TNG QUAN c s d LIU ACCESS

Giáo trình “Các hệ qu n tr c s liệu" Ch ng TỔNG QUAN CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS GI I THI U MICROSOFT ACCESS Microsoft Access Hệ Qu n Tr C S Dữ Liệu (QTCSDL) tư ng tác ngư i sử dụng chạy môi trư ng Windows Microsoft Access cho công cụ hiệu lực đầy sức mạnh công tác tổ chức, tìm kiếm biểu diễn thơng tin Microsoft Access cho ta kh thao tác liệu, kh liên kết công cụ truy v n mạnh mẽ giúp q trình tìm kiếm thơng tin nhanh Ngư i sử dụng ch dùng truy v n để làm việc với dạng c s liệu khác Ngồi ra, thay đổi truy v n b t kỳ lúc xem nhiều cách hiển th liệu khác ch cần động tác nh p chuột Microsoft Access kh kết xu t liệu cho phép ngư i sử dụng thiết kế biểu mẫu báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ yêu cầu qu n lý, vận động liệu kết hợp biểu mẫu va báo cáo tài liệu trình bày kết qu theo dạng thức chuyên nghiệp Microsoft Access công cụ đầy lực để nâng cao hiệu su t công việc Bằng cách dùng Wizard MS Access lệnh có sẵn (macro) ta dễ dàng tự động hóa cơng việc mà khơng cần lập trình Đối với nhu cầu qu n lý cao, Access đưa ngôn ngữ lập trình Access Basic (Visual Basic For application) ngơn ngữ lập trình mạnh CSDL KH I Đ NG VÀ THOÁT KH I ACCESS 2.1 Kh i đ ng ACCESS Ch n nút Start Task bar Ch n Programs Ch n Microsoft ACCESS Khoa Công nghệ Thơng tin http://www.ebook.edu.vn 79 Giáo trình “Các hệ qu n tr c s liệu" Khung hội thoại Microsoft ACCESS gồm: Create a New Database Using : Tạo CSDL ứng dụng Blank Database : Tạo CSDL trống Database Wizard : Tạo với trợ giúp Wizard Open an Existing Database : M CSDL có sẵn 2.2 Thoát kh i ACCESS Ch n File/Exit nh n tổ hợp phím ALT+F4 CÁC THAO TÁC TRÊN T P TIN C S D LI U ACCESS 3.1 T o m t t p tin CSDL Thực thao tác sau: Ch n File/New ch n biểu tượng New công cụ Ch n Database, ch n OK Trong mục Save in: Ch n thư mục cần chứa tên tập tin File name: Ch n tên tập tin cần tạo (Phần m rộng mặc đ nh MDB) 3.2 M m t CSDL t n t i đĩa Ch n File/Open database (Hoặc click biểu tượng Open) Trong mục Look in : Ch n thư mục cần chứa tên tập tin cần m File name: Ch n tên tập tin cần m Ch n Open 3.3 Đóng m t CSDL Ch n File/Close ALT+F4 3.4 Các thành ph n c b n c a m t t p tin CSDL ACCESS Một tập tin CSDL ACCESS gồm có thành phần c b n sau Bảng (Tables) Khoa Công nghệ Thông tin : Là n i chứa liệu http://www.ebook.edu.vn 80 Giáo trình “Các hệ qu n tr c s liệu" Truy vấn (Queries) : Truy v n thông tin dựa nhiều b ng Biểu mẫu (Forms) : Các biểu mẫu dùng để nhập liệu hiển th liệu Báo cáo (Reports) : Dùng để in n : Tạo trang liệu Pages (Trang) Macros (Tập lệnh) : Thực tập lệnh Modules (Đơn thể) : Dùng để lập trình Access Basic CÁCH S D NG C A S Như nói DATABASE trên, CSDL Access chứa đối tượng không đ n b ng liệu Sau tạo CSDL m CSDL có sẵn Access hiển th cửa sổ Database, hiển th tên CSDL m liệt kê đối tượng mà qu n lý, lớp đối tượng phân lớp rõ ràng để tiện theo dõi 4.1 T o m t đ i t ng m i Trong cửa sổ Database, ch n tab chứa đối tượng cần tạo (B ng, Truy v n, Biểu mẫu, Báo cáo, ) thực lệnh View/D atabase Object - Table/Query/Form/ReportPages/Macros/Modules Ch n nút New 4.2 Th c hi n m t đ i t ng CSDL Trong cửa sổ Database, ch n tab cần thực Cửa sổ Database liệt kê tên đối tượng có sẵn, ch n tên đối tượng cần m Ch n nút Open (đối với B ng, Truy v n, Biểu mẫu, Trang) Preview (đối với Báo biểu) Run (đối với Macro Module) 4.3 S a đ i m t đ i t ng có sẵn CSDL Trong cửa sổ Database, ch n tab cần thực Cửa sổ Database liệt kê tên đối tượng có sẵn, ch n tên đối tượng cần m , Ch n nút Design Khoa Công nghệ Thơng tin http://www.ebook.edu.vn 81 Giáo trình “Các hệ qu n tr c s liệu" BẢNG DỮ LIỆU Ch ng B ng đối tượng chủ yếu chứa thơng tin cần qu n lý, ch vài đ a ch đ n gi n hay c vài chục nghìn b n ghi chứa đựng thông tin liên quan đến hoạt động SXKD cơng ty xu t nhập Trước ta muốn làm việc với b t kỳ CSDL ta ph i có thơng tin để qu n lý, thơng tin nằm b ng, c s ngư i sử dụng tạo đối tượng khác CSDL truy v n, biểu mẫu, báo biểu THI T K C S D LI U Một CSDL thiết kế tốt cho phép ngư i sử dụng truy cập nhanh chóng đến thơng tin cần tham kh o, giúp tiết kiệm th i gian truy xu t thông tin Một CSDL thiết kế tốt giúp ngư i sử dụng rút kết qu nhanh chóng xác h n Để thiết kế CSDL tốt ph i hiểu cách mà Hệ QTCSDL qu n tr CSDL MS Access hay b t kỳ Hệ QTCSDL cung c p thơng tin cho cách xác hiệu qu chúng cung c p đầy đủ m i kiện nhiều đối tượng khác lưu trữ b ng liệu Ví dụ ta cần b ng để chứa thông tin lý l ch cán bộ, b ng khác để chứa đề tài nguyên cứu khoa h c cán Khi bắt tay thiết kế CSDL, ph i xác đ nh phân tích thơng tin muốn lưu trữ thành đối tượng riêng rẽ, sau báo cho Hệ QTCSDL biết đối tượng liên quan với Dựa vào quan hệ mà Hệ QTCSDL liên kết đối tượng rút số liệu tổng hợp cần thiết CÁC B B C THI T K CSDL c 1: Xác đ nh mục tiêu khai thác CSDL Điều đ nh loại kiện đưa vào MS Access Khoa Cơng nghệ Thơng tin http://www.ebook.edu.vn 82 Giáo trình “Các hệ qu n tr c s liệu" B c 2: Xác đ nh b ng liệu cần thiết Mỗi đối tượng thơng tin hình thành b ng CSDL B c 3: Sau xác đ nh xong b ng cần thiết, tiếp đến ta ph i ch rõ thông tin cần qu n lý b ng, xác đ nh trư ng Mỗi loại thông tin b ng g i trư ng M i mẫu in b ng có chung c u trúc trư ng Ví dụ: Trong lý l ch khoa h c cán bộ, trư ng (thông tin) cần qu n lý là: “H VÀ TÊN”, “CHUYÊN MÔN”, “H C V ”, “H C HÀM”, B c 4: Xác đ nh mối quan hệ b ng Nhìn vào b ng liệu xem xét liệu b ng liên hệ với liệu b ng khác Thêm trướng tạo b ng để làm rõ mối quan hệ Đây v n đề quan tr ng, tạo quan hệ tốt giúp nhanh chóng truy tìm tìm kết xu t liệu B c 5: Tinh chế, hiệu ch nh lại thiết kế Phân tích lại thiết kế ban đầu để tim lỗi, tạo b ng liệu nhập vào vài b n ghi, thử xem CSDL ph n ánh với yêu cầu truy xu t chúng ta, có rút kết qu từ b ng liệu khơng Thực ch nh sửa thiết kế th y cần thiết KHÁI NI M V B NG B ng n i chứa liệu đối tượng thơng tin SINH VIÊN, HÓA Đ N, Mỗi hàng b ng g i b n ghi (record) chứa nội dung riêng đối tượng Mỗi b n ghi b ng có chung c u trúc, tức tr ng (field) Ví dụ: Cho b ng để qu n lý lý l ch khoa h c cán trư ng đại h c, có trư ng MACB (Mã cán bộ), TRINHDOVH (Trình độ văn hóa), CHUYENMON (Chun mơn), Trong CSDL chứa nhiều b ng, thư ng b ng lưu trữ nhiều thông tin (dữ liệu) đối tượng thơng tin đó, thơng tin có kiểu đặc trưng riêng, mà với Access cụ thể thành kiểu liệu trư ng Khoa Công nghệ Thơng tin http://www.ebook.edu.vn 83 Giáo trình “Các hệ qu n tr c s liệu" T O B NG M I TRONG C S D LI U Trong MS Access có hai cách để tạo b ng, cách dùng Table Wizard, trư ng dụng MS Access tự động đặt tên khơng có bàn tay can thiệp ngư i sử đây, đưa cách tạo b ng hoàn toàn ngư i sử dụng 3.1 T o b ng không dùng Table Wizard Trong cửa sổ Database, ch n tab Table (hoặc Lệnh View/Daatbase object - Table) Ch n nút New, xu t hộp thoại Datasheet View: Trên hình xu t b ng trống với trư ng (tiêu đề cột) Field1, field2 Design View: Trên hình xu t cửa sổ thiết kế b ng, ngư i sử dụng tự thiết kế b ng Table Wizard: Thiết kế b ng với trợ giúp MS Access Import table: Nhập b ng đối tượng từ tập tin khác vào CSDL th i Link table: Tạo b ng cách nối vào CSDL th i b ng CSDL khác Ch n chức Design View, ch n OK 3.2 S d ng Design View Field Name: Tên trư ng cần đặt (thông tin cần qu n lý) Data Type: Kiểu liệu trư ng Desciption: Mô t trư ng, phần ch mang ý nghĩa làm rõ thơng tin qu n lý, bỏ qua thiết kế b ng Field properties: Các thuộc tính trư ng Xác đ nh khố b ng (nếu có) Xác đ nh thuộc tính b ng, Lưu b ng liệu Khoa Cơng nghệ Thơng tin http://www.ebook.edu.vn 84 Giáo trình “Các hệ qu n tr c s liệu" Đặt tên tr ng Tên trư ng không nh t thiết ph i có độ dài hạn chế ph i sát nhau, mà ta đặt tên trư ng tùy ý không vượt 64 ký tự kể c ký tự trắng Lưu ý rằng, tên trư ng đặt dài nên dẽ mơ t thơng tin qu n lý, khó khăn h n ta dùng phát biểu SQL lập trình Access Basic Do đặt tên trư ng ta nên đặt ngắn g n, dễ gợi nhớ không chứa ký tự trắng Ki u d li u MS Access cung c p số kiểu liệu c b n sau: Ki u d li u D li u vào Kích th c Text Văn b n Tối đa 255 byte Memo Văn b n nhiều dòng, trang Tối đa 64000 bytes Number Số 1,2,4 byte Date/Time Ngày gi byte Currency Tiền tệ (Số) byte ACCESS tự động tăng lên Auto number b n ghi tạo byte Yes/No Lý luận (Boolean) bit OLE Object Đối tượng phần mềm khác Tối đa giga byte Trư ng nhận giá tr Lookup Wizard ngư i dùng ch n từ b ng khác danh sách giá tr đ nh trước Hyper link Liên kết URL Quy đ nh thu c tính, đ nh d ng cho tr ng Đặt thuộc tính phần khơng quan tr ng, đ nh đến liệu thực lưu b ng, kiểm tra độ xác liệu nhập vào, đ nh dạng Khoa Cơng nghệ Thơng tin http://www.ebook.edu.vn 85 Giáo trình “Các hệ qu n tr c s liệu" liệu nhập vào Mỗi kiểu liệu có thuộc tính đặc trưng khác Sau thuộc tính, đ nh dạng kiểu liệu Để tăng thêm tốc độ xử lý nhập liệu công việc tìm kiếm sau việc quy đ nh liệu r t quan tr ng Các trư ng ACCESS có thuộc tính sau: 3.2.1 Field Size Quy đ nh kích thước trư ng tùy thuộc vào kiểu liệu Kiểu Text: Chúng ta quy đ nh độ dài tối đa chuỗi Kiểu Number: Có thể ch n loại sau: Byte: 255 Integer: -32768 32767 Long Integer: -3147483648 3147483647 Single:-3,4x1038 3,4x1038 (Tối đa số lẻ) Double: -1.797x10308 1.797x10308 (Tối đa 15 số lẻ) Decimal Places Quy đ nh số chữ số thập phân ( Ch sử dụng kiểu Single Double) Đối với kiểu Currency mặc đ nh decimal places 3.2.2 Format Quy đ nh dạng hiển th liệu, tùy thuộc vào kiểu liệu Kiểu chuỗi: Gồm phần ;; Trong đó: : Chuỗi đ nh dạng tư ng ứng trư ng hợp có chứa văn b n : Chuỗi đ nh dạng tư ng ứng trư ng hợp không chứa văn b n : Chuỗi đ nh dạng tư ng ứng trư ng hợp null Khoa Công nghệ Thông tin http://www.ebook.edu.vn 86 Giáo trình “Các hệ qu n tr c s liệu" Các ký t dùng đ đ nh d ng chu i Ký t Tác dëch vuû du lëch ng @ Chuỗi ký tự > Đổi t t c ký tự nhập vào thành in hoa < Đổi t t c ký tự nhập vào thành in thư ng “Chuỗi ký tự “ \ [black] [White] [red] Chuỗi ký tự d u nháy Ký tự nằm sau d u \ Màu Hoặc [] Trong 0=8 Sử dụng ngôn ngữ SQL để tạo truy v n cập nhật liệu sau: a Tính giá tr trư ng DTBCONG b ng DIEMTHI theo công thức (DTBK1+ DTBK2+ DTBK3+ DTBK4)/4 b Tăng HOCBONG thêm 100.000 cho sinh viên có MASV bắt đầu A b ng DANHSACH Khoa Cơng nghệ Thơng tin http://www.ebook.edu.vn 186 Giáo trình “Các hệ qu n tr c s liệu" c Gi m HOCBONG 50.000 cho sinh viên có năm sinh từ 1975 đến 1978 sinh viên có tên NHAN Sử dụng ngơn ngữ SQL để tạo truy v n xoá sau: a Tạo truy v n xoá sinh viên thuộc khoa toán b Tạo truy v n xoá sinh viên sinh kho ng th i gian từ 20/10/74 đến 20/10/76 có HOCBONG=120.000 c Tạo truy v n xố sinh viên có h NGUYEN tên THANH sinh tháng năm 1978 10 Sử dụng ngôn ngữ SQL để tạo truy v n dựa nhiều b ng sau: a Tạo truy v n để hiển th HOTEN, TENKHOA, LOP, HOCBONG từ b ng liệu DSKHOA DANHSACH b Tạo truy v n để hiẻn th TENTRUONG, TENKHOA, HOTEN sinh viên sinh năm 1980 từ b ng DSTRUONG, DSKHOA, DANHSACH c Tạo truy v n để hiển th TENTRUONG, TENKHOA, HOTEN, DTBK1, DTBK2 tử b ng liệu DSTRUONG, DSKHOA, DANHSACH, DIEMTHI 11 Sử dụng ngôn ngữ SQL để tạo truy v n sau: a Tạo truy v n để hiển th HOTEN, NGAYSINH, LOP sinh viên có DTBK4>=5 b Tạo truy v n để hiển th it nh t sinh viên có DTBK2=7 Khoa Cơng nghệ Thơng tin http://www.ebook.edu.vn 187 Giáo trình “Các hệ qu n tr c s liệu" BÀI SỐ Sử dụng CSDL QLSV.MDB t p s để thực yêu cầu sau: Tạo form có tên Nhaplop để nhập liệu cho b ng dslop sau: Tạo form phụ sau: Tạo form có tên Hienthi để hiển th danh sách sinh viên sau : Khoa Cơng nghệ Thơng tin http://www.ebook.edu.vn 188 Giáo trình “Các hệ qu n tr c s liệu" Hãy thiết kế form theo yêu cầu sau: Hãy gắn chức phù hợp với mục ch n Hãy thiết kế Report theo yêu cầu sau: BÀI SỐ Cho CSDL QLSVIEN.MBD gồm b ng liệu sau: DSSVIEN(MASV, MALOP, HOTENSVIEN, NGAYSINH, GTINH, QQUAN) DSMONHOC(MAMON, TENMON, SOH_TRINH) DSDIEMTHI(MASV, MAMON, DIEM_LAN1, DIEM_LAN2) Khoa Công nghệ Thông tin http://www.ebook.edu.vn 189 Giáo trình “Các hệ qu n tr c s liệu" DSGIAOVIEN(MAGV, HOTENGVIEN, DIACHI, NOI_CT) DSLOPHOC(MALOP, NGANH_HOC, KHOA_HOC) GVMONHOC(MAGV, MAMON) DSLOPMON(MALOP, MAMON, NGAYTHI) Mối quan hệ b ng liệu theo s đồ sau: Tạo biểu mẫu để cập nhật liệu cho b ng trên, ý sử dụng combo box List box trư ng cần thiết Tạo báo cáo để hiển th danh sách sinh viên lớp h c đó, bao gồm c ngành h c tư ng ứng Tạo báo cáo để hiển th danh sách sinh viên lớp h c, bao gồm c ngành h c, sinh viên lớp tên lớp nhóm lại với Tạo báo cáo để hiển th danh sách giáo viên gi ng dạy h c cho lớp Tạo báo cáo để hiển th danh sách giáo viên tham gia gi ng dạy môn h c cho nhiều lớp h c, giáo viên gi ng dạy môn h c cho lớp h c nhóm lại với Tạo báo cáo để hiển th điểm thi môn h c sinh viên Tạo báo cáo để hiển th điểm thi môn h c lớp Khoa Cơng nghệ Thơng tin http://www.ebook.edu.vn 190 ... an Existing Database : M CSDL c? ? s? ??n 2.2 Thốt kh i ACCESS Ch n File/Exit nh n tổ hợp phím ALT+F4 C? ?C THAO T? ?C TRÊN T P TIN C S D LI U ACCESS 3.1 T o m t t p tin CSDL Th? ?c thao t? ?c sau: Ch n File/New... Pages (Trang) Macros (Tập lệnh) : Th? ?c tập lệnh Modules (Đơn thể) : D? ?ng để lập trình Access Basic C? ?CH S D NG C A S Như nói DATABASE trên, CSDL Access chứa đối tượng khơng đ n b ng liệu Sau... thu? ?c tính tham chiếu tồn vẹn Cascade update related fields,Cascade Delete related records, c? ? thiết lập thu? ?c tính Nếu ch n thu? ?c tính Cascade update related fields, liệu khố b ng bên thay đổi Access