Untitled ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MÔN HỌC NGHIỆP VỤ THƢ KÝ NGÀNH, NGHỀ VĂN THƢ LƢU TRỮ TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số 323/QĐ C[.]
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: NGHIỆP VỤ THƢ KÝ NGÀNH, NGHỀ: VĂN THƢ LƢU TRỮ TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số 323/QĐ-CĐCĐ ngày 06 tháng năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp) Đồng Tháp, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin đƣợc phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Hiện nay, kinh tế Việt Nam phát triển, hội nhập với quốc tế cách sâu rộng tất lĩnh vực nhiều quan/doanh nghiệp cần đến vị trí lao động giúp việc cho nhà lãnh đạo Đó vị trí “thƣ ký”, ngƣời giúp việc trực tiếp cho nhà lãnh đạo Cũng không hẳn trƣớc khơng có vị trí lao động quan/doanh nghiệp, nhƣng vị trí “thƣ ký” ngày (đặc biệt khối doanh nghiệp) có khác biệt lớn phẩm chất đạo đức, trình độ, kỹ nghề nghiệp, tác phong lao động tƣ lao động Phạm vi nghiệp vụ ngƣời thƣ ký rộng, không bao gồm nghiệp vụ hành văn phịng mà cịn có u cầu cơng tác tài chính, kế tốn, quản trị, thống kê, lễ tân đối ngoại, nghiệp vụ kinh tế-thƣơng mại… Tập tài liệu cung cấp phần nhỏ kiến thức, kỹ ngƣời thƣ ký lãnh đạo, giúp học sinh chuyên ngành Văn thƣ lƣu trữ có hiểu biết định vị trí lao động để thực đƣợc yêu cầu công việc tƣơng lai quan/doanh nghiệp Giáo trình bao gồm chƣơng: Chƣơng 1: Tổng quan thƣ ký Chƣơng 2: Nghiệp vụ chuẩn bị cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý lãnh đạo Chƣơng 3: Xây dựng quản lý chƣơng trình kế hoạch Chƣơng 4: Tổ chức họp, hội thảo chyến công tác lãnh đạo Chƣơng 5: Tiếp đãi khách nghiệp vụ giao tiếp hành Mặc dù cố gắng trình biên soạn giáo trình, nhƣng việc biên soạn chắn không tránh khỏi thiếu sót hạn chế Rất mong nhận đƣợc đóng góp ý kiến quý báu bạn đọc q đồng nghiệp để giáo trình đƣợc hồn thiện tốt lần xuất sau Xin trân trọng cảm ơn TP Cao Lãnh, ngày 15 tháng năm 2019 Chủ biên ThS Nguyễn Thị Kim Hƣơng i MỤC LỤC Trang Lời giới thiệu Mục lục CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ THƢ KÝ ………………………………… Khái niệm, vị trí ngƣời thƣ ký 1.1 Khái niệm……………………………………………………………… 1.2 Vị trí ngƣời thƣ ký doanh nghiệp………………………… 2 Nhiệm vụ ngƣời thƣ ký 2.1 Đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo ………………………………… 2.2 Soạn thảo quản lý văn tài liệu ……………………………… 2.3 Về tổ chức công việc …………………………………………………… 2.4 Các nhiệm vụ khác …………………………………………………… 10 Yêu cầu thƣ ký 3.1 Về chuyên môn nghiệp vụ …………………………………………… 12 3.2 Về phẩm chất đạo đức ……………………………………………… 12 3.3 Về kiến thức xã hội …………………………………………………… 13 Kỹ ngƣời thƣ ký 4.1 Kỹ nghề nghiệp ………………………………………………… 17 4.2 Kỹ bổ trợ khác ………………………………………………… 19 CHƢƠNG 2: NGHIỆP VỤ CHUẨN BỊ CUNG CẤP THÔNG TIN CHO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CỦA LÃNH ĐẠO …………………………… 20 Thông tin thông tin hoạt động quản lý 1.1 Khái niệm …………………………………………………………………… 20 1.2 Vai trò việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo ………………………… 20 1.3 Phân loại thông tin cho hoạt động quản lý lãnh đạo ……………………… 21 1.4 Yêu cầu thông tin hoạt động quản lý ………………………… 21 Quy trình chuẩn bị, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo …………… 21 2.1 Yêu cầu chung thƣ ký việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo 2.2 Quy trình chuẩn bị, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo …… Các biện pháp chuẩn bị thu thập, xử lý thông tin ii 3.1 Các biện pháp thu thập thông tin hiệu ……………………………… 23 3.2 Kỹ xử lý thông tin………………………………………………… 23 iii CHƢƠNG 3: NGHIỆP VỤ XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CHƢƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH …………………………………………………………………24 Khái quát chung kế hoạch làm việc lãnh đạo 1.1 Kế hoạch làm việc …………………………………………….24 1.2 Vai trò kế hoạch ……………………………… 25 1.3 Các để xây ……………………………25 làm dựng kế việc lãnh hoạch lãnh lãnh đạo đạo đạo Nội dung kế hoạch lãnh đạo 2.1 Xác định đƣợc …………………………………………………….27 công việc 2.2 Địa điểm thực ………………………………………………………….28 2.3 Thời gian thực …………………………………………………………29 2.4 Xác định thành phần tham gia …………………………………………….30 2.5 Các vấn đề khác cần chuẩn bị …………………………………………… 30 Xây dựng kế hoạch công tác lãnh đạo 3.1 Đặc điểm kế hoạch công tác lãnh đạo …………………………………32 3.2 Phƣơng pháp xây dựng kế hoạch làm việc lãnh đạo …………………32 Quản lý kế hoạch lãnh đạo ……………………………………………… 33 CHƢƠNG 4: TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI THẢO VÀ CHYẾN CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO …………………………………………… Tổ chức họp, hội thảo 1.1 Giai đoạn chuẩn bị cho họp, hội thảo …………………………… 34 1.2 Công việc thời gian diễn họp, hội thảo ………………… 35 1.3 Công việc ngƣời thƣ ký sau họp, hội thảo kết thúc …………37 Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 2.1 Mục đích u cầu chuyến cơng tác lãnh đạo ………………………… 39 2.2 Lập kế hoạch …………………………………………39 chuyến công tác Trách nhiệm ngƣời thƣ ký tổ chức chuyến công tác 3.1 Trách nhiệm lúc lãnh đạo công tác ……………………………… 41 iv 3.2 Trách nhiệm sau lãnh đạo công tác …………………………… 42 CHƢƠNG 5: TIẾP KHÁCH VÀ CÁC NGHIỆP VỤ GIAO TIẾP HÀNH CHÍNH CƠ BẢN …………………………………………………………… Tiếp khách 1.1 Tiếp khách có lịch hẹn trƣớc ……………………………………………… 43 1.2 Tiếp khách khơng có lịch hẹn …………………………………………… 44 1.3 Tiếp khách nƣớc …………………………………………………… 45 1.4 Tiếp khách qua điện thoại …………………………………………………49 Các nghiệp vụ giao tiếp hành 2.1 Các hình thức giao tiếp …………………………………………………… 50 2.2 Các nguyên tắc giao tiếp hành ……………………………… 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO ………………………………………………………… 56 v GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên môn học: NGHIỆP VỤ THƢ KÝ Mã môn học: TKT241 Vị trí, tính chất mơn học: - Vị trí: Mơn học Nghiệp vụ thƣ ký thuộc nhóm môn học sở bắt buộc thuộc khối kiến thức sở chƣơng trình trung cấp ngành Văn thƣ - Lƣu trữ Đƣợc học sau ngƣời học học xong môn Tiếng Việt thực hành, kỹ thuật đánh máy vi tính - Tính chất: Mơn học Nghiệp vụ thƣ ký môn học sở bắt buộc để ngƣời học bổ sung kiến thức để hồn thành tốt môn học chuyên ngành văn thƣ lƣu trữ Môn học cung cấp kiến thức lý luận kỹ nghiệp vụ ngƣời thƣ ký văn phịng Mục tiêu mơn học: - Về kiến thức: Trình bày kiến thức chuyên môn nghiệp vụ ngƣời thƣ ký; nhiệm vụ, vị trí, trách nhiệm việc thực nghề nghiệp Xây dựng quản lý chƣơng trình, kế hoạch quan, lãnh đạo - Về kỹ năng: Rèn luyện kỹ làm việc độc lập, tƣ sáng tạo tính cẩn thận công việc Vận dụng kiến thức học vào nghiên cứu môn học chuyên môn ngành lƣu trữ thƣ ký để áp dụng có hiệu thực tiễn - Về lực tự chủ trách nhiệm: Ngƣời học phải có ý thức tích cực, chủ động học tập Tuân thủ yêu cầu phẩm chất ngƣời thƣ ký văn phịng trung thực, xác, khoa học, nhạy bén,… Nội dung môn học: CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ THƢ KÝ Mã chƣơng: TKT241-01 Mục tiêu: Chƣơng giúp ngƣời học hiểu đƣợc khái quát nghề thƣ ký, hiểu đƣợc vị trí, vai trò yêu cầu kỹ ngƣời thƣ ký văn phịng Nắm đƣợc cơng việc ngƣời thƣ ký nhƣ: quản lý soạn thảo văn bản, kỹ năng, phẩm chất đạo đức kiến thức xã hội liên quan đến thƣ ký Có ý thức chủ động, tích cực q trình học tập Nội dung: Khái niệm, vị trí ngƣời thƣ ký 1.1 Khái niệm Bất kỳ quan, công ty, doanh nghiệp (sau gọi chung tổ chức), để giúp việc cho nhà lãnh đạo cấp cao bố trí phận giải cơng việc hành nhƣ thƣờng trực văn phòng; lễ tân, giao tiếp, hƣớng dẫn cho khách đồng nghiệp; trực điện thoại; tiếp nhận văn bản, đơn, thƣ; soạn thảo văn bản; kiểm tra email, fax báo cáo lãnh đạo; giải thủ tục hành liên quan tới lãnh đạo đồng nghiệp; tổ chức tham gia tổ chức hoạt động nhƣ họp, hội nghị, chuẩn bị chuyến công tác cho lãnh đạo… Do vị trí làm việc liên quan tới cơng tác quản lý, điều hành lãnh đạo nên ngƣời đƣợc bố trí vào cơng việc ngƣời đƣợc lựa chọn cẩn thận Họ thƣờng ngƣời nhã nhặn, lịch sự, nhanh nhẹn, giỏi giao tiếp; am hiểu hoạt động tổ chức nhƣ quy định, quy trình thủ tục hành chính; có hình thức ƣa nhìn, động cầu tiến Có nhiều quan niệm khác nhau, nhƣng lại thƣ ký ngƣời trực tiếp giải cơng việc hành chính, giúp việc cho lãnh đạo để họ tập trung vào công tác điều hành tổ chức cách hiệu Theo tổ chức thƣ ký chuyên nghiệp quốc tế (IPS) thƣ ký ngƣời trợ giúp cấp quản trị, ngƣời nắm vững nghiệp vụ hành văn phịng, có khả nhận lãnh trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đốn, óc sáng kiến đƣa định phạm vi quyền hạn Thƣ ký văn phòng: ngƣời đƣợc giao đảm nhận phần tồn cơng việc có liên quan đến chun mơn văn phịng nhƣ quản lý hồ sơ tài liệu; đảm nhận yêu cầu thông tin, giao tiếp tổ chức xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động quan/tổ chức ngƣời lãnh đạo quan/tổ chức (TS Vũ Thị Phụng) Nghề thƣ ký: nghề xuất hầu hết tổ chức (đặc biệt doanh nghiệp) đơn giảncác nhà quản trị cấp cao có nhiều việc phải giải quyết, họ cần có ngƣời trợ giúp, giúp việc hàng ngày Nhiệm vụ thƣ ký tƣơng đối rộng có tính tổng hợp nhƣ cơng việc liên quan tới thủ tục hành chính; xử lý văn bản, hồ sơ, tài liệu; thu thập báo cáo thông tin; lễ tân, giao tiếp; xếp họp, làm việc cho lãnh đạo… Ngồi cơng việc nêu trên, ngƣời thƣ ký làm việc doanh nghiệp hỗ trợ cho hoạt động quản lý - sản xuất – kinh doanh nhƣ tham gia vào công tác tuyển dụng lao động; làm việc với nhà cung cấp, nhà phân phối, khách hàng theo yêu cầu lãnh đạo, giải thủ tục liên quan tới xuất nhập hàng hóa; lo thủ tục hành liên quan tới hoạt động doanh nghiệp… Trong trình làm việc, họ thƣờng xuyên tiếp xúc giải công việc với nhà lãnh đạo, với đồng nghiệp với cá nhân, tổ chức bên ngồi Các cơng việc ảnh hƣởng tới hoạt động chung tổ chức tới đạo, điều hành quản lý lãnh đạo Chính thế, tổ chức việc lựa chọn nhân thực công việc yêu cầu định phẩm chất đạo đức, chun mơn nghiệp vụ; hình thức, khả giao tiếp Ngày nay, với mơ hình tập đồn, tổng cơng ty hay với doanh nghiệp có quy mơ lớn đơn vị doanh nghiệp, khối lƣợng cơng việc lớn phịng ban cần có thƣ ký phịng Chẳng hạn phịng Kinh doanh cơng ty cần ngƣời thƣờng xuyên thƣờng trực phòng giải công việc nhƣ: tiếp nhận hồ sơ, tài liệu chuyển cho lãnh đạo phòng đồng nghiệp; chuyển giao văn bản, thông tin theo yêu cầu trƣởng phòng để thực hiện; soạn thảo văn theo yêu cầu lãnh đạo đề nghị hỗ trợ đồng nghiệp; trực tiếp hƣớng dẫn khách hàng tới giao dịch qua điện thoại, qua email; giải công việc có liên quan tới phịng ban khác với bên ngoài; hỗ trợ đồng nghiệp việc cung cấp thơng tin, số liệu cách nhanh chóng, xác… Nhờ có họ mà cơng việc phịng đƣợc xếp, bố trí ngăn nắp, khoa học; thơng tin đƣợc truyền đạt hay xử lý nhanh chóng; cơng việc hậu cần phịng đƣợc xử lý nhanh chóng góp phần giải nhanh chóng hợp đồng, dự án hay nhiệm vụ mà phòng phải thực Chính thế, thƣ ký cơng việc, đóng góp khơng nhỏ vào thành cơng lãnh đạo doanh nghiệp Ngƣời làm công việc cần nhận thức rõ vị trí nỗ lực không ngừng để nâng cao hiệu công việc, xây dựng niềm tin, uy tín với lãnh đạo, đồng nghiệp khách hàng 1.2 Vị trí ngƣời thƣ ký doanh nghiệp Công tác ngƣời thƣ ký cơng việc thƣờng xun, liên tục, có tính chất giúp việc cho công việc quản lý điều hành lãnh đạo hỗ trợ cho công tác chuyên môn đồng nghiệp khách hàng, đối tác Chức trách ngƣời thƣ ký thực tốt nghiệp vụ hành văn phịng, giúp việc cho lãnh đạo hỗ trợ mặt thủ tục, giấy tờ, thông tin cho đồng nghiệp đơn vị, phịng ban chun mơn nhƣ khách hàng, đối tác trình làm việc Đồng thời tham mƣu cho lãnh đạo công tác quản lý tổ chức Nhiệm vụ ngƣời thƣ ký Tùy vào đặc điểm quan, doanh nghiệp theo phân cấp quản lý nhiệm vụ ngƣời thƣ ký khác Tuy nhiên, thực tế nhận thấy nhiệm vụ ngƣời thƣ ký tổ chức nhƣ sau: