1 SỞ LAO ĐỘNG TBXH TỈNH HÀ NAM TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ HÀ NAM GIÁO TRÌNH MÔN HỌC SOẠN THẢO VĂN BẢN NGÀNHNGHỀ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số 285QĐ CĐN ngày 21 th.GIÁO TRÌNH MÔN HỌC SOẠN THẢO VĂN BẢN NGÀNHNGHỀ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP
SỞ LAO ĐỘNG TB&XH TỈNH HÀ NAM TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ HÀ NAM GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: SOẠN THẢO VĂN BẢN NGÀNH/NGHỀ: KẾ TỐN DOANH NGHIỆP TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số:285/QĐ-CĐN ngày 21 tháng năm 2017 Trường Cao đẳng Nghề Hà Nam Hà Nam, 2017 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Để đáp ứng nhu cầu học tập nghiên cứu cho giảng viên sinh viên nghề Kế toán doanh nghiệp trường Cao đẳng nghề Hà Nam Chúng thực biên soạn giáo trình Soạn thảo văn Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm Dựa theo giáo trình này, sử dụng để giảng dạy cho trình độ trung cấp nghề Kế tốn doanh nghiệp LỜI NĨI ĐẦU Soạn thảo văn khâu quan trọng cần thiết hoạt động quan Nhà nước, tổ chức trị xã hội doanh nghiệp Công tác soạn thảo loại công văn, tờ trình, lập biên nghiệm thu, toán hợp đồng kinh tế, mẫu báo cáo kế toán hoạt động diễn thường xuyên doanh nghiệp Để tạo điều kiện giúp học sinh – sinh viên tiếp cận học tập môn học thuận lợi, nghiên cứu, tập hợp nhiều nguồn tài liệu cập nhật thông tư, quy định soạn thảo văn để biên soạn giáo trình Soạn thảo văn dùng cho chun ngành Kế tốn doanh nghiệp Nội dung giáo trình Soạn thảo văn gồm có chương: Chương 1: Những quy định chung văn Chương 2: Văn pháp quy Chương 3: Văn hành Chương 4: Văn hợp đồng Trong trình biên soạn khơng tránh khỏi thiếu sót, chúng tơi mong nhận ý kiến đóng góp bạn đọc để giáo trình ngày hồn thiện Hà Nam, ngày tháng năm 2017 Người biên soạn NGUYỄN HỒ PHƯƠNG MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG 1: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ VĂN BẢN 1.Khái niệm, chức năng, vai trò văn 1.1.Khái niệm 1.2 Chức 1.3 Vai trò văn 12 Phân loại văn 14 2.1 Văn mang tính chất quyền lực nhà nước văn khơng mang tính chất quyền lực nhà nước 15 2.2 Văn công văn tư 15 2.3 Văn quản lý văn thông thường 15 2.4 Phân loại theo hình thức văn 15 Hình thức nội dung văn 16 3.1 Hình thức văn 16 3.2 Nội dung văn 17 Ý nghĩa việc soạn thảo văn 18 Quy trình soạn thảo văn 18 5.1 Định hướng trình soạn thảo văn 18 5.2 Xác lập quy trình soạn thảo văn 19 5.3 Thể thức văn 22 Văn quản lý nhà nước 43 Mẫu 1: Mẫu trình bày cơng văn 43 Mẫu 2: Mẫu trình bày văn có tên loại 45 Mẫu 3: Phông chữ (FONT) cỡ chữ để trình bày văn 45 CHƯƠNG 2: VĂN BẢN PHÁP QUY 47 1.Khái niệm đặc trưng văn pháp quy 47 1.1 Khái niệm 47 1.2 Đặc trưng văn pháp quy 47 Ý nghĩa tầm quan trọng văn pháp quy 48 Yêu cầu nội dung hình thức văn pháp quy 48 3.1 Những yêu cầu nội dung 48 3.2.Những yêu cầu hình thức 51 Các hình thức văn pháp quy 52 4.1 Một số văn pháp quy Chính phủ 52 4.2 Các văn pháp quy Thủ tướng Chính phủ 52 4.3 Các văn pháp quy thủ trưởng quan thuộc Chính phủ 53 4.4 Các văn pháp quy liên ngành 53 4.5 Các văn pháp quy Chính quyền cấp địa phương 53 Phương pháp soạn thảo văn pháp quy 53 5.1 Nghị 53 5.2 Quyết định 55 5.3 Chỉ thị 60 5.4 Thông tư 62 CHƯƠNG 3: VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 65 Khái niệm văn hành 65 Các hình thức văn hành chính: 65 2.1 Công văn 65 2.2 Tờ trình 66 2.3 Đề án 66 2.4 Báo cáo 67 2.5 Thông báo 67 2.6 Thông cáo 67 2.7 Biên 67 2.8 Diễn văn 68 2.9 Đơn thư 68 2.10 Giấy uỷ quyền 69 Phương pháp soạn thảo số văn hành thơng dụng 69 3.1 Cơng văn hành 69 3.2 Văn thông báo 71 3.3 Văn tờ trình 72 3.4 Đề án công tác 73 3.5 Báo cáo 74 3.6 Biên 75 CHƯƠNG 4: VĂN BẢN HỢP ĐỒNG 77 1.Văn hợp đồng kinh tế 77 1.1 Khái niệm hợp đồng kinh tế (HĐKT) 77 1.2 Văn HĐKT loại văn HĐKT 81 1.3.Văn phụ lục HĐKT biên bổ sung HĐKT 83 1.4.Nguyên tắc sử dụng ngôn ngữ văn phạm văn HĐKT 85 Hợp đồng lao động 88 2.1.Khái niệm đặc điểm hợp đồng (HĐLĐ) 88 2.2 Nguyên tắc giao kết HĐLĐ 90 2.3 Quy định thực hợp đông lao động 91 2.4 Quy định chấm dứt hợp đồng lao động 92 TÀI LIỆU THAM KHẢO 98 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: SOẠN THẢO VĂN BẢN Mã mơn học: MH 09 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: Là mơn học sở nghề kế tốn doanh nghiệp, bố trí giảng dạy đồng thời với mơn sở nghề - Tính chất: Soạn thảo văn môn học buộc nhằm giúp sinh viên sau tốt nghiệp soạn thảo loại văn liên quan đến nghề như: công văn, tờ trình, biên nghiệm thu, tốn cơng trình, hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, đơn từ - Ý nghĩa vai trò môn học: Hoạt động trao đổi thông tin thể nhiều phương diện, nhiều phương thức khác nhau, văn coi phương tiện hoạt động quản lý Nhà nước doanh nghiệp Công tác văn thư - lưu trữ giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp tiếp nhận quán triệt đường lối, chủ trương sách Đảng Nhà nước, thị, mệnh lệnh, hướng dẫn thực cấp cách đầy đủ kịp thời, giúp thông báo, quán triệt, hướng dẫn cụ thể cho cấp dưới, tổ chức thực văn chủ đạo cấp trên, mặt khác ghi nhận kết hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp đầy đủ, kịp thời, xác Mục tiêu môn học: - Về kiến thức: + Phân biệt loại văn bản:văn pháp qui,văn hành chính,văn hợp đồng + Xác định hình thức,nội dung quy trình soạn thảo văn + Liên hệ với thực tiễn vận dụng kiến thức học soạn thảo số văn pháp qui,văn hành thơng dụng văn hợp đồng - Về kỹ năng: + Phân loại loại văn + Thực phương pháp,kỹ thuật soạn thảo loại văn thông dụng: công văn,tờ trình,lập biên nghiệm thu,thanh tốn cơng trình,thảo hợp đồng kinh tế,hợp đồng lao động,các đơn từ khác - Về lực tự chủ trách nhiệm: + Tuân thủ quy trình soạn thảo văn hình thức nội dung văn + Làm việc độc lập làm việc theo nhóm, giải cơng việc, vấn đề phức tạp điều kiện làm việc thay đổi + Hướng dẫn tối thiểu, giám sát người khác thực nhiệm vụ xác định; chịu trách nhiệm cá nhân trách nhiệm nhóm + Đánh giá chất lượng sản phẩm sau hoàn thành kết thực thành viên nhóm Nội dung mơn học: CHƯƠNG 1: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ VĂN BẢN Mã chương: 0901 Giới thiệu: Trang bị cho người học kiến thức chung văn khái niệm, phân loại, hình thức nội dung văn đời sống xã hội, quy trình soạn thảo loại văn theo quy định Mục tiêu: - Trình bày vai trò, chức văn hệ thống văn bản; - Trình bày hình thức nội dung, quy trình soạn thảo văn bản; - Phân loại hệ thống văn theo nội dung, hình thức, chức khác văn bản; - Thực số thể thức văn theo mẫu trình bày tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700-1992; - Tuân thủ quy trình soạn thảo văn hình thức nội dung văn Nội dung chính: 1.Khái niệm, chức năng, vai trò văn 1.1.Khái niệm Văn đối tượng nghiên cứu nhiều ngành khoa học Trong trình hoạt động quan, tổ chức, văn vừa phương tiện, vừa sản phẩm hoạt động quản lý, dùng để ghi chép truyền đạt định quản lý, thông tin từ hệ thống quản lý dến hệ thống bị quản lý Theo cách hiểu rộng, văn phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ (hay ký hiệu) định 1.2 Chức 1.2.1 Chức thông tin Đây chức đầu tiên, chức văn nói chung văn quản lý hành nhà nước nói riêng Truyền đạt thông tin quản lý qua văn xem hình thức thuận lợi đáng tin cậy Ngày nay, văn đóng vai trị quan trọng có hiệu kết hợp với kỹ thuật truyền thông đại (Fax, Email) Chức thông tin văn thể phương diện sau: - Văn ghi lại thơng tin q trình hoạt động quan, tổ chức - Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi đến nơi khác hệ thống quản lý hay từ quan đến cá nhân; - Giúp quan thu nhận thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý đánh giá thông tin thu qua hệ thống truyền đạt thông tin khác Dưới dạng văn bản, thời điểm nội dung thông báo thông tin thường có loại sau: + Thơng tin q khứ: thông tin liên quan đến việc giải trình hoạt động quan, tổ chức, song thông tin khứ có giá trị ngang hoạt động hành quan Vì vậy, để đảm bảo giá trị thông tin văn cần lựa chọn thông tin theo nguyên tắc tiêu chuẩn định + Thông tin hành: thông tin liên quan đến việc xảy hàng ngày quan, tổ chức ý nghĩa loại thông tin xét theo mục đích hoạt động, chức năng, nhiệm vụ thực hàng ngày quan Tính đa dạng thơng tin hành phản ánh hoạt động đa dạng quan nhiệm vụ khác mà quan phải thực trình hoạt động Thơng tin dự báo: thơng tin mang tính kế hoạch tương lai, dự báo chiến lược hoạt động mà máy quản lý nhà nước nói riêng tổ chức nói chung dựa vào để hoạch định phương hướng hoạt động Thơng tin dự báo gắn liền với ngành khoa học dự báo, với công tác lập kế hoạch hoạt động mang tính dự báo khác + Ngồi ra, tùy theo tính chất, nội dung mục tiêu cơng việc, thơng tin phân loại theo tiêu chí khác như: phân loại theo lĩnh vực quản lý gồm có thơng tin kinh tế, thơng tin trị…; thơng tin phân loại theo thẩm quyền tạo lập thông tin (nguồn) thành thông tin từ xuống, thông tin từ lên, thông tin ngang cấp… 1.2.2 Chức quản lý Chức có văn sản sinh môi trường quản lý Là công cụ tổ chức hoạt động quản lý, văn giúp cho quan lãnh đạo điều hành hoạt động hệ thống bị quản lý nhiều phạm vi không gian thời gian Chính điều cho thấy chức quản lý văn Chính chức tạo nên vai trò đặc biệt quan trọng văn trình hoạt động quan, tổ chức Với chức thông tin, thực chức quản lí, văn trở thành sở đảm bảo cung cấp cho hoạt động quản lý thông tin cần thiết, giúp cho nhà lãnh đạo nghiên cứu ban hành định quản lý xác thuận lợi, phương tiện thiết yếu để quan quản lý truyền đạt xác định quản lý đến hệ thóng bị quản lý mình, đầu mối để theo dõi, kiểm tra hoạt động quan cấp dưới, để tổ chức hoạt động quản lý thuận lợi hiệu Chức quản lý văn quản lý tạo nên nhu cầu khách quan hoạt động quản lý nhu cầu sử dụng văn phương tiện quản lý Để văn thực chức quản lý phải đảm bảo khả thực thi quan, tổ chức nhận văn Văn quản lý ban hành mang tính quan liêu, khơng dựa mục tiêu quản lý cụ thể không phát huy chức thực tiễn quản lý Nghệ thuật quản lý nảy sinh thực tiễn, cịn q trình giải công viêc cách khoa học lại buộc người ta quay với quy định thức chứa đựng văn quản lý Vấn đề đạt phải để quy định khơng hạn chế tính sáng tạo người áp dụng chúng, đồng thời, không tạo nên sơ hở văn khuyến khích quan hệ khơng thức mang tính tiêu cực phát triển Chức quản lý van quản lý có tính khách quan, tạo thành nhu cầu hoạt động quản lý nhu cầu sử dụng văn phương tiện quản lý Tuy nhiên tính khách quan bị tính chủ quan người tạo lập văn làm sai lệch làm chức quản lý văn 1.2.3 Chức pháp lý Chức có văn quản lý nhà nước (đặc biệt văn QPPL) Văn quản lý nhà nước có chức pháp lý lẽ, sử dụng để ghi lại truyền đạt quy phạm pháp luật định quản lý hành Đó pháp lý để giải nhiệm vụ cụ thể quản lý nhà nước Cụ thể, văn quản lý nhà nước: -Ghi lại quy phạm pháp luật quan hệ mặt pháp luật tồn xã hội; 10 - Thủ tục cách thức ký kết văn phụ lục hợp đồng giống thủ tục cách thức ký văn hợp đồng - Văn phụ lục hợp đồng phận không tách rời văn hợp đồng có giá trị pháp lí văn hợp đồng 1.3.2 Biên bổ sung hợp đồng Trong trình thực hợp đồng xảy tình đòi hỏi phải điều chỉnh số nội dung điều khoản để việc thực hợp đồng thuận lợihơn để khắc phục trở ngại Chẳng hạn, ký kết hợp đồng, hai bên thoả thuận thời gian hồn thành cơng trình xây dựng năm kể từ ngày ký, mưa lũ đột xuất, việc thi công gặp trở ngại, phải kéo dài thời gian quy định Lúc bên bàn bạc thoả thuận lập biên bổ sung hợp đồng để thêm bớt thay đổi nội dung điều khoản hợp đồng thực Biên bổ sung hợp đồng có giá trị pháp lý hợp đồng Về cấu, biên bổ sung hợp đồng cần có yếu tố sau: - Quốc hiệu - Tên biên bổ sung - Thời gian, địa điểm lập biên - Các chủ thể tham gia hợp đồng - Lý lập biên bổ sung - Nội dung thoả thuận thêm, bớt thay đổi hay số điều khoản hợp đồng ký - Sự cam kết thực thoả thuận biên bổ sung - Ký biên bổ sung: Những người có quyền uỷ quyền ký kết hợp đồng có quyền ký biên bổ sung hợp đồng 1.3.3 Biên lý hợp đồng Trong trình thực hợp đồng, xảy tình dẫn đến hợp đồng khơng thể thực bên phải lập biên lý hợp đồng để chấm dứt quyền nghĩa vụ phát sinh hợp đồng Tuy nhiên, thực tế, thường sau bên thực xong hợp đồng, nhận thấy khơng cịn có vướng mắc nữa, bên làm biên lý hợp đồng Về mặt pháp lý, biên lý hợp đồng xác nhận thoả mãn bên việc thực nghiêm chỉnh hợp đồng ký kết, khơng cịn hậu phải giải Nội dung biên lý hợp đồng sau: 84 - Quốc hiệu - Tên biên lý hợp đồng - Thời gian, địa điểm lập biên - Những thông tin cần thiết chủ thể hợp đồng - Xác nhận chủ thể (các bên) kết thực hợp đồng - Cam kết không khiếu nại thực hợp đồng - Ký biên lý hợp đồng: người ký hợp đồng phải ký vào biên lý hợp đồng 1.4.Nguyên tắc sử dụng ngôn ngữ văn phạm văn HĐKT 1.4.1 Những yêu cầu sử dụng ngôn ngữ hợp đồng kinh tế * Ngôn ngữ văn hợp đồng phải xác, cụ thể, đơn nghĩa + Ngun tắc sử dụng ngơn ngữ phải xác Những từ sử dụng giao dịch hợp đồng dân phải thể ý chí bên ký kết, địi hỏi người lập hợp đồng phải có vốn từ vựng lĩnh vực kinh tế phong phú, sâu sắc xây dựng hợp đồng dân chặt chẽ từ ngữ, không gây nhầm lẫn đáng tiếc, phí tổn nhiều tiền bạc công sức, đặc biệt hợp đồng dịch vụ hợp đồng mua bán hàng hóa thỏa thuận chất lượng công việc dịch vụ phẩm chất qui cách hàng hóa phải thận trọng sử dụng thuật ngữ + Ngôn ngữ phải cụ thể Khi thỏa thuận điều khoản chủ thể ký kết hợp đồng phải chọn số liệu, ngơn từ đích danh ý định, mục tiêu nội dung mà họ bàn đến nhằm đạt được, tránh dùng từ ngữ chung chung, thủ thuật để trốn tránh trách nhiệm trình thực hợp đồng kẻ thiếu thiện chí + Ngơn ngữ hợp đồng phải đơn nghĩa Từ ngữ hợp đồng phải có chọn lọc chặt chẽ, thể mục đích chủ thể đề nghị ký kết hợp đồng, tránh dùng từ hiểu hai ba nghĩa; vừa mâu thuẫn với u cầu xác, cụ thể, vừa tạo khe hở cho kẻ xấu tham gia hợp đồng lợi dụng gây thiệt hại cho đối tác trốn tránh trách nhiệm có hành vi vi phạm hợp đồng dân , họ có quyền thực theo ý nghĩa từ ngữ mà họ thấy có lợi cho họ, đối tác có bị thiệt hại nghiêm trọng sau họ có sở để biện luận, để thối thác trách nhiệm Ví dụ : "Bên B phải toán cho bên A ngoại 85 tệ " ý đồ bên A muốn toán Euro trường hợp làm ăn với người thiện chí khác bên B lại toán USD ngoại tệ giá trị không ổn định, hiệu lực so với Euro *Chỉ sử dụng từ ngữ thông dụng, phổ biến văn hợp đồng tránh dùng từ thổ ngữ (tiếng địa phương) tiếng lóng Quan hệ hợp đồng kinh tế quan hệ đa dạng với nhiều loại quan, đơn vị doanh nghiệp tư nhân miền đất nước, tình hình nhà nước lại mở rộng cửa cho giao dịch với nhiều cá nhân tổ chức nước ngoài, hợp đồng cần phải hiểu đúng, xác ý chí việc giao dịch nhanh chóng thành cơng, phải dùng tiếng phổ thông tạo điều kiện thuận lợi cho bên hiểu, dễ hiểu, tránh tình trạng hiểu lầm, dẫn tới việc thực hợp đồng sai, gây thiệt hại cho hai bên, đồng thời quan hệ với nước ngồi việc dùng tiếng phổ thơng tạo tiện lợi cho việc dịch thuật tiếng nước ngoài, giúp cho người nước hiểu đắn, để việc thực hợp đồng có hiệu cao, giữ mối tương giao bền chặt lâu dài làm ăn phát đạt được, yếu tố quan trọng để gây niềm tin đối tác loại hợp đồng Một hợp đồng đ-ược ký kết thực cịn liên quan đến quan khác có chức nhiệm vụ phải nghiên cứu, xem xét nội dung hợp đồng : ngân hàng, thuế, vụ, hải quan, trọng tài kinh tế Các quan cần phải hiểu rõ, hiểu xác trường hợp cần thiết liên quan đến chức hoạt động họ để giải đắn Tóm lại nội dung hợp đồng việc dùng tiếng địa phương, tiếng lóng biểu tùy tiện trái với tính chất pháp lý, nghiêm túc mà thân loại văn đòi hỏi phải có *Trong văn hợp đồng khơng dùng tuỳ tiện gộp chữ, gộp tiếng, không tuỳ tiện thay đổi từ ngữ pháp lý kinh tế Việc gộp chữ, gộp tiếng dễ dẫn đến hiểu nhầm ý chí bên chủ thể, việc thay đổi ngơn từ pháp lý hợp đồng dẫn đến tình trạng vận dụng bị sai lạc, việc thực hợp đồng dân thất bại Chẳng hạn pháp luật qui định xây dựng hợp đồng dân phải thỏa thuận "về thời hạn có hiệu lực hợp đồng dân " Không tùy tiện gộp chữ thay đổi ngôn từ pháp lý thành điều khoản "Thời hiệu hợp đồng dân " đến làm sai lạc ý nghĩa từ nghĩ ban đầu * Trong văn hợp đồng khơng dùng chữ thừa vơ ích, khơng tuỳ tiện dùng chư (v.v ) dấu (?) dấu ( ) 86 Xuất phát từ yêu cầu bắt buộc thân nội dung hợp đồng phải xác, chặt chẽ, cụ thể văn pháp qui khác, chấp nhận dung nạp chữ thừa vơ ích làm tính nghiêm túc thỏa thuận phục vụ sản xuất kinh doanh pháp luật nhà nước điều chỉnh, chưa kể đến khả chữ thừa cịn chứa đựng ý sai làm lạc mục tiêu thỏa thuận nội dung hợp đồng Ví dụ: "Bên A khơng nhận bên B đưa loại hàng không qui cách thỏa thuận trên." Trong trường hợp bên B hy vọng khả bên A chấp nhận hàng sai quy cách mà bên A thực tế khơng có ý đó, người lập viết thừa dẫn tới sai lạc ý chí thỏa thuận hợp đồng.Việc dùng loại chữ "v.v ." dấu " ." nhằm liệt kê hàng loạt tạo điều kiện cho người đọc hiểu cách trừu tượng nhiều nội dung tương tự không cần thiết phải viết hết khơng cú khả liệt kê tồn hết, điều văn phạm pháp lý hợp đồng khơng thể chấp nhận trái với nguyên tắc xác, cụ thể văn hợp đồng dân bị lợi dụng làm sai nội dung thỏa thuận hợp đồng, chưa đưa bàn bạc, thỏa thuận trước bên hợp đồng khơng cho phép thực chưa đủ hai bên xem xét định Thực tế văn phạm loại văn pháp qui hợp đồng không sử dụng chữ "v.v " " " 1.4.2 Yêu cầu văn phạm soạn thảo hợp đồng dân * Văn phạm hợp đồng kinh tế phải nghiêm túc, dứt khốt Tính nghiêm túc, dứt khốt hành văn văn hợp thể tính mục đích ghi nhận cách trung thực, hồn cảnh bên bàn luận để tiến hành làm ăn kinh tế nghiêm túc, tới nội dung thỏa thuận thiết thực, kết lợi ích kinh tế, hậu thua lỗ, phá sản, chí thân người ký kết đạo thực phải gánh chịu trừng phạt đủ loại hình thức cưỡng chế, từ cảnh cáo, cách chức đến giam cầm, tự tội kèm theo đền bồi tài sản cho chủ sở hữu giao cho họ quản lý Tóm lại hợp đồng dân thực chất phương án làm ăn có hai bên kiểm tra, chi phối lẫn nhau, nội dung tất nhiên khơng thể chấp nhận mô tả dông dài, thiếu nghiêm túc, thiếu chặt chẽ dứt khoát * Văn phạm hợp đồng phải rõ ràng, ngắn gọn đầy đủ ý - Việc sử dụng từ ngữ xác, cụ thể dẫn tới hành văn rõ ràng, ngắn gọn, đòi hỏi việc sử dụng dấu chấm (.), dấu phẩy (,) phải xác, thể rõ ý, khơng phép biện luận dài dòng, làm sai lạc nội 87 dung thỏa thuận nghiêm túc bên, làm loãng vấn đề cốt yếu cần quan tâm điều khoản hợp đồng dân - Đảm bảo yêu cầu ngắn gọn, rừ ràng phải chứa đựng đầy đủ thông tin cần thiết nội dung mà hai bên cần thỏa thuận hợp đồng; ngắn gọn dẫn tới phản ảnh thiếu ý, thiếu nội dung biểu tắc trách, trọng mặt hình thức mà bỏ mặt nội dung, tức bỏ vấn đề cốt yếu hợp đồng dân Cách lập hợp đồng dân bị coi khiếm khuyết lớn, chấp nhận Hợp đồng lao động 2.1.Khái niệm đặc điểm hợp đồng (HĐLĐ) a Khái niệm Hợp đồng lao động giao kết trực tiếp người sử dụng lao động người lao động Hợp đồng lao động ký kết người sử dụng lao động với người lao động uỷ quyền đại diện cho nhóm người lao động Trong trường hợp này, Hợp đồng lao động có hiệu lực giao kết với người lao động Hợp đồng lao động ký kết văn phải theo mẫu Bộ Lao động Thương binh Xã hội ấn hành phải làm thành 02 bản, bên giữ Đối với số cơng việc có tính chất tạm thời mà thời hạn ba tháng lao động giúp việc gia đình bên giao kết miệng Trong trường hợp giao kết miệng, bên đương nhiên phải tuân theo quy định pháp luật lao động Như vậy, Hợp đồng lao động thoả thuận người lao động người sử dụng lao động việc làm có trả cơng, điều kiện lao động, quyền nghĩa vụ bên quan hệ lao động Hợp đồng lao động phải giao kết theo loại sau đây: +) Hợp đồng lao động không xác định thời hạn Hợp đồng lao động không xác định thời hạn hợp đồng mà hai bên khơng xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực hợp đồng; +) Hợp đồng lao động xác định thời hạn Hợp đồng lao động xác định thời hạn hợp đồng mà hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực hợp đồng khoảng thời gian từ đủ 12 tháng đến 36 tháng; +) Hợp đồng lao động theo mùa vụ theo công việc định có thời hạn 12 tháng b Đặc điểm 88 * Đối tượng HĐLĐ việc làm có trả cơng Mặc dù HĐLĐ loại quan hệ mua bán đặc biệt Một khía cạnh đặc biệt quan hệ thể chỗ hàng hoá mang trao đổi – sức lao động, tồn gắn liền với thể người lao động Do đó, người sử dụng lao động mua hàng hố sức lao động mà họ “ sở hữu” q trình lao động biểu thị thơng qua thời gian làm việc, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, thái độ, ý thức…của người lao động để thực yêu cầu nói người lao động phải cung ứng sức lao động từ thể lực trí lực biểu thị qua thời gian xác định (ngày làm việc, tuần làm việc…) Như vậy, lao động mua bán thị trường lao động trừu tượng mà lao động cụ thể, lao động thể thành việc làm * Hợp đồng lao động đích danh người lao động thực Đặc trưng xuất phát từ chất quan hệ hợp đồng lao động Hợp lao động thường thực môi trường xã hội hố, có tính chun mơn hố hợp tác hố cao, vậy, người sử dụng lao động thuê mướn người lao động người ta không quan tâm tới đạo đức, ý thức, phẩm chất… tức nhân thân người lao động Do đó, người lao động phải trực tiếp thực nghĩa vụ cam kết, không chuyển dịch vụ cho người thứ ba * Trong hợp đồng lao động có thoả thuận bên thường bị khống chế giới hạn pháp lý định Đặc trưng HĐLĐ xuất phát từ nhu cầu cần bảo vệ, trì phát triển sức lao động điều kiện kinh tế thị trường không với tư cách quyền công dân mà cịn có ý nghĩa xã hội đặc biệt quan trọng phát triển kinh tế, xã hội đất nước Mặt khác, HĐLĐ có quan hệ tới nhân cách người lao động, q trình thoả thuận, thực HĐLĐ tách rời với việc bảo bệ tôn trọng nhân cách người lao động * Hợp đồng lao động thực liên tục thời gian xác định hay không xác định thời gian Thời hạn hợp đồng xác định rõ từ ngày có hiệu lực tới thời điểm xác định đó, không xác định trước thời hạn kết thúc đây, bên - đặc biệt người lao động khơng có quyền lựa chọn hay làm việc theo ý chí chủ quan mà cơng việc phải thi hành theo thời gian đac người sử dụng lao động xác định (ngày làm việc, tuần làm việc) 89 2.2 Nguyên tắc giao kết HĐLĐ a Nội dung chủ yếu HĐLĐ Hợp đồng lao động phải có nội dung chủ yếu sau đây: Cơng việc phải làm, thời làm việc, thời nghỉ ngơi, tiền lương, địa điểm làm việc, thời hạn hợp đồng, điều kiện an toàn lao động, vệ sinh lao động bảo hiểm xã hội người lao động Trong trường hợp phần toàn nội dung hợp đồng lao động quy định quyền lợi người lao động thấp mức quy định pháp luật lao động, thoả ước lao động tập thể, nội quy lao động áp dụng doanh nghiệp hạn chế quyền khác người lao động phần tồn nội dung phải được sửa đổi, bổ sung Trường hợp này, tra lao động hướng dẫn yêu cầu bên sửa đổi, bổ sung cho phù hợp Nếu bên không sửa đổi, bổ sung tra lao động có quyền buộc huỷ bỏ nội dung đó; quyền, nghĩa vụ lợi ích bên giải theo quy định pháp luật b Hình thức HĐLĐ - Hợp đồng lời nói (hợp đồng miệng) - Hợp đồng văn - Hợp đồng hành vi cụ thể - Hợp đồng điện tử c Các loại HĐLĐ Theo quy định Điều 27 Bộ luật Lao động điều Nghị định số 44/2002/NĐ-CP ngày 9/5/2003 Chính phủ, hợp đồng lao động có ba loại sau: - Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: Là hợp đồng mà hai bên khơng xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực hợp đồng - Hợp đồng lao động xác định thời hạn: Là hợp đồng mà hai bên xác định trước thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực hợp đồng khoảng thời gian từ đủ 12 tháng đến 36 tháng - Hợp đồng theo mùa vụ theo công việc định có thời hạn 12 tháng Khi hợp đồng lao động xác định thời hạn hợp đồng lao động theo mùa vụ theo công việc định có thời hạn 12 tháng hết hạn mà người lao động sử dụng làm việc thời hạn 30 ngày liền sau đó, hai bên phải ký kết trở thành hợp đồng lao động xác định thời hạn (Trường 90 hợp hai bên ký kết hợp đồng lao động hợp đồng xác định thời hạn ký thêm thời hạn, sau đó, người lao động tiếp tục làm việc phảI ký kết hợp đồng khơng xác định thời hạn d Cách thức giao kết HĐLĐ - Các loại hợp đồng lao động phải ký kết văn Đối với hợp đồng lao động áp dụng cho số cơng việc có tính chất tạm thời mà thời hạn ba tháng lao động giúp việc gia giao kết miệng - Hợp đồng lao động giao kết trực tiếp người lao động người sử dụng lao động Đối với hợp đồng lao động theo công việc định, theo mùa vụ mà thời hạn 12 tháng, xác định thời hạn từ đủ 12 tháng đến 36 tháng, ký kết người sử dụng lao động với người uỷ quyền hợp pháp thay mặt cho nhóm người lao động Trong trường hợp hợp đồng lao động có hiệu lực ký kết với người - Đối với hợp đồng lao động thời hạn từ tháng trở lên, bên phải có nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc: Người sử dụng lao động đóng 15% so với tổng quỹ lương, người lao động đóng 5% tiền lương vào quỹ bảo hiểm xã hội - Đối với loại hợp đồng có thời hạn ba tháng, khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, tiền tàu xe, nghỉ hàng năm tính gộp vào tiền lương cho người lao động 2.3 Quy định thực hợp đông lao động Hợp đồng lao động có hiệu lực từ ngày giao kết từ ngày hai bên thoả thuận từ ngày người lao động bắt đầu làm việc Hợp đồng lao động ký kết thay đổi tuỳ thuộc vào ý chí người lao động người sử dụng lao động Hợp đồng lao động giao kết sở tự nguyện, bình đẳng, đó, cần thiết hai bên thoả thuận để thay đổi điều khoản hợp đồng ký kết Theo quy định Điều 33 Bộ luật Lao động, trình thực hợp đồng lao động, bên có yêu cầu thay đổi nội dung hợp đồng phải báo cho bên biết trước ngày Việc thay đổi nội dung hợp đồng lao động tiến hành cách sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động giao kết giao kết hợp đồng lao động Trường hợp hai bên không thoả thuận việc sửa đổi, bổ sung giao kết hợp đồng lao động tiếp tục 91 thực hợp đồng lao động giao kết chấm dứt theo quy định Khoản Điều 36 Bộ luật Lao động Trong thực hợp đồng lao động, người sử dụng lao động chuyển người lao động sang làm công việc khỏc trái nghề không thoả thuận hợp đồng lao động Tuy nhiên, theo quy định Điều 34 Bộ luật Lao động, người sử dụng lao động phộp chuyển người lao động sang làm công việc khác trái nghề số trường hợp định, là, Doanh nghiệp gặp khó khăn đột xuất; khắc phục hậu thiên tai, hoả hoạn; áp dụng biện pháp ngăn ngừa, khắc phục tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; cố điện nước nhu cầu sản xuất kinh doanh Việc chuyển người lao động sang làm công việc khác phải đảm bảo điều kiện sau đây: - Việc chuyển tạm thời, không 60 ngày năm - Phải báo cho người lao động biết trước ngày báo rõ thời hạn làm việc tạm thời - Đảm bảo bố trí cơng việc phù hợp với sức khỏe, giới tính người lao động - Phải trả lương cho người lao động theo công việc mới, lương công việc thấp tiền lương cơng việc cũ giữ ngun mức tiền lương cũ thời gian 30 ngày làm việc Tiền lương cơng việc phải 70% mức tiền lương cũ không thấp mức lương tối thiểu Nhà nước quy định Cần ý trường hợp người sử dụng lao động tạm thời chuyển người lao động làm việc khác trái nghề 60 ngày (cộng dồn) năm phải có thoả thuận người lao động, người lao động khơng chấp thuận mà phải ngừng việc người lao động hưởng chế độ theo quy định Khoản Điều 62 Bộ luật Lao động 2.4 Quy định chấm dứt hợp đồng lao động * Quy định tạm hoãn HĐLĐ Theo quy định Khoản Điều 35 Bộ luật Lao động Điều 10 Nghị định số 44/2003/NĐ-CP ngày 9/5/2003 Chính phủ hợp đồng lao động tạm hoãn thực trường hợp sau: - Người lao động làm nghĩa vụ quân nghĩa vụ công dân khác pháp luật quy định; - Người lao động bị tạm giữ, tạm giam; 92 - Các trường hợp khác hai bên thoả thuận, bao gồm: + Người lao động xin học nước nước; + Người lao động xin làm việc có thời hạn cho quan, tổ chức, cá nhân nước nước; - Người lao động chuyển làm cán chuyên trách Hội đồng doanh nghiệp nhà nước; - Người lao động xin nghỉ không hưởng tiền lương để giải cụng việc khác thân - Khi hết thời hạn tạm hỗn trường hợp nói (trừ trường hợp người lao động bị tạm giữ, tạm giam), hợp đồng lao động tiếp tục thực sau: + Người lao động phải có mặt nơi làm việc Nếu ngày kể từ ngày hết thời hạn tạm hoãn hợp đồng lao động mà người lao động khơng đến địa điểm làm việc khơng có lý đáng bị xử lý kỷ luật theo quy định điểm c Khoản Điều 85 Bộ luật Lao động + Người sử dụng lao động phải nhận người lao động trở lại làm việc, có trách nhiệm xếp việc làm cho người lao động Nếu người lao động đến đơn vị để làm việc thời hạn quy định mà phải nghỉ chờ việc hưởng lương theo quy định Khoản Điều 62 Bộ luật Lao động - Đối với người lao động bị tạm giữ, tạm giam, hợp đồng lao động tiếp tục thực sau: + Việc tạm giữ tạm giam liên quan trực tiếp đến quan hệ lao động: Khi hết thời hạn tạm giữ, tạm giam án xét xử kết luận người lao động bị oan người sử dụng lao động phải nhận họ trở lại làm việc cũ, trả đủ tiền lương quyền lợi khác thời gian người lao động bị tạm giữ, tạm giam theo quy định Nghị định 114/2002/NĐ-CP ngày 31/12/2002 Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Bộ luật Lao động tiền lương Trường hợp đương người phạm pháp Toà án xét xử cho miễn tố không bị tù giam khơng bị Tồ án cấm làm cơng việc cũ, tuỳ theo tính chất sai phạm, người sử dụng lao động bố trí cho người làm việc cũ xếp công việc + Việc tạm giữ, tạm giam không liên quan trực tiếp đên quan hệ lao động hết thời hạn tạm giữ, tạm giam, người sử dụng lao động bố trí cho người làm việc cũ xếp việc 93 * Quy định chấm dứt hợp đồng lao động hợp pháp Trong trình thực hợp đồng lao động, bên có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động Việc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động coi hợp pháp tuân thủ điều kiện pháp luật quy định * Những trường hợp người lao động chấm dứt hợp pháp hợp đồng lao động: - Theo quy định Khoản Điều 37 Bộ luật Lao động, người lao động làm việc theo loại hợp đồng lao động không xác định thời hạn cú quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, phải báo cho người sử dụng lao động biết trước 45 ngày Trong trường hợp người lao động bị ốm đau, tai nạn điều trị sáu tháng liền phải báo trước ba ngày - Những người lao động làm việc theo loại hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng đến 36 tháng, hợp đồng lao động theo mùa vụ theo công việc định có thời hạn 12 tháng có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn theo quy định Khoản Điều 37 Bộ luật Lao động Đồng thời, người lao động phải tuân thủ thời hạn báo trước cho người sử dụng lao động quy định Khoản Điều 37 Bộ luật Lao động Việc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động coi hợp pháp tuân thủ đủ hai điều kiện lý chấm dứt thời gian báo trước cho người sử dụng lao động Cụ thể sau: + Khi người sử dụng lao động khụng bố trí theo cơng việc, địa điểm làm việc không bảo đảm điều kiện làm việc thoả thuận hợp đồng; + Khi người sử dụng lao động không trả công đầy đủ thời hạn theo hợp đồng; + Bị người sử dụng lao động ngược đãi, cưỡng lao động như: bị đối xử tàn nhẫn, bị xúc phạm đến nhân phẩm, danh dự; + Người lao động bị ốm đau, tai nạn điều trị ba tháng liền người làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng đến 36 tháng phần tư thời hạn hợp đồng người làm việc theo hợp đồng lao động theo mùa vụ theo cơng việc định có thời hạn 12 tháng mà khả lao động chưa phục hồi Trong trường hợp nêu trên, người lao động cần phải báo trước cho người sử dụng lao động ngày 94 + Khi thân gia đình thật có hồn cảnh khó khăn tiếp tục thực hợp đồng + Khi người lao động bầu làm nhiệm vụ chuyên trách quan dân cử bổ nhiệm giữ chức vụ máy nhà nước Trong trường hợp này, đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, người lao động cần phải báo trước cho người sử dụng lao động 30 ngày (đối với loại hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng đến 36 tháng) ba ngày (đối với loại hợp đồng theo mùa vụ theo cơng việc định có thời hạn 12 tháng) + Khi người lao động nữ có thai phải nghỉ việc theo yêu cầu thầy thuốc Trường hợp thời hạn báo trước tuỳ theo thời hạn thầy thuốc định * Những trường hợp người sử dụng lao động chấm dứt hợp pháp hợp đồng lao động -Theo quy định Khoản Điều 38 Bộ luật Lao động, người sử dụng lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động trường hợp sau: - Người lao động thường xun khơng hồn thành công việc theo hợp đồng; - Người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải theo quy định Điều 85 Bộ luật Lao động; - Người lao động làm theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn bị ốm đau, thương tật điều trị 12 tháng liền, người lao động làm theo hợp đồng lao động xác định thời hạn điều trị tháng liền, người lao động làm theo hợp đồng lao động theo mùa vụ theo cụng việc định có thời hạn 12 tháng ốm đau điều trị nửa thời hạn hợp đồng lao động mà khả lao động chưa thể phục hồi; - Do thiên tai, hoả hoạn nguyên nhân bất khả kháng khác theo quy định Chính phủ mà người sử dụng lao động tìm biện pháp khắc phục buộc phải thu hẹp sản xuất, giảm chỗ làm việc; - Doanh nghiệp, quan, tổ chức chấm dứt hoạt động Để việc đơn phương chấm dứt hợp pháp hợp đồng lao động, người sử dụng lao động cần phải tuân thủ hai điều kiện mặt thủ tục sau: - Điều kiện xin ý kiến tổ chức cơng đồn: 95 Trừ trường hợp thiên tai, hoả hoạn lý bất khả kháng doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động người sử dụng lao động phải trao đổi, trí với Ban chấp hành cơng đồn sở Trong trường hợp Ban chấp hành Cơng đồn sở khơng đồng ý hai bên phải báo cáo với quan, tổ chức có thẩm quyền Sau 30 ngày, kể từ ngày báo cho quan quản lý nhà nước lao động địa phương biết, người sử dụng lao động có quyền định phải chịu trách nhiệm định * Chấm dứt HĐLĐ bất hợp pháp Trường hợp khơng trí với định người sử dụng lao động, ban chấp hành cơng đồn sở người lao động có quyền yêu cầu giải tranh chấp theo trình tự pháp luật quy định Khi định chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn người lao động uỷ viên Ban chấp hành cơng đồn phải thoả thuận cơng đồn cấp; Đối với Chủ tịch Ban chấp hành cơng đồn phải thoả thuận cơng đồn cấp trực tiếp cơng đồn sở Đây điều kiện để đảm bảo cho cán cơng đồn có điều kiện hồn thành nhiệm vụ mà khơng phải chịu sức ép Điều kiện thời hạn báo trước: Trừ trường hợp người lao động bị kỷ luật sa thải, trước định chấm dứt hợp đồng, người sử dụng lao động phải báo trước cho người lao động làm việc theo loại hợp đồng lao động không xác định thời hạn 45 ngày, theo loại hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng đến 36 tháng 30 ngày, theo loại hợp đồng lao động theo mùa vụ theo cụng việc định có thời hạn 12 tháng ngày * Chấm dứt HĐLĐ bất hợp pháp Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động bị coi bất hợp pháp trường hợp sau: - Không theo quy định Khoản Điều 37 Bộ luật Lao động người lao động làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động theo mùa vụ theo cơng việc định có thời hạn 12 tháng 96 -Người lao động tự ý bỏ việc mà không thực nghĩa vụ báo trước cho người sử dụng lao động theo quy định Khoản Khoản Điều 37 Bộ luật Lao động - Người lao động có báo trước cho người sử dụng lao động tự ý nghỉ việc trước hết thời hạn báo trước -Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động bị coi bất hợp pháp trường hợp sau: - Chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động: Khi người lao động ốm đau bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp điều trị, điều dưỡng theo định thầy thuốc (trừ trường hợp ốm đau, thương tật điều trị nhiều tháng liền mà khả lao động chưa thể hồi phục, doanh nghiệp giải thể…); + Trường hợp người lao động nữ lý kết hơn, cú thai, nghỉ thai sản theo chế độ quy định nuôi nhỏ 12 tháng tuổi + Người lao động nghỉ phép hàng năm, nghỉ việc riêng trường hợp người sử dụng lao động đồng ý - Không thuộc trường hợp quy định khoản Điều 38 Bộ luật Lao động - Vi phạm điều kiện xin ý kiến tổ chức cơng đồn theo quy định Khoản Điều 38 Bộ luật Lao động - Vi phạm thời hạn báo trước theo quy định Khoản Điều 38 Bộ luật Lao động CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG Câu 1: Trình bày khái niệm loại văn hợp đồng? Câu 2: Trình bày khái niệm đặc điểm hợp đồng lao động? Câu 3: Thực hành soạn thảo số văn hành chính: Soạn thảo hợp đồng lao đồng 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Hướng dẫn soạn thảo văn quản lý hành nhà nước, NXB Thống kê Hà Nội, 2000; [2] Hương dẫn kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Thống kê Hà Nội, 2001; [3].Hợp đồng kinh tế chế định tài phán kinh doanh, NXB Thống kê Hà Nội, 2000; [4].Mẫu soạn thảo văn bản, NXB Thống kê Hà Nội, 2006; 98