình ghi đè lên liệu sheet mà b n khơng nhìn thấy hình th i Thí dụ nh b n muốn ghi lúc liệu vào vùng bảng tính, cịn ngồi vùng liệu sheet phải khác Thế nh ng sheet đư group có thèm quan tâm b n nh p liệu vùng đâu? Group sheet lại cách tự động: B n giải vấn đề cách dùng đo n code VBA đơn giản Để đo n code làm việc đ ợc, phải đ ợc đặt kiện riêng sheet b n muốn Để vào trang so n thảo code sheet nào, click phải chuột vào tên sheet ch n View Code Validation) Ch n List từ hộp Allow, t i Source nh p vào =MyNames, b n đảm bảo đư ch n thêm hộp In-Cell dropdown Ch n ngăn Error Alert bỏ ch n Show error alert after invalid data is entered Nhấn nút OK hoàn tất Nhấp phải chuột lên tên Sheet1 ch n View Code Sau b n nh p vào đo n mã sau: VB Code: Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) Dim lReply As Long If Target.Cells.Count > Then Exit Sub If Target.Address = "$D$1" Then If IsEmpty(Target) Then Exit Sub If WorksheetFunction.CountIf(Range("MyNames"), Target) = Then lReply = MsgBox("Add " & Target & " to list", vbYesNo + vbQuestion) If lReply = vbYes Then Range("MyNames").Cells(Range("MyNames").Rows.Count + 1, 1) = Target End If End If End If End Sub Đóng cửa sổ VBE l a bảng tính l i, sau ch n D1 nh p vào tên ch a có danh sách validation nhấn Enter B n thấy tên xuất xuất danh sách liệu bảng tính t i A11 ch n D1 m danh sách validation b n thấy tên đư đ ợc bổ sung vào Chiêu thứ 39: Ngày tháng Excel Ngày tháng Excel đ ợc xử lý tuyệt đ ợc t o sử dụng Excel, nhiên có v ớng m c xử lý với liệu ngo i lai import vào May thay, Excel có công cụ ph ơng thức để giải khơng nh b n muốn Mặc đ nh, Excel sử dụng hệ thống ngày dựa năm gốc 1900 Nó coi ngày 01/01/1900 có giá tr 1, ngày 02/01/1900 có giá tr 2, Các giá tr giúp cho Excel thực yêu cầu tính tốn th i gian Gi phút t ơng tự nh v y, nh ng Excel coi gi nh số th p phân, với t ơng đ ơng 24:00 hay 00:00 18:00 đ ợc coi nh 0,75 18 gi ¾ ngày 9ể thấy giá tr số ngày gi , b n hưy đ nh d ng ô General Thí dụ liệu ngày gi đầy đủ 03/05/2007 03:00:00 PM có giá tr số 39.025,625, nghĩa đư 39.025 ngày tính từ ngày gốc 01/01/1900 kèm theo 0,625 ngày t ơng đ ơng 15/24 ngày Tính tốn cho kết nhiều 24 giờ: B n cộng giá tr gi với tốn tử cộng dùng hàm Sum() Vì v y Sum(A1:A5) cho kết tổng gi vùng A1:A5 vùng có giá tr gi nghĩa Thế nh ng b n không để ý b n t ng kết sai nh tổng tính đ ợc nhiều 24 gi : 24 gi Excel coi nh ngày, đ nh d ng gi phút, số ngày khơng hiển th b n thử biết: Trong b n gõ cơng thức =5:00 + 17:00 + 6:00, b n cho kết phải 28:00, nh ng Excel l i cho b n thấy 4:00, 24 gi đư b chuyển thành ngày, gi lẻ Muốn buộc Excel rõ số lớn 24, bạn phải định dạng custom cho ô [h]:mm [h]:mm:ss B n dùng kiểu đ nh d ng để biết số phút số giây giá tr gi , ngày Thí dụ nh có giá tr (24 gi ) đ nh d ng [m] hiển th số phút 24 gi 1.440 Nếu b n đ nh d ng [s], b n thấy số giây 86.400 Tính tốn ngày giờ: Để tính tốn ngày gi b n cần nhớ số sau: ngày = 24 gi = 1.440 phút = 86.400 giây gi = 60 phút = 3.600 giây Khi đư nhớ số này, b n dễ dàng sử dụng để tính tốn quy đổi đơn v th i gian Thí dụ b n có số 5,5 A1, b n muốn: - B n muốn 5:30 5:30 AM, b n dùng công thức =A1/24 - B n muốn 17:30 5:30 PM, b n dùng công thức =A1/24 + 0,5 - ng ợc l i b n muốn tính xem 5,5 ngày có gi , dùng cơng thức =A1*24 Thí dụ khác: b n có giá tr ngày (đúng nghĩa) nh 22/05/2007 15:36 b n muốn: - Lấy số ngày : = Int(A1) - Lấy số gi : =A1- Int(A1), = Mod(A1, 1) Để tìm khoảng th i gian tính ngày mốc ngày, b n tính cơng thức: =DatedIf(A1, A2, ắd”), với A1 ngày sớm (có giá tr nhỏ hơn) Hàm DatedIf dùng với tham số ắm” cho tháng, ắy” cho năm Hàm datedif khơng có danh sách hàm Excel hàm Lotus123 Nếu b n ch c ngày nhỏ ngày cơng thức tính, dùng kết hợp Min Max nh sau: =DatedIf(Min(A1, A2), max(A1, A2), ”d”) Để hiển thị âm sau tính tốn: Khi tính tốn th i gian, có kết âm, Excel b lỗi hiển th tràn số: ######### Chẳng h n b n tính khoảng th i gian gi b t đầu gi kết thúc: =A2 - A1 Nếu nh gi b t đầu 17:00 kết thúc 5:00 sáng hơm sau cơng thức b lỗi B n dùng công thức này: =A2- A1+ If(A2