Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại ngân hàng thương mại cổ phần quốc tế việt nam chi nhánh vũng tàu

TẠP CHÍ CĨNGTHÚÍNG HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỖT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN QUỐC TẾ VIỆT NAM - CHI NHÃNH VŨNG TÀU • PHẠM THỊ PHƯỢNG - MAI THỊ BẠCH TUYẾT TÓM TẮT: Bài viết nhằm đưa giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội (KSNB) hạn chế đến mức thấp rủi ro hoạt động Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quốc tế Việt Nam (VIB) - Chi nhánh Vũng Tàu Việc phân tích cách cụ thể để đưa phương hướng nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội hạn chế yếu từ đề hệ thống giải pháp góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu kiểm soát nội VIB - Vũng Tàu thời gian tới Từ khóa: kiểm sốt nội bộ, hệ thống ngân hàng, ngân hàng thương mại, VIB - Vũng Tàu Đặt vấn đề Hiện nay, hệ thơng ngân hàng có vai trị quan trọng đơ'i với kinh tế quốc gia, có Việt Nam Trong điều kiện hội nhập kinh tế khu vực giới, bên cạnh thách thức hệ thống ngân hàng thương mại (NHTM) có hội lớn, Hội nhập kinh tế quốc tế mở hội giao lưu, hợp tác kinh tế, học hỏi kinh nghiệm quản lý khoa học công nghệ từ NHTM quốc gia phát triển Để hoạt động ngân hàng diễn an toàn, 370 SỐ 11 - Tháng 5/2022 hiệu tránh rủi ro, NHTM phải coi trọng việc KSNB quản trị điều hành Việc hoạt động KSNB tốt đảm bảo cho ngân hàng tuân thủ luật pháp, quy định, sách, kế hoạch, thủ tục, chế độ ngành KSNB hữu hiệu giúp giảm thiểu rủi ro hoạt động; ngăn chặn, phát sửa chữa kịp thời sai phạm trọng yếu (gian lận sai sót) ngành ngân hàng Qua đó, giúp ngân hàng đạt mục tiêu đặt phát KẾ TOÁN-KIỂM TOÁN triển bền vững Vì lý trên, nhóm tác giả nghiên cứu giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNBtại VIB - Vũng Tàu Cơ sở lý thuyết Hoạt động ngân hàng kinh doanh tiền tệ chủ yếu khơng phải nguồn vốn tự có mà tập trung từ nguồn vốn xã hội, số vốn ln biến động theo giờ, theo ngày Vì vậy, tổ chức hạch toán kế toán ngân hàng phải cập nhật liên tục, đảm bảo xác, để thực vào sổ kế toán kịp thời cho khách hàng ngân hàng Như vậy, công tác tổ chức hạch toán kế toán thực đồng thời với việc kiểm soát chứng từ ghi sổ kế toán có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, NHTM hoạt động dựa sở vay cho vay Ngân hàng huy động vốn từ khách hàng, tổ chức, với trách nhiệm hoàn trả lại đầy đủ số tiền gốc lãi, sau sử dụng số tiền vay, đầu tư Điều đòi hỏi hoạt động tín dụng chất lượng để đảm bảo khả chi trả nguồn vein vay, khoản thu từ tín dụng cao, tăng thu nhập cho ngân hàng Nếu chất lượng tín dụng kém, NHTM khơng thu hồi số nợ cho vay đầu tư gặp rủi ro ảnh hưởng đến tài ngân hàng, có nguy khơng thể hồn trả số tiền huy động khách hàng, dẫn đến khoản Vì vậy, quy trình huy động cho vay Cần kiểm sốt Ngồi chê độ kế tốn đặc thù, hoạt động ngân hàng cịn có sở pháp lý khác Đó hệ thơng diễn giải thực thi luật pháp Hệ thống pháp luật gồm luật, quy tắc, quy định, điều lệ tạo nên khung pháp chế thi hành phục vụ hoạt động ngân hàng Hoạt động kiểm soát NHTM thực tốt đạt hiệu cao khuôn khổ pháp lý đầy đủ, đồng Hệ thơng pháp lý cần thiết cho hoạt động kiểm sốt NHTM bao gồm: Các luật lệ, chế sách liên quan đến hoạt động đôi tượng kiểm sốt luật lệ, chế sách thân hoạt động kiểm soát Phát triển giả thuyết nghiên cứu • Mơi trường kiểm sốt: Tại Chi nhánh tồn bất cập quan điểm thái độ Ban giám đốc với việc nhận thức tầm quan trọng việc nhận dạng, đánh giá phân tích rủi ro ảnh hưởng tới việc hoàn thành kế hoạch kinh doanh, hoạt động hiệu kinh doanh Qua kết vấn, điều tra có 18/32 tổng số cán lãnh đạo Chi nhánh quan tâm đến vấn đề rủi ro cho biết việc nhận dạng, đánh giá phân tích rủi ro cần thiết Chi nhánh (chiếm 56,25%) 14/32 cán lãnh đạo Chi nhánh thuộc diện khảo sát chưa có quan điểm coi trọng vấn đề (chiếm 43,75%) Nhưng thực tế, đặc thù ngành ngân hàng có thê phát sinh nhiều loại rủi ro ảnh hưởng đến hiệu kinh doanh Cơ chế hoạt động việc KSNB Chi nhánh chịu đạo trực tiếp Tổng giám đốc qua quản lý Trưởng ban Kiểm tra KSNB Phòng Kiểm tra KSNB bơ' trí phù hợp với mơ hình tổ chức, quy mô hoạt động đơn vị, giúp hội đồng thành viên, Tổng giám đốc kiểm tra, kiểm soát hoạt động chi nhánh Đồng thời, giúp Giám đốc kiểm soát hoạt động nội Chi nhánh Giao việc chun mơn cho Phịng Kiểm tra KSNB Trưởng ban Kiểm tra, KSNB kết hợp Giám đốc Giúp việc Trưởng ban Kiểm tra, KSNB Trưởng phòng Kiểm tra KSNB Trưởng phòng Kiểm tra, KSNB thực nhiệm vụ chuyên môn theo phân công, giao việc Trưởng ban Kiểm tra, KSNB, chịu quản lý Giám đốc theo mối quan hệ, ủy quyền Tổng giám đốc Các Kiểm tra viên chịu quản lý trực tiếp Trưởng phòng Kiểm tra, KSNB, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng Kiểm tra, KSNB trưởng đồn kiểm tra • Đánh giá rủi ro: Trong hoạt động quy trình nghiệp vụ, Chi nhánh có cơng tác kiểm sốt nhằm hạn chế rủi ro thực nghiệp vụ Trong nghiệp vụ phát sinh, số nghiệp vụ có người kiểm sốt SỐ 11 - Tháng 5/2022 371 TẠP CHÍ CƠNG THƯƠNG Giám đốc kiểm sốt, phê duyệt Có 54/112 cán (chiếm 48,21%) nhận định Ban giám đôc quan tâm đến việc phân tích, đánh giá quản trị rủi ro • Các hoạt động kiểm sốt: Qua điều tra, có 89/112 cán (chiếm 79,46%) nhận định hoạt động kiểm soát Chi nhánh áp dụng nguyên tắc: Nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn, nguyên tắc bất kiêm nhiệm Việc phân công cơng việc điều chỉnh tùy theo tình hình thực tế hoạt động phịng đạo Giám đốc • Hệ thống thơng tin truyền thơng: Thực tế quan sát qua vân, có 112/112 cán (chiếm 100%) cho biết, Chi nhánh thành lập đường dây nóng qua sổ" điện thoại Ban giám đốc, lắp đặt hịm thư góp ý tất phịng để tiếp nhận thơng tin từ phía khách hàng, nhân viên văn hóa, tác phong làm việc, hay góp ý tiện ích sản phẩm dịch vụ, nhằm tăng khả kiểm soất • Các hoạt động giám sát: Các hoạt động giám sát thường xuyên thực thông qua lãnh đạo phịng gồm trưởng, phó phịng nghiệp vụ, Ban giám đơ'c, phó giám đốc giám sát mảng cơng việc mà Giám đốc phân cơng Có 98,21% số người hỏi cho biết, việc giám sát thực Thu nhập chi nhánh từ nguồn thu tín dụng Kết nghiên cứu 4.1 ưu điểm 4.1.1 Mơi trường kiểm sốt: Đặc thù quản lý: Hệ thống KSNB Chi nhánh vận hành thiết kế theo quy định, hướng dẫn Vietinbank Ban lãnh đạo ý thức phần cần thiết quản lý kiểm sốt, có quan điểm hoạt động kinh doanh lành mạnh, coi trọng tính trung thực báo cáo Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức chặt chẽ đảm bảo độc lập tạo mối quan hệ phòng, xếp tương đối hợp lý cán bộ, 372 SÔ' 11 - Tháng 5/2022 bố trí vào vị trí phù hợp với trình độ chun mơn, hạn chế chồng chéo, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra kiểm sốt lẫn Có đến 102/112 cán (chiếm 91,07%) cho biết, việc bố trí cán tạo điều kiện kiểm sốt lẫn Chính sách nhân cam kết lực: Có 99,10% cán cho biết, sách nhân ban hành vãn rõ ràng Thực nghiêm túc quy chế trả lương kinh doanh, chế độ nâng lương thực theo quy định Nhà nước ngành Đánh giá rủi ro: VIB Vũng Tàu nhận diện rủi ro chủ yếu mà chi nhánh gặp phải: rủi ro tín dụng, rủi ro lãi suất, rủi ro ngoại hối, rủi ro tỷ giá, rủi ro toán, rủi ro hoại động rủi ro pháp lý, theo kết điều tra có 102/112 cán (chiếm 91,07%) đồng quan điểm với thực tế tác giả quan sát 4.1.2 Các hoạt động kiểm soát Các hoạt động kiểm soát thực sở áp dụng đầy đủ nguyên tắc: Nguyên tắc phân công phân nhiệm, phân công cán nắm cụ thể công việc giao, chủ động thực báo cáo kết công việc lên câp quản lý, trình thực ln có kiểm sốt cấp nhằm đảm bảo quy trình Việc phân cơng cơng việc thực bàng văn có phiếu giao việc cụ thể đến cán Ớ phận có phân cơng rõ ràng theo cơng việc: giao dịch, kiểm sốt, phê duyệt, hậu kiểm Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn, Việc ủy quyền thông qua giấy ủy quyền cụ thể, rõ ràng, đầy đủ nội dung quyền hạn, phạm vi trách nhiệm, thời hạn đảm bảo công tác quản trị, điều hành, phát huy trách nhiệm cá nhân, tăng cường công tác kiểm tra, giám sát Nguyên tắc bất kiêm nhiệm, phận có phân cơng cơng việc rõ ràng cho cán với độc lập, khơng chồng chéo, có trách nhiệm riêng, đảm bảo cán không đảm nhiệm lúc nhiều cương vị KÊ TỐN-KIỂM TỐN 4.1.3 Hệ thống thơng tin truyền thơng Có 100% cán đồng ý phương tiện truyền thơng có Chi nhánh Việc sử dụng mạng nội để truyền đạt thông tin giúp toàn thể cán tiếp nhận đầy đủ xác thị từ cấp trên, hiểu rõ mốì quan hệ phơi hợp cơng việc với thành viên khác Việc thành lập đường dây nóng qua số điện thoại Ban giám đốc, lắp đặt hòm thư góp ý tất phịng giúp Ban giám đốc tiếp nhận thông tin đánh giá từ phía khách hàng, nhân viên Giám sát: Tại Chi nhánh có Phịng kiểm tra KSNB phụ trách kiểm tra giám sát tất nghiệp vụ tuân thủ theo chuẩn mực, giám sát kiểm tra công tác tổ chức lao động, giám sát kiểm tra việc thực quy chế, quy trình nghiệp vụ Các giám sát thực định kỳ hàng năm thực đột xuất 4.2 Nhược điểm Ban giám đốc chưa nhận thức đầy đủ hệ thốngKSNB yếu tô' cấu thành hệ thông KSNB, nên việc xây dựng quy định, quy chế chưa đồng Cơ cấu tổ chức số điểm hạn chế bất cập giải sô' công việc liên quan đến vài phận với việc phối hợp cơng việc phận, cá nhân chưa khoa học chưa mang tính chất hợp tác, tạo điêu kiện cho Chính sách nhân cam kết lực, Chi nhánh quan tâm tới thực sách cho cán xong chưa thực hiệu Việc khen thưởng dừng lại mức động viên chưa phát huy nỗ lực cán Phòng kiểm tra KSNB bất cập, cán kiểm tra công tác - phịng chun mơn, chưa cơng tác thực tế tất mảng nghiệp vụ nên chưa đủ tiêu chuẩn trình độ Cơng tác kê hoạch, cịn tồn hạn chế, mang tính hình thức, chủ yếu dựa vào kết thực kỳ trước, chưa dự báo loại rủi ro ảnh hưởng đến kết thực kê' hoạch 4.2.1 Đánh giá rủi ro: Ban giám đốc Chi nhánh chưa ý thức tầm quan trọng việc đánh giá rủi ro đem lại nhiều lợi ích kiểm sốt hoạt động, ngăn ngừa rủi ro chi nhánh Với câu hỏi liên quan, có 107/112 cán (chiếm 95,53%) Chi nhánh không tổ chức họp, bàn việc nhận dạng rủi ro phát sinh, không đưa biểu nhận dạng rủi ro 4.2.2 Các hoạt động kiểm sốt Các ngun tắc phân cơng phân nhiệm vụ, nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn, nguyên tắc bất kiêm nhiệm hoạt động kiểm soát chưa thực sử dụng triệt để Phần lớn có Ban giám đốc áp dụng nguyên tắc để quản lý điều hành để kiểm soát hoạt động Chi nhánh, cịn sơ' phịng, ban chưa trọng vận dụng triệt để thực nghiêm túc nguyên tắc hoạt động kiểm sốt Có 108/112 cán (chiếm 96,42%) phịng, ban không thực nghiêm túc nguyên tắc Thủ tục kiểm sốt hoạt động nghiệp vụ cịn mang tính hình thức, chưa thực cách nghiêm túc đầy đủ Giám sát: Chi nhánh chưa có Phịng giám sát chuyên trách giám sát để xây dựng hệ thống giám sát thực giám sát tất hoạt động Giải pháp hoàn thiện mơi trường kiểm sốt Đặc thù quản lý: cần nâng cao nhận thức Ban giám đô'c vai trị quan trọng hệ thơng KSNB yếu tô' cấu thành nên hệ thống KSNB Cụ thể: Mở lớp bồi dưỡng kiến thức tìm hiểu tầm quan trọng hệ thống KSNB hiệu hoạt động kinh doanh cho Ban giám đốc Chi nhánh tham gia Cơ cấu tổ chức: Cần phân công cán cách khoa học, hợp lý Giữa cá nhân phịng phân chia cơng việc đồng đều, không để SỐ 11 - Tháng 5/2022 373 TẠP CHÍ CƠNG THƯƠNG tình trạng phân cơng nhiều đầu việ cho cán họ có lực Nếu phân việc không đồng khiến cán bị áp lực trình làm việc dễ xảy sai sót Phân chia cơng việc hợp lý cho cán vừa đảm bảo chất lượng công việc, vừa có thời gian đê nghiên cứu, học hỏi thêm nghiệp vụ; phịng ban, cá nhân có điều kiện thời gian hỗ trợ giải công việc nhanh gọn Hoàn thiện đánh giá rủi ro: Chi nhánh cần áp dụng mơ hình SWOT hay mồ hình 5F, mơ hình PEST để thực cơng việc nhận diện, đánh giá rủi ro Qua phương pháp áp dụng theo mơ hình này, Chi nhánh phát trình đánh giá rủi ro thực cần thay đổi để việc đánh giá rủi ro hiệu Chi nhánh nên thiết lập phịng mang tên Phịng Đánh giá rủi ro Hồn thiện hoạt động kiểm sốt: Các ngun tắc phân cơng phân nhiệm, nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn, nguyên tắc bất kiêm nhiệm hoạt động kiểm soát cần sử dụng triệt để thực nghiêm túc từ Ban Giám đốc đến phòng ban Các bước thủ tục kiểm sốt q trình kiểm tra tất hoạt động nghiệp vụ phải thực thi nghiêm túc, đầy đủ Nâng cao ý thức trách nhiệm cán hoạt động trình kiểm sốt Hồn thiện hệ thơng thơng tin truyền thơng: Ln chuyển kiểm sốt chứng từ, việc kiểm tra bút toán hạch toán, phận hậu kiểm chịu trách nhiệm kiểm tra việc thực máy giao dịch viên, giao dịch viên chịu trách nhiệm kiểm tra hồ sơ kèm làm thực để vừa đảm bảo yêu cầu hệ thống KSNB, vừa tăng suất lao động, nâng cao hiệu hoạt động, quy định rõ trách nhiệm phận giao dịch Hệ thống báo cáo kế tốn, Ban giám đốc nên u cầu đơi với phòng ban, mảng nghiệp vụ bổ sung thêm số báo cáo Theo yêu cầu quản lý, hoạt động nghiệp vụ Chi nhánh có mẫu báo cáo riêng để có thơng tin đầy đủ mảng dịch vụ, huy động vốn, cho vay Hồn thiện hoạt động giám sát: Chi nhánh nên có phân công rõ ràng trách nhiệm, công việc cá nhân phịng ban Nâng cao trình độ chun mơn phịng ban, đặc biệt đơi với cán kiểm sốt phải đào tạo chun mơn kỹ nghiệp vụ kiểm toán, kiến thức pháp luật có kinh nghiệm cơng tác nhiều năm nâng cao lực cán bộ, có đánh giá chất lượng, hiệu Phòng kiểm tra KSNB phải có phối hợp với quan kiểm tra để việc giám sát chặt chẽ, khách quan Kết luận Một ngân hàng để tồn phát triển bền vững kinh tế hội nhập quốc tế, yêu cầu tất yếu với ngân hàng thương mại VIB ngày phải nâng cao chất lượng kiểm sốt nội hộ, hồn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, nhằm quản lý chặt chẽ nguồn vốn Ngân hàng cần có biện pháp phát huy tốì đa hiệu đầu tư từ nguồn vốn huy động được, ngăn chặn hành vi gian lận, sai sót, giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh Chính vậy, việc hồn thiện hệ thống KSNBtại VIB nói chung Chi nhánh nói riêng tất yếu cần thực ■ TÀI LIỆU THAM KHẢO: Abor J (2005) Managing foreign exchange risk among Ghanaian firms Journal ofRisk Finance, 6(4) Bộ Tài (2002) Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, Quyển Nhà xuất Tài chính, Hà Nội 374 Số 11 - Tháng 5/2022 KÊ TOÁN - KIỂM TOÁN Nguyễn Minh Kiều (2020) Nghiệp vụ ngân hàng thương mại Nhà xuât Thống kê, Hà Nội Ngân hàng Thương mại cổ phần Quốc tế Việt Nam -V1B (2020) Ngày nhận bài: 14/3/2022 Ngày phản biện đánh giá sửa chữa: 10/4/2022 Ngày chấp nhận đăng bài: 8/5/2022 Thông tin tác giả: ThS PHẠM THỊ PHƯỢNG1 ThS MAI THỊ BẠCH TUYET1 ’Trường Đại học Bà Rịa - Vũng Tàu IMPROVING THE INTERNAL CONTROL SYSTEM OF VIETNAM INTERNATIONAL JOINT STOCK TRADE - VUNG TAU PROVINCE BRANCH • Master PHAMTHI PHUONG’ • Master MAI THI BACH TUYET’ Ba Ria - Vang Tau University ABSTRACT: This paper provides solutions to improve the internal control system and minimize risks in the activities of Vietnam International Joint Stock Trade - Vung Tau Province Branch (V1B Vung Tau) It is necessary for VIB - Vung Tau to analyze in depth its internal control system to finds out shortcomings and weaknesses Based on the paper’s findings, some solutions are proposed to improve the internal control system of VIB - Vung Tau in the coming time Keywords: internal control, banking system, commercial bank, VIB Vung Tau So 11 - Tháng 5/2022 375 ... TOÁN Nguyễn Minh Kiều (2020) Nghiệp vụ ngân hàng thương mại Nhà xuât Thống kê, Hà Nội Ngân hàng Thương mại cổ phần Quốc tế Việt Nam -V1B (2020) Ngày nhận bài: 14/3/2022 Ngày phản biện đánh giá sửa... Finance, 6(4) Bộ Tài (2002) Hệ thống chuẩn mực kế tốn Việt Nam, Quyển Nhà xuất Tài chính, Hà Nội 374 Số 11 - Tháng 5/2022 KÊ TOÁN - KIỂM TOÁN Nguyễn Minh Kiều (2020) Nghiệp vụ ngân hàng thương mại Nhà... hàng thương mại VIB ngày phải nâng cao chất lượng kiểm soát nội hộ, hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ, nhằm quản lý chặt chẽ nguồn vốn Ngân hàng cần có biện pháp phát huy tốì đa hiệu đầu tư