Báo cáo thực tập tốt nghiệp tìm hiểu công tác tổ chức bộ phận nhân sự tại công ty TNHH thịnh phát vi na

Các khái niệm về công tác tổ chức

Theo Ths Bùi Đức Tâm nhận định ‘’ Xét về khoa học quản trị, công tác tổ chức được tiếp cận xem xét theo 3 khía cạnh là: Tổ chức bộ máy, tổ chức nhân sự và tổ chức công việc Tổ chức bộ máy là nhiệm vụ cơ bản để giải quyết các vấn đề cơ cấu tổ chức, xây dựng guồng máy và cơ chế hoạt động của một tổ chức; tổ chức nhân sự là nhiệm vụ giải quyết vấn đề liên quan đến việc sử dụng lao động thông qua các hoạt động phân công, phân nhiệm; tổ chức công việc là vấn đề phân chia công việc và phối hợp thực hiện Ba nhiệm vụ này luôn có quan hệ chặt chẽ với nhau và liên kết nhau thành hệ thống nhiệm vụ chính trong thực hiện chức năng tổ chức của nhà quản trị’’

- Chức năng của tổ chức hay công tác tổ chức là nhiệm vụ nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu , là việc giao phó mỗi nhóm cho một nhà quản trị với quyền hạn cần thiết để giám sát nó và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang, dọc trong cơ cấu của một tổ chức

- Theo kiểu này, chức năng tổ chức có liên quan tới các hoạt động về công tác thiết kế bộ máy tổ chức với việc xây dựng một đội ngũ nhân sự và hệ thống công việc cần phải thực hiện để đáp ứng yêu cầu mục tiêu của tổ chức

1.1.2 Cơ cấu tổ chức quản trị

- Cơ cấu tổ chức hay còn gọi là bộ máy tổ chức là tổng hợp các bộ phận (các khâu) khác nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định được bố trí theo những cấp nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung đã xác định

1.1.3 Xác lập cơ cấu tổ chức quản trị

- Xác lập cơ cấu tổ chức là quá trình hình thành các khâu quản trị (theo chiều ngang) và các cấp quản trị (theo chiều dọc).

Nguyên tắc cơ bản của công tác tổ chức

Thiết kế và hoàn thiện bộ máy tổ chức, phòng ban, công việc… là những công việc có tầm quan trọng chiến lược Sai sót trong công tác tổ chức như đã biết có ảnh hưởng sâu sắc tới tất cả các mặt hoạt động quản trị khác Xây dựng và tuân thủ một hệ thống các nguyên tắc tổ chức khoa học sẽ góp phần hạn chế những sai lầm kể trên Để có bộ máy tổ chức hữu hiệu nhà quản trị cần tuân thủ năm nguyên tắc chính sau đây:

SVTH: Ngô Ngọc Phương Thanh-1721000366 Trang 12

- Nguyên tắc gắn với mục tiêu: bản thân bộ máy tổ chức không thể gắn với mục tiêu mà là nhà quản trị khi xây dựng bộ máy tổ chức phải xuất phát từ mục tiêu của tổ chức để xây dựng một bộ máy tổ chức sao cho phù hợp nhất Phương hướng và mục đích của tổ chức sẽ chi phối bộ máy tổ chức Một bộ máy hữu hiệu không thể quá lớn hay quá nhỏ hoặc quá đơn giản so với mục tiêu Bộ máy tổ chức và mục tiêu phải phù hợp, mục tiêu nào tổ chức ấy, vì bộ máy tổ chức được thiết kế trên cơ sở thực hiện các mục tiêu đã được xác định Sự phù hợp với mục tiêu đảm bảo cho tính hiệu quả với chi phí tối thiểu mà bất kì tổ chức nào cũng mong muốn

- Nguyên tắc đảm bảo tính hiệu quả: hiệu quả là thước đo mọi giá trị hoạt động của tổ chức Nguyên tắc này đòi hỏi bộ máy tổ chức phải thu được kết quả hoạt động cao nhất so với chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra, đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt động của các phân hệ và tác động điều khiển của các giám đốc Để bảo đảm cho nguyên tắc này được thực hiện, cần tuân thủ các yêu cầu sau:

• Bộ máy tổ chức là bộ máy hợp lý nhằm đảm bảo chi phí cho các hoạt động là nhỏ nhất, mà kết quả chung thu lại của tổ chức là lớn nhất trong khả năng có thể

• Bộ máy tổ chức phải tạo được môi trường văn hoá xung quanh nhiệm vụ của các phân hệ; làm cho mỗi phân hệ hiểu rõ vị trí, giá trị của các hoạt động mà mình tham dự là nhằm tạo lợi thế, thuận lợi cho các phân hệ có liên quan trực tiếp với mình Các thủ lĩnh cấp phân hệ phải có lương tâm, trách nhiệm, ý thức hợp tác để làm tốt nhiệm vụ của mình, tránh gây khó khăn và trở ngại cho các phân hệ và cho cả tổ chức, từ đó các hành vi xử sự hợp lý, tích cực giữa các phân hệ trong tổ chức

• Bộ máy tổ chức phải đảm bảo cho thủ lĩnh các phân hệ có quy mô được giao quản trị là hợp lý, tương ứng với khả năng kiểm soát, điều hành của họ Khi trình độ, khả năng của một thủ lĩnh chỉ có thể lãnh đạo, điều hành 10 người mà cấp trên lại giao cho họ phải quản lý

100 người thì đó là điều bất cập

- Nguyên tắc cân đối: đây là một trong những nguyên tắc quan trọng trong công tác tổ chức bộ máy Cân đối là tỷ lệ hợp lý giữa các thành phần với nhau Sự cân đối sẽ tạo sự ổn định tổ chức và tránh được tình trạng lạm dụng chức quyền Nguyên tắc này đòi hỏi bộ máy tổ chức phải được phân công phân nhiệm các phân hệ chuyên ngành, với những con người được đào luyện tương ứng và có đủ quyền hạn

SVTH: Ngô Ngọc Phương Thanh-1721000366 Trang 13

Nói một cách khác, bộ máy tổ chức phải dựa trên việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng Giữa nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền lực, lợi ích phải cân xứng và cụ thể Chỉ có phân giao nhiệm vụ trong doanh nghiệp một cách rõ ràng cụ thể với sự cân xứng giữa nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền lực, lợi ích của từng phân hệ, để phân biệt rõ ai làm tốt, ai làm chưa tốt nhiệm vụ được giao thì doanh nghiệp mới có thể tồn tại và phát triển

- Nguyên tắc thống nhất chỉ huy: trong thực tiễn không hiếm khi chúng ta bắt gặp trường hợp nhân viên của một cơ quan nọ một lúc họ nhận được hai nhiệm vụ khác nhau: một từ người thủ trưởng trực tiếp, một từ người trợ lý của thủ trưởng cấp trên Hiển nhiên chúng ta thấy người nhân viên này sẽ không biết nghe ai Việc không tuân thủ nguyên tắc thống nhất chỉ huy đã dẫn tới trường hợp dở khóc dở cười này Đây là một trong 14 nguyên tắc quản trị của Henry Fayol Nguyên tắc này có nghĩa là một nhân viên chỉ chịu sự chỉ huy từ một cấp trên trực tiếp duy nhất Cũng như trong việc báo cáo, mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình Tuân thủ nguyên tắc này, trong quan hệ, các thông tin sẽ được truyền đi nhanh chóng, kịp thời, chính xác, trách nhiệm được xác định rõ ràng, thống nhất và tập trung cao độ, tạo điều kiện thuận lợi cho cấp dưới thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, thực thi công việc một cách thuận lợi, tránh được tình trạng

“trống đánh xuôi, kèn thổi ngược”

- Nguyên tắc linh hoạt: nguyên tắc này xuất phát từ thực tiễn luôn thay đổi mà hoạt động của doanh nghiệp thì luôn chịu tác động của môi trường Vì sự tồn tại và phát triển buộc doanh nghiệp phải có sự thích ứng Một cơ cấu tổ chức tốt bao giờ cũng vừa phải đảm bảo nhiệm vụ thường trực của tổ chức vừa có thể linh hoạt và thích nghi với các tình huống thay đổi Bộ máy quản trị phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài và nhà quản trị cũng phải linh hoạt trong hoạt động để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức

Bộ máy tổ chức không được cứng nhắc mà phải “tuỳ cơ ứng biến” Khi mục tiêu thay đổi thì bộ máy tổ chức cũng phải thay đổi vì bộ máy tổ chức gắn với mục tiêu Để vận dụng nguyên tắc này, trong phạm vi tổ chức bộ máy, hệ thống tổ chức vừa phải bố trí những bộ phận, những cá nhân có chức năng - nhiệm vụ tương đối ổn định, đồng thời cũng có những bộ phận, cá nhân ít ổn định hơn, nhằm đáp ứng một cách linh hoạt trong mọi tình huống

Ngoài ra các nguyên tắc trên, trong thực tiễn nhà quản trị còn quan tâm đến một số nguyên tắc khác như nguyên tắc lấy chất lượng hơn số lượng, tam quyền phân lập, chuyên

SVTH: Ngô Ngọc Phương Thanh-1721000366 Trang 14 môn hoá, khoa học, hợp lý, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn, không chồng chéo, nguyên tắc thừa kế,…( Harold Koontz, 1994)

Các loại mô hình tổ chức bộ máy

1.3.1 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến

Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến

(Nguồn: TS Phan Thăng, Quản trị học, NXB Thống Kê, 2011, trang 302)

- Mô hình tổ chức quản trị trực tuyến được xây dựng trên nguyên lý mỗi cấp chỉ có một cấp trên trực tiếp, mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức này được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc và công việc quản trị được tiến hành theo tuyến

- Ưu điểm của mô hình này là tuân thủ theo nguyên tắc một thủ trưởng, tạo ra sự thống nhất, tập trung cao độ, chế độ trách nhiệm rõ ràng

- Mặt khác, mô hình này có các nhược điểm như không chuyên môn hóa, đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện, hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ, dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng Mô hình này đặc biệt phù hợp những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sản phẩm không phức tạp và tính chất sản xuất liên tục

1.2.2 Cơ cấu quản trị theo chức năng

- Mô hình tổ chức quản trị theo chức năng được xây dưng dựa trên các nguyên lý có sự tồn tại các đơn vị chức năng, không theo tuyến, các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người có thể có nhiều cấp trên trực tiếp

SVTH: Ngô Ngọc Phương Thanh-1721000366 Trang 15

- Ưu điểm: có sự giúp sức của các chuyên gia hàng đầu, không đòi hỏi ở người quản trị phải có kiến thức toàn diện, dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị phù hợp

- Nhược điểm: chế độ trách nhiệm không rõ ràng, vi phạm chế độ thủ trưởng, sự phối hợp giữa lãnh đạo và giữa các phòng chức năng có nhiều khó khăn, khó xác định trách nhiệm và hay đổ trách nhiệm cho nhau

Hình 1.2: Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng

(Nguồn: TS Phan Thăng, Quản trị học, NXB Thống Kê, 2011, trang 304)

1.2.3 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến - chức năng

- Đây là kiểu cơ cấu hỗn hợp của hai loại cơ cấu trực tuyến và chức năng Kiểu cơ cấu này có đặc điểm cơ bản là vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách Mô

Phó giám đốc sản xuất

Phó giám đốc kinh doanh

SVTH: Ngô Ngọc Phương Thanh-1721000366 Trang 16 hình này kết hợp ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng, tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ Tuy nhiên, mô hình này cũng có nhược điểm là nhà quản trị phải thường xuyên giải quyết các mâu thuẫn, tranh luận hay xảy ra, mô hình cũng hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn của nhân viên, có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng

- Ưu điểm: Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng và tạo điều kiện tốt cho các giám đốc trẻ

- Nhược điểm: Nhiều tranh luận vẫn xảy ra; hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn và vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng

Hình 1.3: Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến - chức năng

(Nguồn: TS Phan Thăng, Quản trị học, NXB Thống Kê, 2011, trang 305)

1.2.4 Cơ cấu tổ chức theo ma trận

Phó giám đốc sản xuất

Phó giám đốc kinh doanh

SVTH: Ngô Ngọc Phương Thanh-1721000366 Trang 17

Hình 1.4: Mô hình tổ chức quản trị theo ma trận

(Nguồn: TS Phan Thăng, Quản trị học, NXB Thống Kê, 2011, trang 306)

- Đây là mô hình rất hấp dẫn hiện nay Cơ cấu này cho phép thực hiện nhiều đề án cùng lúc, sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau Sau khi đề án hoàn thành, những thành viên trong đề án trợ về vị trí, đơn vị cũ Vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách

- Ưu điểm của mô hình này là hình thức tổ chức linh động, ít tốn kém, sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực, đáp ứng tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động

- Nhược điểm của mô hình này là dễ xảy ra tranh chấp giữa những người lãnh đạo và các bộ phận, đòi hỏi nhà quản trị phải có sức ảnh hưởng lớn, phạm vi sử dụng còn hạn chế.

Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Thịnh Phát Vi Na

Công ty TNHH Thịnh Phát Vi Na được thành lập từ năm 2005, là công ty chuyên nhập khẩu, phân phối và cung cấp nguyên liệu hóa chất cho ngành mực in, sơn và nhựa

Trải qua chặng đường xây dựng và phát triển, đến nay Thịnh Phát Vi Na đã thiết lập được mối quan hệ vững chắc với các nhà cung cấp nguyên liệu hàng đầu trên thế giới Khách hàng của Thịnh Phát Vi Na là rất nhiều công ty sản xuất lớn trong nước và các công ty có vốn đầu tư nuớc ngoài Hiện nay, công ty chúng tôi đã trở thành một trong những nhà cung cấp nguyên liệu hàng đầu cho sản xuẩt mực in, sơn, nhựa … tại Việt Nam

Với nguồn hàng dồi dào và ổn định được nhập khẩu từ nhiều nước trên thế giới: Mỹ, Mêxico, Ấn Độ, Hàn Quốc, Trung Quốc …; cùng với đội ngũ nhân viên năng động và nhiệt tình, hình thức mua bán, giao hàng linh hoạt, hỗ trợ tư vấn những thắc mắc của Quý khách hàng mọi lúc mọi nơi, Thịnh Phát Vi Na đã đạt được sự tin tưởng và ủng hộ của các nhà cung ứng cũng như khách hàng trong và ngoài nước Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách đầy đủ và chuyên nghiệp, chúng tôi đã thiết lập nhà kho để tồn hàng theo nhu cầu của khách hàng, và luôn tìm hiểu về thị trường để đa dạng hoá nguồn sản phẩm của công ty Việc cung ứng nguyên liệu hóa chất đã trở thành một trong những nghiệp vụ quan trọng của công ty chúng tôi

2.1.1 Giới thiệu chung về công ty Thịnh Phát Vina

Tên Công ty: Công ty TNHH Thịnh Phát Vi Na

Tên giao dịch quốc tế: THINH PHAT VI NA CO., LTD

VP tại TP.HCM: Số 110 Đường số 30, P Bình Trị Đông B, Q Bình Tân, Tp

Kho/xưởng: Ấp 5, Xã Đức Hòa Đông, Huyện Đức Hòa, Tỉnh Long An

Website: www.thinhphatvina.com.vn

E-mail: info@thinhphatvina.com.vn / hang.huynh@thinhphatvina.com.vn

SVTH: Ngô Ngọc Phương Thanh-1721000366 Trang 21

Với chiến lược phấn đầu trở thành Công ty chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực chính: cung cấp bột màu, nguyên liệu cho ngành sản xuất (sơn, nhựa, mực in,…), máy móc công nghiệp,… Thịnh Phát Vi Na đã và đang tập trung chuyên môn và nguồn nhân lực cho các lĩnh vực sau:

Bột màu phục vụ theo ngành

Bột Màu Hữu Cơ Ngành Sơn

Bột Màu Hữu Cơ Ngành Nhựa

Bột Màu Hữu Cơ Ngành Mực In

Bột Màu Vô Cơ Ngành Sơn

Bột Màu Vô Cơ Ngành Nhựa

Bột Màu Vô Cơ Ngành Mực In

Bột Màu Dạ Quang Ngành Sơn

Bột Màu Dạ Quang Ngành Nhựa

Bột Màu Dạ Quang Ngành Mực In

Bột Paste Màu Ngành Sơn

Bột Paste Màu Ngành Nhựa

Bột Paste Màu Ngành Mực In

Bột Màu Tím Dạ Quang

Bột Màu Hồng Dạ Quang

Bột Màu Vàng Dạ Quang

Bột Màu Cam Dạ Quang

Bột Màu Xanh Lá Dạ Quang

Bột Màu Hồng Đỏ Dạ Quang

Bột Màu Dạ Quang Ngành Sơn

Bột Màu Xanh Da Trời Dạ Quang

Bột Màu Ngành Gốm Sứ

Bột Màu Ngành Giấy Bột Nhũ Ngành Sơn Bột Nhũ Ngành Nhựa Bột Nhũ Ngành Mực In Bột Màu Titanium Ngành Nhựa Bột Màu Titanium Ngành Sơn Bột Màu Titanium Ngành Mực In Solvent Dye Ngành Gỗ

Solvent Dye Ngành Nhựa Bột Màu Oxit Sắt

Nhựa kỹ thuật PPS Cho Khuôn Mẫu chính xác Nhựa CMP45

Nhựa CEVA Nhựa CPP Nhựa EVA

Nhựa Maleic Nhựa Epoxy Nhựa Polyketon Nhựa Polyamide Gum Dammar A

SVTH: Ngô Ngọc Phương Thanh-1721000366 Trang 22

Phụ gia ngành mực in, sơn, nhựa

Chất Phân Tán Cho Hệ Dầu

Chất Phân Tán Cho Hệ Nước

Chất Phá Bột Cho Hệ Dầu

Chất Phá Bột Cho Hệ Nước

Bột Tẩy Trắng Giấy

Bột Tẩy Trắng Bao Bì

Chất Làm Đặc Cho Hệ Dầu

Bột Tẩy Trắng Mực In, Sơn

Chất Làm Đặc Cho Hệ Nước

Máy móc công nghiệp Máy Khuấy

Máy Nghiền Máy Thí Nghiệm Máy Đóng Gói Thiết Bị Và Dụng Cụ

Máy Nghiền Đứng Máy Nghiền Ngang Máy Nghiền 3 Trục Máy Nghiền 3 Trục Thủy Lực

HOẠT ĐỘNG KINH DOANH:

Công ty TNHH Thịnh Phát Vi Na là một trong những công ty cung cấp bột màu, nguyên liệu, máy móc cho ngành công nghiệp với đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp với trình độ chuyên môn cao

Cán bộ, nhân viên của Thịnh Phát Vi Na luôn nhiệt tình, nhanh nhẹn;

Hàng hóa đảm bảo “chất lượng”;

Hình thức thanh toán linh hoạt;

Chính những điều này tạo nên niềm tin của Khách hàng đối với Thịnh Phát Vi Na

Bảng 2.1 DANH SÁCH KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU

TÊN KHÁCH HÀNG ĐỊA CHỈ

CÔNG TY CỔ PHẦN FSC VIỆT NAM Lô C1-C14, đường số 1, KCN Nam Đồng Phú,

Xã Tân Lập, Huyện Đồng Phú, Tỉnh Bình Phước

CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY LÂM

NGHIỆP VIỆT NAM -CÔNG TY CỔ

PHẦN – CÔNG TY MDF VINAFOR GIA

Km74, Quốc lộ 19, Xã Song An, Thị xã An Khê,

CÔNG TY TNHH MDF HOÀ BÌNH Km 74, đường Hồ Chí Minh, Xã Lạc Thịnh,

SVTH: Ngô Ngọc Phương Thanh-1721000366 Trang 23

Huyện Yên Thuỷ, Tỉnh Hòa Bình

CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ NGHỆ GỖ

Ngã ba quốc lộ 14 và 14C, Xã Thuận Hạnh,

Huyện Đắk Song, Đắk Nông

CN NHÀ MÁY CHẾ BIẾN GỖ CN

THÀNH NAM- CÔNG TY TNHH XD &

Khu Công Nghiệp Bãi Trành, Xã Xuân Bình, Huyện Như Xuân, Tỉnh Thanh Hoá

CÔNG TY CỔ PHẦN GỖ MDF NGHỆ

KCN Tri Lễ, Xã Khai Sơn, Huyện Anh Sơn,

CÔNG TY GỖ MDF VRG KIÊN GIANG Lô M, Đường số 1, KCN Thạnh Lộc, Châu

CÔNG TY CP CÔNG NGHIỆP TRƯỜNG

Tầng 7 , số 3 , Đ.Phan Chu Trinh , P.Điện Biên ,

TP Thanh Hóa CÔNG TY CP ĐẠI ĐỒNG TIẾN 216 Tân Thành, Phường 15, Quận 5, TP.HCM

CÔNG TY TNHH MTV NHỰA CHÂU ÂU NGHỆ AN

Khu C, Khu Công Nghiệp Nam Cấm, Xã Nghi

Xá, Huyện Nghi Lộc, Tỉnh Nghệ An

CÔNG TY LIÊN DOANH TNHH IN MEI

Lô J, Đường số 6, KCN Sóng Thần 2, P Dĩ An,

TX Dĩ An, T Bình Dương, VN

CHI NHÁNH CÔNG TY LIÊN DOANH

TNHH IN MEI VIỆT NAM

Lô H1-1, Khu Công Nghiệp Đại Đồng - Hoàn Sơn, Xã Tri Phương, Huyện Tiên Du, Tỉnh Bắc

CÔNG TY CỔ PHẦN MỰC IN Á CHÂU Số 20 Hoàng Văn Thụ, Phường Minh Khai, Quận

Hồng Bàng,Thành Phố Hải Phòng, Việt Nam

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THIÊN

Lô 6-8-10-12 Đường Số 3, KCN Tân Tạo, Quận Bình Tân, Thành Phố Hồ Chí Minh

CÔNG TY TNHH SƠN TOA VIỆT NAM Đường Số 2, KCN Tân Đông Hiệp A, Thị Xã Dĩ

An,Tỉnh Bình Dương

CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG

MẠI TÂN ĐÔNG DƯƠNG Đường 3, KCN Biên Hòa 1, Phường An Bình, Thành Phố Biên Hòa ,Tỉnh Đồng Nai, Việt Nam

CÔNG TY CỔ PHẦN SƠN Á ĐÔNG 1387 Bến Bình Đông, Phường 15, Quận 8, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam CÔNG TY TNHH SHYANGE PAINT Đường Số 5, KCN Tam Phước, Thành phố Biên hoà, Tỉnh Đồng Nai

SVTH: Ngô Ngọc Phương Thanh-1721000366 Trang 24

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI SẢN

8/14 Bùi Công Trừng , Âp 3, Xã Đông Thạnh, Huyện Hóc Môn, Thành phố Hồ Chí Minh

CÔNG TY TNHH POLY – POXY

Số 11 VSIP đường số 2, Khu công nghiệp Việt Nam-Singapore,P Bình Hòa, Thị xã Thuận An,

Tỉnh Bình Dương, Việt Nam

CÔNG TY TNHH PHÂN BÓN HÀN-

LôD10b, Đường D3, KCN Hiệp Phước, Xã Hiệp

Phước, Huyện Nhà Bè, TP.HCM TẬP ĐOÀN QUẾ LÂM Miền Bắc, Miền Trung, Miền Nam

CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN

XUẤT VÀ KINH DOANH PHÂN BÓN

Lô G.03, Đường số 1, Khu công nghiệp Long Hậu, ấp 3, Xã Long Hậu, Huyện Cần Giuộc, Tỉnh

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI - DỊCH

VỤ - SẢN XUẤT VỮNG PHÁT

362 Trần Hưng Đạo, Phường 11, Quận 5, Thành phố Hồ Chí Minh

Số 15, đường số 6, KCN long Thành, Xã Tam

An, Huyện Long Thành, Đồng Nai

CÔNG TY TNHH SX XD TM ĐỒNG

B7/27A Nguyễn Hữu Trí, Thị Trấn Tân Túc, Huyện Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh

Hiện tại, trên thị trường đang có sự cạnh tranh rất mạnh về giá cả và chất lượng, do đó Thịnh Phát Vi Na không ngừng tìm kiếm nguồn hàng mới, chất lượng hơn, giá thành cạnh tranh hơn nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của khác hàng Bên cạnh đó, với đội ngũ sale năng động đầy kinh nghiệm sẽ tư vấn và cung cấp nhiều giải pháp hữu hiệu khác cho quý khách hàng

2.1.3 Năng lực tài chính

Công ty TNHH Thịnh Phát Vi Na được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0303702463 ngày 23 tháng 03 năm 2005 do Sở Kế Hoạch Và Đầu Tư TP Hồ Chí Minh cấp Vốn điều lệ theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: 7.000.000.000 đ

SVTH: Ngô Ngọc Phương Thanh-1721000366 Trang 25

- Cam kết tài trợ vốn của một số ngân hàng đối tác với tổng mức tài trợ đương đương tổng nguồn vốn tự có tại cùng thời điểm

Thịnh Phát Vi Na luôn đặt “Lợi ích khách hàng và chất lượng sản phẩm lên hàng đầu” Với nguồn nhân lực nội tại, uy tín công ty cùng với chất lượng sản phẩm, chúng tôi cam kết sẽ đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng Quý khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng khi trở thành đối tác của chúng tôi từ sản phẩm cho đến cách làm việc của nhân viên.

Quy mô nguồn vốn

1 Lý do chọn đề tài:

Vào thời buổi hiện đại công nghệ 4.0 như đã có rất nhiều máy móc thiết bị được chế tạo ra để phục vụ cho con người nhưng nó cũng không thể thay thế hoàn toàn con người Nên yếu tố quan trọng nhất của một tổ chức vẫn chủ yếu là yếu tố về con người Một công ty muốn phát triển tốt thì chắc chắn phải luôn chú trọng về vấn đề nguồn nhân lực Vì vậy xây dựng một bộ máy tổ chức là một điều hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp Hơn nữa các doanh nghiệp luôn có sự thay đổi như mở rộng quy mô doanh nghiệp, phát triển sản phẩm mới hay áp dụng công nghệ,… Khi những thay đổi này xuất hiện kéo thêm bộ máy tổ chức cũng thay đổi Nên bộ phận nhân sự là phần không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp Giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách hiệu quả linh hoạt nguồn nhân lực dồi dào tại công ty, tìm kiếm và phát triển nhân tài để trọng dụng Sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực làm tăng năng suất lao động và hiệu quả của tổ chức Một tổ chức hoạt động phải phân công công việc rõ ràng cụ thể, phải liên kết được các phòng ban ngành với nhau tạo thành một khối thống nhất và chặt chẽ để hoàn thành những chiến lược của công ty và mục tiêu của chức Nắm được sự quan trọng của nó với doanh nghiệp em đã quyết định chọn đề tài “ Tìm hiểu công tác tổ chức bộ phận nhân sự tại công ty TNHH Thịnh Phát Vi Na.” để làm đề tài Thực Hành Nghề Nghiệp 1 này

Mục tiêu là phân tích công tổ chức bộ phận nhân sự tại công ty Khảo sát hoạt động hiệu quả tại doanh nghiệp và đưa ra một số giải pháp khắc phục còn hạn chế của doanh nghiệp trong công tác tổ chức nhân sự để củng cố và phát triển công ty

- Sử dụng các phương pháp đánh giá, so sánh, tổng hợp, thu thập từ thực tế để làm rõ đề tài

- Nghiên cứu công tác tổ chức bộ phận nhân sự tại doanh nghiệp

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về công tác tổ chức bộ phận nhân sự tại doanh nghiệp

Chương 2: Giới thiệu khái quát về đơn vị thực tập

Chương 3: Hiện trạng công ty và nhận xét về công tác về công tác tổ chức bộ phận nhân sự tại công ty

SVTH: Ngô Ngọc Phương Thanh-1721000366 Trang 11

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ PHẬN NHÂN SỰ TẠI

1.1 Các khái niệm về công tác tổ chức

Theo Ths Bùi Đức Tâm nhận định ‘’ Xét về khoa học quản trị, công tác tổ chức được tiếp cận xem xét theo 3 khía cạnh là: Tổ chức bộ máy, tổ chức nhân sự và tổ chức công việc Tổ chức bộ máy là nhiệm vụ cơ bản để giải quyết các vấn đề cơ cấu tổ chức, xây dựng guồng máy và cơ chế hoạt động của một tổ chức; tổ chức nhân sự là nhiệm vụ giải quyết vấn đề liên quan đến việc sử dụng lao động thông qua các hoạt động phân công, phân nhiệm; tổ chức công việc là vấn đề phân chia công việc và phối hợp thực hiện Ba nhiệm vụ này luôn có quan hệ chặt chẽ với nhau và liên kết nhau thành hệ thống nhiệm vụ chính trong thực hiện chức năng tổ chức của nhà quản trị’’

- Chức năng của tổ chức hay công tác tổ chức là nhiệm vụ nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu , là việc giao phó mỗi nhóm cho một nhà quản trị với quyền hạn cần thiết để giám sát nó và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang, dọc trong cơ cấu của một tổ chức

- Theo kiểu này, chức năng tổ chức có liên quan tới các hoạt động về công tác thiết kế bộ máy tổ chức với việc xây dựng một đội ngũ nhân sự và hệ thống công việc cần phải thực hiện để đáp ứng yêu cầu mục tiêu của tổ chức

1.1.2 Cơ cấu tổ chức quản trị

- Cơ cấu tổ chức hay còn gọi là bộ máy tổ chức là tổng hợp các bộ phận (các khâu) khác nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định được bố trí theo những cấp nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung đã xác định

1.1.3 Xác lập cơ cấu tổ chức quản trị

- Xác lập cơ cấu tổ chức là quá trình hình thành các khâu quản trị (theo chiều ngang) và các cấp quản trị (theo chiều dọc)

1.2 Nguyên tắc cơ bản của công tác tổ chức

Thiết kế và hoàn thiện bộ máy tổ chức, phòng ban, công việc… là những công việc có tầm quan trọng chiến lược Sai sót trong công tác tổ chức như đã biết có ảnh hưởng sâu sắc tới tất cả các mặt hoạt động quản trị khác Xây dựng và tuân thủ một hệ thống các nguyên tắc tổ chức khoa học sẽ góp phần hạn chế những sai lầm kể trên Để có bộ máy tổ chức hữu hiệu nhà quản trị cần tuân thủ năm nguyên tắc chính sau đây:

SVTH: Ngô Ngọc Phương Thanh-1721000366 Trang 12

- Nguyên tắc gắn với mục tiêu: bản thân bộ máy tổ chức không thể gắn với mục tiêu mà là nhà quản trị khi xây dựng bộ máy tổ chức phải xuất phát từ mục tiêu của tổ chức để xây dựng một bộ máy tổ chức sao cho phù hợp nhất Phương hướng và mục đích của tổ chức sẽ chi phối bộ máy tổ chức Một bộ máy hữu hiệu không thể quá lớn hay quá nhỏ hoặc quá đơn giản so với mục tiêu Bộ máy tổ chức và mục tiêu phải phù hợp, mục tiêu nào tổ chức ấy, vì bộ máy tổ chức được thiết kế trên cơ sở thực hiện các mục tiêu đã được xác định Sự phù hợp với mục tiêu đảm bảo cho tính hiệu quả với chi phí tối thiểu mà bất kì tổ chức nào cũng mong muốn

- Nguyên tắc đảm bảo tính hiệu quả: hiệu quả là thước đo mọi giá trị hoạt động của tổ chức Nguyên tắc này đòi hỏi bộ máy tổ chức phải thu được kết quả hoạt động cao nhất so với chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra, đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt động của các phân hệ và tác động điều khiển của các giám đốc Để bảo đảm cho nguyên tắc này được thực hiện, cần tuân thủ các yêu cầu sau:

• Bộ máy tổ chức là bộ máy hợp lý nhằm đảm bảo chi phí cho các hoạt động là nhỏ nhất, mà kết quả chung thu lại của tổ chức là lớn nhất trong khả năng có thể

• Bộ máy tổ chức phải tạo được môi trường văn hoá xung quanh nhiệm vụ của các phân hệ; làm cho mỗi phân hệ hiểu rõ vị trí, giá trị của các hoạt động mà mình tham dự là nhằm tạo lợi thế, thuận lợi cho các phân hệ có liên quan trực tiếp với mình Các thủ lĩnh cấp phân hệ phải có lương tâm, trách nhiệm, ý thức hợp tác để làm tốt nhiệm vụ của mình, tránh gây khó khăn và trở ngại cho các phân hệ và cho cả tổ chức, từ đó các hành vi xử sự hợp lý, tích cực giữa các phân hệ trong tổ chức

• Bộ máy tổ chức phải đảm bảo cho thủ lĩnh các phân hệ có quy mô được giao quản trị là hợp lý, tương ứng với khả năng kiểm soát, điều hành của họ Khi trình độ, khả năng của một thủ lĩnh chỉ có thể lãnh đạo, điều hành 10 người mà cấp trên lại giao cho họ phải quản lý

100 người thì đó là điều bất cập

- Nguyên tắc cân đối: đây là một trong những nguyên tắc quan trọng trong công tác tổ chức bộ máy Cân đối là tỷ lệ hợp lý giữa các thành phần với nhau Sự cân đối sẽ tạo sự ổn định tổ chức và tránh được tình trạng lạm dụng chức quyền Nguyên tắc này đòi hỏi bộ máy tổ chức phải được phân công phân nhiệm các phân hệ chuyên ngành, với những con người được đào luyện tương ứng và có đủ quyền hạn

SVTH: Ngô Ngọc Phương Thanh-1721000366 Trang 13

Nói một cách khác, bộ máy tổ chức phải dựa trên việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng Giữa nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền lực, lợi ích phải cân xứng và cụ thể Chỉ có phân giao nhiệm vụ trong doanh nghiệp một cách rõ ràng cụ thể với sự cân xứng giữa nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền lực, lợi ích của từng phân hệ, để phân biệt rõ ai làm tốt, ai làm chưa tốt nhiệm vụ được giao thì doanh nghiệp mới có thể tồn tại và phát triển

- Nguyên tắc thống nhất chỉ huy: trong thực tiễn không hiếm khi chúng ta bắt gặp trường hợp nhân viên của một cơ quan nọ một lúc họ nhận được hai nhiệm vụ khác nhau: một từ người thủ trưởng trực tiếp, một từ người trợ lý của thủ trưởng cấp trên Hiển nhiên chúng ta thấy người nhân viên này sẽ không biết nghe ai Việc không tuân thủ nguyên tắc thống nhất chỉ huy đã dẫn tới trường hợp dở khóc dở cười này Đây là một trong 14 nguyên tắc quản trị của Henry Fayol Nguyên tắc này có nghĩa là một nhân viên chỉ chịu sự chỉ huy từ một cấp trên trực tiếp duy nhất Cũng như trong việc báo cáo, mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình Tuân thủ nguyên tắc này, trong quan hệ, các thông tin sẽ được truyền đi nhanh chóng, kịp thời, chính xác, trách nhiệm được xác định rõ ràng, thống nhất và tập trung cao độ, tạo điều kiện thuận lợi cho cấp dưới thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, thực thi công việc một cách thuận lợi, tránh được tình trạng

“trống đánh xuôi, kèn thổi ngược”

Kết quả hoạt động kinh doanh qua các năm

Bảng 2.3 Báo cáo hoạt động kinh doanh giai đoạn năm 2017- 2018 (bảng tóm tắt) Đơn vị: Triệu đồng

Chỉ tiêu Năm 2017 Năm 2018 % Tăng giảm năm

Doanh thu thuần về bán hàng và cung câp dịch vụ

Doanh thu hoạt động kinh doanh bột màu

Doanh thu xuất khẩu hàng hóa 339.671 797.293 134,7

Doanh thu cung cấp dịch vụ

Doanh thu từ hoạt động tài chính

SVTH: Ngô Ngọc Phương Thanh-1721000366 Trang 28

Giá vốn kinh doanh bột màu

Giá vốn cung cấp dịch vụ 1.314 1.183 -10,0

Chi phí quản lý doanh nghiệp 17.251 17.423 1,0

Lãi lỗ từ công ty 202 - -

(Nguồn từ báo cáo tài chính cuối năm 2017 đến 2018 của công ty TNHH Thịnh Phát Vi Na)

Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh ta thấy tổng doanh thu năm 2017 so với năm

2018 tăng mạnh với con số là 438.948 triệu đồng tương đương tăng 120,1% Ta thấy cụ thể:

+ Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng lên đáng kể năm 2017 là 347.792 triệu đồng đến năm 2018 tăng lên 804.441 triệu đồng tương đương tăng 131,3%

+ Doanh thu từ hoạt động tài chính giảm xuống năm 2017 là 10.254 triệu đồng đến năm 2018 giảm xuống còn 100 triệu đồng tương đương giảm 99%

+ Thu nhập khác không thay đổi

SVTH: Ngô Ngọc Phương Thanh-1721000366 Trang 29

Nhận xét

Trải qua chặng đường xây dựng và phát triển, đến nay Thịnh Phát Vi Na đã thiết lập được mối quan hệ vững chắc với các nhà cung cấp nguyên liệu hàng đầu trên thế giới Khách hàng của Thịnh Phát Vi Na là rất nhiều công ty sản xuất lớn trong nước và các công ty có vốn đầu tư nuớc ngoài Hiện nay, công ty chúng tôi đã trở thành một trong những nhà cung cấp nguyên liệu hàng đầu cho sản xuẩt mực in, sơn, nhựa … tại Việt Nam

Với nguồn hàng dồi dào và ổn định được nhập khẩu từ nhiều nước trên thế giới: Mỹ, Mêxico, Ấn Độ, Hàn Quốc, Trung Quốc …; cùng với đội ngũ nhân viên năng động và nhiệt tình, hình thức mua bán, giao hàng linh hoạt, hỗ trợ tư vấn những thắc mắc của Quý khách hàng mọi lúc mọi nơi, Thịnh Phát Vi Na đã đạt được sự tin tưởng và ủng hộ của các nhà cung ứng cũng như khách hàng trong và ngoài nước

SVTH: Ngô Ngọc Phương Thanh-1721000366 Trang 42

3.2.2 Nhận xét về bộ phận nhân sự

Con người là yếu tố quan trọng nhất trong mọi hoạt động Đối với một doanh nghiệp thì vấn đề con người là hết sức quan trọng, có tính chất quyết định đối với sự thành bại, nhất là trong thời hội nhập kinh tế quốc tế mạnh mẽ như hiện nay Vì vậy, Thịnh Phát Vi Na luôn đánh giá cao vai trò của con người và nhìn nhận đây chính là yếu tố cốt lõi để làm nên sự thành công của tập đoàn

Về vấn đề này, Thịnh Phát Vi Na đã có những chiến lược xây dựng, đào tạo và quản lý nhân sự một cách bài bản và khoa học, tạo thành một thể thống nhất Cho đến nay, Thịnh Phát Vi Na được coi là nơi có nguồn nhân lực tương đối dồi dào và hoàn hảo, trong đó đội ngũ có trình độ chuyên môn đại học và trên đại học chiếm tỷ lệ cao

Bên cạnh đó, Thịnh Phát Vi Na luôn mời gọi và tìm kiếm nguồn nhân lực tiềm năng từ các trường đại học trong và ngoài nước Ngoài ra, Thịnh Phát Vi Na còn nhiều chế độ đãi ngộ như: Tạo môi trường làm việc tốt nhất, biết lắng nghe, chia sẻ kinh nghiệm, khuyến khích và phát huy tính chủ động, sáng tạo trong công việc giải quyết thỏa đáng chế độ, chính sách cho người lao động, cam kết được đào tạo phát triển thành nguồn nhân lực chủ chốt

Vì vậy bộ phận nhân sự được sự đào tạo chuyên nghiệp của công ty nên hiệu quả làm việc cao, cùng với sự nỗ lực làm việc không ngừng nghỉ của Trưởng phòng, từng nhân viên và luôn hoàn thành tốt thậm chí hoàn thành xuất sắc công việc được giao.