- Áp dụng hệ thống chứng từ ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ/BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính.
- Áp dụng theo bảng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 48/2006 ngày 14 tháng 09 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính.
2.1.4.4: Hệ thống sổ sách kế tốn và hình thức kế tốn
Kể từ ngày thành lập cho đến nay, cơng ty áp dụng hình thứcChứng từ ghi sổ. Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
+) Quy trình hạch tốn hang hóa tại Cơng ty cổ phần Bình Minh: Hàng ngày, từ các chứng từ ghi sổ nhƣ phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, HĐ GTGT…vào bảng tổng hợp chứng từ cùng nội dung, đồng thời ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết TK 156.
Cuối tháng, căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ cùng nội dung lập các chứng từ ghi sổ, từ chứng từ ghi sổ kế toán ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái TK 156. Từ sổ thẻ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết TK 156.
Cuối năm, căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Từ bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết, kế tốn lập báo cáo tài chính (BCTC).
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợvà Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dƣ Nợ và Tổng số dƣ Có của tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dƣ của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dƣ của từng tài khoản tƣơng ứng trên bảng tổng hợp chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế tốn của cơng ty thể hiện theo sơ đồ:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi cuối năm
Đối chiếu hoặc kiểm tra cuối tháng
Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế tốn của cơng ty cổ phần Bình Minh
2.1.4.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo tài chính của cơng ty gồm: - Bảng cân đối kế toán (Mẫu: B01 – DNN)
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu: B02 – DNN) Chứng từ ghi sổ
Báo cáo tài chính
Số, thẻ kế tốn chi tiết TK 156 Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn hàng hóa Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại Sổ cái TK 156, 133… Bảng cân đối Số phát sinh Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc
- Bảng cân đối số phát sinh (Mẫu: F01 – DNN)
- Thuyết minh Báo cáo tài chính (Mẫu: B09 – DNN) - Các Báo cáo quản trị của công ty
2.2: Thực trạng cơng tác kế tốn hàng hóa tại Cơng ty Cổ phần Bình Minh
2.2.1: Kế tốn chi tiết hàng hóa tại Cơng ty Cổ phần Bình Minh
2.2.1.1. Thủ tục nhập xuất +Thủ tục nhập kho hàng hoá: +Thủ tục nhập kho hàng hố:
Căn cứ vào tình hình kinh doanh thực tế, lƣợng hàng dự trữ trong kho và đơn đặt hàng của các khách hàng, phòng kinh doanh sẽ lập kế hoạch mua hàng. Khi đã tham khảo bảng báo giá hợp lý, phịng kinh doanh trình kế hoạch mua hàng lên Giám đốc xét duyệt. Nhân viên phòng kinh doanh đi mua hàng, có trách nhiệm nhận hàng đầy đủ và mang hóa đơn GTGT, Biên bản giao nhận hàng hóa về cơng ty. Hàng hóa đƣợc vận chuyển về kho của cơng ty (công ty tự vận chuyển hoặc thuê ngồi)
Tại kho, kế tốn hàng hóa, doanh thu – chi phí: kiểm tra chất lƣợng, số lƣợng hàng hóa và tiến hành nhập kho. Sau khi kiểm tra về tính hợp lý, hợp pháp của hóa đơn GTGT của hàng mua về, kiểm tra số lƣợng cùng loại, quy cách hàng hóa. Phiếu nhập kho đƣợc lập thành 2 liên, 1 liên lƣu lại cuống thủ kho giữ, sử dụng để ghi vào thẻ kho, 1 liên phịng kế tốn sử dụng ghi chép vào sổ sách kế tốn.
Cách tính giá hàng hóa nhập kho:
Giá thực tế nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ - Các khoản giảm trừ
Cơng ty áp dụng tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ. Tại cơng tychi phí vận chuyển bốc xếp do bên bán chịu thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua ghi trên hóa đơn.
Ví dụ 1: Hóa đơn số 0000985, ngày 12/12/2014, mua đá ốp tƣờng của Công
ty Cổ phần Ngọc Sơn. Công ty đã trả tiền mặt cho bên bán. VAT 10%
Tổng giá thực tế nhập kho:
30 x 150.000 + 45 x 110.000 + 25x 130.000
*)Thủ tục nhập kho hàng tại cơng ty Cổ phần Bình Minh nhƣ sau:
+ Căn cứ vào tình tình kinh doanh thực tế, phịng kinh doanh lập kế hoạch mua hàng hoá.
+ Sau khi tham khảo bảng báo giá của các bên đối tác, Bà Lê Thị Viện - nhân viên phịng kinh doanh trình đƣa kế hoạch mua hàng để giám đốc ký duyệt.
+ Sau khi thông qua quyết định mua hàng, giám đốc sẽ trực tiếp ký hợp đồng mua bán.
+ Sau đó Bà Lê Thị Viện đi mua các loại đá ốp tƣờng(hố đơn 0000985-của Cơng ty cổ phần Ngọc Sơn). Bà Viện giao hàng cho thủ kho là Bà Nguyễn Thị Linh
+ Tại kho, Bà Nguyễn Thị Linh - Thủ kho tiến hành kiểm tra chất lƣợng, số lƣợng hàng hoá và nhập hàng vào kho.
Sau đó Bà Linh kiểm tra tính hợp pháp của hố đơn GTGT số 0000985(biểu số 2.1), biên bản giao nhận hàng hoá ( biểu số 2.2) và lập phiếu nhập kho (Biểu số 2.3).
+ Phiếu nhập kho đƣợc lập thành 2 liên, 1 liên lƣu tại quyểnthủ kho giữ sử dụng để vào thẻ kho, 1 liên phịng kế tốn giữ làm căn cứ ghi sổkế toán
+ Bà Lê Thị Viện mang bộ chứng từ gồm hoá đơn mua hàng, biên bản giao nhận hàng hoá và phiếu nhập kho gửi về phịng kế tốn để tiến hành ghi sổ kế tốn..
HĨA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao ngƣời mua
Ngày 12 tháng 12 năm 2014
Mẫu số:01GTKT3/001 Ký hiệu: AB/14P Số: 0000985 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Ngọc Sơn
Mã số thuế:0200457298
Địa chỉ: Lƣu Kỳ - Thủy Nguyên – Hải Phòng ĐT: (+84)031.3915.370
Số tài khoản:
Họ tên ngƣời mua hàng:
Tên đơn vị: Cơng ty Cổ phần Bình Minh Mã số thuế: 0200453751
Địa chỉ: Lƣu Kiếm - Thủy Ngun – Hải Phịng Hình thức thanh tốn: tiền mặt Số tài khoản: TT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơnvị tính Số lƣợng
Đơn giá Thành tiền 1 Đá ốp tƣờng 10x30 (Đ3528) thùng 30 150.000 4.500.000 2 Đá ốp tƣờng 10x20 (Đ3526) Thùng 45 110.000 4.950.000 3 Đá ốp tƣờng 10x25 (Đ3527) Thùng 25 130.000 3.250.000 Cộng tiền hàng 12.700.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 1.270.000
Tổng cộng tiền thanh toán 13.970.000
Số tiền viết bằng chữ: Mƣời ba triệu chín trăm bảy mƣơi ba nghìn đồng chẵn
Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HỐ
Hơm nay, ngày 12 tháng 12 năm 2014 Chúng tôi gồm:
Bên A ( Bên nhận hàng): Cơng ty Cổ phần Bình Minh - Địa chỉ: Lƣu Kiếm - Thủy Nguyên - Hải Phòng
- Điện thoại: 031.3975729 Fax:
- Đại diện:Bà Lê Thị Viện Chức vụ: Nhân viên phòng kinh doanh Bên B( Bên giao hàng) Công ty Cổ phần Ngọc Sơn
- Địa chỉ: Lƣu Kỳ - Thủy Nguyên - Hải Phòng
- Điện thoại: 031.3915370 Fax: - Đại diện:
Ơng: Tơ Văn Duyên Chức vụ: Trƣởng cơ sở
Hai bên cùng nhau thống nhất số lƣợng hàng hoá bàn giao nhƣ sau:
TT TÊN LOẠI HÀNG QUY CÁCH ĐVT SỐ LƢỢNG
1 Đá ốp tƣờng 10x30 Đ3528 thùng 30
2 Đá ốp tƣờng 10x20cm Đ3526 thùng 45
3 Đá ốp tƣờng 10x25 Đ3527 thùng 25
Kèm theo chứng từ: 1. Hoá đơn giá trị gia tăng 2. Chứng chỉ xuất xƣởng
Chất lƣợng hàng hoá: Hàng hoá mới 100%.
Biên bản kết thúc vào hồi 17h cùng ngày.Hai bên đều thống nhất ký tên. Biên bản đƣợc thành lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản có giá trị pháp lý nhƣ sau.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
Đơn vị:Cơng ty Cổ phần Bình Minh Mẫu số: 01- VT
Bộ phận: Tổng kho ( Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
Ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 12 tháng 12 năm 2014 Số :20/12
- Họ và tên ngƣời giao: Tô Văn Duyên
- Theo: HĐ GTGT số 0000985 Ngày 12 tháng12năm 2014
- Nhập tại kho: Tổng kho hàng hóa tại cơng ty Cổ phần Bình Minh
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất Mã số Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) Theo chứng từ Thực nhập A A B C D 1 2 3 4 1 Đá ốp tƣờng 10x30 cm Đ3528 thùng 30 30 150.000 4.500.000 2 Đá ốp tƣờng 10x20 cm Đ3526 thùng 45 45 110.000 4.950.000 3 Đá ốp tƣờng 10x25 cm Đ3527 thùng 25 25 130.000 3.250.000 Cộng 12.700.000
Tổng số tiền ( viết bằng chữ): Mƣời hai triệu bảy trăm nghìn đồng chẵn Số chứng từ kèm theo: 01 HĐ GTGT số 0000985
Ngày 12 tháng 12 năm 2014
Ngƣời lập biểu Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế toán trƣởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Ví dụ 2: Hóa đơn số 0001210, ngày 25/12/2014, mua gạch ốp chân tƣờng của
Doanh nghiệp tƣ nhân Đá Bạc. VAT 10%. Chƣa trả tiền cho ngƣời bán.
Tổng giá thực tế nhập kho là:
15 x 400.000 + 30 x 408.000 + 15 x 405.000
= 6.000.000 + 12.240.000 + 6.075.000 = 24.315.000 đồng
*)Thủ tục nhập kho hàng tại công ty Cổ phần Bình Minh nhƣ sau:
+ Căn cứ vào tình tình kinh doanh thực tế, phịng kinh doanh lập kế hoạch mua hàng hoá.
+ Sau khi tham khảo bảng báo giá của các bên đối tác, Bà Lê Thị Viện - nhân viên phịng kinh doanh trình đƣa kế hoạch mua hàng để giám đốc ký duyệt.
+ Sau khi thông qua quyết định mua hàng, giám đốc sẽ trực tiếp ký hợp đồng mua bán.
+ Sau đó Bà Lê Thị Viện đi mua gạch (hoá đơn 0001210-của Doanh nghiệp tƣ nhân Đá Bạc). Bà Viện giao hàng cho thủ kho là Bà Nguyễn Thị Linh
+ Tại kho, Bà Nguyễn Thị Linh - Thủ kho tiến hành kiểm tra chất lƣợng, số lƣợng hàng hoá và nhập hàng vào kho.
Sau đó Bà Linh kiểm tra tính hợp pháp của hố đơn GTGT số 0001210 ( biểu số 2.4), biên bản giao nhận hàng hoá ( biểu số 2.5) và lập phiếu nhập kho (Biểu số 2.6).
+ Phiếu nhập kho đƣợc lập thành 2 liên, 1 liên lƣu tại quyển thủ kho giữ sử dụng để vào thẻ kho, 1 liên phịng kế tốn giữ làm căn cứ ghi sổkế toán
+ Bà Lê Thị Viện mang bộ chứng từ gồm hoá đơn mua hàng, biên bản giao nhận hàng hố và phiếu nhập kho gửi về phịng kế toán để tiến hành ghi sổ kế tốn.
HĨA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao ngƣời mua
Ngày 25tháng 12năm 2014
Mẫu
số:01GTKT3/001 Ký hiệu: AB/14P Số: 0001210 Đơn vị bán hàng: Doanh nghiệp tƣ nhân Đá Bạc
Mã số thuế:0200424603
Địa chỉ: Gia Minh - Thủy Nguyên – Hải Phòng ĐT: (+84)031.3975.719
Số tài khoản:
Họ tên ngƣời mua hàng:
Tên đơn vị: Cơng ty Cổ phần Bình Minh Mã số thuế: 0200453751
Địa chỉ: Lƣu Kiếm - Thủy Nguyên – Hải Phòng Hình thức thanh tốn: tiền mặt Số tài khoản:
TT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền 1 Gạch ốp chân tƣờng 85x50 cm(MJ321) thùng 15 400.000 6.000.000 2 Gạch ốp chân tƣờng 85x50 cm(TK214) thùng 30 408.000 12.240.000 3 Gạch ốp chân tƣờng 85x50 cm(MK215) Thùng 15 405.000 6.075.000 Cộng tiền hàng 24.315.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 2.431.500
Tổng cộng tiền thanh toán 26.746.500
Số tiền viết bằng chữ: Hai mƣơi sáu triệu bảy trăm bốn mƣơi sáu nghìn lăm trăm đồng chẵn
Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HỐ
Hơm nay, ngày 25 tháng 12 năm 2014 Chúng tôi gồm:
Bên A ( Bên nhận hàng): Cơng ty Cổ phần Bình Minh - Địa chỉ: Lƣu Kiếm - Thủy Nguyên - Hải Phòng
- Điện thoại: 031.3975729 Fax:
- Đại diện:Bà Lê Thị Viện Chức vụ: Nhân viên phòng kinh doanh Bên B( Bên giao hàng) Doanh nghiệp tƣ nhân Đá Bạc
- Địa chỉ: Gia Minh - Thủy Nguyên - Hải Phòng
- Điện thoại: 031.3975719 Fax: - Đại diện:
Ơng: Vũ Văn Hịa Chức vụ: Trƣởng cơ sở
Hai bên cùng nhau thống nhất số lƣợng hàng hoá bàn giao nhƣ sau:
TT TÊN LOẠI HÀNG QUY CÁCH ĐVT SỐ LƢỢNG
1 Gạch ốp chân tƣờng 85x50 cm MJ321 thùng 15 2 Gạch ốp chân tƣờng 85x50 cm TK214 thùng 30 3 Gạch ốp chân tƣờng 85x50 cm MK215 thùng 15 Kèm theo chứng từ: 3. Hoá đơn giá trị gia tăng 4. Chứng chỉ xuất xƣởng
Chất lƣợng hàng hoá: Hàng hoá mới 100%.
Biên bản kết thúc vào hồi 17h cùng ngày.Hai bên đều thống nhất ký tên. Biên bản đƣợc thành lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản có giá trị pháp lý nhƣ sau.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
Đơn vị:Cơng ty Cổ phần Bình Minh Mẫu số: 01- VT
Bộ phận: Tổng kho ( Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
Ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 25 tháng 12 năm 2014 Số : 42/12 - Họ và tên ngƣời giao: Vũ Văn Hòa
- Theo: HĐ GTGT số 0001210 Ngày 25 tháng 12 năm 2014 - Nhập tại kho: Tổng kho hàng hóa tại cơng ty Cổ phần Bình Minh
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất Mã số Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) Theo chứng từ Thực nhập A A B C D 1 2 3 4 1 Gạch ốp chân tƣờng 85x50 cm MJ321 Thùng 15 15 400.000 6.000.000 2 Gạch ốp chân tƣờng 85x50 cm TK214 Thùng 30 30 408.000 12.240.000 3 Gạch ốp chân tƣờng 85x50 cm MK215 Thùng 15 15 405.000 6.075.000 Cộng 24.315.000
Tổng số tiền ( viết bằng chữ): Hai mƣơi bốn triệu ba trăm mƣời lăm nghìn chẵn
Số chứng từ kèm theo: 01 HĐ GTGT số 0001210
Ngày25 tháng 12 năm 2014
Ngƣời lập biểu Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế toán trƣởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
+Thủ tục xuất kho hàng hoá:
Cơng ty Cổ phần Bình Minh là cơng ty thƣơng mại, nên mọi hàng hóa xuất kho đều phục vụ cho việc kinh doanh, bn bán.
Khi có khách mua hàng, phịng kinh doanh nhận đơn hàng và chuyển cho kế tốn kho.Kế tốn kho kiểm tra xem hàng hóa có đủ khơng và tiến hành lập Phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho do thủ kho lập đƣợc lập thành 2 liên:
- Liên 1: Lƣu tại cuống thủ kho giữ sử dụng để ghi thẻ kho - Liên 2: Lƣu tại phịng kế tốn
Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để tiến hành xuất kho hàng hoá. Kế toán căn cứ vào Phiếu xuất kho lập hoá đơn GTGT ( Giám đốc ký duyệt) và lập biên bản giao nhận hàng hố.
* Cách tính giá hàng xuất kho
Cơng ty đã áp dụng phƣơng pháp bình qn cả kỳ dự trữ để tính giá hàng hố xuất kho. Hàng hố xuất kho đƣợc tính nhƣ sau:
Đơn giá thực tế bình quân = Giá trị thực tế hàng tồn kho đầu kỳ + Giá trị thực tế hàng nhập kho trong kỳ Số lƣợng hàng tồn kho đầu kỳ + Số lƣợng hàng nhập trong kỳ
Trị giá hàng hoá = Đơn giá bình x Số lƣợng từng loại hàng hoá xuất bán quân xuất kho
Ví dụ 3: Ngày 15/12/2014, xuất bán hàng cho Công ty cổ phần xây dựng
Miền Núi, theo phiếu xuất kho số 20/12, ngày 15 tháng 12 năm 2014, hóa đơn GTGTsố 0000986. Khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt.
Cơng ty cổ phần Bình Minh tính giá hàng hóa xuất kho theo phƣơng pháp bình qn cả kỳ dự trữ nên khi xuất kho trên phiếu xuất chỉ ghi số lƣợng hàng hóa xuất kho cịn trị giá hàng hóa xuất kho sẽ đƣợc xác định vào thời điểm cuối tháng. Nhƣ vậy trị giá của hàng hóa xuất kho trong ví dụ trên đƣợc tính vào cuối tháng nhƣ sau:
(1) Đá ốp tường 10x30 cm (Đ3528).
+Tồn đầu kỳ: 15 thùng, đơn giá là 148.000 đồng/thùng