Đang tải... (xem toàn văn)
L�I NÓI Đ�U ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MÔN HỌC NGHIỆP VỤ VĂN THƢ NGÀNH, NGHỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số 323[.]
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: NGHIỆP VỤ VĂN THƢ NGÀNH, NGHỀ: VĂN THƯ LƯU TRỮ TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số 323 /QĐ-CĐCĐ ngày 06 tháng năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp) Đồng Tháp, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Văn thư môn học chủ yếu ngành trung cấp văn thư chuyên nghiệp Hành văn thư, Hành văn phịng, Lưu trữu Thư ký văn phòng nhằm trang bị cho học sinh kiến thức lý luận phương pháp thực nội dung nghiệp vụ thư ký văn thư; Xuất phát từ nhu cầu tào tạo nguồn nhân lực văn thư quản trị văn phòng cho xã hội sở đào tạo, nhu cầu quản lý xã hội yêu cầu cấp bách bồi dưỡng kiến thức công tác văn thư- lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức quan, tổ chức, địa phương nay; Giáo trình gồm 04 chương, có bổ sung cập nhận thông tin từ văn Nhà nước quy định công tác văn thư chủ yếu đề cập đến thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, việc tổ chức quản lý giải văn bản; Thực tiễn công tác văn thư phong phú nên giáo trình khơng thể tránh khỏi thiếu sót, hạn chế định, mong nhận ý kiến đóng góp để có thêm kiến thức nhất, chất lượng Chƣơng 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ 1.1 Khái niệm yêu cầu, nội dung xây dựng – ban hành văn tổ chức quản lý văn 1.1.1 Khái niệm công tác văn thƣ Văn thư vốn từ gốc Hán, dùng để tên gọi chung loại văn bản, bao gồm văn cá nhân, gia đình, dịng họ lập (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả ) văn quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc, lệnh ) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung Thuật ngữ sử dụng phổ biến triều đại phong kiến Trung Hoa du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ Đặc biệt, triều Nguyễn sử dụng phổ biến quan nhà nước Dưới triều Minh Mạng, quan giúp cho vua công tác công văn, giấy tờ gọi Văn Thư Phòng Ngày nay, văn phương tiện quan Đảng, Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế (gọi chung quan, tổ chức quan), dùng để ghi chép truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, đạo điều hành mặt công tác Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý chúng như: soạn thảo, duyệt, ký, lập hồ sơ Những công việc gọi công tác văn thư trở thành thuật ngữ quen thuộc cán bộ, viên chức quan, tổ chức Vậy định nghĩa công tác văn thư sau: Công tác văn thư khái niệm dùng để toàn công việc liên quan đến soạn thả, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức 1.1.2 Yêu cầu nội dung công tác văn thƣ + Nội dung: Theo Điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư, nội dung công tăc văn thư bao gồm: + Soạn thảo ban hành văn - Thảo văn bản; - Duyệt văn bản; - Đánh máy, in văn bản; - Ký văn + Quản lý văn tài liệu khác hình thức hoạt động quan, tổ chức - Tổ chức quản lý giải văn đến; - Tổ chức quản lý giải văn đi; - Tổ chức giải văn bản, giấy tờ, sổ sách nội bộ; - Tổ chức lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành + Quản lý sử dụng dấu công tác văn thƣ - Các loại dấu; - Phương pháp bảo quản; - Quản lý sử dụng dấu + Yêu cầu Nhanh chóng - Là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin văn phục vụ công tác quản lý công tác văn thư phải thực cách nhanh chóng đáp ứng u cầu cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo quan, tổ chức cho hoạt động quan, tổ chức - Q trình giải cơng việc quan thường phụ thuộc nhiều vào soạn thảo, ban hành văn tổ chức quản lý, giải văn Do việc soạn thảo văn bản, ban hành văn giả văn nhanh chóng làm cho công việc quan giải nhanh Chính xác - Để đảm bảo cung cấp thông tin văn phục vụ công tác quản lý tốt công tác văn thư phải thực cách xác cung cấp thơng tin xá cho lãnh đạo quan, tổ chức cho hoạt động quan, tổ chức - u cầu xác cơng tác văn thư phải đảm bảo xác cơng việc cụ thể: soạn thảo, ban hành văn bản, đánh máy nhân văn bản, ký đóng dấu - Nội dung văn phải xác mặt pháp lý, dẫn chứng, số liệu, trích dẫn - Thể thức văn phải đầy đủ thành phần trình bày thành phần văn phải xác, dúng mẫu Nhà nước quy định - Về kỹ thuật trinh bày văn bản: phải xác so với thảo duyệt Bí mật - Là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin văn phục vụ công tác quản lý, phải giữ gìn bí mật khâu cơng việc cơng tác văn thư nhằm đảm bảo bí mật quan , tổ chức - Trong trình soạn thảo, ban hành văn bản; tổ chức quản lý văn giải văn bản; bố trí phịng làm việc văn thư; lựa chọn cán văn thư phải đảm bảo yêu cầu công tác bảo mật Nhà nước quy định Hiện đại - Việc thực nội dung công tác văn thư gắn liền vơi sử dụng phương tiện, thiết bị văn phịng, đại hóa cơng tác văn thư yêu cầu cần thiết quan, tổ chức nhằm nâng cao suất, chất lượng hoạt động quan tổ chức - Hiện đại hóa cơng tác văn thư thực trang bị cá trang, thiết bị văn phòng đại nhằm phục vụ cho việc thực công việc cụ thể cơng tác văn thư ngày nhanh chóng hơn, xác - Hiện đại hóa cơng tác văn thư phải tiến hành bước, phù hợp với quan, giai đoạn cụ thể, trước hết việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư thực trang bị trang, thiết bị văn phòng đại - Xã hội ngày phát triển đòi hỏi hoạt động quan phải đổi , phải tiến hành phương tiện đại theo phương pháp đại 1.1.3 Xây dựng ban hành văn ` + Khi xây dựng văn bản, cần hiểu áp dụng quy định trình tự thẩm quyền, thủ tục ,thể thức nội dung văn hành chính, loại văn có yêu cầu đặc thù cần thỏa mãn nội dung, hình thức, kỹ thuật trình bày tên gọi văn + Nhận dạng, sữa lỗi thực hành soạn thảo số văn hành thơng dụng + Ban hành văn văn ban hành pháp lý văn phải đảm bảo đủ yêu cầu sau: - Có pháp lý cho việc ban hành nghĩa có văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ quan ban hành văn vấn đề thuộc đối tượng, phạm vi điều chỉnh văn bản, văn quan ban hành văn ban hành, có hiệu lực pháp lý cao văn ban hành quy định vấn đề thuộc đối tượng, phạm vi điều chỉnh văn mới; - Những pháp lý có hiệu lực pháp luật vào thời điểm ban hành Nghĩa vào thời điểm ban hành văn bản, văn lấy làm pháp lý chưa bị sửa đổi, bãi bỏ, huỷ bỏ, đình (bị ngưng hiệu lực) hết hiệu lực; - Cơ quan, thủ trưởng đơn vị trình dự thảo văn có thẩm quyền trình theo quy định pháp luật, nghĩa quan, thủ trưởng quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý nhà nước lĩnh vực cụ thể theo cấp quản lý có quyền trình dự thảo văn quy phạm pháp luật lĩnh vực lên quan, người có thẩm quyền ban hành văn theo cấp phù hợp - Chẳng hạn, có Giám đốc Sở Tài ngun Mơi trường có thẩm quyền trình Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành văn quy phạm pháp luật lĩnh vực bảo vệ mơi trường có Bộ trưởng Bộ Y tế có thẩm quyền trình Thủ tướng Chính phủ ban hành thị tăng cường bảo vệ sức khỏe nhân dân; - Những đề nghị để ban hành văn hợp pháp, tức việc ban hành văn quy phạm pháp luật phải xuất phát từ đề nghị hợp pháp quan, người có thẩm quyền trình dự thảo 1.1.4 Tổ chức quản lý văn 1.2 Tổ chức quản lý đào tạo trách nhiệm thực công tác văn thƣ 1.2.1 Tổ chức quản lý công tác văn thƣ + Hệ thống tổ chức quản lý công tác văn thư Theo Điều 28 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư , trách nhiệm quản lý công tác văn thư quy định sau: Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực quản lý nhà nước công tác văn thư; - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực quản lý nhà nước công tác văn thư; -Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn mình, Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; quan Trung ương tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội- nghê nghiệp, tổ chức kinh tế Ủy ban nhân dân cấp có trách nhiệm - Căn cư quy định pháp luật, ban hành hướng dẫn thực chế độ quy định công tác văn thư; - Kiểm tra việc thực chế độ , quy định công tác văn thư quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý mình; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư theo thẩm quyền; - Tổ chức, đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư; - Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác văn thư; - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư phạm vi ngành, lĩnh vực địa phương Tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Sở Nội vụ giúp UBND thực quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ (Theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ) Tại huyện, quận thị xã thành phố thuộc tỉnh, phòng Nội vụ giúp UBND thực quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ (Theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ ) + Hệ thống tổ chức văn thư quan , ngành ,các cấp Theo Nghị định số 13/2008/NĐ-CP Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ, Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thành lập Phòng Văn thư Lưu trữ nhằm giúp Sở tham mưu cho UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực chức quản lý nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ; Phịng Nội vụ huyện (quận ,thị xã, thành phố thuộc tỉnh) có phận chun trách thực cơng tác văn thư, lưu trữ giúp UBND huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) thực chức quản lý nhà nước văn thư lưu trữ - Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 cảu Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức cảu tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân cấp sau: - Thành lập Phòng thuộc Văn phòng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ (gọi chung Phịng Văn thư – Lưu trữ) để giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ quản lý cơng tác văn thư, lưu trữu quan đơn vị trực thuộc - Thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ sở hợp Phòng Quản lý Văn thư –Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ tỉnh - Phòng Nội vụ bố trí cơng chức chun trách giúp Trưởng phịng Nội vụ thực chức tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước văn thư lưu trữ huyện - Tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí cơng chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ - Người làm văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định pháp luật thực nhiệm vụ theo hướng dẫn chuyên môn Sơ Nội vụ 1.2.2 Trách nhiệm cán quan công tác văn thƣ Theo Điều 29 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư, nhiệm vụ phòng, tổ cá nhân văn thư quy định sau: - Tiếp nhận, đăng ký văn đến ; - Trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; - Giúp chánh văn phịng, trưởng phịng hành người giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc gải văn đến; - Tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; - Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày tháng; đóng dấu mức độ khẩn mật; - Đăng ký làm thủ tục phát nhanh, chuyển phát theo dõi việc chuyển giao văn đi; - Sắp xếp, bảo quản phục vụ cho việc tra cứu, sử dụng ban lưu; - Quản lý số sách sở liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán công chức, viên chức ; - Bảo quản, sử dụng dấu quan, tổ chức loại dấu khác Ngoài da, nhiệm vụ phòng, tổ nhân viên văn thư chuyên trách nêu cụ thể hóa nội dung cơng việc sau: + Đối với việc giải quản lý giải văn đến : - Nhận văn đến; - Phân loại, mở bì, đóng dấu đến; - Trình văn đến cho chánh văn phịng thủ trưởng quan; - Đăng ký văn đến; - Chuyển giao văn đến; - Giúp chánh văn phòng theo dõi việc giải văn đến; - Lập bảo quản số đăng ký văn đến, sổ chuyển giao văn đến quan + Đối vơi việc tổ chức quản lý văn - Xem xét lại thể thức, trình ký văn bản, ghi sổ, ghi ngày tháng, đóng dấu lên văn bản; - Đăng ký văn đi; - Viết bì làm thủ tục gởi đi; 10 ... tác văn thư lưu trữ Trung tâm Nghiên cứu Khoa học công nghệ văn thư lưu trữ thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước + Ngạch công chức làm công tác văn thư Gồm có: - Nhân viên văn thư; - Cán văn thư; ... Lưu trữ Trung ương ( Phường 17, Quận Gị vấp, TP Hồ Chí Minh) Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ văn thư: Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung. .. cơng tác văn thư, lưu trữu quan đơn vị trực thuộc - Thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ sở hợp Phòng Quản lý Văn thư ? ?Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ tỉnh - Phòng Nội vụ bố trí