BÀI TẬP NHÓM Môn: Khoa học quản lý Đề tài: KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG CHO HỘI CHỢ “XUÂN THÀNH ĐÔNG”

lập kế hoạch truyền thông docx TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN o0o BÀI TẬP NHÓM Môn Khoa học quản lý Đề tài KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG CHO HỘI CHỢ “XUÂN THÀNH ĐÔNG” Nhóm Lê Thị Thúy Trịnh Thị Hồng Anh Nguy.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN o0o BÀI TẬP NHÓM Môn: Khoa học quản lý Đề tài: KẾ HOẠCH TRUYỀN THƠNG CHO HỘI CHỢ “XN THÀNH ĐƠNG” Nhóm: Lê Thị Thúy Trịnh Thị Hồng Anh Nguyễn Thị Nga Trịnh Thị Ngọc Huyền Hoàng Thị Phượng Nguyễn Thị Thu Hiền Hà Thị Hương Trà Vũ Thị Oanh Hà Nội, tháng 10/2013 MỤC LỤC I GIỚI THIỆU CHUNG Đội SVTN Đồng hương Hải Dương Hội chợ “Xuân Thành Đơng” II QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH Phân tích mơi trường 1.1 Phân tích mơi trường bên ngồi 1.2 Phân tích mơi trường bên 1.3 Bảng phân tích SWOT 4 Xác định mục tiêu 2.1 Cây mục tiêu 2.2 Mơ hình 5W 7 Xác định phương án Đánh giá lựa chọn 10 I GIỚI THIỆU CHUNG Đội SVTN Đồng hương Hải Dương Đội SVTN Đồng hương Hải Dương thành lập ngày 29/10/2006, đơn vị trực thuộc Hội sinh viên trường Đại học Kinh tế Quốc dân Với số lượng thành viên ổn định hàng năm 100 người, Đội thường xuyên tổ chức hoạt động tình nguyện địa bàn Hà Nội Hải Dương Hội chợ “Xuân Thành Đông” Hội chợ diễn vào hai ngày 25,26/1/2014 (tức 25, 26 tết) , giới thiệu nét đẹp văn hóa đặc trưng vùng đất Hải Dương thơng qua gian trưng bày Gốm sứ Chu Đậu, Bánh đậu xanh, Sách truyện Hội Thơ, Hội NhàVăn tỉnh Hải Dương sáng tác, Cờ tướng – Cờ người, Múa rối nước triển lãm nhiếp ảnh Hải Dương II QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG CHO HỘI CHỢ “XUÂN THÀNH ĐÔNG” (1/12/2013 -15/2/2014) Phân tích mơi trường Vấn đề: Lựa chọn sử dụng loại hình truyền thơng để kế hoạch truyền thơng đạt kết tốt 1.1 Phân tích mơi trường bên ngồi Sử dụng mơ hình PEST: Thể chế - luật pháp (Political factors) - Tình hình trị ổn định Nhưng tồn nhiều khó khăn vướng mắc thủ tục hành tổ chức chương trình, chiến dịch tình nguyện - Chủ trương sách Nhà nước hướng tới văn hóa tiên tiến, đậm đà sắc dân tộc, thuận lợi cho hướng tổ chức chương trình mang nét văn hóa truyền thống Yếu tố kinh tế (Economic factors) - Thành phố Hải Dương có kinh tế đà phát triển, thu hút đầu tư, tổ chức nhiều hội chợ thương mại, hội chợ triển lãm, hội chợ việc làm, thu hút tham gia doanh nghiệp địa bàn tỉnh - Tập trung đầu tư phát kinh tế làm giảm khoản đầu tư cho văn hóa, khó trì nét văn hóa truyền thống Yếu tố văn hóa – xã hội (Socio-cultural factors) - Nhiều nét văn hóa lưu giữ tạo nên nét đặc trưng riêng vùng miền - Một số di sản văn hóa vật thể như: đền chùa, văn miếu (Côn Sơn, Kiếp Bạc, văn miếu Mao Điền, khu di tích Kính Chủ - An Phụ, chùa Bạch Hào), gốm sứ (Chu Đậu – Mỹ Xá), đảo cò (Chi Lăng Nam), bánh đậu xanh, bánh gai, vải thiều - Một số nét văn hóa phi vật thể như: múa rối nước, hát chèo, tuồng - Q trình cơng nghiệp hóa – đại hóa gây trở ngại cho việc gìn giữ phát triển văn hóa truyền thống Một phận giới trẻ có tư tưởng sính ngoại, cho nét văn hóa cũ khơng cịn cần thiết hay lạc hậu, khơng phù hợp - Một số nét văn hóa dân gian bị mai cải cách Người có hiểu biết văn hóa truyền thống, tư liệu văn hóa truyền thống ngày khan bị sai lệch, nhiều phiên Yếu tố công nghệ (Technological factors) Phương tiện truyền thơng phát triển phổ biến: - Truyền hình, đài báo, nhiên chi phí đắt đỏ - Internet (forum, fanpage) không tốn tiếp cận chủ yếu giới văn phịng, học sinh sinh viên Mơ hình hội chợ triển lãm mẻ Những hội chợ tương tự chưa thực mang lại hiệu 1.2 Phân tích mơi trường bên Đánh giá tổ chức dựa chức hoạt động: Tài chính: Đội trì nguồn quỹ thu từ thành viên hàng quý để đảm bảo chi phí cho hoạt động tình nguyện chỗ, chi phí phát sinh hoạt động thường kỳ Đội Tuy nhiên, nguồn quỹ nhỏ, thường dao động khoảng 3-5 triệu đồng, không đủ cung cấp cho kế hoạch chi phí phát sinh lớn Khi Đội tổ chức chương trình với kinh phí lớn cần có hoạt động mời tài trợ đóng góp, ủng hộ từ cá nhân, tổ chức Nguồn nhân lực: - Số lượng thành viên hoạt động thường xuyên khoảng 100 người Số lượng đủ để đáp ứng nhân lực cho hoạt động tình nguyện chỗ nhỏ lẻ, với chương trình lớn cần huy động thêm - Nguồn nhân lực Đội chưa ổn định, hay rơi vào tình trạng thiếu người phụ trách cơng việc - Là tổ Đội cịn non trẻ nên chưa tích lũy nhiều kinh nghiệm, phần lớn thành viên Đội có trách nhiệm với cơng việc họ phụ trách, chịu áp lực Chuyên môn: - Người phụ trách ban vận dụng tốt kỹ như: lãnh đạo, giao tiếp, đàm phán, phân cơng cơng việc, làm việc nhóm - Cần đào tạo chuyên môn cho cộng tác viên sớm kỹ lưỡng để khỏi bỡ ngỡ bước vào cơng việc Truyền thơng hình ảnh Đội: - Truyền thông trực tuyến: Hiện Đội sử dụng công cụ truyền thông chủ yếu trang fanpage facebook trang forum cộng đồng như: vicongdong.vn, haiduong.svtn.org - Truyền thông trực tiếp: thơng qua hoạt động tình nguyện chỗ thường kỳ Đội Hà Nội Hải Dương để quảng bá hình ảnh Đội - Việc truyền thơng có mang lại hiệu ứng tích cực, hình ảnh Đội xuất báo, truyền hình Tuy nhiên hình ảnh Đội chưa thực biết đến rộng rãi nhiều clb, tổ đội tình nguyện khác hoạt động Hà Nội Định hướng phát triển: - Ban thường trực ln có định hướng phát triển cho Đội trước bắt đầu nhiệm kỳ mới, hướng vào hoạt động thiện nguyện ổn định lâu dài, giúp đỡ hồn cảnh khó khăn, phát triển số lượng chất lượng nguồn nhân lực cho Đội, quảng bá hình ảnh Đội - Nhưng chưa có tài liệu ghi chép rõ ràng việc định hướng phát triển Nhiệm kỳ khóa làm mai truyền thống Đội theo hướng không mong muốn Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức Đội gồm: Đội trưởng, Đội phó, trưởng ban, phó ban (chương trình, văn nghệ, đối ngoại, sở vật chất) toàn thành viên, cộng tác viên Đội ⇨ Việc bố trí, xếp cấu tổ chức Đội hợp lý, phân chia trách nhiệm mảng công việc rõ ràng ⇨ Tuy nhiên việc phối hợp làm việc ban chưa đạt hiệu cao Hoạt động Đội: - Có nhiều hoạt động thường kỳ có ích, tính chất tình nguyện viên tổ chức chương trình, chiến dịch lớn năm như: Hành trang sĩ tử, Chiến dịch Mùa hè Thanh niên Tình nguyện, Tết sum vầy Nhận phản hồi tích cực từ phía cá nhân, tập thể nhận giúp đỡ - Nhưng nhiều chương trình, hoạt động tham gia cịn mang nặng hình thức, q tâm vào quảng bá hình ảnh Đội mà khơng đặt trọng tâm vào hiệu cơng việc 1.3 Bảng phân tích SWOT Điểm mạnh (Strengths) Điểm yếu (Weaknesses) Đội ngũ nhân lực nhiệt tình, có trách nhiệm Vận dụng tốt kỹ mềm kỹ chuyên môn Cơ cấu tổ chức Đội phân công hợp lý, chia mảng công việc rõ ràng Tổ chức nhiều chương trình, chiến dịch lớn hàng năm Quỹ tài nhỏ, khơng đủ bù đắp chi phí phát sinh lớn Số lượng thành viên hoạt động thường xun cịn ít, chưa ổn định Đội ngũ non trẻ, thiếu kinh nghiệm Hình ảnh Đội chưa biết đến rộng rãi Phần định hướng phát triển chưa rõ ràng Phối hợp làm việc ban chuyên môn chưa hiệu Nhiều hoạt động cịn mang tính hình thức, chưa trọng vào hiệu Cơ hội (Opportunities) Thách thức (Threats) Gây hiệu ứng tích cực qua hoạt động tình nguyện truyền thơng internet Tp Hải Dương có kinh tế đà phát triển, thu hút nhiều nhà đầu tư, doanh nghiệp, báo đài => tìm kiếm hội mời bảo trợ truyền thơng Hải Dương lưu giữ nhiều nét văn hóa đặc trưng riêng => dân cư có quan tâm định đến giá trị văn hóa truyền thống Cơng nghệ, thông tin ngày đại, đa dạng => có kênh truyền thơng hấp dẫn Khó khăn, vướng mắc thủ tục hành tổ chức chương trình, chiến dịch Tập trung đầu tư cho phát triển kinh tế dẫn tới giảm khoản đầu tư cho văn hóa Q trình cơng nghiệp hóa gây trở ngại cho hoạt động gìn giữ văn hóa truyền thống, doanh nghiệp quan tâm tới hoạt động thương mại Giới trẻ không coi trọng văn hóa truyền thống, người hiểu biết văn hóa truyền thống ngày bị sai lệch nhiều Nhiều kênh truyền thơng có chi phí đắt đỏ chi phí rẻ tin tưởng, tiếp cận Xác định mục tiêu 2.1 Cây mục tiêu 2.2 Mơ hình 5W WHAT WHO Phải lựa chọn phương thức truyền thông hiệu để quảng bá hội chợ cung cấp cho người dân thơng tin xác nhất,nhanh ● Hoạt động truyền thông Ban đối ngoại chịu trách nhiệm chính, sử dụng nguồn nhân lực đội, tuyển thêm tình nguyện viên ● Hoạt động truyền thông hướng tới đối tượng: - Các bạn thiếu niên Hải Dương - Các đơn vị Đoàn, thiếu niên trực thuộc - Các câu lạc bộ, hiệp hội tỉnh nhà - Bà nhân dân tỉnh - Bạn bè, khách thập phương WHEN 1/12/2013 - 15/2/2014 WHERE Tỉnh Hải Dương (chủ yếu phạm vi TP Hải Dương) WHY Hiện có nhiều phương thức truyền thông => cần phải lựa chọn phương thức truyền thông phù hợp với điều kiện Đội mà đảm bảo hiệu truyền thông Xác định phương án SWOT MATRIX Strengths Weaknesses S-O Strategies W-O Strategies Opportunities ●S123O2: Tận dụng ưu điểm ●W1236O14: sử dụng đội ngũ nhân lực để kênh truyền thơng cũ tìm làm cộng tác viên cho hiểu, học hỏi kênh doanh nghiệp, báo đài => khắc phục nhược mời bảo trợ truyền thông điểm nguồn nhân lực ●S123O4: Dùng nguồn nhân nguồn quỹ nhỏ lực vào kênh truyền ●W45O1234: xây dựng kế thông online hoạch truyền thông tốt, có độ ●S4O13: Dựa vào hình ảnh lan tỏa cho kiện, đồng thời Đội gây dựng để giúp quảng bá rộng hình ảnh tạo niềm tin, nhằm đạt hiệu Đội, tạo phần định hướng truyền thông, hướng phát triển cho Đội người vào giá trị văn ●W7O1234: Kế hoạch có độ hóa truyền thống bao phủ rộng, cần thu hút ●Đề nghị giúp đỡ quan tâm nên đòi hỏi hiệu tổ chức văn hóa địa cơng việc bàn thành phố Threats S-T Strategies W-T Strategies ● S24T1: Dựa vào hình ảnh ●W1T5: sử dụng cơng cụ xây dựng kỹ truyền thông hợp lý để giảm đàm phán, giao tiếp thiểu tối đa chi phí phát sinh để giải khó khăn nguồn quỹ hạn hẹp thủ tục hành ●W236T1234: trì lượng ● S2T3: dùng chun mơn thành viên, tuyển cộng tác kỹ mềm để hướng viên, đào tạo kỹ bố trí quan tâm doanh lại cách phối hợp làm việc để nghiệp, báo đài vào kiện => mời bảo trợ truyền giải khó khăn thơng đạt mục tiêu truyền thông ● S1234T34: qua truyền ●W457T5: sử dụng kênh truyền thông, khơi dậy giá thông hợp lý để vừa quảng bá trị văn hóa truyền thống hình ảnh Đội, vừa đạt Hải Dương dân tộc hiệu truyền thông ● S1234T5: sử dụng nhân ●Sử dụng kết hợp cách hợp lực vào kênh thơng lý loại hình truyền thơng tin tin tưởng, chi phí hợp lý (facebook, youtube, forum, báo mạng ) ⇨ Xác định phương án: Phương án 1: Đặt trọng tâm vào truyền thông trực tuyến ✔ Chủ yếu thông qua Internet ✔ Kết hợp sử dụng poster, bandroll Phương án 2: Truyền thông trực tuyến, kết hợp phần truyền thông trực tiếp ✔ Sử dụng Internet ✔ Poster, bandroll ✔ Tổ chức thêm event hỗ trợ chương trình Phương án 3: Sử dụng kết hợp nhiều loại hình truyền thơng ✔ Internet ✔ Phóng truyền hình Hải Dương ✔ Gửi thư/ phát tờ rơi phát động event ✔ Poster, phướn, bandroll, sticker ✔ Xe lưu động truyền thông ✔ event hỗ trợ chương trình Đánh giá lựa chọn Lựa chọn mơ hình đánh giá đa tiêu chí Các tiêu chí đánh giá (có gắn trọng số): - Tài (30%): u cầu tài cao điểm thấp - Nhân lực (30%): Yêu cầu nhiều nhân lực điểm thấp - Hiệu truyền thơng (40%): hiệu cao điểm cao Thang điểm: 10 10 Tiêu chí (trọng số) Yêu cầu tài (30%) Yêu cầu nhân lực (30%) Hiệu truyền thông (40%) Tổng điểm PA1 5.9 PA2 6 PA3 10 5.5 Kết luận: Lựa chọn phương án có điểm số cao phương án 2: : Truyền thông trực tuyến, kết hợp phần truyền thông trực tiếp 11 ... truyện Hội Thơ, Hội NhàVăn tỉnh Hải Dương sáng tác, Cờ tướng – Cờ người, Múa rối nước triển lãm nhiếp ảnh Hải Dương II QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG CHO HỘI CHỢ “XUÂN THÀNH ĐÔNG”... tiêu truyền thông ● S1234T34: qua truyền ●W457T5: sử dụng kênh truyền thông, khơi dậy giá thông hợp lý để vừa quảng bá trị văn hóa truyền thống hình ảnh Đội, vừa đạt Hải Dương dân tộc hiệu truyền. .. án 1: Đặt trọng tâm vào truyền thông trực tuyến ✔ Chủ yếu thông qua Internet ✔ Kết hợp sử dụng poster, bandroll Phương án 2: Truyền thông trực tuyến, kết hợp phần truyền thông trực tiếp ✔ Sử dụng