LÝ LUẬN CHUNG VỀ VỐN BẰNG TIỀN VÀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
Tổng quan về vốn bằng tiền
1.1.1 Khái niệm,đặc điểm và phân loại vồn bằng tiền a Khái niệm vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền là một phần quan trọng của tài sản lưu động trong doanh nghiệp, tồn tại dưới hình thức tiền tệ với tính thanh khoản cao nhất Nó bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, Kho bạc Nhà nước và các khoản tiền đang chuyển Với tính lưu động cao, vốn bằng tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu thanh toán, thực hiện mua sắm và chi phí trong doanh nghiệp.
Vốn bằng tiền trong sản xuất kinh doanh là yếu tố quan trọng để thanh toán nợ và mua sắm vật tư hàng hóa cần thiết Nó cũng phản ánh kết quả từ hoạt động mua bán và thu hồi nợ Do tính thanh khoản cao, doanh nghiệp cần quản lý vốn bằng tiền một cách chặt chẽ để tránh gian lận và sai sót Việc sử dụng vốn này phải tuân thủ các nguyên tắc và chế độ quản lý thống nhất của Nhà nước Phân loại vốn bằng tiền là cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền được phân chia thành:
Tiền Việt Nam, được phát hành bởi Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, bao gồm giấy bạc và đồng xu, là phương tiện giao dịch chính thức cho tất cả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Ngoại tệ là loại tiền tệ không phải do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành, nhưng được phép lưu hành trên thị trường Việt Nam Các loại ngoại tệ phổ biến bao gồm đồng Đô la Mỹ (USD), đồng Euro (EUR) và đồng Yên Nhật (JPY).
Vàng bạc, kim khí quý và đá quý được xem là loại tiền thực chất, nhưng chúng không có khả năng thanh khoản cao Chúng chủ yếu được sử dụng để cất trữ, nhằm đảm bảo một lượng dự trữ an toàn trong nền kinh tế, thay vì phục vụ cho mục đích thanh toán trong kinh doanh.
Theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm các khoản sau:
✓ Vốn bằng tiền được bảo quản tại quỹ của doanh nghiệp gọi là tiền mặt.
✓ Tiền gửi tại các ngân hàng, cá tổ chức tài chính, kho bạc nhà nước gọi chung là tiền gửi ngân hàng.
✓ Tiền đang chuyển: là tiền trong quá trình trao đổi mua bán với khác hàng và nhà
1.1.2 Nguyên tắc hach toán vốn bằng tiền
Hạch toán vốn bằng tiền sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt nam, ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu quốc tế là “VND”.
Khi mua ngoại tệ để nhập quỹ tiền mặt, gửi vào ngân hàng hoặc thanh toán công nợ ngoại tệ bằng đồng Việt Nam, ngoại tệ sẽ được quy đổi sang đồng Việt Nam theo giá mua hoặc tỷ giá thanh toán hiện hành.
Các tài khoản 1112 và 1122 phải được quy đổi ngoại tệ sang đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi trên sổ sách, áp dụng các phương pháp như bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, hoặc thực tế đích danh Đối với nhóm tài khoản có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ, cần thực hiện việc quy đổi sang đồng Việt Nam và hạch toán chi tiết ngoại tệ theo nguyên tệ.
Nếu có chênh lệch tỷ giá hối đoái thì tuỳ theo từng trường hợp cụ thể sẽ được xử lý chênh lệch như sau:
Trong giai đoạn sản xuất kinh doanh, nếu có chênh lệch tỷ giá phát sinh, lãi từ tỷ giá sẽ được ghi nhận vào tài khoản 515 - Doanh thu hoạt động tài chính, trong khi lỗ từ tỷ giá sẽ được phản ánh vào tài khoản 635 - Chi phí tài chính, bao gồm cả doanh nghiệp có hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản.
Nếu trong giai đoạn đầu tư xây dựng cơ bản xảy ra chênh lệch tỷ giá, số chênh lệch này sẽ được ghi nhận vào tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái.
Trong các nghiệp vụ kinh tế và tài chính liên quan đến ngoại tệ, cần theo dõi chi tiết theo nguyên tệ trên Tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại” và thực hiện quy đổi sang Đồng Việt Nam dựa trên tỷ giá giao dịch.
Doanh nghiệp có thể ghi sổ bằng ngoại tệ (sau khi xin phép), nhưng khi lập báo cáo tài chính tại Việt Nam, cần quy đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch.
Cuối niên độ kế toán, số dư cuối kỳ của tài khoản vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ cần được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng Đối với vàng, bạc, đá quý, việc phản ánh trong nhóm tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho các đơn vị không đăng ký kinh doanh các mặt hàng này Khi tính giá xuất của vàng, bạc, đá quý, có thể sử dụng một trong các phương pháp như giá thực tế đích danh, giá bình quân gia quyền, giá nhập trước xuất trước, hoặc giá nhập sau xuất trước.
1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền
Để đảm bảo tính chính xác trong quản lý tài chính, doanh nghiệp cần phản ánh kịp thời các khoản thu, chi bằng tiền Việc khóa sổ kế toán tiền mặt vào cuối mỗi ngày giúp có số liệu đối chiếu chính xác với thủ quỹ, từ đó nâng cao hiệu quả kiểm soát tài chính.
Tổ chức thực hiện đầy đủ và thống nhất các quy định về chứng từ và thủ tục hạch toán vốn bằng tiền để kiểm soát và phát hiện kịp thời các trường hợp chi tiêu lãng phí Đồng thời, cần so sánh và đối chiếu thường xuyên số liệu giữa sổ quỹ tiền mặt.
Tổ chức kế toán tiền mặt tại quỹ trong doanh nghiệp
1.2.1 Những quy định chung về hạch toán kế toán vốn bằng tiền
Mỗi doanh nghiệp cần duy trì một lượng tiền mặt để đáp ứng nhu cầu chi tiêu hàng ngày trong hoạt động sản xuất kinh doanh Tiền mặt trong doanh nghiệp thường bao gồm giấy bạc ngân hàng Việt Nam, ngoại tệ, ngân phiếu, vàng bạc và các kim loại quý Để đảm bảo hạch toán chính xác, tiền mặt được tập trung tại quỹ, và mọi giao dịch liên quan đến thu, chi, quản lý và bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện.
Pháp lệnh kế toán và thống kê nghiêm cấm thủ quỹ thực hiện việc mua bán hàng hóa, vật tư, cũng như kiêm nhiệm công việc tiếp liệu và kế toán.
Kế toán tiền mặt phải theo dõi, kiểm tra thường xuyên liên tục số hiện có,
Cuối ngày, thủ quỹ cần lập báo cáo quỹ dựa trên chứng từ thu chi và gửi kèm sổ quỹ cùng chứng từ gốc cho kế toán vốn bằng tiền Đồng thời, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ thực tế và đối chiếu với sổ sách kế toán Nếu phát hiện sai lệch, thủ quỹ và kế toán cần phối hợp tìm nguyên nhân.
1.2.2 Chứng từ kế toán sử dụng
- Phiếu thu (Mẫu số 01 - TT)
Phiếu thu do kế toán lập gồm 3 liên, cần ghi đầy đủ thông tin và có chữ ký xác nhận Sau khi hoàn tất, phiếu thu sẽ được chuyển cho kế toán trưởng để kiểm tra và giám đốc ký duyệt Cuối cùng, phiếu sẽ được gửi cho thủ quỹ để thực hiện thủ tục nhập quỹ.
Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên.
Thủ quỹ sẽ giữ lại một liên để ghi sổ quỹ, một liên sẽ được giao cho người nộp tiền, và một liên sẽ được lưu tại nơi lập phiếu Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu cùng với chứng từ gốc sẽ được chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
- Phiếu chi (Mẫu số 02 - TT)
Phiếu chi được lập thành ba liên và chỉ được xuất quỹ khi có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc và thủ quỹ Người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi.
Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu.
Liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán.
Liên 3 giao cho người nhận tiền.
Việc quản lý thu chi tiền mặt tại quỹ yêu cầu phải có lệnh thu chi rõ ràng Lệnh này cần được ký bởi giám đốc hoặc người được ủy quyền, cùng với chữ ký của kế toán trưởng.
Dựa trên các lệnh thu chi kế toán, thủ quỹ sẽ lập các phiếu thu - chi Sau khi nhận phiếu, thủ quỹ thực hiện việc thu hoặc chi theo chứng từ đã được cung cấp Khi hoàn tất giao dịch, thủ quỹ sẽ ký tên và đóng dấu xác nhận.
“Đã thu tiền” hoặc “Đã chi tiền” được ghi trên các phiếu, và các phiếu thu, phiếu chi này sẽ được sử dụng để ghi chép vào sổ quỹ tiền mặt cũng như báo cáo quỹ.
Cuối ngày thủ quỹ kiểm tra lại tiền tại quỹ, đối chiếuvới báo cáo quỹ rồi nộp báo cáo quỹ và các chứng từ cho kế toán.
Phiếu thu là một trong những tài liệu quan trọng để hạch toán vào tài khoản 111, bên cạnh phiếu chi Để đảm bảo tính hợp lệ, cần kèm theo các chứng từ gốc liên quan như giấy đề nghị tạm ứng.
-Giấy đề nghị thanh toán
1.2.3 Tài khoản sử dụng và kết cấu tài khoản Để hạch toán tiền mặt tại quỹ,kế toán sử dụng TK 111 “Tiền mặt” Tài khoản
Số 111 phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp, bao gồm tiền Việt Nam (cả ngân phiếu), ngoại tệ, vàng bạc, kim khí và đá quý.
Kết cấu tài khoản 111 như sau
+ Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ.
+ Khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kin khí đá quý phát hiện thừa khi kiểm kê.
+ Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kì.
Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý và đá quý xuất quỹ cần được quản lý chặt chẽ Đồng thời, việc phát hiện thiếu hụt các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc và kim khí đá quý trong quá trình kiểm kê là điều cần lưu ý để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài sản.
+ Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kì.
Tổng phát sinh tăng Tổng phát sinh giảm
-Tài khoản 1111-Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu chi,tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt.
Tài khoản 1112-Ngoại tệ ghi nhận tình hình thu chi, sự thay đổi giá trị và số dư quỹ ngoại tệ trong quỹ tiền mặt, được quy đổi theo giá trị đồng Việt Nam.
-Tài khoản 1113-Vàng,bạc,kim khí quý,đá quý: Phản ánh giá trị vàng ,bạc,kim khí quý,đá quý nhập,xuất,tồn quỹ.
1.2.4 Sơ đồ kế toán vốn tiền mặt
Rút tiền gửi ngân hàng Gửi tiền mặt nhập quỹ tiền mặt vào ngân hàng
Thu hội các khoản nợ phải thu
Chi tạm ứng,kí c ược kí quỹ bằng tiền mặt
Thu hồi các khoản đầu tư Mua vật tư,hàng hóa,
Vay ngắn hạn,vay dài hạn, nhận kí quỹ ngắn hạn,dài hạn
Nhận vốn góp,vốn cấp bằng tiền mặt
Chi phí phát sinh bằng tiền mặt
Doanh thu HĐSXKD và HĐ bằng tiền mặt
Thanh toán nợ bằng tiền mặt
Ngoại tệ tăng trong kì Ngoại tệ giảm trong kì
Số dư ngoại tệ hiện có
Hạch toán tiền mặt ngoại tệ là quy trình quan trọng đối với các đơn vị sản xuất và kinh doanh Khi phát sinh các giao dịch thu, chi ngoại tệ, kế toán cần ghi sổ kế toán một cách chính xác và lập báo cáo bằng đơn vị tiền tệ thống nhất là "đồng" Việt Nam Việc này đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính.
Nguyên tệ cần được theo dõi chi tiết trên tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại” cho từng loại tài khoản như “Tiền mặt”, “Tiền gửi ngân hàng” và “Tiền đang chuyển” Khi có sự thay đổi, ghi Nợ khi tăng và ghi Có khi giảm Đồng thời, việc ghi chép cũng phải được thực hiện trên sổ kế toán chi tiết công nợ phải thu và phải trả, đặc biệt là với các khoản nợ có gốc ngoại tệ.
Kế toán tiền gửi ngân hàng
1.3.1 Nguyên tắc hạch toán tiền gửi ngân hàng
Kế toán tiền gửi ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp Đa số tiền của doanh nghiệp thường được gửi tại ngân hàng, kho bạc hoặc các công ty tài chính để thực hiện các giao dịch thanh toán không dùng tiền mặt.
Trong kế toán tiền gửi ngân hàng, khi nhận chứng từ từ ngân hàng, kế toán cần kiểm tra và đối chiếu với chứng từ gốc đi kèm.
Khi có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán, chứng từ gốc và chứng từ ngân hàng, kế toán tiền gửi ngân hàng cần ngay lập tức thông báo cho ngân hàng để tiến hành đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời.
Khi nhận được các chứng từ do ngân hàng gửi đến kế toán phải kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo.
Khi có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp và số liệu trên chứng từ gốc cũng như chứng từ của Ngân hàng, doanh nghiệp cần thông báo cho ngân hàng để tiến hành đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời Nếu đến cuối kỳ mà nguyên nhân chênh lệch vẫn chưa được xác định, kế toán sẽ ghi sổ theo giấy báo hoặc bản sao kê của Ngân hàng.
Số chênh lệch tài sản được ghi vào các Tài khoản chờ xử lý, bao gồm TK 138.3 cho tài sản thiếu và TK 338.1 cho tài sản thừa Trong kỳ tiếp theo, cần tiếp tục kiểm tra và đối chiếu để xác định nguyên nhân chênh lệch nhằm điều chỉnh lại số liệu đã ghi sổ.
Khi doanh nghiệp mở tài khoản tiền gửi ngân hàng tại nhiều ngân hàng, kế toán cần tổ chức hạch toán chi tiết theo từng ngân hàng Điều này giúp thuận tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu thông tin tài chính.
Các đơn vị có bộ phận phụ thuộc cần mở tài khoản chuyên thu và chuyên chi để thuận tiện cho giao dịch và thanh toán Đồng thời, cần thiết lập sổ chi tiết nhằm giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng từng loại tiền gửi.
Khi gửi tiền vào ngân hàng bằng ngoại tệ, số tiền này sẽ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá bình quân trên thị trường tiền tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm giao dịch Đối với trường hợp mua ngoại tệ để gửi vào ngân hàng, số tiền sẽ được ghi nhận theo tỷ giá mua thực tế phải trả.
Khi rút tiền gửi từ ngân hàng bằng ngoại tệ, số tiền sẽ được quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán TK 1122 Việc quy đổi này có thể thực hiện theo các phương pháp như bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, hoặc thực tế đích danh.
Giấy báo nợ, giấy báo có, bản sao kê của ngân hàng - Séc chuyển khoản, séc định mức, séc bảo chi, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ “Báo Nợ”, “Báo Có” của ngân hàng ghi vào các sổ kế toán tổng hợp.
Kế toán tiền gửi ngân hàng sử dụng các sổ kế toán tổng hợp tuỳ thuộc vào hình thức kế toán đơn vị áp dụng.
1.3.3 Kết cấu và tài khoản kế toán sử dụng a Tài khỏan sử dụng
Tài khoản để hạch toán tiền gửi Ngân hàng là TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, có
- Tài khoản 1121 - Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại Ngân hàng bằng Đồng Việt Nam.
Tài khoản 1122 - Ngoại tệ ghi nhận số tiền gửi vào, rút ra và số dư hiện tại tại Ngân hàng bằng các loại ngoại tệ đã được quy đổi sang đồng Việt Nam.
- Tài khoản 1123 - Vàng, bạc, kim loại quý, đá quý: Phản ánh giá trị vàng,bạc,kim loại,đá quý. b Kết cấu
+ Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý gửi vào ngân hàng.
+ Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền gửi ngoại tệ cuối kì.
+ Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý rút từ ngân hàng.
+ Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền gửi ngoại tệ cuối kì.
Tổng phát sinh giảm c, Chứng từ sử dụng
-Bản sao kê của Ngân hàng
Các chứng từ khác như séc chuyển khoản, séc định mức, séc bảo chi, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu…
Căn cứ hạch toán tiền gửi ngân hàng bao gồm giấy báo có, giấy báo nợ và bảng kê của ngân hàng, kèm theo các chứng từ gốc như ủy nhiệm thu, chi Khi nhận các chứng từ từ ngân hàng, kế toán cần kiểm tra và đối chiếu với chứng từ gốc để đảm bảo tính chính xác.
Trong trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc và số liệu trên chứng từ ngân hàng, đơn vị cần thông báo cho ngân hàng để tiến hành đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời.
Nếu đến cuối tháng vẫn chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch, kế toán sẽ ghi sổ dựa trên số liệu từ giấy báo hoặc bảng sao kê ngân hàng Trong tháng tiếp theo, cần tiếp tục kiểm tra, đối chiếu và tìm ra nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh số liệu đã ghi.
Gửi tiền mặt vào ngân hàng Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ
Sơ đồ kế toán tiền gửi ngân hàng bằng tiền Việt Nam.
Thu hồi các khoản đầu tư b ằ ng tiền gửi ngân hàng Đầu tư ngắn hạn,dài hạn b ằ ng tiền gửi ngân hàng
Thu hồi các khoản nợ phải thu bằng tiền gửi ngân hàng
Chi tạm ứng,kí quỹ.kí c ược bằng tiền gửi ngân hàng
Thu hồi các khoản tạm ứng, kí cược,kí quỹ bằng TGNH
Mua vật tư,hàng hóa,công c ụ TSCĐ bằng TGNH.
Vay ngắn hạn,vay dài hạn bằng tiền gửi ngân hàng
Nhận vốn góp,vốn cấp bằng tiền gửi ngân hàng
154,642 Chi phí phát sinh bằng tiền gửi ngân hàng
Doanh thu HĐSXKD,HĐ khác bằng tiền gửi ngân hàng
311,315,331 Thanh toán nợ bằng tiền gửi ngân hàng
+Hạch toán tiền gửi bằng ngoại tệ.
Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng ngoại tệ
Tỷ giá thực tế là tỷ giá ghi sổ hoặc bình quân của ngoại tệ khi nhận nợ, đặc biệt trong các giao dịch liên ngân hàng.
Doanh thu,TN tài chính,thu nhập khác bằng ngoại tệ.
Tỷ giá thực tế hoặc BQLNH
Tại thời điểm PS nghiệp vụ)
152,153,156,133 Mua vật tư,hàng hóa,công c ụ , TSCĐ bằng ngoại tệ.
Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá thực tế của ngoại tệ tại thời điểm xuất dùng PS nghiệp vụ
Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối n ăm
Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối n ă m
Tât cả các nghiệp vụ trên đều phải đồng thời ghi đơn TK 007-Ngoại tệ các loại.
007 Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng ngoại tệ Doanh thu,TN tài chính Mua vật tư,hàng hóa,công cụ,
Tn khác bằng ngoại tệ TSCĐ bằng ngoại tệ.
+Hạch toán tiền đang chuyển.
Xuất tiền mặt gửi vào NH chưa nhận được giấy báo có
Nhận được giấy báo có của NH về số tiền đã gửi
Thu nợ nộp thẳng vào NH, chưa nhận được giấy báo có
Nhận được giấy báo có của NH về số tiền đã trả nợ
Thu tiền bán hàng nộp vào NH chưa nhận được giấy báo có
Chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm
Chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm
Các hình thức ghi sổ kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
Hiện nay theo chế độ quy định có 5 hình thức ghi sổ kế toán:
• Hình thức nhật kí chung
• Hình thức nhật kí-sổ cái.
• Hình thức chứng từ ghi sổ
• Hình thức nhật kí chứng từ.
• Hình thức kế toán máy.
Tùy theo đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô của doanh nghiệp và mỗi doanh nghiệp lựa chon hình thức ghi sổ khác nhau.
1.4.1 Hình thức kế toán nhật kí chung a,Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung:
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh cần được ghi chép vào sổ Nhật ký, đặc biệt là sổ Nhật ký chung, theo thứ tự thời gian và nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ Dữ liệu từ các sổ Nhật ký sẽ được sử dụng để ghi vào Sổ Cái cho từng nghiệp vụ phát sinh Hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm một số loại sổ chủ yếu.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sổ chi tiết kế toán 111,112
Sổ cái 111,112 Bảng tổng hợp chi tiết 111,112
Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức kế toán nhật ký chung
Chú thích: Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng,hoặc định kì Đối chiếu,kiểm tra
Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh c, Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật kí chung
Hàng ngày, các chứng từ đã được kiểm tra sẽ là cơ sở để ghi sổ Trước tiên, các nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi vào sổ Nhật ký chung.
Dựa trên số liệu từ sổ Nhật ký chung, các giao dịch sẽ được ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán tương ứng Nếu đơn vị có sử dụng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ phát sinh cũng sẽ được ghi chép đồng thời vào các sổ, thẻ này để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin kế toán.
Khi đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt, hàng ngày cần ghi chép các nghiệp vụ phát sinh dựa trên chứng từ liên quan Vào cuối tháng hoặc định kỳ, tùy thuộc vào khối lượng nghiệp vụ, cần tổng hợp số liệu từ từng sổ Nhật ký đặc biệt để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ các số liệu trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi xác nhận tính chính xác của số liệu, thông tin từ Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết sẽ được sử dụng để lập các Báo cáo tài chính.
1.4.2 Nhật ký sổ cái. a,Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái:
Các nghiệp vụ kinh tế và tài chính được ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trong sổ kế toán tổng hợp duy nhất, gọi là sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái bao gồm nhiều loại sổ kế toán khác nhau.
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Sổ ,thẻ kế toán chi tiết TK112
Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính Nhật kí sổ cái
Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức kế toán Nhật ký-sổ cái
Ghi cuối tháng Đối chiếu,kiểm tra c,Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật kí-sổ cái
Hàng ngày, kế toán dựa vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra để ghi sổ Đầu tiên, kế toán xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có, sau đó thực hiện ghi chép vào Sổ Nhật ký và Sổ Cái.
Mỗi chứng từ kế toán, bao gồm các loại như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất và phiếu nhập, được ghi chép trên một dòng trong cả Nhật ký và Sổ Cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập để tổng hợp các chứng từ cùng loại phát sinh nhiều lần trong ngày hoặc theo định kỳ từ 1 đến 3 ngày.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp toàn bộ chứng từ phát sinh vào Sổ Nhật ký và Sổ Cái, đồng thời cập nhật các sổ và thẻ kế toán chi tiết Sau đó, kế toán thực hiện việc cộng số liệu từ cột phát sinh trong Nhật ký và các cột Nợ, Có của từng tài khoản trong Sổ Cái để ghi vào dòng tổng cộng phát sinh cuối tháng.
Dựa vào số phát sinh của các tháng trước và số phát sinh trong tháng này, ta có thể tính toán số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng hiện tại Bên cạnh đó, từ số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán, ta sẽ xác định được số dư cuối tháng (cuối quý) cho từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký -
Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền "Phát sinh" trong phần Nhật Ký được tính bằng tổng số tiền phát sinh Nợ của tất cả các Tài khoản, tương đương với tổng số tiền phát sinh Có của các tài khoản.
Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh
Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng.
Dựa vào số liệu khoá sổ, các đối tượng lập "Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản Số liệu trên bảng này cần được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Sau khi khóa sổ, số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và “Bảng tổng hợp chi tiết” sẽ được kiểm tra và đối chiếu Nếu các số liệu này khớp và chính xác, chúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
1.4.3 Chứng từ ghi sổ a,Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:
Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ được kế toán lập dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc từ bảng tổng hợp các chứng từ kế toán có cùng loại và nội dung kinh tế tương đồng.
TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CP XÂY DỰNG & ĐIỆN NƯỚC LẮP MÁY ĐẠI DƯƠNG
Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Xây dựng và Điện nước lắp máy Đại Dương .1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty CP Xây dựng và Điện nước lắp máy Đại Dương
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty CP Xây dựng và Điện nước lắp máy Đại Dương
Công ty Cổ phần Xây dựng và Điện nước lắp máy Đại Dương, thành lập theo Giấy phép kinh doanh số 0201291408, được cấp bởi Sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Hải Phòng vào ngày 28 tháng 02 năm 2013.
Tên công ty viết bằng tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG
VÀ ĐIỆN NƯỚC LẮP MÁY ĐẠI DƯƠNG. Địa chỉ trụ sở chính: Số 744 Lô 22, Khu đô thị ngã 5 Sân bay Cát Bi,
Phường Đông Khê, Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam
- Số tài khoản tại Ngân hàng thương mại cổ phần Á Châu: 934.01.00.00002
Công ty Cổ phần Xây dựng và Điện nước Lắp máy Đại Dương là một doanh nghiệp tư nhân hoạt động theo luật Doanh nghiệp, có tư cách pháp nhân và hạch toán kinh tế độc lập Công ty được phép mở tài khoản tại Ngân hàng thương mại cổ phần Á Châu và có con dấu riêng để thực hiện giao dịch Ngoài ra, công ty còn có quyền mở rộng sản xuất kinh doanh theo quy định của pháp luật hiện hành.
Kể từ khi thành lập, công ty vẫn duy trì quy mô nhỏ, chủ yếu kinh doanh các sản phẩm như máy móc điện, thiết bị điện và vật liệu điện Gần đây, nhận thấy nhu cầu thị trường trong ngành xây dựng ngày càng tăng, công ty đã quyết định mở rộng danh mục sản phẩm, bao gồm xi măng, thạch cao, thép lá, thép tấm và lưới thép B40.
Công ty tuân thủ nguyên tắc kinh doanh "Hợp tác tin cậy cùng phát triển" để duy trì và mở rộng thị phần Nhờ vào giá cả cạnh tranh, chất lượng sản phẩm cao và dịch vụ bán hàng hoàn hảo, công ty đã xây dựng được niềm tin vững mạnh và sự hài lòng từ khách hàng trong nước.
Lĩnh vực kinh doanh của công ty :
- Sản xuất bê tông và các sản phẩm từ xi măng và thạch cao.
- Bán buôn kim loại và quặng kim loại.
Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ bán buôn máy móc và thiết bị điện, bao gồm linh kiện điện tử viễn thông và vật liệu điện Sản phẩm của chúng tôi bao gồm máy phát điện, động cơ điện, dây điện và các thiết bị khác phục vụ cho hệ thống mạch điện.
- Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác.
Trong những năm tới, công ty sẽ tập trung vào việc đổi mới và sắp xếp lại máy móc thiết bị để phù hợp hơn với quy trình sản xuất Đồng thời, công ty cũng đang mở rộng quy mô sản xuất và tuyển dụng thêm nhiều công nhân, nhằm tạo điều kiện cho họ có công ăn việc làm, giúp họ tự nuôi sống bản thân và gia đình.
2.1.2 Khái quát kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong những năm gần đây
Công ty Cổ phần Xây dựng và Điện nước Lắp máy Đại Dương, một doanh nghiệp mới thành lập, đang phát triển mạnh mẽ với nguồn hàng ổn định trên thị trường Cơ sở vật chất và bến bãi của công ty được nâng cấp và đầu tư mới, đảm bảo yêu cầu về kỹ thuật và an toàn lao động Công ty cũng cam kết thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng góp ngân sách Nhà nước và chú trọng đến đời sống vật chất, tinh thần của người lao động.
Dù phải đối mặt với thách thức của nền kinh tế thị trường, công ty đã nhanh chóng thích ứng với cơ chế quản lý kinh tế mới, không chỉ thực hiện các chức năng nhiệm vụ mà còn tổ chức kinh doanh hiệu quả, từ đó đạt được những thành tích đáng kể và khẳng định xu thế phát triển vững chắc.
2.1.3 Những khó khăn, thuận lợi và thành tích đạt được của công ty trong quá trình hoạt động a.Thuận lợi
Trong bối cảnh nền kinh tế hội nhập và cơ chế mở cửa thuận lợi, việc cải cách nền hành chính đã tạo ra nhiều cơ hội phát triển cho các doanh nghiệp, đặc biệt là Công ty.
Cổ phần Xây dựng và Điện nước Lắp máy Đại Dương nói riêng.
Công ty đang tích cực áp dụng công nghệ tiên tiến để nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, từ đó chiếm lĩnh thị trường tiềm năng Sự cải tiến này không chỉ tạo dựng niềm tin cho khách hàng mà còn thu hút thêm nhiều khách hàng mới nhờ vào chất lượng hàng hóa vượt trội.
Phòng sản xuất và kỹ thuật
Sự nhiệt tình và nỗ lực không ngừng của đội ngũ nhân viên là yếu tố then chốt giúp công ty phát triển bền vững Trách nhiệm của mỗi cá nhân trong công ty đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra thành công chung.
Chiến lược kinh doanh của công ty tập trung vào việc khai thác hiệu quả các tiềm năng đa dạng hóa sản xuất và mở rộng đầu tư trong lĩnh vực công nghiệp Nhờ vào chiến lược này, công ty đã gặt hái nhiều thành công trong hoạt động kinh doanh trong những năm qua Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu đạt được, công ty cũng phải đối mặt với nhiều khó khăn.
Có nhiều sự cạnh tranh của các công ty cùng ngành nghề trong khu vực.
Công ty mới thành lập sẽ đối mặt với nhiều thách thức trong quản lý và hoạt động kinh doanh do thiếu kinh nghiệm và các mối quan hệ làm ăn lâu dài.
Vẫn chưa áp dụng nhiều kỹ thuật hiện đại vẫn chủ yêu áp dụng kỹ thuật thủ công nên còn tốn sức người và thời gian.
2.1.4 Tổ chức kế toán tại doanh nghiệp
Sơ đồ Mô hình tổ chức bộ máy quản lý Công ty CP XD & Điện nước Lắp máy Đại Dương
Giám đốc công ty là người đứng đầu, chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động kinh doanh và đưa ra quyết định chiến lược Họ quản lý, sử dụng và bảo tồn vốn của công ty, đồng thời hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động của mình.
Phòng kế toán là bộ phận tư vấn cho giám đốc về quản lý tài chính của công ty, nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh hiệu quả, bảo đảm lợi nhuận và nâng cao đời sống, thu nhập cho nhân viên.
Tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty CP XD & Điện nước Lắp máy Đại Dương
Vốn bằng tiền là một phần quan trọng của vốn lưu động trong doanh nghiệp, đại diện cho tài sản tồn tại dưới hình thức giá trị Vốn này chủ yếu hình thành từ quá trình bán hàng và các quan hệ thanh toán, tồn tại trực tiếp dưới dạng tiền tệ Tại công ty CP XD & Điện nước Lắp máy Đại Dương, vốn bằng tiền bao gồm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
Vốn bằng tiền là loại tài sản đặc biệt,nó là vật ngang giá chung,do vậy trong quá trình quản lý rất dễ xảy ra tham ô lãng phí.
2.2.1 Tổ chức kế toán tiền mặt tại công ty CP XD & Điện nước Lắp máy Đại Dương
Tiền mặt là nguồn vốn quan trọng được thủ quỹ bảo quản an toàn trong két sắt của công ty, phục vụ cho chi tiêu hàng ngày và hỗ trợ thanh toán giao dịch hiệu quả.
Sổ chi tiết kế toán
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến thu chi tiền mặt, quản lý và bảo quản tiền mặt tại công ty đều do thủ quỹ đảm nhiệm Thủ quỹ không được ủy quyền cho người khác thực hiện nhiệm vụ của mình và không được kiêm nhiệm công tác kế toán hoặc mua bán vật tư hàng hóa, nhằm đảm bảo tính chính xác, trung thực và khách quan trong công việc.
Thủ quỹ chỉ được phép xuất tiền khi có đầy đủ chứng từ hợp lệ Trong những năm gần đây, công ty không có hoạt động liên quan đến ngoại tệ, vàng bạc, kim loại quý và đá quý.
Mỗi ngày, kế toán dựa vào các giao dịch mua bán, khoản tạm ứng, phiếu thu và phiếu chi để lập các chứng từ cần thiết, làm cơ sở cho việc thu, mua và chi tiền trong công ty Điều này giúp đối chiếu số tiền thực tế có trong công ty, nhằm ngăn chặn tình trạng thất thoát tài chính.
Khi có chứng từ gốc, kế toán và thủ quỹ ghi dữ liệu vào sổ quỹ tiền mặt Sổ quỹ tiền mặt được đóng từng quyển vào cuối tháng để theo dõi số dư quỹ đầu tháng, các phát sinh trong tháng, và số dư quỹ cuối tháng.
Kế toán sẽ tổng hợp dữ liệu từ sổ quỹ và ghi chép các nghiệp vụ tăng giảm tiền mặt vào sổ nhật ký chung Việc này được thực hiện theo trình tự kinh tế phát sinh và nội dung của từng nghiệp vụ để đảm bảo tính chính xác và hợp lý.
Dựa vào nhật ký chung, kế toán tiếp tục ghi chép vào sổ cái tài khoản 111 theo các nghiệp vụ phát sinh Cuối quý, dựa trên số liệu tổng hợp từ sổ cái tài khoản 111, kế toán lập bảng cân đối số phát sinh và bảng cân đối kế toán.
2.2.1.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng.
-Phiếu thu ( Mã số 01 - TT)
-Phiếu chi ( Mã số 02 - TT)
-Giấy đề nghị tạm ứng ( Mã số 03 - TT)
-Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mã số04 - TT)
-Giấy đề nghị thanh toán (Mã số 05 - TT)
-Sổ quỹ tiền mặt ( Mẫu số S07 – DNN)
-Sổ nhật kí chung (Mẫu số S03a – DNN)
-Sổ cái TK 111 (Mẫu số S03b – DNN)
Phiếu thu được kèm với HĐ GTGT (Liên 3: Nội bộ)
Phiếu thu và phiếu chi được tổ chức thành quyển, với mỗi quyển được đánh số từ trang 1 đến trang n trong một năm Số phiếu thu và phiếu chi cũng được đánh số thứ tự từ 01 đến n, liên tục từ quyển này sang quyển khác Mỗi phiếu thu và phiếu chi được lập thành 2 đến 3 liên, với đầy đủ chữ ký của người thu, người nhận và người cho phép nhập, xuất quỹ; riêng phiếu chi còn cần chữ ký của thủ trưởng đơn vị.
Khi lập phiếu thu hoặc chi, một liên sẽ được giữ lại tại nơi lập phiếu, trong khi các liên còn lại phải chuyển cho thủ quỹ để thực hiện việc thu hoặc chi tiền Sau khi hoàn tất giao dịch, thủ quỹ cần đóng dấu “đã thu” hoặc “đã chi” và ký tên vào phiếu tương ứng Thủ quỹ giữ một liên để ghi sổ quỹ và giao một liên cho người nộp hoặc người nhận tiền Cuối mỗi ngày, thủ quỹ sẽ căn cứ vào các chứng từ để ghi vào sổ quỹ.
Thủ quỹ cần thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế và đối chiếu với số liệu trong sổ quỹ Nếu có sự chênh lệch, thủ quỹ và kế toán phải tự kiểm tra, xác định nguyên nhân và thực hiện các biện pháp xử lý kịp thời.
- Tài khoản sử dụng: TK 111
Công ty CP XD & Điện nước Lắp máy Đại Dương chỉ sử dụng tiền Việt Nam đồng trong quỹ, không có ngoại tệ hay vàng bạc, đá quý Do đó, công ty hạch toán qua một tài khoản duy nhất là TK 111: Tiền mặt, được chi tiết thành TK 1111: Tiền mặt tại quỹ.
Sổ quỹ Sổ nhật kí chung
Bảng cân đối số phát sinh
2.2.1.2.Quy trình hạch toán kế toán tiền mặt tại công ty CP XD & Điện nước Lắp máy Đại Dương
Chú thích: Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng,hoặc định kì Đối chiếu,kiểm tra
Khi xảy ra nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, kế toán dựa vào hóa đơn bán hàng, mua hàng và hóa đơn GTGT để lập phiếu thu, phiếu chi Sau đó, các phiếu này sẽ được trình ký bởi kế toán trưởng và giám đốc, rồi chuyển cho thủ quỹ để thực hiện thanh toán và ghi sổ quỹ.
Dựa vào phiếu thu và phiếu chi, kế toán tổng hợp sẽ ghi chép vào sổ nhật ký chung và sổ cái tiền mặt Cuối mỗi quý, kế toán sẽ lập bảng cân đối số phát sinh và cân đối kế toán dựa trên sổ cái.
2.2.1.3 Một số nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt tại công ty a, Kế toán ghi tăng tiền mặt tại quỹ.
VD1: Ngày 01/04/2015 bán 10 tấn xi măng cho công ty cổ phần Lan Nguyên tổng tiền thanh toán là 14.850.000, thuế GTGT 10%, đã thu bằng tiền mặt.
Từ hóa đơn GTGT số 142, kế toán lập phiếu thu số 08/16 Sau đó phản ánh
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 3: Nội bộ Ngày 01 tháng 04 năm 2015
Công ty Cổ phần Xây dựng Điện nước Lắp máy Đại Dương, có mã hiệu AA/14P và số 0000142, tọa lạc tại số 744 Lô 22, Khu Ngã 5 Sân bay Cát Bi, phường Đông Khê, quận Ngô Quyền, Hải Phòng.
Họ tên người mua hàng : Hoàng Thanh Tú
Tên đơn vị : Công ty Cố phần Lan Nguyên Địa chỉ : 22/28 Lê Lợi, Ngô Quyền, Hải Phòng
Hình thức thanh toán : Tiền mặt Mã số thuế: 0201269635
STT Tên hàng hóa,dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng: 13.500.000 Tiền thuế GTGT (10%) 1.350.000 Tổng cộng tiền thanh toán:……… 14.850.000
Số tiền viết bằng chữ : Mười bốn triệu tám trăm năm mươi nghìn đồng/.
Người mua hàng Người bán hàng
(kí,đóng dấu,ghi rõ họ tên) Đơn vị : Công ty CP XD Điện nước Lắp máy Đại Dương Địa chỉ : Số 744 Lô 22, Khu Ngã 5 Sân bay Cát Bi,
P.Đông Khê, Q.Ngô Quyền, HP
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
Họ và tên người nộp tiền: Phạm Đức Nghĩa Địa chỉ: 35 Chợ Con, Lê Chân, Hải Phòng
Lý do nộp: Thanh toán tiền hàng công ty Lan Nguyên
Số tiền: 14.850.000 (Viết bằng chữ) : Mười bốn triệu tám trăm năm mươi nghìn đồng.
(Ký, họ tên, đóng dấu)
(Ký, họ tên) Đã nhận đủ tiền (viết bằng chữ) : Mười bốn triệu tám trăm năm mươi nghìn đồng
VD2 : Ngày 11/04 thu tiền hàng từ Công ty TNHH Ánh Sáng theo hóa đơn
MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CPXD ĐIỆN NƯỚC LẮP MÁY ĐẠI DƯƠNG
Đánh giá chung về công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty CP XD Điện nước Lắp máy Đại Dương
3.1 Đánh giá chung về công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty CP XD Điện nước Lắp máy Đại Dương.
Công ty CP XD & Điện nước Lắp máy Đại Dương được thành lập vào ngày
Từ ngày 28 tháng 2 năm 2013, công ty đã trải qua nhiều khó khăn để phát triển và khẳng định vị thế trên thị trường Ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ công nhân viên đã nỗ lực vượt qua thử thách, nâng cao trình độ quản lý và đào tạo đội ngũ nhân viên Nhờ vào việc thực hiện hiệu quả các kế hoạch kinh doanh, uy tín của công ty ngày càng được nâng cao, hoạt động kinh doanh mở rộng và đời sống cán bộ công nhân viên được cải thiện Đặc biệt, bộ máy kế toán được tổ chức hợp lý, với đội ngũ nhiệt tình và sáng tạo, đã góp phần quan trọng vào sự thành công chung Sự hỗ trợ của công nghệ thông tin đã giúp công tác kế toán trở nên đơn giản hơn, cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác, đáp ứng tốt các yêu cầu quản lý của công ty.
Sau thời gian tìm hiểu về công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty CP XD Điện nước Lắp máy Đại Dương, tôi đã nhận được sự hỗ trợ tận tình từ Ban giám đốc và phòng kế toán, cùng các phòng ban liên quan Điều này đã giúp tôi áp dụng những kiến thức lý thuyết đã học vào thực tiễn, mang lại trải nghiệm quý báu trong lĩnh vực kế toán.
Dựa trên những hiểu biết của mình, em xin đưa ra một số nhận xét về công tác hạch toán kế toán và tình hình sản xuất của Công ty CP XD Điện nước Lắp máy Đại Dương Trong đó, công tác kế toán vốn bằng tiền có những ưu điểm nổi bật, giúp công ty quản lý tài chính hiệu quả và đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Công ty đã xây dựng một mô hình quản lý và hạch toán khoa học, đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế thị trường, giúp bộ máy quản lý hoạt động hiệu quả và nhịp nhàng.
Về tổ chức bộ máy kế toán.
Công ty CP XD Điện nước Lắp máy Đại Dương áp dụng mô hình tổ chức kế toán tập trung, trong đó mọi nhân viên kế toán đều làm việc dưới sự giám sát của kế toán trưởng Các kế toán viên có nhiệm vụ ghi chép các nghiệp vụ phát sinh ban đầu và thu thập số liệu đơn giản để gửi về phòng kế toán Kế toán trưởng sẽ tổng hợp các số liệu và thực hiện việc lập sổ sách kế toán cần thiết Mô hình này phù hợp với quy mô sản xuất và kinh doanh hiện tại của công ty.
Công ty sở hữu đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao, nhiệt tình và nhạy bén, với khả năng vận dụng linh hoạt trong việc xử lý các nghiệp vụ phát sinh và tổng hợp thông tin kế toán một cách hiệu quả.
Quá trình hạch toán ban đầu và kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ được thực hiện một cách kỹ lưỡng và cẩn thận, nhằm đảm bảo tính chính xác, hợp lý và rõ ràng Tất cả số liệu sau khi tổng hợp đều được kế toán trưởng kiểm tra kỹ càng.
Công ty luôn chú trọng đến công tác hạch toán, đặc biệt là hạch toán vốn bằng tiền, nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính Việc không ngừng hoàn thiện quy trình hạch toán là một phần quan trọng trong chiến lược phát triển bền vững của công ty.
Công ty CP XD Điện nước Lắp máy Đại Dương áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”, phù hợp với quy mô và điều kiện kế toán của công ty Hình thức này đơn giản trong quy trình hạch toán, giúp công ty thực hiện tốt việc hạch toán vốn bằng tiền Công ty cung cấp số liệu chính xác, kịp thời và đầy đủ, hỗ trợ quản lý và xử lý nhằm sử dụng vốn hiệu quả.
Về chứng từ,sổ sách kế toán sử dụng.
Công ty đã xây dựng một hệ thông các loại chứng từ kế toán quy định cho các nghiệp vụ kinh tế khác nhau đảm bảo tính pháp lý.
Các chứng từ sau khi tổng hợp sẽ được bảo quản theo quy định lưu trữ tài liệu kế toán của nhà nước Thông tin từ các nghiệp vụ phát sinh được ghi chép hàng ngày, đảm bảo tính liên tục và chính xác.
Công ty bảo quản tiền mặt trong két nhằm đảm bảo an toàn và ngăn chặn tham ô, lãng phí Thủ quỹ cần phải là người trung thực, có năng lực chuyên môn và thận trọng, không phải là nhân viên kế toán, để đảm bảo tính công khai và minh bạch Kế toán duy trì mối quan hệ tốt với các ngân hàng, giúp việc gửi tiền trở nên thuận lợi Các chứng từ được cập nhật và đối chiếu thường xuyên với ngân hàng, tạo điều kiện cho việc quản lý tài chính hiệu quả hơn.
Bên cạnh những ưu điểm công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục.
Công ty không sử dụng tài khoản 113 – “tiền đang chuyển” nên đôi khi không phản ánh đúng tình hình tăng giảm của vốn bằng tiền.
Khi giao dịch với các doanh nghiệp khác, nhiều công ty thường gặp tình trạng nợ tiền trong thời gian dài Tuy nhiên, kế toán không thực hiện việc trích lập các khoản dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi, điều này ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng thu hồi vốn của công ty.
Công ty thanh toán lương cho nhân viên vào ngày 30 hàng tháng, điều này yêu cầu một khoản tiền mặt lớn để chi trả, ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp.
Một số kế toán viên còn thiếu kinh nghiệm và trình độ, đôi khi vẫn làm việc dựa trên hiểu biết và kinh nghiệm của bản thân.
Mặc dù công ty đã nỗ lực giảm thiểu khối lượng tính toán và hệ thống sổ sách, việc ghi chép vẫn diễn ra thủ công Hiện tại, công ty chưa có phần mềm kế toán riêng, dẫn đến việc ghi chép và tổng hợp thông tin tốn nhiều thời gian, đặc biệt là vào cuối kỳ kế toán khi khối lượng công việc lớn.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty
Biện pháp 1 : Hoàn thiện về việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn bằng tiền
Cuối tháng, các khoản chi trả của công ty thường tăng cao, dẫn đến nhu cầu lớn về tiền mặt, ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp Để khắc phục tình trạng này, công ty nên xem xét việc trả lương qua thẻ, vừa đảm bảo an toàn vừa mang lại sự tiện lợi.
Công ty nên thiết lập khoản dự phòng nợ phải thu để đảm bảo sự chủ động tài chính, đặc biệt trong các trường hợp khách hàng thanh toán chậm hoặc phát sinh nợ khó đòi.
Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, công ty cần hoàn thiện bộ máy quản lý chi phí, tránh phát sinh các khoản chi không cần thiết như tiếp khách, hội họp và mua sắm tài sản cố định không phục vụ cho mục đích kinh doanh.
Biện pháp 2 : Hoàn thiện việc đưa tài khoản 113 – “Tiền đang chuyển” vào hạch toán
Khi tiền mặt đã được nộp vào ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc gửi qua bưu điện nhưng chưa nhận được giấy báo có từ ngân hàng, công ty không sử dụng tài khoản 113 và phải chờ vài ngày để hạch toán sau khi có đủ chứng từ.
Việc phản ánh số dư công nợ trên báo cáo tài chính hiện chưa chính xác, do đó, việc sử dụng tài khoản 113 trở nên vô cùng cần thiết để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Giải pháp: Công ty nên sử dụng tài khoản 113 theo sơ đồ sau để đảm bảo tính chính xác,hợp lý trong hạch toán:
Xuất tiền mặt gửi vào ngân hàng chưa nhận được giấy báo có
Nhận được giấy báo có của ngân hàng về số tiền đã gửi
Thu nợ nộp thẳng vào ngân hàng chưa nhận được giấy báo có
Nhận được giấy báo có của ngân hàng về số tiền đã trả nợ
Thu tiền bán hàng nộp ngân hàng chưa nhận được giấy báo có
Chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm
Chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối nă m
Hạch toán tiền đang chuyển.
Biện pháp 3 : Hoàn thiện việc tiến hành kiểm kê quỹ định kỳ hoặc đột xuất
Khi phát hiện sự chênh lệch giữa sổ sách kế toán và sổ quỹ tiền mặt, kế toán và thủ quỹ cần tiến hành kiểm tra và đối chiếu lại để xác định nguyên nhân sai sót và tìm ra phương án xử lý hiệu quả.
Việc kiểm kê quỹ thường xuyên là rất quan trọng để phát hiện sớm các sai sót và chênh lệch Nếu không thực hiện, quá trình kiểm tra sẽ tốn nhiều thời gian và có thể dẫn đến mất mát lớn, ảnh hưởng đến nguồn vốn và gây trách nhiệm về những sai sót đó.
Việc kiểm tra quỹ cần được thực hiện thường xuyên, bao gồm cả kiểm tra đột xuất hoặc khi bàn giao quỹ Biên bản kiểm kê phải ghi rõ số hiệu chứng từ và thời điểm kiểm kê Thủ quỹ cần ghi sổ quỹ hàng ngày theo từng nghiệp vụ phát sinh để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Trước khi tiến hành kiểm kê quỹ, thủ quỹ cần kiểm tra kỹ lưỡng các sổ quỹ, phiếu thu, phiếu chi và xác định số dư tồn quỹ tại thời điểm kiểm kê Mọi khoản chênh lệch phát sinh phải được báo cáo ngay cho ban giám đốc để có phương án giải quyết kịp thời.
Khi phát hiện chênh lệch tiền, cần kiểm kê riêng từng loại tiền và ghi rõ nguyên nhân thừa hoặc thiếu Bảng kiểm kê quỹ nên được lập thành hai bản: một bản lưu giữ bởi thủ quỹ và một bản lưu tại bộ phận kế toán, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tiền mặt tại quỹ.
Các khoản thừa quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân, ghi:
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381)
Các khoản thiếu quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381)
Mẫu bảng kiểm kê quỹ:
Biên bản kiểm kê quỹ dùng cho đồng Việt Nam Đơn vi: ……
(Ban hành theo Quyết định số: 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ
Hôm nay, vào giờ ngày tháng năm
Chúng tôi bao gồm Ông/Bà đại diện kế toán, Ông/Bà đại diện thủ quỹ, và Ông/Bà đại diện khác Chúng tôi đã tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt và kết quả như sau:
STT Diễn giải Số lượng Số tiền
I Số dư theo sổ quỹ: x
II Số kiểm kê thực tế x
III Chênh lệch (III = I – II) x
+Thừa: +Thiếu: -Kết luận sau khi kiểm kê quỹ
(Ký, họ tên) Thủ quỹ
(Ký, họ tên) Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ
(Ký, họ tên) Đơn vị : Công ty CP XD Điện nước Lắp máy Đại Dương Địa chỉ : Số 744 Lô 22, Khu Ngã 5 Sân bay Cát Bi, P.Đông
Mẫu số 08a - TT (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ
Hôm nay, vào 09 giờ ngày 31 tháng 05 năm 2015
Chúng tôi xin giới thiệu các đại diện của đơn vị: Ông/Bà Dương Hoàng Ngọc, đại diện kế toán; Ông/Bà Trần Thanh Liêm, đại diện thủ quỹ; và Ông/Bà Hoàng Văn Dương, đại diện Ban giám đốc.
Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt kết quả như sau:
STT Diễn giải Số lượng Số tiền
I Số dư theo sổ quỹ: x 505.270.000
II Số kiểm kê thực tế x 505.270.000
III Chênh lệch (III = I – II) X X
-Kết luận sau khi kiểm kê quỹ …
Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ
Biện pháp 4: Hoàn thiện về việc ứng dụng phần mềm kế toán
Áp dụng kế toán thủ công tốn nhiều thời gian và dễ mắc sai sót do nhầm lẫn Việc sử dụng phần mềm kế toán sẽ hỗ trợ nhân viên kế toán hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời mang lại sự đơn giản, nhanh gọn và dễ dàng theo dõi, đối chiếu hay kiểm tra.
Công ty có thể tối ưu hóa quy trình hạch toán bằng cách sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012, được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng nhờ tính dễ sử dụng và hiệu quả cao Phần mềm này giúp kế toán ghi sổ chính xác và đơn giản, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính cho doanh nghiệp.
Phần mềm kế toán MISA là hệ thống tự động hóa quy trình kế toán, từ việc lập chứng từ gốc, phân loại và ghi chép sổ sách, đến xử lý thông tin và in ấn báo cáo tài chính, kế toán quản trị, cùng với thống kê phân tích tài chính.
A Ưu điểm của phần mềm kế toán MISA
