Giáo trình soạn thảo văn bản (nghề quản trị kinh doanh cao đẳng)

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: SOẠN THẢO VĂN BẢN NGÀNH, NGHỀ: QUẢN TRỊ KINH DOANH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG (Ban hành kèm theo Quyết định Số: 185 /QĐ-CĐCĐ-ĐT ngày 22 tháng năm 2017 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp) Đồng Tháp, năm 2017 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin đƣợc phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Giáo trình biên soạn dựa các văn luật soạn thảo văn hành, có tham chiếu giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn tương tự Pháp luật phương tiện chủ yếu để nhà nước quản lý xã hội nên chất lượng văn pháp luật, văn hành yếu tố quan trọng để tăng cường hiệu hoạt động nhà nước, điều địi hỏi người có thẩm quyền ban hành người soạn thảo văn phải có kiến thức pháp luật kỹ soạn thảo văn bản.Nội dung giáo trình bày vấn đề chung soạn thảo văn hành chính, hợp đồng, nội dung, phạm vi, thẩm quyền ban hành, hình thức, ngơn ngữ, quy trình ban hành văn bản, kiểm tra xử lý văn Phần kỹ soạn thảo số loại văn cụ thể nhằm trang bị cho người học kỹ để soạn thảo văn hành chính, thể thức hợp đồng Học phần không giúp người học tiếp cận kỹ soạn thảo văn bản, soạn thảo điều khoản hợp đồng dân sự, thương mại thông dụng Giúp người học thực hành soạn thảo, đồng thời nhận định vấn đề sai văn bản, hợp đồng thông dụng, biết cách chỉnh sửa góp ý bổ sung cho phù hợp nội dung văn hành Đồng Tháp, ngày tháng năm 2017 Tham gia biên soạn Lê Thị Thùy Trang MỤC LỤC  LỜI GIỚI THIỆU Chƣơng 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN BẢN Những khái niệm cần biết văn 1.1 Khái niệm văn 1.2 Khái niệm văn quản lý: 1.3 Khái niệm văn quản lý Nhà nƣớc 1.4 Khái niệm văn quản lý hành Nhà nƣớc: 1.5 Khái niệm văn pháp luật văn quản lý thông thƣờng: 1.5.1 Khái niệm văn pháp luật: 1.5.2 Khái niệm văn quản lý thông thƣờng: 10 Phân loại văn quản lý nhà nƣớc 11 2.1 Tiêu chí phân loại 11 2.2 Phân loại văn quản lý Nhà nƣớc: 11 2.2.1 Văn quy phạm pháp luật 11 2.2.2 Văn hành 12 2.2.2.1 2.2.2.2 Văn hành thơng thƣờng 12 Văn hành cá biệt 13 2.2.3 Văn chuyên môn – kỹ thuật 13 2.2.4 Văn điện tử: 14 Chức văn 14 3.1 Chức thông tin 14 3.2 Chức pháp lý 15 3.3 3.4 Chức quản lý: 15 Chức văn hóa xã hội: 16 3.5 Các chức khác 16 Vai trò văn 16 4.1 Vai trò văn đời sống xã hội 16 4.2 Vai trò văn hoạt động quản lý Nhà nƣớc 17 Chƣơng 2: NHỮNG YÊU CẦU CHUNG VỀ NỘI DUNG, THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN 19 Những yêu cầu chung nội dung: 19 1.1 Tính mục đích 19 1.2 Tính khoa học: 20 1.3 1.4 Tính đại chúng 20 Tính cơng quyền 20 1.5 Tính khả thi 21 Những yêu cầu thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 21 2.1 2.1.1 Khái niệm thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 22 Khái niệm thể thức văn 22 2.1.2 Khái niệm kỹ thuật trình bày văn bản: 22 2.1 Các yêu cầu thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 22 2.1.1 Các yêu cầu thể thức trình bày văn hành chính: 23 2.1.2 Các yêu cầu thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính: 23 Chƣơng 3: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 36 Những yêu cầu chung kỹ thuật soạn thảo văn 36 1.1 Khái niệm kỹ thuật soạn thảo văn 36 1.2 Những yêu cầu chung kỹ thuật soạn thảo văn bản: 36 Văn phong hành – cơng vụ 37 2.1 Khái niệm văn phong hành – cơng vụ: 37 2.2 Đặc điểm văn phong hành chính-cơng vụ: 37 2.2.1 Tính khn mẫu 37 2.2.2 Tính xác 37 2.2.3 Tính cơng vụ 38 2.2.4 Tính phổ thơng, đại chúng: 38 2.2.5 Tính khách quan, phi cá tính 38 2.2.6 Tính trang trọng, lịch 38 Ngôn ngữ kỹ thuật cú pháp sử dụng 38 3.1 Sử dụng ngôn ngữ 38 3.2 Kỹ thuật cú pháp (dùng từ câu) 39 Soạn thảo văn bản: 41 4.1 Soạn thảo văn hành cá biệt 41 4.2 Soạn thảo văn hành thơng thƣờng 43 Chƣơng 4: QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 47 Công tác chuẩn bị 47 1.1 Xác định vấn đề mục tiêu: 47 1.2 Chọn loại hình thức văn 48 1.3 Thu thập thông tin: 48 Công tác soạn thảo 50 2.1 Lập dàn ý, viết đề cƣơng: 50 2.2 Viết thành văn 51 2.3 Một số điểm cần lƣu ý soạn thảo văn bản: 51 Cơng tác trình, thẩm tra 54 3.1 3.2 Công tác trình văn 54 Thẩm tra, thông qua (ký ban hành văn bản) 54 Chƣơng 5: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY MỘT SỐ HỢP ĐỒNG THÔNG DỤNG 57 Tổng quan chung hợp đồng: 57 1.1 Khái niệm: 57 1.2 Điều kiện có hiệu lực hợp đồng: 57 Tổng quan hợp đồng dân sự: 59 2.1 2.2 Khái niệm hợp đồng dân sự: 59 Phân loại hợp đồng dân sự: 59 2.3 Thời điểm đề nghị giao kết hợp đồng có hiệu lực: 59 2.4 Nội dung hợp đồng: 60 2.5 Thời điểm, địa điểm hiệu lực giao kết hợp đồng: 60 2.5.1 Địa điểm giao kết hợp đồng: 60 2.5.2 Thời điểm giao kết hợp đồng: 60 2.6 Hợp đồng dân vô hiệu 61 Tổng quan hợp đồng thƣơng mại: 66 3.1 Khái niệm: 67 4 3.2 Đặc điểm hợp đồng thƣơng mại: 67 3.3 Nội dung hợp đồng thƣơng mại: 68 Các vấn đề cần lƣu ý soạn thảo hợp đồng: 74 Phụ lục III CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI, MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO VĂN BẢN 83 Phụ lục II 98 SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN 98 THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 98 TÀI LIỆU THAM KHẢO 102 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC/MƠ ĐUN Tên mơn học: Kỹ thuật soạn thảo văn Mã môn học: CCB005 Thời gian thực môn học: 30 (Lý thuyết: 28 giờ; Thực hành, thí nghiệm, thảo luận, tập: 00 giờ; Kiểm tra thƣờng xuyên, định kỳ: giờ) I Vị trí, tính chất mơn học: - Vị trí: học phần mơn học tự chọn thuộc khối kiến thức chun mơn chƣơng trình đào tạo trung cấp - Tính chất: Kỹ thuật soạn thảo văn môn học giúp ngƣời học soạn thảo đƣợc loại văn liên quan nhƣ: thông báo, định, cơng văn, tờ trình, biên nghiệm thu, lý hợp đồng, soạn hợp đồng, đơn từ vv theo quy định pháp luật hành - Ý nghĩa môn học: ngƣời học hiểu, phân biệt, soạn thảo văn hành thơng dụng II Mục tiêu mơn học: - Về kiến thức: + Trình bày đƣợc loại văn bản: văn hành chính,văn hợp đồng + Xác định đƣợc hình thức, nội dung quy trình soạn thảo văn + Liên hệ với thực tiễn vận dụng kiến thức học soạn thảo số văn hành thơng dụng hợp đồng dân sự, thƣơng mại - Về kỹ năng: + Phân loại đƣợc loại văn + Thực đƣợc phƣơng pháp, kỹ thuật soạn thảo loại văn thơng dụng: cơng văn, tờ trình, thông báo, định, lý hợp đồng, thảo hợp đồng, đơn từ khác - Về lực tự chủ trách nhiệm: công + Tuân thủ quy trình soạn thảo văn hình thức nội dung văn + Có tinh thần trách nhiệm tự học làm việc nhóm theo nhiệm vụ đƣợc phân Chƣơng 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN BẢN * Giới thiệu: Văn có từ lâu đời, qua nhiều năm thay đổi văn mang nhiều thể loại khác phục vụ nhu cầu đời sống khác xã hội, có văn thơng thƣờng, có văn mang tính pháp lý, có văn mang tính hành nhà nƣớc,… lại loại văn lại có vai trò chức khác đời sống Chúng ta cần phân biệt biết cách sử dụng cho phù hợp thể loại với lĩnh vực cụ thể * Mục tiêu: - Kiến thức: trình bày đƣợc khái niệm loại văn bản, phân loại văn bản, chức năng, vai trị văn hành - Kỹ năng: phân loại văn - Năng lực tự chủ trách nhiệm: có tinh thần tự học làm việc nhóm tốt, tự sếp hồn thành nhiệm vụ đƣợc giao * Nội dung Những khái niệm cần biết văn 1.1 Khái niệm văn Giao tiếp đƣợc ngƣời thực nhiều phƣơng tiện khác Trong đó, ngôn ngữ phƣơng tiện giao tiếp quan trọng Hoạt động giao tiếp ngơn ngữ diễn dƣới hình thức giao tiếp ngơn ngữ viết hình thức giao tiếp ngơn ngữ nói Sản phẩm q trình giao tiếp ngơn ngữ nói đƣợc gọi diễn ngơn, cịn sản phẩm q trình giao tiếp chữ viết văn Theo nghĩa rộng: Văn vừa sản phẩm, vừa phƣơng tiện hoạt động giao tiếp ngôn ngữ dạng viết, thƣờng tập hợp câu, có tính trọn vẹn nội dung, tính hồn chỉnh hình thức, có tính chặt chẽ hƣớng tớimột mục tiêu giao tiếp định Theo nghĩa hẹp: Văn khái niệm công văn, giấy tờ hình thành hoạt động quan, tổ chức Văn đƣợc chế tạo nhiều chất liệu: đá, da, lá, gỗ, đồng, thẻ tre, lụa giấy, đĩa CD, ,Sự đời văn nói chung bị chi phối nhiều nhân tố q trình giao tiếp nhƣ: mục đích giao tiếp, hoàn cảnh giao tiếp, nhân vật giao tiếp, cách thức giao tiếp, phƣơng tiện giao tiếp Sự phân loại văn dựa vào nhiều tiêu chí khác Khái niệm văn quản lý 1.2 Khái niệm văn quản lý: Văn quản lý văn đƣợc hình thành sử dụng hoạt động quản lý, chúng đƣợc sử dụng nhƣ phƣơng tiện để ghi lại truyền đạt định quản lý thơng tin cần thiết hình thành quản lý 1.3 Khái niệm văn quản lý Nhà nƣớc Văn quản lý nhà nƣớc đƣợc hiểu văn chứa đựng định thông tin quản lý quan quản lý nhà nƣớc ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội Nhà nƣớc quan nhà nƣớc với tổ chức công dân Trong thực tế, văn quản lý Nhà nƣớc đƣợc sử dụng nhƣ công cụ Nhà nƣớc pháp quyền thể chế hoá quy định pháp luật thành văn nhằm quản lý xã hội Khi nói đến văn quản lý nhà nước nói đến loại văn tổ chức đặc biệt xã hội, Nhà nước Tính đặc biệt văn quản lý nhà nước thể đặc điểm sau:  Về chủ thể ban hành: văn quản lý nhà nƣớc quan Nhà nƣớc, ngƣời có thẩm quyền soạn thảo ban hành Chỉ có văn ngƣời thẩm quyền ban hành có ý nghĩa pháp lý Không phải chủ thể đƣợc ban hành loại văn quản lý mà đƣợc ban hành loại văn định phạm vi thẩm quyền để thực chức nhiệm vụ  Về mục đích ban hành: văn quản lý nhà nƣớc đƣợc ban hành nhằm mục đích thực nhiệm vụ, chức Nhà nƣớc  Đối tượng áp dụng: Văn quản lý Nhà nƣớc mang tính cơng quyền, đƣợc ban hành để tác động đến mặt đời sống xã hội, sở pháp lý quan trọng cho hoạt động cụ thể quan, tổ chức, cá nhân Tên quan, tổ chức chức danh nhà nƣớc ban hành định Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nƣớc ban hành định Địa danh Trích yếu nội dung định Thẩm quyền ban hành định thuộc ngƣời đứng đầu quan, tổ chức ghi chức vụ ngƣời đứng đầu; thẩm quyền ban hành định thuộc tập thể lãnh đạo quan, tổ chức ghi tên tập thể tên quan, tổ chức Các để ban hành định Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo số lƣợng lƣu (nếu cần) Ký hiệu ngƣời soạn thảo văn số lƣợng phát hành (nếu cần) Mẫu 1.4 - Văn có tên loại TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: / - .5 , ngày tháng năm TÊN LOẠI VĂN BẢN .8 / Nơi nhận: - ; - ; - Lƣu: VT, 10 QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƢỜI KÝ (Chữ ký người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số quan, tổ chức) Họ tên Ghi chú: Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) 88 Tên quan, tổ chức chức danh nhà nƣớc ban hành văn Chữ viết tắt tên loại văn Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nƣớc ban hành văn Địa danh Tên loại văn Mẫu áp dụng chung hình thức văn hành có ghi tên loại gồm: thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hƣớng dẫn, chƣơng trình, kế hoạch, phƣơng án, đề án, dự án, báo cáo, tờ trình, giấy ủy quyền, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo Trích yếu nội dung văn Nội dung văn Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo số lƣợng lƣu (nếu cần) 10 Ký hiệu ngƣời soạn thảo văn số lƣợng phát hành (nếu cần) Mẫu 1.5 - Công văn TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 Số: / - CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc , ngày tháng năm V/v Kính gửi: - ; - .7 / Nơi nhận: - Nhƣ trên; - ; - Lƣu: VT, QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƢỜI KÝ (Chữ ký người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số quan, tổ chức) Họ tên .10 89 Ghi chú: Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) Tên quan, tổ chức chức danh nhà nƣớc ban hành công văn Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nƣớc ban hành công văn Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn Địa danh Trích yếu nội dung cơng văn Nội dung công văn Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo số lƣợng lƣu (nếu cần) Ký hiệu ngƣời soạn thảo văn số lƣợng phát hành (nếu cần) 10 Địa quan, tổ chức; thƣ điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (nếu cần) Mẫu 1.6 - Cơng điện TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /CĐ- .4 , ngày tháng năm CÔNG ĐIỆN điện: - .7 .; - / Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƢỜI KÝ - ; (Chữ ký người có thẩm quyền, 90 dấu/chữ ký số quan, tổ chức) - ; 10 - Lƣu: VT, Họ tên Ghi chú: Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) Tên quan, tổ chức chức danh nhà nƣớc ban hành công điện Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nƣớc ban hành công điện Địa danh Trích yếu nội dung điện Tên quan, tổ chức chức danh ngƣời đứng đầu Tên quan, tổ chức nhận điện Nội dung điện Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo số lƣợng lƣu (nếu cần) 10 Ký hiệu ngƣời soạn thảo văn số lƣợng phát hành (nếu cần) Mẫu 1.7 - Giấy mời TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: /GM- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc , ngày tháng năm GIẤY MỜI trân trọng kính mời: Tới dự Chủ trì: Thời gian: Địa điểm: .8 ./ 91 Nơi nhận: - ; - ; - Lƣu: VT, 10 QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƢỜI KÝ (Chữ ký người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số quan, tổ chức) Họ tên Ghi chú: Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) Tên quan, tổ chức ban hành giấy mời Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành giấy mời Địa danh Trích yếu nội dung họp Tên quan, tổ chức họ tên, chức vụ, đơn vị công tác ngƣời đƣợc mời Tên (nội dung) họp, hội thảo, hội nghị v.v Các vấn đề cần lƣu ý Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo số lƣợng lƣu (nếu cần) 10 Ký hiệu ngƣời soạn thảo văn số lƣợng phát hành (nếu cần) Mẫu 1.8 - Giấy giới thiệu TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 Số: /GGT- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc , ngày tháng năm GIẤY GIỚI THIỆU trân trọng giới thiệu: Ông (bà) Chức vụ: Đƣợc cử đến: Về việc: 92 Đề nghị Quý quan tạo điều kiện để ơng (bà) có tên hồn thành nhiệm vụ Giấy có giá trị đến hết ngày / Nơi nhận: - Nhƣ trên; - Lƣu: VT QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƢỜI KÝ (Chữ ký người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số quan, tổ chức) Họ tên Ghi chú: Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) Tên quan, tổ chức ban hành văn (cấp giấy giới thiệu) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành văn Địa danh Họ tên, chức vụ đơn vị công tác ngƣời đƣợc giới thiệu Tên quan, tổ chức đƣợc giới thiệu tới làm việc Mẫu 1.9 - Biên TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /BB- BIÊN BẢN Thời gian bắt đầu: Địa điểm: 93 Thành phần tham dự: …………………………………………………………………………… Chủ trì (chủ tọa): Thƣ ký (ngƣời ghi biên bản): Nội dung (theo diễn biến họp/hội nghị/hội thảo): Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào , ngày tháng năm / THƢ KÝ CHỦ TỌA (Chữ ký) (Chữ ký người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số quan, tổ chức (nếu có)5) Họ tên Họ tên Nơi nhận: - ; - Lƣu: VT, Hồ sơ Ghi chú: Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) Tên quan, tổ chức ban hành văn Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành văn Tên họp hội nghị, hội thảo Ghi chức vụ quyền (nếu cần) Mẫu 1.10 - Giấy nghỉ phép TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /GNP- .4 , ngày tháng năm 94 GIẤY NGHỈ PHÉP Xét Đơn đề nghị nghỉ phép ngày ông (bà) … cấp cho: Ông (bà): Chức vụ: Đƣợc nghỉ phép thời gian kể từ ngày đến hết ngày Số ngày nghỉ phép nêu đƣợc tính vào thời gian ./ Nơi nhận: - ; - Lƣu: VT, Xác nhận quan (tổ chức) quyền địa phương nơi nghỉ phép (nếu cần) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƢỜI KÝ (Chữ ký người có thẩm quyền dấu/chữ ký số quan, tổ chức) Họ tên (Chữ ký, dấu) Họ tên Ghi chú: Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) Tên quan, tổ chức cấp giấy nghỉ phép Chữ viết tắt tên quan, tổ chức cấp giấy nghỉ phép Địa danh Họ tên, chức vụ đơn vị công tác ngƣời đƣợc cấp giấy phép Nơi nghỉ phép Thời gian nghỉ theo Luật Lao động (nghỉ hàng năm có lƣơng nghỉ khơng hƣởng lƣơng nghỉ việc riêng mà hƣởng nguyên lƣơng ) Ngƣời đƣợc cấp giấy nghỉ phép Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo số lƣợng lƣu (nếu cần) Mẫu văn (đƣợc ban hành, phê duyệt kèm theo định) văn điện tử (*) 95 Số: ; ngày/tháng/năm; giờ: phút: giây5 TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự - Hạnh phúc TÊN LOẠI VĂN BẢN (Kèm theo Quyết định số /QĐ- ngày tháng năm )2 Điều Điều Điều / Ghi chú: * Mẫu áp dụng với văn điện tử kèm theo không tệp tin với nội dung Quyết định ban hành hay phê duyệt Trích yếu nội dung văn Đối với văn điện tử, điền thơng tin vị trí Nội dung văn kèm theo Số ký hiệu Quyết định ban hành hay phê duyệt Thời gian ký số quan, tổ chức (ngày tháng năm; phút giây; múi Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) 96 Mẫu văn (đƣợc ban hành, phê duyệt kèm theo định) văn giấy TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TÊN LOẠI VĂN BẢN (Kèm theo Quyết định số /QĐ- ngày tháng năm )2 Điều Điều Điều ./ Ghi chú: Trích yếu nội dung văn Số, ký hiệu, thời gian ban hành tên quan ban hành Quyết định Nội dung văn kèm theo 97 Phụ lục II SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Vị trí trình bày thành phần thể thức Ơ số : Thành phần thể thức văn : Quốc hiệu Tiêu ngữ : Tên quan, tổ chức ban hành văn : Số, ký hiệu văn : Địa danh thời gian ban hành văn 5a : Tên loại trích yếu nội dung văn 5b : Trích yếu nội dung công văn : Nội dung văn 7a, 7b, 7c 9a, 9b : Chức vụ, họ tên chữ ký ngƣời có thẩm quyền : Dấu, Chữ ký số quan, tổ chức : Nơi nhận 10a : Dấu độ mật 10b : Dấu mức độ khẩn 11 : Chỉ dẫn phạm vi lƣu hành 12 : Ký hiệu ngƣời soạn thảo văn số lƣợng phát hành 13 : Địa quan, tổ chức; thƣ điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax 14 : Chữ ký số quan, tổ chức cho văn sang định dạng điện tử Sơ đồ 98 99 MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Ví dụ minh hoạ Thành phần thể Cỡ thức chi tiết Loại chữ Kiểu chữ Cỡ chữ1 Phông chữ Times New Roman trình bày chữ Quốc hiệu Tiêu ngữ - Quốc hiệu In hoa 12-13 Đứng, đậm CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 12 ST T - Tiêu ngữ In thƣờng 13-14 Đứng, đậm - Dòng kẻ bên dƣới Tên quan, tổ chức ban hành văn - Tên quan, tổ Đứng chức chủ quản trực In hoa 12-13 tiếp - Tên quan, tổ chức ban hành văn In hoa 12-13 Đứng, đậm Độc lập - Tự - Hạnh phúc 13 BỘ NỘI VỤ 12 CỤC VĂN THƢ VÀ LƢU TRỮ NHÀ NƢỚC 12 -bản Dòng kẻ bên dƣới _ Số, ký hiệu văn In thƣờng 13 Đứng Số: 15/QĐ-BNV; Số: 05/BNV-VP; Số: 12/UBNDVX 13 Địa danh thời Hà Nội, ngày 05 tháng 01 năm 2020 gian ban hành văn In thƣờng 13-14 Nghiêng 13 Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng năm 2019 Tên loại trích yếu nội dung văn Đối với văn có a tên loại - Tên loại văn In hoa 13 - 14 Đứng, đậm 14 CHỈ THỊ - Trích yếu nội dung In thƣờng 13-14 Đứng, đậm - Dòng kẻ bên dƣới b Đối với cơng văn Trích yếu nội dung In thƣờng Nội dung văn In thƣờng Gồm phần, chƣơng, a mục, tiểu mục, điều, -khoản, Từđiểm ―Phần‖, ―Chƣơng‖ số thứ In thƣờng tự phần, chƣơng - Tiêu đề phần, In hoa chƣơng - Từ ―Mục‖ số In thƣờng thứ tự - Tiêu đề mục In hoa - Từ ―Tiểu mục‖ In thƣờng số thứ tựđề tiểu In hoa - Tiêu mục - Điều In thƣờng - Khoản - Điểm b Gồm phần, khoản, điểm Về cơng tác phịng, chống lụt bão 14 12-13 13-14 Đứng Đứng V/v nâng bậc lƣơng năm 2019 Trong công tác đạo 12 14 13-14 Đứng, đậm Phần Chƣơng I 14 13-14 Đứng, đậm QUY ĐỊNH CHUNG QUY ĐỊNH CHUNG 14 13-14 Đứng, đậm Mục 13-14 Đứng, đậm QUẢN LÝ VẢN BẢN 13-14 Đứng, đậm Tiểu mục 13-14 Đứng, đậm QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 13 - 14 Đứng, đậm Điều Bản văn 14 14 14 14 14 In thƣờng 13-14 Đứng Các hình thức 14 In thƣờng 13-14 Đứng a) Đối với 14 mục, 100 - Từ ―Phần‖ số In thƣờng 13-14 Đứng, đậm Phần thứ tự - Tiêu đề phần In hoa 13-14 Đứng, đậm TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ - Số thứ tự tiêu In hoa 13-14 Đứng, đậm I NHỮNG KẾT QUẢ đề mục - Khoản: Trƣờng hợp có tiêu In thƣờng đề Trƣờng hợp khơng In thƣờng có tiêu đề - Điểm In thƣờng Chức vụ, họ tên -ngƣời Quyền cóhạn thẩm In hoa quyền ngƣời ký - Chức vụ ngƣời In hoa ký - Họ tên ngƣời In thƣờng ký Nơi nhận Từ ―Kính gửi‖ a In thƣờng tên quan, tổ chức, cá nhân - Gửi nơi nhận văn - Gửi nhiều nơi 13-14 Đứng, đậm Phạm vi đối tƣợng áp dụng 14 14 14 14 13-14 Đứng Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày 14 13-14 Đứng a) Đối với 14 13 - 14 Đứng, đậm 13-14 Đứng, đậm TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH 13 - 14 Đứng, đậm Nguyễn Văn A 13 -14 KT BỘ TRƢỞNG THỨ TRƢỞNG Trần Văn B Đứng 14 14 14 14 Kính gửi: Bộ Nội vụ 14 Kính gửi: - Bộ Nội vụ; - Bộ Kế hoạch Đầu tƣ; - Bộ Tài 14 Từ ―Nơi nhận‖ tên quan, tổ cá nhân Nghiêng, Nơi nhận: Nơi nhận: (đối -chức, Từ ―Nơi nhận‖nhận In thƣờng 12 12 bảncơ quan, tổ đậm công văn) -văn Tên -với Nhƣ trên; - Các bộ, quan ngang bộ, ; chức, cá nhân nhận In thƣờng 11 Đứng - Lƣu: VT, 11 - Lƣu: VT, TCCB văn NVĐP Phụ lục văn - Từ ―Phụ lục‖ số In thƣờng 14 Đứng, đậm 14 Phụ lục I thứ tự phụ lục - Tiêu đề phụ In hoa 13-14 Đứng, đậm BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 14 lục Dấu chi mức độ HỎA THƢỢNG 10 In hoa 13 - 14 Đứng, đậm 13 KHẨN khẩn TỐC KHẨN Ký hiệu ngƣời soạn 11 thảo văn số In thƣờng 11 Đứng PL.(300) 11 lƣợng hành Địa chỈ cơphát quan, tổ Số: 12 chức; thƣ điện tử; In thƣờng 11 - 12 Đứng ĐT: Fax: 11 trang thông tin điện E-Mail: Website: tử; số điện thoại; số Chỉ dẫn phạm vi LƢU HÀNH 13 In hoa 13-14 Đứng, đậm 13 XEM XONG TRẢ LẠI lƣu hành NỘI BỘ 14 Số trang In thƣờng 13-14 Đứng 2, 7, 13 14 b -1 Cỡ chữ văn tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu cỡ chữ 13, Tiêu ngữ cỡ chữ 14, địa danh ngày, tháng, năm văn cỡ chữ 14 Quốc hiệu cỡ chữ 12, Tiêu ngữ cỡ chữ 13, địa danh ngày, tháng, năm văn cỡ chữ 13 101 TÀI LIỆU THAM KHẢO  [1] Nguyễn Hoàng Dung (2015), ―Kỹ thuật soạn thảo văn bản‖, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội [2] Nghị định 30/2020/NĐ-CP công tác văn thƣ [3] Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ hƣớng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 102 ... chung kỹ thuật soạn thảo văn 1.1 Khái niệm kỹ thuật soạn thảo văn Kỹ thuật soạn thảo văn quy trình, địi hỏi trình diễn cách liên tục từ chuẩn bị soạn thảo đến soạn thảo, chuyển văn đến nơi thi... lý văn Phần kỹ soạn thảo số loại văn cụ thể nhằm trang bị cho người học kỹ để soạn thảo văn hành chính, thể thức hợp đồng Học phần không giúp người học tiếp cận kỹ soạn thảo văn bản, soạn thảo. .. câu) 39 Soạn thảo văn bản: 41 4.1 Soạn thảo văn hành cá biệt 41 4.2 Soạn thảo văn hành thơng thƣờng 43 Chƣơng 4: QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 47 Công tác