Khoá luận tốt nghiệp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng hóa tại công ty cổ phần bình minh

NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

Những vấn đề chung về công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại

1.1.1: Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại:

Hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, là đối tượng lao động chính mà doanh nghiệp mua và bán lại nhằm mục đích tạo ra lợi nhuận.

Hàng hóa có sự đa dạng về chủng loại, kích cỡ và giá cả, và thường xuyên biến động Do đó, doanh nghiệp cần theo dõi tình hình xuất, nhập và tồn kho để quản lý số lượng, chất lượng và loại hàng hóa một cách hiệu quả.

Kế toán hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp thương mại, giúp giảm thiểu rủi ro quản lý hàng hóa Nó góp phần giảm thiểu mất mát và hao hụt hàng hóa trong quá trình kinh doanh, từ đó tăng cường lợi nhuận cho công ty.

1.1.2: Khái niệm, đặc điểm của hàng hóa:

+): Khái niện của hàng hóa:

Hàng hóa là những vật phẩm các doang nghiệp mua về phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội

Hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại (DNTM) rất đa dạng và thường xuyên biến động, do đó cần theo dõi liên tục lượng xuất, nhập và tồn kho về số lượng, giá trị và chủng loại.

+) Đặc điểm của hàng hóa:

Hàng hóa đƣợc biểu hiện trên hai mặt giá trị và số lƣợng

Số lượng hàng hóa được xác định bằng các đơn vị đo lường như kg, lít, mét, phù hợp với tính chất hóa học và lý học của chúng Điều này phản ánh quy mô, đặc điểm sản phẩm, tỷ lệ phần trăm hàng hóa tốt và xấu, cũng như giá trị phẩm cấp của hàng hóa.

Hàng hóa trong DNTM thường được phân loại các nghành như sau:

+ Hàng vật tƣ thiết bị

+ Hàng công nghệ phẩm tiêu dùng

+ Hàng lương thực, thực phẩm

Lưu chuyển hàng hóa là tổng hợp tất cả các quá trình liên quan đến hoạt động mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại.

Trong quá trình lưu thông, hàng hóa có thể chuyển nhượng quyền sở hữu mà chưa được sử dụng Chỉ khi quá trình lưu thông kết thúc, hàng hóa mới được đưa vào sử dụng nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng hoặc phục vụ sản xuất.

Quá trình bán hàng trong doanh nghiệp diễn ra qua hai phương thức chính: bán buôn và bán lẻ Bán buôn thường liên quan đến việc giao dịch với số lượng lớn, và sau khi kết thúc quá trình bán, hàng hóa vẫn chủ yếu nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đến tay người tiêu dùng.

+ Bán lẻ: bán trực tiếp cho người tiêu dùng, và kết thúc quá trình bán hàng thì hàng hóa đã vào lĩnh vực tiêu dùng

Vốn hàng hóa là yếu tố quan trọng nhất trong các doanh nghiệp thương mại, và hoạt động kinh doanh hàng hóa diễn ra thường xuyên với khối lượng công việc lớn.

Vì vậy, việc tổ chức lưu chuyển hàng hóa có ý nghĩa hết sức quan trọng với toàn bộ kế toán trong DNTM

1.1.3: Nhiệm vụ của kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, việc hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại doanh nghiệp thương mại (DNTM) là rất quan trọng Kế toán hàng hóa cần đảm bảo số liệu chính xác và chi tiết cho từng loại hàng hóa, đồng thời đánh giá đúng tình hình lưu chuyển hàng hóa của doanh nghiệp Để quản lý hàng hóa hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ liên quan đến kế toán hàng hóa.

+ Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, xuất – nhập – tồn của hàng hóa

Kiểm tra và giám sát kế hoạch thu mua hàng hóa là rất quan trọng để đảm bảo số lượng, chủng loại, giá cả và thời hạn cung cấp phù hợp, nhằm hỗ trợ kịp thời cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Áp dụng đúng các phương pháp kỹ thuật hạch toán hàng hóa là rất quan trọng, đồng thời cần hướng dẫn kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp để đảm bảo thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán kế toán.

+ Tham gia kiểm kê, đánh giá hàng hóa theo chế độ nhà nước quy định 1.1.4: Phân loại và đánh giá giá trị củahàng hóa:

Hàng hóa được phân loại theo tính chất thương phẩm và đặc trưng kỹ thuật, chia thành các ngành hàng khác nhau Mỗi ngành hàng bao gồm nhiều nhóm hàng, và mỗi nhóm hàng lại chứa đựng nhiều mặt hàng cụ thể.

-)Phân loại theo các ngành hàng thì hàng hóa đƣợc chia thành:

+ Hàng kim khí điện máy

+ Hàng hóa chất dầu mỏ

+ Hàng dệt may, bông vải sợi

+ Hàng gốm sứ, thủy tinh

+ Hàng rƣợu bia, thuốc lá

-)Phân loại theo nguồn gốc sản xuất thì hàng hóa đƣợc chia thành:

-)Phân loại theo khâu lưu thông thì hàng hóa được chia thành:

+ Hàng hóa ở khâu bán buôn

+ Hàng hóa ở khâu bán lẻ

-)Phân loại theo phương thức vận động thì hàng hóa được chia thành:

+ Hàng hóa chuyển qua kho

Việc phân loại và xác định hàng tồn kho là rất quan trọng, vì nó ảnh hưởng đến độ chính xác của số liệu hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán cũng như các chi phí trên báo cáo kết quả kinh doanh Do đó, phân loại hàng tồn kho cần được thực hiện một cách cẩn thận và chính xác để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính của doanh nghiệp.

1.1.4.2: Đánh giá giá trị của hàng hóa a) Nguyên tắc đánh giá:

Trị giá hàng hóa cần được xác định dựa trên nguyên tắc "giá gốc", và kế toán phải xác định giá gốc của hàng hóa tại từng thời điểm khác nhau.

Nội dung công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại

1.2.1: Kế toán chi tiết hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại

1.2.1.1 Phương pháp thẻ song song

Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, và tồn kho hàng hóa hàng ngày theo số lượng tại từng kho Các thẻ kho được lập bởi kế toán và ghi vào sổ đăng ký trước khi giao cho thủ kho Để đảm bảo việc quản lý dễ dàng, thẻ kho được bảo quản trong hòm thẻ hoặc tủ nhiều ngăn, sắp xếp theo loại, nhóm và thứ tự của hàng hóa.

Mỗi ngày, khi có nghiệp vụ nhập, xuất vật tư và hàng hóa, thủ kho thực hiện thu phát và ghi lại số lượng thực tế vào chứng từ Dựa vào các chứng từ này, thủ kho cập nhật số lượng nhập, xuất vào thẻ kho tương ứng Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho, và vào cuối ngày, thủ kho tính toán số lượng hàng tồn kho để ghi vào cột “tồn” Cuối kỳ, thủ kho đối chiếu số liệu trên thẻ kho với sổ chi tiết hàng hóa để đảm bảo tính chính xác.

Trong phòng kế toán, kế toán viên sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập xuất kho hàng hóa theo số lượng và giá trị Định kỳ, nhân viên kế toán kiểm tra chứng từ và ghi chép của thủ kho, sau đó ký nhận vào phiếu giao nhận Khi nhận chứng từ nhập, xuất, kế toán kiểm tra và hoàn chỉnh trước khi ghi vào sổ chi tiết hàng hóa, với mỗi chứng từ được ghi một dòng Cuối tháng, kế toán lập bảng kê nhập-xuất-tồn trên sổ tổng hợp và đối chiếu với thẻ kho, sổ tổng hợp và số liệu kiểm kê thực tế.

+ Trình tự ghi sổ nhƣ sau:

Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho

Sổ kế toán chi tiết

Bảng kê nhập – xuất – tồn

Sổ kế toán tổng hợp

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu hoặc kiểm tra cuối tháng

Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp ghi thẻ song song

Phương pháp này có nhiều Ƣu điểm, bao gồm tính đơn giản và dễ thực hiện, giúp dễ dàng kiểm tra và đối chiếu số liệu Điều này đảm bảo độ tin cậy cao của thông tin, đồng thời cung cấp dữ liệu nhanh chóng cho việc quản trị hàng tồn kho.

Một trong những nhược điểm lớn trong quản lý kho là khối lượng ghi chép cần thiết, đặc biệt đối với doanh nghiệp có nhiều loại vật tư và hàng hóa Điều này dẫn đến việc ghi chép trùng lặp giữa kế toán và thủ kho, gây khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát tồn kho hiệu quả.

Điều kiện áp dụng phương pháp này là phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng chủng loại vật tư và hàng hóa ít, khối lượng nghiệp vụ nhập xuất không nhiều, phát sinh không thường xuyên, và trình độ nhân viên kế toán chưa cao.

1.2.1.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

+ Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song

Trong phòng kế toán, kế toán thực hiện kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ nhập, xuất kho định kỳ sau khi nhận từ thủ kho Họ tập hợp các chứng từ theo từng loại vật tư, hàng hóa, có thể lập bảng kê để theo dõi và ghi sổ đối chiếu luân chuyển vào cuối tháng Sổ đối chiếu luân chuyển được mở cho cả năm, ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại hàng hóa, theo dõi cả số lượng và giá trị trong tháng Mỗi loại hàng hóa được ghi một dòng trên sổ, và sau khi hoàn tất, kế toán sẽ đối chiếu số liệu với thẻ kho và sổ kế toán tài chính liên quan nếu cần thiết.

Sơ đồ 1.2: Kế toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luôn chuyển

+) Ưu điểm: Với phương pháp này khối lượng ghi chép có giảm bớt so với phương pháp ghi thẻ song song

+) Nhƣợc điểm: Vẫn trùng lắp chỉ tiêu số lƣợng giữa ghi chép của thủ kho và kế toán

Việc không lập bảng kê nhập và bảng kê xuất hàng hóa có thể dẫn đến nhầm lẫn và sai sót trong quá trình sắp xếp chứng từ trong tháng Dù có lập bảng kê, khối lượng ghi chép vẫn sẽ rất lớn.

Việc kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ được thực hiện vào cuối tháng, dẫn đến việc hạn chế khả năng kiểm tra của kế toán.

– Theo phương pháp này, để lập báo cáo nhanh hàng tồn kho cần phải dựa vào số liệu trên thẻ kho

Bảng kê nhập Số đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất

Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thì các doanh nghiệp không nên sử dụng phương pháp này

1.2.1.3 Phương pháp sổ số dư:

Tại kho, ngoài việc sử dụng thẻ kho để ghi chép, thủ kho còn sử dụng sổ số dư để ghi lại số tồn kho cuối tháng cho từng loại vật tư và hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng Sổ số dư được kế toán lập cho từng kho và mở theo năm Cuối mỗi tháng, sổ số dư sẽ được chuyển cho thủ kho để ghi nhận số lượng hàng tồn kho dựa trên dữ liệu từ các thẻ kho Hàng hóa trên sổ số dư được sắp xếp theo thứ tự, nhóm và loại, với mỗi nhóm có dòng cộng nhóm và mỗi loại có dòng cộng loại.

Nhân viên kế toán định kỳ kiểm tra kho để xác nhận việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và nhận chứng từ nhập, xuất kho Sau khi kiểm tra, kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và phiếu giao nhận chứng từ trước khi mang về phòng kế toán.

Tại phòng kế toán, nhân viên thực hiện kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ, sau đó tổng hợp giá trị hạch toán của hàng hoá theo từng nhóm và loại hàng nhập, xuất để ghi vào cột “thành tiền” trên phiếu giao nhận Số liệu thành tiền này sẽ được ghi vào bảng kê luỹ kế nhập và bảng kê luỹ kế xuất vật tư, hàng hoá tương ứng.

Các bảng thống kê kho mở theo từng kho hoặc nhiều kho chuyên môn hóa Cuối tháng, kế toán cộng số liệu từ bảng luỹ kế nhập và xuất hàng hoá để ghi vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho, từ đó tính toán số tồn kho cuối tháng cho từng nhóm hàng Sau khi nhận sổ số dƣ từ thủ kho, kế toán sẽ tính giá hạch toán hàng tồn kho và ghi vào cột “thành tiền” trên sổ số dƣ Cuối cùng, số liệu phải khớp với cột “tồn kho cuối tháng” trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho cùng kỳ.

Số liệu trên bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho còn đƣợc sử dụng để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp liên quan

Sơ đồ 1.3: Kế toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp ghi sổ số dư

– Giảm bớt đƣợc khối lƣợng ghi chép do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của vật tƣ, hàng hoá theo nhóm và theo loại

Kế toán thường xuyên kiểm tra ghi chép của thủ kho trên thẻ kho và giám sát việc bảo quản hàng hóa trong kho để đảm bảo tính chính xác và an toàn của hàng tồn kho.

– Công việc dàn đều trong tháng, nên đảm bảo cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết phục vụ cho quản trị hàng hoá

Phòng kế toán chỉ ghi nhận giá trị tiền tệ của từng nhóm và loại hàng hóa Để nắm bắt thông tin về tình hình nhập, xuất và tồn kho của một mặt hàng cụ thể, cần phải dựa vào số liệu được ghi trên thẻ kho.

Bảng kê nhập Bảng kê xuất

Bảng lũy kế nhập – xuất – tồn

– Khi cần lập báo cáo tuần kỳ về hàng hoá phải căn cứ trực tiếp vào số liệu trên các thẻ kho

Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Theo chuẩn mực 02 - Hàng tồn kho ban hành theo Quyết định 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

+ Sự cần thiết phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

Trong môi trường kinh doanh thị trường, để giảm thiểu rủi ro trong sản xuất và tuân thủ nguyên tắc "thận trọng" của kế toán, các doanh nghiệp cần lập dự phòng cho việc giảm giá hàng tồn kho.

+ Nội dung kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

Dự phòng giảm giá là một khái niệm kế toán phản ánh sự giảm giá trị tài sản do các nguyên nhân có thể xảy ra nhưng chưa chắc chắn.

Theo quy định hiện hành, dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính, nhằm ghi nhận sự giảm sút giá trị thực tế so với giá gốc của hàng tồn kho Điều này giúp phản ánh giá trị thực hiện thuần túy của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính.

Giá trị thực hiện thuần tuý = Giá gốc của - Dự phòng giảm giá của hàng tồn kho

Dự phòng giảm giá được thiết lập cho nguyên vật liệu chính trong sản xuất, vật tư, hàng hóa và thành phẩm tồn kho có giá thị trường thấp hơn giá ghi sổ kế toán Những mặt hàng này thuộc sở hữu doanh nghiệp, có chứng cứ hợp lý chứng minh giá vốn Công thức xác định mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.

Mức dự phòng cần lập cho hàng tồn kho được tính bằng số lượng hàng tồn kho nhân với mức giảm giá dự kiến cho năm tới Để phản ánh tình hình trích lập dự phòng và xử lý khoản tiền đã lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán sẽ sử dụng tài khoản 159, được gọi là "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho".

Nội dung phản ánh giá trị dự kiến giảm sút so với giá gốc của hàng tồn kho, nhằm ghi nhận các tài khoản lỗ hoặc chi phí có thể phát sinh.

- Bên nợ: Hoàn nhập số dư phòng cuối niên độ trước

- Bên có: Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

- Dƣ có: Phản ánh số trích lập dự phòng hiện có

* Phương pháp kế toán vào tài khoản này như sau

+ Cuối niên độ, kế toán doanh nghiệp tính toán trích lập dự phòng giảm giá hang tồn kho

Doanh nghiệp áp dụng TK 159(3): Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (QĐ 48/2006 – BTC, ngày 14/09/2006)

Ghi Nợ TK 632: Giá vốn hang bán

Có TK 159(3): Số trích lập dự phòng

Cuối niên độ kế toán, cần so sánh số dự phòng còn lại từ năm trước với số dự phòng cần lập cho niên độ mới Nếu số dự phòng còn lại lớn hơn, kế toán sẽ hoàn nhập chênh lệch bằng cách ghi giảm giá vốn hàng tồn kho.

Nợ TK 159(3)( chi tiết từng loại)- hoàn nhập dự phòng còn lại

Có TK 632: Giảm giá vốn hàng bán

Nếu số dự phòng còn lại ít hơn mức cần thiết cho niên độ mới, kế toán sẽ phải trích lập số chênh lệch lớn hơn để đảm bảo đủ dự phòng.

Nợ TK 632: Ghi tăng giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ

Có TK 1593: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Có TK 632 giảm giá vốn hàng bán.

Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán vào công tác kế toán hàng hóa

Doanh nghiệp đƣợc áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau:

+ Hình thức kế toán Nhật ký chung

+ Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái

+ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

+ Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ

+ Hình thức kế toán trên máy vi tính

Mỗi hình thức sổ kế toán đều có quy định cụ thể về số lượng, cấu trúc, mẫu sổ, trình tự và phương pháp ghi chép, cùng với mối quan hệ giữa các sổ kế toán Doanh nghiệp cần dựa vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán và điều kiện trang bị kỹ thuật để lựa chọn hình thức kế toán phù hợp Việc này bao gồm việc tuân thủ các quy định về loại sổ, cấu trúc các loại sổ, mối quan hệ đối chiếu kiểm tra, cũng như trình tự và phương pháp ghi chép trong kế toán.

1.4.1Hình thức kế toán Nhật ký chung:

Hình thức kế toán Nhật ký chung có đặc trưng cơ bản là ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh vào sổ Nhật ký, với trọng tâm là sổ Nhật ký chung Việc ghi chép này được thực hiện theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của từng nghiệp vụ Sau khi ghi vào sổ Nhật ký, số liệu sẽ được sử dụng để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

+Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung:

1.4.2Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái:

Hình thức kế toán Nhật ký chung có đặc trưng là mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính đều phải được ghi chép vào sổ Nhật ký, đặc biệt là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ Sau khi ghi chép, số liệu từ các sổ Nhật ký sẽ được sử dụng để lập Sổ Cái cho từng nghiệp vụ phát sinh.

+Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

Chứng từ gốc (phiếu nhập, phiếu xuất…)

Bảng cân đố số phát sinh

Số, thẻ kế toán chi tiết TK 156

Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn hàng hóa

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái:

Chứng từ gốc (Phiếu xuất, phiếu nhập…)

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

1.4.3Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ có đặc trưng cơ bản là sử dụng "Chứng từ ghi sổ" làm căn cứ trực tiếp để thực hiện ghi sổ kế toán tổng hợp Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm nhiều bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.

+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ

+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái

Chứng từ ghi sổ được kế toán lập dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ kế toán có cùng loại và nội dung kinh tế tương tự.

Chứng từ ghi sổ phải được đánh số hiệu liên tục theo tháng hoặc năm, dựa trên số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Mỗi chứng từ cần có tài liệu kế toán kèm theo và phải được kế toán trưởng phê duyệt trước khi thực hiện ghi sổ kế toán.

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

1.4.4Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ:

+ Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký-Chứng từ (NKCT)

Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên Có của các tài khoản là một bước quan trọng, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ này theo các tài khoản đối ứng Nợ Quá trình này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc ghi chép và báo cáo tài chính.

Kết hợp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian với việc hệ thống hóa chúng theo nội dung kinh tế, tức là theo tài khoản, là một phương pháp hiệu quả trong quản lý tài chính.

- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép

Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính

+ Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau: Nhật ký chứng từ;

Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

Sơ đồ 1.9: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký -

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ

Bảng kê số Số, thẻ kế toán chi tiết TK 156

Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn

1.4.5Hình thức kế toán trên máy vi tính:

Hình thức kế toán trên máy vi tính được thực hiện thông qua phần mềm kế toán, được thiết kế dựa trên một trong bốn hình thức kế toán hoặc sự kết hợp của chúng Mặc dù phần mềm không hiển thị toàn bộ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng nó vẫn đảm bảo khả năng in ấn đầy đủ các sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.

+ Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính:

Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán cụ thể sẽ bao gồm các loại sổ tương ứng, nhưng chúng không hoàn toàn giống với mẫu sổ kế toán ghi tay.

Sơ đồ 1.10: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính

Bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa

Sổ kế toán -Sổ chi tiết TK 156 -Nhật ký chung -Sổ cái TK 156…

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁNHÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÌNH MINH

Khái quát chung về công ty Cổ phần Bình Minh

2.1.1: Quá trình hình thành và phát triển:

Tên công ty: Công ty Cổ phần Bình Minh Địa điểm: Xóm Chợ Tổng, Xã Lưu Kiếm, Huyện Thủy Nguyên, Thành phố Hải Phòng Điện thoại: 031.3975729

Công ty Cổ phần Bình Minh đƣợc thành lập theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 0203000186 ngày 27/4/2002 do ông Phạm Thế Ánh làm giám đốc

Ngành nghề kinh doanh: Kinh doanh vật liệu xây dựng:gạch ốp chân tường, đá ốp tường, đá ốp nền, gạch, ngói

2.1.2: Đặc điểm sản xuất kinh doanh: a) Hình thức pháp lý:

b) Ngành nghề kinh doanh:Kinh doanh vật liệu xây dựng: gạch ốp chân tường, đá ốp tường, đá ốp nền, gạch, ngói

2.1.3: Tổ chức bộ máy quản lý:

Tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh của Công ty là yếu tố then chốt để đạt hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất và kinh doanh, đồng thời duy trì tình hình tài chính ổn định Nhận thức rõ tầm quan trọng này, Công ty đã tiến hành kiện toàn bộ máy quản lý và sắp xếp các bộ phận một cách khoa học trong những năm qua.

+ Sơ đồ mô hình bộ máy quản lý của Công ty:

Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Bình Minh

Bộ phận tổ chức hành chính

Bộ phận tài chính – kế toán

Giám đốc là người trực tiếp điều hành các phòng ban trong công ty, nắm giữ quyền quyết định cao nhất về quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh.

Bộ phận tổ chức hành chính đảm nhiệm các công việc liên quan đến cơ cấu tổ chức và quản lý cán bộ, công nhân viên Đây là nơi tiếp nhận và chuyển giao công văn, giấy tờ, đồng thời quản lý hồ sơ lao động và giải quyết các vấn đề về tiền lương cũng như quyền lợi của người lao động.

Bộ phận Tài chính – Kế toán có nhiệm vụ thực hiện công tác kế toán cho công ty, bao gồm việc điều hòa phân phối và tổ chức sử dụng vốn, nguồn vốn nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Công việc này được thực hiện thông qua việc quản lý các chỉ tiêu đầu ra và đầu vào, đảm bảo hiệu quả trong việc phân phối tài chính.

+Bộ phận kinh doanh: Xây dựng và thi hành kế hoạch kinh doanh

2.1.4: Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Bình Minh:

2.1.4.1: Tổ chức bộ máy kế toán:

+ Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp:

Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Bình Minh

Thủ quỹ (kiêm kế toán tiền lương)

Kế toán thu – chi (kiêm kế toán thuế)

Kế toán hàng hóa, doanh thu , chi phí

*) Kế toán trưởng: với chức năng quản lý chỉ đạo phụ trách chung mọi hoạt động , các nghiệp vụ

Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và cơ quan pháp luật Nhà nước về toàn bộ công việc của mình

*) Kế toán tiền lương (kiêm thủ quỹ):

Kế toán tiền lương là quá trình tổ chức ghi chép, phản ánh và tổng hợp số liệu về lao động, thời gian làm việc và tính lương, đồng thời phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tượng sử dụng Nó cũng bao gồm việc theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, thưởng, trợ cấp và phụ cấp cho người lao động Ngoài ra, kế toán tiền lương còn lập các báo cáo như Bảng tính lương tháng và Bảng tổng hợp chi trả lương, phục vụ cho công tác quản lý của Nhà nước và doanh nghiệp.

Để đảm bảo tính chính xác trong quản lý tài chính, cần thường xuyên đối chiếu kế toán thu chi tiền mặt, so sánh tiền mặt thực tế với sổ sách kế toán Việc này giúp phát hiện kịp thời sai sót trong việc sử dụng tiền mặt và báo cáo cho lãnh đạo nhằm giải quyết vấn đề nhanh chóng Người thực hiện công việc này phải chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về các nhiệm vụ được giao.

*) Kế toán thu chi(kiêm kế toán thuế):

, theo dõi doanh thu của công ty Theo dõi TK TGNHcác khoản vay ngân hàng

Kế toán thuế đóng vai trò quan trọng trong việc làm việc trực tiếp với cơ quan thuế khi có phát sinh Họ cần kiểm tra và đối chiếu hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) với bảng kê thuế đầu vào và đầu ra Ngoài ra, kế toán thuế cũng có trách nhiệm lập báo cáo tổng hợp thuế theo định kỳ.

Kế toán hàng hóa là việc theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho, giúp quản lý hiệu quả nguồn hàng Đồng thời, việc ghi nhận doanh thu và chi phí hoạt động của công ty cũng rất quan trọng, từ đó đánh giá tình hình lãi lỗ để đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý.

Sự phối hợp chặt chẽ giữa các phần hành kế toán đảm bảo tính thống nhất trong phương pháp tính toán và ghi chép, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và đối chiếu Điều này giúp phát hiện nhanh chóng các sai sót và kịp thời sửa chữa.

2.1.4.2: Chế độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp:

1 Kỳ kế toán năm: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12

2 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: sử dụng đồng Việt Nam trong ghi chép và hạch toán

Khi thực hiện việc qui đổi tiền tệ, cần dựa vào tỷ giá ngoại tệ do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm xảy ra nghiệp vụ kinh tế.

3 Chế độ kế toán áp dụng: theoquyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC

4 Hình thức kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ

5 Phương pháp kế toán hàng tồn kho:

- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: theo trị giá gốc

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

-Tính giá xuất kho: Bình quân cả kỳ dự trữ

6 Phương pháp khấu hao TSCĐ: TSCĐ được khấu hao theo phương pháp đường thẳng

7 Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ

2.1.4.3 Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản tại Công ty:

- Áp dụng hệ thống chứng từ ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ/BTC ngày

14 tháng 09 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính

- Áp dụng theo bảng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 48/2006 ngày 14 tháng 09 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính

2.1.4.4: Hệ thống sổ sách kế toán và hình thức kế toán

Kể từ khi thành lập, công ty đã áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Hình thức này đặc trưng bởi việc ghi sổ kế toán tổng hợp dựa trực tiếp vào “Chứng từ ghi sổ”.

Chứng từ ghi sổ được lập bởi kế toán dựa trên từng chứng từ kế toán riêng lẻ hoặc từ Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, với nội dung kinh tế tương đồng.

+) Quy trình hạch toán hang hóa tại Công ty cổ phần Bình Minh:

Hàng ngày, các chứng từ như phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi và hóa đơn giá trị gia tăng (HĐ GTGT) được ghi chép vào bảng tổng hợp chứng từ với nội dung tương ứng Đồng thời, các thông tin này cũng được ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết tài khoản 156.

Cuối tháng, cần tổng hợp các chứng từ và lập chứng từ ghi sổ, từ đó ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản.

156 Từ sổ thẻ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết TK 156

Cuối năm, kế toán lập bảng cân đối số phát sinh dựa trên sổ cái Từ bảng này, cùng với bảng tổng hợp chi tiết, kế toán sẽ tiến hành lập báo cáo tài chính (BCTC).

Thực trạng công tác kế toán hàng hóa tại Công ty Cổ phần Bình Minh

2.2.1: Kế toán chi tiết hàng hóa tại Công ty Cổ phần Bình Minh

+Thủ tục nhập kho hàng hoá:

Dựa vào tình hình kinh doanh, lượng hàng tồn kho và đơn đặt hàng từ khách hàng, phòng kinh doanh sẽ lập kế hoạch mua hàng Sau khi tham khảo bảng báo giá hợp lý, kế hoạch này sẽ được trình lên Giám đốc để xét duyệt Nhân viên phòng kinh doanh có trách nhiệm thực hiện mua hàng, đảm bảo nhận đủ hàng hóa kèm theo hóa đơn GTGT và biên bản giao nhận Hàng hóa sau đó sẽ được vận chuyển về kho của công ty, có thể do công ty tự thực hiện hoặc thuê dịch vụ bên ngoài.

Tại kho, kế toán hàng hóa, doanh thu – chi phí bao gồm việc kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa trước khi nhập kho Sau khi xác minh tính hợp lý và hợp pháp của hóa đơn GTGT, cần kiểm tra số lượng và quy cách hàng hóa Phiếu nhập kho được lập thành hai liên: một liên lưu lại cho thủ kho để ghi vào thẻ kho và một liên dành cho phòng kế toán để ghi chép vào sổ sách kế toán.

Cách tính giá hàng hóa nhập kho:

Giá thực tế nhập kho =

Giá mua ghi trên hóa đơn +

Chi phí vận chuyển, bốc dỡ -

Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế GTGT Nếu chi phí vận chuyển bốc xếp do bên bán chịu, giá thực tế nhập kho sẽ là giá mua được ghi trên hóa đơn.

Ví dụ 1: Hóa đơn số 0000985, ngày 12/12/2014, mua đá ốp tường của Công ty Cổ phần Ngọc Sơn Công ty đã trả tiền mặt cho bên bán VAT 10%

Tổng giá thực tế nhập kho:

*)Thủ tục nhập kho hàng tại công ty Cổ phần Bình Minh nhƣ sau:

+ Căn cứ vào tình tình kinh doanh thực tế, phòng kinh doanh lập kế hoạch mua hàng hoá

Sau khi xem xét bảng báo giá từ các đối tác, Bà Lê Thị Viện - nhân viên phòng kinh doanh - đã trình bày kế hoạch mua hàng để giám đốc ký duyệt.

+ Sau khi thông qua quyết định mua hàng, giám đốc sẽ trực tiếp ký hợp đồng mua bán

Bà Lê Thị Viện đã mua các loại đá ốp tường từ Công ty cổ phần Ngọc Sơn (hoá đơn 0000985) và giao hàng cho thủ kho, Bà Nguyễn Thị Linh.

+ Tại kho, Bà Nguyễn Thị Linh - Thủ kho tiến hành kiểm tra chất lƣợng, số lƣợng hàng hoá và nhập hàng vào kho

Bà Linh tiến hành kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn GTGT số 0000985 (biểu số 2.1), biên bản giao nhận hàng hóa (biểu số 2.2) và lập phiếu nhập kho (biểu số 2.3).

Phiếu nhập kho được lập thành hai liên: một liên được lưu tại quyển thủ kho để sử dụng vào thẻ kho, trong khi liên còn lại được phòng kế toán giữ làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Bà Lê Thị Viện đã gửi bộ chứng từ bao gồm hóa đơn mua hàng, biên bản giao nhận hàng hóa và phiếu nhập kho đến phòng kế toán để thực hiện việc ghi sổ kế toán.

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Ký hiệu: AB/14P Số: 0000985 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Ngọc Sơn

Mã số thuế:0200457298 Địa chỉ: Lưu Kỳ - Thủy Nguyên – Hải Phòng ĐT: (+84)031.3915.370

Họ tên người mua hàng:

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Bình Minh

Mã số thuế: 0200453751 Địa chỉ: Lưu Kiếm - Thủy Nguyên – Hải Phòng

Hình thức thanh toán: tiền mặt Số tài khoản:

TT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơnvị tính

Số lƣợng Đơn giá Thành tiền

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 1.270.000

Tổng cộng tiền thanh toán 13.970.000

Số tiền viết bằng chữ: Mười ba triệu chín trăm bảy mươi ba nghìn đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Biểu số 2.1 Hoá đơn GTGT

BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HOÁ

Hôm nay, ngày 12 tháng 12 năm 2014

Bên A ( Bên nhận hàng): Công ty Cổ phần Bình Minh

- Địa chỉ: Lưu Kiếm - Thủy Nguyên - Hải Phòng

- Đại diện:Bà Lê Thị Viện Chức vụ: Nhân viên phòng kinh doanh

Bên B( Bên giao hàng) Công ty Cổ phần Ngọc Sơn

- Địa chỉ: Lưu Kỳ - Thủy Nguyên - Hải Phòng

- Đại diện: Ông: Tô Văn Duyên Chức vụ: Trưởng cơ sở

Hai bên cùng nhau thống nhất số lƣợng hàng hoá bàn giao nhƣ sau:

TT TÊN LOẠI HÀNG QUY CÁCH ĐVT SỐ LƢỢNG

2 Đá ốp tường 10x20cm Đ3526 thùng 45

1 Hoá đơn giá trị gia tăng

Biên bản kết thúc vào lúc 17h cùng ngày, với sự thống nhất ký tên của cả hai bên Biên bản được lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản có giá trị pháp lý ĐẠI DIỆN BÊN A và ĐẠI DIỆN BÊN B đã đồng ý ký kết.

Biểu số 2.2 Biên bản giao nhận hàng hoá Đơn vị:Công ty Cổ phần Bình Minh Mẫu số: 01- VT

Bộ phận: Tổng kho ( Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC

Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

- Họ và tên người giao: Tô Văn Duyên

- Theo: HĐ GTGT số 0000985 Ngày 12 tháng12năm 2014

- Nhập tại kho: Tổng kho hàng hóa tại công ty Cổ phần Bình Minh

Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất

Mã số Đơn vị tính

Số lƣợng Đơn giá (đồng)

Tổng số tiền ( viết bằng chữ): Mười hai triệu bảy trăm nghìn đồng chẵn

Số chứng từ kèm theo: 01 HĐ GTGT số 0000985

Người lập biểu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Biểu số 2.3 Phiếu nhập kho

Ví dụ 2: Hóa đơn số 0001210, ngày 25/12/2014, mua gạch ốp chân tường của

Doanh nghiệp tư nhân Đá Bạc VAT 10% Chưa trả tiền cho người bán

Tổng giá thực tế nhập kho là:

*)Thủ tục nhập kho hàng tại công ty Cổ phần Bình Minh nhƣ sau:

+ Căn cứ vào tình tình kinh doanh thực tế, phòng kinh doanh lập kế hoạch mua hàng hoá

Sau khi xem xét bảng báo giá từ các đối tác, Bà Lê Thị Viện - nhân viên phòng kinh doanh - đã trình bày kế hoạch mua hàng để được giám đốc phê duyệt.

+ Sau khi thông qua quyết định mua hàng, giám đốc sẽ trực tiếp ký hợp đồng mua bán

Bà Lê Thị Viện đã mua gạch từ Doanh nghiệp tư nhân Đá Bạc, với hóa đơn số 0001210 Sau đó, bà Viện đã giao hàng cho thủ kho, bà Nguyễn Thị Linh.

+ Tại kho, Bà Nguyễn Thị Linh - Thủ kho tiến hành kiểm tra chất lƣợng, số lƣợng hàng hoá và nhập hàng vào kho

Bà Linh đã tiến hành kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn GTGT số 0001210 (biểu số 2.4), biên bản giao nhận hàng hóa (biểu số 2.5) và lập phiếu nhập kho (biểu số 2.6).

Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên: một liên được lưu giữ tại quyển thủ kho để sử dụng cho thẻ kho, và một liên khác được phòng kế toán giữ làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Bà Lê Thị Viện đã gửi bộ chứng từ bao gồm hoá đơn mua hàng, biên bản giao nhận hàng hoá và phiếu nhập kho đến phòng kế toán để thực hiện việc ghi sổ kế toán.

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Ký hiệu: AB/14P Số: 0001210 Đơn vị bán hàng: Doanh nghiệp tƣ nhân Đá Bạc

Mã số thuế:0200424603 Địa chỉ: Gia Minh - Thủy Nguyên – Hải Phòng ĐT: (+84)031.3975.719

Họ tên người mua hàng:

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Bình Minh

Mã số thuế: 0200453751 Địa chỉ: Lưu Kiếm - Thủy Nguyên – Hải Phòng

Hình thức thanh toán: tiền mặt Số tài khoản:

TT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 2.431.500

Tổng cộng tiền thanh toán 26.746.500

Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi sáu triệu bảy trăm bốn mươi sáu nghìn lăm trăm đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Biểu số 2.4 Hoá đơn GTGT

BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HOÁ

Hôm nay, ngày 25 tháng 12 năm 2014

Bên A ( Bên nhận hàng): Công ty Cổ phần Bình Minh

- Địa chỉ: Lưu Kiếm - Thủy Nguyên - Hải Phòng

- Đại diện:Bà Lê Thị Viện Chức vụ: Nhân viên phòng kinh doanh

Bên B( Bên giao hàng) Doanh nghiệp tƣ nhân Đá Bạc

- Địa chỉ: Gia Minh - Thủy Nguyên - Hải Phòng

- Đại diện: Ông: Vũ Văn Hòa Chức vụ: Trưởng cơ sở

Hai bên cùng nhau thống nhất số lƣợng hàng hoá bàn giao nhƣ sau:

TT TÊN LOẠI HÀNG QUY CÁCH ĐVT SỐ LƢỢNG

3 Hoá đơn giá trị gia tăng

Biên bản kết thúc vào lúc 17h cùng ngày, với sự thống nhất của hai bên trong việc ký tên Biên bản được lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản, có giá trị pháp lý như sau: ĐẠI DIỆN BÊN A và ĐẠI DIỆN BÊN B.

Biểu số 25 Biên bản giao nhận hàng hoá Đơn vị:Công ty Cổ phần Bình Minh Mẫu số: 01- VT

Bộ phận: Tổng kho ( Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC

- Họ và tên người giao: Vũ Văn Hòa

- Theo: HĐ GTGT số 0001210 Ngày 25 tháng 12 năm 2014

- Nhập tại kho: Tổng kho hàng hóa tại công ty Cổ phần Bình Minh

Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất

Mã số Đơn vị tính

Số lƣợng Đơn giá (đồng)

Theo chứng từ Thực nhập

1 Gạch ốp chân tường 85x50 cm

Tổng số tiền ( viết bằng chữ): Hai mươi bốn triệu ba trăm mười lăm nghìn chẵn

Số chứng từ kèm theo: 01 HĐ GTGT số 0001210

Người lập biểu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Biểu số 2.6 Phiếu nhập kho

+Thủ tục xuất kho hàng hoá:

Công ty Cổ phần Bình Minh là công ty thương mại, nên mọi hàng hóa xuất kho đều phục vụ cho việc kinh doanh, buôn bán

Thực trạng công tác kế toán hàng hóa tại công ty Cổ phần Bình Minh

2.2.1: Kế toán chi tiết hàng hóa tại công ty Cổ phần Bình Minh

Là công ty thương mại chuyên kinh doanh về vật liệu xây dựng nên công ty

Cổ phần Bình Minh luôn theo dõi kỹ càng tình hình biến động của hàng hóa trong ngành xây dựng

Công ty đã sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng tồn kho

Sơ đồ 2.4 Quá trình hạch toán theo phương pháp thẻ song song

Thẻ kho Phiếu xuất kho

Sổ chi tiết hàng hoá

Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn

Do đó việc hạch toán chi tiết hàng tồn kho đƣợc tiến hành đồng thời tại 2 bộ phận: kế toán và tại kho

Thủ kho có trách nhiệm theo dõi số lượng hàng hóa nhập xuất trên thẻ kho, đồng thời nắm rõ số lượng, chất lượng và chủng loại hàng hóa có sẵn để xuất bán khi cần Hàng ngày, thủ kho dựa vào chứng từ nhập xuất để phân loại và sắp xếp hàng hóa, ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn vào sổ kho chi tiết Cuối ngày hoặc sau mỗi lần nhập xuất, thủ kho cần tính toán và đối chiếu số lượng hàng hóa tồn kho thực tế với số liệu trên thẻ kho.

Số lƣợng tồn = Số lƣợng tồn + Số lƣợng nhập kho - Số lƣợng xuất kho cuối kỳ đầu kỳ trong kỳ trong kỳ

Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết cho từng loại hàng hóa tương ứng với thẻ kho mở ở kho

Hàng ngày, kế toán kiểm tra chứng từ nhập kho do thủ kho nộp, ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng từ Đối với chứng từ xuất, khi nhận phiếu xuất, kế toán vào sổ chi tiết trên Excel để theo dõi số lượng hàng hóa nhập – xuất – tồn.

Cuối kỳ, kế toán tính đơn giá bình quân và trị giá hàng xuất kho Sau đó, kế toán đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết với thẻ kho của thủ kho về mặt lượng Dựa vào sổ chi tiết, kế toán lập bảng nhập – xuất – tồn hàng hóa Cuối cùng, từ bảng nhập – xuất – tồn, kế toán đối chiếu số liệu với sổ kế toán tổng hợp (Sổ cái TK 156).

Theo hóa đơn GTGT số 0000985, ngày 12/12/2014, Công ty Cổ phần Ngọc Sơn đã bán đá ốp tường với tổng giá thực tế nhập kho là 12.700.000 đồng, và công ty đã thanh toán bằng tiền mặt cho bên bán.

Sau khi người bán xuất hóa đơn và công ty đã nhận đủ hàng hóa, kế toán sẽ lập phiếu nhập kho dựa trên hóa đơn GTGT số 0000985 và số lượng thực tế.

Khi nhận phiếu nhập kho, thủ kho cần lập thẻ kho theo mẫu biểu số 2.11, 2.12, 2.13 Đồng thời, kế toán chi tiết hàng tồn kho sẽ ghi sổ chi tiết hàng hóa tương ứng với các biểu số 2.15, 2.16, 2.18.

- Cuối kỳ, căn cứ sổ chi tiết hàng hoá, kế toán lập sổ tổng hợp nhập- xuất- tồn hàng hoá ( biểu số 2.19)

Hóa đơn số 0001210, ngày 25/12/2014, ghi nhận việc mua gạch ốp chân tường từ Doanh nghiệp tư nhân Đá Bạc với mức VAT 10% Tổng giá trị thực tế nhập kho là 24.315.000 đồng, hiện chưa thanh toán cho người bán.

Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0001210 ( Biểu số 2.4),và số lƣợng thực tế, kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho (biểu số 2.6)

Khi nhận phiếu nhập kho, thủ kho sẽ lập thẻ kho (biểu số 2.14), đồng thời kế toán chi tiết hàng tồn kho cũng ghi sổ chi tiết hàng hóa tương ứng (biểu số 2.17).

- Căn cứ theo sổ chi tiết hàng hoá, kế toán lập sổ tổng hợp nhập- xuất- tồn hàng hoá ( biểu số 2.19)

Vào ngày 15 tháng 12 năm 2014, Công ty cổ phần xây dựng Miền Núi đã nhận hàng theo phiếu xuất kho số 20/12 Khách hàng đã thực hiện thanh toán bằng tiền mặt cho giao dịch này.

+) Ở kho: Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho số 20/12 (biểu 2.7) để ghi vào thẻ kho

Tại phòng kế toán, dựa trên phiếu xuất kho số 20/12 ngày 15 tháng 12 năm 2014, kế toán ghi chép chi tiết hàng hóa vào sổ cho sản phẩm Đá ốp tường 10x30cm và Đá ốp tường 10x25cm, được thiết kế trên Excel để theo dõi số lượng Cuối tháng, kế toán tổng hợp trị giá hàng hóa tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, từ đó tính toán đơn giá bình quân Thông tin này sau đó được điền vào sổ chi tiết trên Excel để xác định trị giá xuất trong kỳ.

Tiếp ví dụ 4:Ngày 28/12/2014, xuất bán hàng hóa cho công ty Cổ phần

Miền Núi, thep phiếu xuất kho số 45/12, ngày 28 tháng 12 năm 2014 và hóa đơn GTGT số 0001302 Khách hàng chƣa thanh toán

+) Ở kho: Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho số 45/12 (biểu 2.9) để ghi vào

Tại phòng kế toán, dựa vào phiếu xuất kho số 45/12 ngày 28 tháng 12 năm 2014, kế toán ghi chép chi tiết hàng hóa vào sổ cho sản phẩm gạch ốp chân tường 85x50cm và đá ốp tường 10x20cm, theo dõi số lượng trên Excel Cuối tháng, kế toán tổng hợp trị giá hàng hóa tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ để tính đơn giá bình quân, sau đó ghi vào sổ chi tiết trên Excel để xác định trị giá xuất trong kỳ.

Công ty Cổ phần Bình Minh

Lưu Kiếm – Thủy Nguyên – Hải Phòng

Tờ số: 7/12 Tên hàng hoá:Đá ốp tường 10x30cm Đơn vị tính: thùng

Diễn giải Ngày nhập - xuất

Số lƣợng Ký xác nhận của kế toán

Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn

1 12/12/2014 PNK 20/12 Mua đá ốp tường 10x30cm của công ty cổ phần Ngọc Sơn 12/12/2014 30 45

Xuất bán ốp tường 10x30cm cho công ty Cổ phần Xây dựng Miền Núi

- Sổ này có 100 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 100

Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc

( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu)

Lưu Kiếm – Thủy Nguyên – Hải Phòng THẺ KHO ( SỔ KHO)

Tờ số: 9/12 Tên hàng hoá: Đá ốp tường 10x25cm Đơn vị tính: thùng

12/12/2014 PNK 20/12 Mua đá ốp tường 10x25cm của

Doanh nghiệp tƣ nhân Đá Bạc 25/12/2014 25 35

Xuất bán đá ốp tường 10x25cmcho công ty Cổ phần Xây dựng Miền Núi

Tờ số: 11/12 Tên hàng hoá: Gạch ốp tường 85x50cm Đơn vị tính: thùng

25/12/2014 PNK 42/12 Mua gạch ốp tường 85x50cm của Doanh nghiệp tƣ nhân Đá Bạc 25/12/2014 30 40

Xuất bán gạch ốp tường 85x50cm cho công ty Cổ phần Xây dựng Miền Núi

Tờ số: 13/12 Tên hàng hoá: Đá ốp tường 10x20cm Đơn vị tính: thùng

Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập - xuất Số lƣợng Ký xác nhận của kế toán

12/12/2014 PNK 20/12 Mua đá ốp tường 10x20cm của

Doanh nghiệp tƣ nhân Đá Bạc 12/12/2014 45 60

Xuất bán đá ốp tường 10x20 cm cho công ty Cổ phần Xây dựng Miền Núi

SỔ CHI TIẾT HÀNG HOÁ

Tháng12 năm 2014 Tên hàng hoá: Đá ốp tường 10x30cm Tài khoản: 156

Mã hàng: Đ3528 Đơn vị tính: thùng

SH NT SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền

PN20/12 12/12 Mua đá ốp tường 10x30cm của công ty cổ phấn Ngọc Sơn

PN21/12 13/12 Mua đá ốp tường 10x30cm của công ty TNHH Hòa Bình 331 150.000 21 3.150.000 66 9.870.000

Xuất bán đá ốp tường 10x30cm cho công ty Cổ phần Xây dựng Miền Núi

( Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu 2.15 Sổ chi tiết hàng hoá

Lưu Kiếm – Thủy Nguyên – Hải Phòng SỔ CHI TIẾT HÀNG HOÁ

Tháng 12 năm 2014 Tên hàng hoá: Đá ốp tường 10x25cm Tài khoản: 156

TK đối ứng Đơn giá

PN20/12 12/12 Mua đá ốp tường Đ3527 của công ty cổ phần Ngọc Sơn

PN43/12 26/12 Mua đá ốp tường Đ3527 của công ty cổ phần Lan Hạ

PX45/12 28/12 Xuất bán đá ốp tường Đ3527cho công ty Cổ phần Xây dựng Miền Núi

Tháng 12 năm 2014 Tên hàng hoá: Gạch ốp tường 80x50 cm Tài khoản: 156

Mã hàng: TK214 Đơn vị tính: thùng

PN42/12 25/12 Mua gạch ốp tường 80x50cm của

Doanh nghiệp tƣ nhân Đá Bạc

PN45/12 27/12 Mua gạch ốp tường 80x50cm của

Doanh nghiệp tƣ nhân Đá Bạc

PX45/12 28/12 Xuất bán gạch ốp tường 80x50cm cho công ty CP Xây dựng Miền Núi

Tháng 12 năm 2014 Tên hàng hoá: Đá ốp tường 10x20cm Tài khoản: 156

PX45/12 28/12 Xuất bán đá ốp tường Đ3526cho công ty Cổ phần Xây dựng Miền Núi

Lưu Kiếm – Thủy Nguyên – Hải PhòngBẢNG TỔNG HỢP NHẬP- XUẤT- TỒN HÀNG HOÁ

Tháng 12 năm 2014 Tài khoản: 156 Tên tài khoản: Hàng hoá

Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ

SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền

Biểu số 2.21 Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn

2.2.2: Kế toán tổng hợp hàng hóa tại công ty Cổ phần Bình Minh

- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)

- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

- Thẻ kho( Mẫu số S09- DNN)

- Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có của ngân hàng,……

- Và các chứng từ khác liên quan

2.2.2.2 Tài khoản sử dụng: Để hạch toán hàng tồn kho công ty sử dụng tài khoản:

-TK 156: Hàng hoá và mở các tài khoản cấp 2:

- Các tài khoản khác có liên quan:

+ TK 111: tiền mặt + TK 112: Tiền gửi ngân hàng + TK 331: Phải trả người bán và được mở chi tiết cho từng người bán + TK 1331: Thuế GTGT đƣợc khấu trừ

+ TK 632: Giá vốn hàng bán

2.2.2.3 Quy trình hạch toán hàng hoá tại Công ty Cổ phần Bình Minh

Trình tự ghi sổ kế toán của công ty thể hiện theo sơ đồ:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Ghi cuối năm Đối chiếu hoặc kiểm tra cuối tháng

Hàng ngày, kế toán dựa vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và các chứng từ kế toán khác để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế vào bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Đồng thời, kế toán cũng chi tiết hóa hàng hóa vào sổ chi tiết TK156 Cuối tháng, kế toán sử dụng bảng tổng hợp chứng từ để lập chứng từ ghi.

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Chứng từ gốc là tài liệu quan trọng trong kế toán Từ chứng từ ghi sổ, kế toán thực hiện việc ghi sổ cái cho tài khoản 156 và các tài khoản liên quan Đồng thời, chứng từ ghi sổ cũng được ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình kế toán.

Hóa đơn số 0000985, phát hành ngày 12/12/2014, ghi nhận giao dịch mua đá ốp tường từ Công ty Cổ phần Ngọc Sơn với tổng giá trị thực tế nhập kho là 12.700.000 đồng Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt cho bên bán.

- Từ phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan, kế toán ghi chép nghiệp vụ phát sinh vào sổ sách kế toán theo định khoản:

- Từ bút toántrên kế toán phản ánh vào bảng tổng hợp chứng từ cùng loại (biểu 2.20)

- Cuối tháng, từ bảng kê chứng từ cùng loại,kế toán lậpchứng từ ghi sổ (biểu 2.23)

- Từ chứng từ ghi sổ kế toán phản ánh vào sổ đăng ký chứng từ ghisổ (biểu 2.26)và sổ cái TK156 (biểu 2.27), TK 133, TK 111

Hóa đơn số 0001210, ngày 25/12/2014, ghi nhận việc mua gạch ốp chân tường từ Doanh nghiệp tư nhân Đá Bạc với tổng giá trị thực tế nhập kho là 24.315.000 đồng Hiện tại, số tiền này chưa được thanh toán cho người bán.

- Từ phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan, kế toán ghi chép nghiệp vụ phát sinh vào sổ sách kế toán theo định khoản:

- Từ bút toán trên kế toán phản ánh vào bảng tổng hợp chứng từ cùng loại (biểu 2.21)

- Cuối tháng, từ bảng kê chứng từ cùng loại,kế toán lập chứng từ ghi sổ (biểu 2.24)

- Từ chứng từ ghi sổ kế toán phản ánh vào sổ đăng ký chứng từ ghisổ (biểu 2.26) và sổ cái TK156 (biểu 2.27), TK 133, TK 331

Công ty Cổ phần Bình Minh BẢNG KÊ CHỨNG TỪ CÙNG LOẠI

MST : 00200453751 Nội dung:Ghi có cho TK 111

Ghi có TK 111, Ghi nợ TK:

Số hiệu Ngày tháng TK 133 TK 112 TK 156 ……

HĐ985 12/12 Mua hàng hóa nhập kho 1.270.000 12.700.000 13.970.000

PC336 15/12 Xuất tiền mặt gửi vào tài khoản ngân hàng

Kèm theo 30 chứng từ gốc Ngày 31 tháng 12 năm 2014

Người lập Kế toán trưởng

Biểu số 2.20 Bảng kê chứng từ cùng loại

Công ty Cổ phần Bình Minh BẢNG KÊ CHỨNG TỪ CÙNG LOẠI

Kèm theo 32 chứng từ gốc Ngày 31 tháng 12 năm 2014

Biểu số 2.21 Bảng kê chứng từ cùng loại

Trích yếu Ghi có TK 331, Ghi nợ TK

Số hiệu Ngày tháng TK 133 TK 153 TK 156 ……

HĐ0001210 25/12 Mua hàng hóa về nhập kho 2.431.500 24.315.000 26.746.500

HĐ0001350 27/12 Mua công cụ dụng cụ phục vụ bán hang

Công ty Cổ phần Bình Minh BẢNG TỔNG HỢP GIÁ VỐN HÀNG BÁN

Ghi có TK 156, ghi nợ TK 632

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Kèm theo 52 chứng từ gốc

Công ty Cổ phần Bình Minh CHỨNG TỪ GHI SỔ

Trích yếu Số hiệu tài khoản

Mua hàng trả bằng tiền mặt 156 111 231.152.500

Nộp tiền vào tài khoản ngân hàng

Kèm theo bảng kê chứng từ cùng loại và các chứng từ gốc có liên quan

Biểu số 2.23 Chứng từ ghi sổ

Mua hàng hóa về nhập kho 156 331 198.138.500

Mua công cụ dụng cụ phục vụ bán hàng

Công ty Cổ phần Bình Minh Mẫu số S02a- DNN

MST : 00200453751 (Ban hành theo QĐ số 48/2006/BTC

SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ

CHỨNG TỪ GHI SỔ Số tiền

Ngày 31 tháng 12 năm 2014 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên)

Biểu số 2.26 Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ

Lưu Kiếm - Thủy Nguyên – Hải Phòng

Năm 2014 Tên tài khoản: Hàng hoá

(Trích sổ cái TK 156 tháng 12/ 2014) Đơn vị tính: đồng

Số hiệu Ngày tháng Nợ Có

- Số phát sinh trong tháng

31/12/2014 20/12 31/12 Mua hàng hóa về nhập kho 111 231.152.500

- Cộng số phát sinh tháng 938.121.700 989.030.200

Ngày mở sổ: Ngày 31 tháng 12 năm 2014

Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Biểu số 2.27 Sổ cái TK 156

Tiêu đề	Hoàn Thiện Tổ Chức Công Tác Kế Toán Hàng Hóa Tại Công Ty Cổ Phần Bình Minh
Tác giả	Lê Hải Ninh
Người hướng dẫn	ThS. Nguyễn Văn Thụ
Trường học	Trường Đại Học Dân Lập Hải Phòng
Chuyên ngành	Kế Toán – Kiểm Toán
Thể loại	khóa luận tốt nghiệp
Năm xuất bản	2015
Thành phố	Hải Phòng

Định dạng
Số trang	102
Dung lượng	1,98 MB