TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG
Kiểm soát hoạt động
Kiểm soát là quá trình thiết lập các thủ tục, công cụ, và hệ thống các tổ chức dùng để giám sát các hoạt động và để đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức đề ra ( Blocher et all, 2010) Đây là một chức năng quan trọng bởi vì nó giúp kiểm tra các lỗi và có những hành động khắc phục để độ lệch từ tiêu chuẩn đƣợc giảm thiểu và tuyên bố mục tiêu của tổ chức đạt được theo cách mong muốn Quá trình kiểm soát thường liên quan đến việc đặt ra thành quả mong muốn, so sánh thành quả với mong muốn, tính toán những chênh lệch giữa thành quả đạt đƣợc và mong muốn, từ đó có những hành động ứng xử thích hợp
Như vậy, kiểm soát thực chất là quá trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã đƣợc xác định
Việc đánh giá thành quả là quá trình mà nhà quản trị ở tất cả các cấp thu thập thông tin về thành quả công việc trong doanh nghiệp và đánh giá thành quả dựa vào các tiêu chí đã được xây dựng trước như: dự toán, kế hoạch, và mục tiêu Đánh giá thành quả đƣợc áp dụng cho một trong ba chức năng quản lý: hoạt động, tiếp thị, và tài chính Trong hoạt động, việc đánh giá thành quả tập trung vào hoạt động của giám đốc sản xuất và người quản đốc phân xưởng để báo cáo cho họ Trong tiếp thị, việc đánh giá thành quả được áp dụng cho các hoạt động của trưởng nhóm kinh doanh, giám đốc kinh doanh, và từng nhân viên kinh doanh Trong tài chính, việc đánh giá thành quả giám sát hoạt động tài chính của công ty, bao gồm duy trì khả năng thanh khoản, quản lý dòng tiền, chi phí vốn, và các hoạt động tài chính khác
Thành quả đƣợc đánh giá ở nhiều góc độ khác nhau trong doanh nghiệp: nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị cấp trung và cấp hoạt động của từng nhà máy sản
2 xuất, nhân viên bán hàng Trong hoạt động, thành quả của từng người quản đốc phân xưởng ở cấp hoạt động được đánh giá bởi giám đốc nhà máy, giám đốc nhà máy sẽ được đánh giá bởi nhà quản trị cấp cao hơn Tương tự, từng nhân viên kinh doanh sẽ đƣợc đánh giá bởi giám đốc kinh doanh, và giám đốc kinh doanh sẽ đƣợc đánh giá bởi cấp cao hơn … Thường không có nhân viên cấp hoạt động liên quan đến quản trị tài chính, vì vậy thành quả của giám đốc tài chính thường chỉ được đánh giá bởiquản lý cấp cao hơn
Vì vậy kiểm soát hoạt động đƣợc định nghĩa nhƣ sau:
Kiểm soát hoạt động là sự đánh giá nhân viên cấp hoạt động bởi nhà quản trị cấp trung ( Blocher et all,2001)
Nhƣ vậy, kiểm soát hoạt động thực chất là sự đánh giá của nhà quản trị cấp trung đối với những thành quả hoạt động của nhân viên dưới quyền về việc đáp ứng những yêu cầu mà họ đề ra.
Phân biệt kiểm soát hoạt động và kiểm soát quản lý
Trong sự tương phản với kiểm soát hoạt động, tập trung vào các thước đo thành quả trong ngắn hạn, trong khi đó kiểm soát quản lý tập trung vào nhà quản trị cấp cao và mục tiêu chiến lƣợc dài hạn Kiểm soát hoạt động có sự quản lý bằng phương pháp loại trừ, đó là, nó xác định các đơn vị, cá nhân có hoạt động không phù hợp với kỳ vọng để các vấn đề có thể đƣợc sửa chữa kịp thời Ngƣợc lại, kiểm soát quản lý có nhiều sự kiên định với sự quản lý bởi phương pháp hướng đến mục tiêu, trong các mục tiêu dài hạn như tăng trưởng và khả năng sinh lợi đã được xác định và thành quả thực hiện việc đo lường định kỳ để đạt được mục tiêu
Kiểm soát quản lý rộng hơn và có nhiều mục tiêu chiến lƣợc hơn: đánh giá khả năng sinh lợi tổng thể của đơn vị cũng nhƣ thành quả của nhà quản lý, quyết định bộ phận nào nên giữ lại hoặc đóng cửa, và thúc đẩy nhà quản lý đạt đƣợc mục tiêu của nhà quản trị cấp cao Bởi vì trọng tâm rộng hơn này, mục tiêu trong kiểm soát quản lý khác nhau có nhiều phương pháp đo lường để đánh giá thành quả chứ không chỉ đơn thuần là chỉ tiêu tài chính, hoặc những phương pháp hoạt động chỉ thích hợp trong kiểm soát hoạt động
Nhƣ vậy, vai trò của kiểm soát quản lý và kiểm soát hoạt động là khác nhau đƣợc minh họa theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức: kiểm soát hoạt động và kiểm soát quản lý
Các công cụ kiểm soát hoạt động
Việc đo lường hiệu quả và hiệu suất giúp nhà quản lý đánh giá hoạt động Nhà quản lý quan tâm đến hiệu quả nên họ có thể đạt tới những mục tiêu xác lập cho hoạt động và quan tâm đến hiệu suất nên họ có thể thực hiện hoạt động với ít tài nguyên nhất Thông thường nhà quản trị đo lường hiệu quả và hiệu suất thông qua các thước đo thành quả trong ngắn hạn để kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp, trong đó bao gồm việc sử dụng thước đo tài chính và thước đo phi tài chính Các tổ chức thường thực hiện kiểm soát trên qui mô lớn, bao trùm toàn bộ thành quả của tổ chức bằng cách sử dụng các thước đo tài chính Ngược lại, các tổ chức còn thực hiện kiểm soát trên qui mô nhỏ, đó là kiểm soát các quá trình, bằng cách sử dụng
Doanh Giám Đốc Sản xuất
4 các thước đo phi tài chính để bổ sung cho các thước đo tài chính Đối việc sử dụng thước đo tài chính, nhà quản trị sẽ tiến hành thông qua phân tích các chênh lệch để đánh giá thành quả hoạt động ngắn hạn
Phân tích chênh lệch: Là quá trình so sánh mức doanh thu hoặc chi phí mong muốn với mức đƣợc thực hiện để tính ra chênh lệch Chệnh lệch là dấu hiệu cho biết rằng các giả định của kế hoạch tài chính đã không thực hiện đƣợc Các nhà phân tích nghiên cứu các chênh lệch (đặc biệt là các chênh lệch bất lợi) trọng yếu để hiểu tại sao những kì vọng không thể đạt đƣợc và những hành động nào nên đƣợc thực hiện từ các chênh lệch đó ( Blocher et all,2005)
Việc đánh giá thành quả hoạt động đƣợc thực hiện thông qua phân tích các chênh lệch:
– Chênh lệch so với dự toán tổng thể – Chênh lệch theo dự toán linh hoạt – Chênh lệch dự toán linh hoạt về doanh thu và chi phí
1.3.1 Phân tích chênh lệch so với dự toán tổng thể
Dự toán tổng thể là là tập hợp toàn diện các bản dự toán về tất cả các giai đoạn của các mặt hoạt động kinh doanh trong một kỳ thời gian cụ thể
Dự toán tổng thể thường được lập cho nhiều thời kỳ như tháng, quý, năm
Hình thức và số lƣợng các dự toán phụ thuộc vào từng loại doanh nghiệp
Dự toán tổng thể phục vụ cho việc lập kế hoạch và là công cụ kiểm soát để quản lý vì họ có thể lên kế hoạch các hoạt động kinh doanh trong kỳ trên cơ sở dự toán tổng thể Vào cuối mỗi kỳ, kết quả thực tế có thể đƣợc so sánh với dự toán tổng thể thông qua phân tích chênh lệch trên cơ sở dự toán tổng thể và các hoạt động kiểm soát cần thiết có thể đƣợc thực hiện
1.3.1.2 Phân tích chênh lệch so với dự toán tổng thể
Dự toán tổng thể đƣợc lập cho một mức hoạt động duy nhất Việc so sánh kết quả thực tế so với dự toán tổng thể chỉ ra chênh lệch lợi nhuận hoạt động Việc so sánh này sẽ giúp ta biết đƣợc kết quả hoạt động của doanh nghiệp…
Các nhà hoạch định sẽ tính các chênh lệch bằng cách lấy dữ liệu thực tế trừ cho dữ liệu kế hoạch
Tổng chênh lệch LN hoạt động = LN hoạt động thực tế - LN hoạt động dự toán tổng thể
Chênh lệch dương đối với doanh thu là thuận lợi, điều đó có nghĩa là doanh thu thực tế nhiều hơn kế hoạch
Chênh lệch dương đối với chi phí là bất lợi, điều đó có nghĩa là chi phí thực tế nhiều hơn kế hoạch Để hiểu rõ hơn phân tích chênh lệch so với dự toán tổng thể, chúng ta tìm hiểu ví dụ minh họa bảng 1.1 tại Công ty C
Bảng 1.1- Phân tích chênh lệch theo dự toán tổng thể
Chỉ tiêu ĐVT Kết quả thực tế
Số lƣợng sản phẩm tiêu thụ SP 7.800 10.000 (2.200) Bất lợi
Doanh thu Trđ 78.000 100.000 (22.000) Bất lợi
Biến phí sản xuất Trđ 25.163 30.154 (4.991) Thuận lợi Biến phí bán hàng và quản lý Trđ 17.123 20.145 (3.022) Thuận lợi
Số dƣ đảm phí Trđ 35.714 49.701 (13.987) Bất lợi
Trừ định phí 22.125 22.125 Định phí sản xuất Trđ 10.000 10.000 Định phí bán hàng và quản lý Trđ 12.125 12.125
Lợi nhuận hoạt động Trđ 13.589 27.576 (13.987) Bất lợi
Qua bảng 1.1, ta thấy có sự chênh lệch giữa dự toán và kết quả thực tế nhƣ sau:
– Số lƣợng sản phẩm giảm so dự toán 2.200 sp Đây là chênh lệch bất lợi
– Doanh thu thực tế giảm so dự toán 22.000 Trđ Đây là chênh lệch bất lợi
Công ty A không đạt đƣợc kết quả trong việc đạt đƣợc mức doanh thu dự toán
– Số dƣ đảm phí giảm so dự toán 13.987 Trđ Đây là chênh lệch bất lợi
– Lợi nhuận hoạt động thực tế giảm so dự toán 13.987 Trđ Đây là chênh lệch bất lợi Công ty A không có kết quả trong việc đạt đƣợc lợi nhuận hoạt động dự toán
Riêng biến phí sản xuất giảm so dự toán 4.991 Trđ, biến phí bán hàng và quản lý giảm so dự toán 3.022 Trđ Nhƣ vậy chênh lệch giữa biến phí thực tế và biến phí theo dự toán là những chênh lệch thuận lợi Kết luận này chƣa hoàn toàn chính xác vì ta thấy:
Biến phí sản xuất đơn vị thực tế 3,226 Trđ/sp (= 25.163 Trđ/7.800sp) cao hơn so biến phí sản xuất đơn vị dự toán 3,015 Trđ/sp (= 30.154Trđ/10.000sp) Đây là chênh lệch bất lợi
Biến phí bán hàng và quản lý đơn vị thực tế 2,195 Trđ/sp (.123 Trđ/7.800sp) cao hơn so Biến phí bán hàng và quản lý đơn vị dự toán 2,015 Trđ/sp (= 20.145Trđ/10.000sp) Đây là chênh lệch bất lợi
Tại sao lại có sự mâu thuẫn trên? Sự chênh lệch này là do nguyên nhân nào? Sự chênh lệch này do sự ảnh hưởng biến phí đơn vị hay số lượng sản phẩm tiêu thụ so với sự chênh lệch của tổng biến phí thực tế và dự toán? Để hiểu rõ hơn và đánh giá đƣợc hiệu quả hoạt động chứ không đơn thuần là kết quả, chúng ta sẽ nghiên cứu vào chênh lệch dự toán linh hoạt
1.3.2 Phân tích chênh lệch theo dự toán linh hoạt
Dự toán linh hoạt là tiêu chuẩn quan trọng trong việc giám sát và kiểm soát hoạt động, đánh giá kết quả và thành quả hoạt động Những điều kiện hoạt động, tuy nhiên, là ít khi chính xác theo cách họ đã dự báo khi lập dự toán Khi điều kiện
7 hoạt động thay đổi, một tổ chức cần dự toán để liên kết chặt chẽ những thay đổi này Dự toán tổng thể hữu ích cho việc lập kế hoạch ban đầu và kết quả phối hợp cho kỳ dự toán Sự đánh giá hoạt động trong một kỳ nên xem xét những điều kiện hoạt động thay đổi của doanh nghiệp và kiểm tra mục tiêu thiết lập của kỳ dự toán Một công cụ có thể giúp thích ứng thay đổi quan trọng trong hoạt động là dự toán linh hoạt
Nhƣ vậy, dự toán linh hoạt đƣợc đĩnh nghĩa nhƣ sau:
Dự toán linh hoạt là dự toán điều chỉnh doanh thu và chi phí cho những thay đổi trong kết quả đạt đƣợc ( Blocher et all,2001)
Dự toán linh hoạt chỉ doanh thu và chi phí nên phát sinh ở mức hoạt động thực tế Dự toán linh hoạt có thể đƣợc lập cho bất kỳ mức hoạt động nào trong giới hạn thích hợp Để điều chỉnh dự toán cho các mức hoạt động khác nhau, chúng ta phải biết chi phí ứng xử ra sao khi mức độ hoạt động thay đổi
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG TẠI XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN LÂM SẢN XUẤT KHẨU PISICO
Tổng quan về Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico
Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico là đơn vị trực thuộc của Tổng công ty sản xuất đầu tƣ dịch vụ xuất nhập khẩu Bình Định Xí nghiệp đƣợc thành lập theo quyết định số 1619/1985/QĐ-UBND ngày 29/08/1985 của HĐND – UBND tỉnh Nghĩa Bình (cũ) nay là Bình Định Để phù hợp với tình hình sản xuất ngày càng phát triển , ngày 03/02/1990 theo quyết định số: 59/1990/QĐ-UBND ngày 03/02/1990 của UBND tỉnh Bình Định
Công ty đã xác nhập với Công ty Lâm sản đặt tại Bình Định Đầu năm 1996, Xí nghiệp đã đƣợc thành lập với tên Xí Nghiệp Chế Biến Lâm Sản Xuất Khẩu Bình Định Những ngày mới thành lập, xí nghiệp không ngừng phát triển các mặt hàng xuất khẩu và mở rộng thị trường qua các nước Châu Âu Những năm gần đây Đảng và nhà nước chủ trương đổi mới chính sách xuất khẩu để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp phát triển hàng hóa, từ đó hàng loạt các công ty, doanh nghiệp chế biến các sản phẩm xuất khẩu ra đời Bắt đầu cho một thị trường mới đầy cạnh tranh khốc liệt Điều này làm cho các doanh nghiệp đã có thâm niên trong ngành cũng nhƣ các doanh nghiệp vừa mới thành lập hay các doanh nghiệp còn non trẻ phải đứng trước những thử thách lớn cho sự tồn tại và phát triển của mình Đứng trước tình hình này ngày 07/03/2001 dưới sự lãnh đạo của Tổng công ty Pisico, Xí nghiệp đã sát nhập với Xí nghiệp gỗ Nhơn Phú thành lập Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico
Ngày 15/01/2004 theo quyết định của Tổng công ty sản xuất đầu tƣ và dịch vụ xuất nhập khẩu Bình Định, Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico đã sát nhập với Xí nghiệp may Song Mây xuất khẩu Pisico với tổng nguồn vốn khởi điểm lúc đó là 635.009.347 đồng
Do yêu cầu của sản xuất, thị trường, tổng công ty, Xí nghiệp đã phải trải qua một quá trình sát nhập, chia tách, hiện nay Xí nghiệp có hai cơ sở đều nằm trên địa bàn thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định:
Cơ sở 1 : Khu vực 7, phường Nhơn Phú, thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định
Cơ sở 2: Số 166 Tây Sơn, phường Gềnh Ráng, thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định
Tên gọi: Xí Nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico Tên giao dịch quốc tế: Pisico Export Forest Products Processing Factory
Số tài khoản: 005.100.0000.210 Tại Ngân Hàng Ngoại Thương
Tel : 84.0563.841.927 Fax: 84.0563.841.928 Email: pisico1@dng.vnn.vn Website : http://www.pisico1.com.vn
Từ khi thành lập đến nay, Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico đã trải qua những khó khăn do ảnh hưởng của các yếu tố khách quan cũng như chủ quan của nền kinh tế thị trường nhưng với sự quyết tâm cao, dưới sự lãnh đạo của ban giám đốc Công Ty và Xí nghiệp cùng toàn thể công nhân trong Xí nghiệp đã khắc phục khó khăn tìm ra những hướng đi mới cho phục vụ tình hình phát triển của nền kinh tế, trong những năm gần đây Xí nghiệp đã có những bước phát triển đáng kể, hiệu quả kinh tế ngày càng cao theo từng năm Quy mô sản xuất của Xí nghiệp tăng dần qua các năm, sản lượng sản xuất ngày càng nhiều, từng bước chiếm lĩnh thị trường trong và ngoại quốc
Trong những năm gần đây các sản phẩm của Xí nghiệp luôn gia tăng, các mặt hàng ngày càng đa dạng mẫu mã, kích thước, chủng loại…đã đáp ứng được nhu cầu trong nước và xuất khẩu
Xí nghiệp luôn áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật vào trong sản xuất với dây chuyền máy móc hiện đại nhằm phục vụ cho việc sản xuất và hệ thống công trình phụ hỗ trợ nhƣ lò sấy, nhà ăn công nhân, phòng trƣng bày sản phẩm…đã giúp cho Xí nghiệp quản lý tốt hơn, sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, bộ phận và đội ngũ công nhân, cán bộ kỹ thuật có tay nghề và trình độ cao góp phần phát triển Xí nghiệp
2.1.2 Quy mô hiện tại của Xí nghiệp
Cùng với xu thế hội nhập đất nước, thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước về thực hiện công tác tái thiết và phát triển đất nước Việc sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trong năm qua tuy đã trải qua những giai đoạn khó khăn nhƣng đơn vị vẫn từng bước tạo dựng vị trí ổn định của mình trong thời kỳ đổi mới đất nước hiện nay
Tính đến ngày 31/12/2012 tổng vốn kinh doanh của Xí nghiệp:
- Tồn tại dưới hình thức tài sản là 313.845.696.000 đồng Trong đó:
+ Tài sản ngắn hạn : 159.096.236.000 đồng
+ Tài sản dài hạn : 154.749.460.000 đồng
- Tồn tại dưới hình thức nguồn vốn là 313.845.696.000 đồng Trong đó:
- Công nhân trực tiếp sản xuất: 950 người
- Cán bộ quản lý và nhân viên: 83 người
Căn cứ vào số liệu trên ta có thể kết luận rằng: Đây là Xí nghiệp có quy mô vừa và nhỏ
Hiện nay, Xí nghiệp đang kinh doanh các mặt hàng chủ yếu nhƣ: các loại ghế Pos, ghế Rio, , các loại bàn tròn + bàn vuông xuất khẩu và tiêu dùng nội địa
2.1.4 Chức năng và nhiệm vụ
2.1.4.1 Chức năng hoạt động của Xí nghiệp
Với vai trò là thành viên trực thuộc của Tổng công ty sản xuất đầu tƣ dịch vụ xuất nhập khẩu Bình Định, Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico có chức năng hoạt động chính của Xí nghiệp là:
- Sản xuất và kinh doanh các mặt hàng gỗ tinh chế bán trong nước và xuất khẩu theo đơn đặt hàng và yêu cầu thẩm mỹ của khách hàng
- Tạo ra nhiều lợi nhuận và tối đa hóa lợi nhuận nhằm bảo toàn sự sống cho xí nghiệp, đảm bảo đời sống cho công nhân và hoàn thành nghĩa vụ đối với nhà nước
Góp phần thúc đẩy phát triển nền kinh tế của đất nước
2.1.4.2 Nhiệm vụ của Xí nghiệp
– Tổ chức sản xuất kinh doanh theo kế hoạch của Xí nghiệp, chịu trách nhiệm trước Tổng công ty và trước khách hàng về sản phẩm do Xí nghiệp làm ra
– Ký kết thực hiện hợp đồng kinh tế cũng nhƣ tuân thủ tốt các quy định chính sách chế độ quản lý xuất nhập khẩu và các giao dịch đối ngoại
– Tiếp nhận và sử dụng hiệu quả nguồn vốn, tài sản do công ty giao phó để thực hiện mục tiêu kinh tế chịu sự kiểm tra kiểm soát của công ty và các cơ quan quản lý có thẩm quyền
– Thực hiện tốt chế độ quản lý tài chính, tài sản tiền lương lao động làm tốt công tác đảm bảo công bằng xã hội không ngừng bồi dƣỡng nâng cao trình độ văn hóa nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý của Xí nghiệp
Thực trạng kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu
2.2.1 Đặc điểm kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico
– Công tác lập dự toán để phục vụ kiểm soát hoạt động đƣợc thực hiện đan xen giữa các phòng ban: phòng kế hoạch kinh doanh, phòng tổ chức hành chính, phòng kỹ thuật và phòng kế toán
– Xí nghiệp tổ chức công tác kiểm soát hoạt động thông qua công tác lập dự toán tổng thể, chƣa lập dự toán linh hoạt và chƣa quan tâm đến việc so sánh giữa kết quả thực tế đạt đƣợc và dự toán thông qua phân tích chênh lệch để đánh giá thành quả hoạt động trong ngắn hạn
Vì vậy công tác dự toán, phân tích biến động để phục vụ mục tiêu kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp vẫn chƣa đạt hiệu quả
2.2.2 Thực trạng kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico
2.2.2.1 Công tác lập dự toán tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico
Dự toán là cơ sở để đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng đơn vị trong Xí nghiệp Quá trình lập dự toán sẽ giúp nhà quản lý có phương hướng và quyết định phân phối nguồn lực một cách có hiệu quả cho tổ chức
Hằng năm, Xí nghiệp sẽ ban hành một số chỉ tiêu kế hoạch định hướng chung cho toàn ngành, căn cứ vào các chỉ tiêu chung đề ra Xí nghiệp sẽ tiến hành lập dự toán cho năm đó và một số chỉ tiêu cơ bản cho năm tiếp
Hiện nay, Xí nghiệp lập dự toán tổng thể bao gồm các dự toán chi tiết nhƣ sau:
– Dự toán sản xuất – Dự toán chi phí sản xuất: bao gồm dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, giá thành sản phẩm
– Dự toán chi phí bán hàng và quản lý
Xí nghiệp tiến hành lập dự toán sản xuất theo từng năm Thông thường dự toán sản xuất được lập vào cuối quý 4 của năm trước
Bảng 2.1 DỰ TOÁN SẢN XUẤT
STT Sản phẩm ĐVT Số lƣợng sản phẩm sản xuất
Quý I Quý II Quý III Quý IV Cả năm
2 Ghế xếp có tay Cái 3.264 4.356 5.250 6.120 18.990
9 Ghế xếp không tay Cái 6.285 4.980 7.123 6.518 24.906
(Nguồn: Phòng kế hoạch kinh doanh)
2.2.2.1.2 Dự toán chi phí sản xuất
Việc lập dự toán chi phí sản xuất tại Xí nghiệp dựa vào số lƣợng và chủng loại sản phẩm theo đơn đặt hàng từ khách hàng Vì Xí nghiệp chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng từ khách hàng, nên sau khi nhận đơn đặt hàng từ khách hàng Xí nghiệp mới tiến hành sản xuất theo yêu cầu từ khách hàng về sản phẩm
Dự toán chi phí sản xuất đƣợc lập với sự phối hợp của phòng kế toán, phòng kế hoạch kinh doanh, phòng kỹ thuật cho từng đơn hàng theo các khoản mục chi phí bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung
Trong năm 2012 công ty sản xuất nhiều đơn đặt hàng, với các sản phẩm nhƣ: các loại bàn tròn, bàn vuông, ghế các loại
Tuy nhiên, trong luận văn này tôi chỉ tập trung tìm hiểu công tác lập dự toán chi phí sản xuất cho đơn hàng IVENA 141 ngày 06/09/2012 của Công ty Ivena International PTE LTD, 82 Playfair Road #05-02 D’Lithium Singapore368001 với các sản phẩm nhƣ: 400 bàn tròn 50cm và 1.500 ghế xếp không tay, các đơn hàng còn lại có quy trình tương tự a) Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Căn cứ vào đơn đặt hàng, phòng kế hoạch xây dựng định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm Việc xây định mức dựa trên cơ sở thông tin sản phẩm từ đơn đặt hàng và bản thiết kế sản phẩm do phòng kinh doanh cung cấp Phòng kế toán căn cứ vào bảng định mức nguyên vật liệu để lập bảng định mức chi phí nguyên vật liệu cho một sản phẩm và dự toán chi phí nguyên vật liệu cho từng đơn hàng
Xí nghiệp sản xuất nhiều loại mẫu mã sản phẩm khác nhau thì mỗi mẫu mã sản phẩm đều có một định mức nguyên vật liệu trực tiếp và dự toán chi phí riêng
Dự toán chi phí nguyên vật liệu tại Xí nghiệp cho từng đơn hàng đƣợc lập dựa vào số lƣợng sản phẩm sản xuất và chi phí nguyên vật liệu để sản xuất một sản phẩm
- Số lƣợng sản phẩm sản xuất chính là số lƣợng sản phẩm cần sản xuất theo đơn hàng
- Chi phí nguyên vật liệu cho một sản phẩm đƣợc xác định căn cứ trên bảng định mức chi phí nguyên vật liệu cho một sản phẩm dựa vào đơn giá và định mức tiêu hao nguyên vật liệu khi sản xuất ra một sản phẩm do phòng kế hoạch cung cấp
Sau đây là bảng định mức chi phí nguyên vật liệu để sản xuất một sản phẩm theo đơn đặt hàng IVENA 141.Trong đó:
- Định mức tiêu hao nguyên vật liệu: Việc xây dựng định mức tiêu hao tùy thuộc vào loại sản phẩm khách hàng yêu cầu vì Xí nghiệp chủ yếu là sản xuất gỗ tinh chế theo đơn đặt hàng của khách hàng, tùy theo đơn đặt hàng yêu cầu sản xuất loại sản phẩm mà định mức vật tƣ sẽ khác nhau Xí nghiệp sử dụng nguồn nguyên liệu chủ yếu là: Gỗ Chò, gỗ Teak, gỗ Khuynh Diệp và gỗ Keo
- Đơn giá nguyên vật liệu: Là giá mua nguyên vật liệu tại thời điểm hiện tại lập dự toán
Bảng 2.2 BẢNG ĐỊNH MỨC CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU
Loại sản phẩm: BÀN TRÒN 150 CM - IVNX5612 Đơn hàng IVENA141
TT Tên vật tƣ ĐVT Định mức tiêu hao/sp Đơn giá (đồng)
Chi phí NVLTT/sp (đồng)
Bảng 2.3 BẢNG ĐỊNH MỨC CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU Loại sản phẩm: GHẾ XẾP KHÔNG TAY- IVNX5663 Đơn hàng IVENA141
TT Tên vật tƣ ĐVT Định mức tiêu hao/sp Đơn giá (đồng)
Chi phí NVLTT/sp (đồng)
Sau khi lập bảng định mức hao phí nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm trong mã hàng IVENA 141 Kế toán tiến hành lập bảng dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho mã hàng IVENA 141 nhƣ sau:
Bảng 2.4 BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP ĐƠN HÀNG IVENA 141 Đơn vị tính: đồng
STT Tên sản phẩm ĐVT Mã sản phẩm Loại gỗ Số lƣợng sản xuất
Chi phí NVL trực tiếp
1 Bàn tròn 150cm Cái IVNX5612 Teak 400 714.389 285.755.600
2 Ghế xếp không tay Cái IVNX5663 Keo 1.500 125.152 187.728.000
43 b) Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
Dự toán chi phí nhân công trực tiếp tại Xí nghiệp do phòng kế toán lập dựa vào số lƣợng sản phẩm sản xuất , chi phí nhân công trực tiếp cho một sản phẩm
Số lƣợng sản phẩm sản xuất theo dự toán là số lƣợng sản phẩm cần sản xuất theo đơn đặt hàng
PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG TẠI XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN LÂM SẢN XUẤT KHẨU
Phương hướng hoàn thiện kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico
Xí nghiệp đã không ngừng quan tâm đổi mới công tác kế toán và công tác quản lý điều hành sản xuất qua nhiều năm, vì vậy Xí nghiệp ngày càng phát triển và kinh doanh có hiệu quả Tuy nhiên qua những vấn đề còn tồn tại trong công tác dự toán, phân tích biến động để phục vụ mục tiêu kiểm soát hoạt động, luận văn tiếp tục nghiên cứu và đưa ra các giải pháp hoàn thiện theo các phương hướng sau:
– Phù hợp với đặc điểm kinh doanh, trình độ năng lực của nhân viên và yêu cầu về kế toán quản trị tại Xí nghiệp
– Các giải pháp đƣa ra phải tính đến việc mở rộng qui mô sản xuất của Xí nghiệp sao cho phù hợp và bảo đảm giải quyết đƣợc các vấn đề và không phá vỡ cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty
– Phải dựa trên cơ sở những cái đã có, kế thừa những ƣu điểm và khắc phục những hạn chế nhằm đạt đƣợc kết quả tốt hơn
3.2 Những giải pháp hoàn thiện kiểm soát hoạt động tại xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico
3.2.1 Xây dựng quy trình lập và hoàn thiện các dự toán tổng thể
3.2.1.1 Xây dựng quy trình lập dự toán tổng thể Để công tác dự toán đƣợc thực hiện một cách khoa học và phù hợp, cần thiết phải xây dựng quy trình lập dự toán tổng thể phù hợp Theo tôi, quy trình lập dự toán tại Xí nghiệp có thể đƣợc tiến hành theo ba giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Chuẩn bị cho việc lập dự toán
Bước 1 : Xác định mục tiêu chung của toàn Xí nghiệp
Ban lãnh đạo Xí nghiệp cần xác định các chỉ tiêu và mục tiêu chiến lƣợc năm kế hoạch thông qua các cuộc họp với Giám đốc các phòng ban nhằm xác định kế hoạch phát triển Xí nghiệp một cách bền vững
Căn cứ vào điểm mạnh và điểm yếu của Xí nghiệp để xác định điểm giới hạn của dự toán
Bước 2: Chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự toán Để chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự toán, Xí nghiệp thành lập ban hoạch định dự toán bao gồm :
– Giám đốc – Phó giám đốc kỹ thuật – Phó giám đốc sản xuất – Trưởng phòng kế toán – Trưởng phòng kỹ thuật – Trưởng phòng tổ chức hành chính
Bước 3: Soạn thảo các biểu mẫu
Ban hoạch định dự toán và các nhân viên kiêm nhiệm sẽ tiến hành soạn thảo các biểu mẫu cần thiết và phải phù hợp với tình hình thực tế tại Xí nghiệp, phải đảm bảo các thông tin cần thiết cung cấp thông tin hữu ích và chính xác
Giai đoạn 2: Soạn thảo dự toán
Bước 1: Thu thập thông tin
Các thành viên trong ban hoạch định dự toán căn cứ vào mục tiêu chung của toàn Xí nghiệp sẽ tiến hành thu thập các thông tin cần thiết cho việc lập dự toán, bao gồm các thông tin từ nội bộ và các thông tin bên ngoài
Thu thập thông tin từ nội bộ: Thông tin từ quá khứ trên báo cáo tài chính, các báo cáo thống kê khác, báo cáo bán hàng
Thu thập thông tin bên ngoài: Thông tin đối thủ cạnh tranh, thông tin định vị sản phẩm, thông tin về tình hình kinh tế chính trị
Bước 2: Tiến hành soạn thảo các dự toán
Sau khi tiến hành thu thập và tổng hợp thông tin cần thiết, các bộ phận liên quan sẽ kết nối số liệu và các biểu mẫu để tiến hành soạn thảo dự toán chi tiết bao gồm:
– Dự toán sản xuất – Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp – Dự toán chi phí nhân công trực tiếp – Dự toán chi phí sản xuất chung – Dự toán giá thành
– Dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp – Dự toán tiền
– Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh – Dự toán bảng cân đối kế toán
Các dự toán chi tiết trên đƣợc lập theo sơ đồ 3.1
Sơ đồ 3.1 Quy trình lập dự toán
Dự toán CPNC trực tiếp (4)
Dự toán CPNVL trực tiếp (3)
Dự toán chi phí bán hàng và quản lý (6)
Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh (9)
Dự toán bảng cân đối kế toán (10)
Bước 3: Phê duyệt dự toán
Sau khi xong bước 2, kế toán cân đối kiểm tra, chuyển cho giám đốc duyệt kế hoạch tổng thể và các phòng ban liên quan
Giai đoạn 3: Theo dõi thực hiện dự toán
Trong quá trình hoạt động Ban hoạch dịnh dự toán và các nhân viên kiêm nhiệm và liên quan sẽ tiến hành theo dõi, rà soát, kiểm tra các sai lệch giữa dự toán và thực tế, chú trọng đến các yếu tố bất thường xảy ra để rút kinh nghiệm và điều chỉnh lại ngân sách cho các kỳ tiếp theo
3.2.1.2 Hoàn thiện các loại dự toán tổng thể 3.2.1.2.1 Lập dự toán tiêu thụ
Dự toán tiêu thụ là loại dự toán đƣợc lập đầu tiên và là căn cứ để xây dựng các dự toán còn lại Dự toán tiêu thụ sẽ xác định đƣợc chỉ tiêu sản lƣợng tiêu thụ, đơn giá tiêu thụ, doanh thu tiêu thụ
Dự toán này sẽ do phòng kế hoạch kinh doanh lập dựa vào các yếu tố sau:
Căn cứ vào số liệu lịch sử về tình hình tiêu thụ và thị hiếu người tiêu dùng của các năm trước, xu thế phát triển của thị trường để dự đoán sản lượng tiêu thụ trong năm kế hoạch
Căn cứ vào hợp đồng đã ký và kế hoạch thực hiện trong năm, phó giám đốc các bộ phận đƣa ra tiến độ thu tiền từ hoạt động bán hàng của Xí nghiệp (Tháng – Quý – Năm)
3.2.1.2.2 Hoàn thiện dự toán sản xuất
Dự toán sản xuất sẽ do trưởng phòng kinh doanh lập căn cứ vào kế hoạch của các thành viên trong phòng và kinh nghiệm về tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trong những năm trước Vì phòng kế hoạch kinh doanh mới hiểu rõ nhất về quá trình tiêu thụ và sản xuất sản phẩm của Xí nghiệp
Việc lập dự toán sản xuất căn cứ vào dự toán tiêu thụ, doanh số thực hiện và ký hợp đồng (Quý – Năm)
3.2.1.2.3 Hoàn thiện dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Hiện nay, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Xí nghiệp tương đối hoàn chỉnh Tôi chỉ đề xuất một số đề nghị nhƣ sau:
- Định mức nguyên vật liệu sẽ xây dựng dựa trên tình hình sản xuất thực tế và sản xuất hàng mẫu Phòng kỹ thuật nên theo dõi chi tiết quá trình sản xuất để tính ra lƣợng và loại nguyên vật liệu một cách chính xác
Một số kiến nghị hoàn thiện kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico
3.3.1 Xây dựng bổ sung định mức chi phí
Xí nghiệp nên cần thiết phải hoàn thiện một số định mức nhƣ sau:
– Định mức nguyên vật liệu: Phải xây dựng tuân thủ theo định mức thiết kế từ phòng kỹ thuật xây dựng Khi xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu cần chú ý đến xu hướng tăng giảm giá trên thực tế để điều chỉnh bổ sung cho phù hợp
– Định mức nhân công trực tiếp: Trên cơ sở định mức do Xí nghiệp ban hành, Xí nghiệp nên xây dựng định mức nhân công trực tiếp theo hình thức khoán sản phẩm theo từng công đoạn phù hợp với từng quy trình công nghệ sản xuất của
3.3.2 Tổ chức bộ máy kế toán phục vụ kiểm soát hoạt động
Xí nghiệp nên xây dựng bộ máy kế toán kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị Cần phải phân công trách nhiệm rõ ràng cho các nhân sự phòng kế toán về kế toán tài chính và kế toán quản trị phục vụ kiểm soát hoạt động Mỗi nhân viên đƣợc giao nhiệm vụ về công tác kiểm soát hoạt động nên thực hiện theo quy trình lập dự toán đã đƣợc xây dựng, tiến hành phân tích các biến động theo mẫu báo cáo đƣợc thiết kế
Bên cạnh đó, Xí nghiệp cần luân chuyển kế toán giữa ban với nhau nhằm giúp kiểm soát chi phí và phân tích biến động đƣợc chặt chẽ hơn Cụ thể việc luân chuyển này sẽ giúp phát hiện ra sự gian lận và sai sót trong các báo cáo gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp
3.3.3 Đào tạo nguồn nhân lực
Xí nghiệp cần quan tâm đến nhân tố con người, việc đào tạo và bồi dưỡng kiến thức sẽ rất cần thiết đối với công tác kiểm soát hoạt động Xí nghiệp cần bổ sung kiến thức chuyên môn cho nhân viên nhƣ: tập huấn kiến thức về chuyên môn, mời chuyên gia tƣ vấn Bên cạnh đó, Xí nghiệp nên quan tâm trau dồi về đạo đức nghề nghiệp cho nhân viên, đặc biệt là nhân viên kế toán phải đảm bảo đúng chuẩn mực chuyên môn theo quy định trong chuẩn mực kê toán và pháp luật ban hành
Trong chương này, luận văn đề cập đến phương hướng hoàn thiện kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp Trên cơ sở đó, luận văn đã đƣa ra các giải pháp hoàn thiện kiểm soát hoạt động cụ thể nhƣ: Hoàn thiện quy trình và công tác lập dự toán tổng thể, bổ sung dự toán linh hoạt, xây dựng hệ thống báo cáo kiểm soát hoạt động thông qua phân tích chênh lệch nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất của Xí nghiệp
Hoàn thiện kiểm soát hoạt động sẽ giúp cho các doanh nghiệp quản lý tốt quá trình sản xuất kinh doanh, kịp thời đƣa ra các quyết định chính xác và hiệu quả ,nâng cao vị thế và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh hiện nay
Xuất phát từ yêu cầu đó, tác giả đã tiến hành nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện dự toán, phân tích biến động để phục vụ mục tiêu kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico” đã giải quyết những vấn đề sau:
– Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát hoạt động, các công cụ kiểm soát hoạt động
– Tìm hiểu thực trạng kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico Đánh giá, nhận xét ƣu điểm và hạn chế của việc kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico
– Xác định sự cần thiết, phương hướng và đưa ra các giải pháp hoàn thiện kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico
Tuy nhiên với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế, chắc chắn còn nhiều vấn đề mới phát sinh cần phải đƣợc tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện
Trong quá trình nghiên cứu tác giả luận văn cũng gặp những khó khăn về lý luận và thực tiễn cho nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế
Tác giả rất mong nhận đƣợc những ý kiến đóng góp quý báu của các thầy cô giáo, các cá nhân quan tâm khác để luận văn đƣợc hoàn thiện hơn
Danh mục tài liệu tiếng Việt Đoàn Ngọc Quế và cộng sự, 2010 Kế toán chi phí Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Lao động
Nguyễn Ngọc Quang, 2010 Giáo trình kế toán quản trị Đại học Kinh tế Quốc dân
Nguyễn Thị Thanh Hường, 2006 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động và kiểm soát quản lý tại công ty Cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh Luận văn thạc sĩ Đại học Kinh tế
Thành phố Hồ Chí Minh
Phạm Văn Dược và Đặng Kim Cương, 2010 Kế toán quản trị Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Thống kê
Danh mục tài liệu tiếng Anh
Blocher, C et al., August 2001 Cost Management:A Strategic Emphasis 2e New
Blocher, C et al., 2005 Cost Management:A Strategic Emphasis 3e New York,
Blocher, C et al , 2010 Cost Management:A Strategic Emphasis 5e New York,
PHỤ LỤC 1:Ví dụ minh họa về việc lập báo cáo chênh lệch dự toán tổng thể áp dụng tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico vào năm 2012
Trong năm 2012, số liệu thu thập tại Xí nghiệp đối với kết quả thực tế và dự toán tổng thể về lợi nhuận tại Xí nghiệp là 12.311.149.041 đồng và 12.475.303.189 đồng dựa vào các chỉ tiêu nhƣ: Số lƣợng sản phẩm tiêu thụ, giá bán, doanh thu, biến phí, định phí Dựa vào các số liệu trên Xí nghiệp có thể tính toán đƣợc chênh lệch lợi nhuận giữa kết quả thực tế và dự toán tổng thể , từ đó đánh giá đƣợc các chênh lệch nhƣ phụ lục 1.
Phụ lục 1.BÁO CÁO CHÊNH LỆCH DỰ TOÁN TỔNG THỂ
Năm 2012 Chỉ tiêu ĐVT Kết quả thực tế Dự toán tổng thể Chênh lệch Đánh giá
Số lƣợng sản phẩm tiêu thụ SP 230.985 259.423 (28.438) Bất lợi
Giá bán đồng/SP 893.988 903.988 (10.000) Bất lợi
Doanh thu đồng 206.497.818.180 234.515.278.924 (28.017.460.744) Bất lợi
