Vai trò của kế toán và tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
Vai trò của kế toán
Kế toán được coi là ngôn ngữ trong kinh doanh, là một trong những phương tiện trao đổi thông tin của một doanh nghiệp Kế toán đóng vai trò kết nối nguồn thông tin, từ người chuyển giao sang một loạt người nhận thông tin – những người sử dụng bên ngoài lẫn bên trong của doanh nghiệp Các thông tin này đồng thời là cầu nối liên kết các nhà quản lý với các hoạt động của đơn vị cũng như liên kết đơn vị với môi trường kinh doanh Có rất nhiều đối tượng sử dụng thông tin trình bày trên báo cáo tài chính
Mỗi đối tượng sử dụng thông tin khác nhau lại có các nhu cầu thông tin cần cung cấp khác nhau
- Với các nhà quản trị doanh nghiệp Vai trò của kế toán trong việc cung cấp thông tin cho các nhà quản trị là nhằm liên kết các quá trình quản lý với nhau và liên kết doanh nghiệp với môi trường bên ngoài
- Với chủ sở hữu Thông qua việc xem xét thông tin trên báo cáo kế toán họ có thể đánh giá năng lực trách nhiệm của các bộ phận quản lý ở doanh nghiệp là tốt hay xấu
- Với các nhà cho vay và cung cấp hàng hóa dịch vụ Các ngân hàng, các tổ chức tài chính cũng như các nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ, trước khi cho vay hoặc cung cấp đều có nhu cầu thông tin về khả năng thanh toán của doanh nghiệp như thế nào Nghĩa là, doanh nghiệp đã có đủ khả năng chi trả hay không? Để có được thông tin này họ phải sử dụng thông tin của kế toán
- Với các nhà đầu tư Các nhà đầu tư là người cung cấp vốn cho tổ chức hoạt động kinh doanh với hy vọng thu được lợi tức trên vốn đầu tư Họ luôn luôn muốn đầu tư vào nơi nào có tỷ lệ hoàn vốn cao nhất và thời gian ngắn nhất Do vậy, trước khi đầu tư, họ cần thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp để qua đó nghiên cứu, phân tích, đánh giá rồi đi đến quyết định
- Với các cơ quan thuế
Các cơ quan thuế địa phương va trung ương dựa vào tài liệu của kế toán để tính thuế, đặc biệt là thuế thu nhập Các cơ quan thuế thường lấy số liệu lợi nhuận tính thuế được thể hiện trên báo cáo kế toán trừ đi các khoản miễn giảm thuế theo luật định để xác định lợi nhuận chịu thuế
- Các cơ quan Nhà nước Các cơ quan Nhà nước cần số liệu kế toán của doanh nghiệp, để tổng hợp cho ngành, địa phương và trên cơ sở đó phân tích đánh giá nhằm định ra các chính sách kinh tế thích hợp để thúc đẩy sản xuất kinh doanh và điều hành kinh tế vĩ mô
1.1.2 Vai trò và yêu cầu tổ chức công tác kế toán
1.1.2.1 Vai trò của tổ chức công tác kế toán:
Tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán có tầm quan trọng to lớn đối với hoạt động quản lý tài chính, quản lý kinh doanh của doanh nghiệp
- Tổ chức công tác kế toán tốt sẽ tạo điều kiện để đảm bảo cung cấp thông tin kinh tế tài chính chính xác và kịp thời phục vụ cho lãnh đạo và quản lý kinh tế tài chính, giúp cho doanh nghiệp nâng cao được hiệu quả hoạt động kinh doanh, hiệu suất lao động kế toán
- Tổ chức công tác kế toán tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý chặc chẽ tài sản tiền vốn, ổn định về tình tài chính, ổn định trong việc thu hồi công nợ tránh hiện tượng nợ nần dây dưa kéo dài và tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau Mặt khác, sẽ thực hiện tốt chức năng thông tin và giám sát chặt chẽ về toàn bộ tài sản của doanh nghiệp
1.1.2.2 Yêu cầu tổ chức công tác kế tóan
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo cung cấp số liệu chính xác, đầy đủ, kịp thời, đáp ứng các yêu cầu quản lý kinh tế và chỉ đạo sản xuất kinh doanh
- Trang bị, sử dụng phương tiện kỹ thuật tính toán, thông tin hiện đại vào công tác kế toán, nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán
- Tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp phải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý và tiết kiệm sao cho phù hợp với chế độ, qui định hiện hành của nhà nước, thích hợp với tình hình đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị với chi phí thấp nhất nhưng đồng thời thể hiện đầy đủ chức năng nhiệm vụ kế toán với chất lượng cao
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo kết hợp tốt giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị.
Nội dung của tổ chức kế toán trong doanh nghiệp
Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của một đơn vị là tập hợp những người làm công tác kế toán trong đơn vị cùng những trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật tính toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị Các công ty phải bố trí người làm kế toán, người làm kế toán Trưởng theo đúng tiêu chuẩn
Có 3 hình thức tổ chức bộ máy kế toán:
- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung:
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp Ở các cơ sở, văn phòng, chi nhánh khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng cơ sở đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán doanh nghiệp để xử lý và tiến hành công tác kế toán
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung thích hợp cho các đơn vị ít cơ sở phụ thuộc, địa bàn cơ sở không quá xa trụ sở chính và có hoạt động nghiệp vụ không phức tạp, ít chứng từ
- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán:
Hình thức tổ chức kế toán phân tán là hình thức tổ chức mà công tác kế toán không những được tiến hành ở phòng kế toán doanh nghiệp mà còn được tiến hành ở những bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị trực thuộc doanh nghiệp Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi đó đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo kế toán trong phạm vi của bộ phận theo qui định của kế toán Trưởng
Phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện tổng hợp số liệu từ báo cáo ở các bộ phận gửi đến, phản ánh các nghiệp vụ có tính chất chung toàn doanh nghiệp, lập báo cáo theo quy định của nhà nước đồng thời thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán của các bộ phận
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán thích hợp cho các doanh nghiệp có qui mô lớn, nhiều đơn vị phụ thuộc, địa bàn hoạt động rộng
- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán nửa phân tán, nửa tập trung:
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổ chức bộ máy kết hợp hai hình thức tổ chức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phòng kế toán trung tâm của doanh nghiệp và các bộ phận kế toán và nhân viên kế toán ở các bộ phận khác
Phòng kế toán trung tâm thực hiện kế toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn doanh nghiệp và các bộ phận khác không tổ chức kế toán, đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác có tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiểm tra kế toán toàn đơn vị
Các bộ phận kế toán ở các bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán này thường phù hợp với những đơn vị có qui mô lớn nhưng các bộ phận phụ thuộc có sự phân cấp quản lý khác nhau thực hiện công tác quản lý theo sự phân công đó
Tóm lại, việc lựa chọn hình thức nào cũng phải đảm bảo tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ và hữu ích cho công tác quản lý
Tổ chức vận dụng các bộ phận cấu thành bộ phận kế toán
1.2.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là cơ sở để ghi chép sổ sách kế toán Để đảm bảo cung cấp số liệu chính xác, toàn diện phục vụ cho yêu cầu chỉ đạo sản xuất kinh doanh và yêu cầu kiểm tra thanh tra khi cần thiết, tổ chức hệ thống chứng từ phải tuân thủ các qui định sau:
- Đối với các loại chứng từ bắt buộc, kế toán doanh nghiệp phải tuân thủ về biểu mẫu, nội dung, phương pháp lập
- Đối với các loại chứng từ hướng dẫn, kế toán doanh nghiệp có thể vận dụng phù hợp theo yêu cầu quản lý hoạt động của doanh nghiệp
- Kế toán Trưởng doanh nghiệp chịu trách nhiệm xây dựng trình tự xử lý chứng từ kế toán
- Cần lập đầy đủ, chính xác kịp thời các chứng từ ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Kiểm tra, hoàn thiện chứng từ kế toán, đầy đủ chữ ký theo qui định
- Chứng từ sau khi được ghi chép chính xác, đầy đủ theo qui định cần được tổ chức luân chuyển chứng từ theo từng loại cho các bộ phận để theo dõi ghi sổ, lưu trữ chứng từ
1.2.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản
Doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống tài khoản căn cứ vào hệ thống tài khoản thống nhất, được Bộ Tài chính ban hành và được qui định chung cho các doanh nghiệp
Theo qui định hiện hành, hệ thống TK kế toán doanh nghiệp 2 loại TK: tài khoản nội bảng và TK ngoài bảng
Trong quá trình sử dụng tài khoản, các đơn vị phải gọi đúng tên tài khoản và sử dụng đúng các ký hiệu tài khoản Ngoài ra, trong quá trình hạch toán cũng phải tuân thủ theo đúng phương pháp hạch toán và các nội dung qui định cho từng tài khoản
Doanh nghiệp sử dụng danh mục các tài khoản cấp 1, 2, 3 theo đúng luật định và tự xây dựng cách thức ghi chép các TK cấp chi tiết … phục vụ cho yêu cầu quản lý của DN
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chú ý việc xây dựng hệ thống TK kế toán phù hợp, đáp ứng yêu cầu của vận dụng, xử lý thông tin kế toán bằng máy tính và đặc điểm của nền kinh tế thị trường ở nước ta hiện nay
1.2.2.3 Tổ chức hệ thống sổ
Hiện nay, có 5 hình thức tổ chức sổ kế toán được áp dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam:
- Hình thức sổ Nhật ký chung
- Hình thức sổ Nhật ký sổ cái
- Hình thức Chứng từ ghi sổ
- Hình thức Nhật ký chứng từ
- Hình thức tổ chức kế toán bằng máy tính:
Mặc dù, được xếp thành 1 loại hình thực kế toán riêng, nhưng hình thức kế toán trên máy không có một mẫu biểu chính thức và qui chuẩn nào mà được xây dựng dựa trên ứng dụng của phần mềm tin học Có thể nói, hình thức kế toán trên máy là sự kết hợp đa dạng của 4 hình thức kế toán phổ biến, và sự pha trộn giữa các hình thức này sẽ tùy thuộc vào thiết kế của phần mềm kế toán đang sử dụng
Mỗi hình thức kế toán đều có quy định các loại sổ kế toán sử dụng, có ưu - nhược điểm riêng Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy mô hoạt động của doanh nghiệp, khả năng trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, điều kiện và phương tiện kỹ thuật hiện có của đơn vị mà áp dụng một trong các hình thức kế toán phù hợp
1.2.2.4 Tổ chức cung cấp thông tin – hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán là phương pháp kế toán, tổng hợp các số liệu từ các sổ kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế về tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định vào một hệ thống mẫu biểu thống nhất do Nhà nước ban hành và do đơn vị tự thiết kế theo yêu cầu quản lý cụ thể
Cuối mỗi kỳ (cuối tháng, quý, năm) kế toán tổng hợp số liệu lập Báo cáo tài chính theo quy định để phản ánh tình hình tài chính tháng, quý, năm đó Các Báo cáo Tài chính quý, năm phải được gửi đi kịp thời theo đúng chế độ quy định cho các nơi nhận báo cáo
Kế toán Trưởng và Giám đốc đơn vị là người chịu trách nhiệm thực hiện chế độ báo cáo tại doanh nghiệp, chịu trách nhiệm về sự chính xác của số liệu và việc gửi báo cáo đúng thời hạn
Ngoài ra còn có các Báo cáo mang tính hướng dẫn (Báo cáo quản trị): Căn cứ vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của ngành, doanh nghiệp xây dựng biểu mẫu, chỉ tiêu phù hợp nhằm cung cấp số liệu chính xác, kịp thời phục vụ công tác quản lý, điều hành hoạt động của doanh nghiệp.
Tổ chức kiểm tra kế toán
Kế toán có chức năng kiểm tra thông qua các phương pháp kế toán và trình tự ghi chép.Với phương pháp lập chứng từ cho phép kiểm tra tính pháp lý của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, hoặc phương pháp ghi sổ kép cho phép kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế đã được ghi sổ kế toán…Nhưng quan trọng là yếu tố con người: Vì thực tế nhiều trường hợp kế toán Trưởng và kế toán viên không thực hiện đầy đủ và đúng đắn các phương pháp kế toán, nên cần thiết phải kiểm tra kế toán
Kiểm tra kế toán là một biện pháp bảo đảm cho các quy định về kế toán được chấp hành nghiêm chỉnh, số liệu kế toán được chính xác trung thực, khách quan Thông qua kiểm tra kế toán, các cơ quan thẩm quyền thực hiện việc kiểm soát đối với hoạt động của các đơn vị và đề xuất các biện pháp khắc phục những khiếm khuyết trong công tác quản lý của doanh nghiệp
Kiểm tra kế toán cần tập trung vào nội dung sau:
- Kiểm tra việc thực hiện các nội dung công tác kế toán
- Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán
- Kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động nghề nghiệp kế toán
- Kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán
- Kiểm tra kế toán có thể được thực hiện thường kỳ hoặc bất thường
+ Kiểm tra thường kỳ: là kiểm tra kế toán thường kỳ trong nội bộ đơn vị là trách nhiệm của thủ trưởng và kế toán Trưởng đơn vị nhằm đảm bảo chấp hành các chế độ, thể lệ kế toán, đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, kịp thời các số liệu, tài liệu kế toán
+ Kiểm tra bất thường: được tiến hành trong những trường hợp cần thiết theo đề nghị của các cơ quan có thẩm quyền
+ Cán bộ kiểm tra: Để công tác kiểm tra được chính xác, cán bộ kiểm tra phải có phẩm chất đạo đức, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, khi kiểm tra phải thận trọng, trung thực, khách quan
Tài liệu kiểm tra là các chứng từ kế toán, Sổ sách kế toán, Báo cáo kế toán trong doanh nghiệp và các chế độ chính sách về kinh tế, tài chính, kế toán.
Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế
Thông qua các báo cáo tài chính, với số liệu về cơ cấu tài chính, khả năng thanh toán, tình hình sinh lợi, tình hình tài sản,… kế toán cung cấp và phân tích thông tin về tình hình biến động sản xuất kinh doanh, đánh giá những thay đổi tiềm tàng của các nguồn lực kinh tế mà đơn vị có thể kiểm soát được trong tương lai và dự đoán khả năng tạo ra các nguồn tiền trên cơ sở hiện có
Từ đó, giúp nhà quản lý doanh nghiệp có thể đánh giá đúng đắn tình hình tài chính của đơn vị, đề ra được các giải pháp, các quyết định kịp thời cho sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.
Trang bị cơ sở vật chất
Việc trang bị các phương tiện, thiết bị tính toán hiện đại giúp cho việc xử lý số liệu của kế toán trở nên nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều công sức Hiện nay việc tin học hóa công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý thông tin và cung cấp thông tin được nhanh chóng, thuận lợi, mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán một cách đáng kể, tạo cơ sở để tiến hành tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động
Tin học hóa công tác kế toán đặt ra nhiều vấn đề cần giải quyết về mặt chuyên môn: Thiết lập mẫu chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp với việc thu nhận và xử lý thông tin của máy, thiết kế các loại sổ sách để có thể cài đặt và in ấn được dễ dàng, nhanh chóng; bố trí nhân sự phù hợp với việc sử dụng máy, thực hiện kỹ thuật nối mạng của hệ thống máy được sử dụng trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo việc cung cấp số liệu lẫn nhau giữa cá bộ phận có liên quan…
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán trong công ty chứng khoán
Đặc điểm hoạt động của công ty chứng khoán
1.3.1.1 S ự ra đờ i và đặ c đ i ể m c ủ a Công ty ch ứ ng khoán
Công ty chứng khoán là một định chế tài chính trung gian chuyên kinh doanh chứng khoán, là một đơn vị có tư cách pháp nhân, có vốn riêng và hoạt động độc lập
Nguyên tắc trung gian là một trong những nguyên tắc hoạt động cơ bản nhất của thị trường chứng khoán Theo nguyên tắc này, mọi hoạt động mua bán diễn ra trên thị trường chứng khoán tập trung đều phải thông qua các tổ chức trung gian, đó là các công ty chứng khoán
Các công ty chứng khoán là tác nhân quan trọng thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế nói chung và của thị trường chứng khoán nói riêng Nhờ các công ty chứng khoán mà các cổ phiếu và trái phiếu lưu thông buôn bán tấp nập trên thị trường chứng khoán, qua đó, một lượng vốn khổng lồ được đưa vào đầu tư từ việc tập hợp những nguồn vốn lẻ tẻ trong công chúng Đặ c đ i ể m c ủ a công ty ch ứ ng khoán :
• Công ty chứng khoán là doanh nghiệp đặc biệt, muốn thành lập và hoạt động các công ty này phải tuân theo điều kiện nhất định về vốn, nhân sự, mặt bằng…
• Công ty chứng khoán phải quản lý tách biệt tài sản của công ty và tài sản của khách hàng để đảm bảo quyền lợi và tránh rủi ro cho nhà đầu tư
• Công ty chứng khoán cũng chịu sự giám sát chặt chẽ thông qua chế độ báo cáo với
Cơ quan quản lý thị trường chứng khoán
• Nhân viên công ty chứng khoán tại các bộ phận chuyên môn phải có giấy phép hành nghề do Hiệp Hội hoặc Cơ quan quản lý nhà nước cấp
• Hoạt động của các tổ chức kinh doanh chứng khoán rất đa dạng và phức tạp, có thể khái quát thành 2 mô hình chủ yếu sau:
- Mô hình đa năng chứng khoán và tiền tệ:
Các ngân hàng Thương mại hoạt động với tư cách là chủ thể kinh doanh chứng khoán và kinh doanh tiền tệ Mô hình này bao gồm 2 loại: o Đa năng toàn phần: không có sự tách biệt giữa hoạt động kinh doanh chứng khoán và Ngân hàng Các ngân hàng Thương mại cung cấp một danh mục đầy đủ các dịch vụ Ngân hàng, chứng khoán và Bảo hiểm Các loại này thuộc một pháp nhân duy nhất o Đa năng một phần: Ngân hàng Thương mại muốn kinh doanh chứng khoán phải thành lập một công ty con có tư cách pháp nhân hoạt động tách rời
Mô hình này có ưu điểm là ngân hàng có thể đa dạng hóa, kết hợp nhiều lĩnh vực kinh doanh, nhờ đó giảm thiểu rủi ro cho hoạt động kinh doanh chung, khả năng chịu đựng những biến động của thị trường sẽ cao hơn Mặt khác, ngân hàng tận dụng được thế mạnh về vốn để kinh doanh chứng khoán, khách hàng có thể sử dụng nhiều dịch vụ đa dạng và lâu năm của ngân hàng
Khuyết điểm của mô hình này là có thể hạn chế sự phát triển của thị trường cổ phiếu do các ngân hàng có xu hướng bảo thủ, thích hoạt động tín dụng truyền thống hơn là bảo lãnh phát hành cổ phiếu, trái phiếu Thêm vào đó, nếu có biến động mạnh trên thị trường chứng khoán sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh tiền tệ của ngân hàng, dễ dẫn đến cuộc khủng hoảng tài chính
Do những hạn chế này, từ sau cuộc khủng hoảng kinh tế 1933, đa số các nước chuyển sang mô hình chuyên doanh chứng khoán, chỉ có nước Đức vẫn duy trì đến ngày nay
- Mô hình chuyên doanh chứng khoán: Áp dụng nhiều ở các nước Mỹ, Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Canada…
Hoạt động kinh doanh chứng khoán do các công ty độc lập chuyên môn hóa trong lĩnh vực chứng khoán đảm nhận Các ngân hàng, các tổ chức tài chính, các công ty bảo hiểm không được tham gia vào việc kinh doanh chứng khoán Theo mô hình này, hoạt động của các công ty chứng khoán sẽ liên quan trực tiếp đến quyền lợi và tài tài sản của khách hàng Ưu điểm của mô hình này là hạn chế rủi ro cho hệ thống ngân hàng và tạo điều kiện cho thị trường chứng khoán phát triển do tính chuyên môn hóa cao hơn
1.3.1.2 Các ho ạ t độ ng c ủ a công ty ch ứ ng khoán t ạ i Vi ệ t Nam
- Nghiệp vụ môi giới chứng khoán: công ty chứng khoán làm trung gian thực hiện mua, bán chứng khoán cho khách hàng Gồm các hoạt động sau: o Mở tài khoản giao dịch cho khách hàng o Quản lý tiền và chứng khoán của khách hàng o Nhận lệnh giao dịch của khách hàng
- Nghiệp vụ tự doanh chứng khoán: là việccông ty chứng khoán mua hoặc bán chứng khoán cho chính mình
- Nghiệp vụ bảo lãnh phát hành chứng khoán: công ty chứng khoán đóng vai trò là tổ chức bảo lãnh phát hành cam kết với tổ chức phát hành thực hiện các thủ tục trước khi chào bán chứng khoán, nhận mua một phần hay toàn bộ chứng khoán của tổ chức phát hành để bán lại hoặc mua số chứng khoán còn lại chưa được phân phối hết của tổ chức phát hành hoặc hỗ trợ tổ chức phát hành trong việc phân phối chứng khoán ra công chúng
- Nghiệp vụ tư vấn đầu tư chứng khoán: công ty chứng khoán cung cấp cho nhà đầu tư kết quả phân tích, công bố báo cáo phân tích và khuyến nghị liên quan đến chứng khoán
- Nghiệp vụ lưu ký chứng khoán: công ty chứng khoán nhận ký gửi, bảo quản, chuyển giao chứng khoán cho khách hàng, giúp khách hàng thực hiện các quyền liên quan đến sở hữu chứng khoán
- Nghiệp vụ tư vấn tài chính: bao gồm các nghiệp vụ o Tư vấn tái cơ cấu tài chính doanh nghiệp, thâu tóm, sáp nhập doanh nghiệp, tư vấn quản trị công ty cổ phần o Tư vấn chào bán, niêm yết chứng khoán o Tư vấn cổ phần hóa, xác định giá trị doanh nghiệp o Tư vấn tài chính khác
1.3.2 Các nhân tố ảnh hưởng tổ chức kế toán trong công ty chứng khoán
1.3.2.1 Qui định của nhà nước về việc thành lập, tổ chức và hoạt động của công ty chứng khoán
Luật chứng khoán năm 2006, qui định công ty chứng khoán được thành lập dưới
2 dạng: Công ty TNHH hoặc công ty Cổ phần
Các nhân tố ảnh hửơng tổ chức kế toán trong công ty chứng khoán
Sở giao dịch chứng khoán cùng với các thành viên là các công ty chứng khoán tạo ra các mối ràng buộc cũng như các qui định mà các công ty chứng khoán phải tuân thủ theo yêu cầu của Sở, nhờ đó sẽ tăng cường khung pháp lý ổn định, và các quy chế giao dịch thuận tiện, linh hoạt nhằm tạo những điều kiện thuận lợi hơn cho các nhà đầu tư, cũng như đảm bảo an toàn cho hoạt động của thị trường chứng khoán
- Về cơ sở vật chất: Sở giao dịch chứng khoán TP Hồ Chí Minh và Sở giao dịch chứng khoán Hà Nội được trang bị máy móc với công nghệ hiện đại, các phần mềm ứng dụng cao cấp của nước ngoài, cùng với sự đầu tư không nhỏ của các công ty chứng khoán vào công nghệ nhằm cung cấp ngày càng đa dạng các dịch vụ cho khách hàng: giao dịch trực tuyến từ xa, thông báo kết quả giao dịch qua điện thoại di động và gần đây nhất là triển khai giao dịch không sàn
Với các dịch vụ, tiện ích ngày càng đa dạng của công nghệ, thì việc tổ chức, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý điều hành và tổ chức kế toán sao cho hiệu quả, sử dụng nhân lực như thế nào để không uổng phí hay dư thừa là bài toán lớn cho mỗi công ty chứng khoán
1.3.2.3 Các qui định văn bản pháp luật về tổ chức kế toán:
Với xu thế hội nhập Thế giới, đi dần tới việc thống nhất trong phương pháp ghi nhận, hạch toán cũng như hoàn thiện tổ chức kế toán theo chuẩn mực kế toán Quốc tế
Tính từ năm 2000 đến nay, các qui định pháp luật về tổ chức kế toán tại doanh nghiệp Việt Nam ngày càng hoàn thiện với sự ra đời của Luật kế toán năm 2003, 26 chuẩn mực kế toán và thông tư hướng dẫn được ban hành, Quyết định 15/2006/QĐ-BTC qui định về chế độ kế toán doanh nghiệp và Quyết định 48/QĐ-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ
Từ năm 2000 đến cuối năm 2008, tổ chức kế toán tại các công ty chứng khoán bị bó buộc trong khuôn khổ của quyết định 99/2000/QĐ-BTC, so với các văn bản trên, Quyết định 99/2000/QĐ-BTC qui định về chế độ kế toán công ty chứng khoán đã trở nên lạc hậu, rất nhiều điều khoản đã không còn thích hợp với qui định về việc xây dựng bộ máy kế toán hiệu quả, đồng thời nó cũng như cái áo chật chội đang kìm hãm sự phát triển của bộ máy kế toán tại công ty chứng khoán Đến cuối năm 2008 với sự ra đời của thông tư 95/2008/TT-BTC đã qui định một cách có hệ thống hơn về hệ thống tài khoản kế toán của công ty chứng khoán, nhưng những qui định này vẫn còn nhiều bất cập, nhiều điểm chưa hợp lý gây khó khăn cho các công ty chứng khoán khi thực hiện Thêm vào đó, việc tổ chức bộ máy kế toán như thế nào cho đúng qui định pháp luật, xử lý đan xen giữa qui định mới và qui định cũ như thế nào cũng ảnh hưởng rất lớn đến việc xây dựng hệ thống tổ chức kế toán tại các công ty chứng khoán
1.3.2.4 Vai trò của công ty chứng khoán
Với vai trò trung gian trên thị trường chứng khoán, là nơi thực thi tính hoán tệ, cung cấp sản phẩm mới và thông tin cho thị trường, đồng thời cũng đóng vai trò trong việc bình ổn giá thị trường, thì tổ chức hoạt động của các công ty chứng khoán phải thật linh hoạt, để đáp ứng được yêu cầu của khách hàng mà vẫn trong khuôn khổ pháp luật cho phép
Các sản phẩm mới, sản phẩm phái sinh đi theo chứng khoán, cũng là bài toán khó cho mỗi công ty khi mà pháp luật cho phép giao dịch các sản phẩm này còn hạn chế Phương thức hạch toán và ghi nhận các sản phẩm phái sinh này là tùy theo quan điểm ghi nhận của mỗi công ty, chưa có sự thống nhất, dẫn tới mỗi công ty chứng khoán có một cách báo cáo riêng gây khó khăn cho người đọc và so sánh
1.3.2.5 Người sử dụng và thông tin cần thiết:
Xác định người sử dụng và các thông tin cần thiết phải cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp thiết kế ra khuôn mẫu kế toán, nhằm cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết nhất cho người sử dụng
Với quan điểm minh bạch thông tin trên thị trường, việc cung cấp thông tin của các công ty chứng khoán phải kịp thời, chính xác Đối tượng sử dụng thông tin của công ty chứng khoán không chỉ gói gọn trong nội bộ công ty và các cơ quan quản lý mà còn liên quan đến các đối tượng bên ngoài như khách hàng, nhà đầu tư, ngân hàng, chủ nợ…
Do đó, báo cáo kế toán tại công ty chứng khoán phải được thiết lập phù hợp nhằm đảm bảo cung cấp thông tin một cách chính xác, đầy đủ và nhanh chóng đến từng đối tượng sử dụng
1.3.2.6 Hệ thống kiểm soát nội bộ: (KSNB)
Hệ thống kiểm soát nội bộ là yêu cầu bắt buộc phải được thành lập đối với các công ty chứng khoán nhằm đảm bảo an toàn về tài sản của chính bản thân công ty chứng khoán và của nhà đầu tư mở tài khoản giao dịch tại công ty
Do đó, các công ty chứng khoán đều phải tổ chức bộ phận kiểm soát nội bộ và kiểm tra thông tin kế toán là 1 phần không thể thiếu trong công tác rà soát hoạt động của công ty chứng khoán
1.3.2.7 Ứng dụng công nghệ thông tin: Đánh giá được tầm quan trọng của công nghệ thông tin, nên đa phần các công ty chứng khoán đều ứng dụng công nghệ thông tin vào xây dựng tổ chức kế toán Bộ máy kế toán tại các công ty chứng khoán được chuyên môn hóa cao, giản lược tính toán bằng tay cho kế toán viên, tăng cường hiệu quả cung cấp thông tin đồng thời cũng giảm bớt chi phí
Khi sử dụng công nghệ thông tin vào tổ chức hoạt động của công ty chứng khoán, vấn đề bảo mật và lưu trữ thông tin cần phải được quan tâm đúng mực nhằm đảm bảo an toàn về số liệu
TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC CÔNG TY CHỨNG KHOÁN Ở VIỆT NAM
Giới thiệu tổng quát về tình hình hoạt động và cơ cấu tổ chức của công ty chứng khoán ở Việt Nam hiện nay
2.1.1.1 B ứ c tranh t ổ ng th ể v ề th ị tr ườ ng ch ứ ng khoán và công ty ch ứ ng khoán
Thị trường chứng khoán Việt Nam chính thức mở phiên giao dịch đầu tiên vào ngày 28 tháng 7 năm 2000 với 2 mã chứng khoán được niêm yết và 7 công ty chứng khoán hoạt động Đến 31 tháng 12 năm 2008, số công ty chứng khoán được Ủy ban chứng khoán cấp phép thành lập là 102 công ty với tổng quy mô vốn hơn 21 ngàn tỷ đồng Sau gần 9 năm hoạt động, thị trường chứng khoán Việt nam đã trải qua nhiều giai đoạn thăng trầm của một thị trường chứng khoán non trẻ Có thể tóm lược thị trường chứng khoán Việt nam qua bảng sau:
Bảng 2.1 Biến động của chỉ số VNIndex với số CP được niêm yết và số công ty chứng khoán được thành lập
Giá trị giao dịch (tỷ đồng) Điểm cao nhất của
VN Index Điểm thấp nhất của
Số công ty chứng khoán được thành lập
(Nguồn: Tổng hợp số liệu từ Sở giao dịch chứng khoán TP.HCM và Sở giao dịch chứng khoán Hà Nội)
Qua bảng 2.1 ta có thể thấy từ năm 2000 đến 2008 thì năm 2007 là giai đoạn thăng hoa của thị trường chứng khoán Việt Nam với VNIndex đạt được đỉnh cao nhất 1.179,3 điểm, giá trị giao dịch cũng đạt được hơn 281 ngàn tỷ đồng, và giai đoạn này cũng đánh dấu bước phát triển nhanh chóng của các công ty chứng khoán Hàng loạt công ty chứng khoán ra đời cung cấp các dịch vụ đa dạng, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của của nhà đầu tư
Năm 2008 đánh dấu sự phát triển cao nhất về số lượng công ty chứng khoán được thành lập, khi có thêm 42 công ty chứng khoán được cấp phép, nâng tổng số công ty chứng khoán được Ủy ban chứng khoán cấp giấy phép lên 102 công ty Các nhà phân tích cho rằng số lượng công ty chứng khoán tăng trưởng mạnh hơn tốc độ tăng trưởng của thị trường cũng như số lượng nhà đầu tư tham gia vào thị trường Năm
2008 cũng chứng kiến khoảng hơn 30 công ty chứng khoán rút bớt nghiệp vụ do không thể tăng vốn để đảm bảo có đủ vốn kinh doanh cho những nghiệp vụ đã đăng ký theo qui định của UBCK Nhà nước Đầu năm 2009, khi thị trường chứng khoán vẫn còn trầm lắng, lần đầu tiên UBCK nhà nước ra quyết định rút giấy phép hoạt động của công ty chứng khoán Thiên Việt do không triển khai hoạt động sau 1 năm thành lập và cũng lần đầu tiên, có việc chuyển giao tài khoản của nhà đầu tư từ công ty chứng khoán Gia Anh sang công ty chứng khoán Gia Phát do công ty chứng khoán Gia Anh không có đủ vốn để thực hiện nghiệp vụ môi giới chứng khoán, nên rút bớt nghiệp vụ chỉ còn nghiệp vụ tư vấn đầu tư Đây là những sự kiện đáng chú ý trong năm 2008 và đầu năm 2009, những sự kiện này chưa từng xảy ra và cũng không được tính tới khi thị trường chứng khoán còn rất sôi động vào năm 2006 – 2007 khi hàng loạt công ty chứng khoán ra đời
Bức tranh tổng thể về hoạt động của các công ty chứng khoán trong 9 năm qua gắn liền với thăng trầm của thị trường chứng khóan mới phát triển Từ những bước bỡ ngỡ, hào hứng học hỏi của giai đoạn mới thành lập năm 2000 – 2001, đến giai đoạn ảm đạm, sự thờ ơ của nhà đầu tư 2002 – 2004, rồi sự tham gia hào hứng và bứt phá đi lên mạnh mẽ của thị trường giai đoạn 2006 – 2007, và trở lại thời kỳ suy thoái 2008, thị trường chứng khoán Việt nam đã tiến bộ vượt bậc và ngày càng hoàn thiện mình hơn
Cùng với những bước tiến của thị trường, các công ty chứng khoán cũng có những bước tiến đáng kể, hoạt động ngày càng đa dạng hơn: nhiều dịch vụ được cung cấp: cầm cố chứng khoán, ứng trước, giao dịch ký quỹ…; các chi nhánh đại lý được mở rộng trên khắp đất nước, đổi mới về công nghệ, đào tạo nhân viên lành nghề, nâng cao trình độ của nhân viên; cải tiến bộ máy tổ chức hiệu quả hơn… là những điều có thể thấy rõ ở các công ty chứng khoán
2.1.1.2 Th ự c tr ạ ng kinh doanh c ủ a các công ty ch ứ ng khoán giai đ o ạ n
Trên hầu hết báo cáo tài chính của các công ty chứng khoán thì ít nhất 70% doanh thu tạo ra lợi nhuận của các công ty xuất phát từ hoạt động tự doanh- hoạt động đầu tư chứng khoán - trong khi đáng lẽ hoạt động môi giới mới là hoạt động chính yếu của công ty chứng khoán Năm 2008, khi kinh tế suy thoái, thị trường chứng khoán xuống dốc, doanh thu tự doanh không còn nữa thậm chí là lỗ, lúc này phí môi giới được coi là doanh thu chủ lực để giúp công ty chứng khoán hoạt động Tuy nhiên, lúc này lại có quá nhiều công ty chứng khoán ra đời, thị phần bị thu hẹp, cuộc cạnh tranh về phí môi giới, về công nghệ giữa các công ty chứng khoán ngày càng gay gắt để lôi kéo khách hàng trong khi số nhà đầu tư mới tham gia thị trường vẫn còn dè chừng, trong những khó khăn đó làm thế nào để tồn tại Và bài toán này được đặt ra cho tất cả những công ty mới thành lập cũng như đã thành lập lâu đời
Tổng hợp số liệu báo cáo tài chính của 18 công ty chứng khoán (phụ lục 01), (Nguồn: Báo cáo tài chính công bố từ các công ty chứng khoán và số liệu công bố trên trang web của Sở giao dịch chứng khoán TP.HCM và Sở giao dịch chứng khoán Hà Nội):
10 công ty thành lập trước năm 2005;
3 công ty hoạt động từ năm 2006
2 công ty hoạt động từ năm 2007
3 công ty hoạt động từ năm 2008 Trong đó: 14 công ty chứng khoán có đủ vốn để thực hiện đủ 5 nghiệp vụ kinh doanh: môi giới, tự doanh, tư vấn, bảo lãnh phát hành, lưu ký
Theo báo cáo tài chính của 18 công ty chứng khoán này, từ năm 2005 đến năm
2008 thì tình hình hoạt động kinh doanh của các công ty như sau:
2.1.1.2.a Hoạt động bảo lãnh phát hành:
Bảng 2.2: Cơ cấu doanh thu bảo lãnh phát hành trong tổng doanh thu:
Doanh thu đại lý và bảo lãnh phát hành Số công ty
Tỷ lệ từ 50% trở lên - - 1 -
Theo bảng 2.2 và phụ lục 01, năm 2007 nghiệp vụ bảo lãnh phát hành và đại lý phát hành là nghiệp vụ đem lại doanh thu phổ biến trong khoảng từ 5%-20% trong tổng doanh thu, chỉ thực hiện chủ yếu ở một số công ty đầu ngành, có thời gian hoạt động lâu năm ra đời trước năm 2006, và chỉ tập trung vào một số công ty có hậu thuẫn tài chính lớn như: Chứng khoán Bảo Việt, Chứng khoán ngân hàng Ngoại thương, Chứng khoán ngân hàng nông nghiệp, chứng khoán Sài Gòn Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc nghiệp vụ thực hiện bảo lãnh phát hành ít được thực hiện:
• Thứ nhất, để thực hiện bảo lãnh phát hành, công ty chứng khoán phải bảo đảm giá trị bão lãnh phát hành không quá 50% vốn chủ sở hữu của mình tính đến thời điểm cuối quý gần nhất tính đến ngày hợp đồng bảo lãnh phát hành được ký, và tỷ lệ vốn khả dụng trên nợ điều chỉnh trên 6% trong 3 tháng liền
• Thứ hai, nếu việc phát hành cổ phiếu không thành công thì khả năng công ty bảo lãnh phải bỏ ra một số tiền lớn để hỗ trợ tổ chức phát hành trong trường hợp bảo lãnh toàn bộ hay bảo lãnh 1 phần, điều này khiến vốn lưu động của công ty chứng khoán bị giảm đáng kể khiến hoạt động tự doanh, một trong những hoạt động đem lại doanh thu nhiều nhất, bị ảnh hưởng
• Thứ ba, phí thu được từ việc bảo lãnh phát hành không đáng kể, mà mục tiêu chủ yếu của việc bảo lãnh phát hành nhằm đem về thương hiệu cho công ty chứng khoán cũng như việc được nắm bắt thông tin về doanh nghiệp phát hành chứng khoán để thực hiện các nghiệp vụ tự doanh sau đó
• Thứ tư, để thực hiện bảo lãnh phát hành và tư vấn bảo lãnh phát hành cần có đội ngũ tư vấn lành nghề, thông thạo qui định thủ tục của nhà nước và của Sở giao dịch chứng khoán, và đội ngũ này không phải công ty chứng khoán nào cũng có
Giai đoạn 2006-2007, là giai đoạn phát triển mạnh của nghiệp vụ bảo lãnh phát hành, với hàng loạt các đợt đấu giá cổ phần và trái phiếu diển ra liên tục Tuy nhiên doanh thu từ nghiệp vụ này cũng chỉ chiếm trung bình 3-15% trong tổng doanh thu
Đặc điểm thông tin kế toán và đối tượng sử dụng thông tin kế toán
2.2.1 Đặc điểm thông tin kế toán tại công ty chứng khoán:
- Thông tin đầu vào ngoài các chứng từ kế toán: phiếu thu, chi, hóa đơn, hợp đồng như các doanh nghiệp thông thường, công ty chứng khoán còn có những bảng báo cáo khớp lệnh, báo cáo giao dịch từ Sở giao dịch chứng khoán, Giấy Báo Có/Báo
Nợ chứng khoán của trung tâm lưu ký là căn cứ để thực hiện hạch toán kế toán
- Từ các chứng từ ban đầu: phiếu thu, chi, Ủy nhiệm chi, bảng tổng hợp kết quả giao dịch của sở giao dịch chứng khoán, phiếu lưu ký chứng khoán ….kế toán xử lý hạch toán, với sự trợ giúp của phần mềm kế toán để đưa ra những thông tin kế toán trung thực, chính xác, hợp lý dưới dạng các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị
- Thông tin kế toán tại các công ty chứng khoán phải có tính chính xác và độ tin cậy cao vì liên quan đến tiền và tài sản của khách hàng và của chính công ty chứng khoán
- Thông tin kế toán được cập nhật thường xuyên, liên tục, số liệu kế toán được chốt theo từng ngày, thậm chí là từng giờ Giao dịch của nhà đầu tư trên lĩnh vực chứng khoán diễn ra liên tục, đòi hỏi số liệu phải cập nhật thường xuyên, nếu có sai sót xảy ra sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến lợi ích của nhà đầu tư và kể cả bản thân công ty chứng khoán Nếu nghiệp vụ không được hạch toán kịp thời, khách hàng không thể thực hiện nghiệp vụ: mua, bán chứng khoán, rút tiền, chuyển khoản… hoặc rút lố tiền trong tài khoản của mình, gây thiệt hại cho khách hàng và chính bản thân công ty chứng khoán khi phải đền bù những thất thoát đó cho khách hàng
- Báo cáo kế toán phải luôn trong tình trạng sẵn sàng cung cấp cho người sử dụng đặc biệt là thông tin kế toán phục vụ khách hàng
- Định kỳ hàng năm, công ty chứng khoán phải công bố BCTC công khai tình hình hoạt động kinh doanh của công ty mình trên phương tiện thông tin đại chúng như các công ty niêm yết trên Sở giao dịch chứng khoán
2.2.2 Đối tượng sử dụng thông tin kế toán:
Do đặc thù là loại hình dịch vụ tài chính trung gian nên đối tượng sử dụng thông tin kế toán cũng chia theo 2 hướng:
- Khách hàng của công ty
- Ban điều hành và các đối tượng bên ngoài
2.2.2.1 Khách hàng của công ty:
Thông tin kế toán mà khách hàng cần quan tâm đó là các báo cáo về tình hình giao dịch chứng khoán, và tiền gửi (nếu công ty quản lý tiền của nhà đầu tư) Thông qua các báo cáo này, nhà đầu tư có thể nắm bắt về danh mục đầu tư và tình hình đầu tư chứng khoán của mình để ra các quyết định đầu tư tiếp theo
2.2.2.2 Ban điều hành và các đối tượng bên ngoài:
Ban điều hành: sử dụng thông tin kế toán để nắm về tình hình kinh doanh của công ty và đưa ra các quyết định kịp thời
Bộ phận kinh doanh: thông qua các dữ liệu về giá vốn, giá trị giao dịch, doanh thu, chi phí nhằm có biện pháp thích hợp để đạt mục tiêu đề ra
Thông tin kế toán dùng cho nội bộ công ty được thể hiện dưới hình thức báo cáo tài chính và báo cáo quản trị
Ngoài cơ quan quản lý nhà nước: thuế, cục thống kê, sử dụng thông tin kế toán của công ty chứng khoán giống như các doanh nghiệp thông thường khác.Thông tin kế toán của công ty chứng khoán còn phải cung cấp cho:
Cơ quan quản lý thị trường chứng khoán (Ủy ban chứng khoán, Sở giao dịch chứng khoán, trung tâm lưu ký): với các số liệu của kế toán, thống kê về tình hình hoạt động của các công ty chứng khoán để ra các chính sách phù hợp, tạo thuận lợi hơn cho hoạt động phát triển của thị trường Đồng thời quản lý được mức độ rủi ro trong quá trình hoạt động của công ty chứng khoán để có biện pháp can thiệp kịp thời
Yếu tố vốn là điều ko thể thiếu khi hoạt động trong lĩnh vực tài chính, do đó các công ty chứng khoán thường hợp tác với các tổ chức tài chính - ngân hàng Thông qua các thông tin của kế toán công ty chứng khoán giúp các ngân hàng có cái nhìn rõ nhất về tình hình tài chính lành mạnh của công ty nhằm đảm bảo việc công ty chứng khoán vay là đủ khả năng chi trả, và các khoản cho khách hàng vay mà công ty chứng khoán đứng ra làm trung gian bảo lãnh cũng được an toàn
Ngoài ra, đối tượng sử dụng thông tin kế toán còn có các nhà đầu tư góp vốn vào công ty Thông qua báo cáo tài chính định kỳ, cổ đông nắm rõ hơn về tình hình hoạt động của công ty và dự đoán được các khoản lợi tức sẽ thu được từ việc góp vốn này.
Tình hình tổ chức công tác kế toán tại công ty chứng khoán
Để hiểu rõ hơn thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các công ty chứng khoán ở Việt Nam, tác giả đã tiến hành điều tra với bảng câu hỏi gồm 73 câu ở Phụ lục 3 – Bảng khảo sát thực tế các công ty chứng khoán ở Việt Nam (gọi tắt là Bảng khảo sát)
Việc khảo sát tiến hành trên 40 công ty chứng khoán tại địa bàn TP.HCM, trong đó có
24 công ty có Hội sở tại TP.HCM và 16 công ty là chi nhánh tại TPHCM (phụ lục 02)
- Mục đích khảo sát của tác giả nhằm đạt được sự hiểu biết về những vấn đề sau:
+ Trong thực tế, các công ty chứng khoán tổ chức công tác kế toán thế nào? (các lựa chọn trong việc áp dụng chứng từ, sổ sách, tài khoản, báo cáo, phương pháp hạch toán, tổ chức kiểm soát nội bộ, ứng dụng phần mềm kế toán)
+ Các công ty chứng khoán có tuân thủ theo quy định của Bộ Tài chính không?
+ Chế độ kế toán mới theo thông tư 95/2008/TT-BTC có đáp ứng được yêu cầu về quản lý của doanh nghiệp không?
- Nội dung cuộc khảo sát tập trung chủ yếu vào các yếu tố như tổ chức hệ thống chứng từ, tổ chức hệ thống tài khoản, tổ chức hệ thống sổ kế toán, tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức kiểm tra kế toán, tổ chức phân tích hoạt động kinh tế và việc trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc xử lý và cung cấp thông tin tại các công ty chứng khoán ở Việt nam
- Bảng khảo sát được gửi trực tiếp và bằng email cho Kế toán Trưởng các công ty chứng khoán vào tháng 3 năm 2009
Phân tích kết quả khảo sát, chúng ta sẽ thấy rõ về thực trạng tổ chức công tác kế toán của các công ty chứng khoán ở Việt Nam
2.3.1 Về hệ thống chứng từ kế toán:
Bảng 2.8 – Xây dựng hệ thống chứng từ kế toán:
Biểu mẫu chứng từ Số công ty Tỷ trọng
Biểu mẫu chứng từ tự thiết kế 0 0%
Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính 5 12,5%
Theo Bảng 2.8: 88,5% các công ty chứng khoán đều xây dựng cho mình 2 hệ thống:
- Hệ thống chứng từ bắt buộc: theo quy cách, biểu mẫu và chỉ tiêu qui định của nhà nước tại quyết định 99/2000/QĐ-BTC và từ đầu năm 2009 là thông tư 95/2008/TT-BTC
- Hệ thống chứng từ riêng: do công ty tự thiết kế phục vụ cho yêu cầu quản lý chung của công ty: phiếu lệnh mua, bán, hủy chứng khoán; giấy nộp tiền vào tài khoản, giấy rút tiền ; ………
Bảng2.9 Kiểm soát nội bộ đối với chứng từ
Kiểm soát nội bộ đối với chứng từ Số công ty Tỷ trọng
Chứng từ sử dụng tại doanh nghiệp được lãnh đạo phê duyệt chấp nhận trước khi đưa vào sử dụng
Không phê duyệt lên các chứng từ trắng, mẫu in sẵn, sec trắng
Có mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, các nhân viên kế toán, nhân viên giao dịch, kế toán trưởng và người chủ doanh nghiệp
Sổ đăng ký mẫu chữ ký có được đánh số trang, đóng dấu giáp lai và được lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt
Các liên trong cuốn chứng từ có được đánh số trước liên tục
Tất cả các chứng từ có được kiểm tra nội dung và xác minh tính pháp lý trước khi ghi sổ kế toán
Các chứng từ vi phạm chính sách chế độ hoặc lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng bị từ chối thực hiện
Có phân biệt được những chứng từ đã ghi sổ và những chứng từ chưa ghi sổ kế toán
Kết quả khảo sát trên phần nào cho thấy các công ty chứng khoán tuân thủ các quy định về chứng từ và có những quan tâm phù hợp đến kiểm soát nội bộ đối với chứng từ Bên cạnh đó, hệ thống biểu mẫu chứng từ do Bộ tài chính ban hành chỉ là cơ sở cho công ty xây dựng hệ thống chứng từ của mình Do yêu cầu quản lý, CTCK đã tự thiết kế thêm các chứng từ kế toán của riêng mình Việc đưa ra thêm nhiều biểu mẫu hướng dẫn cũng là một hình thức trợ giúp CTCK trong vấn đề hoàn thiện hệ thống kế toán của mình với chi phí thấp
2.3.2 Tổ chức hệ thống sổ:
Bảng 2.10 Các vấn đề chung liên quan đến hệ thống sổ kế toán
Hình thức kế toán đang áp dụng Số công ty Tỷ trọng
Hình thức kế toán trên máy vi tính 40/40 95%
Biểu mẫu sổ kế toán Số công ty Tỷ trọng
Theo qui định của Bộ Tài chính 35/40 87,5%
Theo qui định của cơ quan thuế 0 0%
Theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp 5/40 12,5%
Hệ thống sổ kế toán Số công ty Tỷ trọng Đủ để doanh nghiệp tổ chức công tác kế toán 2/40 5%
Cần bổ sung thêm một số sổ kế toán 38/40 95% Ý kiến khác 0 0%
Loại sổ cần bổ sung Số công ty Tỷ trọng
Sổ kế toán tổng hợp 0 0%
Sổ kế toán chi tiết 38/40 95%
Ghi chép, sửa chữa và lưu trữ Sổ kế toán Số công ty Tỷ trọng
Kết quả trên bảng 2.10 cho thấy: 100% các công ty chứng khoán đều áp dụng hình thức kế toán trên máy tính Hình thức kế toán trên máy tính được vận dụng kết hợp khá linh hoạt với các hình thức kế toán theo qui định Vì nếu không sử dụng hình thức kế toán trên máy tính thì việc theo dõi tài khoản của nhà đầu tư trở thành vấn đế nan giải của các công ty chứng khoán khi số lượng tài khoản của nhà đầu tư ngày càng tăng
Với khoảng 531.000 tài khoản tính đến cuối năm 2008, trên tổng số 99 công ty chứng khoán thực sự đang hoạt động; nếu không tính khoảng trên 250.000 tài khoản tập trung ở 10 công ty chứng khoán hàng đầu, trung bình mỗi công ty chứng khoán có hơn 3.000 tài khoản, nếu chỉ theo dõi thông thường trên máy tính, bằng các phần mềm kế toán thông dụng thì rất khó đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin về số dư cũng như giao dịch của khách hàng Do đó, mỗi công ty chứng khoán đều trang bị cho mình hệ thống phần mềm giao dịch và kế toán tốt nhất trong khả năng của mình để phục vụ khách hàng Các phần mềm này chiếm giá trị rất lớn trong tổng tài sản của công ty, và do tính năng của mỗi phần mềm mà hệ thống sổ kế toán tại các công ty chứng khoán có nét đặc thù riêng nhưng vẫn đảm bảo đúng theo qui định của nhà nước
Các phương pháp ghi nhận số liệu, ghi sổ, sửa chữa sai sót, bảo quản và lưu trữ sổ sách chứng từ kế toán đều được các công ty chứng khoán thực hiện theo đúng các qui định của nhà nước
Sử dụng hình thức kế toán trên máy tính là hình thức kế toán được tất cả các công ty chứng khoán áp dụng Biểu mẫu sổ kế toán chủ yếu theo hướng dẫn của Bộ tài chính, tuy nhiên các biểu mẫu này mang tính cứng nhắc chưa đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng của các công ty, được cung cấp hướng dẫn thêm sổ chi tiết để phục vụ yêu cầu quản lý là nhu cầu phổ biến của các công ty chứng khoán
2.3.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại các công ty chứng khoán:
Bảng 2.11 Các vấn đề liên quan đến bộ máy kế toán trong doanh nghiệp
Chỉ tiêu Số người Tỷ trọng
Tổng số nhân viên kế toán của 40 doanh nghiệp khảo sát 336
Số nhân viên tốt nghiệp trên đại học 6/336 1,7%
Số nhân viên tốt nghiệp đại học 298/336 88,6%
Số nhân viên tốt nghiệp cao đẳng 2/336 0,6%
Số nhân viên tốt nghiệp trung cấp 0/336 0%
Bảng 2.11: cho thấy trình độ nhân viên kế toán tại các công ty chứng khoán rất cao, có thể lý giải do lĩnh vực chứng khoán là lĩnh vực yêu cầu trình độ chuyên môn cao, đòi hỏi nhân viên phải thích ứng kịp thời những thay đổi của chính sách nhà nước cũng như biến động của kinh tế trong nước và kinh tế thế giới
Bảng2.12 Biện pháp nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên
Biện pháp nâng cao trình độ chuyên môn Số công ty Tỷ trọng
Nối mạng internet 40/40 100% Đào tạo nội bộ 2/40 5%
Tham khảo tài liệu, sách báo và tạp chí chuyên ngành 10/40 25%
Mở, cử nhân viên theo học các lớp kế toán ngắn hạn
Kết quả ở bảng 2.12 cho thấy các công ty chứng khoán đều sử dụng Internet để nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên Do các công ty chứng khoán đều đầu tư công nghệ để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình, kết nối Internet trở nên phổ biến và tận dụng khả năng cung cấp thông tin của Internet là công cụ hữu hiệu nhất, tiết kiệm chi phí nhất trong việc nâng cao kiến thức cho nhân viên Bên cạnh đó, việc cử nhân viên tham gia các khóa huấn luyện ngắn ngày, tham khảo tài liệu và đào tạo nội bộ về thông tin chính sách của nhà nước cũng là phương pháp phụ trợ cho việc nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên
Bảng 2.13 Kiểm soát nội bộ đối với tổ chức bộ máy kế toán
Kiểm soát nội bộ đối với tổ chức bộ máy kế toán Số công ty Tỷ trọng
Có xây dựng “Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán” 40/40 100%
Có xây dựng “Bản mô tả công việc” 37/40 92,5%
Có phân chia trách nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán tiền mặt
Có phân chia trách nhiệm giữa người theo dõi công nợ và người thu tiền 40/40 100%
Có phân chia trách nhiệm giữa người tính lương và người phát lương 40/40 100%
Có luân chuyển nhân sự ở các bộ phận 15/40 37,5%
Kết quả bảng 2.13: hệ thống kiểm soát đối với tổ chức bộ máy kế toán được các công ty khá chú trọng Điều này có thể giải thích do yêu cầu phải có bộ phận kiểm soát nội bộ tại các công ty chứng khoán nên vấn đề kiểm soát nội bộ với tổ chức bộ máy kế toán cũng được xây dựng luôn Mặc dù vậy, cũng cho thấy ban điều hành cũng đã đánh giá được vai trò quan trọng của việc thiết lập hệ thống kiểm soát tổ chức kế toán hiệu quả trong việc quản lý tài sản và cung cấp thông tin
Bảng 2.14 Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán Số công ty Tỷ trọng
Vừa tập trung vừa phân tán 30/40 75%
Bảng 2.14: cho thấy các công ty chứng khoán có mở chi nhánh, phòng giao dịch thì hình thức tổ chức bộ máy kế toán được các công ty này áp dụng phổ biến nhất là hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán Lý do của việc áp dụng hình thức này là vận dụng những ưu điểm của cả 2 hình thức tập trung và phân tán
- Thứ nhất: do mỗi công ty chứng khoán chỉ được đăng ký một tài khoản thanh toán bù trừ tại ngân hàng chỉ định thanh toán, nên tất cả các giao dịch bù trừ thanh toán của công ty – tiền nhận về hay tiền phải chuyển trả - với các thành viên khác đều thông qua tài khoản duy nhất này Như vậy, tất cả giá trị thanh toán giao dịch tại Hội sở cho đến chi nhánh và các đại lý cũng đều phải tập trung về một mối để tiện việc theo dõi chênh lệch mua bán hàng ngày nhằm thanh toán đúng hạn Đây là nguyên nhân khiến các công ty chứng khoán thực hiện hình thức kế toán tập trung đối với nghiệp vụ thanh toán bù trừ
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở CÔNG TY CHỨNG KHOÁN TẠI VIỆT NAM
Quan điểm và mục tiêu hoàn thiện
Tác giả đưa ra giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán ở các công ty chứng khoán tại Việt Nam dựa trên quan điểm:
- Hướng tới xây dựng tổ chức công tác kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và qui mô hoạt động của công ty chứng khoán trong điều kiện thị trường chứng khoán Việt Nam phát triển không ngừng Chi phí xây dựng tổ chức công tác kế toán phải tương ứng với lợi ích đem lại cho công ty
- Đảm bảo sự tương thích của tổ chức công tác kế toán Việt Nam với thông lệ Quốc tế để nâng cao khả năng hội nhập Áp dụng kinh nghiệm tổ chức kế toán cả các nước, kết hợp kế toán tài chính và kế toán quản trị, ứng dụng công nghệ thông tin và tích hợp kiểm soát nội bộ trong công tác kế tóan, nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác kế toán
- Tăng cường khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào xây dựng tổ chức công tác kế toán tại các công ty chứng khoán Nâng cao chất lượng thông tin kế toán cung cấp, làm cơ sở để họ đưa ra quyết định quản lý và đầu tư đúng đắn
Công ty chứng khoán là đơn vị kinh doanh mang tính đặc thù cao, là ngành nghề kinh doanh có điều kiện, đòi hỏi nhiều yêu cầu khắt khe về mặt pháp luật và quản lý So với các công ty chứng khoán tại các nước có thị trường chứng khoán phát triển như Anh, Mỹ, Nhật…, công ty chứng khoán Việt nam như những đứa trẻ đang tập đi
Tuy nhiên, với 9 năm ra đời, các công ty chứng khoán đã có nhiều bước tiến đáng kể, dù còn nhiều khó khăn và nhiều điểm chưa hoàn thiện nhưng đã khẳng định vai trò khá quan trọng của công ty chứng khoán trong việc xây dựng thị trường chứng khoán lành mạnh, hiện đại, hướng đến mục tiêu trở thành kênh dẫn vốn quan trọng cho nền kinh tế, phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước
Xây dựng, phát triển và hoàn thiện tổ chức tại các công ty chứng khoán là yếu tố không thể thiếu trong việc xây dựng thị trường chứng khoán Tổ chức hoạt động quản lý tại các công ty chứng khoán sao cho hợp lý nhất, hiệu quả nhất cần rất nhiều yếu tố kết hợp
Trong khuôn khổ kiến nghị, luận văn hướng đến 2 mục tiêu cụ thể là hoàn thiện cơ chế tài chính ở công ty chứng khoán và hoàn thiện các bộ phận cấu thành hệ thống kế toán, trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị và giải pháp nhằm hướng tới xây dựng công ty chứng khoán hiện đại theo kịp sự phát triển của các thị trường chứng khoán thế giới.
Giải pháp cụ thể
3.2.1 Giải pháp hoàn thiện cơ chế tài chính:
Quản lý vốn hiệu quả, đảm bảo an toàn tài chính là quan tâm hàng đầu tại các cty chứng khoán Lên kế hoạch sử dụng các nguồn vốn, đảm bảo thực hiện các dự án kinh doanh, theo dõi, đánh giá và điều chỉnh kịp thời kế hoạch tài chính, là nhiệm vụ chính yếu của những nhà quản lý tài chính Với những rủi ro trên thị trường tài chính thời gian qua, tìm ra một cơ chế tài chính thích hợp nhất cho công ty chứng khoán là vấn đề trọng tâm cần xem xét Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn cơ chế tài chính tại các công ty chứng khoán mà các công ty chứng khoán có thể xem xét:
3.2.1.1 Xây dựng phương án cụ thể cho việc đảm bảo an toàn tài chính:
Thực hiện trích lập quỹ dự phòng tài chính: xác định tỷ lệ trích lập dự phòng từ lợi nhuận chưa phân phối và kế hoạch sử dụng quỹ dự phòng tài chính khi có sự cố tài chính gây ảnh hưởng đến nguồn vốn công ty
Thực hiện đầy đủ các khoản trích dự phòng giảm giá chứng khóan, tính vào chi phí trong kỳ để có cái nhìn chung nhất về tình hình tài chính công ty
Mua bảo hiểm cho tài sản và bảo hiểm nghề nghiệp cho nhân viên nhằm đảm bảo có nguồn bù đắp khi có sự cố xảy ra Đảm bảo tỷ lệ Nợ / Vốn chủ sở hữu đúng theo luật định nhằm đạt được chỉ số an toàn tài chính
3.2.1.2 Xây dựng chiến lược tài chính trong ngắn hạn và dài hạn:
Dựa trên sự đánh giá tổng quát cũng như từng khía cạnh cụ thể các nhân tố tài chính có ảnh hưởng quan trọng tới sự tồn tại của doanh nghiệp, xây dựng chiến lược tham gia vào thị trường tiền tệ, thị trường vốn, thị trường chứng khoán; xác định chiến lược tài chính cho các chương trình Đánh giá, dự đoán có hiệu quả các phương án đầu tư để đề xuất phương án thực hiện
Theo dõi chặt chẽ các hoạt động liên doanh liên kết, phát hiện âm mưu thôn tính doanh nghiệp của các đối tác cạnh tranh; đề xuất phương án chia tách hay sáp nhập 3.2.1.3 Xây dựng cơ chế quản lý tài chính tập trung và tự chủ:
Thiết lập qui chế quản lý vốn: xác định hạn mức được quyền duyệt chi cho từng cấp quản lý Nhằm giảm bớt áp lực cho người quản lý đồng thời qui định trách nhiệm của các cấp quản lý bên dưới với nguồn vốn của công ty:
Cho phép các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc được tự chủ về tài chính và báo cáo định kỳ về Hội sở
3.2.1.4 Cho phép các khối trực tiếp kinh doanh được tự chủ trong nguồn vốn được cấp:
- Với hoạt động tự doanh:
Cấp vốn cho bộ phận tự doanh tự đầu tư, giới hạn vốn và quy mô đầu tư bộ phận này được quyền tự quyết định
Phân tích hoạch định rủi ro định kỳ: nhằm xác định mức rủi ro có thể chịu được của danh mục đầu tư để có những biện pháp can thiệp kịp thời
- Với hoạt động của bộ phận môi giới giao dịch:
Cho phép bộ phận môi giới giao dịch được sử dụng hạn mức vốn được cấp để thực hiện các nghiệp vụ ứng trước, bảo chứng
Thực thi nghiệp vụ bảo chứng cho phép khách hàng thiếu tiền ngày T đến T+3 phải bảo đảm được tài sản bảo chứng đủ khả năng chi trả trong trường hợp thị trường có diễn biến xấu Đưa ra các tình huống và các biện pháp dự phòng để can thiệp đối với tài sản bảo chứng khi giá trị bảo đảm của tài sản sụt giảm
3.2.1.5 Tìm kiếm nguồn vốn bên ngoài:
Chủ động tiếp cận và tìm kiếm nguồn vốn đầu tư trên thị trường vốn, thị trường tài chính và phải coi chi phí đầu tư về vốn là một phần của hiệu quả đầu tư và kinh doanh Các chuẩn mực về quản trị doanh nghiệp cần được chú trọng để đảm bảo chi phí đầu tư vốn hiệu quả và an toàn
3.2.1.6 Nâng cao năng lực của bộ máy quản lý tài chính trong công ty:
Nâng cao năng lực của bộ máy quản lý tài chính trong doanh nghiệp Xây dựng đội ngũ chuyên gia quản lý tài chính có năng lực, trình độ chuyên môn, đáp ứng yêu cầu của các hoạt động kinh doanh Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống thông tin quản lý tài chính hiệu quả để có thể quản lý được quá trình cạnh tranh ngày một cao, thu chi cũng ngày một lớn
Nhu cầu vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn có những biến động nhất định trong từng thời kỳ Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản lý tài chính là xem xét, lựa chọn cơ cấu vốn sử dụng sao cho tiết kiệm, hiệu quả nhất:
- Quản lý tài chính trong doanh nghiệp phải tiến hành phân tích và đưa ra một cơ cấu huy động nguồn vốn tối ưu cho doanh nghiệp trong từng thời kỳ
- Quản lý tài chính phải thiết lập một chính sách phân chia lợi nhuận một cách hợp lý, vừa bảo vệ được quyền lợi của chủ doanh nghiệp và các cổ đông, vừa đảm bảo được lợi ích hợp pháp, hợp lý cho người lao động; xác định phần lợi nhuận để lại từ sự phân phối này là nguồn quan trọng cho phép công ty mở rộng kinh doanh hoặc đầu tư vào những cổ phiếu tiềm năng, tạo điều kiện cho công ty có mức độ tăng trưởng cao và bền vững
- Quản lý tài chính trong doanh nghiệp còn có nhiệm vụ kiểm soát việc sử dụng cả các tài sản trong doanh nghiệp, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích
3.2.2 Giải pháp hoàn thiện các bộ phận cấu thành hệ thống kế toán:
