DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 7 DANH MỤC CÁC BẢNG 8 DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ 9 CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CHUỖI CUNG ỨNG AVS 10 1. Lịch sử hình thành 10 2. Quá trình phát triển 12 3. Chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của công ty 13 4. Cơ cấu tổ chức và bộ máy nhân sự của công ty 15 5. Cơ sở vật chất 18 6. Phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của công ty 19 7. Cơ hội 21 8. Thách thức 22 CHƯƠNG II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA 23 1. Dịch vụ giao nhận 23 2. Người giao nhận 24 CHƯƠNG III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN GIAO NHẬN LÔ HÀNG NHẬP ĐỒ BẾP GIA DỤNG NGUYÊN CONTAINER (FCL) CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHUỖI CUNG ỨNG AVS 25 1. Chào giá và đàm phán 25 2. Nhận làm thủ tục nhập khẩu lô hàng từ người ủy thác 27 3. Lấy lệnh hãng tàu 29 4. Khai hải quan 32 5. Đổi phiếu giao nhận container (phiếu EIR) 34 6. Điều xe lấy hàng 36 7. Trả tờ khai 36 8. Thanh lý tờ khai 37 9. Vận tải đường bộ giao hàng về kho cho khách hàng 37 10. Trả container rỗng, nhận tiền cược cont 40 11. Thu phí dịch vụ 41 CHƯƠNG IV: MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHUỖI CUNG ỨNG AVS 43 1. Đánh giá về hoạt động Tổ chức thực hiện giao nhận lô hàng nhập đồ bếp gia dụng nguyên container của Công ty Cổ phần chuỗi cung ứng AVS. 43 2. Giải pháp nâng cao quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển 44 3. Kiến nghị đối với nhà nước 53
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CHUỖI CUNG ỨNG AVS
Lịch sử hình thành
Vận chuyển hàng hóa từ quốc gia này sang quốc gia khác là một quá trình bao gồm nhiều công đoạn Quy trình vận chuyển, giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container rất phức tạp Các hãng vận chuyển phải tuân theo các hướng dẫn nghiêm ngặt để đảm bảo các sản phẩm từ các quốc gia khác đến nơi an toàn Trong hoàn cảnh như hiện nay, Việt Nam ta ngày càng dần hội nhập vào nền kinh tế của thế giới Và sự giao thương các nền kinh tế, dịch vụ giữa Việt Nam với các nước trên thế giới ngày càng tăng cao nhờ đó dẫn đến nhiều nước cần vận chuyển hàng hóa vì vậy nhu cầu về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cũng đang không ngừng phát triển mạnh Song song đó dịch vụ giao nhận vận tải hàng hoá càng ngày càng thể hiện tầm quan trọng và chứng minh được vai trò quan trọng của mình trong quá trình thực hiện giao thương kinh tế, ký kết các hợp đồng kinh tế ngoại thương.
Thực tế cho thấy, bản thân các thương nhân kinh doanh xuất nhập khẩu không thể thực hiện đầy đủ và hiệu quả việc đưa hàng hóa của mình ra nước ngoài và ngược lại do hạn chế về chuyên môn, nghiệp vụ Vì vậy, sự ra đời của các công ty dịch vụ giao nhận vận tải là hoàn toàn cần thiết.
Công ty Cổ phần chuỗi cung ứng AVS cũng là một trong những công ty xuất hiện và xuât hiện ra trong hoàn cảnh trên Công ty Cổ phần chuỗi cung ứng AVS luôn sẵn sàng phục vụ khách hàng trong mọi loại hình tiếp vận bao gồm nhiều gói dịch vụ liên quan vận tải, luôn sẵn sàng phục vụ khách hàng như: tư vấn thủ tục chứng từ xuất nhập khẩu, cước vận tải, bốc xếp dỡ hàng hoá, giao nhận hàng hoá, dịch vụ khai báo hải quan,
Công ty Cổ phần chuỗi cung ứng AVS là công ty cổ phần ngoài nhà nước với 100% vốn đầu tư trong nước Công ty được thành lập vào ngày 07 tháng 03 năm 2017 được quản lý bởi Chi cục Thuế Quận Ba Đình
Tên giao dịch Tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN CHUỖI
Tên giao dịch quốc tế: AVS SUPPLY CHAIN JOINT STOCK COMPANY
Tên viết tắt: AVSC.,JSC
Địa chỉ pháp lý: Số 27 Nam Tràng, Phường Trúc Bạch, Quận
Ba Đình, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Người đại diện kiêm Tổng giám đốc: NGUYỄN QUANG MINH
Số lượng nhân viên: 46 nhân viên
Lĩnh vực hoạt động: Vận tải và giao nhận hàng hóa
Loại hình kinh doanh: Đại lí giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÔNG TY CỔ PHẦN CHUỖI CUNG ỨNG AVSTẠI HẢI PHÒNG Địa chỉ: Phòng 503, tầng 5, tòa nhà GTIC, số 175+176 Bình Kiều
2, Phường Đông Hải 2, Quận Hải An, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam.
Người đại diện kiêm phó Giám đốc: Ninh Công Hiệp.
Ngày hoạt động: 26 tháng 7 năm 2018
Quá trình phát triển
Công ty Cổ phần chuỗi cung ứng AVS có đầy đủ quyền được hoạt động hợp pháp, đầy đủ giấy tờ đăng ký Cũng như các Công ty dịch vụ khác, công ty luôn hoạt động theo phương châm: “Uy tín là tất yếu, phục vụ nhanh chóng, coi trọng an toàn chất lượng, mọi lúc mọi nơi, giá cả cạnh tranh ưu đãi” làm phương châm phục vụ khách hàng tốt hơn.
Chính vì thế, tuy mới thành lập 5 nhưng công ty đã tạo dựng cho mình một vị thế khá vững trong ngành dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và đã được nhiều khách hàng lớn cả trong, ngoài nước tin tưởng đặt niềm tin và chọn lựa.
Công ty không chỉ mở rộng mạng lưới kinh doanh mà còn đẩy mạnh các loại hình kinh doanh khác như: dịch vụ gom hàng, dịch vụ khai thuê hải quan, đại lý giao nhận vận tải, dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác …Với sự tự tin trong ngành vận tải và lòng nhiệt tình trong công việc, hăng say với ngành, mỗi thành viên trong công ty luôn cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, từ đó không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ mọi khách hàng của công ty, nhằm mục tiêu trở thành cầu nối hiệu quả giữa công ty với các đại lý, đối tác nước ngoài và khách hàng Công ty AVS luôn nỗ lực cải tiến và phát triển chất lượng dịch vụ để tạo dựng niềm tin, sự ủng hộ và giao phó của khách hàng Những thành quả đạt mà Công ty đạt được hôm nay cho thấy Công ty Cổ phần chuỗi cung ứng AVS đã có những kế hoạch và chiến lược kinh doanh đúng đắn, phù hơp, kết hợp giữa đầu tư và am hiểu thị trường….Vì vậy, công ty đã đạt được mục tiêu đề ra:
– Đảm bảo nguồn vốn sẵn có và phát triển nguồn vốn ban đầu.
– Nâng cao doanh thu của công ty để thu được lợi nhuận cao.
– Giúp cho chất lượng đời sống vật chất cũng như tinh thần cuộc sống của công nhân viên làm trong công ty nâng cao.
– Thực hiện tốt nghĩa vụ trách nhiệm đối với nhà nước.
Chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của công ty
Công ty Cổ phần chuỗi cung ứng AVS hợp tác với các tổ chức khác trong và ngoài nước để tổ chức chuyên chở, giao nhận hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu, hàng tư nhân, hàng quá cảnh, hàng ngoại giao, các tài liệu chứng từ có liên quan.
Công ty được nhận ủy thác các dịch vụ giao nhận vận tải, logistics, cho thuê kho bãi, mua bán hàng hóa phương tiện vận tải (ô tô, tàu biển, container,
…) thực hiện các dịch vụ khác liên quan đến các loại hàng hóa nêu trên như: mua bảo hiểm cho hàng hóa và giao hàng hóa đó cho người vận chuyển để vận chuyển đến địa điểm quy định, làm thủ tục xuất nhập khẩu, thông quan, dịch vụ hàng hóa , chia hàng Ngoài ra, Công ty AVS còn đảm nhận các dịch vụ tư vấn về kho bãi, vận chuyển và các vấn đề liên quan khác theo yêu cầu của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước Thực hiện các dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng hóa quá cảnh lãnh thổ Việt Nam và ngược lại Làm đại lý giao nhận cho các hãng tàu, hãng hàng không trong và ngoài nước và các liên doanh với các tổ chức trong và ngoài nước trong lĩnh vực vận tải, giao nhận, kho bãi, thuê tàu
Công ty AVS có trách nhiệm xây dựng phương án kinh doanh, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh theo quy định hiện hành, nhằm thực hiện các kế hoạch, mục tiêu, chức năng mà Công ty đã đặt ra trước đây.
Nhằm bổ sung nguồn vốn và đảm bảo bảo toàn trên cơ sở nguồn vốn của công ty tự tạo, sử dụng hợp lý theo chế độ, đảm bảo trang trải đủ tài chính, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, đặc biệt, công ty luôn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nộp ngân sách nhà nước.
Thông qua các liên doanh, liên kết trong và ngoài nước để thực hiện tốt hơn hoạt động giao nhận, vận chuyển hàng hóa bằng các phương thức tiên tiến, an toàn, hợp lý trên các luồng, tuyến vận tải, nâng cao hiệu quả vận chuyển, trung chuyển, lưu kho bãi, giao nhận hàng hóa và đảm bảo an toàn hàng hóa trong phạm vi phạm vi trách nhiệm của họ.
Công ty cần thực hiện nghiêm túc chế độ quản lý tài chính, tài sản, các chế độ, chính sách và quyền lợi của người lao động theo cơ chế tự chủ, chế độ đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao hiệu quả hoạt động nâng cao trình độ cho
CBCNV công ty, tự chăm lo đời sống cho họ, từ đó đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ SXKD của công ty
Công ty AVS hiện nay có mạng lưới đại lí khá rộng và mối quan hệ với các hãng tàu uy tín như: MSK, YM, ONE, SML, CKL, SNK, DJ, SINO, WH, CMA, DY, JJ, SITC, EVER, HPL Các lĩnh vực hoạt động chính của công ty bao gồm:
Vận tải hàng hoá xuất nhập khẩu
Ủy thác xuất nhập khẩu
Thực hiện kí kết hợp đồng thương mại
Xuất khẩu hàng đi các nước khác
Dịch vụ giao nhận vận tải nội địa
Dịch vụ thủ tục hàng hóa xuất nhập khẩu, chuyển khẩu
Đại lý giao nhận cho các công ty ở nước ngoài
Hiện tại công ty AVS cũng đang làm đại lý cho các hãng giao nhận vận tải lớn tại các nước trong khu vực Đông Á và Asean.
Các dịch vụ do Công ty Cổ phần Chuỗi cung ứng AVS cung cấp bao gồm: hỗ trợ thủ tục xuất nhập khẩu, liên hệ với hãng tàu, thông báo cho khách hàng, đặt chỗ, mua bán cước, khai báo hải quan
Cơ cấu tổ chức và bộ máy nhân sự của công ty
AVS là một công ty chuyên về dịch vụ vận tải, Công ty Cổ phần chuỗi cung ứng AVS không cần quá nhiều nhân sự nhưng tất cả nhân vân đều hoạt động một cách liên kết có sự chặt chẽ mật thiết với nhau, cá nhân mỗi người sẽ được công ty phân phó cho một nhiệm vụ rõ ràng cụ thể với chuyên môn của mình, phụ trách một công việc cụ thể qua đó kết nối công việc của từng người thành một công việc chính Các hoạt động từng thành viên ở công ty đều chịu chỉ dẫn và giám sát của Giám đốc và Phó GĐ.
Sơ đồ 1.4 – Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần chuỗi cung ứng AVS
Chức năng và nhiệm vụ
Như sơ đồ trên chúng ta thấy Giám Đốc là người điều hành mọi hoạt động của công ty như :
Là người quyết định các hoạt động kinh doanh của công ty.
Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh của công ty.
Là người ban hành các quy chế, quy định và chế độ quản lý nội bộ.
Bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh của nhân viên, của quản lí,…. Như vậy Giám đốc là người điều hành, chịu mọi trách nhiệm trong mọi hoạt động của công ty Trực tiếp quản lý các bộ phận trong công ty.
Phó Giám đốc: Phó Giám đốc cũng là một chức danh nhân sự cao cấp trong bộ máy điều hành của công ty, thay mặt Giám đốc giải quyết và quyết định các công việc thuộc văn phòng đại diện khi Giám đốc vắng mặt công việc được ủy quyền Phó Giám đốc giúp Giám đốc quản lý, điều hành các hoạt động của công ty, xí nghiệp theo sự phân công của Giám đốc Ngoài ra, tích cực triển khai, thực hiện các nhiệm vụ được giao, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả hoạt động Thiết lập các mục tiêu và chính sách cho việc quản lý các bộ phận Quản lý nhân sự, đóng góp cao cho hoạt động của công ty.
Bộ phận kinh doanh Bộ phận
Kế hoạch Bộ phận chứng từ Bộ phận kế toán Bộ phận sửa chữa Bộ phận giao nhận Phó Giám Đốc
Bộ phận kinh doanh Đây là bộ phận quan trọng có thể coi là trung tâm đầu não của công ty, bộ phận kinh doanh gồm có 5 nhân viên và đảm nhận các mảng: tìm khách hàng, mua bán cước vận tải nội địa, quốc tế, chăm sóc khách hàng Nhân viên kinh doanh sẽ kiếm tìm các khách hàng mới, tiếp nhận nhu cầu xuất nhập khẩu của đại lý hoặc khách hàng có nhu cầu muốn sử dụng dịch vụ, nhân viên kinh doanh sẽ chào giá các loại hình dịch vụ của công ty mình đến các đại lý, doanh nghiệp, đến khách hàng, đàm phán với các hãng tàu, hãng hàng không qua đó sẽ có những mứu giá ưu đãi tốt nhất cho khách hàng … Sau đó nhân viên kinh doanh tiến hành xem xét và báo giá để hai bên thỏa thuận và ký kết hợp đồng giao nhận Bên cạnh đó, nhân viên kinh doanh còn có nhiệm vụ chăm sóc khách hàng cũ của công ty để khách hàng tiếp tục sử dụng dịch vụ của công ty mình.
Bộ phận kế hoạch: Đây là một bộ phận khá quan trọng trong công ty Có trách nhiệm tiếp nhận email, gmail của khách hàng sau đó lên kế hoạch vận chuyển hàng hoá Phân công cho bộ phận chứng từ làm lệnh để có đầy đủ chứng từ giao cho khách hàng Sau đó, sắp xếp số lượng xe trong công ty để giao hàng cho hợp lý.
Có thể nói đây là bộ phận chủ chốt chính Bộ phận này thực hiện tất cả các công việc trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu: từ khi phát hành bộ chứng từ cho đến khi làm thủ tục xuất hàng ra nước ngoài hoặc nhập hàng về kho của doanh nghiệp đăng ký Nhận kế hoạch, sau đó xây dựng lịch trình xe vận chuyển hàng hóa cho khách hàng.
Giải quyết mọi vấn đề của khách hàng nhanh chóng và dứt điểm cho từng lô hàng.
Giúp tiết kiệm chi phí ở mức thấp nhất từ đó tạo được uy tín tốt đối với khách hàng.
Bộ phận này tiếp nhận thông tin khách hàng để quản lý và lưu trữ chứng từ, công văn, lập hồ sơ hải quan và các chứng từ cần thiết giúp bộ phận giao nhận hoàn thành tốt công việc được giao Chịu trách nhiệm khai báo hải quan cho khách hàng Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên hệ với khách hàng để thông báo các thông tin cần thiết cho lô hàng đó Theo dõi booking hàng hóa, thông báo tàu đến, tàu đi cho khách hàng để khách hàng nắm chắc lịch trình, vận đơn, chịu trách nhiệm cấp lệnh xuất hàng,…
Bộ phận phụ trách công việc thu chi của công ty, hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong quá trình làm hàng, khai báo HQ, báo cáo các số liệu chính xác định kỳ cho công ty, theo dõi và tổ chức cho hoạt động kinh doanh liên tục và hiệu quả, chi tạm ứng cho nhân viên giao nhận để hoàn thành công tác Cung cấp các số liệu chính xác, thông tin phục vụ công tác dự báo Đối chiếu với bên khách hàng.
Bộ phận này có nhiệm vụ kiểm tra phương tiện vận tải trước khi hoạt động Nếu có dấu hiệu hỏng hóc cần khắc phục và sửa chữa ngay lập tức.
Nhìn chung các phòng ban trong công ty có mối quan hệ hỗ trợ, hỗ trợ lẫn nhau, tiến hành điều hành thông suốt nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh giao nhận vận tải đạt hiệu quả trong bối cảnh thị trường ngành cạnh tranh gay gắt như hiện nay.
Cơ sở vật chất
Công ty Cổ phần chuỗi cung ứng AVS có đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ nhu cầu hoạt động của công ty Công ty Cổ phần chuỗi cung ứng AVS có tổng 25 xe chuyên vận chuyển container Trong đó 19 xe là của công ty và 6 xe là của công ty khác nhưng AVS điều hành.
Phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của công ty
Tổng quan về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty Cổ phần chuỗi cung ứng AVS mới thành lập 5 năm nhưng nhân viên công ty luôn nỗ lực cung cấp cho khách hàng những chất lượng dịch vụ tốt nhất để làm sao tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2019 đến năm 2021 Để đạt được kết quả đề ra, tất cả thành viên của công ty đã luôn gắng sức, tích cực làm việc và đạt được kết quả khả quan như sau :
+ Doanh thu năm 2019 đạt 2.134 triệu đồng
+ Doanh thu năm 2020 đạt 1.890 triệu đồng
+ Doanh thu năm 2021 đạt 2.562 triệu đồng
(Trích lược báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần chuỗi cung ứng AVS từ năm 2019 đến năm 2022)
Bảng 1.1 : Bảng kết quả kinh doanh của Công ty (Đơn vị: triêu đồng)
Qua bảng số liệu ta thấy doanh thu hoạt động kinh doanh của công ty có những biến động thay đổi Cụ thế :
Doanh thu năm 2020 so với năm 2019 tăng 11% tương ứng 240 triệu đồng.
Doanh thu năm 2021 so với năm 2020 tăng 13,5% tương ứng 672 triệu đồng.
So sánh giữa doanh thu năm 2021 và năm 2020 ta nhận thấy tỷ lệ tăng doanh thu năm 2020 tăng nhanh hơn tỷ lệ tăng doanh thu năm 2019 Nguyên nhân làm cho tỷ lệ tăng doanh thu năm 2020 thấp hơn năm 2019 là do: o Năm 2019, sự bùng phát của dịch bệnh Covid-19 đã tác động đến mọi mặt của nền kinh tế, đặc biệt là ngành giao thông vận tải Vận tải biển Việt Nam cũng không tránh khỏi sự suy giảm chung trong giai đoạn này Các quốc gia hạn chế giao thương, tiếp xúc với nhau, hàng hóa vì không thể trao đổi nên số chuyến tàu giảm, lượng khách hàng tìm đến các hãng tàu để gửi hàng, vận chuyển hàng hóa giảm, khối lượng hàng hóa vận chuyển quốc tế giảm rõ rệt Công ty AVS bị ảnh hưởng nặng nề. o Trong thời kỳ chịu ảnh hưởng chung của dịch bệnh, các doanh nghiệp chỉ có thể tập trung vào vận chuyển hàng hóa nội địa Do đó, nhu cầu của khách hàng trong nước tăng cao kéo theo sự cạnh tranh của các doanh nghiệp vận tải.
Nguyên nhân làm cho tỷ lệ tăng doanh thu năm 2020 thấp hơn năm 2021 là do: o Đại dịch covid đã được khắc phục hơn nên ngành vận chuyển không bị ảnh hưởng nhiều nữa o Công ty đã có một lượng khách hàng nhất định tin tưởng sau 4 năm hoạt động.
Về vấn đề chi phí năm 2020 giảm so với năm
2019 thì cũng đã giảm mạnh Cụ thể là:
Chi phí năm 2019 cao hơn so với năm 2020 là: 132 triệu đồng.
Chi phí năm 2021 cao hơn so với năm 2020 là: 304 triệu đồng.
Nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi trên có thể là do năm 2020 Công ty cổ phần chuỗi cung ứng AVS ít vận chuyển hàng hóa do ảnh hưởng đại dịch covid 19 nên chi phí bỏ ra không nhiều, xe ít bị hỏng hóc nên không phát sinh nhiều chi phí sữa chữa, chi phí xăng dầu, ….
Về lợi nhuận thì công ty vẫn đảm bảo ở mức tăng an toàn vẫn có lợi nhuận chứ không bị âm.
Năm 2021 so với 2020 tăng 368 triệu đồng.
Năm 2020 giảm so với 2019 là 112 triệu đồng.
Mặc dù chịu tác động ảnh hưởng của covid 19 tuy nhiên công ty vẫn đảm bảo được lợi nhuận cho hoạt động của mình Điều này chứng minh tầm nhìn, chiến lược và hoạch định mà Ban Lãnh đạo của công ty vạch ra là rất đúng đắn.
Cơ hội
Việt Nam là nước đang phát triển nên lượng hàng hóa sản xuất trong nước sẽ lớn hơn cùng với việc vận chuyển hàng hóa trong nước, trao đổi hàng hóa giữa các nước đối tác ngày càng nhiều, đầu tư từ nước ngoài nhiều hơn, hơn nữa sẽ giúp triển khai các dự án được coi là cơ hội mở rộng thị trường và vận chuyển đầu ra cho các doanh nghiệp Việt Nam.
Việt Nam gia nhập nhiều tổ chức quốc tế: WTO, ASEAN,… nên kinh tế đối ngoại phát triển hàng hoá xuất nhập cảnh, xuất nhập khẩu, quá cảnh tăng cao, tạo điều kiện cho phát triển vận tải.
Hiện nay, tình trạng tăng trưởng phương tiện ồ ạt, thiếu thận trọng, rủi ro trong đầu tư, lượng phương tiện thời điểm này có tốc độ tăng không kiểm soát, người làm nghề, người đi làm thuê Do đó, nhiều công ty còn thiếu chuyên nghiệp trong dịch vụ vận tải, càng gây khó khăn cho vấn đề hàng hóa vốn đã khan hiếm, cạnh tranh không lành mạnh Công Ty Cổ Phần Chuỗi Cung Ứng AVS tự tin là một công ty chuyên nghiệp với kế hoạch vận chuyển phù hợp Và công ty đã có lượng khách hàng ổn định sau 5 năm hoạt động.
Cơ sở vật chất: Công ty cổ phần chuỗi cung ứng với 25 xe vận chuyển cont lớn nhỏ, sẵn sàng đáp ứng được khối lượng hàng hóa mà khách hàng muốn vận chuyển.
Các tuyến đường đã được sửa chữa, nâng cấp hiện đại hơn nhiều.
Thách thức
Công ty cổ phần chuỗi cung ứng AVS sẽ chịu sức ép từ các doanh nghiệp vận tải nước ngoài Bởi những doanh nghiệp đó có nhiều kinh nghiệm hơn, thị trường vốn lớn hơn, kinh nghiệm lâu năm, thị trường rộng hơn, đó sẽ là lợi thế trong cuộc đua về giá.Hiện nay dầu đang khủng hoảng trầm trọng Dẫn đến giá dầu tăng cao Không có đủ dầu cho xe
Làm gián đoạn quá trình vận chuyển hàng hóa.
Cạnh tranh bất bình đẳng vì thực tế hiện tải ở Việt Nam cung lớn hơn cầu Cho nên Công ty phải cạnh tranh với rất nhiều doanh nghiệp khác.
Khối lượng hàng hóa trong công ty đang tăng nhưng số xe vẫn chưa đủ đáp ứng vận chuyển vào những dịp lễ, tết khối lượng hàng hóa khách hàng cần vận chuyển rất nhiều.
Các khoản chi phí đè nặng lên công ty Chi phí bỏ ra thì nhiều mà cước thu vào thì ít.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA
Dịch vụ giao nhận
Theo Luật Thương mại Việt Nam (2005): “Dịch vụ giao nhận hàng hoá là hành vi Thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển , lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc người làm dịch vụ giao nhận khác ( gọi chung là khách hàng) - Điều 136 Luật Thương mại ”
Như vậy, nói một cách ngắn gọn: giao nhận hàng hóa là tập hợp những nghiệp vụ , thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người xuất hàng) đến nơi nhận hàng (người nhập hàng ).
Trong xu thế quốc tế hoá đời sống xã hội hiện nay, cũng như là sự mở rộng giao lưu hợp tác thương mại giữa các nước, đã khiến cho giao nhận ngày càng có vai trò quan trọng Điều này được thể hiện ở :
+ Giao nhận tạo điều kiện cho hàng hoá lưu thông nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm mà không có sự tham gia hiện diện của người gửi cũng như người nhận vào tác ngiệp.
+ Giao nhận giúp cho người chuyên chở đẩy nhanh tốc độ quay vòng của các phương tiện vận tải, tận dụng được một cách tối đa và có hiệu quả dung tích và tải trọng của các phương tiện vận tải, các công cụ vận tải, cũng như các phương tiện hỗ trợ khác.
+ Giao nhận làm giảm giá thành hàng hoá xuất nhập khẩu.
+ Bên cạnh đó, giao nhận cũng giúp các nhà xuất nhập khẩu giảm bớt các chi phí không cần thiết như chi phí xây dựng kho tàng bến bãi của người giao nhận hay do người giao nhận thuê, giảm chi phí đào tạo nhân công.
Các bên tham gia hoạt động giao nhận
- Người mua hàng (buyer): người mua đứng tên trong hợp đồng thương mại
- Người bán hàng (seller): người bán hàng trong hợp đồng thương mại
- Người gửi hàng (shipper): người gửi hàng, ký hợp đồng vận tải với Người giao nhận vận tải
- Người nhận hàng (consignee): người có quyền nhận hàng hóa
- Người vận tải (carrier): vận chuyển hàng từ điểm giao đến điểm nhận theo hợp đồng vận chuyển.
- Người giao nhận (forwarder): người chịu trách nhiệm làm các thủ tục liên quan đến nhập khẩu cho lô hàng và giao nó cho chủ hàng.
- Hải quan (customs): bên kiểm tra, xác nhận việc thông quan cho lô hàng.
Người giao nhận
Theo Luật Thương mại Việt Nam (2005): “Người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá.”
Như vậy, người giao nhận là người thực hiện các dịch vụ giao nhận theo sự uỷ thác của khách hàng hoặc người chuyên chở Nói cách khác, người kinh doanh các dịch vụ giao nhận gọi là người giao nhận Người giao nhận có thể là chủ hàng (khi chủ hàng tự đứng ra thực hiện các công việc giao nhận cho hàng hoá của mình), là chủ tàu ( khi chủ tàu thay mặt người chủ hàng thực hiện các dịch vụ giao nhận ), công ty xếp dỡ hay kho hàng hoặc người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ một người nào khác thực hiện dịch vụ đó.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN GIAO NHẬN LÔ HÀNG NHẬP ĐỒ BẾP GIA DỤNG NGUYÊN CONTAINER (FCL) CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHUỖI CUNG ỨNG AVS
Chào giá và đàm phán
Đối tác trước đây từng sử dụng dịch vụ của công ty AVS và cảm thấy hài lòng nên có mong muốn tiếp tục sử dụng dịch vụ vận chuyển của công ty Hai bên tiến hành trao đổi thông tin qua mạng xã hội Zalo
Khách hàng thông báo có một lô hàng nguyên container sắp cập cảng Hải Phòng, muốn công ty AVS làm thủ tục kéo container về kho cho khách hàng và muốn xin báo giá Sales khai thác thu thập thông tin của khách, tổng hợp lại được các thông tin sau:
+ Tên hàng: Lò nướng điện
Khách muốn lô hàng của mình được vận chuyển về kho nhanh nhất có thể, có thể chấp nhận giá cao một chút.
Sau khi có được thông tin khách hàng, tiến hành tổng hợp thông tin và phân tích:
+ Nghiên cứu kĩ giá cước Giá cước vận chuyển nội địa cần phải được cập nhật thường xuyên thông qua nhiều nguồn thông tin khác nhau từ các công ty đối thủ để có thể cân đối được một mức giá phù hợp và cạnh tranh nhất Tránh trường hợp giá quá thấp hoặc giá quá cao, vượt quá khả năng dịch vụ của công ty hoặc rủi ro về chi phí thực tế phát sinh cao hơn tiền lãi gây lỗ vốn.
+ Khi báo giá nên quan tâm khách hàng cần giá hay cần chất lượng Nếu khách cần chất lượng, nên đôn giá cao để lấy lời thêm và thay vào đó là phục vụ họ thật nhiệt tình Còn nếu khách quan trọng giá tốt, báo cho đối tác một giá thật mềm, và không cần chi quá nhiều thời gian vào họ
Sales cân nhắc, tính toán và báo tổng chi phí vận chuyển cho lô hàng này như sau:
Bảng 3.1: Tổng chi phí lô hàng nhập
Phí nâng hàng và hạ vỏ 1,000,000
Phí hải quan giám sát kho bãi 100,000
Phí sử dụng công trình kết cấu hạ tầng, công trình dịch vụ, tiện ích công cộng trong khu vực
Phí vận chuyển nội địa 4,800,000
Khách hàng đồng ý với mức giá trên Hai bên thỏa thuận tiến hành kí hợp đồng ủy thác.
Nhận làm thủ tục nhập khẩu lô hàng từ người ủy thác
Cả hai phía công ty và khách hàng kí kết hợp đồng dịch vụ giao nhận/vận tải/kinh tế theo các điều khoản được hai bên thống nhất bằng văn bản, hai bên sẽ ký tên, đóng dấu và lập thành 04 bản mỗi bên giữ 02 bản Trong tương lai, nếu có bất kỳ trường hợp hoặc thay đổi nào khác ngoài những quy định trong hợp đồng, các tệp đính kèm hợp đồng đã thỏa thuận sẽ được bổ sung qua email.
Tiếp nhận thông tin lô hàng và kiểm tra chứng từ:
Sau khi Công ty DOLPHIN SEA AIR SERVICES
CORPORATION - HA NOI BRANCH (Chi Nhánh Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo) và đối tác là Công ty UNION EXPRESS DROUP CO., LTD kí kết hợp đồng Chủ hàng sẽ gửi email file cho công ty bộ chứng từ hàng nhập Sau khi nhận được bộ chứng từ khách hàng gửi qua email, nhân viên bộ phận chứng từ tiến hành kiểm tra xem khách hàng đã gửi đủ bộ chứng từ hay chưa, nếu thiếu thì phải kịp thời báo lại cho bên khách gửi bổ sung Bởi thiếu một trong các chứng từ thì không thể tiến hành lấy hàng, có thể gây nên hệ quả phát sinh thêm chi phí lưu bãi container gây tốn kém.
Bộ chứng từ nhận được bao gồm: o Giấy giới thiệu o Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract) o Hoán đơn thương mại (Commercial Invoice) o Phiếu đóng gói (Packing List) o Vận đơn (Bill of Loading) o Giấy báo hàng đến (Arival Note) o Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Orgin)
Khách hàng đã gửi đủ chứng từ.
Nhân viên chứng từ tiến hành lọc lấy thông tin lô hàng:
Bên nhập khẩu: DOLPHIN SEA AIR SERVICES
CORPORATION - HA NOI BRANCH (Chi Nhánh Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo) Địa chỉ: Tầng 6, tòa nhà văn phòng Hanoi group, số
442 Đội Cấn, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình, Hà Nội
Bên xuất khẩu: UNION EXPRESS DROUP CO., LTD Địa chỉ: Rm 17A03,Building A, Baoneng Central Plaza, No.3008, BaoAn North Road, Louhu District,Shenzhen
Tên tàu: SITC DA NANG
Tên hàng hoá: ELECTRIC OVEN MODEL: SHD4206
Mã HS CODE: 85166090 Điều kiện giao hàng: FOB
Phương thức thanh toán: TT
Cảng dỡ: DINH VU PORT HAI PHONG
Ưu điểm khi thực hiện công đoạn này:
+ Bên nhập khẩu đã gửi đủ bộ chứng từ.
+ Tiết kiệm được thời gian nhờ gửi chứng từ qua
Hạn chế khi thực hiện công đoạn này:
+ Bộ phận chứng từ vẫn còn chậm trong việc tiếp nhận và xử lí thông tin chứng từ.
Lấy lệnh hãng tàu
Khi nhận được thông báo thời gian ETA của hãng tàu, bộ phận quản lí làm hàng nhập cần đốc thúc nhân viên đẩy nhanh quá trình tiếp nhận chứng từ hàng hóa Người nhập khẩu sẽ gửi qua email bao gồm: giấy bảo hàng đến (Arrival Notice) Chủ hàng sẽ gửi thông báo cho Công ty FWD mà bên công ty đã thuê để làm thủ tục nhập khẩu lô hàng (qua email, fax hoặc gửi trực tiếp ) Khi tiếp nhận được giấy này cần kiểm tra các thông tin:
Tên tàu: SITC DA NANG
Số cont/size & type/ số chì: SEGU67
Cảng xếp hàng: BEJIAO CHINA
Cảng dỡ: DINH VU PORT HAI PHONG
Thông tin người nhận: DOLPHIN SEA AIR SERVICES CORPORATION - HA NOI BRANCH
Gần đến ngày dự kiến tàu đến, nhân viên chứng từ sẽ chủ động liên hệ với hãng tàu để hỏi xem tàu có về chưa và bao giờ tàu sẽ cập cảng Sau khi nhân viên giao nhận biết tàu cập cảng dỡ và liên hệ với kế toán xin tạm ứng: Debit Note.
Nhân viên chứng từ đến văn phòng đại diện hãng tàu xuất trình giấy giới thiệu, số vận đơn và vận đơn, giấy báo hàng đến cho nhân viên văn phòng đại diện hãng tàu, nhân viên sẽ tiếp nhận và xuất hóa đơn theo yêu cầu Người giao nhận trả các khoản phí khác nhau để nhận hàng Người giao nhận thanh toán phí và ký vào hóa đơn Sau đó, nhân viên của hãng tàu sẽ đưa cho người giao nhận một bản sao của D/O, nội dung giống với mẫu D/O gốc, yêu cầu người giao nhận ký xác nhận Để chứng minh đã nhận được D/O rồi, sau đó nhận D/O gốc.
Sau khi D/O gốc được cung cấp, nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra, đối chiếu các nội dung của D/O với vận đơn để tìm ra các sai sót (nếu có) trên D/O và sửa chữa ngay lập tức.
Vì giao hàng thẳng, nên ta phải mượn vỏ cont, hãng tàu sẽ cấp 4 liên giấy mượn cont rỗng, dùng để tài xế làm thủ tục giao hàng cho và trả container khi hoàn thành việc giao hàng về kho riêng của khác hàng.
Nhân viên hiện trường tiến hành thanh toán chi phí.
Gồm các chi phí sau:
Bảng 3.2: Chi phí làm hàng tại cảng
Phí nâng hàng và hạ vỏ 1,000,000
Phí hải quan giám sát kho bãi 100,000
Phí sử dụng công trình kết cấu hạ tầng, công trình dịch vụ, tiện ích công cộng trong khu vực
Nhân viên hãng tàu sẽ giao D/O làm bốn liên, có đóng dấu và chữ ký của hãng tàu Trước khi rời hãng tàu phải kiểm tra kỹ D/O: kiểm tra tính thống nhất giữa D/O vàB/L có khớp với nhau hay không, thời gian mà D/O hết hạn,dấu hãng tàu và hóa đơn đã thanh toán tại hãng tàu (D/O ,CFS, phí chứng từ, v.v.)
Khai hải quan
Sau khi lấy được D/O, nhân viên thủ tục sẽ tiến hành truyền tờ khai hải quan thông qua phần mềm ECUS5 Để thực hiện truyền tờ khai cần phải có các chứng từ sau:
Nhân viên chứng từ một lần nữa kiểm tra số lượng chứng từ xem đã đầy đủ hay chưa, nếu đã đủ thì tiến hành mở tờ khai hải quan trên phần mềm ECUS5-VNACCS
Có thể phát sinh các trường hợp như:
+ Hải quan tham vấn giá
Nhân viên làm thủ tục cần phải có kiến thức tốt để có thể ứng biến linh hoạt trước các trường hợp phát sinh trên.
Đăng nhập vào phần mềm ECUS5 Sử dụng tài khoản và chữ kí số của công ty => chọn số 2 (Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu).
Đăng kí mới tờ khai nhập khẩu IDA và tiến hành điền thông tin: Tên sản phẩm: Electric oven, loại: SHD4206, chất liệu: Khoang và vỏ lò thép không gỉ, cửa kính chịu nhiệt, kích thước: 408 x 302 x 237 mm, dung tích: 10 lít, mã HS: 85166090, số tờ khai: 104995323900, ngày đăng kí: 27/9/2022, mã loại hình: A11.
Kết quả lô hàng này được phân loại là vàng, cần phải kiểm tra chứng từ hải quan Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu sửa đổi, bổ sung các tài liệu khai hải quan thì thực hiện theo yêu cầu và xuất trình các tài liệu giấy để hải quan kiểm tra Nếu lô hàng được thông quan thì in tờ khai hải quan, nộp thuế, phí và đến lấy hàng Nhân viên in tờ khai hải quan và các file đính kèm (nếu có), nộp cho hải quan cùng các file (invoice, packing list, vận đơn, C/O,…) Hàng hóa không có vấn đề gì thì được thông quan, nếu hồ sơ chưa đủ thì phải bổ sung hoặc hồ sơ có nghi vấn thì phải kiểm tra thực tế hàng hóa Nhân viên chứng từ in tờ khai thông quan và tên container (tờ mã vạch) đủ điều kiện thông quan, làm thủ tục nhận và vận chuyển hàng hóa cho khách hàng.
Đổi phiếu giao nhận container (phiếu EIR)
Khi đã hoàn thiện công đoạn khai quan và lấy lệnh hãng tàu, nhân viên hiện trường tổng hợp lại bộ chứng từ để đổi lấy phiếu EIR tại cảng Đình Vũ.
Chứng từ mang đi bao gồm:
Tờ khai hải quan đã thông quan
Biên lai đóng phí sử dụng công trình cảng biển
Giấy giới thiệu có ký đóng dấu của Công Ty TNHH Con Cá Heo
Chứng minh nhân dân photo (Căn cước công dân)
Vận đơn có đóng dấu của Công Ty SITC
Tiền đóng phí nâng hạ, phí hải quan giám sát hải quan.
Phiếu EIR có giá trị trong vòng 3 ngày.
Nhân viên lấy lệnh tại chỗ mang theo 1 bộ hồ sơ (dạng mã vạch) có chữ ký của hải quan giám sát Sau đó, nhân viên hiện trường vào quầy của cảng cầm bộ chứng từ với giá 1.000.000đ/cont 40 feet và thanh toán tiền nâng hạ vỏ Nhân viên xuống hiện trường lấy hàng hóa đơn cung cấp mã số thuế và tên công ty nhập khẩu Kế toán in hóa đơn, 4 liên phiếu giao container Liên ngoài cùng màu trắng, nhân viên hiện trường ký tên và ghi số điện thoại Sau đó, cảng sẽ thu liên đầu tiên và lưu 3 liên còn lại, giao cho nhân viên lấy lệnh Trong đó 1 liên cho tài xế lái xe vào cảng, 1 liên giao nhận cảng sẽ thu, và một liên nộp tại bảo vệ cổng trước khi xe rời cảng.
Điều xe lấy hàng
Bộ phận điều xe của Công tý Cổ phần chuỗi cung ứng AVS sẽ liên hệ bên kho hàng của Sunhouse Để lên kế hoạch giao hàng hợp lý sao cho đúng thời gian, đủ số lượng
Nhân viên điều xe sẽ chịu trách nhiệm sắp xếp xe đi đúng giờ Nhân viên sẽ kiểm tra đầy đủ chứng từ, giấy tờ liên quan giao cho lái xe để lái xe vận chuyển hàng Nhân viên điều xe cần tìm hiểu rõ tuyến đường nào phù hợp nhất để lái xe đi Uớc chừng khoảng thời gian phù hợp lái xe lên đến kho để kho sắp xếp thời gian bốc dỡ hàng
Ngoài ra nhân viên điều xe cần phải sát sao trên định vị của công ty trong quá trình vận chuyển nắm được lái xe có đi đúng tuyến đường hay không, có giao hàng đúng nơi, đúng giờ hay không? Khi có vấn đề cần khắc phục ngay hoặc gọi cho bên kho để cùng giải quyết nếu không lên hàng đúng thời gian
Bên cạnh đó trước khi vận chuyển nhân viên điều xe cần phải yêu cầu lái xe kiểm tra phương tiện vận chuyển có hỏng hóc, nhiên liệu cấp đầy đủ và có đầy đủ đồ bảo hộ hay không? Có nhiệm vụ cấp phát đủ số tiền ví dụ các chi phí phát sinh, tiền vé qua trạm cho lái xe Để vận chuyển không bị gián đoạn và giao kịp giờ.
Trả tờ khai
Nộp cho hải quan số tờ khai, hải quan tiến hành làm thủ tục và gửi lại cho nhân viên tờ khai và danh sách container đã đóng dấu thông quan Nhân viên công ty sử dụng tờ khai để thực hiện thanh lí cổng.
Thanh lý tờ khai
Nhân viên chạy lệnh đến văn phòng đội giám sát cổng nộp:
Bản sao tờ khai và danh sách container
Sẽ nhận lại bản chính tờ khai hải quan, danh sach container đã được đóng dấu qua khu vực giám sát và phiếu EIR đã được Hải quan giám sat tại cổng đóng dấu, kí tên để lấy cont ra khỏi cảng
Vận tải đường bộ giao hàng về kho cho khách hàng
It nhất 2 ngày trước ETA, Sales thông báo cho bộ phận CUS nội địa về chi tiết lô hàng, gửi kèm Bill CUS nội địa thông báo cho Sales về chi tiết thời gian, địa điểm bốc/ dỡ hàng, thông tin tài xế/ biển số xe,… Sau đó sales sẽ làm việc với bộ phận Operations.
Phân tích địa hình di chuyển:
Vận chuyển hàng hóa từ cảng Đình Vũ tới kho cho khách tại
Km21-22 Đại Lộ Thăng Long có 2 sự lựa chọn:
Vận chuyển thông qua tuyến đường quốc lộ:
+ Ưu điểm: Phụ phí đường bộ tiết kiệm hơn.
+ Nhược điểm: Thời gian giao hàng có thể bị ảnh hưởng bởi rủi ro ách tắc giao thông.
Vận chuyển thông qua tuyến đường cao tốc:
+ Ưu điểm: Thời gian vận chuyển nhanh hơn.
+ Nhược điểm: Phụ phí đường bộ cao hơn so với đường quốc lộ.
Vì khách hàng yêu cầu vận chuyển nhanh nên ta chọn phương án vận chuyển hàng qua đường cao tốc.
Chi trước các khoản cho lái xe như sau:
Bảng 3.3: Chi phí vận tải đường bộ
Người nhận lệnh của công ty liên hệ với công ty
SUNHOUSE để bàn giao phiếu giao nhận container Sau đó lái xe vào cảng tìm vị trí của container rồi liên hệ với đội quản lý kho và đội xe nâng để làm thủ tục vận chuyển container ra khỏi cảng Trước khi xuất bến, tài xế sẽ phải kiểm tra tình trạng container (cont cần còn nguyên vẹn, không có dấu hiệu nứt vỡ hay hư hỏng, kẹp chì còn niêm phong…) Theo biên bản giao nhận, tài xế sẽ liên hệ với chủ hàng hoặc nhân viên bán hàng để xác nhận lại thời gian và địa điểm giao nhận.
Lấy cont tại cảng Đình Vũ – Hải Phòng sau đó chở hàng về kho riêng của Công ty SUNHOUSE.
Sau khi hàng được chuyển đến kho của nhà nhập khẩu, kho của công ty nhập khẩu sẽ kiểm tra số container và số chì Sau đó quản lý kho sẽ bố trí công nhân xe nâng dỡ hàng và lấy hàng ra khỏi container, sau khi dỡ hàng quản lý kho sẽ tiến hành kiểm đếm hàng hóa theo Packing List và kiểm tra tình trạng hàng hóa: Đã nhận đủ container, đúng số chì, khối lượng hàng mà 2 bên đã kí trong hợp đồng và tình trạng container còn nguyên vẹn trong quá trình vận chuyển.
Trả container rỗng, nhận tiền cược cont
Sau khi hàng về kho, người vận chuyển phải trả lại container rỗng cho hãng tàu đúng địa điểm trong thời hạn quy định của việc cho mượn container Người vận chuyển sẽ nhận được xác nhận container rỗng đã được trả lại và mang chứng từ này cùng với việc mượn container đến hãng tàu để nhận lại tiền đặt cọc.
Thu phí dịch vụ
Bộ phận kế toán ghi nhận doanh thu ngay khi nhận được email của CUS gửi hóa đơn tới khách hàng Trong vòng ngày làm việc kể từ khi nhận được email xác nhận về Debit Note từ CUS, kế toán phát hành hóa đơn và chuyển giao khách hàng cho CUS để CUS gửi khách hàng.
Trong vòng ngày làm việc kể từ khi nhận được bản cứng chứng từ liên quan đến lô hàng, lập Debit Note và chuyển kế toán kèm bộ chứng từ Quản lý bộ phận hoặc kế toán cần đôn đốc khi Sales chậm chuyển chứng từ.
Kế toán phát hành hóa đơn trong vòng 1 ngày kể từ khi nhận được Debit Note kèm bộ chứng từ đầy đủ, chịu trách nhiệm chuyển cho khách hàng trong ngày:
Debit Note kèm bộ chứng từ đầy đủ.
Kế toán gửi thông báo tới Sales về việc đa gửi chứng từ của lô hàng tới khách hàng để Sales theo sát, thu hồi công nợ, đôn đốc khách hàng thanh toán đúng thời hạn Nếu khách hàng chậm thanh toán:
+ Từ 5 ngày trở lên: Gửi email nhắc nhở
+ Từ 10 ngày trở lên: Gửi email nhắc nhở lần 2.
+ Từ 15 ngày trở lên: Gửi công văn ký và đóng dấu tròn của Công ty.
+ Từ 20 ngày trở lên: Đến gặp khách hàng trực tiếp Khi đến gặp khách hàng thu nợ, Sales phải lập Biên bản làm việc, Sales và đại diện có thẩm quyền của khách hàng cùng kí tươi và khi rõ họ tên.
KHO N CHI PHÍ NG TRẢ Ứ ƯỚC Đ n v : VNĐơ ị
STT Tên chi phí S ti nố ề
2 Phí nâng h dạ ướ ải c ng 1,000,000
4 Phí h i quan giám sát kho bãiả 100,000
KHOẢN CHI PHÍ DỊCH VỤ Đơn vị: VND
STT Tên Chi phí Số tiền
1 Phí mở tờ khai hải quan (tính trên đầu cont) 800,000
2 Phí vận tải đường bộ 4,000,000
Doanh thu dự tính = Phí dịch vụ* số cont = 4,800,000*1 4,800,000 VND
Lãi dự tính = 70%* Doanh thu = 70%* 4,800,000 = 3,360,000 VND
Vậy khoản doanh thu dự tính mà công ty Cổ phần Chuỗi cung ứng AVS thu về sau khi thực hiện dịch vụ giao nhận là 4,000,000 VND, với khoản lãi dự tính là 3,360,000VNĐ
MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHUỖI CUNG ỨNG AVS
Đánh giá về hoạt động Tổ chức thực hiện giao nhận lô hàng nhập đồ bếp gia dụng nguyên container của Công ty Cổ phần chuỗi cung ứng AVS 43 2 Giải pháp nâng cao quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển
lô hàng nhập đồ bếp gia dụng nguyên container của Công ty Cổ phần chuỗi cung ứng AVS. a) Đánh giá
- Vẫn còn mắc những sai sót trong bộ chứng từ thủ tục hải quan làm ảnh hưởng tới quy trình Gây cho quy trình làm chậm hơn dự kiến Vì công ty sẽ mất thêm thời gian để chỉnh sửa, ký và đóng dấu cho chứng từ Khi HQ phát hiện sự sai sót của chứng từ thì sẽ trả chứng từ về cho công ty để chỉnh sửa lại
- Thời gian giao hàng còn chậm hơn một chút so với dự kiến. b) Giải pháp Để khắc phục những sự cố gặp phải trong quá trình giao nhận Cũng như để tăng lợi nhuận lơn cho công ty có thể xem xét một số biện pháp sau:
- Cơ cấu tổ chức công ty AVS vẫn còn đơn giản, số lượng nhân viên không nhiều và cũng chưa có sự chuyên môn hóa rõ ràng Một phòng ban có thể phải thực hiện nhiều công việc, nhiệm vụ khác nhau Điều này có thể gây áp lực và gây khó khăn cho nhân viên khi không có sự tập trung toàn vẹn cho một mảng công việc cụ thể.
- Các phương tiện và thiết bị phục vụ trực tiếp cho quá trình nghiệp vụ gần như không có Công ty AVS không sỡ hữu phương tiện bốc dỡ, đội xe, khi cần thiết đều sử dụng dịch vụ cho thuê của các công ty khác do đó còn chịu sự phụ thuộc về giá cả, đặc biệt trong thời gian cao điểm thì chi phí thuê mướn thường tăng cao ảnh hưởng đến giá thành dịch vụ của công ty.
- Công ty AVS có thể học hỏi kiến thức kinh nghiệm từ nhiều công ty khác trong nước đã có bề dày kinh nghiệm qua đó đúc kết được bài học cho mình để đạt được hiệu quả hơn trong quá trình giao nhận.
- Công ty AVS vẫn là một công ty nhỏ và số năm hoạt động chưa nhiều nên để tiết kiệm chi phí ban giám đốc giao cho phòng chứng từ bố trí nhân viên chứng từ vừa phụ trách chứng từ nhập khẩu và xuất khẩu Cần phải có chuyên môn hóa ở bộ phận này để chuẩn bị và kiểm tra chứng từ vì bộ phận này cần sự chính xác tránh nhầm lẫn làm mất thêm thời gian, tiền bạc công ty Phòng chứng từ nên bố trí thêm, tăng cường thêm đội ngũ nhân viên để mỗi người sẽ đảm nhiệm riêng cho từng mảng công việc cụ thể, riêng biệt Sau khi nhân viên phụ trách hoàn thành việc chuẩn bị chứng từ, trưởng phòng nên dành thời gian để kiểm tra lại sự đồng bộ của chứng từ tạo sự liên kết chặt chẽ các nhân viên trong bộ phận Khai báo Hải quan chính xác Đặc biệt chú ý, để tránh sai sót trong quá trình làm việc cần phải có sự tập trung khi xem xét rà soát các chứng từ.
- Công ty có thể xem xét bổ sung thêm phương tiện vận tải Bộ phận sửa chữa để luôn kịp thời khắc phục khi xe gặp vấn đề sự cố tránh ảnh hưởng đến thời gian giao hàng công ty.
- Công ty AVS có thể nên thuê những lái xe dày dặn kinh nghiệm, thân thuộc tuyến đường để tránh đi nhầm đường Hay sai sót trong quá trình vận tải làm hỏng hàng hóa bên trong.
2.Giải pháp nâng cao quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển a) Ổn định cơ cấu nhân sự, nâng cao trình độ cho nhân viên
Trong những năm gần đây tình hình cạnh tranh của ngành logistics trên thị trường là rất khốc liệt, các công ty ngày càng phát triển và nhu cầu nhân lực của ngành này ngày càng tăng cao Hơn nữa nhân sự là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng có tác động trực tiếp đến hiệu quả của toàn bộ quy trình giao hàng Mặc dù đội ngũ lao động của công ty tuy chuyên nghiệp nhưng ngành này luôn có sự thay đổi để phù hợp với từng thời kỳ nhất định Chính vì thế ban lãnh đạo nên cập nhật những xu thế mới và nâng cao trình độ chuyên môn cũng như nghiệp vụ và các kỹ năng cần thiết phụcc vụ để công việc đạt được kết quả cao Khi trình độ nhiệp vụ của nhân viên tăng lên, các vấn đề sai xót phát sinh khi trong quy trình giao hàng cũng giảm đi Từ những thay đổi về đội ngũ nhân sự mà chất lượng quy trình giao hàng của công ty cũng tăng lên đáng kể Từ đó công ty trở lên uy tín hơn trong mắt khách hàng, và công ty phát triển và lớn mạnh.
Nâng cao tiêu chuẩn tuyển dụng
- Khi tuyển dụng, công ty AVS cần sàng lọc kỹ các khâu tuyển dụng cũng như tiêu chí tuyển dụng để phù hợp công ty Nên tuyển dụng những ứng viên có phẩm chất như : nhiệt tình, ham học hỏi, yêu thích công việc và điều quan trọng là phải nắm rõ các kiến thức chuyên môn.
+ Nhân viên chứng từ: cần thành thạo máy vi tính và năng lực ngoại ngữ tốt Để tránh sai sót trong quá trình chuẩn bị tài liệu dẫn đến các sai xót trong việc giao hàng đặc biệt là khả năng giao tiếp tốt với khách hàng và các đại lý trong và ngoài nước,
+Nhân viên kinh doanh: là người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng nên ngoài trình độ chuyên môn và kỹ năng giao tiếp tốt thì cần có các mối quan hệ đặc biệt là có mối quan hệ tốt với các hãng tàu Hơn nữa nhân viên cần có khả năng thuyết phục và đảm bảo khách hàng sử dụng dịch vụ của mình.
+ Nhân viên hiện trường: ngoài kiến thức chuyên môn, nhân viên giao nhận hàng hóa còn cần phải có sức khỏe tốt, nắm bắt được các kỹ năng làm việc và có mối quan hệ nhất định với hải quan thì thủ tục khai báo hải quan sẽ thuận lợi hơn
Ngoài ra chúng ta có thể xem xét đến các thực tập sinh Công ty cũng có thể tuyển dụng những thực tập sinh đã từng thực tập tại công ty, vì họ cũng đã từng có thời gian làm việc tại công ty, nên dễ thích nghi với môi trường và văn hóa của công ty Điều này có lợi hơn cho việc đào tạo và nâng cao chuyên môn, đồng thời tiết kiệm và thời gian chi phí đào tạo cho các nhân viên mới
Nâng cao chất lượng đào tạo
Nguồn nhân lực chính của ngành logistics hiện nay đều là những người trẻ Nguồn nhân lực trẻ là ưu điểm đầu tiên tiếp thu, học hỏi nhanh các thay đổi mới của ngành, thứ hai là có sáng tạo ngay trong thời gian thử việc, có nhiều ý tưởng mới dễ mang lại kết quả tốt Công ty phải tạo điều kiện và truyền động lực để nhân viên tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao kỹ năng giao nhận hàng hóa Ngoài ra những nhân viên chuyên môn giỏi, có thành tích tốt trong công ty cũng nên truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm của mình cho lớp nhân viên trẻ để giúp họ nhanh chóng thích nghi, nắm bắt được công và nâng cao trình độ chuyên môn. Để khích lệ tinh thần, tạo động lực để phát triển chuyên môn cũng như kỹ năng mềm và trình độ ngoại ngữ của nhân viên thì công ty có thể hỗ trợ một phần tài chính để nhân viên đi học nâng cao trình độ ngoại ngữ, hay từng quý sẽ trao thưởng cho những nhân viên đạt kết quả tốt trong công việc Ngoài ra công ty cũng phải chú trọng việc cử nhân viên đến tham gia các buổi hội thảo, trao đổi về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa, học hỏi điều mới, để họ hiểu rõ hơn về toàn bộ công việc đồng thời có cơ hội tích lũy thêm kinh nghiệm, mở rộng các mối quan hệ để thuận lợi trong việc tìm kiếm nguồn khách hàng tiềm năng cũng như nhân lực tốt cho công ty
Kiến nghị đối với nhà nước
Nâng cao hiệu quả hoạt động của hải quan tại cảng
Có biện pháp xử lý các sai phạm, tác động xấu, gây trở ngại sự phát triển của doanh nghiệp Kiên quyết trấn áp tệ nhũng nhiễu, phiền hà, tham ô trong lực lượng hải quan.
Cán bộ hải quan cần giải thích cụ thể, chỉ rõ những sai phạm cho doanh nghiệp Tùy trường hợp, từ cảnh cáo đến phạt hành chính, tạo điều kiện cho doanh nghiệp chấp hành pháp luật Sau khi được giao nhiệm vụ, nhân viên hải quan cần nhanh chóng làm việc để đảm bảo tiến độ công việc, giúp doanh nghiệp nhận hàng, tránh bị tạm giữ, lưu kho.
Thủ tục hải quan mất nhiều thời gian ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy, ưu tiên hàng đầu là đơn giản hóa thủ tục thông quan theo hướng chuyên môn hóa, hiện đại hóa, giúp hàng hóa qua hải quan nhanh chóng, tránh phiền hà không đáng có.
Tăng cường hợp tác song phương
Nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của các nguồn lực đầu tư ngoài ngân sách là một trong những yếu tố quyết định thực hiện thắng lợi các mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội, vì vậy vận dụng quan hệ quốc tế vào các hoạt động kinh tế, xúc tiến đầu tư nước ngoài, đẩy mạnh xây dựng kết cấu hạ tầng cảng biển, phát triển kinh tế Việt Nam dịch vụ hàng hải, tăng cường hợp tác quốc tế góp phần thúc đẩy sự phát triển của ngành vận tải biển Việt Nam trong từng giai đoạn tiếp theo.
Việc Việt Nam gia nhập ASEAN, Khu vực mậu dịch tự do
ASEAN, Hợp tác kinh tế Châu Á - Thái Bình Dương, Tổ chức Thương mại Thế giới đã nâng cao chỗ đứng của Việt Nam trên bản đồ quốc tế và tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển nền kinh tế của Việt Nam Tuy nhiên, số lượng quốc gia có mối quan hệ hợp tác kinh tế với Việt Nam vẫn còn ít và chúng ta cần tạo dựng mối quan hệ tin cậy lẫn nhau, cùng hợp tác cùng có lợi, nhất là trong hoạt động, chính sách đầu tư của nước ngoài Từ đó gián tiếp thúc đẩy xuất nhập khẩu hàng hóa và tạo điều kiện thuận lợi cho ngành vận tải hàng hóa phát triển Hơn nữa, sự cạnh tranh với các công ty nước ngoài sẽ kích thích, thúc đẩy để doanh nghiệp phấn lớn mạnh và phát triển.
Tích cực giao lưu, thiết lập quan hệ và hợp tác với các nước có biển, tìm kiếm hợp tác tài chính và kỹ thuật trong xây dựng cơ sở hạ tầng biển và đào tạo nguồn nhân lực, tăng cường hợp tác với các nước có quan hệ biển hiện có, nhất là với các nước láng giềng, các nước ASEAN và các nước châu Á, hợp tác giữa các nước có thế mạnh về biển ở châu Á, giao lưu, chia sẻ thông qua gặp gỡ, hội nghị, hội thảo học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau.
Xây dựng một hệ thống pháp luật đồng bộ và nhất quán, phù hợp với luật pháp và thông lệ quốc tế
Kiểm tra, chỉnh sửa, bổ sung và từng bước để hoàn thiện hệ thống quy phạm pháp luật và các văn bản luật liên quan của ngành Hàng hải Sửa đổi, bổ sung thêm các quy phạm và bộ luật về vận tải đa phương thức, dịch vụ logistics, quản lý đầu tư để phát triển hạ tầng cảng biển phù hợp với điều kiện quốc gia và xu thế phát triển của Việt Nam; thi hành các cam kết của Việt Nam trong khuôn khổ WTO.
Hệ thống pháp luật đồng bộ, thống nhất sẽ tạo hành lang pháp lý ổn định, tạo cho các doanh nghiệp vận tải trong nước và các nhà đầu tư nước ngoài sự tin tưởng Trước hết, cần ban hành đầy đủ các văn bản dưới luật để giải thích, hướng dẫn, làm rõ các quy định của Luật Hàng hải Hiện nay, các văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam không thực hiện chức năng này Hầu hết các hướng dẫn là thô hơn là cụ thể Điều này gây rất nhiều khó khăn cho các hãng tàu, công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển đang hoạt động tại thị trường Việt Nam.
Vì vậy, đất nước phải không ngừng hoàn thiện hệ thống pháp luật, chính sách thuế, thủ tục hải quan, thủ tục hành chính… để thúc đẩy và phát triển hệ thống giao nhận vận tải.
Nhà nước tiếp tục nâng cấp cơ sở hạ tầng phục vụ giao nhận đường biển
Nhà nước cần xây dựng, mở rộng cảng biển, đầu tư cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hiện đại, tiên tiến để xếp dỡ vận chuyển hàng hoá Chính sách mở về đầu tư có lợi cho việc nâng cao chất lượng dịch vụ khai thác cảng.
Phát triển đồng bộ hệ thống giao thông kết nối, hạ tầng và các dịch vụ logistics đi kèm Sự phối hợp giữa các bộ, ban, ngành, địa phương trong thực hiện quy hoạch phát triển, sự phối hợp giữa quy hoạch phát triển cảng biển với các quy hoạch hạ tầng khác, quy hoạch không gian đất đai, biển… không còn gánh nặng lợi ích cục bộ, có lợi cho sự phát triển cảng biển của các khu vực khác.
Vận tải biển đã và đang đóng vai trò quan trọng trong giao dịch thương mại quốc tế, là một trong những tuyến đường vận chuyển kết nối lưu thông hàng hóa mang lại hiệu quả kinh tế cao Nhờ đó mà các dịch vụ vận tải, xuất nhập khẩu cũng ngày một tăng cao và phát triển hơn bao giờ hết Với sự đóng góp như một mắt xích quan trọng trong chuỗi dịch vụ giao nhận và vận chuyển, công ty cổ phần chuỗi cung ứng AVS đã thể hiện được vai trò của mình với trách nhiệm giao hàng đảm bảo, an toàn cho khách hàng AVS sẽ cần phải cố gắng, nỗ lực hơn nữa để có thể phát triển hơn trong tương lai, đáp ứng được nhu cầu cao hơn của mọi khách hàng.