TRÖÔØNG THCS NGUYEÃN HUEÄ TRƯỜNG THCS NGUYỄN HUỆ Diên Phước, ngày 15 tháng 9 năm 2014 TỔ VĂN PHÒNG QUY ĐỊNH HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ VĂN PHÒNG (Áp dụng năm học 2014 2015) Căn cứ Quy chế hoạt động của Trường T[.]
TRƯỜNG THCS NGUYỄN HUỆ TỔ VĂN PHÒNG Diên Phước, ngày 15 tháng năm 2014 QUY ĐỊNH HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ VĂN PHÒNG (Áp dụng năm học 2014 - 2015) Căn Quy chế hoạt động Trường THCS Nguyễn Huệ Tổ Văn Phịng có vị trí việc làm: TPT Đội; Thiết bị - Phịng Bộ mơn; Phịng Tin học; Kế toán; Văn thư - Thủ quỹ; Thư viện; Y tế; Bảo vệ Phục vụ Quy định hoạt động sau: A NHIỆM VỤ CỦA GIÁO VIÊN – NHÂN VIÊN: Vì mang tính đặc thù chun mơn, nghiệp vụ, vị trí việc làm phải lập kế hoạch triển khai thực sau BGH phê duyệt (trừ bảo vệ, phục vụ) Bảo quản tài sản, hồ sơ quản lý giao theo nhiệm vụ, để xảy mát, hư hỏng lớn phải báo cáo, bồi thường xử lý theo quy định Phản ảnh, kiến nghị kịp thời cho BGH tình hình thực nhiệm vụ I Tổng phụ trách Đội TN.TP.HCM: Hưởng phụ cấp trách nhiệm 0,3 Xây dựng, triển khai, đánh giá chương trình cơng tác Đội; phong trào thi đua tập thể học sinh (Chú trọng rèn luyện kỹ Đội viên) Phối hợp với tổ chức đoàn thể, giáo viên chủ nhiệm, GV trực ban, GV môn CMHS để thực nhiệm vụ giáo dục đạo đức học sinh Tham gia đánh giá xếp loại hạnh kiểm học sinh, xếp loại danh hiệu thi đua cá nhận tập thể lớp theo định kỳ (học kỳ cuối năm học) Quản lý, xếp, trang trí phịng Truyền thống; lưu trữ hồ sơ theo quy định Dự họp giao ban hàng tuần, phản ảnh tình hình thực kiến nghị Tham gia giảng dạy (2 tiết/tuần) sinh hoạt chun mơn II Giáo viên Thiết bị - Phịng Bộ môn: Giảm 15 tiết Tổ chức theo dõi, đánh giá việc sử dụng thiết bị dạy học; phòng đèn chiếu; việc thực tiết thực hành giáo viên theo định kỳ (HK.1 CN) Chuẩn bị trang thiết bị cho tiết thực hành theo chương trình Quản lý, xếp, trang trí kho, phịng mơn, phịng đèn chiếu lưu trữ loại hồ sơ theo quy định Lập dự toán mua sắm, tu sửa thiết bị dạy học theo định kỳ Tham gia giảng dạy (4 tiết/tuần) sinh hoạt chun mơn III Giáo viên kiêm nhiệm phịng Tin học: Giảm 04 tiết Tổ chức theo dõi đánh giá việc thực nếp giảng dạy môn Tin học Quản lý, xếp, trang trí phịng Tin học hồ sơ tài sản theo quy định Triển khai thực phần mềm quản lý giáo dục (PMIS-EMIS-VMIS) Lập hồ sơ xét tốt nghiệp THCS; tuyển sinh lớp 6, lớp 10; học sinh đầu năm Tham gia giảng dạy sinh hoạt theo tổ chun mơn IV Kế tốn: Hưởng phụ cấp trách nhiệm 0,15 1 Xây dựng thực nghiêm túc quy chế chi tiêu nội Giải kịp thời chế độ, sách cho CB.GV.NV.HS Mở sổ theo dõi tất loại kinh phí ngồi ngân sách Thực chế độ cơng khai tài hàng tháng định kỳ (theo mẫu) Quản lý, xếp nơi làm việc lưu trữ đầy đủ hồ sơ nghiệp vụ Báo cáo kịp thời cho hiệu trưởng bất thường thu, chi kinh phí V Văn thư – thủ quỹ: Thực nghiêm túc công tác văn thư, lưu trữ theo quy định (Quy định riêng) Các trường hợp mượn hồ sơ để photo, chụp, chuyển liệu thơng tin đơn vị cho người khác phải có ý kiến hiệu trưởng Giải kịp thời, trình tự thủ tục hồ sơ chuyển đi, chuyển đến, CB.GV.NV học sinh Quản lý, xếp nơi làm việc, két sắt, dấu (của đơn vị đồn thể) Khơng giao dấu cho người khác tự đóng, khơng mang dấu, loại hồ sơ quản lý khỏi đơn vị Giải kịp thời, trình tự thủ tục tạm ứng kinh phí (phải có ý kiến chữ ký chủ tài khoản) lưu trữ đầy đủ hồ sơ nghiệp vụ thủ quỹ Phản ảnh, kiến nghị kịp thời cho BGH tình hình thực nhiệm vụ VI Thư viện: Hưởng phụ cấp độc hại 0,2 Xây dựng, triển khai, đánh giá chương trình hoạt động theo kế hoạch Phối hợp với tổ chức đồn thể, tổ chun mơn, ban hoạt động GDNGLL CMHS để thực nhiệm vụ Quản lý, xếp, trang trí phịng thư viện lưu trữ hồ sơ theo quy định Lập dự toán mua sắm phát triển sách, tạp chí theo định kỳ Phản ảnh, kiến nghị kịp thời cho BGH tình hình thực nhiệm vụ VII Y tế - Phục vụ văn phòng: Hưởng phụ cấp 20% Xây dựng, triển khai, kiểm tra, đánh giá hoạt động y tế trường học theo kế hoạch (có báo cáo tuần, định kỳ theo mẫu) Phối hợp với tổ chức đoàn thể, GVCN lớp Y tế địa phương để thực nhiệm vụ chăm sóc sức khỏe, kiểm tra - đánh giá vệ sinh môi trường, an toàn vệ sinh thực phẩm (hàng quán, tin, nước uống, ca uống nước ) Quản lý, xếp, trang trí phịng Y tế - Tiếp dân lưu trữ hồ sơ theo quy định (phòng chống dịch bệnh; chủng ngừa; khám định kỳ ) Lập dự toán mua sắm thuốc sơ cứu (2 điểm trường) theo định kỳ Phục vụ trà nước cho CB.GV.NV; xếp,vệ sinh phòng BGH – GV – Hội trường VIII Bảo vệ: Trực bảo vệ quan 24/24h theo phân công BGH Hưởng thù lao trực thêm (theo thỏa thận), vào ngày lễ, tết, chủ nhật trực đêm Xây dựng phương án bảo vệ an ninh, trật tự, kiểm tra, kiểm soát người (kể học sinh) vào quan trường học; Kiểm tra tài sản, bơm nước hàng ngày (B Minh: Nước uống HS; H.Hùng: Hệ thống điện nước) Tham gia thực phương án phòng, chống cháy nổ; bão lũ theo kế hoạch Bảo vệ tính mệnh CB.GV.NV.HS xảy tình bất thường Chấm cơng thành viên thuộc tổ văn phịng IX Phục vụ: a Tại điểm trường (Diên Phước): Vệ sinh hàng ngày khu vực nhà vệ sinh GV – HS Thu dọn rác từ thùng chứa lớn hố rác Vệ sinh khu vực quanh hố rác Quét, dọn rửa cầu thang dãy lầu: 02 tuần/lần b Tại điểm trường phụ (Diên Đồng): Vệ sinh hàng ngày Văn phòng khu vực nhà vệ sinh GV – HS Vệ sinh khu vực quanh hố rác Phục vụ nước uống cho CB.GV.NV B CHẾ ĐỘ LAO ĐỘNG VÀ BÁO CÁO: I Thời gian làm việc ngày lên lịch công tác: Sáng: Từ 7h00 10h30 Thời gian đầu năm, cuối kỳ đến 11h00 Chiều: Từ 13h30 16h30 Thời gian đầu năm, cuối kỳ đến 17h00 Riêng Ytế – Phục vụ có mặt trước đầu buổi 15 phút để thực nhiệm vụ; GV.NV nữ, có nhỏ (trong độ tuổi mầm non) sớm 15 phút Lên lịch công tác vào thứ Sáu hàng tuần (kể Bảo vệ), phịng Phó Hiệu Trưởng Nếu cơng tác đột xuất phải điều chỉnh vào lịch công tác báo cho BGH II Nghỉ công tác: Nghỉ công tác 01 ngày, theo chế độ 40h/tuần Trong đó: GV.TPT nghỉ chiều thứ tư chiều thứ bảy NV.Y tế nghỉ sáng thứ Năm chiều thứ Bảy Thiết bị nghỉ sáng thứ Hai sáng thứ Bảy Bảo vệ nghỉ theo ca trực hưởng trợ cấp Các thành viên lại nghỉ ngày thứ Bảy Các chế độ nghỉ khác, thực theo quy chế đơn vị III Chế độ báo cáo: Các thành viên tổ văn phòng (trừ bảo vệ, phục vụ) lập báo cáo theo mẫu Thời gian nộp báo cáo từ ngày14 ngày 16 hàng tháng TPT: Nộp đầu tháng IV Hướng dẫn lập kế hoạch hoạt động Mỗi phận phải lập kế hoạch Năm – Tháng – Tuần (trên vi tính) Yêu cầu lập kế hoạch phải có đầy đủ phần: Phương hướng nhiệm vụ chung – Đặc điểm tình hình (Thuận lợi, khó khăn ) – Nhiệm vụ cụ thể – Hệ thống tiêu – Biện pháp thực – Lịch thực Tháng - Tuần • Kèm quy định danh mục loại hồ sơ nghiệp vụ phận Duyệt Hiệu Trưởng Phó Hiệu Trưởng Nơi nhận: - Thành viên tổ VP; - Lưu VT Phạm Văn Lang Lê Đình Quốc DANH MỤC CÁC LOẠI HỒ SƠ NGHIỆP VỤ TỔ VĂN PHÒNG TT TÊN HỒ SƠ SỐ LƯỢNG I Đội thiếu niên tiền phong Hồ Chí Minh (13 loại) Sổ Liên đội 01 Sổ Tổng phụ trách 01 Sổ theo dõi thi 01 Sổ theo dõi học sinh cá biệt 01 Sổ theo dõi “Gương người tốt – việc tốt” 01 Sổ theo dõi thi 01 Sổ phát Măng non 01 Sổ theo dõi thi đua (K6,9-K7,8-CS2) 03 Sổ chi đội 29 10 Sổ trực ban nghị lớp 29 11 Sổ rèn luyện Đội viên K6 – K7 489 12 Giáo án bồi dưỡng Ban huy Đội 01 tập 13 Hồ sơ nghiệp vụ Đội 01 tập II Y tế học đường (09 loại) Sổ Kế hoạch 01 Sổ quản lý công tác y tế trường học 01 Sổ chăm sóc sức khỏe 01 Sổ theo dõi thuốc y tế trường học 01 Sổ khám sức khỏe tiêm ngừa uốn ván 01 cho học sinh nữ lớp Sổ đánh giá, xếp loại vệ sinh môi trường 01 lớp Tài liệu tập huấn công tác y tế trường học 01 tập Tài liệu giáo dục kỹ sơ cấp cứu tai 01 tập nạn thương tích trường học Hồ sơ nghiệp vụ truyền thông – tuyên 01 tập truyền y tế trường học III Thiết bị (08 loại) Sổ kế hoạch Thiết bị 01 Sổ kế hoạch thực hành 01 Sổ cho mượn thiết bị dạy học 06 Sổ thiết bị giáo dục 04 Sổ theo dõi hoạt động thiết bị 01 Sổ đầu phòng thực hành 03 Hồ sơ kiểm kê tài sản thiết bị hàng năm 01 tập Hồ sơ công văn 01 tập IV Thư viện (10 loại) Sổ kế hoạch hoạt động thư viện 01 Sổ đăng ký tổng quát 01 Sổ đăng ký cá biệt 06 Sổ cho mượn sách giáo viên 02 Sổ cho mượn sách học sinh 04 Sổ đăng ký báo, tạp chí 01 GHI CHÚ Sổ theo dõi đội chuyên thư viện Sổ thống kê bạn đọc Hồ sơ kiểm kê sách hàng năm 10 Hồ sơ công văn V Văn thư – Thủ quỹ Văn thư Hồ sơ học sinh (14 loại) Sổ danh bạ Sổ gọi tên – ghi điểm Sổ đầu – lịch báo giảng Học bạ học sinh Sổ phát TN.THCS Sổ nghị hội đồng Sổ trực ban Sổ chuyển học sinh Sổ chuyển đến học sinh 10 Hồ sơ tuyển sinh vào lớp 11 Hồ sơ xét duyệt học sinh lên lớp 12 Hồ sơ học sinh thi lại 13 Hồ sơ khen thưởng học sinh 14 Sổ chủ nhiệm lớp Hồ sơ CB.GV.NV (03 loại) Sổ danh bạ CB.GV.NV Hồ sơ chuyên môn CB.GV.NV Hồ sơ cán - công chức Công văn Sổ công văn Sổ công văn đến Lưu trữ công văn – đến Thủ quỹ Sổ quỹ ngân sách VI Kế toán (08 loại) Chứng từ ngân sách (nguồn,13,14) Sổ quỹ tiền mặt ngân sách Sổ nhật ký sổ Chứng từ quỹ học phí Sổ quỹ tiền mặt quỹ học phí Sổ bảo hiểm XH CB.GV.NV Hồ sơ bảo hiểm học sinh Sổ quỹ ngân sách Hồ sơ nâng lương CB.GV.NV 10 Hồ sơ thâm niên nghề GV 11 Sổ quản lý tài sản 12 Hồ sơ miễn giảm học sinh VII Bảo vệ 01 01 01 tập 01 tập 06 Nhiều năm Nhiều năm 953 01 01 Nhiều năm 01 01 Nhiều năm Nhiều năm Nhiều năm 01 Nhiều năm 01 01 tập 01 tập 01 01 Hàng năm 15 loại 01 tập 01 01 01 tập 01 64 01 tập 15 loại 01 tập 01 tập 01 01 tập Sổ trực Bảo vệ 02 ... sinh (14 loại) Sổ danh bạ Sổ gọi tên – ghi điểm Sổ đầu – lịch báo giảng Học bạ học sinh Sổ phát TN .THCS Sổ nghị hội đồng Sổ trực ban Sổ chuyển học sinh Sổ chuyển đến học sinh 10 Hồ sơ tuyển sinh