Giáo trình Tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư (Nghề Văn thư hành chính Cao đẳng)

Chương I Nh�ng v�n đ� chung v� t� ch�c khoa h�c trong công tác văn thư BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔN HỌC TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRON[.]

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xơ Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Tổ chức lao động khoa học tài liệu việc sử dụng thành tựu khoa học kỹ thuật, kinh nghiệm tiên tiến, đưa phương pháp nhằm giảm chi phí, tiết kiệm sản xuất, phân công lao động hợp lý… để tăng hiệu công việc, hiệu suất lao động (hiệu suất lao động suất cao, mà phải đảm bảo sức khoẻ cho người) Chính với giáo trình Tổ chức lao động khoa học trọng công tác văn thư giúp người học tiếp thu vận dụng kiến thức thành thạo vào thực tiễn Bố cục giáo trình chia nội dung gồm: Những vấn đề chung tổ chức lao động khoa học công tác văn thư, yếu tố ảnh hưởng đến xuất lao động người làm văn thư, tổ chức nơi làm việc người làm văn thư Với quan điểm nội dung giáo trình phải trình bày ngắn gọn, đọng vấn đề nên tất nhiên không tránh khỏi hạn chế, khiếm khuyết định Vì mong nhận đóng góp ý kiến đồng nghiệp bạn quan tâm để giáo trình hồn thiện Xin trân trọng cảm ơn Ngày 15 tháng năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: GV Trương Thị Trang MỤC LỤC TRANG LỜI GIỚI THIỆU CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ Khái niệm, yêu cầu nguyên tắc 1.1 Khái niệm 1.2 Yêu cầu 1.3 Nguyên tắc Các hình thức tổ chức cơng tác văn thư 2.1 Khái niệm nguyên tắc tổ chức công tác văn thư quan 2.2 Hình thức tổ chức cơng tác văn thư CHƯƠNG 2: CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN NĂNG SUẤT LAO ĐỘNG CỦA NGƯỜI LÀM VĂN THƯ 10 Yếu tố chủ quan 10 1.1 Năng lực chuyên môn 10 1.2 Phẩm chất cán 10 1.3 Yếu tố tâm lý 11 Yếu tố khách quan 11 2.1 Yếu tố ánh sáng .11 2.2 Yếu tố nhiệt độ, độ ẩm 11 2.3 Yếu tố tiếng ồn 12 2.4 Yếu tố màu sắc phòng làm việc 13 2.5 Chế độ làm việc, nghỉ ngơi người làm văn thư .14 2.6 Yếu tố môi trường làm việc 14 CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC NƠI LÀM VIỆC CỦA NGƯỜI LÀM VĂN THƯ .15 Yêu cầu nguyên tắc chung 15 1.1 Tổ chức hợp lý, khoa học .15 1.2 Phù hợp điều kiện thực tế quan, tổ chức 15 1.3 Tổ chức theo xu hướng văn phòng đại 16 Phương pháp tổ chức nơi làm việc người làm văn thư 17 2.1 Lựa chọn vị trí, địa điểm làm việc 17 2.2 Bố trí xếp phương tiện phịng làm việc 17 Một số mơ hình tổ chức phịng văn thư theo xu hướng văn phịng đại 20 3.1 Mơ hình tổ chức phòng văn thư văn phòng Bộ, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương 20 3.2 Mơ hình tổ chức phận văn thư phịng Hành quan, tổ chức .24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG CƠNG TÁC VĂN THƯ Mã số mơn học: MH21 Vị trí, tính chất mơn học: - Vị trí: Môn học Tổ chức lao động khoa học công tác văn thư nằm nhóm kiến thức sở bố trí sau học mơn học Soạn thảo văn 1,2; Quản lý văn đến, văn đi; môn Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, học trước môn Quản lý văn môi trường mạng - Tính chất: Mơn học Tổ chức lao động khoa học công tác văn thư môn học bắt buộc có vị trí quan trọng chương trình khung, trang bị cho người học kiến thức bản, sở khoa học tổ chức lao động khoa học nghề văn thư hành Mục tiêu mơn học: - Về kiến thức: Trình bày vấn đề tổ chức lao động khoa học công tác văn thư, yếu tố ảnh hưởng đến xuất lao động người làm văn thư - Về kỹ năng: Sắp xếp phòng làm việc người làm văn thư cách khoa học tiện lợi - Về lực tự chủ trách nhiệm: Thể tính nghiêm túc, tích cực, chủ động cầu thị Nội dung môn học: Chương 1: Những vấn đề chung tổ chức khoa học công tác văn thư Chương 2: Các yếu tố ảnh hưởng đến xuất lao động người làm công tác văn thư Chương 3: Tổ chức nơi làm việc người làm văn thư CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ Mã chương: MH21.01 Mục tiêu: - Trình bày kiến thức khái niệm, yêu cầu nguyên tắc chung tổ chức lao động khoa học; - Trình bày hình thức tổ chức cơng tác văn thư - Thái độ học tập nghiêm túc, tích cực, chủ động Nội dung chính: Khái niệm, yêu cầu nguyên tắc 1.1 Khái niệm - Tổ chức tập hợp cá nhân, hai người trở lên, hoạt động cấu, hướng tới việc thực mục tiêu chung định Ví dụ: Trường học, bệnh viện, cơng ty, doanh nghiệp… Tổ chức: Là công tác quản lý (vì quản lý bao gồm: tổ chức, điều hành, kiểm tra, báo cáo…) Với nghĩa động từ, Tổ chức việc triển khai thực mục đích - Lao động: Đúng nghĩa công việc, hiểu yếu tố sản xuất người tạo dịch vụ hay hàng hóa Người có nhu cầu hàng hóa người sản xuấtịn người cung cấp hàng hóa người lao động - Khoa học: hệ thống tri thức loài người quy luật phát triển khách quan tư nhiên- xã hội- tư Khoa học: đóng vai trị tính từ - Tổ chức lao động khoa học: có nghĩa triển khai thực cơng việc cách khoa học Từ lý giải trên, đưa khái niệm sau: Khái niệm tổ chức lao động khoa học việc sử dụng thành tựu khoa học kỹ thuật, kinh nghiệm tiên tiến, đưa phương pháp nhằm giảm chi phí, tiết kiệm sản xuất, phân công lao động hợp lý… để tăng hiệu công việc, hiệu suất lao động (hiệu suất lao động suất cao, mà phải đảm bảo sức khoẻ cho người) Hình I – 1: Các đặc điểm chung tổ chức 1.2 Yêu cầu Công tác văn thư quan nhà nước, tổ chức kinh tế, xã hội( sau gọi chung quan) phần thiếu công tác quản lý có ảnh hưởng khơng nhỏ tới tính kịp thời, nhanh chóng xác hiệu hoạt động máy quản lý Việc nâng cao hiệu tồn q trình quản lý phụ thuộc nhiều vào mức độ giới hóa, tự động hóa tổ chức quy trình xây dựng, quản lý, xử lý, giải văn cách khoa học Để sử dụng thông tin chứa văn bản, tài liệu người ta phải thực khối lượng lớn công việc mà đại phận số thuộc lĩnh vực văn thư: xem xét sơ bộ, đăng ký, thống kê, bảo quản, kiểm tra thi hành, nghiên cứu khởi thảo văn bản, in, nhân bản…Đối với công việc, thao tác nghiệp vụ cần phải có phương pháp tiếp cận riêng 1.2.1 Bảo đảm thống lao động khoa học với lao động khoa học công tác văn thư Tổ chức lao động văn thư quan dựa nguyên tắc chung lao động khoa học Tổ chức lao động khoa học phải dựa vào thành tựu khoa học, công nghệ kinh nghiệm tiên tiến áp dụng cách có hệ thống vào hoạt động sản xuất quản lý, cho phép, kết hợp cách tốt hai yếu tố khoa học người trình sản xuất thống nhất, đảm bảo cho việc sử dụng có hiệu nguồn dự trữ nhân lực và vật lực, không ngừng nâng cao suất lao động giữ gìn sức khỏe cho người lao động Theo quy định hành nhà nước nhân viên văn thư, đánh máy… thuộc nhóm nhân viên kỹ thuật Nhiệm vụ chủ yếu họ đảm bảo cung cấp cho nhà lãnh đạo chun viên thơng tin kịp thời, xác cho việc ban hành định quản lý tổ chức thực định đó, tức là: tiếp nhận xử lý sơ bộ, đăng ký, chuyển giao, in, đánh máy… loại văn bản, tài liệu Vậy tổ chức lao động văn thư phụ thuộc vào tổ chức lao động chung quan Tổ chức lao động khoa học văn thư phải phận khơng thể thiếu tồn công viêc tổ chức lao động khoa học quan 1.2.2 Kết hợp yếu tố lao động trí óc với lao động chân tay Lao động văn thư có tính chất lao động trí óc, đồng thời có tính chất lao động kỹ thuật chân tay Các công việc nghiên cứu, soạn thảo văn bản, xét duyện văn thuộc lao động trí óc, khó đánh giá xác suất lao động mà vào hiệu lao động Tuy nhiên, đa số công việc thực văn thư như: xử lý văn đi, đến, đăng ký văn bản, biên mục văn dễ dàng lượng hóa điều cho phép đánh giá suất lao động đại phận cán bộ, nhân viên văn thư Trong lao động quản lý hành chính, thao tác nghiệp vụ văn thư tương đối đồng thường hay lặp lại Các đặc tính tạo điều kiện cho việc áp dụng phương tiện kỹ thuật giới hóa tự động hóa Ngày nay, người ta giới hóa tự động hóa tới 80% công việc 1.2.3 Kết hợp yếu tố khoa học, người nghề nghiệp Trong hoạt động công tác văn thư yếu tố khoa học, người nghề nghiệp phải có gắn bó kết hợp với tách riêng Yếu tổ người yếu tố vận hành, làm việc Nghề nghiệp chun mơn cơng việc mà người cần làm Khoa học tổ chưc cơng việc làm việc cách có trật tự có hệ thống Như yếu tổ người, nghề nghiệp khoa học kết hợp với có hỗ trợ lẫn để phát triển công việc, thuận lợi cho công việc 1.3 Nguyên tắc Tổ chức lao động cán làm công tác văn thưc cần phải đảm bảo nguyên tắc tổ chức lao động chủ yếu sau: 1.3.1 Bảo đảm tính chun mơn hóa phân cơng lao động Chun mơn hóa cơng việc phân công lao động để mức độ cơng việc tổ chức phân chia thành bước công việc nhiệm vụ khác thực người lao động khác Bản chất chun mơn hóa cơng việc là: công việc trọn vẹn không cá nhân thực mà chia thành bước, bước cá nhân riêng biệt hoàn tất Điều cốt lõi cá nhân chun phần khơng phải tồn hoạt động Chun mơn hóa cho phép tổ chức sử dụng lao động cách có hiệu Tổ chức giảm chi phí đào tạo dễ dàng nhanh chóng tìm đào tạo người lao động thực nhiệm vụ cụ thể lặp lặp lại Mặt khác, hiệu suất lao động người lao động nâng cao họ thành thạo tay nghề thực chuyên sâu loại cơng việc Đảm báo tính chun mơn hóa công tác văn thư nghĩa đơn vị, phận công tác nhân viên thi hành phải thành thạo công việc thực công đoạn, thao tác nghiệp vụ định với giúp đỡ phương tiện kỹ thuật giúp cho công việc tiến hành thuận lợi, hạn chế xảy sai sót khơng sảy vấn đề công việc 1.3.2 Bảo đảm cân đối công việc Cân đối: cân đối trong công việc thể việc xác định xác nội dung khối lượng công việc phù hợp với quy mô phận quản lý chức máy quản lý nhân viên thực công việc Như để công tác văn thư tổ chưc cách khoa học nhân viên thực công tác văn thư cần phải đảm bảo phân chia bố chí cơng việc cách hợp lý, xếp công việc cách khoa học nhằm đảm bảo cơng việc ln hồn thành kế hoạch đề mà nhân việ không bị tải cơng việc thực 1.3.3 Bảo đảm tính song trùng cơng việc Tính song trùng cơng việc được hiểu người nhân viên văn thư lúc phải làm việc nhiều cương vị khác hay nói cách khác ngồi nhiệm vụ nhân viên văn thư có cơng việc kiêm nhiệm khác (Ví dụ: Kế tốn, nhân viên kinh doanh, nhân viên lễ tân…) Do trình thực cơng việc ngồi việc phải đảm bảo hồn thành cơng việc cơng tác văn thư làm cơng việc chun mơn phải thực cơng việc cách khoa học đảm bảo công việc thực cách tốt 1.3.4 Bảo đảm tính liên tục quy trình giải cơng việc Khi giải cơng việc cần phải đảm bảo nguyên tắc liên tục Tính liên tục cơng việc thể nối tiếp cơng việc có liên tục trình làm việc từ khâu soạn thảo ban hành, quản lý văn bản, lập hồ sơ vào lưu trữ… Công việc thực liên tục đầy đủ quy trình tránh lỗi sai thường gặp q trình làm việc giải văn khơng thời hạn, văn mắc lỗi sai, văn bị hay trùng lặp, văn không lưu trữ bảo quản cách gây khó khăn cho khai thác sử dụng… Do cần phải đả bảo tính liên tục q trình giải cơng việc để công việc thuận lợi hiệu cao 1.3.5 Bảo đảm nhịp nhàng công việc hàng ngày Sự nhịp nhàng cơng việc hàng ngày bảo đảm cho hoạt động công việc cách đặn tất khâu quy trình văn thư Các công việc luân phiên giải tránh cho việc ùn tắc văn tài liệu, công việc bị dồn nén không giải kịp thời Bên cạnh giải cơng việc cách nhịp nhàng tránh cho người làm công tác văn thư phân bổ hợp lý công việc hàng ngày, phù hợp với nhu cầu công việc đề Các hình thức tổ chức cơng tác văn thư Tuy công tác văn thư liên quan đến nhiều đơn vị, phận cán bộ, viên chức quan, nói chung quan cần có văn thư chuyên tránh Điều khác biệt hình thức tổ chức văn thư không giống quan, tổ chức 2.1 Khái niệm nguyên tắc tổ chức công tác văn thư quan 2.1.1 Khái niệm hình thức tổ chức cơng tác văn thư Hình thức tổ chức công tác văn thư cách thức tổ chức đơn vị, phận cán chuyên trách để thực số khâu công tác văn thư mang tính nghiệp vụ túy tiếp nhận, vào sổ, chuyển giao, đánh máy văn bản… 2.1.2 Các ngun tắc tổ chức cơng tác văn thư - Tính chất công tác, nhiệm vụ quyền hạn quan - Cơ cấu tổ chức quan có nhiều tầng nấc hay khơng (ví dụ: Cơ cấu tổ chức quan gồm có vụ, vụ có phịng, phịng tổ; cấu tổ chức sở chuyên môn trực thuộc UBND tỉnh gồm có phịng chức năng, đơn vị sản xuất, kinh doanh…) số lượng nhiều hay - Số lượng văn đến đến công ty nhiều hay - Địa điểm làm việc đơn vị bố trí gần hay phân tán 2.2 Hình thức tổ chức cơng tác văn thư Trong quan nào, tổ chức phận văn thư hồn tồn phụ thuộc vào hình thức tổ chức cơng tác văn thư áp dụng Hiện nay, nước ta, có ba hình thức tổ chức công tác văn thư áp dụng: tập trung, phân tán hỗn hợp 2.2.1 Hình thức tổ chức tập trung Khi công tác văn thư tổ chức theo hình thức tập trung tồn cơng đoạn thao tác nghiệp vụ xử lý văn thực nơi chung cho quan - văn phịng phịng hành (ở nơi khơng có văn phịng) hay người đảm nhiệm nhân viên văn thư) Áp dụng hình thức này, việc soạn thảo, giải văn lập hồ sơ hành, khâu khác công tác văn thư tập trung vào đầu mối: Văn phịng phịng hành quan Cịn đơn vị tổ chức khác quan không bố trí phận, cán chuyên trách hay kiêm nhiệm cơng tác văn thư Hình thức văn thư tập trung thường áp dụng với quan nhỏ quan loại vừa có số lượng văn không nhiều Ở quan công tác văn thư, công tác chuyên môn nghiệp vụ thường không phức tạp, tổ chức nội quan đơn giản khơng có cấu tổ chức, địa điểm làm việc tập trung Tổ chức văn thư tập trung trường hợp giảm bớt thủ tục, tiết kiệm nhân lực nâng cao hiệu suất cơng tác 2.2.2 Hình thức tổ chức phân tán Nếu tổ chức cơng tác văn thư theo hình thức phân tán cơng đoạn thao tác văn thư phân tán cơng đoạn thao tác văn thư phân chia cho nhiều phận quan thực Do quan phân tán nhiều nơi có trụ sở cách xa Hình thức phù hợp thời kỳ chiến tranh, quan tập trung nơi Hiện hình thức khơng cịn 2.2.3 Hình thức tổ chức hỗn hợp Với hình thức tổ chức này, vừa có văn thư chung tồn quan đặt trực thuộc văn phịng phịng hành (gọi văn thư quan hay văn thư trung tâm); vừa bố trí phận cán chuyên trách, kiêm nhiệm công tác văn thư đơn vị trực thuộc Giữa văn thư quan văn thư đơn vị có phân cơng cụ thể xử lý văn Nghĩa có khâu cơng tác, loại văn phân cho văn thư co quan xử lý, có khâu cơng tác, loại văn giao cho văn thư đơn vị xử lý Ví dụ: Văn thư quan có nhiệm vụ tiếp nhận văn nơi gửi tới, chuyển giao văn ngoài, theo dõi việc giải văn quan trọng, văn thư đơn vị có nhiệm vụ tiếp nhận, vào sổ văn đến gửi riêng cho đơn vị, theo dõi việc giải văn có nội dung liên quan đến với chức năng, nhiệm vụ đơn vị… Hình thức văn thư hỗn hợp áp dụng quan lớn quan loại vừa nói chung Ở quan này, tính chất công việc nhiệm vụ công tác thường phức tạp đa dạng, cán viên chức đông, cấu tổ chức quan gồm nhiều tầng nấc số lượng văn tương đối nhiều, địa điểm làm việc đơn vị tương đối phân tán, trí có đơn vị cách trụ sở quan tương đối xa Câu hỏi ơn tập Câu 1: Trình bày khái niệm, yêu cầu nguyên tắc tổ chức khoa học tài liệu quan, tổ chức? Câu 2: Trình bày hình thức tổ chức cơng tác văn thư quan, tổ chức? phòng làm việc gây cho cán bộ, nhân viên văn thư cảnh giác khó chịu, mệt mỏi, buồn ngủ, làm giảm sút đáng kể khả làm việc Ngược lại, nhiệt độ thấp làm giảm khả tập trung suy nghĩ, điều đặc biệt bất lợi với người lao động trí óc Nhiệt độ tối ưu phịng làm việc cán văn thư khoảng 1822 , độ ẩm tương đối 40 - 60% Trong điều kiện khí hậu nước ta, để đảm bảo điều kiện nhiệt độ, độ ẩm thích hợp phịng làm việc dùng máy sưởi vào mùa đơng Hoa tươi, chậu hoa, cảnh bố trí cách hài hịa, hợp lý khơng có tác động tốt mặt tâm lý mà cịn có tác dụng định làm khơng khí, điều hịa nhiệt độ độ ẩm phịng làm việc Ngồi ra, cần ý đến biện pháp thơng gió để đảm bảo khơng khí thống mát, lành 2.3 Yếu tố tiếng ồn Tiếng ồn thiếu ánh sáng điều kiện nhiệt độ, độ ẩm khơng thích hợp có ảnh hưởng khơng nhỏ tới sức khỏe khả làm việc, suất lao động người Tiếng ồn gây căng thẳng thần kinh, thăng tâm lý, làm cho người lao động mệt mỏi, giảm khả tập trung suy nghĩ Tiếng ồn đặc biệt tác động xấu tới người lao động trí óc, có cán văn thư Các biện pháp chống tiếng ồn phân chia thành loại: - Biện pháp hành Hạn chế tới mức tối đa trao đổi, nói chuyện nói chuyện điện thoại to phịng làm việc, có tín hiệu điện thoại cần nhắc máy ngay, không sập cửa, di chuyển bàn, ghế mạnh, lại nhẹ nhàng phòng làm việc - Biện pháp kỹ thuật: Những nơi làm việc cần yên tĩnh nên bọc, phủ tường, trần nhà, sàn nhà cửa vật liệu hấp thụ âm thanh, đóng bao đệm cao su vào chân bàn, ghế, kê chân máy chữ đệm mềm để giảm chấn động, độ rung, thay hệ thống tín hiệu âm hệ thống tín hiệu ánh sáng… - Biện pháp tổ chức: Bố trí phòng riêng để tiếp khách đặt điện thoại, xếp chỗ làm việc máy móc thiết bị khoa học, hạn chế tiếng ồn từ bên lọt vào phịng làm việc… Theo kết nghiên cứu mức độ tiếng ồn cho phép phòng làm việc cán bộ, nhân viên hành khơng q 40db Dưới bảng so sánh cường độ tiếng động với nhận biết thính giác người Bảng đo tiếng động( Decibel - db) db: khơng có tiếng động 12 10 db: tiếng động thở 20 db: tiếng nói thầm 30 db: tiếng động thường nơi yên tĩnh 40 db: tiếng xì xào nói chuyện lại thư viện 50 db: tiếng động nhà theo tiêu chuẩn bình thường 60 db: cường độ phố đông người 70 db: cường độ phòng đánh máy 80 db: cường độ xưởng thợ máy 90 db: cường độ tiếng xe lửa chạy 100 db: tiếng ồn khu lao động cường độ tiếng ồn động nổ 110 db: cường độ tiếng chạy máy xưởng máy lớn 120 db: cường độ động máy bay 130 db: cường độ loại tiếng động nguy hiểm làm rách màng nhĩ tai tiếng đại bác, tiếng bom nổ - Từ db đến 10 db cường độ tiếng động thích hợp cho việc nghỉ ngơi, đén 40 db người ta nghỉ ngơi - Từ 90 db trở lên cường độ tiếng động gây nguy hiểm cho sức khỏe người - Tùy theo môi trường làm việc mà người ta phải chịu đựng tiếng ồn khác 2.4 Yếu tố màu sắc phòng làm việc Theo yêu cầu mỹ thuật công nghiệp lựa chọn mầu sơn, vơi ve cho phòng làm việc cần ý tới đặc điểm khí hậu, điều kiện làm việc tính chất ánh sáng phòng làm việc Việc sử dụng màu sắc trang trí thích hợp khơng làm tăng vẻ đẹp cho phịng mà cịn góp phần nâng cao suất lao động, làm việc giảm bớt mệt mỏi, có ảnh hưởng tốt tâm lý người lao động Đứng từ khía cạnh sinh lý học nên dùng loại sơn vơi ve có gam màu nhẹ cho phịng làm việc như: xanh lục vàng, be sáng, vàng nhạt, xanh lam nhạt, xanh lục nhạt mầu be có hệ số phản chiếu ánh sáng tương ứng 0,7; 0,62; 0,55; 0,45; 0,38 Xét từ khía cạnh tâm lý học nơi thực cơng việc đơn điệu nên dùng loại sơn, vôi, ve gam mầu tươi sáng, tinh thần sảng thoái, phấn chấn Đối với công việc cần tập trung tư tưởng, ý cao nên dùng mầu sắc êm dịu Trong điều kiện khí hậu nhiệt đối nóng, ẩm nước ta, phòng làm việc tốt nên dùng loại sơn, ve có gam màu lạnh, tươi mát, nhẹ nhàng màu xanh lục pha vàng, xanh lam nhạt, xanh lục nhạt 13 2.5 Chế độ làm việc, nghỉ ngơi người làm văn thư Khi quy định chế độ làm việc cho cán bộ, nhân viên văn thư phải đảm bảo kết hợp xen kẽ cách hợp lý khoảng thời gian lao động nghỉ ngơi yếu tố như: khối lượng cơng việc, tính chất, đặc điểm lao động cán bộ, nhân viên, mức độ căng thẳng thần kinh, điều kiện vệ sinh môi trường… Thời gian làm việc nghỉ giải lao, nghỉ trưa cán bộ, nhân viên quan phải quy định cụ thể nội quy làm việc quan Trong đó, cần quy định rõ thời gian nghỉ giải lao, nghỉ trưa Đối với cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư, việc quy định thời gian nghỉ giải lao cần thiết lao động họ lao động mang tính trí óc ( nghiên cứu sọan thảo văn bản…) có nơi lao động kỹ thuât chân tay đơn điệu ( đánh máy, in…) dễ làm cho người lao động mệt mỏi, mức độ tập trung tư tưởng kém, làm giảm hiệu lao động Để gìn sức khỏe khả làm việc cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư cần ý số điểm sau: - Những cơng việc địi hỏi phải có tập trung ý căng thẳng thần kinh coa nên thực vào khoảng thời gian từ 8h30 đến 11h30 từ 14h đến 16h, lúc khả làm việc người mức độ cao - Mỗi làm việc nên nghỉ giải lao lần phút (đối với nhân viên đánh máy sau 45 phút) - Nên kết hợp xen kẽ hình thức lao động khác không nên làm liên tục suốt thời gian làm việc công việc thuộc lao động trí óc - Đối với người làm việc liên tục tư ngồi sau 2.6 Yếu tố môi trường làm việc Tập thể lao động nhóm người mà tất thành viên trình thực trách nhiệm hợp tác trực tiếp với nhau, ln có liên quan có tác động qua lại lẫn Mức độ hoạt động, hòa hợp phẩm chất tâm lý cá nhân người tập thể lao động hình thành từ thái độ người công việc, bạn bè, đồng nghiệp người lãnh đạo tạo nên bầu khơng khí tập thể Trong tập thể lao động ln có lan truyền cảm xúc từ người sang người khác, có ảnh hưởng lớn đến trạng thái tâm lý, thái độ lao động, với ngành nghề với thành viên Câu hỏi ôn tập: Câu 1: Các yếu tố chủ quan ảnh hưởng tới công việc nào? Câu 2: em trình bày ngắn gọn ảnh hưởng yếu tố khách quan tới xuất lao động người làm văn thư? 14 CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC NƠI LÀM VIỆC CỦA NGƯỜI LÀM VĂN THƯ Mã chương: MH21.03 Mục tiêu: - Giải thích yêu cầu, nguyên tắc việc bố trí nơi làm cơng việc văn thư; - Sắp xếp phịng làm việc đảm bảo khoa học tiện lợi - Thái độ học tập nghiêm túc, tích cực, chủ động Nội dung chính: Yêu cầu nguyên tắc chung 1.1 Tổ chức hợp lý, khoa học Nơi làm việc nhân viên văn thư cần tổ chức hợp lý khoa học - Nhân viên văn thư cần xếp, bố trí, sử dụng hợp lý nơi làm việc phương tiện có để phục vụ cơng việc Tùy vào diện tích nơi làm việc mà nhân viên văn thư cần có phân bổ bố trí hợp lý Do hồn cảnh cơng việc ln ln phải tiếp xúc với văn giấy tờ sổ sách bàn làm việc cần phải xếp gọn gàng, bố trí hợp lý Khơng để tất giấy tờ sổ sách lên mặt bàn mà cần có xếp hợp lý theo tứ tự, văn cần giải xếp trước, ưu tiên cơng việc quan trọng giải trước phải đảm bảo tiến độ cơng việc phù hợp - Tính thuận lợi phục vụ cơng việc: mơi trường xung quanh thích hợp (không ồn ào), trang bị phương tiện đầy đủ (ln hồn thiện, cải tiến) phục vụ cho cơng vụ sinh hoạt cá nhân, cách thức tổ chức tạo tâm lý tích cực, giảm căng thẳng, mệt nhọc, tình cảm gắn bó cán bộ, nhân viên họ nơi làm việc - Tính dễ dàng liên hệ giao dịch - Tính bảo mật 1.2 Phù hợp điều kiện thực tế quan, tổ chức - Cần phù hợp với tính chất quy mô hoạt động điều kiện thực tế quan Đối với quan lớn văn thư xếp phòng riêng để thuận lợi cho việc giải quản lý giấy tờ Các nhân viên văn thư phân công cá nhân có cơng việc đập lập kèm theo cấu tạo nơi làm việc phù hợp với cơng việc mà họ tiếp nhận Ví dụ: Tại cục Phát triển doanh nghiệp nhân viên văn thư phân bổ thành phòng riêng biệt gồm người làm Người thứ người chuyên nhập văn vào sổ thực công việc tiếp nhận đăng ký vào sổ chuyển giao văn bố chí bàn làm việc gần với cửa vào để tiếp nhận văn cách nhanh nhất, người lại chịu trách nhiệm đăng ký 15 scan văn vào phần mềm, quản lý việc sử dụng giải văn thông qua phần mềm quản lý văn Cục phát triển doanh nghiệp bố trí phía sau người nhân viên thứ sau người nhân viên thứ tiếp nhận văn đăng ký văn chuyển tới người nhân viên thứ Đối với quan có quy mơ nhỏ thường có nhân viên văn thư thường xếp chung vào phòng gọi văn phòng phịng Tổ chức - hành Nơi làm việc nhân viên văn thư sếp nơi dễ nhìn thấy nhất, có biển hiệu để co thể dễ dàng giải công việc Nơi làm việc họ có khơng gian nhỏ xen kẻ văn phịng Do tùy vào đặc điểm loại hình quan mà nhân viên văn thư xếp bố trí chỗ ngồi vị trí khác nhau, nhiên nhìn chung bố trí nơi dễ nhận thấy với mục đích thuận lợi cho việc tiếp nhận giải văn 1.3 Tổ chức theo xu hướng văn phòng đại Với phát triển công nghệ thông tin xây dựng văn phịng theo hướng văn phòng đại trọng Văn phòng đại xây dựng theo xu hướng văn phịng điện tử, văn phịng khơng giấy hay văn phịng tự động hóa… Vậy văn phịng đại gì? Văn phịng đại phương thức quản lý điều hành công việc dựa ứng dụng cơng nghệ thơng tin Hệ thống văn phịng điện tử xây dựng vận hành dựa tảng web với hệ thống phần mềm hỗ trợ có đầy đủ chức cần thiết phục vụ hoạt động trao đổi, giải công việc Thêm vào đó, phần mềm cịn tích hợp nhiều phân cấp hệ tối ưu, cho phép người dùng tùy ch ỉnh, lựa chọn mơ hình hoạt động cho phù hợp với thực tế doanh nghiệp Để tổ chức văn phòng đại ta cần ý: Tổ chức máy văn phòng khoa học, tinh gọn, hiệu lực, chức năng; Từng bước tin học hóa cơng tác văn phịng, trang bị thiết bị văn phòng phù hợp Đối với công tác văn thư, để xây dựng văn phịng đại hay nói cách khác văn phịng khơng giấy người làm cơng tác văn thư ngồi kỹ nghiệp vụ chuyên môn, phải liên tục đào tạo lại kỹ năng, kỹ xảo công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo trang thiết bị phân tích, xử lý thơng tin cách khoa học Nắm số thuật ngữ đơn giản sau: Để lưu trữ văn bản, việc lưu trữ theo truyền thống cặp hồ sơ, phim, micro phim, băng từ đĩa từ người ta tạo đĩa mềm để chép liệu cần thiết Đặc biệt với việc xuất đĩa cứng, công nghệ sử lý ghi nhận đọc thông tin lưu trữ phận quang học làm cho đĩa cứng CD ROM lưu trữ lượng thông tin tăng hàng triệu lần - Mạng vi tính với hệ thống thơng tin: Để nhanh chóng xử lý thơng tin đầu vào, đầu người ta thường nối máy ti tính thành mạng Có ba loại mạng phổ biến: 16 + Mạng đơn giản: Gồm máy tính người làm việc với đơn vị + Mạng nội bộ: Gồm máy chủ máy khách Máy chủ tiếp nhận, xử lý ung cấp thông tin theo yêu cầu máy khách Loại mạng sử dụng đơn vị có nhiều cấp quản lý cần có phân cấp quản lý thông tin + Mạng mở rộng: Nếu quan đơn vị muốn sử lý thông tin đầu với số quan, đơn vị khác bên ngồi văn phòng phải đăng ký nối mạng nội với mạng rộng bên Mỗi mạng rộng tương ứng có ngơn ngữ, ký hiệu thích hợp - Hệ thống thơng tin tồn cầu với chương trình World Wide Web (Gọi cơng nghệ Web) nhằm khai thác tồn cầu mạng internet Thông tin mạng Web dựa mơ hình khách - chủ Web chủ chương trình cài đặt máy chủ để cung cấp thông tin, tài liệu cho máy khách máy tính gửi yêu cầu tới máy chủ Web khách chương trình máy tính cho phép người dùng u cầu cung cấp thơng tin từ phía máy chủ Ngày cơng nghệ Web phát triển rộng rãi phạm vi toàn cầu - Thư điện tử (Email): Email hệ thống gửi thông tin qua đường dây điện thoại trực tiếp từ máy vi tính sang máy vi tính khác Trong phạm vi quan qua mạng rộng khắp giới qua vệ tinh Ngày thư điện tử gửi kèm theo hình ảnh, âm thanh, người ta nghe tiếng nói, nhìn thấy hình ảnh, dáng điệu thái độ người nói - Văn thư điện tử: Là phương tiện truyền thông điện tử loại văn bản, kiện, hình ảnh tiếng nói qua máy điện báo, máy fax, trạm truyền tải văn bản, máy vi tính hình phục vụ hội nghị từ xa Các thiết bị nói dùng đường dây điện thoại, quacác vệ tinh, qua hệ thống vi ba cáp quang Phương pháp tổ chức nơi làm việc người làm văn thư 2.1 Lựa chọn vị trí, địa điểm làm việc Chỗ làm việc nhân viên văn thư nên bố trí phịng riêng biệt, có cửa chắn để đề phịng kẻ gian đột nhập, tốt tầng 1, nơi thuận tiện cho việc tiếp nhận bưu kiện, văn từ nơi khác chuyển đến tiếp cán quan đến giao dịch, làm thủ tục giấy tờ, nhận văn bản… Trong phòng nên chia làm phần, phần nơi làm việc cịn phần ngồi dùng để tiếp khách đến giao dịch Bức ngăn nên làm gỗ có ơ, ngăn để đựng bì văn bản, văn đồ dung làm việc hàng ngày khác Độ cao ngăn nên để ngang tầm ngực khoảng từ 1,2 -1,3m 2.2 Bố trí xếp phương tiện phòng làm việc Chỗ làm việc khu vực hoạt động lao động người hay số cán bộ, nhân viên trang bị phương tiện kỹ thuật cần thiết để thực chức 17 trách, nhiệm vụ, công việc giao Tổ chức chỗ làm thực toàn biện pháp nhằm trang bị bố trí xếp chỗ làm việc, phương tiện dụng cụ lao động cách hợp lý, theo chức năng, công vụ chúng Tổ chức chỗ làm việc bao gồm vấn đề sau: - Trang bị chỗ làm việc, loại đồ gỗ văn phịng - Bố trí trang thiết bị chun dùng phương tiện kỹ thuật văn phòng phù hợp với tiêu kỹ thuật văn phòng phù hợp với số nhân chủng cán bộ, nhân viên - Bố trí xếp chỗ làm việc theo quy trình cơng việc hồn thiện điều kiện lao động Tổ chức hợp lý chỗ làm việc cán làm công tác văn thư tức bố trí xếp chỗ làm việc, trang bị đầy đủ loại đồ gỗ trang thiết bị kỹ thuật, đồ dùng văn phịng loại máy móc dụng cụ khác Ngoài chỗ làm việc cán làm cơng tác cần phải có sách, tư liệu tham khảo cần thiết khác theo vị trí cơng tác, chức danh cụ thể Tổ chức hợp lý chỗ làm việc đòi hỏi việc thiết lập khu vực phạm vi di chuyển lớn nhỏ xung quang chỗ làm việc để thực thao tác lao động Việc bố trí, xếp đồ gỗ, trang thiết bị đồ dùng văn phòng, dụng cụ phụ trợ cần thiết cho công việc phụ thuộc vào yếu tố Để tổ chức hợp lý chỗ làm việc cần: - Lựa chọn kích thước hình thức bàn ghế phù hợp với số nhân chủng cán bộ, nhân viên văn thư; - Bảo đảm vị trí lưng ngồi thuận lợi cho cán làm việc, tạo tầm nhìn bao quát tốt cử động tự thoải mái; - Trang bị chỗ làm việc đầy đủ phương tiện kỹ thuật, đồ dùng, máy móc thích hợp - Bố trí bàn ghế cán bộ, nhân viên theo trình tự tiến hành công việc - Bảo đảm điều kiện vệ sinh phòng bệnh thẩm mỹ thuận lợi cho người cán Trang bị phịng làm việc cần có: Bàn làm việc (bàn hộp, có kéo, có khóa chắn để bảo quản dấu quan); ghế tựa, máy vi tính, máy fax, điện thoại, tủ đứng để bảo quản sổ sách hồ sơ tài liệu; giá; giá đứng xoay để treo dấu (dấu tên, dấu chức danh, đấu đến, dấu mức độ khẩn, mật,…) đồng hồ treo tường văn phòng phẩm đồ dùng cần thiết khác Phòng làm việc nhân viên văn thư bố trí theo sơ đồ sau: 18 11 2 Bàn làm việc( có bàn phụ để máy tính) Ghế Máy chữ máy tính, máy in Máy fax Điện thoại Tủ đứng Giá Bức ngăn Cửa vào 10 Cửa sổ 11 Của nhỏ vào phòng làm việc 19 ... vấn đề chung tổ chức khoa học công tác văn thư Chương 2: Các yếu tố ảnh hưởng đến xuất lao động người làm công tác văn thư Chương 3: Tổ chức nơi làm việc người làm văn thư CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ... thức tổ chức cơng tác văn thư Trong quan nào, tổ chức phận văn thư hồn tồn phụ thuộc vào hình thức tổ chức cơng tác văn thư áp dụng Hiện nay, nước ta, có ba hình thức tổ chức công tác văn thư. .. học tổ chức lao động khoa học nghề văn thư hành Mục tiêu mơn học: - Về kiến thức: Trình bày vấn đề tổ chức lao động khoa học công tác văn thư, yếu tố ảnh hưởng đến xuất lao động người làm văn thư