Giáo trình mô đun Công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan và tổ chức chính trị xã hội (Nghề Văn thư hành chính Trình độ Trung cấp)

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU TRƢỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ – KỸ THUẬT GIÁO TRÌNH MƠN ĐUN: CƠNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TRONG CƠ QUAN ĐẢNG VÀ TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI NGHỀ: VĂN THƢ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-KTKT ngày tháng năm 2020 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu) Năm 2020 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin đƣợc phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm Mục ục Trang PHẦN I: CÔNG TÁC VĂN THƢ TRONG CÁC CƠ QUAN ĐẢNG VÀ CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI Chƣơng I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẢNG, TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ-XÃ HỘI I Khái niệm, yêu cầu, vị trí, ý nghĩa công tác văn thƣ quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Khái niệm 2 Yêu cầu 2.2 Chính xác 2.3 Bí mật 2.4 Hiện đại 3 Vị trí Ý nghĩa II Yêu cầu cán làm công tác văn thƣ quan, tổ chức Đảng, tổ chức tri-xã hội Yêu cầu phẩm chất trị Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ Những yêu cầu khác 3.1 Tính bí mật 3.2 Tính tỉ mỉ 3.3 Tính thận trọng 3.4 Tính ngăn nắp, gọn gàng 3.5 Độ tin cậy 3.6 Tính nguyên tắc 3.7 Tính tế nhị III Trách nhiệm quản lý công tác văn thƣ Cục Lƣu trữ Văn phòng trung ƣơng Đảng Tổ chức, nhiệm vụ văn thƣ quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị - xã hội IV Nội dung công tác văn thƣ Soạn thảo ban hành văn 1.1 Thể thức văn bản: 1.2 Quy trình soạn thảo ban hành văn Quản lý văn bản: 10 2.1 Quản lý văn đến 10 2.2 Quản lý văn 10 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hành quan, tổ chức đảng, tổ chức trị - xã hội 10 3.1 Lập hồ sơ hành 10 3.2 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành 11 V Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ quan, tổ chức đảng, tổ chức trị - xã hội 11 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ 11 Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội 11 VI Trách nhiệm thực công tác văn thƣ quan, tổ chức đảng, tổ chức trị - xã hội 11 Trách nhiệm lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội 12 Trách nhiệm chánh văn phịng (hoặc trƣởng phịng hành chính) 12 Trách nhiệm cán bộ, công chức quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội 13 Trách nhiệm cán văn thƣ chuyên trách quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội 13 4.1 Đối với việc quản lý giải văn đến 13 4.2 Đối với việc quản lý văn 14 4.3 Đối với việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành 14 4.4 Đối với việc quản lý sử dụng dấu 14 4.5 Ngoài nhiệm vụ nói 14 CÂU HỎI ÔN TẬP 15 Chƣơng II: VĂN BẢN CỦA ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM VÀ VĂN BẢN CỦA CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ-XÃ HỘI 16 A THỂ LOẠI VĂN BẢN CỦA ĐẢNG 16 I Khái niệm văn bản, thể loại hệ thống văn Đảng 16 Văn Đảng 16 Thể loại văn Đảng 16 Hệ thống văn Đảng 16 II Hệ thống văn Đảng 16 Cƣơng lĩnh trị 16 Điều lệ Đảng 16 Chiến lƣợc 16 Nghị 16 Quyết định 17 Chỉ thị 17 Kết luận 17 Quy chế 17 Quy định 17 10 Thông tri 17 11 Hƣớng dẫn 17 12 Thông báo 17 13 Thông cáo 17 14 Tuyên bố 17 15 Lời kêu gọi 18 16 Báo cáo 18 17 Kế hoạch 18 18 Quy hoạch 18 19 Chƣơng trình 18 20 Đề án 18 21 Phƣơng án 18 22 Dự án 18 23 Tờ trình 18 24 Công văn 18 25 Biên 19 26 Các loại văn bản, giấy tờ hành 19 1- Giấy giới thiệu 19 2- Giấy chứng nhận 19 3- Giấy đường 19 4- Giấy nghỉ phép 19 5- Phiếu gửi 19 6- Giấy mời 19 7- Phiếu chuyển 19 8- Thư công 19 B THẨM QUYỀN BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA ĐẢNG 20 I Các quan lãnh đạo Đảng cấp trung ƣơng 20 Đại hội đại biểu toàn quốc Đảng ban hành: 20 Ban Chấp hành Trung ƣơng Đảng ban hành: 20 Bộ Chính trị ban hành: 20 Ban Bí thƣ ban hành: 20 II Các quan lãnh đạo đảng cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng (gọi chung cấp tỉnh) 21 Đại hội đại biểu đảng cấp tỉnh, thành phố ban hành: 21 Ban Chấp hành đảng tỉnh, thành phố (gọi tắt tỉnh ủy, thành ủy) ban hành: 21 Ban Thƣờng vụ tỉnh ủy, thành ủy ban hành: 21 III Các quan lãnh đạo đảng cấp huyện, quận, thị, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung cấp ủy huyện) 21 Đại hội đại biểu đảng cấp ủy huyện ban hành: 21 Ban Chấp hành Đảng cấp huyện ủy ban hành: 21 Ban Thƣờng vụ cấp ủy huyện ban hành: 22 IV Các quan lãnh đạo đảng cấp sở chi 22 Đại hội đảng sở ban hành: 22 Ban Chấp hành đảng sở ban hành: 22 Ban Thƣờng vụ đảng ủy sở ban hành: 22 Chi sở chi bộ, đảng bộ phận trực thuộc đảng ủy sở ban hành: 22 V Các tổ chức đảng đƣợc lập theo quy định Điều lệ Đảng theo quy định Trung ƣơng 22 VI Các quan tham mƣu giúp việc ban đạo, tiểu ban, hội đồng hoạt động có thời hạn cấp ủy cấp (gọi chung quan đảng) 23 VII Các đảng đoàn, ban cán Đảng cấp ban hành: 23 C THỂ THỨC VĂN BẢN CỦA ĐẢNG 23 I Khái niệm thành phần thể thức 23 Khái niệm 23 Các thành phần thể thức 23 a Các thành phần thể thức bắt buộc 23 b Các thành phần thể thức bổ sung 24 c Bản chính, thành phần thể thức 24 II Cách trình bày thành phần thể thức 24 Cách trình bày thành phần thể thức bắt buộc 24 a Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam" 24 b Tên quan ban hành văn 25 c Số ký hiệu văn 30 d Địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn 32 đ Tên loại văn trích yếu nội dung văn 33 e Phần nội dung văn 34 g Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền 36 h Dấu quan, tổ chức ban hành văn 46 i Nơi nhận văn 46 Cách trình bày thành phần thể thức bổ sung 47 2.1 Dấu mức độ mật, mức độ khẩn 48 2.2 Chỉ dẫn phạm vi lưu hành, dự thảo văn 48 2.3 Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành 48 2.4 Thông tin liên hệ quan ban hành văn 49 Bản cách trình bày thành phần thể thức 53 3.1 Các loại 53 3.2 Các hình thức 53 3.3 Thể thức kỹ thuật trình bày thành phần thể thức 53 Phông chữ, khổ giấy, định lề trang văn bản, số trang phụ lục 56 4.1 Phông chữ 56 4.2 Khổ giấy 56 4.3 Định lề trang văn 56 4.4 Số trang văn 56 4.5 Phụ lục văn 57 D VĂN BẢN CỦA CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ XÃ HỘI 57 CÂU HỎI ÔN TẬP 64 Chƣơng III: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN VÀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẢNG, TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ XÃ HỘI 65 I Quản lý văn 65 Khái niệm, yêu cầu 65 1.1 Khái niệm 65 1.2 Yêu cầu 66 Quản lý văn đến 67 2.1 Tiếp nhận văn đến 67 2.2 Đóng dấu đến đăng ký văn đến 68 2.3 Phân phối chuyển giao văn đến 71 2.4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 72 Tổ chức quản lý văn 73 3.1 Đánh máy nhân văn 73 3.2 Trình ký, đóng dấu văn 75 3.3 Đăng ký văn 75 3.4 Làm thủ tục gửi văn 78 3.5 Lưu văn theo dõi, kiểm tra, thu hồi văn 80 Quản lý sử dụng dấu 81 2.1 Các loại dấu 82 2.2 Quản lý sử dụng dấu 82 2.3 Đóng dấu 83 CÂU HỎI ÔN TẬP 83 Chƣơng IV: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ HIỆN HÀNH 85 I LẬP HỒ SƠ 85 Khái niệm 85 1.1 Khái niệm hồ sơ 85 1.2 Khái niệm lập hồ sơ 86 Yêu cầu 86 2.1 Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Đảng 86 2.2 Tài liệu, văn kiện hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với phải đầy đủ, hoàn chỉnh 86 2.3 Tài liệu, văn kiện hồ sơ phải có giá trị 87 Mục đích, ý nghĩa lập hồ sơ 87 3.1 Nâng cao hiệu suất chất lượng công tác cán bộ, nhân viên 87 3.2 Giúp quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội quản lý tài liệu chặt chẽ 87 3.3 Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ 87 Trách nhiệm lập hồ sơ 88 Tổ chức lập hồ sơ 88 5.1 Xây dựng danh mục hồ sơ 88 5.2 Lập hồ sơ 92 II NỘP LƢU HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ HIỆN HÀNH 102 Chuẩn bị hồ sơ để giao nộp vào lƣu trữ hành quan 102 1.1 Trách nhiệm cán bộ, chuyên viên 102 1.2 Trách nhiệm lãnh đạo quan, tổ chức Đảng 102 Thời hạn giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hành quan 102 Thủ tục giao nộp hồ sơ 103 CÂU HỎI ÔN TẬP 104 Phần II: CÔNG TÁC LƢU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN ĐẢNG VÀ CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI 106 Chƣơng V PHÔNG LƢU TRỮ ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM 106 Khái niệm 106 Thành phần tài liệu Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam 106 Nguyên tắc quản lý Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam 107 Hệ thống quan quản lý Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam 107 Về tổ chức lƣu trữ 108 5.1 Tổ chức lƣu trữ lịch sử Đảng 108 5.2 Lƣu trữ quan: 108 CÂU HỎI ÔN TẬP 108 Chƣơng VI: NỘI DUNG NGHIỆP VỤ LƢU TRỮ TRONG CƠ QUAN ĐẢNG 109 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ quan 109 Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu 109 2.1 Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan 109 2.2 Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử 110 2.3 Trình tự, thủ tục nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan 110 2.3.1 Đối với hồ sơ giấy 110 2.3.2 Đối với hồ sơ điện tử 113 Xác định giá trị tài liệu Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam 114 3.1 Hội đồng Xác định giá trị tài liệu Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu 114 3.1.1 Hội đồng Xác định giá trị tài liệu 114 3.1.2 Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu 114 3.2 Tiêu chuẩn xác định tài liệu lƣu trữ Đảng 115 3.2.1 Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu 115 3.2.2 Tiêu chuẩn tác giả tài liệu 115 3.2.3 Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành tài liệu 115 3.2.4 Tiêu chuẩn thông tin tài liệu 116 3.2.4 Tiêu chuẩn tác giả tài liệu 116 3.2.5 Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành tài liệu 116 3.2.6 Tiêu chuẩn thông tin tài liệu: 116 3.2.7 Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý 116 3.2.8 Tiêu chuẩn mức độ hồn chỉnh phơng 116 3.2.9 Tiêu chuẩn ngôn ngữ, vật liệu kỹ thuật chế tác, đặc điểm bề tài liệu 117 3.2.10 Tiêu chuẩn tình trạng vật lý tài liệu 117 3.2.11 Tiêu chuẩn ý nghĩa quan hình thành phơng 117 3.3 Nguyên tắc công cụ xác định giá trị tài liệu 117 3.3.1 Nguyên tắc 117 3.3.2 Công cụ xác định giá trị tài liệu 117 3.4 Các giai đoạn nội dung xác định giá trị tài liệu 117 3.4.1 Xác định giá trị tài liệu trình lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ (giai đoạn văn thư) 117 3.4.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ quan 118 3.4.3 Xác định giá trị tài liệu Lưu trữ lịch sử 118 3.5 Tổ chức xét huỷ tài liệu 118 3.5.1 Xét huỷ tài liệu quan, tổ chức 118 3.5.2 Xét huỷ tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử 132 3.6 Hủy tài liệu hết giá trị 132 3.6.1 Thẩm quyền định huỷ tài liệu hết giá trị 132 3.6.2 Thủ tục định huỷ tài liệu hết giá trị 133 3.6.3 Bàn giao tài liệu hết giá trị để hủy 133 3.6.4 Tiêu hủy tài liệu hết giá trị 133 3.6.5 Báo cáo kết tiêu hủy lập hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị 133 Chỉnh lý tài liệu 141 4.1 Khái niệm, nguyên tắc yêu cầu chỉnh lý tài liệu 141 4.1.1 Khái niệm 141 4.1.2 Nguyên tắc yêu cầu chỉnh lý tài liệu 141 4.2 Trách nhiệm việc chỉnh lý tài liệu 141 4.3 Nội dung chỉnh lý tài liệu 142 4.3.1 Chuẩn bị chỉnh lý tài liệu, gồm công việc 142 4.3.2 Tiến hành chỉnh lý tài liệu, gồm công việc 153 4.3.3 Kết thúc chỉnh lý tài liệu, gồm công việc 165 Bảo quản tài liệu lƣu trữ 167 5.1 Trách nhiệm bảo quản tài liệu lƣu trữ 167 5.2 Nguyên tắc bảo quản tài liệu lƣu trữ 168 5.3 Yêu cầu chung bảo quản tài liệu lƣu trữ 168 Khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ 169 6.1 Đối tƣợng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ 169 6.2 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ 169 6.3 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ 170 6.4 Chế độ bảo vệ tài liệu kho lƣu trữ 170 6.5 Quản lý việc sử dụng tài liệu lƣu trữ 171 CÂU HỎI ÔN TẬP 171 TÀI LIỆU THAM KHẢO 172 TT T Thành phần thể thức Loại chữ Cỡ chữ Kiểu chữ Minh hoạ (phông chữ Times New Roman) - Chỉ dẫn phạm vi lƣu hành In hoa 12 Đứng, đậm XONG HỘI NGHỊ TRẢ LẠI - Chỉ dẫn dự thảo văn In thƣờng 14 Nghiêng Dự thảo lần 12 Ký hiệu ngƣời đánh máy số lƣợng phát hành In hoa Đứng 13 Thông tin liên hệ quan ban hành văn In thƣờng 10 Đứng Số 9A, Nguyễn Cảnh Chân, Ba Đình, Hà Nội; điện thoại: 080.45774; fax: 080.43472; email: Cucluutru@VPTW In hoa 14 Đứng, đậm SAO Y BẢN CHÍNH In thƣờng 14 Đứng 2; 16; 28… 14 Chỉ dẫn loại 15 Số trang văn 181 ABC-268 MẪU Kiểu chữ (font), cỡ chữ chƣơng trình Windows dùng để trình bày thể thức văn Thành phần thể thức Tiêu đề ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH Cỡ chữ Dáng đứng 15 đứng, đậm, có kẻ ngang 14 đứng, đậm Times New Roman 14 đứng (viết hoa) 14 đứng, đậm Kiểu chữ Times New Roman (viết hoa) Tên quan ban hành văn Tên tổ chức Đoàn cấp trực tiếp Tên quan ban hành văn Ví dụ trình bày thực tế ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH BCH ĐOÀN TỈNH HƢNG YÊN THÀNH ĐOÀN HÀ NỘI BCH ĐOÀN QUẬN BA ĐÌNH Số ký hiệu văn bản, Times New Roman 14 đứng Địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn bản, Times New Roman 13 nghiêng Hà Nội, ngày 19 tháng năm 2009 Trích yếu nội dung cơng văn Times New Roman 12 nghiêng “V/v giới thiệu niên tiêu biểu năm 2009” 182 Số 369 - QĐ/TWĐTN-BTC Chỉ dẫn tài liệu hội nghị Chỉ dẫn dự thảo văn Times New Roman Times New Roman “Tài liệu Hội nghị Ban Thường vụ 12 nghiêng 13 đứng, đậm 13 đứng, đậm 13 đứng, đậm KHẨN 16 đứng, đậm CHỈ THỊ Trung ương Đồn lần thứ tư, khóa X” DỰ THẢO (viết hoa) Chỉ mức độ mật Times New Roman M ẬT (viết hoa) Chỉ mức độ khẩn Times New Roman (viết hoa) 10 Tên loại văn Times New Roman (viết hoa) 11 Trích yếu nội dung văn Times New Roman 14 đứng, đậm Về việc học tập học ý uận trị 12 Nơi nhận công văn Times New Roman 14 đứng, đậm Kính gửi: Ban Thƣờng vụ Tỉnh đồn Điện Biên 13 Phần nội dung văn Times New Roman 14 đứng 14 Nơi nhận văn Times New Roman 13 Tháng Thanh niên năm 2009 đứng, đậm Nơi nhận: 183 Nơi nhận: (đối với công văn) Nơi nhận cụ thể 15 Thể thức để ký Times New Roman Times New Roman đứng 11 - Các tỉnh, thành đoàn,đoàn trực thuộc; - Nhƣ trên: - ; - ; (80b) - Lƣu VP.(5b) - Lƣu VP 14 đứng, đậm TM BAN THƢỜNG VỤ 14 đứng BÍ THƢ Times New Roman 14 đứng, đậm Nguyễn Văn A Times New Roman nghiêng KHTTNHe2009/BanTNXP (viết hoa) 16 Chức vụ ngƣời ký Times New Roman (viết hoa) 17 Họ tên ngƣời ký 18 Ký hiệu dẫn lƣu văn bản, mã số văn 184 BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN MẪU tài iệu chủ yếu Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tổ chức trị - xã hội41 (Kèm theo Hướng dẫn số 30-HD/VPTW, ngày 12/9/2017 Văn phòng Trung ương Đảng) TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU STT THBQ 1- Tài iệu đại hội 1.1- Tài liệu chuẩn bị đại hội Tài liệu cấp uỷ, ban trực thuộc cấp uỷ đạo tổ chức đại hội tổ chức trị - xã hội Vĩnh viễn Tài liệu quan lãnh đạo tổ chức trị - xã hội42 đạo chuẩn bị tổ chức đại hội Vĩnh viễn Tài liệu quan lãnh đạo tổ chức trị - xã hội thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn chế độ làm việc tiểu ban43 chuẩn bị đại hội Vĩnh viễn Tài liệu xây dựng dự thảo văn kiện đại hội Vĩnh viễn Hồ sơ đợt công tác tiểu ban văn kiện làm việc với lãnh đạo quan, tổ chức trực thuộc nội dung liên quan đến văn kiện đại hội Vĩnh viễn Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học, xin ý kiến góp ý quan, tổ chức, cá nhân vào dự thảo văn kiện đại hội Vĩnh viễn Tờ trình, báo cáo tiểu ban văn kiện tổng hợp, giải trình, tiếp thu ý kiến quan, tổ chức, cá nhân góp ý vào dự thảo văn kiện đại hội (gồm dự thảo văn kiện ý kiến góp ý) Vĩnh viễn 41 Sau gọi chung tổ chức trị - xã hội 42 Ở Trung ƣơng Uỷ ban, Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch, Ban Thƣờng vụ, Ban Bí thƣ; cấp tỉnh, cấp huyện cấp xã Uỷ ban, Ban Chấp hành, Ban Thƣờng vụ, Ban Thƣờng trực, chung quan lãnh đạo tổ chức trị - xã hội 43 Tuỳ cấp, tiểu ban, tổ, phận, đơn vị, chuyên viên tham gia chuẩn bị đại hội, gọi chung tiểu ban 186 STT TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU THBQ Hồ sơ họp tiểu ban, ban đạo, tổ giúp việc chuẩn bị văn kiện đại hội Vĩnh viễn Báo cáo chuyên đề quan, tổ chức, cá nhân phục vụ xây dựng dự thảo văn kiện đại hội 20 năm 10 Tài liệu hoạt động tiểu ban văn kiện, tiểu ban nhân Vĩnh viễn 11 Tài liệu phƣơng hƣớng, quy trình giới thiệu, chuẩn bị nhân uỷ ban, ban chấp hành (sau gọi chung ban chấp hành), đoàn chủ tịch, ban thƣờng vụ tổ chức trị - xã hội (khố mới); phân bổ đại biểu; danh sách đại biểu, khách mời; hoạt động đoàn đại biểu; thẩm tra tƣ cách đại biểu Vĩnh viễn 12 Tài liệu xin ý kiến đồng chí lãnh đạo nguyên lãnh đạo tổ chức trị - xã hội nhân ban chấp hành, đoàn chủ tịch, ban thƣờng vụ tổ chức trị - xã hội (khố mới) Vĩnh viễn 13 Hồ sơ họp tiểu ban nhân chuẩn bị nhân ban chấp hành, đoàn chủ tịch, ban thƣờng vụ tổ chức trị - xã hội (khoá mới) Vĩnh viễn Hồ sơ hội nghị lấy phiếu giới thiệu nhân ban chấp hành, đồn chủ tịch, ban thƣờng vụ tổ chức trị - xã hội (khoá mới) Vĩnh viễn 15 Tài liệu chuẩn bị nhân ban chấp hành, đoàn chủ tịch, ban thƣờng vụ (khố mới) trình hội nghị ban chấp hành kết tiếp thu, giải trình ý kiến góp ý nhân Vĩnh viễn 16 Tài liệu xây dựng nguyên tắc, thủ tục, thể lệ bầu cử (hiệp thƣơng) ban chấp hành (khoá mới); dự kiến danh sách đề cử, ứng cử để bầu (hiệp thƣơng) ban chấp hành (khoá mới); dự kiến danh sách ban kiểm phiếu đại hội Vĩnh viễn 17 Tài liệu giải đơn, thƣ khiếu nại, tố cáo tổ chức, cá nhân có liên quan đến đại biểu nhân đại hội: - Có ý kiến giải - Khơng có ý kiến giải Vĩnh viễn năm 18 Hồ sơ cá nhân đại biểu đƣợc đề cử để bầu vào ban chấp hành khoá mới, gồm: Danh sách, sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ…: - Cá nhân trúng cử - Cá nhân không trúng cử 14 187 70 năm 10 năm STT TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU THBQ 19 Tài liệu tiểu ban nhân tiến độ chuẩn bị nhân khoá mới, nhân dự đại hội 20 năm 1.2- Tài liệu diễn biến đại hội 20 Tài liệu triệu tập, chƣơng trình, nội quy, quy chế làm việc đại hội; danh sách đoàn chủ tịch, đoàn thƣ ký, ban thẩm tra tƣ cách đại biểu; danh sách đại biểu; diễn văn khai mạc; báo cáo kết thẩm tra tƣ cách đại biểu dự đại hội Vĩnh viễn 21 Tài liệu họp đồn chủ tịch, đồn thƣ ký phân cơng điều hành đại hội Vĩnh viễn 22 Tài liệu ban chấp hành khoá đƣơng nhiệm dự thảo văn kiện đại hội; dự thảo văn kiện đại hội (bản cuối) trình đại hội Vĩnh viễn 23 Tài liệu thảo luận, tổng hợp ý kiến góp ý vào dự thảo văn kiện đại hội Vĩnh viễn 24 Tài liệu ban chấp hành khoá đƣơng nhiệm nhân khoá mới; danh sách ứng cử, đề cử, bầu cử (hiệp thƣơng dân chủ cử), xin rút khỏi danh sách bầu cử ban chấp hành khố mới, đồn đại biểu dự đại hội cấp Vĩnh viễn 25 Ý kiến đại biểu dự đại hội ngƣời đƣợc đề cử (hiệp thƣơng dân chủ cử) tự ứng cử vào ban chấp hành khố mới, đồn đại biểu dự đại hội cấp trên; báo cáo giải trình đoàn chủ tịch ý kiến chất vấn Vĩnh viễn 26 Các văn kiện đại hội (in thành sách) Vĩnh viễn 27 Quy chế, hƣớng dẫn bầu cử (hiệp thƣơng); danh sách ban kiểm phiếu, biên kiểm phiếu; báo cáo kết bầu cử (hiệp thƣơng); kết trúng cử ban chấp hành khố mới, đồn đại biểu dự đại hội cấp Vĩnh viễn 28 Nhật ký, biên bản, nghị đại hội; diễn văn bế mạc đại hội; phát biểu đạo đại hội đồng chí lãnh đạo Đảng, Nhà nƣớc, tham luận đại biểu dự đại hội; báo cáo, thông báo kết đại hội; lời kêu gọi (thƣ) đại hội gửi hội viên, đoàn viên Vĩnh viễn 29 Thƣ, điện chúc mừng đại hội 20 năm 30 Sơ yếu lý lịch (lý lịch trích ngang) đại biểu ứng cử, đƣợc đề cử đại hội 10 năm 31 Phiếu bầu cử 10 năm 1.3- Tài liệu phục vụ đại hội 188 STT TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU THBQ 32 Tài liệu công tác phục vụ, tuyên truyền, bảo vệ đại hội; công tác đối ngoại đại hội; khen thƣởng kết phục vụ đại hội Vĩnh viễn 33 Tài liệu họp tiểu ban tổ chức phục vụ đại hội Vĩnh viễn 34 Ma-két trang trí hội trƣờng, phù hiệu đại biểu, khách mời; chƣơng trình, báo cáo, cơng văn… hoạt động tiểu ban tổ chức phục vụ đại hội 10 năm Cơng văn giao dịch hành vụ 2- Tài liệu hoạt động quan ãnh đạo quan tham mƣu, giúp việc 2.1- Tài liệu hội nghị Tài liệu hội nghị ban chấp hành, đồn chủ tịch, ban thƣờng vụ, ban bí thƣ, hội nghị cán chủ chốt tổ chức trị - xã hội triệu tập, làm việc với quan, tổ chức, địa phƣơng Hồ sơ hội nghị đoàn chủ tịch, ban chấp hành, ban thƣờng vụ, Ban Bí thƣ tổ chức trị - xã hội làm việc với bộ, ngành Trung ƣơng, địa phƣơng Tài liệu hội nghị sơ kết, tổng kết công tác quan, đơn vị Các hội nghị lãnh đạo quan, tổ chức, đơn vị 2.2- Tập lưu văn tổ chức trị - xã hội Biên bản, nghị quyết, kết luận, thị, thông tƣ liên tịch, đề án, quy định, quy chế, thông tri… Quyết định, thông báo, công văn: - Về chủ trƣơng, sách, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy, cán (chung) - Về nhân cụ thể - Giao dịch hành chính, vụ, mời họp Chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo: - Năm, nhiều năm, chuyên đề - Quý, tháng - Tuần, tháng 2.3- Tài liệu đồng chí lãnh đạo tổ chức trị - xã hội Bản kiểm điểm cá nhân, báo cáo kết công tác, viết, phát biểu, trả lời vấn Sổ công tác: - Các đồng chí lãnh đạo tổ chức trị - xã hội Uỷ viên Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ, Ban Chấp hành Trung ƣơng Đảng - Các đồng chí khác năm 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 189 Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 70 năm năm Vĩnh viễn 10 năm năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm STT 45 TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU THBQ 2.4- Tài liệu quan, tổ chức, cá nhân gửi đến44 2.4.1- Tài liệu cấp uỷ, quan, tổ chức đảng, tổ chức trị - xã hội cấp Tài liệu chủ trƣơng, đƣờng lối, sách chung Đảng Đến văn hết hiệu lực thi hành 46 Tài liệu đạo, hƣớng dẫn trực tiếp chủ trƣơng công tác, phối hợp thực cơng tác tổ chức trị - xã hội Vĩnh viễn 47 Tài liệu đạo, hƣớng dẫn nhân cụ thể tổ chức trị - xã hội 70 năm 48 Tài liệu gửi đến để biết giao dịch hành (đổi tên quan, đổi trụ sở, thông báo chữ ký…) năm 2.4.2- Tài liệu Quốc hội, Chính phủ, quan thuộc Quốc hội, Chính phủ; Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân quan, đơn vị thuộc Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp 49 Tài liệu sách, pháp luật Nhà nƣớc… (hồ sơ Đến nguyên tắc) văn hết hiệu lực thi hành 50 Tài liệu đạo, hƣớng dẫn trực tiếp chủ trƣơng cơng tác tổ chức trị - xã hội Vĩnh viễn 51 Tài liệu công tác cán cụ thể tổ chức trị - xã hội 70 năm 52 Tài liệu gửi đến để biết giao dịch hành (đổi tên quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chữ ký…) năm 2.4.3- Tài liệu tổ chức trị - xã hội (cùng hệ thống tổ chức) 53 Tài liệu tổ chức trị - xã hội cấp gửi đến: - Chỉ đạo, hƣớng dẫn trực tiếp hoạt động tổ chức trị - xã hội - Chỉ đạo, hƣớng dẫn nhân cụ thể tổ chức trị - xã hội - Giao dịch hành chính, vụ để biết 44 Vĩnh viễn 70 năm năm Ngoài hồ sơ, tài liệu nhóm "Tài liệu hình thành lĩnh vực hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ tổ chức trị - xã hội" 190 STT TÊN NHĨM HỒ SƠ, TÀI LIỆU THBQ 54 Báo cáo tổ chức trị - xã hội cấp dƣới: - Năm, nhiều năm, vấn đề, vụ việc - tháng, quý - Tháng, tuần Vĩnh viễn 10 năm năm 55 Chƣơng trình, kế hoạch cơng tác tổ chức trị - xã hội cấp dƣới: - Năm, nhiều năm - tháng, quý - Tháng, tuần Vĩnh viễn 10 năm năm 56 Tài liệu tổ chức trị - xã hội cấp dƣới gửi đến báo cáo, xin ý kiến 57 Cơng văn tổ chức trị - xã hội cấp dƣới: - Góp ý dự thảo văn bản, xin ý kiến quan, tổ chức cấp - Giao dịch hành chính, vụ Vĩnh viễn Vĩnh viễn năm 2.5- Tài liệu hình thành lĩnh vực hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ tổ chức trị - xã hội 2.5.1- Tài liệu chuyên đề, vấn đề chung 58 Hồ sơ thực hiện, góp ý chủ trƣơng, đƣờng lối Đảng, pháp luật Nhà nƣớc; thực chủ trƣơng, sách quan Trung ƣơng, tổ chức trị - xã hội Vĩnh viễn 59 Hồ sơ xây dựng, ban hành văn lớn, quan trọng tổ chức trị - xã hội Vĩnh viễn 2.5.2- Tài liệu tổ chức, cán 60 Hồ sơ hội nghị công tác tổ chức, cán Vĩnh viễn 61 Hồ sơ chuẩn y, thành lập, tách, sáp nhập, giải thể, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ tổ chức đơn vị trực thuộc; xây dựng, ban hành tiêu chuẩn, chức danh, vị trí việc làm cán bộ, cơng chức, viên chức thực tiêu biên chế tổ chức đơn vị trực thuộc Vĩnh viễn 62 Hồ sơ việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, tuyển dụng, điều động, luân chuyển, đề bạt cán bộ; giải chế độ (hƣu trí, tử tuất, nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội…) 70 năm 63 Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức: - Cán bộ, công chức thuộc diện cấp uỷ quản lý 191 Giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử STT TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU - Trƣờng hợp khác THBQ Lƣu quan Hồ sơ đảng viên Chuyển nơi cƣ trú nghỉ hƣu 64 65 Tài liệu thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch năm: - Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển - Hồ sơ dự thi, thi, tổ chức thi 66 Hồ sơ tập huấn, bồi dƣỡng nghiệp vụ cho cán 20 năm năm Vĩnh viễn Hồ sơ thi đua, khen thƣởng: 67 - Hội nghị thi đua tổ chức trị - xã hội chủ trì; thực phong trào thi đua, tặng thƣởng danh hiệu thi đua kỷ niệm ngày lễ lớn; khen thƣởng cho tập thể, cá nhân nƣớc, tập thể, cá nhân ngƣời nƣớc ngoài; tổ chức, cá nhân nƣớc ngồi khen tập thể, cá nhân tổ chức trị - xã hội Vĩnh viễn - Tặng kỷ niệm chƣơng 10 năm - Hồ sơ đề nghị nhƣng không đƣợc xét khen thƣởng năm 2.5.3- Tài liệu kiểm tra, giám sát 68 Hồ sơ kiểm tra tổ chức hội, hội viên chấp hành điều lệ, nghị quyết, thị quy định tổ chức trị - xã hội Vĩnh viễn 69 Hồ sơ giám sát hội viên, đoàn viên việc thực chủ trƣơng, sách Vĩnh viễn 70 Hồ sơ giám sát hoạt động quan nhà nƣớc, đại biểu Quốc hội Vĩnh viễn 71 Hồ sơ kỷ luật quan, đơn vị trực thuộc Vĩnh viễn 72 Hồ sơ kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức 70 năm 73 Hồ sơ giải đơn, thƣ khiếu nại, tố cáo: - Đối với tổ chức - Đối với cá nhân - Đơn, thƣ khơng có ý kiến giải Vĩnh viễn 70 năm năm 74 Hồ sơ tra, kiểm tra tài Vĩnh viễn 192 STT TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU THBQ 2.5.4- Tài liệu tuyên truyền xây dựng, phát triển kinh tế hội, hội viên 75 Hồ sơ vận động, tuyên truyền, tổ chức hoạt động kỷ niệm ngày lễ lớn Vĩnh viễn 76 Tài liệu xây dựng phát triển kinh tế hội; vay vốn, quản lý vốn vay, xố đói giảm nghèo, tạo việc làm cho hội viên; quản lý, điều hành quỹ hỗ trợ hội viên; dự án (trong nƣớc) hỗ trợ tổ chức hội, hội viên phát triển kinh tế - xã hội Vĩnh viễn 77 Tài liệu khảo sát, đánh giá thị trƣờng phục vụ sản xuất kinh doanh; hợp đồng sản xuất, kinh doanh Vĩnh viễn 2.5.5- Tài liệu công tác tham gia xây dựng văn luật, tư vấn pháp luật cho hội viên, đoàn viên 78 Tài liệu công tác tham gia nghiên cứu, xây dựng luật pháp, sách có liên quan đến cơng tác tổ chức trị - xã hội Vĩnh viễn 79 Tài liệu phổ biến, hướng dẫn, tư vấn luật pháp, sách cho hội viên, đồn viên Vĩnh viễn 80 Tài liệu trao đổi hành chính, vụ năm 2.5.6- Tài liệu khoa học, công nghệ 81 Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học quan tổ chức; hoạt động hội đồng khoa học quan 82 Các chƣơng trình, đề tài nghiên cứu khoa học: - Cấp nhà nƣớc, bộ, ngành - Cấp sở 83 Tài liệu xây dựng, triển khai ứng dụng khoa học - công nghệ quan 84 Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình cơng nghệ giải pháp hữu ích đƣợc công nhận: - Cấp nhà nƣớc, bộ, ngành - Cấp sở Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm 2.5.7- Tài liệu xây dựng 85 Hồ sơ cơng trình xây dựng bản: - Cơng trình nhóm A, cơng trình áp dụng giải pháp kiến trúc, kết cấu cơng nghệ, thiết bị, vật liệu mới; cơng trình xây dựng điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt; cơng trình đƣợc xếp hạng di tích lịch sử văn hố 193 Vĩnh viễn Theo tuổi STT 86 TÊN NHĨM HỒ SƠ, TÀI LIỆU - Các cơng trình khác (khơng thuộc quy mô, hạng mục nêu trên) THBQ thọ công trình Tài liệu cơng trình sửa chữa nhỏ 15 năm 2.5.8- Tài liệu đối ngoại 87 Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế tổ chức trị - xã hội chủ trì Vĩnh viễn 88 Hồ sơ thiết lập quan hệ hợp tác với quan, tổ chức nƣớc ngoài; gia nhập thành viên hiệp hội, tổ chức quốc tế; tham gia hoạt động hiệp hội, tổ chức quốc tế Vĩnh viễn 89 Hồ sơ niên liễm, đóng góp cho hiệp hội, tổ chức quốc tế Vĩnh viễn 90 Hồ sơ xây dựng chƣơng trình, dự án hợp tác quốc tế tổ chức trị - xã hội Vĩnh viễn 91 Hồ sơ đoàn nƣớc ký kết hợp tác, khảo sát, tham quan, trao đổi, học tập kinh nghiệm Vĩnh viễn 92 Hồ sơ đoàn vào ký kết hợp tác, khảo sát, tham quan, trao đổi, học tập kinh nghiệm Vĩnh viễn 2.5.9- Tài liệu báo chí, xuất 93 Tài liệu xuất sách, báo, tạp chí; thu hồi, đình sách, báo, tạp chí; hội nghị bạn đọc, cộng tác viên 94 Thƣ bạn đọc: - Có ý kiến trả lời - Khơng có ý kiến trả lời 95 Bản gốc sách, báo, tạp chí đƣa in; sổ theo dõi việc nhận bài, tác phẩm, trả nhuận bút, nhuận trang 96 97 98 99 Vĩnh viễn Vĩnh viễn năm Tài liệu liên kết in lịch, sổ công tác, loại sổ sách thông thƣờng; thảo báo, tạp chí, sách khơng đăng, khơng xuất 2.5.10- Tài liệu bảo tàng Tài liệu sƣu tầm vật; phê duyệt, thẩm định, tổ chức trƣng bày, triển lãm vật; phƣơng án công tác bảo quản vật; thống kê, kiểm kê vật 2.5.11- Tài liệu hành chính, quản trị Hồ sơ xây dựng, trình quan có thẩm quyền phê duyệt danh mục bí mật nhà nƣớc Tài liệu tình hình cơng tác văn thƣ, lƣu trữ; xét huỷ tài liệu lƣu trữ; quản lý, sử dụng dấu 194 10 năm năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn STT TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU THBQ 100 Sổ đăng ký công văn đi, đến 20 năm 101 Sổ chuyển công văn đi, đến năm 102 Tài liệu công tác y tế 10 năm 103 Tài liệu cơng tác quốc phịng tồn dân, dân quân tự vệ; phòng, chống cháy nổ, thiên tai…; công tác bảo vệ trụ sở quan 10 năm 104 Tài liệu cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm năm 105 Tài liệu mua sắm, sử dụng, vận hành tơ, máy móc, Theo tuổi thiết bị thọ thiết bị 2.5.12- Tài liệu hoạt động tổ chức đảng, tổ chức trị - xã hội 106 Tài liệu đạo, hƣớng dẫn chung tổ chức đảng, tổ chức Đến trị - xã hội cấp gửi đến quan (hồ sơ văn hết nguyên tắc) hiệu lực 107 Hồ sơ đại hội đảng, đoàn thể Vĩnh viễn 108 Chƣơng trình, kế hoạch báo cáo cơng tác: - Tổng kết nhiệm kỳ, năm - tháng, quý, tháng Vĩnh viễn 10 năm 109 Hồ sơ thực vận động lớn, nghị quyết, thị Trung ƣơng, cấp uỷ, tổ chức trị - xã hội Vĩnh viễn 110 Hồ sơ thành lập, sáp nhập, chia tách, chuyển giao tổ chức đảng, tổ chức trị - xã hội Vĩnh viễn 111 Hồ sơ hội nghị tổng kết năm, hội nghị chuyên đề Vĩnh viễn 112 Hồ sơ hoạt động kiểm tra, giám sát 20 năm 113 Hồ sơ đảng viên, hội viên 70 năm 114 Sổ sách đăng ký, quản lý đảng viên, hội viên 10 năm 115 Công văn trao đổi công tác 20 năm 3- Tài liệu hoạt động đảng đoàn 3.1- Tài liệu hội nghị 116 Hồ sơ hội nghị, hội thảo chuyên đề đảng đoàn tổ chức 3.2- Tài liệu đảng đoàn ban hành 195 Vĩnh viễn STT TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU THBQ 117 Biên bản, đề án, tờ trình, báo cáo, công văn tổ chức máy, chức năng, nhiệm vụ, quy chế làm việc, định, bổ sung thành viên đảng đồn Vĩnh viễn 118 Quyết định, thơng báo, công văn chủ trƣơng công tác, tổ chức máy, cán chung Vĩnh viễn 119 Quyết định, kết luận, thông báo, công văn công tác cán (đối với nhân cụ thể) 70 năm 120 Đề án, tờ trình, cơng văn xin ý kiến Trung ƣơng, cấp uỷ (có ý kiến trả lời): - Về chủ trƣơng công tác, tổ chức máy, cán chung - Về cán (đối với nhân cụ thể) Vĩnh viễn 70 năm 121 Tài liệu triển khai thực nghị quyết, thị Trung ƣơng, cấp uỷ Vĩnh viễn 122 Tài liệu góp ý kiến dự thảo văn Trung ƣơng, cấp uỷ, quan tham mƣu, giúp việc Trung ƣơng, cấp uỷ Vĩnh viễn 123 Báo cáo tổng kết công tác năm, nhiều năm, báo cáo chuyên đề, vấn đề, vụ việc Vĩnh viễn 124 Báo cáo sơ kết công tác tháng, quý, tháng 10 năm 125 Sổ đăng ký công văn đi, đến 10 năm 126 Thơng báo để biết, cơng văn hành chính, vụ thông thƣờng năm 127 Sổ chuyển công văn đi, đến năm 196 ... thƣ quan, tổ chức đảng, tổ chức tr? ?- xã hội Nêu nội dung công tác văn thƣ quan, tổ chức đảng, tổ chức tr? ?- xã hội Trách nhiệm thực nhiệm vụ công tác văn thƣ quan, tổ chức đảng, tổ chức tr? ?- xã hội. .. phận quan, tổ chức đảng, tổ chức tr? ?- xã hội Trách nhiệm ãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức tr? ?- xã hội Lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức tr? ?- xã hội có trách nhiệm quản lý cơng tác văn thƣ quan, ... giải văn quan Đảng tổ chức trị - xã hội Chương IV Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Đảng tổ chức trị - xã hội Phần II Công tác ƣu trữ quan Đảng tổ chức trị - xã hội Chương V Phông lưu trữ Đảng