Thông tin tài liệu
lOMoARcPSD|11617700 TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC BÀI THẢO LUẬN Đề tài: Thực tiễn tổ chức họp Công ty cổ phần vận tải Sài Gịn Học phần Nhóm Mã lớp học phần Giảng viên : Quản trị HCVP :5 :2237CEMG2431 : Bùi Thị Thu Hà Hà Nội – 2022 MỤC LỤC lOMoARcPSD|11617700 Mở đầu 1.1, Giới thiệu khái quát Công ty cổ phần vận tải Sài Gòn 1.1.1, Giới thiệu khái qt Cơng ty cổ phần vận tải Sài Gịn 1.1.2, Cơ cấu tổ chức 1.2, Thực trạng công tác tổ chức họp đại hội đồng cổ đông thường niên Công ty cổ phần vận tải Sài Gòn 1.2.1, Một số loại hình hội họp cơng ty cổ phần vận tải Sài Gòn 1.2.2, Cuộc họp “Đại hội đồng cổ đông thường niên” công ty cổ phần vận tải Sài Gòn 1.2.2.1, Chuẩn bị cho họp 1.2.2.2, Tiến hành họp .12 1.2.2.3, Sau kết thúc họp .14 1.3, Nhận xét 14 1.3.1, Ưu điểm .14 1.3.2, Nhược điểm 15 1.3.3, Nguyên nhân .15 1.4 Một số biện pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức họp công ty cổ phần vận tải sài Gòn 16 1.4.1, Ban hành Quy chế tổ chức hội họp để hướng dẫn, thực hiện, kiểm tra, đánh giá công tác tổ chức hội họp công ty 16 1.4.2, Nâng cao vai trò người lãnh đạo (Người điều hành) công tác tổ chức hội họp 16 1.4.3, Nâng cao nghiệp vụ cán nhân viên văn phịng cơng tác tổ chức hội họp 17 1.4.4, Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị cho tổ chức hội họp 17 1.4.5, Sử dụng hình thức họp trực tuyến cơng ty .18 Kết luận 19 Mở đầu lOMoARcPSD|11617700 Cuộc họp tổ chức thường xuyên quan, đơn vị Cuộc họp tổ chức nhằm trao đổi thông tin, phương tiện truyền đạt quản lý lãnh đạo tới đối tượng quản lý Nếu làm tốt công tác tổ chức họp sản phẩm cuối họp đưa định đúng, vừa đem lại lợi ích cho cá nhân đơn vị tổ chức mà đồng thời lại vừa thúc đẩy xã hội phát triển Bên cạnh họp cịn hình thức giao lưu văn hố nhằm phát huy tính dân chủ, tạo điều kiện cho người tham gia có hội đóng góp ý kiến để thúc đẩy cơng việc ngày có hiệu Qua thời gian tìm hiểu hoạt động Cơng ty cổ phần vận tải Sài Gịn giúp nhóm có nhìn tồn diện hơn, thực tế hoạt động doanh nghiệp Đặc biệt công tác tổ chức họp Công ty cách thức tiến hành tổ chức lợi ích mà họp đem lại cho thành công Công ty em thấy vai trò văn phòng tổ chức họp 1.1, Giới thiệu khái quát Cơng ty cổ phần vận tải Sài Gịn lOMoARcPSD|11617700 1.1.1, Giới thiệu khái quát Công ty cổ phần vận tải Sài Gịn Cơng Ty Cổ Phần Vận Tải Sài Gòn (VTSG) đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa ngồi nước Được thành lập ngày 24 tháng 05 năm 2001, tiền thân đơn vị vận tải hành khách ô tơ, có trụ sở TP HCM 30 bưu cục tỉnh đồng sông Cửu Long miền Đông Nam Bộ Với 20 năm hoạt động phát triển, Vận Tải Sài Gòn xứng tầm công ty hoạt động lĩnh vực vận chuyển chuyển phát hàng đầu miền Nam Việt Nam Thế mạnh VTSG vận chuyển hàng hóa đường nội địa với đội ngũ xe đường dài hùng hậu xe trung chuyển nội thành đủ loại trọng tải với mức giá tốt thời gian nhanh chóng Triết lý kinh doanh Với mục tiêu “Uy Tín – Chất Lượng – Nhanh Chóng - Chính Xác”, tồn thể cán cơng nhân viên Cơng Ty Cổ Phần vận tải Sài Gịn tâm xây dựng thương hiệu vững mạnh, đáp ứng cách tốt tin tưởng khách hàng Để thực với phương châm phục vụ "Chính xác với thời gian"công ty cam kết kiểm soát chặt chẽ nhằm đảm bảo tiến độ giao hàng yêu cầu chi phí tiết kiệm Các loại hình dịch vụ - Chuyển phát nhanh nước STC EXPRESS - Chuyển phát nhanh quốc tế Dịch vụ bốc dỡ vận chuyển Cảng Quốc Tế Mua bán ô tô, xe đầu kéo, thiết bị chuyên dùng, phụ tùng Mua bán, cho thuê xe cần cẩu, bốc dở hàng hóa Vận chuyển BAUXITE, ALUMINA, hóa chất, than đá Đối với dịch vụ chuyển phát nhanh nước VTSG chuyên phục vụ phương thức giao hàng đa dạng như: - Giao hàng tận nơi Giao nhận hàng văn phòng Vận chuyển hàng lẻ, hàng nguyên chuyến Trong tương lai gần, VTSG tham gia vào lĩnh vực vận chuyển hàng hóa đường hàng khơng đường hàng hải để đa dạng hóa dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu cao quý khách 1.1.2, Cơ cấu tổ chức - Đại hội đồng cổ đông: Bao gồm thành viên sáng lập cơng ty, góp vốn cổ phần theo điều lệ, tham dự phát biểu Đại hội đồng cổ đông thực quyền biểu trực tiếp thông qua đại diện theo ủy quyền lOMoARcPSD|11617700 - theo hình thức khác pháp luật quy định Mỗi cổ phần có phiếu biểu họp Hội đồng quản trị ban kiểm soát: Là phận đại hội đồng cổ đơng bầu ra, có nhiệm vụ đưa định quản lý quan trọng, kế hoạch sách phát triển cơng ty, hoạt động kiểm soát Ban kiểm soát Ban tổng giám đốc: Tổng giám đốc: người có tư cách pháp nhân, người đạo cao nhất, chịu trách nhiệm điều hành chung hoạt động Công ty Tổng giám đốc định phương hướng sản xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch tốn cơng tác đối ngoại có hiệu sử dụng vốn Phó tổng giám đốc: người giúp Tổng giám đốc quản lý nhân sự, quản lý giao dịch dự án hồn thiện Cơng ty,… Các đơn vị Cơng ty: Phịng Hành - Nhân sự: tổ chức quản lý nhân tồn Cơng ty xây dựng chương trình thi đua, khen thưởng quản lý thay đổi nhân phòng ban phận Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, phụ trách đón tiếp khách hàng Xây dựng bảng chấm công phương pháp trả lương, tổ chức tuyển dụng, đào tạo nhân cho toàn thể Công ty Xây dựng bảng nội quy, đề sách nhân Tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kế hoạch, phương thức quản lí tổ chức hoạt động nhân Cơng ty Phịng kế hoạch tổng hợp: lập kế hoạch đầu tư, kế hoạch tài theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Khảo sát thị trường, đưa đề án, kế hoạch phát triển, mở rộng kinh doanh, tăng lợi nhuận, doanh thu cho cơng ty Phịng tài - kế tốn: Lập kế hoạch tài theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty hình thức tiền tệ hạch tốn nghiệp vụ phát sinh hàng ngày Công ty Thông qua hạch toán khoản thu mua xuất nhập hàng hóa… xác định kết kinh doanh tốn với khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, quan thuế đồng thời theo dõi cấu vốn Phòng dự án vận tải nước: chịu trách nhiệm giám sát quản lý lập kế hoạch cho dự án vận tải nước Theo dõi báo cáo tiến độ thực dự án Phòng dự án vận tải quốc tế: chịu trách nhiệm giám sát quản lý dự án vận tải quốc tế, lập kế hoạch tiến hành theo dõi dự án vận tải quốc tế ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG lOMoARcPSD|11617700 HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SỐT BAN TỔNG GIÁM ĐỐC P.HC - NHÂN SỰ P.KẾ HOẠCH TỔNG HỢP P.TCKT DỰ ÁN VẬN TẢI TRONG NƯỚC DỰ ÁN VẬN TẢI QUỐC TẾ Sơ đồ cấu tổ chức cơng ty cổ phần vận tải Sài Gịn 1.2, Thực trạng công tác tổ chức họp đại hội đồng cổ đông thường niên Công ty cổ phần vận tải Sài Gịn 1.2.1, Một số loại hình hội họp công ty cổ phần vận tải Sài Gịn Hằng năm cơng ty cổ phần vận tải Sài Gòn tổ chức từ 300-400 họp lớn nhỏ tùy theo mục đích, nội dung, tình hình, kế hoạch ban lãnh đạo công ty Phần lớn họp cơng ty họp bình thường, khơng mang tính nghi thức họp giao ban, họp theo tháng, quý, năm; Họp giải công việc lãnh đạo; Họp chun mơn phịng ban Riêng năm 2020, Công ty ký thư mời họp, hội nghị Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Phó Giám đốc Cơng ty chủ trì 330 cuộc, bình quân 0,9 họp ngày làm việc (chưa kể Chủ tịch, Tổng giám đốc Công ty phải tham dự họp số quan nhà nước đối tác mời tham dự) Trong 06 tháng đầu năm 2020, Chủ tịch, Tổng giám đốc, Phó Giám đốc tổ chức tham gia 260 họp, bình quân ngày làm việc Chính cơng tác tổ chức hội họp ban lãnh đạo phạn hành - văn phịng quan tâm lOMoARcPSD|11617700 1.2.2, Cuộc họp “Đại hội đồng cổ đông thường niên” cơng ty cổ phần vận tải Sài Gịn 1.2.2.1, Chuẩn bị cho họp Theo quy định luật doanh nghiệp, quy định tổ chức hội họp công ty, Công ty cổ cần phải tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông thường niên thời hạn bốn tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài gia hạn khơng q sáu tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài Cơng ty Phịng hành nhân có trách nhiệm giúp ban lãnh đạo tổ chức họp theo chủ trương, kế hoạch mà ban lãnh đạo đề Ban Tổng giám đốc người chịu trách nhiệm trực tiếp việc triệu tập, chủ trì, điều khiển họp trừ trường hợp ủy quyền cho người khác Người chịu trách nhiệm tiến hành họp có trách nhiệm chuẩn bị phần sau đây: A, Mục tiêu, yêu cầu tổ chức hội họp: Họp đại hội đồng cổ đông thường niên tổ chức theo luật doanh nghiệp thời hạn bốn tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài gia hạn khơng q sáu tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài Cơng ty Mục tiêu họp để thơng báo đến cổ đơng tình hình hoạt động công ty năm vừa qua phương hướng nhiệm vụ năm tới thơng qua Báo cáo tài chính, kết hoạt động kinh doanh, kế hoạch kinh doanh năm tới, phân phối lợi nhuận việc lựa chọn cơng ty kiểm tốn Nội dung họp Các nội dung họp bao gồm: - Kế hoạch kinh doanh năm 2020 Công ty cổ phần vận tải Sài Gòn Báo cáo kết hoạt động kinh doanh năm 2019 kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2020 Báo cáo hoạt động Ban kiểm soát năm 2019 kế hoạch kiểm tra giám sát năm 2020 Thơng qua Báo cáo tài năm 2019 Cơng ty cổ phần vận tải Sài Gịn kiểm tốn Cơng ty Kiểm tốn Nhà Nước Việt Nam Phương án phân phối lợi nhuận, trích lập quỹ cổ tức năm 2019 dự kiến năm 2020 Thông qua việc chi trả thù lao HĐQT, BKS chi năm 2019 kế hoạch chi trả năm 2020 Chọn đơn vị kiểm toán Báo cáo tài năm 2020 B, Xây dựng kế hoạch tổ chức họp Xác định thành phần tham dự họp lOMoARcPSD|11617700 Danh sách thành phần tham dự bao gồm: Là Đại biểu, Khách mời, Ban lãnh đạo đại diện phận, đơn vị cơng ty (Có danh sách kèm theo) Danh sách chủ tọa xem xét, ký duyệt Thông báo giấy mời gửi trước họp diễn tuần Bộ phận HCNS có trách nhiệm soạn thảo gửi giấy mời đến cá nhân tổ chức mời đến tham dự họp, danh sách đại biểu khách mời phải lập xem xét kỹ lưỡng, tránh bị thiếu sót sai thông tin đại biểu, khách mời Theo Điều lệ công ty: Danh sách cổ đơng có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông thường niên lập dựa sổ đăng ký cổ đông công ty Danh sách lập có định triệu tập phải lập xong chậm ba mươi ngày trước ngày khai mạc họp Đại hội đồng cổ đông Việc lập danh sách khách mời dựa theo quy định Nhà nước: Thông báo mời họp phải gửi tới địa thường trú cổ đông theo phương thức bảo đảm để Cổ đông nắm thời gian, địa điểm tổ chức hội họp Thông báo mời họp phải gửi đến tất cổ đơng có quyền dự họp chậm 07 ngày làm việc trước ngày khai mạc Đại hội Thơng báo mời họp phải có tên, địa trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên, địa thường trú cổ đông, thời gian, địa điểm họp yêu cầu khác người dự họp Gửi thông báo: Thông báo gửi phương thức bảo đảm đến địa liên lạc cổ đông; đồng thời đăng trang thông tin điện tử công ty đăng báo ngày trung ương địa phương, xét thấy cần thiết theo quy định Điều lệ công ty Tài liệu gửi kèm thơng báo: - Chương trình họp, tài liệu sử dụng họp dự thảo nghị vấn đề chương trình họp; - Phiếu biểu quyết; - Mẫu định đại diện theo ủy quyền dự họp Trường hợp công ty có trang thơng tin điện tử, việc gửi tài liệu họp theo thơng báo mời hợp thay đăng tải lên trang thông tin điện tử công ty Trường hợp này, thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu công ty phải gửi tài liệu họp cho cổ đông cổ đơng u cầu Xây dựng chương trình họp Phịng hành HCNS tham mưu: Nội dung chương trình Đại hội Cổ đơng thường niên Thời gian: 8h00 ngày 20 tháng năm 2020 Địa điểm: Hội trường tầng 02 - Trung tâm Hội nghị Quốc gia - Địa chỉ… Thời gian Nội dung Phụ trách thực lOMoARcPSD|11617700 8h - 8h30 Đón tiếp, hướng dẫn cổ đông làm thủ Bộ phận lễ tân phối hợp với tục ghi danh, nhận phiếu biểu Ban kiểm tra tư cách kiểm phiếu 8h30 8h45 - Chương trình ca nhạc chào mừng 8h45 8h50 - Tuyên bố lý giới thiệu đại biểu Dẫn chương trình đến dự; - Giới thiệu Chủ tọa Đại hội, Đoàn Chủ tịch, Ban thư ký, Ban bầu cử; - Thông qua Chương trình Quy chế làm việc Đại hội 8h50 - 9h Báo cáo kiểm tra tư cách cổ đơng Chủ tọa Đại hội Đồn Chủ tịch lên điều hành Đại hội Ban kiểm tra tư cách kiểm phiếu 9h - 9h05 Báo cáo kết hoạt động năm 2019 Ông Nguyễn Tuấn Mùi định hướng hoạt động năm 2020 Công ty 9h059h10 Báo cáo hoạt động HĐQT Ơng Nguyễn Chí Chung 9h109h15 Báo cáo hoạt động BKS Bà Phạm Thanh Thủy 9h159h20 Báo cáo Tài kiểm tốn Bà Nguyễn Thu Hương 9h209h25 Tờ trình xin ý kiến việc sửa đổi, bổ Bà Dương Kim Huệ sung điều lệ 9h259h30 Tờ trình xin ý kiến Chủ tịch Hội đồng Ông Nguyễn Thành Công quản trị đồng thời làm Tổng Giám đốc điều hành lOMoARcPSD|11617700 9h309h35 Tờ trình xin ý kiến việc phân phối lợi Ông Phạm Gia Hưng nhuận trích lập quỹ 9h359h40 Tờ trình xin ý kiến việc tăng vốn điều Ông Trần Phú Quý lệ 9h409h45 Tờ trình xin ý kiến cổ đơng việc thay Ơng Nguyễn Giang đổi thành phần Ban Kiểm sốt 9h459h50 Tờ trình xin thơng qua chế thưởng Ông Lê Thái Thắng cho HĐQT, Ban Điều hành cán nhân viên công ty 9h509h55 Tờ trình xin thơng qua mức thù lao cho Bà Dương Kim Huệ HĐQT năm 2020 9h50- 10h Tờ trình xin Ủy quyền lựa chọn tổ chức Bà Dương Kim Huệ kiểm soát năm 2020 10h10h20 Biểu nội dung: Ban kiểm tra tư cách kiểm phiếu 10h2010h45 Hội nghị giải lao 10h4511h Thông báo kết biểu 11h Thông qua nghị biên Ban Thư ký Đại hội Bà Dương Kim Huệ Tuyên bố bế mạc Ban kiểm tra tư cách kiểm phiếu Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị cho họp: Địa điểm: Thông thường công ty thường tổ chức họp có quy mơ lớn Trung tâm hội nghị quốc gia bao gồm họp Đại Hội đồng cổ đông thường niên Bộ phận Hành HCNS chịu trách nhiệm soạn thảo hợp đồng thuê địa điểm dịch vụ tổ chức hội họp ăn uống sau đại hội trọn gói với chi phí hợp lí trình ban lãnh đạo duyệt tạm ứng kinh phí tổ chức hội họp 10 lOMoARcPSD|11617700 Trong hội trường, ngồi bục sân khấu cịn có thêm bàn chủ tịch đoàn, chủ tọa phận thư ký Chuẩn bị biển ghi rõ họ tên, chức danh, chức vụ người để vào vị trí xác định, giúp đại biểu nhanh chóng xác định chỗ ngồi, ổn định trật tự Trang trí phịng họp theo nghi lễ quy định: phơng nền, khăn trải bàn, Trang thiết bị: hệ thống ánh sáng, âm cần chuẩn bị chu đáo (Có phương án dự phịng điện), phơng chiếu, máy in, điện thoại, Ngoài việc thu xếp địa điểm họp, HCNS chuẩn bị thêm đồ ăn nhẹ đồ uống, sẵn sàng cho họp, đặc biệt họp dự kiến kéo dài tới tiếng đồng hồ Một số phương diện khác như: Phòng vệ sinh, nơi đậu xe, dự trữ tài liệu, hệ thống điện HCNS kiểm tra cẩn thận Chuẩn bị tài liệu Các tài liệu làm sở chuẩn bị cho vấn đề chương trình Nó bao gồm thơng tin cần thiết để người dự họp hiểu rõ định vấn đề chương trình Ngồi ra, tài liệu làm sở công ty gửi trước tuần so với ngày diễn họp để người dự họp thu thập thêm thơng tin phân tích thơng tin trước họp diễn Những tài liệu mang đến họp: - Chương trình họp Tài liệu làm sở Văn ủy quyền (nếu có) Ban Tổng giám đốc người chịu trách nhiệm điều khiển họp, cần mang theo một tài liệu sau để cần tham khảo họp: - Luật Doanh nghiệp Điều lệ công ty Mọi thỏa thuận văn tất cổ đông việc điều hành công ty (nếu có) - Báo cáo tài chi tiết, bao gồm năm trước quý gần năm tiến hành họp Phối hợp tổ chức họp Trước diễn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, lãnh đạo triệu tập họp nội cơng ty để lấy ý kiến đóng góp triển khai phân cơng cơng việc chuẩn bị họp Đại hội cho phận, phòng ban cá nhân công ty, 11 lOMoARcPSD|11617700 Các cá nhân có trách nhiệm phối hợp với phịng ban, đơn vị để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao (Có phân cơng cơng việc, dự trù kinh phí kèm theo) Chuẩn bị kinh phí cho họp Căn vào yêu cầu họp, HCNS lập dự tốn kinh phí, Ban lãnh đạo xét duyệt gửi phịng kế tốn Giải thủ tục tạm ứng phí Sử dụng kinh phí họpđược theo dõi sổ sách, có hóa đơn chứng từ hợp lệ để phục vụ việc toán sau kết thúc họp 1.2.2.2, Tiến hành họp Kiểm tra công tác chuẩn bị Công tác chuẩn bị tiến hành trước 30 phút trước họp Đại hội đồng cổ đông diễn Công tác kiểm tra phận hành nhân tiến hành thực Bộ phận tiến hành kiểm tra địa điểm tổ chức họp, sở vật chất phục vụ cho trình họp diễn công tác khác công tác chuẩn bị tài liệu, cơng tác đón tiếp khách mời đại biểu, Đón tiếp đại biểu Bộ phận lễ tân đinh mặc trang phục áo dài đón tiếp, đưa đón đại biểu, dẫn để đại biểu chủ động đến vị trí xếp sẵn tham dự họp, số đại biểu quan trọng đích thân người ban lãnh đạo đón tiếp Bên cạnh đó, phận lễ tân chịu trách nhiệm lập danh sách đại biểu, phát tài liệu, hướng dẫn chỗ ngồi, có phịng đón tiếp dành riêng cho khách mời quan trọng Điều hành chương trình họp Dẫn chương trình họp ổn định tổ chức, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, chương trình phiên họp; giới thiệu Chủ tọa Đại hội, Đoàn Chủ tịch, Ban thư ký, Ban bầu cử; thơng qua Chương trình Quy chế làm việc Đại hội Ban kiểm tra tư cách kiểm phiếu Báo cáo kiểm tra tư cách cổ đơng, mời Chủ tọa Đại hội Đồn Chủ tịch lên điều hành Đại hội Đại hội thông qua báo cáo tờ trình, xin ý kiến đại hội Biểu họp Đại hội đồng cổ đơng Trong q trình họp diễn định Đại hội đồng cổ đông thông qua họp số cổ đông đại diện 65% tổng số phiếu biểu tất cổ đông dự họp chấp thuận Tuy nhiên, số định địi hỏi phải có 75% tổng số phiếu biểu tất cổ đông dự họp chấp thuận như: - Quyết định loại cổ phần tổng số cổ phần loại quyền chào bán Sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty Tổ chức lại, giải thể công ty 12 lOMoARcPSD|11617700 - Đầu tư bán tài sản có giá trị lớn 50% tổng giá trị tài sản ghi báo cáo tài gần công ty Ghi biên - Người viết biên bản: Chủ tọa cử người làm thư ký lập biên họp Đại hội đồng cổ đông Phó phịng HCNS phụ trách hành người cử viết biên họp Người ghi biên có trách nhiệm ghi đầy đủ ý kiến phát biểu, nội dung họp, ý kiến chủ tọa, diễn biến họp Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải ghi vào sổ biên công ty Biên phải lập tiếng Việt, tiếng nước ngồi phải có nội dung chủ yếu sau đây: - - - Tên, địa trụ sở chính, số ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanh; Thời gian địa điểm họp Đại hội đồng cổ đơng; Chương trình nội dung họp; Chủ toạ thư ký; Tóm tắt diễn biến họp ý kiến phát biểu Đại hội đồng cổ đông vấn đề nội dung chương trình họp; Số cổ đơng tổng số phiếu biểu cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần số phiếu bầu tƣơng ứng; Tổng số phiếu biểu vấn đề biểu quyết, ghi rõ tổng số phiếu tán thành, khơng tán thành khơng có ý kiến; tỷ lệ tương ứng tổng số phiếu biểu cổ đông dự họp; Các định thông qua; Họ, tên, chữ ký chủ toạ thư ký Biên lập tiếng Việt tiếng nước ngồi có hiệu lực pháp lý phải lập xong thông qua trước bế mạc Gửi biên sau họp - - Sau họp, văn phịng có trách nhiệm tổng hợp tham mưu cho ban lãnh đạo thông báo kết luận, đạo chủ trì họp gửi tới cá nhân, tổ chức có liên quan triển khai thực Trong vòng 15 ngày từ ngày định thông qua họp Đại hội đồng cổ đơng, nghị phải gửi tới cổ đơng có quyền dự họp 1.2.2.3, Sau kết thúc họp - Thu thập thông tin, tài liệu, lập hồ sơ họp: 13 Downloaded by Hei Ut (hut371809@gmail.com) lOMoARcPSD|11617700 Phòng HCNS đơn vị chịu trách nhiệm thu thập thông tin, văn bản, tài liệu có liên quan, ý kiến đóng góp đại biểu ý kiến chủ tọa để lập hồ sơ họp Đồng thời Phòng HCNS chịu trách nhiệm hoàn tất biên gửi đến nơi có liên quan thời gian sớm nhất; thơng báo kết họp; văn hóa nghị quyết, định thông qua tổ chức triển khai công việc theo định kết luận đưa họp, phận văn thư có trách nhiệm soạn thảo nghị quyết, định theo chủ trương, ý kiến lãnh đạo kết họp để gửi đến phòng ban, đơn vị có liên quan - Tổng kết, rút kinh nghiệm: Sau họp kết thúc, ban lãnh đạo triệu tập họp giải công việc, đại diện phịng ban, đơn vị cơng ty ngồi lại bàn luận việc làm chưa làm trình tổ chức họp, rút kinh nghiệm lần tổ chức hội họp khác Đồng thời, Ban lãnh đạo xác định, liệt kê phương hướng tới liệt kê bước công ty - Thanh toán, toán: Ban tổ chức phối hợp với văn phịng phận tài cơng ty phải tốn, tốn tài chính, khoản kê khai phải hợp lí có chứng từ rõ ràng, đầy đủ - Lập hồ sơ họp: Bộ phận lưu trữ phối hợp với phận văn thư Lập hồ sơ họp, hồ sơ cần tập hợp đầy đủ văn văn quan trọng, chủ yếu; Sắp xếp thứ tự văn cần theo trình tự họp; Loại bỏ văn trùng, thảo, nháp khỏi hồ sơ có văn thức 1.3, Nhận xét 1.3.1, Ưu điểm - - Công tác tổ chức hội họp Cơng ty cổ phần vận tải Sài Gịn thực theo quy định Nhà nước quy trình, thủ tục, cách trí, xếp sở vật chất Đây điều kiện cần thiết để họp diễn thành cơng Lãnh đạo văn phịng có trình độ chun mơn đạo cơng tác tổ chức họp Công ty thực tốt Đội ngũ cán cơng chức văn phịng nói chung, phịng ban khác nói riêng thực tương đối tốt nhiệm vụ mình; Chuẩn bị đầy đủ tài liệu, hồ sơ liên quan đến họp; chương trình họp sự, phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu chuẩn bị chu đáo Khi kết thúc họp đơn vị cá nhân chủ động thu thập tài liệu, giấy tờ có liên quan để lập hồ sơ họp 14 Downloaded by Hei Ut (hut371809@gmail.com) lOMoARcPSD|11617700 - - Công ty đầu tư trang thiết bị đại như: Máy chiếu, máy ghi âm, micro, loa đài phục vụ hiệu cho trình diễn họp Công tác chuẩn bị, công tác hoạch định quan tâm, toàn tiến trình họp diễn sn sẻ thành cơng, khơng có rủi ro ảnh hưởng lớn đến q trình diễn họp Cơng tác dự trù kinh phí thực theo kế hoạch, tiết kiệm, phù hợp với quy mô nội dung họp Việc kiểm tra giám sát công tác tổ chức họp diễn thường xuyên, đảm bảo trình họp diễn thuận lợi đạt kết tốt Nội dung thời gian diễn họp đảm bảo với nội dung thời gian đề kế hoạch chương trình hoạch định trước 1.3.2, Nhược điểm - - - - Các họp cịn mang tính hình thức nhiều, khơng thể sáng tạo cách thức tổ chức khiến người tham dự họp cảm thấy nhàm chán, đơn điệu; chưa có tương tác người với Trong họp cơng tác chuẩn bị cịn chưa tốt, tài liệu phát cho đại biểu nhắc nhở, số đại biểu không kịp đọc tham luận không theo dõi nội dung họp dẫn đến hiệu họp chưa cao Trong số họp, chế độ thông tin báo cáo chưa kịp thời; chất lượng báo cáo thơng tin, số liệu cịn hạn chế; việc gửi trước tài liệu cho họp chưa kịp thời khiến cán thuộc phận tổng hợp văn phòng tốn nhiều thời gian sửa chữa, điện thoại đơn đốc, nhắc nhở Tình trạng họp muộn diễn nhiều đại biểu cán bộ, cơng chức cơng ty nói chung diễn thường xuyên, ảnh hưởng nhiều đến chất lượng họp 1.3.3, Nguyên nhân - - - Những nhược điểm, hạn chế công tác tổ chức họp Cơng ty cổ phần vận tải Sài Gịn xuất phát chủ yếu từ nguyên nhân sau: Nhận thức số cán quan chưa thật sâu sắc vai trò họp Ít quan tâm đến chất lượng họp dẫ đến khơng có thay đổi sáng tạo hay tương tác cá nhân tham gia họp Cơng tác chuẩn bị cho họp có chưa khoa học Ban tổ chức chưa kiểm soát dự phịng tình diễn họp, số trường hợp xung đột, mâu thuẫn quan điểm chưa xử lí kịp thời, ảnh hưởng đến chất lượng họp Kỹ nghiệp vụ công tác tổ chức hội họp nhân viên văn phịng cịn nhiều thiếu xót, chưa hồn thiện chỉnh chu Công tác chuẩn bị quan tâm chưa có quan tâm mức nên dẫn đến cịn tồn đọng tình trạng không chuẩn bị kịp tài liệu, 15 Downloaded by Hei Ut (hut371809@gmail.com) lOMoARcPSD|11617700 - không đảm bảo phát hành trước cho toàn đại biểu trước diễn họp Vẫn cịn tình trạng trục trặc sở vật chất phát sinh trình tổ chức mà quan không lường trước được, phận quản trị thiết bị quan chưa thực ý tốt đến vai trị, trách nhiệm 1.4 Một số biện pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức họp công ty cổ phần vận tải sài Gòn 1.4.1, Ban hành Quy chế tổ chức hội họp để hướng dẫn, thực hiện, kiểm tra, đánh giá công tác tổ chức hội họp công ty Việc tiến hành xây dựng quy chế tổ chức họp nội dung quan trọng, quan xây dựng đước quy chế thực tốt cơng việc thuận lợi Ngồi quy chế cịn thước đo đánh giá việc thực cơng việc cá nhân, tổ chức Hiện Cơng ty có nội quy, quy chế tổ chức hội họp, nhiên cịn mang tính hình thức, văn ban hành việc thực chưa nghiêm túc Vì lãnh đạo cơng ty cần xem xét, ban hành văn phù hợp với tình hình, thực trạng tổ chức hội họp cơng ty; Có giám sát thực chế tài phạt cá nhân vi phạm, từ nâng cao ý thức, trách nhiệm người tổ chức công tác hội họp tham gia hội họp 1.4.2, Nâng cao vai trò người lãnh đạo (Người điều hành) công tác tổ chức hội họp Nâng cao vai trò lãnh đạo việc đạo, chuẩn bị hội họp: trước họp phía lãnh đạo cần thông báo cho tất thành viên tham gia để họ chủ động tham gia có đủ thời gian chuẩn bị tài liệu liên quan Luôn theo dõi việc tổ chức, chuẩn bị cho họp cách chu đáo, kĩ lưỡng, có giải pháp phòng trường hợp xấu xảy ra, phê duyệt tài liệu trước bắt đầu họp Nâng cao vai trò lãnh đạo việc điều hành họp: - - - Lựa chọn phương pháp họp hiệu quả, tùy thuộc vào tính chất mục đích họp mà lãnh đạo cần lựa chọn phương pháp điều hành họp hiệu Lãnh đạo cần linh động xử lý tình ngắt quãng, người điều hành họp cần đoán tỉnh táo để ý kiến đưa thành viên tham dự khơng chệch mục tiêu mình, nhanh chóng khéo léo lái ý kiến thành viên vào vấn đề Khuyến khích người đóng góp ý kiến, họp với mục đích để thảo luận tìm vấn đề để gia tăng lực định định hướng việc để người nêu ý kiến giúp họp hiệu Để khuyến khích người thảo luận, nhà lãnh đạo cần: nêu rõ nội dung cần thảo 16 Downloaded by Hei Ut (hut371809@gmail.com) lOMoARcPSD|11617700 luận họp để người dễ hình dung nắm được, ghi nhận lại đặt lại câu hỏi để xác định ý kiến đúng, định để tóm tắt lại vấn đề sau nhà lãnh đạo cần phải đưa định cuối Nâng cao vai trò lãnh đạo việc đánh giá kết thúc họp: kết thúc họp lãnh đạo cần tổng kết lại vấn đề nêu họp, công bố biên họp phân cơng nhiệm vụ Cùng với đạo, giám sát trình thực kết họp, để mang đến hiệu tối ưu 1.4.3, Nâng cao nghiệp vụ cán nhân viên văn phòng công tác tổ chức hội họp - - - Công tác tổ chức hội họp nghiệp vụ quan trọng văn phòng, nằm cấu chức năng, nhiệm vụ văn phịng Vì nhân viên văn phịng, cần học hỏi, nâng cao nhận thức tầm quan trọng công tác tổ chức hội họp hoạt động quản lí, điều hành cơng ty Cơng ty cần trau dồi kĩ tổ chức họp ngày trở nên chuyên nghiệp, hiệu tiết kiệm cho cán nhân viên văn phòng Về phía Cơng ty, Ban lãnh đạo cơng ty cần xem xét cho cán nhân viên văn phòng học tập bồi dưỡng khóa đào tạo ngắn hạn nghiệp vụ văn phịng nói chung tổ chức hội họp nói riêng, nhằm nâng cao kĩ năng, chuyên môn cho cán bộ, nhân viên công ty; bên cạnh tạo điều kiện giúp đỡ để nhân viên xếp thời gian theo học phù hợp, vừa tiếp thu thêm kiến thức mới, vừa áp dụng đƣợc vào quan, đơn vị mình, lại không ảnh hưởng đến đời sống cá nhân, thoải mái tinh thần học, hiệu cao Về phía nhân viên, nâng cao nhận thức hội họp tầm quan trọng việc tổ chức hội họp quan, đơn vị cơng tác Từ có định hướng xây dựng kế hoạch, chuẩn bị công tác hội họp cách chu đáo khoa học hơn, góp phần tạo dựng thành cơng cho họp Ngồi cần có tinh thần trách nhiệm việc tổ chức hội họp, chủ động đề xuất ý kiến, ý tưởng tổ chức hội họp; tham mưu cho lãnh đạo công ty nội dung hội họp, xây dựng kế hoạch, chương trình nghị cách bản, chuẩn bị chu đáo cho họp để đạt kết tốt 1.4.4, Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị cho tổ chức hội họp - Cơ sở vật chất: Phòng họp nên trang bị đồ nội thất tiện nghi thường đơn giản so với phịng có chức trang trí khác Các bàn ghế dành cho việc hội họp (gồm bàn hội nghị loại) cần lựa chọn kĩ lưỡng cần bố trí cách hợp lí Bố trí sử dụng trang thiết bị, máy chiếu, máy tính, loa, micro, nước, hoa, thẻ đại biểu, hội trường cẩn thận, chu đáo, có 17 Downloaded by Hei Ut (hut371809@gmail.com) lOMoARcPSD|11617700 - - phương án dự phòng trình họp xảy trục trặc phải linh động khắc phục Chuẩn bị tài liệu, giấy tờ văn có liên quan đến họp, phải phát trước 30p trước họp diễn Tài liệu phải chuẩn bị đầy đủ, trọng tâm họp Tùy vào nội dung, tính chất quy mô họp để chuẩn bị tài liệu họp phù hợp Cần phải dự trù tình xấu xảy để chuẩn bị phương án dự phòng, nhằm đảm bảo cho họp diễn cách thuận lợi, tránh tổn thất khơng đáng có 1.4.5, Sử dụng hình thức họp trực tuyến công ty Do tác động tình hình dịch bệnh Covid-19 năm vừa qua thêm vào cơng ty cổ phần vận tải Sài Gịn có nhiều dự án vận tải ngồi nước nên phía cơng ty tiến hành họp trực tuyến đối tác Việc tổ chức họp trực tuyến hợp lí, tiết kiệm thời gian, kinh phí lại, ăn chi phí khác Hơn nữa, họp trực tuyến hình thức họp đơn giản dễ dàng thực Tuy nhiên, họp thơng qua hình thức trực tuyến, phía coong ty cần có chuẩn bị kỹ lưỡng quy trình cơng tác tổ chức họp trực tuyến để đảm bảo chất lượng họp tổ chức trực tuyến mức cao Kết luận 18 Downloaded by Hei Ut (hut371809@gmail.com) lOMoARcPSD|11617700 Để khắc phục mặt tồn phát huy ưu điểm công tác tổ chức hội họp vào nề nếp hoạt động hiệu Trước hết, Công ty cần phải tăng cường đạo, hướng dẫn, ban hành quy chế tổ chức với kiểm tra, giám sát, chấm dứt tình trạng quản lý lỏng lẻo, gây nhiều khó khăn cho hoạt động quản lý nhƣ kiểm tra , giám sát xử lý vi phạm cần thiết Ban lãnh đạo nhân viên công ty phải nâng cao ý thức, trách nhiệm công tác tổ chức hội họp, ứng dụng công nghệ kĩ thuật đại vào tổ chức hội họp để tiết kiệm thời gian, kinh phí chuyên nghiệp hơn, phù hợp với xu phát triển xã hội Trên số đánh giá kiến nghị mang tính chủ quan từ phía nhóm hoạt tổ chức họp đại hội đồng cổ đơng cơng ty cổ phần vận tải Sài Gịn Thơng qua thảo luận này, nhóm thấy quy trình trình tự để tổ chức họp, đồng thời có hiểu biết đắn vai trò tầm quan trọng phận hành nhân Cơng ty cổ phần Sài Gịn nói riêng tổ chức doanh nghiệp nói chung 19 Downloaded by Hei Ut (hut371809@gmail.com) ... ÁN VẬN TẢI TRONG NƯỚC DỰ ÁN VẬN TẢI QUỐC TẾ Sơ đồ cấu tổ chức công ty cổ phần vận tải Sài Gịn 1.2, Thực trạng cơng tác tổ chức họp đại hội đồng cổ đông thường niên Công ty cổ phần vận tải Sài Gòn. .. Cơng ty cổ phần vận tải Sài Gịn 1.2.1, Một số loại hình hội họp cơng ty cổ phần vận tải Sài Gòn 1.2.2, Cuộc họp “Đại hội đồng cổ đông thường niên” công ty cổ phần vận tải Sài Gòn ... quát Công ty cổ phần vận tải Sài Gòn 1.1.1, Giới thiệu khái quát Công ty cổ phần vận tải Sài Gòn 1.1.2, Cơ cấu tổ chức 1.2, Thực trạng công tác tổ chức họp đại hội đồng cổ đông
Ngày đăng: 28/12/2022, 09:57
Xem thêm:
