NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
Những vấn đề chung về vốn bằng tiền trong doanh nghiệp theo thông tư 133/2016/TT-BTC
1.1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp.
Vốn bằng tiền là yếu tố thiết yếu cho sự hình thành và tồn tại của doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh Trong bối cảnh hiện nay, doanh nghiệp không chỉ hoạt động trong nước mà còn mở rộng hợp tác quốc tế, dẫn đến quy mô và cấu trúc vốn bằng tiền trở nên phức tạp hơn Việc sử dụng và quản lý vốn hiệu quả có ảnh hưởng lớn đến hiệu suất sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hoạt động kinh tế và bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh Vốn bằng tiền là yếu tố then chốt trong doanh nghiệp, do đó, kế toán vốn bằng tiền là một phần không thể thiếu trong hệ thống kế toán, tạo thành một mối quan hệ hữu cơ và gắn bó trong công tác kế toán của doanh nghiệp.
1.1.2 Khái niệm, đặc điểm và phân loại vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là một phần quan trọng trong tài sản lưu động, đóng vai trò như phương tiện trao đổi trong các giao dịch mua bán với các cá nhân và đơn vị khác Đây là loại tài sản thiết yếu mà mọi doanh nghiệp đều cần sử dụng.
1.1.2.2 Đặc điểm của vốn bằng tiền :
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền đóng vai trò quan trọng trong việc thanh toán nợ và mua sắm vật tư hàng hóa cần thiết Nó cũng là kết quả từ hoạt động mua bán và thu hồi nợ Do tính thanh khoản cao, vốn bằng tiền cần được quản lý chặt chẽ để tránh gian lận và sai sót.
Trong nền kinh tế hiện đại, tiền tệ không chỉ đơn thuần là kim loại hay tiền giấy mà còn bao gồm các hình thức như séc, tiền gửi và thanh toán bằng thẻ Tất cả những phương thức này đều có thể chuyển đổi dễ dàng thành tiền mặt, do đó chúng cũng được xem là tiền.
Trong sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền không chỉ đáp ứng nhu cầu thanh toán nợ và mua sắm vật tư, mà còn là kết quả từ hoạt động mua bán và thu hồi nợ Do tính chất luân chuyển cao, vốn bằng tiền cần được quản lý chặt chẽ để tránh gian lận và mất mát Vì vậy, việc hạch toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc quản lý tiền tệ thống nhất của nhà nước.
- Khi quản lý vốn bằng tiền phải được dựa trên nguyên tắc chế độ, thể lệ của ngân hàng ban hành.
- Nhà nước quy định ngân hàng là cơ quan duy nhất để phụ trách và quản lý tiền mặt.
Tất cả các khoản thu bằng tiền mặt từ mọi nguồn đều cần được nộp vào ngân hàng, ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt như các công ty nhỏ, cửa hàng ăn uống công cộng, những đơn vị nằm xa ngân hàng hoặc các đơn vị có doanh thu thấp.
Các công ty tổ chức kinh tế và các cơ quan cần mở tài khoản ngân hàng để thuận tiện trong việc lưu thông tiền tệ và quản lý nguồn vốn hiệu quả hơn.
- Mọi khoản thu chi vốn bằng tiền đều phải có chứng từ gốc hợp lệ để chứng minh.
- Nghiêm cấm các đơn vị cho thuê, mượn tài khoản.
- Ghi chép và theo dõi vốn bằng tiền là ngoại tệ, vàng bạc, đá quý để quản lý chi tiết từng loại.
Kế toán cần duy trì sổ theo dõi chi tiết cho từng loại tài khoản, thường xuyên kiểm tra và đảm bảo tính chính xác giữa số liệu ghi chép và thực tế.
1.1.2.3 Phân loại vốn bằng tiền trong doanh nghiệp:
➢ Theo hình thái tài s ả n vốn bằng tiền của doanh nghiệp được chia thành:
Tiền Việt Nam đồng là loại tiền giấy do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành, được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức cho tất cả hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
Ngoại tệ là các loại tiền tệ không do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành hợp pháp tại thị trường Việt Nam, bao gồm đồng đô la Mỹ (USD), đồng bảng Anh (GBP), đồng phrăng Pháp (FFr) và đồng đô la Hồng Kông (HKD).
➢ Theo trách nhi ệ m qu ả n lý tiền vốn có:
Tài khoản Tiền mặt tại quỹ (TK111) được sử dụng để ghi nhận tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp, bao gồm cả tiền Việt Nam và ngoại tệ TK111 chỉ phản ánh số tiền thực tế nhập, xuất và tồn tại quỹ, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả.
Tài khoản Tiền gửi ngân hàng (TK112) dùng để ghi nhận số dư và biến động của các khoản tiền gửi không kỳ hạn tại ngân hàng của doanh nghiệp Việc hạch toán trên Tài khoản 112 dựa vào các giấy báo Có, báo Nợ, hoặc bản sao kê của ngân hàng, kèm theo các chứng từ gốc như ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc chuyển khoản và séc bảo chi.
1.1.3 Nhiệm vụ, vai trò và nguyên tắc hạch toán của vốn bằng tiền:
1.1.3.1 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền:
Xuất phát từ những đặc điểm trên, hạch toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có của từng loại vốn bằng tiền.
- Cung cấp số liệu kịp thời cho công tác kiểm kê lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh tế.
- Giám sát việc chấp hành chế độ quy định về quản lý các loại vốn bằng tiền, đảm bảo chi tiêu tiết kiệm và hiệu quả cao.
-Tổ chức thực hiện các quy định về chứng từ thủ tục hạch toán vốn bằng tiền.
Kế toán ghi chép vốn bằng tiền giúp kiểm soát chi tiêu, phát hiện lãng phí và sai sót, xác định các chênh lệch và nguyên nhân, đồng thời đề xuất biện pháp xử lý hiệu quả cho nguồn vốn này.
Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ là rất quan trọng Cần thực hiện kiểm tra thường xuyên và đối chiếu số liệu của thủ quỹ với kế toán tiền mặt để đảm bảo tính cân đối và thống nhất trong quản lý tài chính.
1.1.3.2 Vai trò của kế toán vốn bằng tiền:
Nội dung tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
1.2.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ:
1.2.1.1 Khái niệm và đặc điểm của tiền mặt tại quỹ
Tiền mặt được dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ của doanh nghiệp.
Tiền mặt của doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, được bảo quản tại quỹ tiền mặt do thủ quỹ quản lý.
Doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê tiền mặt hàng ngày hoặc định kỳ để xác định số tiền thực tế có, phát hiện các khoản chênh lệch kịp thời, từ đó tìm ra nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý hiệu quả.
Doanh nghiệp cần duy trì một lượng tiền mặt nhất định để chi tiêu hàng ngày và đảm bảo hoạt động liên tục Chỉ những giao dịch nhỏ mới được thanh toán bằng tiền mặt trong doanh nghiệp.
Hạch toán vốn bằng tiền được thực hiện bởi thủ quỹ và được theo dõi hàng ngày Doanh nghiệp chủ yếu nắm giữ tiền mặt dưới dạng đồng nội tệ, trong khi tiền mặt bằng đồng ngoại tệ chỉ chiếm một tỷ lệ rất nhỏ.
1.2.1.2 Quy định về kế toán tiền mặt tại quỹ:
Hạch toán vốn bằng tiền cần tuân thủ việc sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất, cụ thể là đồng Việt Nam, trừ khi có sự cho phép sử dụng một đơn vị tiền tệ thông dụng khác.
Các doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt hoặc gửi vào ngân hàng cần quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch Tỷ giá này có thể là tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh, nhằm đảm bảo việc ghi sổ kế toán chính xác.
Khi thực hiện nhập, xuất quỹ tiền mặt, cần có phiếu thu, phiếu chi và chữ ký đầy đủ của người nhận, người giao, cùng người có thẩm quyền Điều này phải tuân thủ quy định về chứng từ kế toán Trong một số trường hợp đặc biệt, cần kèm theo lệnh nhập quỹ hoặc xuất quỹ.
Kế toán quỹ tiền mặt có trách nhiệm mở sổ kế toán và ghi chép liên tục hàng ngày các khoản thu, chi, nhập và xuất quỹ tiền mặt Điều này giúp xác định số tồn quỹ tại mọi thời điểm một cách chính xác.
Nhóm tài khoản có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ cần thực hiện việc quy đổi sang đồng Việt Nam Đồng thời, việc hạch toán chi tiết ngoại tệ phải được thực hiện theo nguyên tệ.
Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt, bao gồm việc nhập và xuất quỹ Hàng ngày, thủ quỹ cần kiểm kê số tiền mặt thực tế và đối chiếu với sổ quỹ và sổ kế toán Trong trường hợp có sự chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải tiến hành kiểm tra để xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý phù hợp.
Phiếu thu (Mẫu số 01-TT) là tài liệu quan trọng để hạch toán số tiền mặt Việt Nam và ngoại tệ đã thu trong kỳ theo từng nguồn thu Phiếu này được kế toán lập thành ba liên để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình ghi nhận doanh thu.
+ Liên2: Giao cho người nộp tiền
+ Liên 3: Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ rồi chuyển cho kế toán để ghi vào sổ kế toán.
Phiếu chi (Mẫu số 02-TT) là tài liệu quan trọng dùng để hạch toán số tiền đã chi trong kỳ, đồng thời xác định trách nhiệm vật chất của người nhận tiền Phiếu chi được kế toán lập thành ba liên để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
+ Liên2: Giao cho người nhận tiền
+ Liên3: Thủ quỹ và kế toán trưởng dùng chung.
-Giấy đề nghị tạm ứng (Mấu số 03–TT):
Là căn cứ để xét duyệt tạm ứng làm thủ tục lập phiếu chi xuất cho tạm ứng.
-Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu số 04–TT):
Là chứng từ liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán.
-Giấy đề nghị thanh toán(M ẫ u số 05–TT):
Sử dụng trong trường hợp đã chi nhưng chưa thanh toán hoặc chưa nhận tạm ứng, cần tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ (nếu có) để thực hiện thủ tục thanh toán.
-Biên lai thu tiền(Mẫu số 06–TT):
Giấy biên nhận là tài liệu chứng minh việc một đơn vị hoặc cá nhân đã nhận tiền hoặc Séc từ người nộp tiền Nó được sử dụng làm cơ sở để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ, và cũng là chứng từ giúp người nộp tiền thanh toán với đơn vị thu tiền hoặc lưu quỹ.
1.2.1.4 Quy trình lập và luân chuyển phiếu thu, chi
Kế toán dựa vào chứng từ gốc để lập phiếu thu, phiếu chi cho các phòng ban trong công ty Sau đó, các phiếu này được chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc để xem xét và ký duyệt Khi kế toán trưởng và giám đốc đã ký, thủ quỹ sẽ thực hiện việc thu hoặc chi tiền Cuối cùng, kế toán ghi chép vào sổ chi tiết tài khoản 111, 112, sổ tổng hợp và lập bảng CĐKT.
Lập chứng từ → Kiểm tra chứng từ → Sử dụng chứng từ → Bảo quản và sử dụng lại chứng từ → Lưu trữ hoặc hủy chứng từ.
Lập chứng từ cần dựa vào các yếu tố cụ thể của từng loại chứng từ, phù hợp với nội dung nghiệp vụ kinh tế liên quan Số lượng bản chứng từ được lập sẽ phụ thuộc vào yêu cầu quản lý của từng loại tài sản.
Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
Tùy theo đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô của doanh nghiệp mà mỗi doanh nghiệp lựa chọn các hình thức ghi sổ khác nhau:
Theo TT 133/2016/TT- BTC ban hành ngày 26/8/2016, doanh nghiệp có 4 hình thức kế toán sau, doanh nghiệp có thể áp dụng 1 trong 4 hình thức sau:
Các hình thức ghi sổ kế toán
- Hình thức kế toán Nhật ký chung
- Hình thức kế toán Nhật ký – sổ cái
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán trên máy vi tính
1.3.1 Ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
Ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký chung là phương pháp ghi nhận tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung dựa trên các chứng từ kế toán như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, và phiếu nhập kho Từ những số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung, kế toán sẽ chuyển vào sổ cái cho từng đối tượng theo trình tự thời gian.
-Điều kiện áp dụng: Áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp: sản xuất, thương mại, dịch vụ có quy mô vừa và nhỏ.
Phiếu thu, phiếu chi GBC,GBN
CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết
SỔ CÁI 111,112 Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
➢ Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung
Sơ đồ1.15: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, dựa trên các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, GBC, và GBN đã được kiểm tra, công việc ghi sổ kế toán được thực hiện Đầu tiên, các nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi vào sổ Nhật ký chung Sau đó, thông tin từ sổ Nhật ký chung sẽ được sử dụng để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán tương ứng.
Cuối tháng, cuối quý và cuối năm, việc cộng số liệu trên Sổ Cái và lập Bảng cân đối số phát sinh là rất quan trọng Sau khi kiểm tra và đối chiếu để đảm bảo số liệu khớp đúng, các thông tin này sẽ được sử dụng để lập các Báo cáo tài chính từ bảng tổng hợp chi tiết được tạo ra từ các sổ, thẻ kế toán.
Phiếu thu, phiếu chi GBC,GBN
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ kế toán chi tiết
NHẬT KÝ- SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết
1.3.2 Hình thức nhật kí- sổ cái
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi nhận trên chứng từ kế toán và phản ánh vào sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký sổ cái theo trình tự thời gian Ngoài việc sử dụng chứng từ kế toán, kế toán còn có thể dựa vào các số liệu đã ghi nhận trên bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại để thực hiện việc ghi vào nhật ký sổ cái.
- Điều kiện áp dụng: chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô siêu nhỏ, chỉ áp dụng ít tài khoản kế toán khi hạch toán.
➢ Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký – sổ cái
Sơ đồ 1.16: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra :
Hằng ngày, dựa vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra, chúng ta xác định tài khoản ghi nợ và ghi có để ghi vào nhật ký sổ cái Mỗi chứng từ được ghi trên một dòng ở cả hai phần nhật ký và sổ cái Sau khi hoàn tất việc ghi sổ nhật ký sổ cái, các chứng từ kế toán sẽ được sử dụng để ghi sổ kế toán chi tiết liên quan.
Vào cuối tháng, dựa trên số liệu từ các sổ kế toán chi tiết, cần lập bảng tổng hợp cho từng tài khoản Sau đó, tiến hành đối chiếu số liệu giữa phần nhật ký và sổ cái, cũng như giữa bảng tổng hợp chi tiết với tài khoản tổng hợp tương ứng Khi số liệu trên nhật ký sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết đã được kiểm tra và khớp đúng, chúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
1.3.3 Hình thức chứng từ ghi sổ
-Căn cứ để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng kí chứng từ ghi sổ
+ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái
Chứng từ ghi sổ là tài liệu do kế toán lập dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại, có nội dung kinh tế tương đồng.
Chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục theo tháng hoặc năm, kèm theo chứng từ kế toán cần thiết Trước khi tiến hành ghi sổ kế toán, chứng từ này phải được kế toán trưởng duyệt.
Hằng ngày, kế toán lập chứng từ ghi sổ dựa trên các chứng từ kế toán đã được kiểm tra và tổng hợp Chứng từ ghi sổ là cơ sở để ghi vào sổ đăng ký và sau đó vào sổ cái Sau khi lập chứng từ ghi sổ, các chứng từ kế toán và bảng tổng hợp sẽ được sử dụng để ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, kế toán thực hiện việc khóa sổ và tính tổng tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng, dựa trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái Dựa vào sổ cái, kế toán lập bảng CĐSPS Sau khi đối chiếu, cần đảm bảo số liệu trên sổ cái khớp đúng với bản tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính.
Phiếu thu, phiếu chi GBC,GBN
Sổ Quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Tk111,112
Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối tài khoản
➢ Trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ:
Sơ đô 1.17: Hạch toán theo hình thức sổ chứng từ ghi sổ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra :
1.3.4 Phần mềm kế toán trên máy tính
Công việc kế toán hiện đại được thực hiện qua phần mềm kế toán trên máy vi tính, được thiết kế dựa trên nguyên tắc của ba hình thức kế toán hoặc sự kết hợp của chúng Mặc dù phần mềm kế toán không hiển thị toàn bộ quy trình ghi sổ, nhưng nó vẫn phải đảm bảo in ấn đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
-Sổ kế toán -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại
-Báo cáo tài chính -Báo cáo kế toán quản trị Máy vi tính
➢ Trình tự hạch toán theo hình thức ph ầ n mềm kế toán trên máy vi tính:
Hằng ngày, kế toán sử dụng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra làm căn cứ ghi sổ Điều này giúp xác định tài khoản ghi nợ và ghi có, từ đó nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm.
Cuối tháng, kế toán tiến hành khóa sổ và lập Báo cáo tài chính, đảm bảo tính chính xác và trung thực của thông tin Việc đối chiếu giữa số tổng hợp và số chi tiết được thực hiện tự động, cho phép kế toán kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán và BCTC sau khi in ra giấy.
Cuối tháng và cuối năm, kế toán cần in sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết ra giấy, sau đó đóng quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi tay.
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ:
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
Sơ đồ 1.18: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ SƠN
Khái quát chung về công ty cổ phần Thế Sơn
2.1.1 Thông tin khái quát chung về công ty.
Tên Tiếng Việt : Công ty Cổ phần Thế Sơn
Tên Tiếng Anh : The son joint stock company
Tên viết tắt : The son J.S.C
Người đại diện hợp pháp Ông: Lưu Văn Sơn ĐỊA CHỈ TRỤ SỞ CHÍNH: Địa chỉ: Số 522 Đường Trường Chinh – P.Quán Trữ - Q.Kiến An – HP Điện Thoại:031.3 876 041
Email : Theson.jsc2006@gmail.com
Tài khoản: 102010000469441 tại ngân hàng Công Thương Việt Nam.
Công ty Cổ phần Thế Sơn, với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0203001879, được thành lập vào ngày 15 tháng 11 năm 2005 bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng.
2.1.2 Quá trình xây dựng và phát triển của công ty.
Trong bối cảnh công nghiệp hóa và hiện đại hóa nền kinh tế, Việt Nam đã thu hút nhiều nguồn vốn đầu tư cả trong và ngoài nước nhờ vào các chính sách mở Sự phát triển này tạo ra động lực tăng trưởng mạnh mẽ, nhưng đồng thời cũng dẫn đến sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường nội địa Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp, bao gồm Công ty Cổ phần Thế Sơn, buộc phải không ngừng thay đổi và hoàn thiện mọi mặt.
Công ty được thành lập vào năm 2005 cho đến nay đã hoạt động được 13 năm
Công ty hoạt động trên nhiều lĩnh vực với ngành nghề kinh doanh chính:
Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan.
Chi tiết: Xăng dầu, dầu mỡ bôi trơn, ga, than.
Những ngày đầu mới thành lập, người dân các vùng phụ cận chưa quen với việc mua hàng, dẫn đến nhu cầu tiêu thụ xăng dầu và gas còn thấp, chủ yếu phục vụ các cơ quan địa phương Tuy nhiên, trong những năm gần đây, đời sống người dân được cải thiện, thu nhập ổn định, và số lượng xe gắn máy gia tăng, tạo ra nhu cầu lớn về xăng dầu, từ đó thúc đẩy sự phát triển của cửa hàng.
Trước sự gia tăng về tốc độ và nhu cầu của khách hàng, ban lãnh đạo công ty đã chú trọng đầu tư vào cửa hàng, từng bước khắc phục những khó khăn Nhờ đó, đội ngũ cán bộ nhân viên được đào tạo bài bản, trở thành những chuyên viên lành nghề và thành thạo trong nghiệp vụ.
Cửa hàng đã không ngừng cải tạo cơ sở vật chất, trở nên khang trang và đầy đủ chủng loại hàng hóa Với phương thức kinh doanh hợp lý và hiệu quả, cửa hàng ngày càng phát triển mạnh mẽ, góp phần tích cực vào sự phát triển của ngành và đất nước.
Sau một thời gian hoạt động, công ty đã mở thêm chi nhánh tại Quảng Ninh Vào ngày 22 tháng 5 năm 2016, chi nhánh công ty cổ phần Thế Sơn (HP) được thành lập.
(Tổ 91, Khu 5, phường Cẩm Trung - Thành phố Cẩm Phả - Quảng Ninh).
2.1.3 Chức năng nhiệm vụ của công ty
Công ty hoạt động độc lập về tài chính và vốn, với sự hỗ trợ từ phòng kế toán, bộ phận quản lý chỉ đạo cán bộ công nhân viên Nguyên tắc kinh doanh của công ty là đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng, đặt chữ tín lên hàng đầu và coi khách hàng là trung tâm Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và không ngừng mở rộng lĩnh vực kinh doanh, tăng cường sự cạnh tranh trên thị trường.
Ngày nay, khi đời sống của người dân ngày càng được cải thiện, nhu cầu của người tiêu dùng cũng tăng cao Sự cạnh tranh mạnh mẽ giữa các doanh nghiệp và khu vực tư nhân trên thị trường buộc các công ty phải liên tục thay đổi chiến thuật và hình thức kinh doanh Họ tìm kiếm nguồn hàng mới để tiêu thụ sản phẩm nhanh hơn, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
Tổ chức mạng lưới bán buôn và bán lẻ hàng hóa cho các cơ sở sản xuất kinh doanh, đại lý, trạm xăng dầu và cá nhân trong nước.
- Tổ chức tốt công tác bảo quản hàng hóa, đảm bảo lưu thông hàng hóa thường xuyên, liên tục và ổn định trên thị trường.
Thực hiện hiệu quả chính sách lao động và tiền lương, cùng với việc áp dụng hình thức trả lương phù hợp, sẽ khuyến khích sản xuất, tối ưu hóa nguồn nhân lực nội bộ và thu hút nhân tài từ bên ngoài Điều này không chỉ là đòn bẩy quan trọng mà còn góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm.
Quản lý hiệu quả nguồn vốn là yếu tố quan trọng để đảm bảo đầu tư mở rộng kinh doanh, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách hàng năm cho nhà nước.
- Tuân thủ chính sách quản lý kinh tế Nhà nước.
- Kinh doanh vận chuyển xăng dầu.
- Bán buôn, bán lẻ máy móc thiết bị (GAS).
- Sản xuất, lắp đặt các thiết bị, bồn chứa, hệ thống dẫn xăng dầu.
2.1.4 Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần Thế Sơn.
➢ Sơ đồ tổ chức bộ máy qu ả n lý của Công ty Thế Sơn
Ban kiểm soát Ban giám đốc
Phòng tài chính kế toán
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần Thế Sơn
➢ Chức năng nhi ệ m vụ từng bộ ph ậ n:
Các phòng ban chức năng trong công ty có mối quan hệ chặt chẽ và thường xuyên cung cấp số liệu cho nhau Điều này nhằm mục tiêu chung là nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý chủ chốt của công ty, đại diện cho công ty trong việc đưa ra các quyết định quan trọng nhằm thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty.
Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm quyết định chiến lược và kế hoạch phát triển trung hạn cũng như kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty Họ cũng quyết định phương án và dự án đầu tư trong phạm vi quyền hạn, kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán Ngoài ra, hội đồng quyết định giá chào bán cổ phần và trái phiếu, bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm giám đốc cùng các quản lý quan trọng khác, đồng thời giám sát và chỉ đạo hoạt động của họ theo quy định của điều lệ công ty.
Ban giám đốc là người điều hành các hoạt động sản xuất hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước nhà nước về mọi hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm kế hoạch, mục tiêu và chiến lược phát triển.
Khái quát tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Cổ phần Thế Sơn
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng Tài chính - Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin về tình hình tài sản và hiệu quả kinh doanh của công ty Những thông tin này giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời và chính xác, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và tối ưu hóa việc sử dụng vốn.
➢ Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty được th ể hiện qua sơ đồ sau:
Kế toán trưởng (Kiêm thuế)
Kế toán Doanh thu, chi phí
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Thế Sơn
Kế toán trưởng kiêm thuế là người đứng đầu phòng kế toán - tài chính, có trách nhiệm báo cáo trước giám đốc, công ty và các cơ quan Nhà nước về thông tin kế toán Vào cuối tháng, người này dựa trên số liệu từ kế toán viên để lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu ra và đầu vào của công ty.
Điều hành mọi việc của phòng kế toán tài chính.
Cuối năm lập và phân tích báo cáo tài chính.
Trực tiếp kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ký duyệt chứng từ, báo cáo trước khi trình giám đốc.
Phát hiện và ngăn chặn các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán.
Phân tích thông tin và số liệu kế toán tại đơn vị nhằm tư vấn cho giám đốc về các biện pháp tiết kiệm chi phí hiệu quả, đồng thời đảm bảo thực hiện đầy đủ nghĩa vụ ngân sách nhà nước.
Theo dõi chi phí, tình hình tiêu thụ, xác định kết quả kinh doanh.
Ghi chép phản ánh kịp thời các thông tin giao nhận hàng hóa hàng ngày.
Kiểm tra số lượng, đơn giá của từng sản phẩm, đốc thúc công nợ và quản lý tiền hàng
Quản lý hợp đồng giao dịch với khách hàng, cập nhập giá và sản phẩm mới.
Đối chiếu với kế toán vật tư tài sản về số lượng xuất, nhập, tồn vào cuối ngày.
-Kế toán doanh thu, chi phí:
Nhận, đối chiếu, kiểm tra, xác nhận số liệu báo cáo doanh thu từ
khách hàng sau đó lập báo cáo doanh thực hiện trong kỳ.
Lập phương án xử lý các trường hợp công nợ khó đòi bằng các nghiệp vụ chuyên môn.
Thực hiện báo cáo doanh thu công nợ.
Người đảm nhiệm trách nhiệm thanh toán trong công ty có vai trò giám sát các giao dịch thanh toán với ngân hàng, khách hàng và nhà cung cấp, cũng như quản lý các khoản thanh toán nội bộ trong công ty.
Thủ quỹ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý quỹ tiền mặt, bao gồm nhập và xuất quỹ Hàng ngày, thủ quỹ cần thực hiện kiểm kê số tiền mặt thực tế và đối chiếu với số liệu trong sổ quỹ và sổ kế toán Trong trường hợp phát hiện chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải tiến hành kiểm tra để xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý phù hợp.
Quản lý toàn bộ tiền mặt trong két sắt.
Kiểm tra, phân loại, sắp xếp tiền mặt.
Kiểm tra, lưu trữ chứng từ thu chi tiền mặt.
Tự động thực hiện kiểm kê đối chiếu quỹ hàng ngày.
Thực hiện các công việc khác do kế toán trưởng và giám đốc giao cho.
2.2.2 Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty Cổ phần Thế Sơn
Chế độ kế toán: Đơn vị áp dụng chế độ kế toán Việt Nam, ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính.
-Đơn vị tiền tệ sử dụng: Tiền Việt Nam (VNĐ)
-Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên.
-Phương pháp tính giá hàng xuất kho: phương pháp bình quân liên hoàn.
-Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng.
-Phương pháp tính VAT: Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Hình thức kế toán: Nhật ký chung.
2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán.
➢ Hình thức ghi sổ kế toán áp dụng tại công ty
Công ty Cổ phần Thế Sơn có hình thức kế toán áp dụng theo hình thức Nhật ký chung.
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra, kế toán ghi chép các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung Sau đó, dựa vào số liệu từ sổ Nhật ký chung, kế toán thực hiện ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, kế toán sẽ tiếp tục ghi vào các sổ chi tiết liên quan sau khi hoàn tất việc ghi sổ NKC.
Cuối tháng, quý hoặc năm, cần cộng số liệu trên Sổ Cái và lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra và đối chiếu để đảm bảo số liệu khớp giữa Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết, những số liệu này sẽ được sử dụng để lập các Báo cáo tài chính Theo nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung trong cùng kỳ.
Cuối năm, sổ kế toán chi tiết và tổng hợp được in ra và đóng thành quyển, đồng thời thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về việc ghi chép sổ kế toán bằng tay.
Phiếu thu, phiếu chi, GBN, GBC
Sổ Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
➢ Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ: 2.3 Trình tự ghi sổ kt hình thức nhật ký chung của Công ty Thế Sơn
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ:
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
Tại công ty Thế Sơn, các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền sử dụng 2 tài khoản:
TK 112 : Tiền gửi ngân hàng
2.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại Công ty:
-Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
-Thuyết minh báo cáo tài chính
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Các bảng kê khai thuế và nghĩa vụ thực hiện đối với nhà nước.
Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Thế Sơn
2.3.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ.
Tại Công ty cổ phần Thế Sơn chỉ có tiền mặt là tiền Việt Nam đồng, không có tiền mặt là ngoại tệ
2.3.1.1 Nguyên tắc quản lý tiền mặt tại công ty cổ phần Thế Sơn.
Tiền mặt tại quỹ của công ty nhất thiết phải được bảo quản trong trường hợp đủ điều kiện an toàn.
- Phải chấp hành đầy đủ các quy chế, chế độ quản lý lưu thông tiền tệ của Nhà nước quy định.
-Tổ chức quản lý chặt chẽ các khâu thu chi tiền mặt từ giám đốc, kế toán trưởng và đặc biệt là thủ quỹ.
-Cuối ngày thủ quỹ phải chốt các số thu chi tiền mặt và số tồn quỹ.
-Dưới đây là quy trình luân chuyển phiếu thu (Sơ đồ 2.4).
Kế toán viết phiếu thu (3 liên)
Người nộp tiền kí vào phiếu thu
Kế toán trưởng ký duyệt
Sơ đồ 2.4.Quy trình luân chuyển phiếu thu.
Phiếu thu được lập bởi kế toán thành 3 liên, trong đó cần ghi đầy đủ nội dung và ký tên Sau đó, phiếu sẽ được chuyển cho thủ quỹ để thực hiện thủ tục nhập quỹ Thủ quỹ sẽ ghi số tiền thực nhập (bằng chữ) vào phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên Cuối cùng, phiếu thu sẽ được chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc để ký duyệt và đóng dấu Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, và 1 liên lưu tại nơi lập phiếu Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu cùng chứng từ gốc sẽ được chuyển cho kế toán để ghi vào sổ kế toán.
-Dưới đây là quy trình luân chuyển phiếu chi (Sơ đồ 2.5).
Kế toán viết phiếu chi (3 liên)
Kế toán trưởng ký duyệt
Người nhận tiền kí vào phiếu chi
Sơ đồ 2.5.Quy trình luân chuyển phiếu chi.
Phiếu chi được kế toán lập thành 3 liên và phải ghi đầy đủ nội dung Chỉ khi có chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc và thủ quỹ, quỹ mới được xuất Người nhận tiền cần ghi rõ số tiền thực nhận bằng chữ vào phiếu chi trước khi ký và ghi họ tên.
Thủ quỹ cần giữ lại một liên để ghi sổ quỹ, một liên giao cho người nhận tiền, và một liên lưu tại nơi lập phiếu Cuối ngày, toàn bộ phiếu chi cùng với chứng từ gốc sẽ được chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
2.3.1.2 Chứng từ và tài khoản sử dụng.
-Giấy đề nghị tạm ứng
-Giấy đề nghị thanh toán
- Các chứng từ khác có liên quan…
Kế toán sử dụng TK111 – “Tiền mặt” để phản ánh tình hình thu chi tiền mặt tại công ty.
Sổ cái TK 111 Nhật ký chung
Chứng từ gốc (Phiếu thu, phiếu chi)
2.2.1.3 Quy trình hạch toán tiền mặt tại quỹ của công ty.
Quy trình hạch toán tiền mặt tại quỹ của Công ty Cổ phần Thế Sơn được kế toán thực hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.6: Quy trình hạch toán tiền mặt tại quỹ của công ty cổ phần Thế Sơn
Kế toán sử dụng các chứng từ gốc như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế vào sổ Nhật ký chung và sổ quỹ tiền mặt Hàng tháng, kế toán lấy số liệu từ sổ Nhật ký chung để cập nhật vào sổ cái TK 111 và tiến hành so sánh với sổ quỹ tiền mặt Cuối năm, kế toán tổng hợp số liệu từ sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính.
Kế toán viên sẽ duy trì sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày các khoản thu chi tiền mặt theo trình tự phát sinh, và thường xuyên tính toán số dư quỹ tại mọi thời điểm.
Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý và thực hiện các giao dịch tiền mặt thông qua các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ theo quy định Mỗi ngày, thủ quỹ cần kiểm tra số dư quỹ tiền mặt thực tế và đối chiếu với số liệu trong sổ quỹ tiền mặt cũng như sổ kế toán tiền mặt để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
2.2.1.4 Một số ví dụ minh họa.
Trong tháng 10/2017, Công ty phát sinh nhiều nghiệp vụ kinh tế liên quan đến thu, chi tiền mặt Sau đây là một số nghiệp vụ minh họa:
Vào ngày 05/10/2017, Công ty đã bán 800 lít dầu nhờn công nghiệp cho Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng Đức Luyến với tổng số tiền 19.800.000 đồng, bao gồm VAT 10%, theo Hóa đơn GTGT số 0003162 Thanh toán đã được thực hiện bằng tiền mặt.
-Kế toán định khoản: Nợ TK 111 : 19.800.000
-Kế toán lập HĐ GTGT số 0003162 (Biểu số 2.1)
-Từ HĐ GTGT số 0003162 kế toán lập phiếu thu số 1401 ( Biểu 2.2).
Biểu số 2.1: HĐ GTGT số 0003162
HÓA ĐƠN GIA TRỊ GIA TĂNG
Liên 3: Nội bộ Ngày 05 tháng 10 năm 2017
Ký hiệu: AA/16P Số: 0003162 Đơn vị bán hàng:CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ SƠN
Mã số thuế: 0200656247 Địa chỉ:Số 522 Đường Trường Chinh, Phường Quán Trữ, Quận Kiến An, Hải
Phòng, Việt Nam Điện thoại:031.3 876 041 – 031.3 790 496 Fax:
Số tài khoản:…102010000469441….Tại:TMCP Công thương Việt Nam
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thị Loan
Tên đơn vị: Công ty cổ phần thương mại và xây dựng Đức Luyến
Mã số thuế: …….0201732677……… Địa chỉ:Thôn Xuân Sơn 2, Xã An Thắng, Huyện An Lão, Thành phố Hải Phòng
Hình thức thanh toán:….TM … Số tài khoản: ………
T Tên hàng hóa, dịch vụ Đv tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Dầu nhờn công nghiệp Lít 800 22.500 18.000.000
Cộng tiền hàng:………18.000.000……. Thuế suất GTGT: …10% Tiền thuế GTGT 1.800.000……
Tổng cộng tiền thanh toán 19.800.000……
Số tiền viết bằng chữ: Mười chín triệu tám trăm nghìn đồng chẵn.
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu số 2.2: Phiếu thu số 1401 Đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ SƠN Địa chỉ: số 522 Đường Trường Chinh,P Quán Trữ,
Quận Kiến An, Hải Phòng
Mẫu số: 01 – TT (Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT- BTC
Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Thị Loan Địa chỉ: : Thôn Xuân Sơn 2, Xã An Thắng, Huyện An Lão, Thành phố Hải
Lý do nộp: Thu tiền mua hàng của Cty CP thương mại và xây dựng Đức Luyến
(Viết bằng chữ): Mười chín triệu tám trăm nghìn đồng chẵn
Kèm theo: …01… Chứng từ gốc
Đã nhận đủ số tiền là Mười chín triệu tám trăm nghìn đồng chẵn Tỷ giá ngoại tệ, vàng, bạc và đá quý sẽ được cập nhật Số tiền quy đổi sẽ được thông báo sau.
(Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
Ví dụ 2: Ngày 8/10/2017, Bà Phạm Thị Xuyến rút tiền từ ngân hàng Vietinbank về nhập quỹ tiền mặt số tiền 50.000.000 đồng.
-Kế toán định khoản: Nợ TK 111 : 50.000.000
-Kế toán lập phiếu thu 1412 (Biểu số 2.3)
Biểu số 2.3: Phiếu thu 1412 Đơn vi: Công ty cổ phần Thế Sơn
Bộ phận: Số 522 Đường Trường Chinh,P
Quán Trữ,Quận Kiến An, Hải Phòng
Mẫu số: 01 – TT (Ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính)
Quyển số: 06 Số: PT1412 NợTK111: 50.000.000 CóTK112: 50.000.000
Họ và tên người nôp tiền: Phạm Thị Xuyến Địa chỉ: Phòng kế toán
Lý do nộp: Nộp tiền rút từ TKNH về nhập quỹ
Số tiền: 50.000.000 (Viết bằng chữ): Năm mươi triệu đồng chẵn
Kèm theo Chứng từ gốc.
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Người nộp tiền (Ký, họ tên)
Người lập phiếu (Ký, họ tên)
Thủ quỹ (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Năm mươi triệu đồng chẵn
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi:
Ví dụ 3: Ngày 20/10/2017, tạm ứng tiền mua văn phòng phẩm cho Trần Văn Lợi số tiền là 5.000.000
-Kế toán định khoản: Nợ TK 141 : 5.000.000
- Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng (Biểu 2.4), kế toán lập phiếu chi số 1349 (Biểu 2.5)
Biểu số 2.4: Giấy tạm ứng Đơn vi: Công ty cổ phần Thế Sơn
Bộ phận: Số 522 Đường Trường Chinh,P
Quán Trữ,Quận Kiến An, Hải Phòng
Mẫu số: 03 – TT (Ban hành theo Thông tư 133/2016/TT- BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính)
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Kính gửi: Giám đốc công ty cổ phần Thế Sơn
Tên tôi là: …….Trần Văn Lợi……… Địa chỉ:……Bộ phận bán hàng……… Đề nghị cho tạm ứng số tiền 5.000.000………. Viết bằng chữ: …….Năm triệu đồng chẵn………
Lý do tạm ứng: …Tạm ứng mua văn phòng phẩm công ty……… Thời hạn thanh toán: 22/10/2017……….
Người đề nghị tạm ứng
Biểu số 2.5: Phiếu chi số 1349 Đơn vi: Công ty cổ phần Thế Sơn
Bộ phận: Số 522 Đường Trường Chinh,P
Quán Trữ,Quận Kiến An, Hải Phòng
Mẫu số: 02 – TT (Ban hành theo Thông tư 133/2016/TT- BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính)
Họ và tên người nhận tiền: Trần Văn Lợi Địa chỉ: Bộ phận bán hàng
Lý do chi: Tạm ứng chi mua văn phòng phẩm
Số tiền: 5.000.000 (Viết bằng chữ): Năm triệu đồng chẵn ….
Kèm theo Chứng từ gốc.
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Người nhận tiền (Ký, họ tên)
Người lập phiếu (Ký, họ tên)
(Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Năm triệu đồng chẵn + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi:
Ví dụ 4: Ngày 30/10/2017 Công ty mua gas hóa lỏng của công ty TNHH một thành viên Gas 24 với tổng thanh toán: 12.105.324 đồng(đã thanh toán bằng tiền mặt)
-Kế toán định khoản : Nợ TK 156 : 11.004.840
- Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0043112 (Biếu số 2.6), kế toán viết phiếu chi PC1365 (Biếu số 2.7).
Biểu số 2.6: HĐ GTGT số 43112
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao người mua Ngày 30 tháng 10 năm 2017
Ký hiệu: AA/16P Số: 0043112 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN GAS 24
Mã số thuế: 0201307055 Địa chỉ: Tổ dân phố Bình Kiều 2,P Đông Hải 2, Q Hải An, TP.Hải Phòng Điện thoại: 031.3272829 Fax:031.3272829
Số tài khoản: 190 2760 8036 888 Tại: Ngân hàng Techcombank
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Thế Sơn
Mã số thuế: 0200656247 Địa chỉ: Số 522 Trường Chinh, Phường Quán Trữ, Quận Kiến An, Thành phố Hải Phòng
Hình thức thanh toán: TM
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất GTGT: 10 Tiền thuế
GTGT: 1.100484 Tổng cộng tiền hàng: 12.105.324
Số tiền viết bằng chữ: Mười hai triệu một trăm lẻ năm ngàn ba trăm hai mươi tư đồng chẵn…
( Ký,ghi rõ họ tên)
(Ký ghi rõ họ tên)
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu số 2.7: Phiếu chi 1365 Đơn vi: Công ty cổ phần Thế Sơn
Bộ phận: Số 522 Đường Trường Chinh,P
Quán Trữ,Quận Kiến An, Hải Phòng
Mẫu số: 02 – TT (Ban hành theo Thông tư 133/2016/TT- BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính)
Họ và tên người nhận tiền: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN GAS 24… Địa chỉ: Tổ dân phố Bình Kiều 2,P Đông Hải 2, Q Hải An, TP.Hải Phòng
Lý do chi: Mua gas
Số tiền: 12.105.324 (Viết bằng chữ): Mười hai triệu một trăm lẻ năm ngàn ba trăm hai mươi tư đồng chẵn…….
Kèm theo: 01 Chứng từ gốc HĐ 43112
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Người nhận tiền (Ký, họ tên)
Người lập phiếu (Ký, họ tên)
(Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Mười hai triệu một trăm lẻ năm ngàn ba trăm hai mươi tư đồng chẵn…
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi:
Phiếu thu và phiếu chi được gửi cho thủ quỹ để thực hiện thanh toán và ghi vào sổ quỹ Sau đó, các chứng từ này sẽ được chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi vào sổ nhật ký chung Từ sổ nhật ký chung, kế toán sẽ tiếp tục ghi vào sổ cái.
Cuối mỗi quý, kế toán tổng hợp số liệu từ chứng từ sổ sách của TK 111 (Biểu 2.10) và đưa vào bảng cân đối tài khoản trong báo cáo kế toán.
Biểu số 2.8: Sổ quỹ tiền mặt (Trích) Đơn vị:Công ty Cổ phần Thế Sơn Địa chỉ: Số 522 Đường Trường Chinh, Phường Quán Trữ, Quận Kiến An, Hải Phòng
Loại quỹ: đồng Việt Nam
Mẫu số S04a- DNN (Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)
NT Thu Chi Diễn giải Thu Chi Tồn
05/10 1401 Thu tiền hàng của Công ty Đức Luyến 19.800.000 67.908.544
08/10 1412 Rút tiền từ TK ngân hàng nộp quỹ 50.000.000 82.908.181
20/10 1349 Tạm ứng tiền cho TVL 5.000.000 100.158.186
30/10 1365 Chi tiền mua gas của công ty GAS 24 12.105.324 95.181.819
-Sổ này có trang, đánh số từ trang sô 01 đến trang
Ngày 31 tháng 12 năm 2017 Người lập biểu
(Ký, ghi rõ họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên)
Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 2.9: Nhật ký chung (Trích) Đơn vị: Công ty Cổ phần Thế Sơn Địa chỉ: Số 522 Đường Trường Chinh, Phường
Quán Trữ, Quận Kiến An, Hải Phòng
Mẫu số S03a- DNN (Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)
Năm 2017 Đơn vị tính : VNĐ
Chứng từ Số phát sinh
NT ghi sổ SH NT Diễn giải TK ĐƯ Nợ Có
Số trang trước chuyển sang
PT1401 05/10 Thu tiền hàng của công ty Đức Luyến
111 50.000.000 08/10 PT1412 08/10 Rút tiền từ TK ngân hàng nộp quỹ 112 50.000.000
141 5.000.000 20/10 PC1349 20/10 Tạm ứng tiền cho TVL
Chi tiền mua gas của công ty TNHH một thành viên GAS 24 111 12.105.324
- Sổ này có trang, đánh số từ trang sô 01 đến trang
(Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Hải Phòng, ngày 31 tháng 12 năm 2017
Giám đốc(Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 2.10: Sổ cái 111 (Trích) Đơn vị:Công ty Cổ phần Thế Sơn Địa chỉ: Số 522 Đường Trường Chinh, Phường
Quán Trữ, Quận Kiến An, Hải Phòng
Mẫu số S03b- DNN (Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)
Tên tài khoản: Tiền mặt
Số hiệu TK: 111 Năm 2017 Đơn vị tính: VNĐ
Sổ SH NT Diễn giải
SH TK ĐƯ Nợ Có
511 18.000.000 05/10 PT1401 05/10 Thu tiền hàng của công ty Đức Luyến 3331 1.800.000
08/10 PT1412 08/10 Rút tiền từ TK ngân hàng nộp quỹ 112 50.000.000
20/10 PC1349 20/10 Tạm ứng tiền cho TVL 141 5.000.000
Chi tiền mua gas của công ty TNHH một thành viên GAS 24 133 1.100.484
- Sổ này có trang, đánh số từ trang sô 01 đến trang
Ngày 31 tháng 12 năm 2017 Người lập biểu
(Ký, ghi rõ họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên)
Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên)
2.3.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng tại Công ty cổ phần Thế Sơn.
Công ty Cổ phần Thế Sơn chỉ có tiền gửi ngân hàng là Đồng Việt Nam, không có tiền gửi ngân hàng là ngoại tệ.
2.3.2.1 Nguyên tắc quản lý tiền gửi ngân hàng tại công ty cổ phần Thế Sơn
Theo chế độ quản lý tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt, toàn bộ vốn bằng tiền của công ty, trừ số tiền được phép để lại cho quỹ chi tiêu hàng ngày, sẽ được gửi tại ngân hàng.
Công ty Cổ phần Thế Sơn, trước đây chỉ có tài khoản tại Ngân hàng Công thương Việt Nam (Vietinbank), đã mở thêm tài khoản tại Ngân hàng Á Châu (ACB) vào tháng 12 năm 2016.
Công ty Công ty Cổ phần Thế Sơn chỉ có tiền gửi ngân hàng là tiền Việt Nam Đồng, không có tiền gửi ngân hàng là ngoại tệ.
Các nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng bao gồm giấy báo nợ, giấy báo có, lệnh thu (UNT) và lệnh chi (UNC) Giấy báo có thông báo số tiền mà công ty nhận được khi khách hàng thanh toán qua tài khoản ngân hàng, làm tăng số dư tài khoản của công ty Ngược lại, giấy báo nợ thông báo số tiền bị trừ khi công ty thanh toán cho đơn vị khác, dẫn đến giảm số dư tài khoản Lệnh chi (UNC) được lập dựa trên hợp đồng kinh tế giữa các bên và có ba liên: một lưu tại công ty, một gửi ngân hàng và một lưu trong nội bộ công ty Đối với lệnh thu (UNT), cần có sự thống nhất bằng văn bản giữa công ty và người mua để ngân hàng thực hiện thanh toán.
Cuối kỳ, ngân hàng sẽ gửi chứng từ thông báo số dư tài khoản đến công ty Khi nhận chứng từ từ ngân hàng, kế toán cần kiểm tra và đối chiếu với các chứng từ gốc đi kèm để đảm bảo tính chính xác.
Nếu phát hiện sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán và các chứng từ gốc của ngân hàng, công ty cần ngay lập tức thông báo cho ngân hàng Việc này giúp hai bên tiến hành đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ SƠN
Đánh giá chung về tình hình, tổ chức kế toán nói chung và kế toán vốn bằng tiền nói riêng tại Công ty CP Thế Sơn
3.1.1.1 Về tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức một cách gọn nhẹ và hiệu quả, tuân thủ đúng chế độ kế toán hiện hành Công tác kế toán, đặc biệt là kế toán vốn bằng tiền, được thực hiện theo trình tự thống nhất, đảm bảo số liệu chính xác Nhờ đó, Ban giám đốc nắm bắt kịp thời tình hình kinh doanh, từ đó đưa ra quyết định và chiến lược phù hợp cho các kỳ kinh doanh tiếp theo Đội ngũ cán bộ kế toán có năng lực, trình độ và kinh nghiệm, làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, linh hoạt trong việc áp dụng chế độ kế toán và có phong cách làm việc khoa học, hỗ trợ lẫn nhau.
3.1.1.2 Về hình thức kế toán.
Công ty áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”, trong đó tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế Hình thức này đơn giản, phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động kinh doanh, đồng thời đáp ứng yêu cầu quản lý và trình độ của kế toán viên cũng như Ban giám đốc Nhờ vào việc ghi chép đầy đủ và thường xuyên, mọi thông tin kế toán được cập nhật kịp thời, giúp dễ dàng theo dõi hoạt động và phát hiện, sửa chữa sai sót.
3.1.1.3 Về hạch toán kế toán.
Kế toán tổng hợp đã thiết lập các sổ sách cần thiết để theo dõi thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, bao gồm sổ cái tiền mặt và sổ cái tiền gửi ngân hàng Các số liệu trên sổ sách này có tính đối chiếu cao, đáp ứng đầy đủ và kịp thời nhu cầu về vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kế toán phải tuân thủ hệ thống chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính, đảm bảo các chứng từ phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của các nghiệp vụ phát sinh Thông tin kế toán được ghi chép đầy đủ và chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và đối chiếu khi cần thiết Quy trình luân chuyển chứng từ đảm bảo tính hợp pháp và thực tiễn, trong khi việc lưu trữ chứng từ được thực hiện khoa học và giám sát chặt chẽ theo từng phần hành Điều này giúp bảo đảm tính minh bạch và nguyên tắc phân công rõ ràng, giúp lãnh đạo dễ dàng nắm bắt tình hình.
➢ Hệ thống tài khoản sử dụng
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản thống nhất theo chế độ báo cáo tài chính được quy định trong thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính, ban hành ngày 28/08/2016 Hệ thống này tuân thủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các thông tư hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung do Bộ Tài chính ban hành.
3.1.1.4 Về công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty
Hạch toán vốn bằng tiền là một khâu quan trọng trong công tác kế toán tại công ty Nhờ nhận thức rõ về tầm quan trọng này, công ty đã triển khai các biện pháp tích cực để tổ chức hạch toán, quản lý và sử dụng vốn bằng tiền hiệu quả.
Hệ thống chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các khoản thu, chi, đảm bảo tuân thủ nguyên tắc kế toán Các phiếu thu chi được tổ chức và lưu trữ thành sổ theo từng tháng để dễ dàng theo dõi và kiểm soát.
Vốn bằng tiền là tài sản đặc biệt và có giá trị ngang nhau, do đó, việc quản lý loại tài sản này dễ dẫn đến tham ô và lãng phí Nhằm kiểm soát chặt chẽ vốn bằng tiền, công ty đã thực hiện nhiều biện pháp quản lý hiệu quả.
Tiền mặt được lưu trữ trong két an toàn, giúp bảo vệ chống trộm và cháy, đảm bảo an toàn tối đa Quá trình kế toán tổng hợp được tối giản, cho phép ghi chép kịp thời các hiện tượng kinh tế liên quan đến biến động vốn bằng tiền.
+ Mọi biến động của vốn bằng tiền phải có chứng từ hợp lý, hợp lệ, hợp pháp.
+ Việc sử dụng chỉ tiêu vốn bằng tiền đúng mục đích, đúng chế độ.
Công ty quản lý chặt chẽ tiền mặt tại quỹ bằng cách thường xuyên kiểm tra tài khoản ngân hàng, đảm bảo nắm bắt thông tin kịp thời và chính xác về các nghiệp vụ thu, chi Tất cả các chứng từ được ghi vào sổ sách theo đúng trình tự và mẫu quy định của Bộ Tài chính.
Kế toán ngân hàng cần duy trì mối quan hệ chặt chẽ với ngân hàng và theo dõi đầy đủ các chứng từ để đối chiếu Lãnh đạo công ty và kế toán trưởng luôn giám sát tình hình thu, chi và quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng nhằm đảm bảo khả năng thanh toán, từ đó giúp quá trình kinh doanh diễn ra liên tục và hiệu quả.
Việc tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền đã đáp ứng nhu cầu của công ty, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế Đồng thời, các số liệu kế toán được phản ánh một cách trung thực, hợp lý và rõ ràng.
Mặc dù có nhiều ưu điểm, nhưng do các yếu tố khách quan và chủ quan ảnh hưởng đến công tác kế toán nói chung và kế toán vốn bằng tiền nói riêng, công ty vẫn gặp phải một số hạn chế nhất định.
3.1.2.1 Về công tác kiểm kê quỹ tiền mặt
Công ty cần thực hiện kiểm kê quỹ định kỳ vào cuối tháng, cuối quý và cuối năm, cũng như khi cần thiết kiểm kê đột xuất hoặc khi bàn giao quỹ Việc kiểm kê này phải được thực hiện cho từng loại tiền trong quỹ để xác định số tiền thực tế có trong quỹ so với số tiền ghi trên sổ tại thời điểm kiểm kê.
Do chưa có định mức tiền mặt tồn quỹ cụ thể và kế hoạch thanh toán công nợ thống nhất, số tiền mặt tại quỹ của đơn vị không ổn định, có lúc quá ít, lúc lại quá nhiều, gây khó khăn cho quản lý tài chính.
Công ty trong việc chi tiêu tiền mặt phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh hoặc gây ứ đọng vốn là vòng quay vốn bị chậm lại.
3.1.2.2 Về việc luân chuyển chứng từ
Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần Thế Sơn
3.2.1 Kiến nghị 01: Hoàn thiện việc kiểm kê quỹ vào cuối tháng hoặc định kỳ
Nhằm để quản lý chặt chẽ tiền mặt tại quỹ công ty cần tiến hành việc kiểm kê quỹ định kỳ hoặc đột xuất.
Khi thực hiện kiểm kê quỹ, cần thành lập một ban kiểm kê bao gồm thủ quỹ và kế toán tiền mặt hoặc kế toán thanh toán làm thành viên.
Trước khi kiểm kê quỹ, thủ quỹ phải ghi Sổ quỹ tất cả các phiếu thu, phiếu chi và tính số dư tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê.
Mọi khoản chênh lệch phải báo cáo Giám đốc xem xét
Bảng kiểm kê quỹ được lập thành hai bản:
- Một bản lưu ở thủ quỹ.
- Một bản phải lưu ở kế toán quỹ tiền mặt hoặc kế toán thanh toán.
Mẫu bảng kiểm kê quỹ (Biểu số 3.1) là công cụ hữu ích cho các nhà quản lý trong việc theo dõi số tồn quỹ thực tế, giúp xác định số tiền thừa hoặc thiếu so với sổ quỹ Điều này tạo điều kiện cho việc áp dụng các biện pháp quản lý quỹ hiệu quả hơn, đồng thời làm cơ sở để quy trách nhiệm vật chất và ghi sổ kế toán các chênh lệch.
Khi tiến hành kiểm kê quỹ, có thể xảy ra tình trạng thừa hoặc thiếu tiền so với sổ sách Trong những trường hợp này, công ty sẽ có quy trình xử lý cụ thể để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
➢ Trường hợp phát hiện thừa khi kiểm kê:
- Nếu chưa xác định được nguyên nhân thì phải chờ xử lý, căn cứ vào biên bản kiểm kế toán định khoản:
Có TK 3381 - Phải trả, phải nộp khác
- Khi có quyết định xử lý tiền thừa:
Có TK 711 Có các TK liên quan.
➢ Trường hợp phát hiện thiếu khi kiểm kê:
- Nếu chưa xác định được nguyên nhân thì phải chờ xử lý, căn cứ vào biên bản kiểm kế toán định khoản:
- Khi có quyết định xử lý tiền thiếu:
Nợ TK 1388 - Phải thu khác (Phải thu tiền bồi thường của người phạm lỗi)
Nợ TK 111, 112 - Tiền mặt (Người phạm lỗi nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (nếu trừ tiền lương người phạm lỗi)
Có TK 338 – Phải thu khác
Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt được lập theo mẫu sau:
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-
BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)
Số: Hôm nay, vào giờ ngày tháng năm
Chúng tôi bao gồm Ông/Bà đại diện kế toán, Ông/Bà đại diện thủ quỹ, và Ông/Bà đại diện khác Chúng tôi đã tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt và kết quả như sau:
STT Diễn giải Số lượng (tờ) Số tiền
I Số dư theo sổ quỹ: x
II Số kiểm kê thực tế: x
III Chênh lệch(III=I-II) x
- Kết luận sau khi kiểm kê quỹ:
Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ
Ví dụ: Bảng kiểm kê quỹ quý 2 năm 2017.
Biểu số 3.2: Đơn vi: Công ty Cổ phần Thế Sơn
Bộ phận: Số 522 Đường Trường Chinh,
Phường Quán Trữ, Quận Kiến An, Hải
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-
BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)
Số: 10 Hôm nay, vào 15 giờ ngày 31 tháng 6 năm 2017
Chúng tôi xin thông báo về việc kiểm kê quỹ tiền mặt do bộ phận kế toán, đại diện bởi Ông/Bà Nguyễn Thị Xuyến và Ông/Bà Nguyễn Văn Bằng, cùng với sự tham gia của đại diện thủ quỹ, đã tiến hành Kết quả kiểm kê quỹ tiền mặt sẽ được công bố ngay sau đây.
STT Diễn giải Số lượng (tờ) Số tiền
I Số dư theo sổ quỹ: 107.559.829
II Số kiểm kê thực tế: x
III Chênh lệch(III=I-II) x 829
+ Thiếu: Do chênh lệch mệnh giá, trong két không có mệnh giá nhỏ
- Kết luận sau khi kiểm kê quỹ: Thiếu
Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ
3.2.2 Kiến nghị 02: Hoàn thiện việc luân chuyển chứng từ
Hiện nay, theo quy định của công ty, các hóa đơn GTGT do phòng kinh doanh lập và sau đó chuyển lên phòng kế toán Mặc dù quy trình này không vi phạm chế độ kế toán hiện hành, nhưng việc luân chuyển chứng từ dễ dẫn đến mất mát Do đó, công ty nên thiết lập sổ giao nhận chứng từ giữa các phòng ban, yêu cầu các bên ký nhận khi giao nhận chứng từ Việc này không chỉ giúp xác định trách nhiệm khi xảy ra mất mát mà còn nâng cao quản lý và tinh thần trách nhiệm trong công việc.
Biểu số 3.3: Sổ giao nhận chứng từ
SỔ GIAO NHẬN CHỨNG TỪ
Ngày tháng Số hiệu chứng từ Loại chứng từ
Ví dụ: Sổ giao nhận chứng từ tháng 10 năm 2017 tại công ty Thế Sơn
SỔ GIAO NHẬN CHỨNG TỪ
Ngày tháng Số hiệu chứng từ Loại chứng từ
3.2.3 Kiến nghị 03: Hoàn thiện việc trích lập khoản dự phòng phải thu khó đòi
Hiện nay, công ty đang gặp khó khăn do khoản phải thu từ khách hàng lớn, ảnh hưởng đến khả năng huy động vốn kịp thời Để cải thiện tình hình này, công ty cần áp dụng các biện pháp khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh chóng và sớm hơn.
Công ty nên triển khai chính sách chiết khấu thanh toán nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán ngay hoặc sớm hơn thời hạn đã thỏa thuận Chính sách này áp dụng cho cả khách hàng thanh toán một nửa hóa đơn GTGT ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng.
Các khoản nợ quá hạn và khó đòi phát sinh trong kỳ cần được theo dõi riêng biệt cho từng khoản nợ và từng đối tượng khách hàng Hàng tháng, cần báo cáo tình hình nợ này lên ban giám đốc và thực hiện trích lập khoản dự phòng cho từng khoản nợ khó đòi.
Theo Thông tư 228/2009/TT-BTC ban hành ngày 07/12/2009, hướng dẫn về chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, quy định phương pháp xác định mức dự phòng cần trích lập.
Thời gian quá hạn thanh toán Mức dự phòng cần trích lập
6 tháng ≤ t < 1 năm 30% giá trị nợ phải thu quá hạn
1 năm < t < 2 năm 50% giá trị nợ phải thu quá hạn
2 năm < t < 3 năm 70% giá trị nợ phải thu quá hạn
> 3 năm 100% giá trị nợ phải thu quá hạn
Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập trong kỳ kế toán này lớn hơn số dư dự phòng chưa sử dụng từ kỳ trước, kế toán cần trích lập bổ sung phần chênh lệch.
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293)
Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập trong kỳ kế toán này thấp hơn số dự phòng đã trích lập ở kỳ trước mà chưa sử dụng hết, kế toán sẽ thực hiện hoàn nhập phần chênh lệch.
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293)
Khi xác định các khoản nợ phải thu khó đòi không thể thu hồi, kế toán cần thực hiện việc xoá nợ theo quy định của pháp luật hiện hành Dựa trên quyết định xoá nợ, các bút toán cần được ghi nhận đầy đủ.
Nợ các TK 111, 112, 331, 334 (phần tổ chức cá nhân phải bồi thường)
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293)(phần đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 (phần được tính vào chi phí)
Khi doanh nghiệp xử lý xóa nợ đối với các khoản nợ phải thu khó đòi, nếu sau đó thu hồi được nợ, kế toán sẽ ghi nhận giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi.
Có TK 711 - Thu nhập khác
+ Còn Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn được bán theo giá thoả thuận, thì tuỳ từng trường hợp thực tế, kế toán ghi nhận như sau:
* Trường hợp khoản phải thu quá hạn chưa lập dự phòng phải thu khó đòi, ghi:
Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tổn thất từ việc bán nợ)
Trong trường hợp khoản phải thu quá hạn đã được lập dự phòng cho khoản phải thu khó đòi, nếu số dự phòng không đủ để bù đắp tổn thất khi bán nợ, thì phần tổn thất còn lại sẽ được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tổn thất từ việc bán nợ)
