Tài liệu tháng 5/2020- Module Kho

Mục Lục Lời chào Bài học 1: Đăng nhập cài đặt thông tin cá nhân Cách đăng nhập: Cài đặt thông tin cá nhân cài đặt thông báo: a Thay đổi mật khẩu, cài đặt thông tin cá nhân: b Cập nhật ảnh đại diện: c Cài đặt nhận thông báo qua email hệ thống: Tổng kết: 10 Bài học 2: Tạo kho thiết lập quy trình duyệt kho 10 Cách tạo kho: 11 Thiết lập quy trình duyệt kho: 12 Tổng kết: 15 Bài học 3: Nhập tồn đầu kỳ 15 Upload đơn hàng mua 15 Thêm đơn hàng mua 18 Nhập kho khác module kho 19 Nhập từ kiểm kho, upload phiếu kiểm kho 21 Tổng kết: 25 Bài học 4: Tạo phiếu xuất kho 25 Xuất kho từ đơn hàng bán 25 Xuất kho theo sản phẩm 27 Tổng kết: 28 Bài học 5: Tạo phiếu chuyển kho 28 Tạo phiếu chuyển kho 28 Cách lọc phiếu chuyển kho 30 Tổng kết: 31 Bài học 6: Tạo phiếu kiểm kho 31 Tạo phiếu kiểm kho 31 Lọc tìm kiếm phiếu kiểm kho 34 Tổng kết 34 Bài học 7: Check báo cáo tồn kho thẻ kho 34 1|P ag e Báo cáo tồn kho 34 Báo cáo thẻ kho 35 Tổng kết: 36 Bài học 8: Bảng xuất nhập tồn 36 Tổng kết: 37 Tổng kết khóa học dành cho phận kho Getfly: 38 2|P ag e Tài liệu tháng 5/2020- Module Kho Lời chào Xin chào anh/ chị Nguyễn Thu Trang chuyên gia đào tạo Getfly CRM Như anh chị biết Getfly xây dựng nhiều tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Getfly CRM, xây dưng khóa học dành cho phận Admin hệ thống, phận marketing, Kinh doanh, dành cho khách hàng cá nhân khóa học dành cho anh chị bắt đầu sử dụng phần mềm theo ngành nghề khác nhau, nhiên chưa có khóa học dành cho phận kế tốn kho Getfly, tơi thiết kế khóa học dành cho phận kho Getfly CRM Module kho Getfly giúp cho doanh nghiệp anh/ chị quản lý hàng hóa xuất nhập nhập tồn hệ thống CRM Chủ doanh nghiệp xem nhanh báo cáo hoạt động kho thông qua phần quản lý kho, báo cáo cập nhật liên tục theo thời gian thực Với việc phân quyền nhân viên kinh doanh check hàng kho hay hết cịn cịn kho để kịp thời báo cho khách hàng bán hàng cho khách Anh/ chị chủ động thiết lập quy trình duyệt kho chặt chẽ để hạn chế thất hàng hóa Trong khóa học gửi tới anh chị học sau: Bài học 1: Đăng nhập cài đặt thông tin cá nhân Bài học 2: Tạo Kho vào thiết lập quy trình duyệt kho Bài học 3: Nhập tồn đầu kỳ Bài học 4: Xuất kho Bài học 5: Chuyển Kho Bài học 6: Tạo phiếu kiểm kho Bài học 7: Check tồn kho thẻ kho Bài học 8: Xem báo cáo Xuất nhập tồn tính giá xuất kho 3|P ag e Để đạt hiệu tốt tham gia khóa học này, anh/ chị vừa xem video vừa thực hành trực tiếp hệ thống anh/ chị Tơi có đính kèm câu hỏi tài liệu text video để anh/ chị tải tham khảo thêm Tôi tin với kinh nghiệp triển khai 289 doanh nghiệp với nhiều lĩnh vực ngành nghề khác với tham gia tâm học anh/ chị anh/ chị áp dụng thành cơng khóa học Anh/ chị ý theo dõi video học bên Anh/ chị đừng quên like, share Sub kênh youtube học viên Getfly để theo dõi khóa học Getfly Bài học 1: Đăng nhập cài đặt thông tin cá nhân Sau nhận thông tin tài khoản anh/ chị không khỏi băn khoăn: + Không biết đăng nhập vào phần mềm thế? + Làm để thay đổi thông tin mật cung cấp để bảo mật thông tin mật khẩu? + Khi sử dụng phần mềm có hay nhận thơng báo thông báo không? Để trả lời câu hỏi hỏi anh/ chị ý theo dõi tiếp video Cách đăng nhập: Trên máy tính anh/ chị khơng phải cài đặt phức tạp Phần mềm Getfly hỗ trợ sử dụng trực tiếp trình duyệt Sử dụng tốt Chrome Firefox 4|P ag e (1) Tên đường dẫn: điền thông tin tên đường dẫn cung cấp (2) Tên đăng nhập (3) Mật (4) Về Getfly CRM: website Getfly (5) Quy định dịch vụ: (6) Trợ giúp: (7) Ngôn ngữ hỗ trợ: tiếng việt tiếng anh (8) Quên mật khẩu: khơng nhớ MK đăng nhập anh/ chị sử dụng tính quên MK Hoặc nhờ người phụ trách hệ thống Getfly bên doanh nghiệp anh/ chị cung cấp lại mật nhập (9) Sau hồn tất anh chị click Cài đặt thơng tin cá nhân cài đặt thông báo: 5|P ag e a Thay đổi mật khẩu, cài đặt thông tin cá nhân: Anh/ chị trỏ chuột vào ảnh đại diện >> chọn cài đặt >> thông tin cá nhân: Click chọn (1) Click 6|P ag e (2) Điền thông tin mật cũ cung cấp (3) Điền thông tin MK cần đổi Nhập lại MK đổi (4) Ngày sinh: mục tiêu doanh nghiệp có chế đến ngày sinh nhật nhân viên gửi sms (5) Điện thoại: muc tiêu DN có chế gửi sms nhắc lịch công việc, sms chúc mừng sn… (6) Email: mục tiêu khơng truy cập vào hệ thống không bị bỏ lỡ thông báo (7) Chữ ký: mục tiêu DN có tích hợp email gửi email từ hệ thống Getfly cho KH có sẵn thơng tin chữ ký Hồn tất click Sau anh/ chị thay đổi MK để thực tác vụ hệ thống yêu cầu anh/ chị cần đăng nhập lại mật đổi b Cập nhật ảnh đại diện: Mục tiêu: để nhận diện sử dụng phần mềm Vẫn phần Cài đặt >> chọn thông tin cá nhân >> click 7|P ag e Click chọn tải ảnh lên Lưu ý: + Anh chị nên lựa chọn hình ảnh rõ mặt để nhận diện + Chọn hình ảnh có kích thước 200x200 để hiển thị đẹp c Cài đặt nhận thông báo qua email hệ thống: Cài đặt nhận thông báo qua email: Click ảnh đại diện >> chọn cài đặt >> thông báo qua email 8|P ag e Anh/ chị tích chọn mục cần nhận thơng báo qua email Cài đặt nhận thông báo từ hệ thống: Trong trình anh chị sử dụng phần mềm để nhận thơng báo liên quan anh/chị tích lựa chọn thông báo anh chị cần nhận: Anh chị click vào tên hiển thị >> chọn cài đặt >> chọn thông báo: 9|P ag e (1): Nhận tất cả: thao tác nhanh việc click chọn tất thay việc phải tích chọn chức (2) Bỏ nhận tất cả: bỏ nhận tất thông báo (3) Chức năng: module phân quyền nhận thông báo cột chức hiển thị module mà anh/ chị phân quyền truy cập Loại thiết bị thơng báo PC máy tính App: thông báo điện thoại Lưu ý: chức hiển thị phần thông báo phụ thuộc vào việc anh/ chị có phân quyền vào chức hay khơng Tổng kết: - Biết cách đăng nhập thay đổi mật để bảo mật thông tin mật - Biết cập nhật ảnh đại diện, cài đặt nhận thông báo qua email hệ thống Bài học 2: Tạo kho thiết lập quy trình duyệt kho Mục tiêu: Giúp doanh nghiệp quản lý số lượng hàng hóa, giá trị theo kho, chi nhánh, sở, cửa hàng 10 | P a g e Chọn ngày nhập nhập kho từ kiểm kho mặc định nhập theo sản phẩm nên không ghi nhận công nợ phải trả cho nhà cung cấp Anh/chị để hàng nhập vào kho định Tổng kết: - Biết cách nhập tồn đầu kỳ Bài học 4: Tạo phiếu xuất kho Có cách để tạo phiếu xuất kho, xuất kho từ đơn hàng bán xuất kho module kho Xuất kho từ đơn hàng bán 25 | P a g e Anh/ chị chọn biểu tượng Click chọn đơn hàng cần xuất: Chọn 26 | P a g e >> chọn bán hàng: Lưu ý: anh/chị cần lựa chọn Kho xuất hàng Sau chọn Click để tạo phiếu yêu cầu xuất kho để hàng xuất khỏi kho Xuất kho theo sản phẩm Cách dùng xuất dùng nội bộ, xuất hàng trưng bày 27 | P a g e Anh chị chọn Xuất kho >> chọn (1) Lựa chọ hình thức xuất (2) Lý do: có lựa chọn anh/ chị khơng thêm lý xuất (3) Lựa chọn kho xuất (4) Chọn ngày xuất (5) Chọn sản phẩm xuất (6) chọn thêm sản phẩm cần xuất Sau hoàn tất anh/ chị chọn sau Tổng kết: - Biết cách tạo yêu cầu xuất kho từ đơn hàng bán - Xuất kho trực tiếp không thông qua đơn hàng bán - Duyệt phiếu xuất kho để hàng trừ kho phiếu xuất để xuất hàng Bài học 5: Tạo phiếu chuyển kho Giúp doanh nghiệp theo dõi lịch sử chuyển hàng hóa từ kho sang kho khác với bên có nhiều kho, nhiều chi nhánh cửa hàng Tạo phiếu chuyển kho Anh/ chị click chọn 28 | P a g e biểu tượng chọn Chọn (1) Chọn ngày chuyển kho (2) Chọn kho chuyển (3) Chọn kho cần chuyển đến (4) Chọn sản phẩm cần chuyển (5) Thông tin số lượng sản phẩm có kho chuyển (6) Chọn số lượng cần chuyển (7) Thêm sản phẩm cần chuyển Sau hoàn tất click 29 | P a g e Lúc thủ kho kho cần Và thủ kho kho đến để hàng trừ khỏi kho để hàng nhập vào Kho: Sau duyệt bước phiếu chuyển kho lúc trạng thái nhập Cách lọc phiếu chuyển kho (1) Lọc theo theo ngày chuyển định phiếu chuyển kho 30 | P a g e (2) Lọc theo trạng thái chờ duyệt, nhập xuất (3) Tải danh sách phiếu chuyển kho dạng file excel (4) Bản in phiếu chuyển kho dạng PDF Tổng kết: - Biết cách tạo phiếu chuyển kho - Duyệt phiếu chuyển kho để xuất nhập hàng vào kho - Cách lọc tìm kiếm phiếu chuyển kho Bài học 6: Tạo phiếu kiểm kho Như học tơi có đề cập đến phần kiểm kho dùng để nhập tồn đầu kỳ, hàng tháng theo tuần tùy vào cách hoạt động doanh nghiệp có thời gian kiểm kê lại hàng hóa kho phần mềm thực tế có khớp hay khơng anh/ chị sử dụng phần kiểm kho Tạo phiếu kiểm kho Click chọn biểu tượng Chọn 31 | P a g e chọn >> kiểm kho (1) Chọn kho cần kiểm: Lưu ý: - TH áp dụng quy trình duyệt kho: cần lựa chọn người tạo yêu cầu kiểm kho chọn kho kiểm - TH khơng áp dụng quy trình duyệt kho: chọn kho mà anh/ chị người liên quan kho (2) Chọn ngày kiểm kho (3) Tải lên phiếu kiểm kho từ file excel (4) Chỉ định chọn danh mục hàng hóa cần kiểm kho Nếu khơng định danh mục hiển thị hết sản phẩm có kho (5) Tổng số lượng hàng có phần mềm (6) Sau kiểm kê số lượng thực xong anh chị điền vào phần tốt Sau hoàn tất click 32 | P a g e để tạo phiếu kiểm kho Lưu ý: - Nếu áp dụng quy trình duyệt: định người duyệt phiếu kiểm kho người duyệt - Nếu khơng áp dụng quy trình duyệt: thủ kho người duyệt Sau Duyệt hiển thị lựa chọn: số lượng sản phẩm phần mềm so với số thực kho 33 | P a g e kho số lượng sản phẩm phần mềm nhiều số thực tế kho Nếu số lượng hàng hóa phần mềm với số lượng thực tế kho tạo phiếu yêu cầu kiểm kho xong cần duyệt hoàn thành bước kiểm kho Lọc tìm kiếm phiếu kiểm kho (1) Lọc tìm kiếm theo mã phiếu kiểm kho (2) Lọc theo trạng thái phiếu kiểm kho Tổng kết - Biết cách tạo phiếu kiểm kho - Duyệt phiếu kiểm kho - Tạo yêu cầu xuất, nhập kho số lượng phần mềm thưc tế có chênh lệch nhiều so với thực tế Bài học 7: Check báo cáo tồn kho thẻ kho Báo cáo tồn kho Tồn kho báo cáo thống kê số lượng hàng hóa tồn thực tế theo kho Click chọn biểu tượng 34 | P a g e >> chọn tồn kho (1) Tìm kiếm thơng tin sản phẩm, mã sản phẩm, danh muc sản phẩm tồn kho (2) Lựa chọn kho cần xem Lưu ý: - Để xem báo cáo tồn kho cần phân quyền - Chỉ xem check tồn kho kho mà anh chị người liên quan (3) Tồn thực tế số lượng hàng tồn thực tế kho thời điểm lọc (4) Tồn khả dụng số lượng hàng tồn thực tế kho+ phiếu nhập kho chưa duyệt- phiếu xuất kho chưa duyệt +,- phiếu chuyển kho chưa duyệt (5) chữ “i “trong phần tồn khả dụng thể phiếu nhập kho, xuất kho, chuyển kho chưa duyệt có (6) click chọn để tải báo cáo tồn kho xuống dạng file excel Báo cáo thẻ kho Thẻ kho chứng từ kế tốn theo dõi số lượng hàng hóa xuất, nhập, tồn kho Lưu ý: - Cần phân quyền xem thẻ kho Click chọn biểu tượng 35 | P a g e chọn >> thẻ kho (1) Lọc tìm kiếm sản phẩm, danh mục sản phẩm (2) Chữ “i “xem lịch sử nhập xuất sản phẩm Tổng kết: - Nắm ý nghĩa tồn kho thẻ kho Bài học 8: Bảng xuất nhập tồn Bảng xuất nhập tồn biến động xuất, nhập, tồn loại sản phẩm có thêm cột giá trị tính giá vốn xuất kho sản phẩm Lưu ý: 36 | P a g e - Những phân quyền xem bảng xuất, nhập, tồn - Khi truy cập vào bảng xuất nhập tồn không hiển thị sản phẩm nào, chi anh/ chị click chọn Kho tính giá xuất kho lúc hiển thị sản phẩm giá trị sản phẩm (1) Chọn kho, anh chị lựa chọn kho anh chị người tham gia kho (2) Tính giá xuất kho: Getfly áp dụng tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cuối kỳ Nên cuối tháng kế toán vào bảng xuất nhập tồn click tính giá xuất kho để tính giá trị xuất kho sản phẩm, giá trị tồn sản phẩm tính lợi nhuận đơn hàng (3) Anh/ chị tải bảng xuất nhập tồn xuống để lưu trữ Tổng kết: - Nắm cách tính giá xuất kho Getfly - Dự vào bảng xuất nhập tồn để anh chị nắm giá trị cịn tồn phẩm Vì sản phẩm, hàng hóa tiền doanh nghiệp, sản phẩm tồn nhiều giá trị cịn tồn lớn anh/ chị có phương án để 37 | P a g e khơng nhập sản phẩm khơng bán Cịn sản phẩm bán chạy hết có phương án nhập thêm hàng Tổng kết khóa học dành cho phận kho Getfly: Chúc mừng anh chị hồn thành xong khóa học CRM dành cho phận kế toán kho Getfly Sau học anh chị nắm được: - Cách đăng nhập vào phần mềm, cài đặt thông tin cá nhân Tạo kho, thiết lập quy trình cho kho Nhập tồn đầu kỳ Tạo phiếu xuất kho theo đơn hàng xuất kho khác, duyệt phiếu xuất kho Tạo phiếu kiểm kho, duyệt phiếu kiểm Kho Check báo cáo tồn đầu kỳ, xem thẻ kho Xem báo cáo xuất nhập tồn, tính giá xuất kho Anh/ chị đừng quên like, kênh youtube học viện getfly để theo dõi khóa học Xin chào hẹn gặp lại anh chị khóa học Getfly 38 | P a g e 39 | P a g e