Thông tin tài liệu
HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ (Mã học phần:BSA1307) ĐỀ SỐ: 05 Giảng viên: Ths.Đỗ Thị Lan Anh Sinh viên thực hiện: Nguyễn Duy Chiều Mã sinh viên: B19DCTM014 Nhóm lớp: 01 Thời gian thi: từ 28/12/2021 đến ngày 3/1/2022 Hà Nội, tháng 12 năm 2021 MỤC LỤC CÂU TRÌNH BÀY SỰ HIỂU BIẾT CỦA BẠN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN VĂN PHỊNG? CHO VÍ DỤ? I Về hệ thống thông tin quản lí văn phịng 1 Khái niệm Luồng liệu vào Các chức Cơng nghệ văn phịng Các phần mềm quản lý văn phòng dMột số phần mềm cụ thể II Ví dụ: Hệ thống thơng tin quản lý văn phịng phẩm cơng ty A Tiêu chí sử dụng văn phòng phẩm (VPP) 2 Định mức sử dụng 3 Quy trình cấp phát Cấp phát đột xuất Quản lí sử dụng CÂU HÃY TỰ MÔ TẢ HỆ THỐNG QUẢN LÝ MỘT HOẠT ĐỘNG (CỤ THỂ) TRONG LĨNH VỰC KẾ TOÁN Mô tả a Sơ đồ chức kinh doanh b Sơ đồ luồng liệu mức ngữ cảnh sơ đồ luồng liệu mức đỉnh Sơ đồ luồng liệu mức ngữ cảnh Sơ đồ liệu mức đỉnh c Đánh giá ưu, nhược điểm phương hướng giải (nếu có) Ưu điểm Nhược điểm Phương hướng giải DANH MỤC THAM KHẢO CÂU TRÌNH BÀY SỰ HIỂU BIẾT CỦA BẠN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN VĂN PHỊNG? CHO VÍ DỤ? Bài làm I Về hệ thống thơng tin quản lí văn phịng Khái niệm HTTT tự động hóa văn phịng (Management Office System) hệ thống quản lý sở hạ tầng thông tin tổ chức; có mục đích giúp công việc tổ chức thực cách có hiệu lực, có hiệu kiểm sốt Tính hiệu lực thể mức độ tn thủ chấp hành tất yêu cầu đặt cho cơng việc Điều có liên quan đến phạm vi trách nhiệm, quyền hạn người thừa hành động lực thực công việc dựa nhận thức người thừa hành Tính hiệu công việc thể cân đối lợi ích từ công việc chi phí cho công việc Lợi ích thu từ cơng việc giá trị góp phần làm thỏa mãn mục tiêu hoạch định tổ chức Tính hiệu công việc liên quan đến cách định nghĩa công việc (ví dụ: xác định mức ưu tiên cơng việc, yêu cầu công việc, kết cần phải đạt, thông tin trợ giúp), trách nhiệm quyền hạn người thừa hành cách tổ chức phối hợp nguồn lực để tạo kết tối ưu Tính kiểm sốt thể khả giám sát, đo lường, điều khiển trạng thái diễn biến công việc Điều phụ thuộc vào cách thiết lập báo cáo công việc cách xử lý báo cáo người quản lý Luồng liệu vào - Văn đến - Văn - Tài liệu, thư từ,… - Trả lời yêu cầu - Đăng ký phương tiện lại, hội nghị,… - Lịch công tác - Thông tin giao việc,… - Giấy mời họp,… THÔNG TIN RA THƠNG TIN VÀO CSDL TÀI CHÍNH Các nguồn liệu đầu vào: gồm tài liệu, văn bản, yêu cầu, … đến tổ chức Nơi xuất phát nguồn liệu đơn vị, cá nhân bên bên tổ chức Các nguồn liệu đầu ra: gồm văn đi, báo cáo tổng hợp, trả lời yêu cầu,… Các chức Quản lí kênh thơng tin tổ chức Chức soản thảo văn chế điện tử Xác thực thông tin, phát hành phân phối tài liệu KIểm soát hiệu lực tài liệu Theo dõi kết xử lí cơng việc Lưu trữ thơng tin, tài liệu Cơng nghệ văn phịng Các HTTT văn phịng tích hợp cơng nghệ văn phịng đại nhằm tối ưu hóa hoạt động quản lý văn phòng, bao gồm: Các hệ thống in ấn, chụp, vi đồ họa Các hệ thống số hóa nhận dạng quang học văn hình ảnh Các hệ thống phi điện tử điện thoại điện tử Các hệ thống hội nghị, hội thảo trực tuyến Các phần mềm quản lý văn phòng Các phần mềm soạn thảo ngày có tính mạnh như: tạo ghi chú, lập dàn bài, vẽ đồ hoạ, trộn thư tín, hỗ trợ truyền thơng, thư điện tử… Các phần mềm chuyên dụng: thiết kế để thực chức quản lý văn phòng quản lý công văn, hồ sơ công việc; sử dụng trang thiết bị, sở vật chất, quản lý loại thông tin khác tổ chức… dMột số phần mềm cụ thể Phần mềm PORTAL OFFICE: hệ thống chia sẻ thơng tin nội bộ, hệ thống xử lí trung tâm, khơng giới hạn người dùng, tin học hóa hoạt động quản lí xấy dựng hệ thống ISO điện tử HTTT điều hành IOS: hệ thống quản lí văn Cịn hỗ trợ lãnh đạo đưa định nhanh chóng đắn, nhân viên chủ động thời gian hồn thành cơng việc u cầu II Ví dụ: Hệ thống thơng tin quản lý văn phịng phẩm cơng ty A Tiêu chí sử dụng văn phịng phẩm (VPP) Có bảng tiêu chuẩn loại văn phòng phẩm với tiêu chuẩn chung không phân biệt chức danh riêng 2 Định mức sử dụng Mỗi loại VPP có định mức Phịng hành (HC) lập định mức sử dụng tạm tính thảo luận qua với Trưởng phận (TBP), sau chuyển qua cho ban giám đốc (BGĐ) cơng ty ký duyệt Quy trình cấp phát Vào ngày 28 hàng tháng, phận lập giấy đề nghị VPP chuyển TBP duyệt, sau chuyển cho phịng HC Phòng HC kiểm tra định mức sử dụng, sai chuyển cho phận sửa, chuyển cho BGĐ phê duyệt Sau duyệt, phòng HC liên hệ mua VPP VPP mua lần, mức tồn kho 20% mức duyệt mua Cấp phát đột xuất Người có nhu cầu lập giấy đề nghị cho TBP duyệt,rồi chuyển cho phịng HC Phịng hành kiểm tra, chuyển cho BGĐ Phịng HC tiến hành liên hệ mua hàng VPP phát sau nhận về, việc cấp phát kí vào thẻ kho Quản lí sử dụng Chuyên viên cấp phát VPP sử dụng mục đích, tiết kiệm TBP hướng dẫn kiểm tra việc sử dụng VPP Phòng HC có trách nhiệm lập thẻ kho theo dõi sử dụng VPP công ty Đảm bảo định mức tồn kho 20% CÂU HÃY TỰ MÔ TẢ HỆ THỐNG QUẢN LÝ MỘT HOẠT ĐỘNG (CỤ THỂ) TRONG LĨNH VỰC KẾ TỐN DỰA VÀO BẢN MƠ TẢ, HÃY XÂY DỰNG CÁC SƠ ĐỒ SAU: A SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG KINH DOANH CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ NÊU TRÊN B SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC NGỮ CẢNH VÀ SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC ĐỈNH CỦA HỆ THỐNG C HÃY ĐÁNH GIÁ VỀ CÁC ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG VÀ HƯỚNG GIẢI QUYẾT CÁC NHƯỢC ĐIỂM (NẾU CÓ) Bài làm Mơ tả Cơng ty X có phận quản lí hóa đơn đặt in/ tự in gồm phận nhỏ: - Khi phát sinh nhu cầu, phận Xuất Đóng dấu ghi nhận thơng tin phát hành hóa đơn kèm chứng từ bán hàng đưa thêm liệu vào hồ sơ hóa đơn chưa duyệt Sau khách hàng toán đơn hàng cho phận bán hàng, nhân viên đóng dấu vào hóa đơn, đưa lại khách hàng đưa liệu vào hồ sơ hóa đơn duyệt - Tại phận Hủy Xóa, hóa đơn đặt in gặp vấn đề cần hủy, nhân viên tiến hành hủy hóa đơn sau nhận phê duyệt hồ sơ hủy hóa đơn duyệt từ giám đốc nộp thông báo hủy hóa đơn cho quan thuế Trong trường hợp hóa đơn giao cho khách hàng phát sai sót, nhân viên lập biên thu hồi sau nhận yêu cầu từ khách hàng Nhân viên gạch chéo ghi nhận xóa bỏ lập hóa đơn cho khách hàng, xóa thêm liệu hồ sơ hóa đơn Sau thêm liệu vào hồ sơ hóa đơn xóa - Tại phận Xử lí mất, cháy, hỏng Với hóa đơn lập giao cho khách hàng, nhân viên khách hàng lập biên giao cho khách hàng hóa đơn có chữ liên hóa đơn gốc tùy trường hợp Với trường hợp hóa đơn đặt in chưa lập, nhân viên nộp báo cáo mất, cháy, hỏng cho quan thuế Nhân viên thêm liệu vào hồ sơ hóa đơn mất, cháy, hỏng a Sơ đồ chức kinh doanh Quản lí hóa đơn đặt in, tự in Xuất Đóng dấu Phát hành hóa đơn kèm chứng từ Thêm liệu vào hồ sơ giao dịch chưa hồn tất Đóng dấu vào hóa đơn đưa trả khách Thêm liệu vào hồ sơ hóa đơn duyệt Hủy Xóa Nộp nhận hồ sơ phê duyệt từ giám đốc Hủy nộp thơng báo hủy hóa đơn Lập biên thu hồi, nhận, xóa bỏ lập hóa đơn Xử lí mất, cháy, hỏng Lập biên bàn giao Nộp báo cáo mất, cháy, hỏng Sửa liệu hồ sơ hóa đơn Sửa liệu hồ sơ hóa đơn b Sơ đồ luồng liệu mức ngữ cảnh sơ đồ luồng liệu mức đỉnh Sơ đồ luồng liệu mức ngữ cảnh Giám đốc Khách hàng Hồ sơ hủy hóa Thơng tin, hóa đơn đơn sai, hóa đơn cần Quản hóa hóa đơn đóng dấu đặt in, tự in Yêu cầu xử lí hóa đơn sai Báo cáo hóa đơn mất, mất, cháy, hỏng cháy, hỏng hóa đơn Hóa đơn khơng dấu, có dấu, mới, biên thu hồi Khách hàng Bản cần thiết, biên mất, cháy, hỏng Cơ quan thuế Sơ đồ liệu mức đỉnh Khách hàng Khách hàng Thơng tin, hóa đơn cần đóng dấu Xuất Đóng dấu Hóa đơn chưa duyệt Hóa đơn xác nhận xóa + biên Hồ sơ hóa đơn xóa Hồ sơ hóa đơn duyệt Hóa đơn cần dùng Hóa đơn cần dùng Hồ sơ hóa đơn chưa duyệt đơn Thơng tin hóa đơn mất, cháy, hỏng + biên Hồ sơ hóa đơn mất, cháy, hỏng c Đánh giá ưu, nhược điểm phương hướng giải (nếu có) Ưu điểm Hình thức tổ chức kế tốn phân tán mang lại nhiều thuận lợi cho xử lí vụ phát sinh Sổ sách phân hóa rõ ràng, giúp kế toán viên dễ dàng tác nghiệp Dễ dàng đối chiếu có vấn đề Gồm nhiều nghiệp vụ hỗ trợ khách hàng chia theo chức khác nhau, nghiệp vụ chuyên viên phụ trách, đảm bảo xử lí tốt vấn đề phát sinh Nhược điểm Chưa có phận kế tốn với chức điều chỉnh thơng tin hóa đơn tên, địa rõ ràng Chưa có phận kế tốn với chức tạo thơng báo phát hành hóa đơn rõ ràng Hệ thống sổ sách chưa tinh gọn, nhiều sổ sách gây nhiều thời gian Hoạt động, quy trình kế tốn chưa thực tối ưu Phương hướng giải Đầu tư thiết kế lại phần mềm ứng dụng quy trình xử lý thực hóa đơn Sử dụng phần mềm kế tốn chuyên dụng với đầy đủ chức chuyên biệt cho hoạt động kế toán Bổ sung chức cịn thiếu hoạt động điều chỉnh thơng tin hóa đơn, tạo lập thơng báo phát hành hóa đơn Cải thiện quy trình chuyên nghiệp nữa, tinh gọn sổ sách nhằm tạo thuận lợi cho kế tốn viên q trình tác nghiệp, mang lại hài lịng từ khách hàng Tạo hịm thư góp ý cho nhân viên khách hàng nhằm liên tục đánh giá rút kinh nghiệm đổi để hoàn thiện quy trình thực cung cấp hóa đơn Phản hồi nhành kết hợp tốt với phòng ban, phận khác nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, uy tín Cơng ty khách hàng DANH MỤC THAM KHẢO Nguyễn Duy Chiều, 2021 Tiểu luận Logistic Hà Nội: Học viện Cơng nghệ Bưu Viễn thơng Lê Thị Ngọc Diệp, 2017 Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý Hà Nội: Học viện Cơng nghệ Bưu Viễn thơng Các viết danh danh mục Quản lí hóa đơn đặt in, tự in https://helpsme.misa.vn/2017/quan_ly_hoa_don.htm Ưu Nhươc Điêm cua Phân Mêm Kê Toan Misa (Câp Nhât 2021) https://accgroup.vn/uu-nhuoc-diem-phan-mem-ke-toan-misa/ ... CÂU TRÌNH BÀY SỰ HIỂU BIẾT CỦA BẠN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN VĂN PHỊNG? CHO VÍ DỤ? Bài làm I Về hệ thống thơng tin quản lí văn phịng Khái niệm HTTT tự động hóa văn phịng (Management Office System) hệ. ..MỤC LỤC CÂU TRÌNH BÀY SỰ HIỂU BIẾT CỦA BẠN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN VĂN PHỊNG? CHO VÍ DỤ? I Về hệ thống thơng tin quản lí văn phịng 1 Khái niệm ... nghệ văn phòng Các phần mềm quản lý văn phòng dMột số phần mềm cụ thể II Ví dụ: Hệ thống thơng tin quản lý văn phịng phẩm công ty A Tiêu chí sử dụng văn
Ngày đăng: 15/12/2022, 15:01
Xem thêm:
