CHUYÊN ĐỀHƯỚNG DẪN SỬ DỤNGMICROSOFT PROJECT 2003BỘ XÂY DỰNGHỌC VIỆN CÁN BỘ QUẢN LÝ XÂY DỰNG VÀ ĐÔ THỊMICROSOFT PROJECT 20031A. GIỚI THIỆU CHUNG MICROSOFT PROJECTB. TẠO MỘT DỰ ÁNI. Thiết lập một dự án mớiII. Cách thức nhập và tổ chức các công việcIII. Thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc côngNỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH2III. Thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc côngviệcIV. Khởi tạo tài nguyên, nhân lực cho công việcV. Xem xét hệ thống công việcVI. Xem và in báo cáoA. GIỚI THIỆU CHUNG MICROSOFT PROJECT1. Khái niệm chung và các yêu cầu của MicrosoftProject Microsoft Project là một chương trình chuyên dùngđể quản lý các dự án, là chương trình có những côngcụ mạnh và thuận tiện. Microsoft Project có thể làmviệc với nhiều chế độ, nhiều công cụ, chức năng đểthực hiện các thao tác tạo lập và hiệu chỉnh trên dựán đồng thời tiết kiệm thời gian và tiền bạc. 3MỤCĐÍCH CỦA MICROSOFT PROJECT 2003Tổ chức lập kế hoạch và quản lý dự án.Lên lịch công tác.Chỉ định các tài nguyên và chi phí cho các công việc trongdự án.Điều chỉnh kế hoạch để thíchứng với cácđiều kiện ràngbuộc.Chuẩnbị các báo biểucần thiết chodự án.4Chuẩnbị các báo biểucần thiết chodự án.Dự trù các tác
BỘ XÂY DỰNG HỌC VIỆN CÁN BỘ QUẢN LÝ XÂY DỰNG VÀ ĐÔ THỊ CHUYÊN ĐỀ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MICROSOFT PROJECT 2003 NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH A B I II III GIỚI THIỆU CHUNG MICROSOFT PROJECT TẠO MỘT DỰ ÁN Thiết lập dự án Cách thức nhập tổ chức công việc Thời gian bắt đầu thời gian kết thúc công việc IV Khởi tạo tài nguyên, nhân lực cho công việc V Xem xét hệ thống công việc VI Xem in báo cáo A GIỚI THIỆU CHUNG MICROSOFT PROJECT Khái niệm chung yêu cầu Microsoft Project Microsoft Project chương trình chuyên dùng để quản lý dự án, chương trình có cơng cụ mạnh thuận tiện Microsoft Project làm việc với nhiều chế độ, nhiều công cụ, chức để thực thao tác tạo lập hiệu chỉnh dự án đồng thời tiết kiệm thời gian tiền bạc MỤC ĐÍCH CỦA MICROSOFT PROJECT 2003 Tổ chức lập kế hoạch quản lý dự án Lên lịch công tác Chỉ định tài nguyên chi phí cho cơng việc dự án Điều chỉnh kế hoạch để thích ứng với điều kiện ràng buộc Chuẩn bị báo biểu cần thiết cho dự án Dự trù tác động đến tiến độ dự án xảy thay đổi có ảnh hưởng lớn đến dự án Xem xét lại dự án để đối phó với tình ngẫu nhiên Đánh giá tài chung dự án In ấn báo biểu phục vụ dự án Làm việc quản lý theo nhóm Rút kinh nghiệm thực dự án Khái niệm Quản lý dự án Quản lý dự án trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực giám sát trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành thời hạn phạm vi ngân sách duyệt đạt yêu cầu kỹ thuật chất lượng sản phẩm, dịch vụ phương pháp điều kiện tốt cho phép Hầu hết dự án có điểm chung bao gồm việc phân chia dự án thành công việc nhỏ dễ dàng quản lý, lập lịch thực cơng việc, trao đổi với nhóm theo dõi tiến trình thực cơng việc Mọi dự án bao gồm ba pha sau: Lập kế hoạch dự án Theo dõi thay đổi quản lý dự án Kết thúc dự án Các pha thực tốt bao nhiêu, khả thành công dự án nhiều nhiêu Khái niệm Quản lý dự án • Quản lý dự án trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực giám sát trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành thời hạn phạm vi ngân sách duyệt đạt yêu cầu kỹ thuật chất lượng sản phẩm, dịch vụ phương pháp điều kiện tốt cho phép Các nhân tố tạo nên dự án Dự án thành cơng hiểu rõ nhân tố hình thành nên dự án, là: Thời gian: Gồm thời gian để hồn thành cơng việc giai đoạn Ngân sách: Gồm chi phí tài nguyên: nhân lực, thiết bị, nguyên vật liệu để hoàn thành cơng việc Mục đích: Mục đích cơng việc kế hoạch để hoàn thành chúng Cơ sở liệu Microsoft Project 2003 Microsoft Project giúp cho cơng việc Quản lý dự án? Trước hết MS Project lưu trữ thông tin chi tiết dự án sở liệu sử dụng thơng tin để tính tốn, theo dõi tiến trình, chi phí dự án thành phần khác đồng thời tạo kế hoạch cho dự án Giống bảng tính, Microsoft Project thể kết sau tính tốn Tuy nhiên kế hoạch dự án không lập hồn thành thơng tin quan trọng công việc Microsoft Project lưu giữ thông tin nhập vào thơng tin tính tốn trường tên công việc hay khoảng thời gian thực Trong Microsoft Project, trường thể cột Một số từ khóa Microsoft Project 2003 •Task: Cơng việc, nhiệm vụ •Duration: Thời gian thực cơng việc •Start: Ngày bắt đầu •Finish: Ngày kết thúc •Predecessors: Cơng việc làm trước •Successors: Cơng việc •Task list: Danh sách cơng việc •Resource: Tài ngun hay nhân lực, máy móc thực cơng việc dự án •Work: Số cơng gán để thực cơng việc •Unit: Khả lao động tài ngun •Milestone: Loại cơng việc đặc biệt (điểm mốc) có Duration=0, dùng để kết thúc giai đoạn dự án •Recurring Task: Cơng việc định kỳ, lặp lặp lại nhiều lần theo chu kỳ thời gian thực dự án Ví dụ buổi họp giao ban đầu tuần •Shedule: Lịch trình dự án •Baseline: Theo kế hoạch •Summary Task (Cơng việc tóm lược): Cơng việc mà chức chứa đựng tóm lược thời khoảng, cơng việc chi phí cơng việc khác Một số từ khóa Microsoft Project 2003 •Constraint type: Kiểu ràng buộc •Variance: Khoảng thay đổi thực tế kế hoạch •Overview: Các biểu tổng quan dự án •Current Activities: Báo cáo cơng việc •Cost: Các biểu báo tài dự án •Assignment: Báo biểu phân bố tài nguyên •Workload: Báo biểu thực cơng việc sử dụng tài ngun •Std Rate: Giá chuẩn •Ovr Rate: Giá ngồi •Cost/use: Phí sử dụng tài ngun •Actual cost: Chi phí sử dụng tới thời điểm •Current cost: Chi phí sử dụng tới thời điểm + Chi phí cịn lại theo thời điểm •Remaining cost: Chi phí cần có để tiếp tục thực dự án 10 Nhóm thơng tin khung nhìn Sắp xếp thơng tin khung nhìn Xem xét tồn dự án Chuyển đổi khung nhìn Xem xét cột khác khung nhìn 53 V.1.Xem xét tồn dự án Có thể quan sát thời gian bắt đầu, kết thúc dự án thời gian pha xảy khung nhìn Gantt B1: Trên menu View, chọn Gantt Chart B2: Trên menu View, chọn Zoom, nhấn Entire project, sau nhấnOK 54 V.2 Kiểm tra ngày bắt đầu kết thúc dự án Có thể xem lại thơng tin ngày kết thúc dự án xem có mong đợi hay khơng Trong menu Project, chọn Project Information kích Statistics, ngày bắt đầu kết thúc dự án hiển thị B1: Trên menu View, chọn Gantt Chart B2: Trên menu View, chọn Zoom, nhấn Entire project, sau nhấnOK 55 V.3 Chuyển đổi khung nhìn Có thể thấy dự án qua khung nhìn khác như: Calendar, Network Diagram, Task Usage, Resource Usage, Resource Graph Chú ý: Thay đổi khung nhìn khơng làm ảnh hưởng đến liệu thơng tin dự án, thay đổi cách nhìn dự án Dưới khung nhìn thơng dụng nhất: Khung nhìn Nội dung Calendar Lịch hàng tháng công việc khă hồn thành Gantt Chart Diễn tả cơng việc thơng tin có liên quan, biểu đồ (biểu đồ ngang) thể công việc thời gian hồn thành chúng 56 Khung nhìn Nội dung Network Diagram Thể dạng lưới công tác (sơ đồ mạng) phụ thuộc chúng Dùng khung nhìn để có nhìn bao quát công việc Task Usage Thể danh sách công việc gán tài nguyên Dùng khung nhìn để thấy nguồn tài nguyên gán cho công việc cụ thể Tracking Gantt Thể danh sách công việc thông tin có liên quan Dùng khung nhìn để theo dõi tiến trình DA Resource Graph Thể biểu đồ phân phối tài nguyên Dùng khung nhìn để thể thông tin tài nguyên tiêu chí khác Resource Usage Thể danh sách gán tài ngun cho cơng việc nhóm nguồn tài nguyên Dùng khung nhìn để thể chi phí phân phối cơng ngồi More View Cho phép lựa chọn khung nhìn khác chương trình 57 V.4 Xem xét cột khác khung nhìn Trong lập theo dõi dự án, hữu ích xem xét thêm nhiều tổ hợp thông tin khung nhìn Microsoft Project cung cấp tập hợp tổ hợp thơng tin khung nhìn: B1: Trong menu View, chọn khung nhìn muốn quan sát B2: Trên menu View, mục Table, chọn bảng muốn xuất khung nhìn Để thêm bảng khơng nằm mục Table, chọn More Tables, chọn bảng muốn thêm, sau chọn Apply 58 V.5 Thể thơng tin có chọn lọc Đơi khi, cần theo dõi số cơng việc xác định đó, Microsoft cho phép lọc thơng tin tồn dự án để có thơng tin cần thiết B1: Trên menu Project, mục Filtered for, sau chọn kiểu lọc Để nhập kiểu lọc thời không nằm mục Filtered for:, chọn mục More Filters B2: Chọn Apply để xác định kiểu lọc B3: Để thể tất cơng việc trở lại, menu Project sauđó chọn All Tasks hay All Resources Chú ý: Không thể lọc cơng việc khung nhìnResource hay lọc tài ngun khung nhìn Task 59 V.6 Sắp xếp thơng tin khung nhìn Có thể xếp công việc hay tài nguyên theo điều kiện tên cơng việc, ngày kết thúc, tên tài nguyên Việc hữu ích muốn theo dõi cơng việc theo thứ tự Ví dụ xem xét cơng việc nên bắt đầu hay kết thúc sớm Việc xếp trì chuyển đổi khung nhìn đóng hay lưu dự án B1: Trên menu View, chọn Gantt Chart B2: Trên menu Project, mục Sort, chọn kiểu xếp theo ý muốn B3: Để tiện lợi trình xếp, Microsoft Project cung cấp chức tuỳ biến xếp Trong menu Project, mục Sort, chọn Sort by 60 B4: Trong hộp thoại Sort by, chọn cột muốn xếp, chọn Ascending hay Descending để xác định kiểu xếp tăng dần hay giảm dần 61 V.7 Nhóm thơng tin khung nhìn Trong số khung nhìn, nhóm cơng việc hay tài ngun theo điều kiện Ví dụ, xem xét tất cơng việc có khoảng thời gian thực B1: Để nhóm thơng tin công việc, menu View, chọn mục More Views, sau chọn Task Sheet B2: Trong menu Project, mục Group by, chọn nhóm Để chọn nhóm khơng nằm mục Group by, kích More Groups B3: Để trở lại trạng thái ban đầu, menu Project, mục Group by chọn No Group 62 V XEM XÉT HỆ THỐNG CÔNG VIỆC Việc in ấn báo cáo theo dạng sau: Các báo cáo chuẩn Microsoft Project 2003 Tiến độ chung dự án Báo cáo lịch trình cơng việc Báo cáo việc sử dụng tài nguyên công việc Báo cáo lịch làm việc theo tuần, quý, tháng 63 VI.1 Các báo biểu chuẩn Microsoft Project Trong số khung nhìn, nhóm cơng việc hay tài nguyên theo điều kiện Ví dụ, xem xét tất cơng việc có khoảng thời gian thực B1: Trong menu View chọn mục Reports 64 Hộp thoại Reports lên 65 Ý nghĩa bảng lựa chọn Mục Ý nghĩa Overview Các biểu tổng quan dự án Current Activities Báo cáo công việc Cost Các báo biểu tài dự án Assignment Báo biểu phân bổ tài nguyên Workload Báo biểu việc thực công việc sử dụng tài nguyên Custom Báo biểu thiết lập người sử dụng 66 VI.2 In biểu đồ dự án Việc in ấn biểu đồ dự án thể môi trường Exel Word 67 ... THIỆU CHUNG MICROSOFT PROJECT Khái niệm chung yêu cầu Microsoft Project Microsoft Project chương trình chuyên dùng để quản lý dự án, chương trình có cơng cụ mạnh thuận tiện Microsoft Project làm... hoàn thành chúng Cơ sở liệu Microsoft Project 2003 Microsoft Project giúp cho công việc Quản lý dự án? Trước hết MS Project lưu trữ thông tin chi tiết dự án sở liệu sử dụng thông tin để tính tốn,... thực cơng việc sử dụng tài nguyên •Std Rate: Giá chuẩn •Ovr Rate: Giá ngồi •Cost/use: Phí sử dụng tài ngun •Actual cost: Chi phí sử dụng tới thời điểm •Current cost: Chi phí sử dụng tới thời điểm