Untitled ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ 2 TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP Bạc Liêu, năm 2020 Bài 1 THỐNG KÊ VÀ KIỂM TRA TRONG LƯU TRỮ I THỐNG KÊ[.]
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - KỸ THUẬT GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Bạc Liêu, năm 2020 Bài THỐNG KÊ VÀ KIỂM TRA TRONG LƯU TRỮ I THỐNG KÊ TRONG LƯU TRỮ Khái niệm, mục đích, yêu cầu nguyên tắc thống kê lưu trữ 1.1 Khái niệm Thống kê lưu trữ vận dụng phương pháp công cụ để xác định xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu hệ thống bảo quản tài liệu kho lưu trữ theo đơn vị thống kê quy định thể loại sổ sách thống kê Thống kê tài liệu lưu trữ để nắm số lượng tài liệu có, thành phần chất lượng tài liệu, cố định việc tổ chức xếp tài liệu kho lưu trữ theo phương án phân loại, phương án hệ thống hóa tài liệu bảo đảm khả tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi, đồng thời có sở xây dựng kế hoạch nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu cụ thể kho lưu trữ Trên sở số liệu thống kê quan lưu trữ báo cáo, quan quản lý lưu trữ cấp có sở để xây dựng quy hoạch kế hoạch phát triển công tác lưu trữ phạm vi địa phương, ngành phạm vi nước 1.2 Mục đích, ý nghĩa Công tác thống kê giúp quan, tổ chức nắm tình hình chung số lượng, thành phần, nội dung, tình trạng vật lý tài liệu; kho tàng, trang thiết bị bảo quản; tình hình khai thác, sử dụng tài liệu kho lưu trữ để từ quan, tổ chức có kế hoạch bảo quản hợp lý, tu bổ, phục chế tài liệu thời gian tới Thống kê lưu trữ giúp quan, tổ chức nắm số lượng, trình độ, tuổi tác cán làm cơng tác lưu trữ quan, để xây dựng kế hoạch đào tạo, tuyển dụng cán kịp thời, hợp lý Những số liệu thống kê lưu trữ giúp quan quản lý lưu trữ, kho lưu trữ xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu khả thực tế Thống kê lưu trữ làm tốt giúp cho công tác quản lý, kiểm tra, bảo quản tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi 1.3 Yêu cầu Cung cấp số liệu xác làm cho trình lập kế hoạch người quản lý báo cáo thực kế hoạch người thực Vì vậy, thống kê cần đảm bảo xác đến chi tiết Các số liệu báo cáo phải phản ánh xác số liệu thực tế Thống kê lưu trữ nhằm phục vụ công tác kiểm tra phát thiếu sót cần bổ sung kịp thời nên cần thực cách kịp thời Người làm công tác thống kê phải đảm bảo tính trung thực, khách quan 1.4 Nguyên tắc Công tác thống kê lưu trữ cần đảm bảo hai nguyên tắc sau: - Đảm bảo ngun tắc thống tồn Phơng Lưu trữ Quốc gia Việt Nam: Đây nguyên tắc xuyên suốt công tác lưu trữ Việc thống kê lưu trữ thực đạo Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước phạm vi tồn quốc, cần thực thống từ trung ương đến địa phương Nguyên tắc thể thống loại hình cơng cụ thống kê, đơn vị thống kê, chế độ thống kê thông tin thống kê, loại hình tài liệu cần thống kê Đồng thời thống thể biểu mẫu thống kê, thủ tục thống kê phương pháp thống kê Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thơng tin để thực cơng tác thống kê địi hỏi phải có thống thơng tin, CSDL đầu vào, đầu công tác quản lý quan lưu trữ, kho lưu trữ Vì cần có thống phần mềm ứng dụng công tác lưu trữ Thống kê cần thống mẫu báo cáo công tác thống kê Điều tạo điều kiện thuận lợi cho quan quản lý làm công tác tổng hợp xây dựng kế hoạch tổng thể cho toàn ngành quản - Đảm bảo nguyên tắc thống công tác thống kê công tác bảo Tài liệu lưu trữ kho xếp theo hệ thống công cụ bảo quản định như: giá, tủ, cặp, hộp… bảo quản hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu kho lưu trữ Vì vậy, công tác thống kê cần thực dựa vào hệ thống công cụ bảo quản kho lưu trữ Đây nguyên tắc xuất phát từ nhu cầu khách quan việc bảo quản tài liệu, đảm bảo thực nhiệm vụ tổ chức khoa học tài liệu Để đảm bảo nguyên tắc này, công tác thống kê cần xây dựng phù hợp với khâu hệ thống công cụ, trang thiết bị bảo quản tài liệu Điều giúp ta cố định vị trí tài liệu kho, khơng xảy xáo trộn công tác thống kê phục vụ tra tìm tài liệu Nội dung phương pháp thống kê lưu trữ 2.1 Đối tượng thống kê lưu trữ - Thống kê tài liệu lưu trữ: Đối với việc thống kê tài liệu lưu trữ cần thống kê chi tiết như: Số lượng tài liệu; nội dung tài liệu; thành phần tài liệu; tình trạng vật lý tài liệu; số cặp, hộp tài liệu; số hồ sơ, đơn vị bảo quản Có thể thống kê theo loại hình tài liệu: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử Có thể thống kê tình trạng vật lý tài liệu: Cũ, mới, rách, nát, nhoè, ố… - Thống kê sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ: + Kho bảo quản tài liệu: Diện tích kho chuyên dụng: Là diện tích m2 sàn xây dựng để bảo quản tài liệu theo quy định thông số kỹ thuật Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành + Diện tích kho khơng chun dụng: Là diện tích m2 sàn bố trí xây dựng dùng để bảo quản tài liệu không theo quy định thông số kỹ thuật Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước + Diện tích kho tạm: Bao gồm diện tích m2 nhà cấp 4, diện tích tận dụng hành lang cầu thang… dùng để bảo quản tài liệu - Thống kê phương tiện bảo quản tài liệu: Số lượng chất lượng trang thiết bị bảo quản kho như: giá, tủ, hộp, cặp, máy điều hịa, máy hút bụi, quạt thơng gió, máy đo nhiệt độ, độ ẩm… - Thống kê công cụ tra cứu khoa học tài liệu: Giới thiệu thẻ tra tìm tài liệu; Mục lục hồ sơ; phiếu tin… giới thiệu thông tin tài liệu - Thống kê tình hình cán bộ: số lượng, trình độ, giới tính… 2.2 Các đơn vị thống kê Trong quan, phịng, kho lưu trữ có đơn vị thống kê riêng phục thuộc vào mục đích, yêu cầu đợt thống kê cụ thể mà định chọn đơn vị thống kê hợp lý Đối với phòng, kho, trung tâm lưu trữ mà tài liệu chỉnh lý đơn vị thống kê phổ biến Phông lưu trữ Trong phông lưu trữ đơn vị thống kê hồ sơ, đơn vị bảo quản Đối với phông tài liệu chưa chỉnh lý đơn vị thống kê mét giá, cặp, hộp tài liệu Người ta dùng thước đo tài liệu cịn tình trạng lộn xộn, chưa cho vào cặp, hộp đếm số lượng cặp, hộp tài liệu đóng cặp, hộp Đối với tài liệu khoa học kỹ thuật thống kê theo hộp, cặp đựng tài liệu, cuộn tài liệu tài liệu cơng trình, số lượng loại tài liệu cụ thể: hồ sơ, vẽ, vẽ… Đối với tài liệu nghe nhìn thống kê cuộn phim âm bản, thước phim thời lượng phim Cũng thống kê tài liệu nghe nhìn theo hộp đựng phim âm bản… Đối với tài liệu điện tử thống kê file liệu đơn vị đo byte, bít… Việc thống kê tài liệu chun mơn thường có khó khăn định phụ thuộc vào trình độ cán làm cơng tác thống kê lĩnh vực tài liệu Việc thống kê đảm bảo phù hợp với loại tài liệu Chúng ta khơng thể sử dụng loại hình thống kê tài liệu để áp dụng thống kê loại hình tài liệu khác Đối với tài liệu quý, đơn vị thống kê cần phải rõ đến tài liệu cụ thể 2.3 Phương pháp thống kê 2.3.1 Sổ nhập tài liệu lưu trữ Sổ nhập tài liệu lưu trữ sổ dùng để thống kê theo dõi tình hình nhập tài liệu vào phịng, kho lưu trữ, ban hành theo Quyết định số 02/QĐ-QHTK ngày 12/01/1990 Cục Lưu trữ Nhà nước Việc thống kê tài liệu vào sổ nhập tài liệu lưu trữ phải tuân theo quy định sau: - Tài liệu lưu trữ phải thống kê vào sổ nhập tài liệu nhập vào kho lưu trữ - Mỗi lần nhập đánh số thứ tự, khơng kể số tài liệu nhiều hay - Những tài liệu nhập vào kho lưu trữ trước lập sổ tập hợp, thống kê vào sổ để lưu trữ nắm thực tế tài liệu nhập vào kho lưu trữ Tác dụng Sổ nhập TLLT - Sổ nhập tài liệu lưu trữ giúp cho lưu trữ theo dõi để nắm đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu, số lượng tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ, phơng tài liệu có kho lưu trữ, tình trạng tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ - Các số liệu thống kê sổ nhập giúp cho lưu trữ có kế hoạch bổ sung thu thập tài liệu chưa giao nộp kho lưu trữ xây dựng kế hoạch công tác lưu trữ cho phù hợp Cấu tạo Sổ nhập TLLT - Bìa: Được lập khổ giấy A4 (210mm x 297mm) SỔ NHẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ Số:………… Bắt đầu ngày tháng năm: Kết thúc ngày tháng năm: Ba dòng sổ nhập dùng để ghi đầy đủ tên quan theo thứ tự từ quan chủ quản cao đến quan trực tiếp quản lý kho tài liệu Số: Ghi số thứ tự sổ nhập tài liệu chữ số Ả Rập Nếu số nhập lần ghi số 01 Bắt đầu ngày tháng năm: Ghi ngày tháng năm bắt đầu nhập tài liệu đăng ký vào sổ Kết thúc ngày tháng năm: Ghi ngày tháng năm cuối việc nhập tài liệu đăng ký vào sổ Phần nội dung thống kê sổ nhập TLLT: Gồm 10 cột lập khổ giấy A3 (297mm x 420mm) ST T Ngày Số, ký Tên Tên tháng hiệu, ngày quan phông năm tháng năm (cá (sưu nhập biên nhân) tập/bộ tài liệu giao nộp tài nộp tài tài liệu liệu) liệu Số phôn g Thời gian tài liệu Số lượn g Đặc điểm tình hình tài liệu Ghi 10 Cách ghi sổ nhập TLLT: Cột 1: Ghi số thứ tự lần nhập chữ số Ả Rập Mỗi lần nhập tài liệu ghi số thứ tự khơng kể lần nhập nhiều hay tài liệu, số 01 Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm nhập tài liệu Cột 3: Ghi số, ký hiệu, ngày tháng năm biên giao nộp tài liệu Cột 4: Ghi tên quan cá nhân nộp tài liệu Cột 5: Ghi tên phơng có tài liệu giao nộp Đối với lưu trữ quan cột thay “Đơn vị có tài liệu” Cột 6: Ghi số phông đăng ký danh sách phông Cột 7: Nhập tài liệu năm ghi rõ năm (thời gian tài liệu) Cột 8: Nếu tài liệu chỉnh lý ghi số lượng đơn vị bảo quản Nếu tài liệu chưa chỉnh lý tài liệu có vật mang tin khác ghi số lượng theo đơn vị giao nộp cụ thể (mét giá cặp ba dây) Cột 9: Ghi tóm tắt đặc điểm tài liệu (tình trạng vật lý tài liệu, chất lượng tài liệu, đặc điểm xếp bên khối tài liệu giao nộp ) Cột 10: Ghi điều cần thiết như: ngôn ngữ, phương tiện mang tin kèm theo tài liệu + Cuối sổ nhập tài liệu cần tổng hợp các số liệu đăng ký vào sổ như: Tổng số lần nhập; Tổng số phông; Tổng số tài liệu tính theo loại hình tài liệu; Ký tên, đóng dấu quan 2.3.2 Sổ xuất tài liệu lưu trữ Sổ xuất tài liệu lưu trữ sổ dùng để thống kê việc xuất tài liệu lưu trữ phục vụ cho mục đích như: cho mượn sử dụng, đưa tài liệu chỉnh lý, phục chế, tu bổ chụp… Sổ xuất tài liệu lưu trữ: Giúp cho quan quản lý lưu trữ nắm biến động tài liệu kho lưu trữ để quản lý chặt chẽ, theo dõi để thu tài liệu hết thời hạn cho mượn mà cá nhân, đơn vị chưa trả giúp phận lưu trữ có kế hoạch bổ sung nhằm hồn chỉnh phông lưu trữ Cấu tạo Sổ xuất tài liệu lưu trữ: + Trang bìa SỔ XUẤT TÀI LIỆU LƯU TRỮ Số:………… Bắt đầu ngày tháng năm: Kết thúc ngày tháng năm: + Trang nội dung: STT Ngày xuất Căn xuất Xuất Tên đâu, số mục phơng đích, xuất Số mục lục Số hồ Số Người sơ lượng nhận Ghi Cách đăng ký tài liệu vào sổ xuất tài liệu lưu trữ: Mỗi lần xuất tài liệu dù đơn vị bảo quản hay tài liệu phải ghi rõ tên, số ngày tháng văn làm xuất Tài liệu đăng ký vào sổ xuất theo thứ tự lần xuất liệu Xuất tài liệu tạm thời khỏi kho phải lấy chữ ký người nhận tài Khi xuất tài liệu phải làm phiếu thay đặt vào vị trí tài liệu giá, tủ Khi tài liệu trả phải huỷ phiếu đánh dấu Trong phiếu thay ghi rõ số đơn vị bảo quản, số mục lục số phông đơn vị bảo quản cho mượn, ngày tháng xuất cho mượn thời gian trả lại 2.3.3 Sổ đăng ký phông lưu trữ Sổ đăng ký phông lưu trữ dùng để thống kê số lượng phông lưu trữ/các sưu tập lưu trữ thông tin khác liên quan tới phông lưu trữ giao nộp vào kho lưu trữ nhằm quản lý chặt chẽ tình hình phơng lưu trữ kho Số phông Ngày tháng nhập lần đầu Tên phơng Thời gian đơn vị hình thành phơng Ghi Cột 1: dùng để thống kê tồn phơng có lưu trữ Mỗi phơng ghi lần theo lần nhập phơng vào kho lưu trữ Cột 2: ghi ngày tháng lần nhập phông vào kho lưu trữ Cột 3: ghi tên gọi thức đơn vị hình thành phơng Nếu tên thay đổi nhiều lần ghi tên cuối Cột 4: phơng đóng ghi thời gian bắt đầu kết thúc Nếu phơng mở ghi thời gian bắt đầu hoạt động Cột 5: dùng để ghi thay đổi địa điểm bảo quản phông phông chuyển hẳn sang Lưu trữ khác Ghi thay đổi số lượng tài liệu chuyển 2.3.4 Mục lục hồ sơ Mục lục hồ sơ lưư trữ công cụ tra cứu lưu trữ, dùng để thống kê hồ sơ, cố định trật tự hồ sơ theo phương án hệ thống hoá phản ánh thành phần, nội dung hồ sơ phông lưu trữ Mẫu mục lục hồ sơ ban hành theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/8/1997 Cục Lưu trữ Nhà nước Mục lục hồ sơ có tác dụng giới thiệu nội dung, thành phần tài liệu phông, cố định trật tự hệ thống hố hồ sơ phơng, xác định vị trí đơn vị bảo quản phơng Các phịng, kho lưu trữ sử dụng mục lục hồ sơ làm cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu sử dụng Mục lục hồ sơ giúp cho việc quản lý chặt chẽ, tra tìm tài liệu lưu trữ sau chỉnh lý Cấu tạo mục lục hồ sơ gồm có: Tờ bìa, tờ nhan đề; tờ mục lục; lời nói đầu;bảng chữ viết tắt; bảng kê hồ sơ; bảng dẫn; phần kết thúc * Tờ bìa: TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC LƯU TRỮ MỤC LỤC HỒ SƠ PHÔNG:…………………… …………………… …………………… Từ năm …… đến năm…… - Tên quan hay tổ chức lưu trữ: Ghi tên quan - Tên phông lưu trữ: Ghi tên gọi thức đơn vị hình thành phơng - Từ năm … đến năm: Ghi thời gian bắt đầu thời gian kết thúc hồ sơ có mục lục hồ sơ * Tờ nhan đề: Cách ghi tờ nhan đề: - Tên quan hay tổ chức lưu trữ: ghi Bìa - Tên phơng lưu trữ; ghi Bìa - Từ hồ sơ số … đến hồ sơ số: Ghi số số hồ sơ cuối “Mục lục” - Phông số: Viết số thứ tự phông cố định theo danh sách phông kho lưu trữ - Mục lục số (quyển số): Ghi số thứ tự Mục lục hồ sơ phông - Số trang: ghi số lượng trang “Mục lục hồ sơ” - Thời hạn bảo quản: Ghi thời hạn bảo quản Mục lục hồ sơ Thời hạn bảo quản Mục lục hồ sơ thường vĩnh viễn TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC LƯU TRỮ MỤC LỤC HỒ SƠ PHÔNG:…………………… …………………… …………………… Từ hồ sơ ……… đến hồ sơ…… * Tờ mục lục (của mục lục hồ sơ): Tờ mục lục bảng liệt kê phần, chương, mục nội dung "Mục lục hồ sơ " tương ứng với phần, chương, mục, số thứ tự trang đánh số thứ tự để tra tìm thuận tiện ố ả ả * Lời nói đầu: ụ ụ ố ể ố ố Lời nói đầu mục lục hồ sơ giúp cho việc nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ phông dễ dàng Đối với phông lưu trữ có đơn vị tổ chức, thành phần khối lượng tài liệu phức tạp, phần lớn lời nói đầu phải giới thiệu khái quát thay đổi đơn vị tổ chức phông diễn biến phức tạp tình hình tài liệu Nội dung "Lời nói đầu" gồm có yếu tố thơng tin sau: - "Lịch sử đơn vị hình thành phơng": Nêu tóm tắt về: + Điều kiện lịch sử nguyên nhân đời; + Ngày, tháng, năm thành lập, thay đổi giải thể đơn vị hình thành phơng; + Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn đơn vị hình thành phơng; + Vị trí đơn vị hình thành phơng hệ thống tổ chức Nhà nước Mối quan hệ với quan cấp trên, cấp cấp; + Phạm vi hoạt động đơn vị hình thành phơng;