GIÁO TRÌNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA - QUAN HỆ DOANH NGHIỆP THS ĐẶNG THÚY ANH ===  === GIÁO TRÌNH HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ VINH, NĂM 2011 =  = TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA - QUAN HỆ DOANH NGHIỆP THS ĐẶNG THÚY ANH ===  === GIÁO TRÌNH HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ VINH, NĂM 2011 =  = LỜI MỞ ĐẦU Việc xây dựng hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội doanh nghiệp Việt nam chưa thực ý Một nguyên nhân dẫn đến điều chưa hiểu rõ chất, vai trị, mục tiêu hệ thống kiểm sốt nội Đối với nhà quản lý doanh nghiệp, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội giải pháp để nâng cao hiệu kinh doanh Với mong muốn giúp cho bạn đọc hiểu rõ hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp, giảm bớt nhầm lẫn kiểm soát nội với kiểm toán nội bộ, giáo trình Hệ thống kiểm sốt nội biên soạn Với kết cấu gồm chương, chúng tơi hy vọng giáo trình cung cấp nhiều kiến thức bổ ích cho sinh viên khơng ngành kế tốn mà cịn sinh viên ngành quản trị kinh doanh với bạn đọc khác Chương I: Tổng quan hệ thống kiểm soát nội Chương II: Kiểm soát nội nghiệp vụ chủ yếu doanh nghiệp Chương III: Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội doanh nghiệp Chương IV: Trình tự nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội kiểm toán viên Cùng với phần lý luận chương có phần tập câu hỏi tác giả chương biên soạn Tham gia biên soạn gồm: Th.S Đặng Thuý Anh – Chủ biên- biên soạn Chương thứ nhất, Chương thứ hai GV Nguyễn Thị Diệu Thuý biên soạn Chương thứ ba, Chương thứ tư Đây giáo trình biên soạn lần đầu, tập thể tác giả nỗ lực nhiều trình biên soạn biên tập giáo trình khơng thể tránh khỏi thiếu sót nội dung hình thức Chúng hy vọng nhận nhiều ý kiến đóng góp bạn đọc để giáo trình hoàn thiện lần tái sau Tập thể tác giả HTKSNB KSNB SXKD DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Hệ thống kiểm soát nội Kiểm soát nội Sản xuất kinh doanh CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Mục tiêu chương: Sau nghiên cứu chương, người đọc hiểu khái niệm, chất hệ thống kiểm soát nội bộ, mục tiêu, cần thiết, lợi ích hệ thống yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội Nội dung chương tập trung làm rõ vấn đề sau: - Khái niệm yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội - Sự cần thiết lợi ích hệ thống kiểm sốt nội 1.1 Khái niệm Trong hoạt động doanh nghiệp, chức kiểm tra, kiểm sốt ln giữ vai trị quan trọng trình quản lý thực chủ yếu qua hệ thống kiểm soát nội (HTKSNB) doanh nghiệp Có nhiều định nghĩa HTKSNB, cụ thể: Theo Spencer Picket, tác giả “Internal Control: A Manager’s Journey”, “Hệ thống kiểm soát nội chế để đảm bảo đạt mục tiêu Hệ thống kiểm soát tốt tăng cường hiệu quả, đảm bảo tuân thủ pháp luật quy tắc, có thơng tin tốt, loại trừ lỗi lạm dụng” Theo chuẩn mực kiểm soát Hiệp hội kế toán Canada (CICA), “Kiểm soát nội bao gồm tất thành phần tổ chức hỗ trợ để đạt mục tiêu tổ chức Các thành phần bao gồm nguồn lực, hệ thống, tiến trình, văn hố, cấu nhiệm vụ” Theo hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountants – EAA) định nghĩa HTKSNB đưa sau: “ Một hệ thống kiểm sốt tồn diện có kinh nghiệm tài lĩnh vực khác thành lập Ban quản lý nhằm: - Tiến hành hoạt động kinh doanh đơn vị trật tự có hiệu - Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh Ban quản trị - Giữ an toàn tài sản - Đảm bảo tính tồn diện xác số liệu hạch toán, thành phần riêng lẻ HTKSNB coi hoạt động kiểm tra hoạt động kiểm tra nội Theo Uỷ ban Hỗ trợ tổ chức Mỹ (COSO), “Kiểm soát nội tiến trình thiết kế nhà quản lý để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm đạt mục tiêu: Hiệu lực hiệu hoạt động; Sự tin cậy báo cáo tài tuân thủ luật pháp quy tắc tổ chức” Theo mục 10, Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro kiểm sốt nội “Hệ thống kiểm sốt nội quy định thủ tục kiểm soát đơn vị kiểm toán xây dựng áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa phát gian lận, sai sót Để lập báo cáo tài trung thực hợp lý Nhằm bảo vệ, quản lý sử dụng có hiệu tài sản đơn vị HTKSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán thủ tục kiểm sốt” Tuy có nhiều cách định nghĩa khác KSNB, song chúng có điểm chung giảm bớt nguy tiềm ẩn sản xuất kinh doanh; đảm bảo tính xác số liệu kế tốn báo cáo tài chính; đảm bảo thực chế độ pháp lý Cụ thể, HTKSNB hệ thống sách thủ tục nhằm bốn mục tiêu: Thứ bảo vệ tài sản doanh nghiệp: Tài sản doanh nghiệp nhạy cảm với vấn đề gian lận, biển thủ, cắp, hư hỏng, sử dụng khơng mục đích nên chúng cần bảo vệ hệ thống kiểm soát thích hợp Điều tương tự số tài sản phi vật chất tài liệu quan trọng (các hợp đồng bảo mật nhà nước) sổ sách Sự bảo vệ số tài sản sổ sách định trở nên ngày quan trọng kể từ có hệ thống máy tính Số lượng lớn thông tin tồn trữ phương tiện máy tính đĩa từ bị phá hoại không cẩn trọng bảo vệ chúng Thứ hai đảm bảo độ tin cậy thơng tin: Thơng tin kinh tế, tài máy kế toán xử lý tổng hợp quan trọng cho việc hình thành định nhà quản lý Như thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời thời gian, tính xác tin cậy thực trạng hoạt động phản ánh đầy đủ khách quan nội dung chủ yếu hoạt động kinh tế tài Các nhà quản lý chịu trách nhiệm lập báo cáo tài trung thực, hợp lý, phù hợp với chuẩn mực chế độ kế toán hành chấp nhận Thứ ba đảm bảo việc thực chế độ pháp lý: HTKSNB thiết kế doanh nghiệp phải đảm bảo định chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phải tuân thủ mức Cụ thể HTKSNB cần trì kiểm tra việc tn thủ sách có liên quan đến hoạt động doanh nghiệp, ngăn chặn phát kịp thời xử lý sai phạm gian lận hoạt động doanh nghiệp đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, xác việc lập báo cáo tài trung thực khách quan Điều xuất phát từ trách nhiệm người quản lý hành vi không tuân thủ đơn vị Theo thông lệ chung, người chịu trách nhiệm trước pháp luật tính trung thực báo cáo tài việc tuân thủ luật pháp đơn vị người quản lý đơn vị Nói cách khác, việc ngăn ngừa phát sai phạm gian lận hay sai sót trách nhiệm người quản lý Bởi khơng thực điều này, chắn hoạt động đơn vị khơng có hiệu quả, thơng tin khơng trung thực, chí đơn vị bị giải thể hành vi khơng tn thủ pháp luật Đối với hành vi không tuân thủ, đoạn 08 chuẩn mực kiểm tốn Việt nam số 250 – Xem xét tính tuân thủ pháp luật quy định kiểm tốn báo cáo tài – xác định: “ Giám đốc (hoặc người đứng đầu) đơn vị kiểm toán có trách nhiệm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật quy định hành, ngăn ngừa, phát xử lý hành vi không tuân thủ pháp luật quy định đơn vị” Thứ tư đảm bảo hiệu hoạt động hiệu quản lý: Các q trình kiểm sốt đơn vị thiết kế nhằm ngăn ngừa lặp lại không cần thiết tác nghiệp, gây lãng phí hoạt động sử dụng hiệu nguồn lực doang nghiệp Hệ thống kiểm soát nội giúp đơn vị bảo vệ sử dụng có hiệu nguồn lực, bảo mật thơng tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực chiến lược kinh doanh đơn vị Bên cạnh đó, định kỳ nhà quản lý thường đánh giá kết hoạt động doanh nghiệp thực chế giám sát HTKSNB doanh nghiệp nhằm nâng cao khả quản lý, điều hành máy quản lý doanh nghiệp Như vậy, nằm thể thống song bốn mục tiêu đơi có mâu thuẫn với tính hiệu hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách cung cấp thông tin đầy đủ tin cậy Nhiệm vụ nhà quản lý xây dựng hệ thống kiểm soát nội cách hữu hiệu kết hợp hài hồ lợi ích 1.2 Sự cần thiết lợi ích hệ thống kiểm sốt nội HTKSNB thực chất tích hợp loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy, sách nỗ lực thành viên tổ chức để bảo đảm tổ chức hoạt động hiệu quả, đạt mục tiêu đặt cách hợp lý Có thể hiểu đơn giản HTKSNB hệ thống tất mà tổ chức cần làm để có điều muốn có tránh điều muốn tránh Cũng nguyên tắc mà hệ thống quản lý khác có chuẩn mực quốc tế ISO đảm bảo hoạt động hiệu tổ chức Trong tổ chức, thống xung đột quyền lợi chung – quyền lợi riêng người sử dụng lao động với người lao động ln tồn song hành Nếu khơng có HTKSNB, việc giải mâu thuẫn lợi ích riêng người lao động lợi ích chung tồn tổ chức, người sử dụng lao động khó, làm để người lao động khơng quyền lợi riêng mà làm điều thiệt hại đến lợi ích chung tổ chức, làm quản lý rủi ro tiềm ẩn sản xuất kinh doanh, làm phân quyền uỷ nhiệm giao việc cho cấp cách xác, khoa học dựa tin tưởng cảm tính Một hệ thống kiểm sốt nội vững mạnh đem lại cho tổ chức lợi ích: - Giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn sản xuất kinh doanh chẳng hạn hàng hoá bị hỏng, bị bão lụt, hoả hoạn, cháy nổ, sai sót người lao động vơ tình gây thiệt hại sản xuất tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm - Giữ tài sản khỏi bị hư hỏng, mát hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp - Đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động tổ chức quy định luật pháp - Đảm bảo tổ chức hoạt động có hiệu sử dụng tối ưu nguồn lực đạt mục tiêu đặt - Bảo vệ quyền lợi nhà đầu tư, cổ đơng gây dựng lịng tin họ Ban giám đốc doanh nghiệp có trách nhiệm thành lập, điều hành kiểm soát HTKSNB phù hợp với mục tiêu tổ chức Để hệ thống vận hành tốt, cần tuân thủ số nguyên tắc như: xây dựng mơi trường văn hố trọng đến liêm chính, đạo đức nghề nghiệp với quy định rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn quyền lợi Các quy trình hoạt động kiểm sốt nội văn hoá rõ ràng truyền đạt rộng rãi nội tổ chức Xác định rõ hoạt động tiềm ẩn có quy rủi ro cao Mọi hoạt động quan trọng phải ghi lại văn Bất thành viên tổ chức phải tuân thủ HTKSNB, quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra kiểm soát, kiểm tra định kỳ nâng cao hiệu biện pháp kiểm soát nội Ở Việt nam, theo đánh giá nhiều chuyên gia, phần lớn doanh nghiệp chưa hiểu rõ cần thiết, lợi ích cách xây dựng, tổ chức vận hành HTKSNB Cơng tác kiểm tra, kiểm sốt thường chồng chéo, phiến diện, tập trung vào cá số kinh tế, tài kết cuối với thói quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm trọng kiểm tra, kiểm sốt tồn hoạt động tổ chức, lấy ngăn chặn, phịng ngừa 1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm sốt nội Có nhiều cách phân chia thành phần cấu thành HTKSNB Theo Chuẩn mực kiểm toán VN số 400 HTKSNB bao gồm phận cấu thành: Mơi trường kiểm sốt, hệ thống kế tốn, thủ tục kiểm soát kiểm toán nội 1.3.1 Mơi trường kiểm sốt Mơi trường kiểm sốt bao gồm toàn nhân tố bên bên doanh nghiệp có tính chất mơi trường tác động đến việc thiết kế sách, thủ tục kiểm sốt, tác động đến hoạt động tính hữu hiệu sách đơn vị Các nhân tố có tính chất mơi trường bao gồm: Thứ nhất: Đặc thù quản lý Các đặc thù quản lý thể qua nhận thức, quan điểm, hành động khác nhà quản lý việc điều hành hoạt động doanh nghiệp Chính nhà quản lý đặc biệt nhà quản lý cấp cao phê chuẩn định, sách thủ tục kiểm soát áp dụng doanh nghiệp Cụ thể, nhà quản lý coi trọng vấn đề mở rộng chiếm lĩnh thị trường họ thực loạt hành động, sách nhằm mở rộng thị trường mở thêm cửa hàng, tuyển thêm nhân viên tiếp thị, tăng chi phí quảng cáo Vậy quan điểm có phản ứng dây truyền việc xây dựng củng cố HTKSNB doanh nghiệp phải thay đổi định mức chi phí quảng cáo, chi phí cho nhân viên kinh doanh tiếp thị, chi phí quản lý cửa hàng Các quan điểm có ảnh hưởng trực tiếp đến sách, chế độ, quy định cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát doanh nghiệp Đặc thù quản lý thể cấu quyền lực hay phân bổ quyền lực đơn vị Một số đơn vị, việc quản lý tập trung chi phối cá nhân Trong trường hợp phẩm chất lực người nắm quyền tập trung có ảnh hưởng lớn đến sách, thủ tục kiểm sốt Ngược lại, số đơn vị, quyền lực phân tán cho nhiều người máy quản lý Việc phân quyền có ảnh hưởng đến tính hữu hiệu HTKSNB, cụ thể xây dựng sách, quy định đơn vị có nhiều ý kiến đóng góp, nhận xét kiểm tra, đánh 10