Untitled BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔN HỌC CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG TRƯỜNG HỌC NGHỀ VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG (Ban hành kèm th[.]
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG TRƯỜNG HỌC NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG (Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng điện xây dựng Việt Xơ) Ninh Bình, năm 2019 TUN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Ngày với nghiệp đổi kinh tế - xã hội ngày phát triển, đổi đất đất nước Công tác văn thư trường học cần phải có số kinh nghiệm để soạn thảo, lưu trữ văn đảm bảo nhiệm vụ trường học Giáo trình biên soạn nhằm trang bị cho học sinh kiến thức vê hệ thống trường học nhiệm vụ nhóm trường học Việt Nam, với nhiệm vụ mà nhân viên văn thư trường học phải thực thời kỳ Nội dung giáo trình gồm chương: Chương 1: Khái quát hệ thống trường học Chương 2: Đặc điểm tổ chức nhiệm vụ nhóm trường học Việt Nam Chương 3: Tổ chức quản lý công tác văn thư trường học Chương 4: Soạn thảo, hành văn trường học Chương 5: Quản lý sử dựng dấu trường học Chương 6: Tổ chức quản lý văn trường học Chương 7: Tổ chức lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Chúng tin sách giúp ích bạn đọc q trình học tập, nghiên cứu ứng dụng công việc Tập thể tác giả cẩn trọng trình biên soạn, song sách khơng tránh khỏi thiếu sót, chúng tơi mong nhận ý kiến đóng góp đồng nghiệp, nhà nghiên cứu anh chị em sinh viên Xin chân thành cảm ơn Ngày 07 tháng 05 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: ThS Trần Thị Thanh Tâm MỤC LỤC Trang TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN LỜI GIỚI THIỆU CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ HÊ THỐNG TRƯỜNG HỌC Khái niệm trường học Phân loại trường học 2.1 Phân loại theo giai đoạn 2.2 Theo đối tượng quản lý điều hành 12 CHƯƠNG 2: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁC NHÓM TRƯỜNG HỌC CỦA VIỆT 13 Đặc điểm tổ chức nhiệm vụ trường Tiểu học 13 1.1 Lớp học, tổ học sinh, điểm trường 13 1.2 Tổ chuyên môn 13 1.3 Tổ văn phòng 14 1.4 Hiệu trưởng 14 1.5 Phó Hiệu trưởng 15 1.6 Tổng phụ trách Đội Thiếu niên Tiền phong Hồ Chí Minh 16 1.7 Hội đồng trường 16 1.8 Hội đồng thi đua khen thưởng, hội đồng tư vấn 17 1.9 Tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam đoàn thể trường 17 1.10 Giáo viên 18 Đặc điểm tổ chức nhiệm vụ trường Trung học sở 18 2.1 Tổ chuyên môn 18 2.2 Tổ Văn phòng 19 2.3 Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng 19 2.4 Hội đồng trường 20 2.5 Các hội đồng khác nhà trường 21 2.6 Tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam đoàn thể nhà trường 21 2.7 Giáo viên trường trung học 22 Đặc điểm tổ chức nhiệm vụ trường Trung học phổ thông ( Xem trung học sở ) 23 4 Đặc điểm tổ chức nhiệm vụ trường Trung học chuyên nghiệp 23 4.1 Hội đồng trường, Hội đồng quản trị 23 4.2 Hiệu trưởng 24 4.3 Phó hiệu trưởng 25 4.4 Các hội đồng tư vấn 25 4.5 Các phòng chức 25 4.6 Các khoa tổ môn trực thuộc trường 26 4.7 Các tổ môn thuộc khoa 26 4.8 Các lớp học 26 4.9 Các sở phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học 27 4.10 Tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam, đoàn thể tổ chức xã hội 27 Đặc điểm tổ chức nhiệm vụ trường cao đẳng 27 5.1 Hiệu trưởng 27 5.2 Phó hiệu trưởng 27 5.3 Hội đồng khoa học đào tạo, Hội đồng tư vấn khác 28 5.4 Các phòng chức 28 Đặc điểm tổ chức nhiệm vụ trường đại học 29 6.1 Hội đồng trường 29 6.2 Hiệu trưởng trường đại học 30 6.3 Phó hiệu trưởng trường đại học 31 6.4 Hội đồng khoa học đào tạo 31 6.5 Hội đồng tư vấn 32 6.6 Khoa 32 6.7 Bộ môn 33 6.8 Phòng chức 33 6.9 Thư viện, trang thông tin điện tử, tạp chí khoa học cơng nghệ 33 Đặc điểm tổ chức nhiệm vụ Học viện 34 CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG TRƯỜNG HỌC 35 Cơ sở pháp lý 35 Nội dung công tác văn thư trường học 35 Trách nhiệm công tác văn thư trường học 36 CHƯƠNG 4: SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN TRONG TRƯỜNG HỌC 38 Các hình thức văn thuộc thẩm quyền ban hành lãnh đạo nhà trường 38 1.1 Văn hành 38 1.2 Văn chuyên chuyên môn - kỹ thuật 39 Thể thức văn trường học 39 2.1 Quốc hiệu 39 2.2 Tác giả văn 39 2.3 Số ký hiệu văn 39 2.4 Trích yếu nội dung văn 40 2.5 Nơi nhận 40 2.6 Chữ ký người có thẩm quyền 40 2.7 Dấu quan ban hành văn 41 Trình tự ban hành văn trường học 41 CHƯƠNG 5: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG TRƯỜNG HỌC 43 Các loại dấu dùng trường học 43 1.1 Đối với tổ chức có cấp quản lý 43 1.2 Đối với tổ chức có hai cấp quản lý 43 1.3 Con dấu tổ chức nghiệp trực thuộc quan chuyên môn cấp huyện (thuộc phòng, ban, chi cục) 43 Nguyên tắc nghiệp vụ sử dụng dấu quan trường học 45 Bảo quản loại dấu trường học 45 3.1 Trường hợp dấu bị 45 3.2 Trường hợp dấu mòn, hỏng 45 3.3 Bàn giao dấu 46 CHƯƠNG 6: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG TRƯỜNG HỌC 47 Quản lý giải văn đến 47 1.1 Nguyên tắc quản lý văn đến 47 1.2 Phương pháp quản lý văn đến 47 Quản lý văn 47 2.1 Nguyên tắc quản lý văn 47 2.2 Phương pháp quản lý văn 47 Quản lý văn mật 48 CHƯƠNG 7: LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TRƯỜNG HỌC 51 Các loại hồ sơ hình thành hoạt động trường học 51 Phương pháp lập hồ 52 2.1 Lập danh mục hồ sơ 52 2.2 Mở hồ sơ 55 2.3 Thu thập tài liệu vào hồ sơ 56 2.4 Phân chia hồ sơ 56 2.5 Biên mục hồ sơ 56 Nộp hồ sơ vào lưu trữ quan trường học 60 3.1 Cách thức thủ tục giao nộp 60 3.2 Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu 60 3.3 Trách nhiệm công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ 61 TÀI LIỆU THAM KHẢO 62 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: Công tác văn thư trường học Mã số môn học: MH28 Thời gian môn học: 45 (Lý thuyết: 27 giờ; Thực hành: 15 giờ; Kiểm tra: 03 giờ) Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: Cơng tác văn thư trường học môn học trang bị cho học sinh kiến thức công tác văn thư trường học Môn học giảng dạy sau học sinh học môn: Soạn thảo văn 1, 2; Lịch sử tổ chức quan Nhà nước - Tính chất mơn học: Là môn học chuyên môn Mục tiêu môn học - Về kiến thức: + Trình bày kiến thức đặc điểm tổ chức hoạt động loại hình trường học Việt Nam; + Trình bày nguyên tắc phương pháp tổ chức công tác văn thư trường học - Về kỹ năng: + Thành thạo nghiệp vụ công tác văn thư trường học + Tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo nhà trường việc ban hành văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư Giúp lãnh đạo hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá, tổng kết việc thực công tác văn thư nhà trường - Về lực tự chủ trách nhiệm: Nhận thức vị trí tầm quan trọng công tác văn thư hoạt động nhà trường Từ nâng cao ý thức lịng yêu nghề, có trách nhiệm giúp lãnh đạo nhà trường việc tổ chức tốt công tác văn thư Nội dung môn học: Chương 1: Khái quát hệ thống giáo dục đào tạo Việt Nam Chương 2: Đặc điểm tổ chức nhiệm vụ nhóm trường học Chương 3: Tổ chức quản lý công tác văn thư trường học Chương 4: Tổ chức soạn thảo, ban hành quản lý văn trường học Chương 5: Quản lý sử dụng dấu trường học Chương 6: Quản lý văn trường học Chương 7: Tổ chức lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ trường học CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ HÊ THỐNG TRƯỜNG HỌC Mã chương: MH28.01 Mục tiêu: - Trình bày khái niệm trường học; - Trình bày phương pháp phân loại trường học - Thể thái độ tự giác, tích cực, cẩn thận q trình học tập Nội dung chính: Khái niệm trường học Trường học (trước học hiệu - 學校) quan lập nhằm giáo dục học sinh giám sát giáo viên Hầu hết quốc gia có hệ thống giáo dục tiêu chuẩn, hầu hết bắt buộc Trong hệ thống này, học sinh thường trải qua loại trường khác nhau, tùy nơi tên gọi trường khác chủ yếu gồm trường tiểu học trường trung học Mẫu giáo nhà trẻ giai đoạn trước vào trường học Ngày nay, nhà trường truyền thống cịn có trường học nhà trường học trực tuyến Trong tiếng Việt, trường học bao gồm trường cao đẳng, đại học sở giáo dục khác Phân loại trường học 2.1 Phân loại theo giai đoạn 2.1.1 Giáo dục mầm non Trường mầm non cấp học hệ thống giáo dục quốc dân Giáo dục mầm non có nhà trẻ mẫu giáo, tổ chức thực việc ni dưỡng, chăm sóc, giáo dục trẻ em từ ba tuổi đến sáu tuổi theo chương trình giáo dục mầm non Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Mục tiêu giáo dục mầm non giúp trẻ em phát triển thể chất, tình cảm, trí tuệ, thẩm mỹ, hình thành yếu tố nhân cách, chuẩn bị cho trẻ em vào lớp một; hình thành phát triển trẻ em chức tâm sinh lý, lực phẩm chất mang tính tảng, kĩ sống cần thiết phù hợp với lứa tuổi, khơi dậy phát triển tối đa khả tiềm ẩn, đặt tảng cho việc học cấp học cho việc học tập suốt đời 2.1.2 Giáo dục a Trường tiểu học Cấp tiểu học hay gọi cấp I, bắt đầu năm tuổi đến hết năm 10 tuổi Cấp I cấp học phổ cập, gồm có trình độ, từ lớp đến lớp Đây cấp học bắt buộc công dân.Để kết thúc bậc tiểu học, học sinh xét tốt nghiệp thành tích tích luỹ năm b Trường Trung học sở Cấp II gồm có trình độ, từ lớp đến lớp 9, năm 11 đến năm 14 tuổi Đây cấp học phổ cập, cấp học bắt buộc để cơng dân có nghề nghiệp định (tốt nghiệp cấp II học nghề hay trung cấp chuyên nghiệp mà không cần học tiếp bậc Trung học phổ thông) c.Trường Trung học phổ thơng Cấp III gồm trình độ, từ lớp 10 đến lớp 12, năm 15 tuổi đến hết năm 17 tuổi Để tốt nghiệp cấp III, học sinh phải tham gia Kỳ thi tốt nghiệp trung học phổ thông Việt Nam Bộ Giáo dục Đào tạo Việt Nam Học sinh muốn theo học trường trung học phổ thông công lập phải dự kỳ thi tuyển sinh sau học hết cấp trung học sở xét tuyển theo học bạ năm học cấp II Các kỳ thi tổ chức hàng năm, Sở Giáo dục Đào tạo địa phương chủ trì Ở cấp học này, học sinh phải học môn tương tự cấp THCS, có thêm mơn Giáo dục Quốc phòng – An ninh bỏ bớt hai môn khiếu Âm nhạc Mỹ thuật Tuy nhiên, học sinh trung học phổ thông tham gia số hoạt động khác hướng nghiệp, dạy nghề 2.1.3 Giáo dục chuyên biệt a Trường trung học phổ thông chuyên khiếu Từ năm 1966, hệ thống trung học phổ thông chuyên lập ra, bắt đầu với lớp chuyên Toán trường đại học lớn khoa học bản, sau trường chuyên thiết lập rộng rãi tất tỉnh thành Mục đích ban đầu hệ thống trường chuyên, nhà khoa học khởi xướng Lê Văn Thiêm, Hoàng Tụy, Tạ Quang Bửu, Ngụy Như Kon Tum mong đợi, nơi phát triển tài đặc biệt xuất sắc lĩnh vực khoa học Để vào học trường chuyên, học sinh tốt nghiệp cấp II phải thỏa mãn điều kiện học lực, hạnh kiểm cấp II đặc biệt phải vượt qua kỳ thi tuyển chọn đầu vào tương đối khốc liệt trường Hệ thống trường THPT Chuyên Việt Nam bao gồm hệ: trường chuyên trực thuộc trường đại học (trước trường chuyên cấp quốc gia) trường chuyên tỉnh b Trung tâm giáo dục thường xuyên Đây nơi phổ cập giáo dục cho tất lứa tuổi c Trường phổ thông dân tộc nôi trú 10