THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU BỆNH VIỆN BẠCH MAI QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI VÀ ĐẾN TẠI BỆNH VIỆN BẠCH MAI QT 05 HT Người viết Người kiểm tra Người phê duyệt Họ và tên CN Nguyễn Thị Hương CN Phạm T[.]
BỆNH VIỆN BẠCH MAI QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI VÀ ĐẾN TẠI BỆNH VIỆN BẠCH MAI QT.05.HT Người viết Họ tên CN Nguyễn Thị Hương CN Phạm Thùy Linh Ký Người kiểm tra Người phê duyệt TS Đỡ Văn Thành PGS TS Nguyễn Quốc Anh Quy trình xử lý văn đến bệnh viện Bạch Mai BỆNH VIỆN BẠCH MAI QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI VÀ ĐẾN TẠI BỆNH VIỆN BẠCH MAI QT.05.HT Mã số: QT.02.ĐN&HTQT Ngày ban hành: 01/10/2013 Lần ban hành: 02 Người có liên quan phải nghiên cứu thực nội dung quy định Nội dung quyBẢNG định có hiệu thiĐỔI hành đạo THEO DÕIlực SỬA Giám đốc bệnh viện Mỗi đơn vị phát 01 (có đóng dấu kiểm sốt) Các đơn vị có nhu cầu bổ sung thêm tài liệu, đề nghị liên hệ với thư ký ISO để có đóng dấu kiểm sốt Cán cơng chức cung cấp file mềm mạng nội để chia sẻ thông tin cần NƠI NHẬN (ghi rõ nơi nhận đánh dấu X ô bên cạnh) □ Giám đốc □ □ Phó giám đốc □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ Các phòng chức Các đơn vị lâm sàng Các đơn vị cận lâm sàng THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI (tình trạng sửa đổi so với trước đó) Trang Hạng mục sửa đổi Tóm tắt nội dung hạng mục sửa đổi II Bộ phận Tổ thư ký tḥc phịng Đối ngoại – HTQT đơn vị giúp Lãnh đạo bệnh viện … 5 4.1 5.1 5.2 Giải thích thêm thuật ngữ Ngày ban hành: 01/10/2013 Bổ sung thêm nội dung quy trình Bổ sung thêm nợi dung quy trình Trang 2/11 Quy trình xử lý văn đến bệnh viện Bạch Mai I MỤC ĐÍCH QT.05.HT Nhằm quy định thống thủ tục tiếp nhận, xử lý, phân phối văn đến ban hành văn bệnh viện Bạch Mai II PHẠM VI ÁP DỤNG - Quy trình áp dụng tất văn đến bệnh viện Bạch Mai - Bợ phận Tở thư ký tḥc Phịng Đối ngoại - HTQT, bợ phận văn thư tḥc phịng HCQT đơn vị giúp Lãnh đạo bệnh viện tổ chức thực hiện quy trình III TÀI LIỆU THAM KHẢO Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 04/4/2001 Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 12/11/1996 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 16/12/2002 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bợ Nợi vụ Văn phịng Chính phủ, hướng dẫn thể thức văn kỹ thuật trình bày văn IV THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT 4.1 Giải thích thuật ngữ : - Các đơn vị: Trung tâm, Viện, Khoa, Phịng trực tḥc bệnh viện Bạch Mai - Chuyên viên thụ lý: chuyên viên đơn vị Lãnh đạo đơn vị phân công xử lý văn công việc cụ thể - Văn thư Bệnh viện: bộ phận văn thư tḥc phịng Hành quản trị - Văn thư đơn vị: người làm công tác văn thư mỗi đơn vị - Văn đến: - - toàn bộ văn bản, tài liệu, kể đơn thư kiến nghị, khiếu tố quan, tổ chức, cá nhân nước gửi đến BVBM, Lãnh đạo BVBM, đơn vị trực thuộc BVBM theo đường văn bản, fax gửi trực tiếp qua hộp thư điện tử (email) Bệnh viện tồn bợ văn BVBM đơn vị BVBM Công văn đi: ban hành, gửi tổ chức, cá nhân bên quan, đơn vị, cá nhân thuộc BVBM kể văn gửi qua hộp thư điện tử (email) Bệnh viện Công văn nội viện: tồn bợ văn đơn vị trực thuộc BVBM gửi đến Lãnh đạo Bệnh viện Lãnh đạo BVBM: bao gồm Giám đốc Phó Giám đốc Bệnh viện Văn gốc: văn có chữ ký tươi/ đóng dấu đỏ đơn vị ban hành 4.2 Từ viết tắt : Ngày ban hành: 01/10/2013 Trang 3/11 Quy trình xử lý văn đến bệnh viện Bạch Mai - BGĐ: Ban Giám đốc QT.05.HT - CV: Công văn - GĐBV: Giám đốc Bệnh viện - MĐHTN: Mạng điều hành tác nghiệp - PMQLVB: Phần mềm quản lý văn - TTK: Tổ Thư ký - VB: Văn - VTBV: Văn thư bệnh viện - VTĐV: Văn thư đơn vị Ngày ban hành: 01/10/2013 Trang 4/11 Quy trình xử lý văn đến bệnh viện Bạch Mai QT.05.HT V NỘI DUNG QUY TRÌNH 5.1 Sơ đồ q trình Xử lý văn đến: Trách nhiệm Văn thư Bệnh viện Tổ Thư ký Giám đốc bệnh viện Tổ Thư ký Văn thư Bệnh viện, Văn thư đơn vị Các bước thực Tiếp nhận văn đến Phân loại văn trình Giám đốc Ghi ý kiến đạo Xử lý văn duyệt Giao nhận văn Mô tả/ Tài liệu liên quan - VTBV đóng dấu đến, nhập vào phần mềm quản lý văn bản, in phiếu xử lý văn (BM.05.HT.01) chuyển TTK - Đối với CV khẩn, hỏa tốc: ghi số CV, tên quan gửi, nhập vào PMQLVB chuyển cho TTK - Đối với CV có đóng dấu Mật, Tối mật, Tuyệt mật bì thư "Chỉ người có tên bì bóc": VTBV khơng mở mà ghi số CV, tên quan gửi vào Sổ theo dõi CV đến đóng dấu bì thư chuyển theo quy trình - VTBV chuyển VB trực tiếp cho đơn vị cá nhân gửi đích danh - TTK phân loại VB đến: CV nội viện, CV ngoại viện, CV thường, CV khẩn Các CV khẩn trình BGĐ cặp trình khẩn - GĐBV ghi ý kiến gửi Phó Giám đốc, Lãnh đạo đơn vị TTK tùy theo lĩnh vực phân công để giải vào Phiếu xử lý VB - TTK xử lý CV duyệt, chuyển cho VTBV để gửi cho đơn vị, cá nhân liên quan - Đối với CV TTK trực tiếp nhận, sau phê duyệt TTK liên hệ đơn vị lên nhận - VTBV nhập phiếu xử lý VB có đạo BGĐ lên MĐHTN, gửi email cho đơn vị/cá nhân liên quan báo đơn vị Trường hợp giao nhận VB gốc phải có ký nhận vào sở theo dõi CV (BM.05.HT.03) - VTĐV lấy CV MĐHTN gửi lãnh đạo đơn vị Lãnh đạo đơn vị Phân công xử lý văn - Lãnh đạo đơn vị đạo chuyên viên giải - VTĐV chuyển VB cho chuyên viên Chuyên viên phân công Xử lý văn - Các chuyên viên phân công nghiên cứu VB, thu thập tài liệu, xử lý báo cáo kết xử lý cho Lãnh đạo đơn vị Lãnh đạo đơn vị Các đơn vị giao/ Tổ Thư ký Báo cáo kết xử lý - Lãnh đạo đơn vị báo cáo kết xử lý cho BGĐ Tập hợp báo cáo - Các đơn vị giao/ TTK tập hợp kết báo cáo Giám đốc nhắc đơn vị thực hiện Ngày ban hành: 01/10/2013 Trang 5/11 Quy trình xử lý văn đến bệnh viện Bạch Mai 5.2 Sơ đồ trình soạn thảo văn Trách nhiệm Lãnh đạo đơn vị Chuyên viên phân công Lãnh đạo đơn vị Tổ Thư ký Ban Giám đốc Văn thư Bệnh viện, Văn thư đơn vị Các bước thực Nhận văn yêu cầu phân công xử lý Nghiên cứu soạn thảo văn Phê duyệt QT.05.HT Mô tả/ Tài liệu liên quan - Lãnh đạo đơn vị nghiên cứu VB yêu cầu phân công chuyên viên soạn thảo VB - Chuyên viên soạn thảo VB theo quy định trình bày VB Nhà nước (BM.05.HT.04) ngoại viện (BM.05.HT.05) nội viện) Văn dự thảo phải dễ đọc, rõ ràng, đáp ứng yêu cầu Tùy theo yêu cầu VB ký phải chuẩn bị từ VB gốc trở lên - Đối với văn Lãnh đạo đơn vị ký ban hành, Lãnh đạo đơn vị kiểm tra nội dung, thể thức VB chịu trách nhiệm trước ký - Đối với văn trình BGĐ ký, Lãnh đạo đơn vị ký nháy vào bên phải chức danh người ký văn Tiếp nhận văn Phê duyệt Gửi lưu VB Ngày ban hành: 01/10/2013 - TTK rà soát lại VB đơn vị trước trình BGĐ Trong trường hợp dự thảo văn có sai sót thể thức, TTK gửi lại đơn vị để chỉnh, sửa theo đúng quy định - BGĐ ký duyệt - VTBV/ VTĐV gửi VB lưu VB gốc phịng Hành đơn vị VTBV Phịng HCQT đôn đốc đơn vị thực hiện nộp lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định Trang 6/11 Quy trình xử lý văn đến bệnh viện Bạch Mai VI HỒ SƠ STT Tên hồ sơ lưu Tên BM Phiếu xử lý văn BM.05.HT.01 Nơi lưu VTBV Các đơn vị QT.05.HT Thời gian lưu Sau VB thực hiện Sổ theo dõi CV đến BM.05.HT.02 đơn vị VTĐV (bộ phận hành chính) năm CV (ra ngồi BM.05.HT.03 BV) VTBV- Phòng HCQT năm CV (nợi bợ) VTĐV (bợ phận hành chính) năm BM.05.HT.04 VII PHỤ LỤC - BM.05.HT.01: Phiếu xử lý văn - BM.05.HT.02: Mẫu sổ theo dõi CV đến đơn vị - BM.05.HT.03: Mẫu CV - BV - BM.05.HT.01: Mẫu CV - nội bộ BV Ngày ban hành: 01/10/2013 Trang 7/11 Quy trình xử lý văn đến bệnh viện Bạch Mai BỘ Y TẾ BỆNH VIỆN BẠCH MAI BM.05.HT.01 QT.05.HT Kính gửi: PHIẾU XỬ LÝ VĂN BẢN - Số CV đến: - Số công văn: - Ngày tháng năm - Cơ quan gửi: - Trích yếu: - Ý kiến Giám đốc bệnh viện: - Báo cáo kết trước ngày: …/…./2013 Ngày ban hành: 01/10/2013 - Ý kiến Phó Giám đốc bệnh viện: …………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… - Báo cáo kết trước ngày: …/…/2013 - Phân công xử lý VB LĐ đơn vị: ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… - Ý kiến đề xuất giải CV trình LĐ đơn vị: ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… Trang 8/11 BM.05.HT.02 Quy trình xử lý văn đến bệnh viện Bạch Mai QT.05.HT SỔ THEO DÕI CÔNG VĂN ĐẾN TẠI CÁC ĐƠN VỊ TT Ngày nhận Số CV Ngày ban hành Ngày ban hành: 01/10/2013 Nội dung công văn Người, cách xử lý Hạn phản hồi Trang 9/11 Ghi Quy trình xử lý văn đến bệnh viện Bạch Mai BỘ Y TẾ BỆNH VIỆN BẠCH MAI (1) Số: …… /CV- BM (2) V/v: (4) BM.05.HT.03 QT.05.HT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội(3), ngày … tháng… năm 20 Kính gửi: ABC (5) Nợi dung.(6) Nơi nhận: - Như trên; - Lưu HCQT; (7) - Lưu KHTH (8) GIÁM ĐỐC BỆNH VIỆN Chú giải: (1): Tên bệnh viện, chữ đậm, cỡ chữ 13 Tên Bộ cỡ chữ 12 (2): Ký hiệu viết tắt loại văn bản, tên bệnh viện (3): Tên gọi thức đơn vị hành nơi đơn vị đóng (tên riêng tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; thị xã, thành phố thuộc tỉnh) (4): Chữ đứng, cỡ chữ 12, không viết tắt (5): Chữ hoa, cỡ chữ 13, đứng (6): Phần nội dung văn cách phần “Kính gửi” chức danh người ký văn dịng đầu mỡi đoạn văn lùi sang phải bước Tab sở (1,27 cm) (7): Đơn vị quản lý bộ phận Văn thư bệnh viện (8): Đơn vị soạn thảo lưu Toàn bộ văn sử dụng kiểu chữ chân phương, phông chữ Times New Roman Ngày ban hành: 01/10/2013 Trang 10/11 BM.05.HT.04 Quy trình xử lý văn đến bệnh viện Bạch Mai BỆNH VIỆN BẠCH MAI ĐƠN VỊ (1) Số: …… /CV- ĐƠN VỊ (2) V/v: (4) QT.05.HT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội(3), ngày … tháng… năm 20 Kính gửi: ABC (5) Nợi dung.(6) Nơi nhận: GIÁM ĐỐC BỆNH VIỆN/ LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ - Như trên; - Lưu HCQT; (7) - Lưu …… (8) Chú giải: (1): Tên đơn vị, chữ đậm, cỡ chữ 13 Tên Bệnh viện cỡ chữ 12 (2): Ký hiệu viết tắt loại văn bản, tên đơn vị (3): Tên gọi thức đơn vị hành nơi đơn vị đóng (tên riêng tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; thị xã, thành phố thuộc tỉnh) (4): Chữ đứng, cỡ chữ 12, không viết tắt (5): Chữ hoa, cỡ chữ 13, đứng (6): Phần nội dung văn cách phần “Kính gửi” chức danh người ký văn dịng đầu mỡi đoạn văn lùi sang phải bước Tab sở (1,27 cm) (7): Đơn vị quản lý Văn thư bệnh viện (8): Đơn vị soạn thảo lưu Tồn bợ văn sử dụng kiểu chữ chân phương, phông chữ Times New Roman Ngày ban hành: 01/10/2013 Trang 11/11 ... vị lâm sàng Các đơn vị cận lâm sàng THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI (tình trạng sửa đổi so với trước đó) Trang Hạng mục sửa đổi Tóm tắt nội dung hạng mục sửa đổi II Bộ phận Tổ thư ký tḥc phịng... Nội dung quyBẢNG định có hiệu thiĐỔI hành đạo THEO DÕIlực SỬA Giám đốc bệnh viện Mỗi đơn vị phát 01 (có đóng dấu kiểm sốt) Các đơn vị có nhu cầu bổ sung thêm tài liệu, đề nghị liên hệ với thư ký... đơn vị để chỉnh, sửa theo đúng quy định - BGĐ ký duyệt - VTBV/ VTĐV gửi VB lưu VB gốc phịng Hành đơn vị VTBV Phịng HCQT đơn đốc đơn vị thực hiện nợp lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định Trang