Đề cương ôn tập tốt nghiệp môn văn thư lưu trữ

Đề cương ôn tập tốt nghiệp môn văn thư lưu trữTrường Nôi vụĐại học quốc gia hà nội

ĐỀ CƯƠNG TỐT NGHIỆP MÔN:

LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC LƯU TRỮ

I Những vấn đề chung về công tác Lưu trữ, tài liệu lưu trữ:

1 Khái niệm về công tác Lưu trữ:

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cảnhững vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học,bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ côngtác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đángkhác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi kháchquan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội

Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và làmột trong những hoạt động được các nhà nước quan tâm

Ở nước ta, công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau:

Một là: Thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ

Hai là: Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ như thu thập, bổ sungtài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

2 Nội dung của công tác lưu trữ

- Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu,xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống kê, xây dựng hệ thốngcông cụ tra cứu và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ;

- Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để quản lý nhà nước về côngtác lưu trữ, tổ chức kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của Nhà nước vềlưu trữ;

- Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ, đào tạo cán bộ lưu trữ, hợp tácquốc tế về lưu trữ

3 Tính chất của công tác lưu trữ

- Tính chất khoa học:

Tính chất khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện nổi bật qua việcnghiên cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh và tài liệu lưutrữ để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như phân loại,xác định giá trị, bổ sung và thu thập tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu tài liệukhoa học, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ…

Mỗi quy trình nghiệp vụ lưu trữ của mỗi hình tài liệu lưu trữ đều cónhững đặc thù của nó Khoa học lưu trữ phải tìm tòi phát hiện ra đặc điểm cụ thể

của từng loại hình tài liệu lưu trữ và đề ra một cách chính xác các tổ chức khoahọc cho từng loại hình tài liệu lưu trữ và đề ra một cách chính xác tổ chức khoahọc cho từng loại hình tài liệu.

Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu khoa học của các ngành khác để ápdụng hữu hiệu vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ Những thành tựu của toán học,tin học, hóa học, sinh học … đang được nghiên cứu của ứng dụng để bảo quảntài liệu lưu trữ, thông tin nhanh chóng, chính xác nội dung tài liệu lưu trữ phục

vụ những người nghiên cứu

Để quản lý thống nhất các lĩnh vực nghiệp vụ lưu trữ, tiêu chuẩn hóatrong lưu trữ cũng phải nghiên cứu một cách đầy đủ Các tiêu chuẩn kho tàngbảo quản an toàn cho từng loại hình tài liệu, tiêu chuẩn giá, tủ, bìa, cặp… bảoquản tài liệu là những vấn đề đang đặt ra cho công tác tiêu chuẩn hóa của ngành

- Tính cơ mật:

Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chủ yếu có giá trị lịch sử Tài liệu này phảiđược sử dụng rộng rãi, phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho mọi hoạt động xãhội Tuy nhiên, một số tài liệu lưu trữ vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung thuộc

về bí mật quốc gia, do đó kẻ thù tìm mọi thủ đoạn, âm mưu để đánh cắp các bímật quốc gia trong tài liệu lưu trữ Vì vậy các nguyên tắc chế độ trong công táclưu trữ phải thể hiện đầy đủ tính bảo vệ các nội dung cơ mật của tài liệu, cán bộlưu trữ phải là những người giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản, quyền lợi dântộc, luôn cảnh giác cách mạng, có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêmchỉnhcác quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà nước

- Tính chính trị:

- Tính kỹ thuật:

- Tính phục vụ:

4 Khái niệm về tài liệu lưu trữ:

Trong quá trình hoạt động của con người, việc trao đổi thông tin là khôngthể thiếu được Việc trao đổi thông tin con người có nhiều phương tiện và nhiềucách thể hiện khác nhau, trong đó văn bản được coi là quan trọng nhất Nhất làkhi Nhà nước ra đời thì văn bản (tài liệu thành văn) đã trở thành không thể thiếuđược trong hoạt động quản lý của mình, nó được sử dụng để ghi chép các sựkiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ để diều hành vàquản lý xã hội, là căn cứ để truy cứu trách nhiệm…Vì vậy, con người đã nhậnthức được vai trò quan trọng của văn bản Họ đã biết giữ lại những văn bản quantrọng để sử dụng khi cần thiết, và vì nó là phương tiện chính xác phản ánh hiệnthực, ghi chép lại những bài học kinh nghiệm trong hoạt động của con người nên

đã trở thành tài sản quý giá để lưu truyền cho đời sau Xã hội càng phát triển, tưduy con người càng phong phú, thì các hình thức văn bản càng đa dạng Vì vậyviệc quản lý tài liệu lưu trữ và và sử dụng tài liệu lưu trữ càng cần thiết Đó

chính là những nhu cầu đòi hỏi con người quan tâm đến tài liệu lưu trữ, công táclưu trữ Đó là cơ sở hình thành những khái niệm về tài liệu lưu trữ, công tác lưutrữ, lưu trữ học và ngày càng được hoàn thiện.

Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị đượclựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động củacác cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khaithác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử…của toàn xã hội

5 Các đặc trưng (đặc điểm) của tài liệu lưu trữ:

Tài liệu lưu trữ có những đặc điểm chủ yếu sau đây:

- Nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánhcác thành tựu lao động sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ lịch sủ khácnhau, ghi lại những sự kiện lịch sử, hoặc những cống hiến to lớn của các anhhùng dân tộc, các nhà khoa học và nhà văn hóa nổi tiếng

- Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao Nó là bản chính Trường hợpkhông có bản chính thì có thể dùng bản sao có giá trị như bản chính thay thế.Tài liệu lưu trũ phải có đầy đủ các thể thức văn bản Lời văn của tài liệu lưu trữphải chính xác Trong thực tế có những tài liệu lưu trữ được sản sinh ra trongnhững điều kiện lịch sử không cho phép đạt được tất cả các yêu cầu trên thìchúng ta cũng phải có sự linh hoạt khi xem xét chúng

- Tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất quản lý Nó được đăng ký, bảoquản và nghiên cứu, sử dụng theo những quy định thống nhất của Nhà nước

6 Các loại tài liệu lưu trữ:

Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động của hầu hết các ngành trong xã hội,nên nó bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng Đê quản lý một cáchkhoa học các loại hình tài liệu lưu trữ, các nhà lưu trữ học phải nghiên cứu đặcđiểm của mỗi loại hình tài liệu, trên cơ sở đó đề ra những biện pháp thích ứng đểquản lý tốt từng loại tài liệu lưu trữ Ngày nay căn cứ vào các đặc điểm ghi tin,các nhà lưu trữ học đã phân chia tài liệu lưu trữ ra một số loại hình cơ bản nhưtài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu phim, phim điện ảnh, ảnh,ghi âm, tài liệu điện tử…

- Tài liệu hành chính bao gồm các loại văn bản có nội dung phản ánhnhững hoạt động quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quânsự… Tài liệu hành chính có nhiều thể loại tùy thuộc vào từng giai đoạn của lịch

sử của mỗi quốc gia cụ thể Ở Việt Nam, dưới các triều đại phong kiến tài liệuhành chính chủ yếu là các loại sắc, dụ, chiếu, tấu, sớ…v.v

- Tài liệu khoa học kỹ thuật có nội dung phản ánh các hoạt động vềnghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; về thiết kế các công trình xây dựng

cơ bản; về thiết kế chế tạo các loại sản phẩm công nghiệp, về điều tra khảo sáttài nguyên thiên nhiên như địa chất; khí tượng thủy văn, trắc địa bản đồ, v.v Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: bản vẽ, bản thuyết minh kỹ thuật,

sơ đồ, biểu đồ, tài liệu tính toán và các loại tài liệu khác

- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình là các loại tài liệu phảnánh các hoạt động văn hóa xã hội, lao động sáng tạo của con người và các hoạtđộng phong phú khác Tài liệu này còn khả năng ghi và tái hiện các sự kiện bằnghình ảnh, âm thanh tạo nên sự hấp dẫn cho người sử dụng và ngày càng chiếm vịtrí quan trọng trong Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam Tài lệu phim điện ảnh,ảnh, ghi âm bao gồm âm bản của các bức ảnh, các cuộn phim; dương bản củacác bức ảnh hiện nay có nhiều loại như: phim thời sự, phim khoa học, phimtruyện, phim hoạt hình, phim đèn chiếu…

Ngoài ba loại hình tài liệu chủ yếu nêu trên, tài liệu lưu trữ còn có nhữngtài liệu phản ánh các hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật của các nhà văn,nhà thơ, nghệ sỹ, các nhà hoạt động chính trị, khoa học… Loại tài liệu này chủyếu là bản thảo của chính tác phẩm văn học nghệ thuật, khoa học, thư từ trao đổi

và tài liệu về tiểu sử các nhà văn, nhà thơ, nghệ sỹ nổi tiếng, của các nhà hoạtđộng chính trị, khoa học

Những năm gần đây với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin

đã xuất hiện loại hình tài liệu lưu trữ điện tử

7 Ý nghĩa và tác dụng của tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn đối với tất cả hoạt động xã hội như hoạtđộng chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học của loài người

a) Về chính trị: tài liệu lưu trữ được các giai cấp thống trị sử dụng làm

công cụ để bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình, đấu tranh chống lại các giai cấpđối địch Bọn đế quốc và thực dân đã sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho chínhsách bóc lột nhân dân, vơ vét tài nguyên của các nước thuộc địa, hầu hết các nhànước trên toàn thế giới đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ chủ quyền lãnhthổ, lãnh hải của tổ quốc mình, đấu tranh chống lại âm mưu xâm lược của ngoạibang Giai cấp vô sản và các lãnh tụ của mình đã sử dụng rất hiệu quả tài liệulưu trữ để làm bằng chứng vạch trần bộ mặt bản chất xấu xa đầy tội ác của giaicấp tư sản, thức tỉnh tinh thần đấu tranh của giai cấp công nhân và nhân dân laođộng Chính CacMac, V.I.LeNin là những người sử dụng triệt để tài liệu lưu trữ

để viết các tác phẩm nổi tiếng của mình như bộ Tư bản, Chủ nghĩa tư bản ởNga… Chủ tịch Hồ Chí Minh khi viết cuốn Bản án chế độ thực dân Pháp (innăm 1925 ở Paris) đã sử dụng tài liệu để vạch trần tội ác man rợ của bọn thựcdân Pháp ở Đông Dương và các thuộc địa khác Cuốn sách đã đóng góp nhiều

vào việc thức tỉnh và động viên giai cấp công nhân và nhân dân lao động ViệtNam, các thuộc địa khác đứng lên đấu tranh chống bọn thực dân Pháp lúc đó.

Ngày nay, Đảng và Nhà nước ta cũng sử dụng tài liệu lưu trữ để quản lýnhà nước, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ của đất nước, đấu tranh chốnglại mọi kẻ thù trong và ngoài nước

b) Về kinh tế, tài liệu lưu trữ được sử dụng để điều tra tài nguyên thiên

nhiên (địa chất, thổ nhưỡng, tài nguyên, rừng, biển…) làm cơ sở cho việc quyhoạch phát triển kinh tế văn hóa trong từng vùng và toàn quốc, làm căn cứ rấtquan trọng để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm và nhiều năm trênđất nước Tài liệu lưu trữ đã được sử dụng để đẩy nhanh tiến độ thiết kế và thicông của các công trình xây dựng cơ bản (nhà ga, đường sắt, công trình thủy lợi,nhà ở v.v ) để quản lý tốt các công trình đó để sửa chữa lại các công trình hưhỏng

c) Về nghiên cứu khoa học, tài liệu lưu trữ được sử dụng để làm tư liệu

tổng kết các quy luật vận động và phát triển của sự vật và hiện tượng trong tựnhiên, xã hội và tư duy Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa và tác dụng đặc biệt trongnghiên cứu lịch sử Để nghiên cứu lịch sử của các dân tộc và các quốc gia cầnphải sử dụng nhiều nguồn sử liệu khác nhau Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệuquan trọng nhất, chính xác nhất Vì vậy các nhà sử học đã sử dụng tài liệu lưutrữ là những bằng chứng tin cậy để xác minh các sự kiện lịch sử, khôi phục lại

sự thật lịch sử để giúp các thế hệ hiện tại và tương lai hiểu đúng lịch sử Ví dụ,nhờ tài liệu lưu trữ của Đảng mà các nhà nghiên cứu lịch sử Đảng đã xác minhđúng ngày thành lập Đảng là ngày 3/3/1930 chứ không phải ngày 6/1/1930 nhưtrước đây một số tài liệu đã công bố

d) Tài liệu lưu trữ là một di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc Cùng

với các loại di sản văn hóa khác mà con người để lại từ đời này sang đời khácnhư các di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong các bảo tàng, các công trình kiến trúc,điêu khắc, hội họa… tài liệu lưu trữ đã để lại cho xã hội loài người các loại văn

tự có giá trị Sự xuất hiện các loại văn tự và việ lưu trữ các loại văn tự đó đã trởthành một trong những tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của các dân tộc xuấthiện chữ viết sớm, có nhiều văn kiện dân tộc có nền văn hóa lâu đời

Tài liệu lưu trữ được bảo quản từ thế hệ này đến thế hệ khác là nguồnthông tin vô tận để mọi người sử dụng nó xây đắp nền văn hóa đậm đà bản sắcdân tộc

Tóm lại tài liệu lưu trữ vừa có ý nghĩa thực tiễn, vừa có ý nghĩa lịch sửlớn lao Vì vậy Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia được Ủy ban thường vụ Quốc hộithông qua ngày 04/4/2001 chỉ rõ “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc,

có giá trị đặc biệt với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hộichủ nghĩa”

II Phân loại tài liệu phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam:

1 Khái niệm về phân loại:

Phân loại là sự phân chia và sắp xếp các sự vật, hiện tượng và các kháiniệm theo một thứ tự nhất định, ở những cấp độ nhất định, dựa trên những thuộctính giống nhau và khác nhau giữa chúng để đưa chúng vào từng nhóm riêngbiệt tùy thuộc vào mục đích phân loại

Phân loại tài liệu là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dungchủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng những ký hiệu của khung phân loại cụ thể

Ký hiệu này có thể đơn giản hay phức tạp là tùy thuộc vào nội dung tài liệu đềcập

2 Khái niệm về các loại phông, sưu tập lưu trữ:

Phông lưu trữ là khái niệm dùng để chỉ một khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh phản ánh quá trình hình thành và phát triển của một quốc gia, một cơ quan hay một cá nhân, gia đình, dòng họ Như vậy, để xác định một phông lưu trữ, chúng ta cần xem xét đến các yếu tố như: đơn vị hình thành phông là một quốc gia, một cơ quan, một cá nhân hay một gia đình, dòng họ; khối tài liệu trong phông hoàn chỉnh hay tương đối hoàn chỉnh… Trong một phông lưu trữ có thể có nhiều loại tài liệu khác nhau

Từ khái niệm về phông lưu trữ chúng ta có thể thấy mỗi một quốc gia trong quá trình hình thành và phát triển của mình sẽ hình thành một khối tài liệu phong phú, đa dạng Khối tài liệu đó hợp lại thành Phông lưu trữ quốc gia Mỗi

cơ quan trong quá trình hình thành và phát triển sẽ hình thành nên phông lưu cơ quan và mỗi cá nhân, gia đình, dòng họ trong quá trình sống và hoạt động sẽ hình thành nên Phông lưu trữ cá nhân, Phông lưu trữ gia đình, Phông lưu trữ dòng họ

Dưới đây là những đặc điểm cơ bản của các loại Phông lưu trữ

2.1 Phông lưu trữ quốc gia:

Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001: “Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản, kỹ thuật làm ra tài liệu đó”

Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam bao gồm hai phông lớn Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam

“Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ đượchình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức chính trị- xã hội; tài liệu về thân thế sự nghiệp và hoạt động của chủ tịch Hồ Chí Minh, của các nhân vật lịch

sử, tiêu biểu của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng đồng thời là lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính trị - xã hội”

“Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân, các nhân vật lịch sử tiêu biểu và tài liệu khác có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ”…

Ở nhiều nước trên thế giới Phông Lưu trữ Quốc gia được định nghĩa thống nhất và trong thực tế cũng được quản lý thống nhất Ở nước ta công tác lưu trữ cũng được tổ chức theo nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam Trong thực tế Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam được chia làm hai phông lớn và chịu sự quản lý của hai hệ thống cơ quan khác nhau dưới sự quản lý thống nhất của nhà nước

Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do hệ thống các cơ quan Đảngquản lý thống nhất về tài liệu lưu trữ và chỉ đạo thống nhất việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ Cơ quan quản lý Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là Cục Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng; còn Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ quản

lý Cả hai Phông lưu trữ Đảng và phông Lưu trữ nhà nước đều chịu sự quản lý thống nhất của hệ thống luật pháp về công tác lưu trữ và chịu sự quản lý của Chính phủ

2.2 Phông lưu trữ cơ quan:

Mỗi một cơ quan, tổ chức trong quá tình hình thành và phát triển sẽ sản sinh ra một khối lượng tài liệu phản ánh quá trình hình thành và phát triển của

cơ quan, tổ chức đó

Phông lưu trữ cơ quan là khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh phản ánh quá trình hình thành và phát triển của một cơ quan, một tổ chức chính trị, tổ chức kinh tế, văn hóa, xã hội hoặc một đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân

Thời gian của một Phông lưu trữ cơ quan được tính bắt đầu từ khi cơ quan, tổ chức đó thành lập đến khi cơ quan, tổ chức đó ngừng hoạt động hoặc giải thể

Phông lưu trữ cơ quan phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản của một phông lưu trữ, tức là ngoài yếu tố của một phông lưu trữ

Vì vậy, một cơ quan, tổ chức muốn thành lập một phông lưu trữ cần đáp ứng những yêu cầu sau:

- Cơ quan tổ chức đó phải hoạt động độc lập: tức là có văn bản của cơ quan có thẩm quyền cho phép thành lập và hoạt động, có tài khoản riêng, có biên chế riêng, có văn thư và con dấu riêng (có tư cách pháp nhân)

- Tài liệu hình thành trong quá trình hình thành và phát triển của cơ quan,

tổ chức phải phản ánh hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh quá trình hình thành và phát triển của cơ quan đó

2.3 Phông lưu trữ cá nhân:

Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống

và hoạt động của một cá nhân

Phông Lưu trữ cá nhân được bắt đầu từ khi người đó sinh ra và kết thúc khi người đó qua đời (Tuy nhiên, vẫn có quan điểm cho rằng thời điểm kết thúc của phông lưu trữ cá nhân có thể kéo dài cho đến khi không còn các cá nhân khác viết về người đó)

Phông lưu trữ cá nhân bao gồm nhiều nhóm tài liệu phong phú đa dạng,

từ tài liệu về tiểu sử đến các tài liệu phản ánh quá trình học tập, làm việc và những tài liệu thư từ trao đổi, tài liệu của những cá nhân khác viết về người đó Trong đó có nhiều loại hình tài liệu khác nhau như: tài liệu hành chính; tài liệu nghiên cứu khoa học; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu chuyên môn; tài liệu phim ảnh, ghi âm; tài liệu điện tử… Do đặc điểm tài liệu phông lưu trữ cá nhân rất phong phú đa dạng và nhiều thể loại nên không thể xây dựng một phương án phân loại thống nhất đối với các loại phông lưu trữ cá nhân mà trong quá trình phân loại cần vận dụng linh hoạt nhiều đặc trưng phân loại tài liệu Người ta thường căn cứ vào tính chất hoạt động của cá nhân hình thành phông mà quy định một phương án phân loại và sắp xếp thứ tự các nhóm trong phông riêng biệt

2.4 Phông lưu trữ gia đình, dòng họ”:

Phông lưu trữ gia đình, dòng họ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một gia đình, dòng họ hoặc tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cá nhân tiêu biểu trong một gia đình, dòng họ.Phông lưu trữ gia đình, dòng họ cũng có những đặc trưng khác biệt với phông lưu trữ cơ quan hay phông lưu trữ cá nhân Phông lưu trữ gia đình, dòng họ phản ánh quá trình sống và hoạt động của một gia đình, một dòng họ hoặc nhiều

cá nhân tiêu biểu trong một gia đình, dòng họ Vì vậy, thành phần tài liệu trong phông lưu trữ gia đình, dòng họ rất đa dạng và phức tạp Do đó việc xây dựng vàlựa chọn phương án phân loại cho loại hình phông lưu trữ này là rất khó khăn vàphức tạp

2 5 Sưu tập tài liệu lưu trữ:

Sưu tập tài liệu là nhóm tài liệu được sưu tầm và thu thập chủ yếu theo

chủ đề nhất định dựa trên đặc trưng nội dung, vấn đề, thời gian, tác giả hoặc vật liệu, kỹ thuật chế tác ra tài liệu Đây là khối tài liệu thường có số lượng ít, chưa

có đủ các yếu tố để thành lập một phông lưu trữ Khối tài liệu này lại không đủ điều kiện thoả mãn là thành phần của một phông lưu trữ cơ quan hay một phông lưu trữ cá nhân bất kỳ Vì vậy, người ta thu thập, sưu tầm và để thành một khối riêng biệt gọi là sưu tập tài liệu

Ví dụ: Sưu tập tài liệu về Phong trào Xô viết Nghệ Tĩnh năm 1930-1931

3 Các bước phân loại tài liệu phông lưu trữ Quốc gia:

Phân loại tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam là dựa vào những đặc trưng về thời kỳ lịch sử, đặc trưng nội dung tài liệu, đặc trưng vật liệu và kỹ thuật chế tác tài liệu … để phân chia toàn bộ tài liệu trong phông lưu trữ quốc gia thành những phông tài liệu lớn nhỏ, từ đó xác định và phân chia tài liệu trong các phông đó để bảo quản tại các trung tâm, các phòng kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý,

bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu Kết quả cuối cùng của việc phân loại tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam là phải xác định được mạng lưới các trung tâm, các phòng, kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương.

Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có quá trình hình thành tương đối phức tạp Ngày 26 tháng 12 năm 1981 Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Quyết định số 168-HĐBT về việc thành lập Phông Lưu trữ quốc gia của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; tiếp đó ngày 23 tháng 9 năm 1997, Ban Bí thư Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam ban hành Quyết định số 20-QĐ/TW về thành lập Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Hiện nay, Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam được định nghĩa theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 trên cơ sở thống nhất Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ nhà nướcViệt Nam

Trên thực tế, Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam đã được phân loại thành hai phông lưu trữ lớn là Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam Tài liệu Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam được phân loại để bảo quản tại các trung tâm, các kho lưu trữ từ trung ương đến địa

phương, cụ thể như sau:

Các bước phân loại Phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam:

Bước 1 Tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam được phân

loại để bảo quản tại mạng lưới các trung tâm, các kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương

Toàn bộ tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có ý nghĩa toàn quốc được phân chia bảo quản tại ba trung tâm lưu trữ quốc gia: Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III dựa theo đặc trưng thời kỳ lịch sử, theo Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23 tháng 02 năm 2001 của Cục Lưu trữ nhà nước Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia chịu sự quản lý trực tiếp của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Những tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có ý nghĩa toàn quốc song còn đang có giá trị hiện hành, chưa được thu thập, bổ sung vào các trung tâm lưu trữ quốc gia thì được bảo quản tại các lưu trữ hiện hành nơi sản sinh ra tài liệu Đó là lưu trữ các bộ, ngành, lưu trữ các cơ quan, tổ chức cấp trung ương

Toàn bộ tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có ý nghĩa địa phương được phân chia bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (gọi chung là trung tâm lưu trữ tỉnh) và lưu trữ huyện Hiện nay nước ta có 64/64 Trung tâm Lưu trữ tỉnh, nơi bảo quản tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam sản sinh trong quá trình hình thành và hoạt động của tỉnh đó Trung tâm Lưu trữ tỉnh là nơi thu thập, bổ sung tài liệu các cơ quan nhà nước cấp tỉnh như: Đoàn Đại biểu Quốc hội, Hội đồng Nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, các sở, ban ngành của tỉnh và các tổ chức kinh tế, xã hội, nghề nghiệp, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đóng trên địa bàn tỉnh… Những tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có ý nghĩa địa phương song đang còn giá trị hiện hành, chưa được thu thập, bổ sung vào Trung tâm lưu trữ tỉnh cũng được phân chia bảo quản tại các lưu trữ hiện hành của cơ quan nơi sản sinh tài

liệu, đó là lưu trữ các sở, ban, ngành và các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh Trung tâmLưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

Ở cấp huyện, những tài liệu có ý nghĩa thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam cũng được bảo quản tại Phòng Lưu trữ huyện, không phải nộp lưu vàoTrung tâm lưu trữ tỉnh Hiện nay ở nước ta hầu hết các huyện đều có Phòng Lưutrữ Phòng lưu trữ huyện là nơi thu thập, bảo quản tài liệu của các cơ quan nhà nước cấp huyện như: Hội đồng Nhân dân huyện, Ủy ban nhân dân huyện, các phòng, ban thuộc sự quản lý của Hội đồng Nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện;tài liệu của cấp xã thuộc huyện quản lý Ngoài ra Phòng Lưu trữ huyện còn thu thập, quản lý những tài liệu của các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, nghề nghiệp

và các đơn vị vũ trang nhân dân đóng trên địa bàn huyện Phòng Lưu trữ huyện trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện

Cũng theo Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001 và các văn bản hướng dẫn thihành thì Trung tâm Lưu trữ tỉnh là Lưu trữ lịch sử, bộ phận Lưu trữ huyện vừa

là là lưu trữ hiện hành vừa là lưu trữ lịch sử

Như vậy, sau phân loại bước một, toàn bộ tài liệu Phông Lưu trữ quốc giaViệt Nam đã được phân chia bảo quản trong mạng lưới các trung tâm, các kho lưu trữ từ trung ương tới địa phương tương đương với từng cấp bậc của hệ thốngcác cơ quan quản lý nhà nước

Bước 2: Phân loại tài liệu trong các trung tâm, các kho lưu trữ thành các

Phông Lưu trữ và các sưu tập tài liệu

Toàn bộ tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam đang quản lý tại các trung tâm, các kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương sẽ được phân chia tiếp thành các phông lưu trữ Nói cách khác phông lưu trữ là đơn vị để phân chia tài liệu trong các trung tâm, các kho lưu trữ Kết quả cuối cùng của việc phân loại ởbước hai là tài liệu tại các trung tâm lưu trữ quốc gia, trung tâm lưu trữ tỉnh, phòng lưu trữ huyện phải được phân loại thành các phông lưu trữ cơ quan; phông lưu trữ cá nhân; phông lưu trữ gia đình, dòng họ và các sưu tập tài liệu lưu trữ

Trong bước hai, để phân loại tài liệu trong các trung tâm, các kho lưu trữ thành các phông lưu trữ như đã kể trên, chúng ta cần xác định giới hạn của một phông lưu trữ

Xác định giới hạn phông lưu trữ là xác định giới hạn thời gian bắt đầu và kết thúc của một phông lưu trữ Khi xác định giới hạn của một phông lưu trữ cầncăn cứ vào thời gian bắt đầu và kết thúc hoạt động của cơ quan (hay còn gọi là đơn vị hình thành phông) Sự bắt đầu và kết thúc hoạt động của một cơ quan thường được quy định bằng những văn bản pháp luật về việc thành lập hay giải thể cơ quan Ngoài ra còn phải xem xét thêm các yếu tố ảnh hưởng đến giới hạn thời gian hoạt động của đơn vị hình thành phông lưu trữ như:

- Sự thay đổi về chế độ chính trị: sự thay đổi đó thường gắn liền với các cuộc cách mạng, khi đó các cơ quan thuộc bộ máy của chính quyền cũ bị xoá bỏ,

bộ máy nhà nước mới được thành lập, làm xuất hiện hàng loạt cơ quan mới Ví dụ: Ở Việt Nam, Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, đánh đổ bộ máy chính quyền Pháp và phong kiến bù nhìn tại Việt Nam, kéo theo sự ra đời của

hàng loạt các cơ quan thuộc chính quyền cách mạng dân chủ nhân dân Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cơ quan này sẽ tạo nên những phông lưu trữ mới.

- Sự thay đổi về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan: Khi

chuyển đổi, tách hay sáp nhập, giải thể, lập mới các cơ quan, đơn vị thì có thể sẽlàm thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan cũ Sự thay đổi này cũng có thể dẫn đến việc kết thúc hoạt động của một phông lưu trữ và mở ra sự bắt đầu của một phông lưu trữ mới Đó là căn cứ quan trọng ảnh hưởng đến giới hạn hoạt động của các đơn vị hình thành phông tài liệu trong một trung tâm, mộtphòng kho lưu trữ

Ví dụ: Nghị định số 91/2002/NĐ-CP ngày 11/11/2002 của Chỉnh phủ về việc thành lập Bộ Tài nguyên và Môi trường; Nghị định số 54/2003/NĐ-CP ngày 19/5/2003 của Chính phủ về việc thành lập Bộ Khoa học và Công nghệ trên cơ sở tách Bộ Khoa học Công nghệ Tài nguyên và Môi trường thành Bộ Tàinguyên & Môi trường và Bộ Khoa học & Công nghệ, đánh dấu sự kết thúc hoạt động của Phông Lưu trữ Bộ Khoa học Công nghệ Tài nguyên và Môi trường, thành lập mới hai phông lưu trữ: Phông Lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ, Phông Lưu trữ Bộ Tài nguyên và Môi trường Sự thay đổi đó sẽ dẫn đến sự thay đổi số lượng phông trong Kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III sau khi thu thập tài liệu từ các đơn vị hình thành phông nói trên

- Sự thay đổi về địa giới hành chính: Trường hợp này thường diễn ra ở các

cơ quan hành chính địa phương như: cấp tỉnh, cấp huyện… Việc chia tách, sáp nhập hay lập mới các đơn vị hành chính sẽ dẫn đến sự thay đổi về phạm vi hoạt động của các cơ quan hiện đang có chức năng, nhiệm vụ quản lý hành chính tại các đơn vị hành chính đó Điều đó cũng tác động đến sự thay đổi về giới hạn phông lưu trữ

Ví dụ: Quyết định số 67/CP ngày 07/4/1966 của Hội đồng Chính phủ về việc chia huyện Hà Quảng tỉnh Cao Bằng thành hai huyện: Huyện Hà Quảng và huyện Thông Nông; hợp nhất huyện An Dương và huyện Hải An thuộc thành phố Hải Phòng thành huyện An Hải, đã kết thúc phông lưu trữ các huyện Hà Quảng, An Dương và Hải An cũ, bắt đầu các phông lưu trữ mới như: Phông lưu trữ huyện Hà Quảng, Phông lưu trữ huyện Thông Nông và Phông lưu trữ huyện

An Hải

Để thực hiện được việc phân phông trong một kho lưu trữ đòi hỏi phải có kiến thức về lịch sử Việt Nam, đặc biệt là lịch sử nhà nước và pháp luật Việt Nam Đối với từng khối tài liệu lưu trữ phải đặt yêu cầu nghiên cứu thận trọng lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông lưu trữ Những tư liệu lịch sử quan trọng phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu đó là tài liệu hiện có trong các kho lưu trữ và các công báo hàng năm đang được lưu trữ tại các lưu trữ, thư viện…Xác định giới hạn phông lưu trữ cũng là một trong những nội dung phân loại tài liệu trong phạm vi các trung tâm, các kho lưu trữ

4 Nội dung các bước tiến hành phân loại tài liệu một phông lưu trữ

cụ thể:

4.1 Phân loại phông lưu trữ cơ quan

Phông lưu trữ cơ quan là khối tài liệu phản ánh hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh quá trình hình thành và phát triển của một cơ quan, tổ chức Phông lưu trữ cơ quan có tài liệu có giá trị lịch sử được bảo quản tại các trung tâm lưu trữ quốc gia và tài liệu có giá trị hiện hành được bảo quản tại lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành) Dù tài liệu được bảo quản tại các trung tâm lưu trữ quốc gia hay tại lưu trữ hiện hành chúng cũng được phân loại, xác định giá trị vàsắp xếp một cách khoa học phục vụ cho công tác bảo quản và tra tìm tài liệu.Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan là dựa vào những đặc trưng chung của tài liệu trong phông để phân chia chúng thành các nhóm lớn, nhóm nhỏ, sắp xếp lôgíc các nhóm và các hồ sơ nhằm phục vụ việc quản lý và khai thác, sử dụng tàiliệu thuận lợi và chính xác

Đơn vị phân loại nhỏ nhất trong phạm vi phông lưu trữ là hồ sơ hoặc đơn

vị bảo quản

Để phân loại tài liệu trong một phông lưu trữ, cần tiến hành những công việc sau:

4.1.1 Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông:

Bản lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, đơn vị hình thành phông trong đó cần nêu rõ:

- Điều kiện và hoàn cảnh lịch sử của việc thành lập cơ quan, đơn vị hình thành phông;

- Ngày, tháng, năm bắt đầu và kết thúc hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông;

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan, đơn

vị hình thành phông;

- Cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ quan, đơn vị hình thành phông;

- Những hoạt động chính của cơ quan qua từng thời kỳ lịch sử;

- Điều kiện, hoàn cảnh và thời gian thay đổi chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu

tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông (nếu có);

- Chế độ công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị hình thành phông;

- Nguyên nhân và thời gian giải thể, kết thúc hoạt động của đơn vị hình thành phông (nếu có)

Bản lịch sử phông là bản tóm tắt quá trình hình thành và thay đổi của tài liệu trong phông lưu trữ, bao gồm các nội dung sau:

- Tên phông, giới hạn thời gian của phông;

- Khối lượng và mức độ hoàn chỉnh của tài liệu trong phông;

- Quá trình tập trung tài liệu vào phông;

- Thành phần, nội dung và các loại hình tài liệu trong phông;

- Số lần xuất và nhập tài liệu ra, vào phông (nếu có);

- Tình trạng tài liệu: mức độ thiếu đủ của phông lưu trữ, thể thức văn bản…

Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông được biên soạn nhằm mục đích làm căn cứ để phân loại tài liệu trong phông được chính xác, xây

dựng phương án phân loại khoa học, hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi trong việc xác định chính xác giá trị của tài liệu và thu thập, bổ sung tài liệu hoàn chỉnh phông lưu trữ.

Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông được biên soạn chính xác dựa trên những tài liệu mà đơn vị hình thành phông đã sản sinh ra Đây là tài liệu chủ yếu phục vụ biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông

và lịch sử phông

4.1.2 Chọn và xây dựng phương án phân loại:

Phương án phân loại phông lưu trữ là bản kê các nhóm tài liệu dự kiến phân loại và sắp xếp chúng theo một trật tự khoa học dùng làm cơ sở để phân loại và sắp xếp tài liệu trong một phông lưu trữ

Các nhóm tài liệu trong phương án phân loại phải bao quát, phản ánh triệt

để tất cả các tài liệu có trong phông lưu trữ

Khi chọn và xây dựng phương án phân loại cho một phông lưu trữ cần dựa vào những đặc trưng cơ bản sau:

- Đặc trưng cơ cấu tổ chức: Dựa vào đặc trưng này, toàn bộ tài liệu trong phông sẽ được phân chia thành các nhóm lớn chủ yếu theo đơn vị tổ chức của cơquan, đơn vị hình thành phông

- Đặc trưng mặt hoạt động: Dựa vào đặc trưng này, toàn bộ tài liệu trong phông được phân chia theo các lĩnh vực hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông

- Đặc trưng thời gian: Dựa vào đặc trưng này tài liệu trong phông được phân nhóm theo thời gian sản sinh tài liệu (thông thường là theo từng năm)

- Đặc trưng địa danh: Dựa vào đặc trưng này tài liệu được phân nhóm theođơn vị hành chính nơi sản sinh tài liệu hoặc nơi nội dung của tài liệu đề cập đến

- Đặc trưng vấn đề: Dựa vào đặc trưng này tài liệu được phân nhóm theo nội dung của tài liệu về từng vấn đề, sự việc cụ thể

Khi phân loại tài liệu, không chỉ vận dụng một đặc trưng mà phải biết kết hợp một cách linh hoạt nhiều đặc trưng khác nhau

Vì vậy, các đặc trưng phân loại nêu trên không phải đều có ý nghĩa như nhau đối với tất cả các phông lưu trữ mà trong đó có những đặc trưng chủ yếu

và những đặc trưng thứ yếu Đặc trưng chủ yếu là những đặc trưng cơ bản được

áp dụng để phân tài liệu thành các nhóm cơ bản ngay từ những bước đầu tiên tiến hành phân loại tài liệu trong phạm vi toàn phông lưu trữ Đó là những đặc trưng: cơ cấu tổ chức, thời gian, ngành hoạt động, vấn đề Những đặc trưng chỉ

áp dụng để phân loại tài liệu từ những nhóm lớn thành nhứng nhóm nhỏ được xem là những đặc trưng thứ yếu

Thông thường để phân loại tài liệu một phông lưu trữ cơ quan người ta áp dụng bốn phương án cơ bản sau:

- Phương áp cơ cấu tổ chức - thời gian

- Phương án thời gian - cơ cấu tổ chức

- Phương án mặt hoạt động - thời gian

- Phương án thời gian - mặt hoạt động

Khi xây dựng phương án phân loại tài liệu cho một phông lưu trữ cơ quan

cần phải lựa chọn kiểu phương án phân loại thích hợp với đặc trưng của phông lưu trữ và lịch sử đơn vị hình thành phông Phương án phân loại tài liệu phải bảođảm phản ánh chính xác lịch sử hoạt động của đơn vị hình thành phông, tạo điềukiện thuận lợi cho công tác bảo quản và khai thác, sử dụng của độc giả.

*Phương án cơ cấu tổ chức - thời gian: Áp dụng phương án này có nghĩa

là toàn bộ tài liệu trong phông được phân chia thành các nhóm cơ bản theo cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông, sau đó tài liệu trong từng nhóm cơ bản được phân chia bước hai theo đặc trưng thời gian Đơn vị thời gian

ở đây được tính theo năm hoạt động hoặc theo một thời kỳ nào đó phù hợp với lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông Phương án phân loại cơ cấu tổchức - thời gian thường được áp dụng để phân loại tài liệu các phông lưu trữ mà đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức ổn định, ít thay đổi

*Phương án thời gian - cơ cấu tổ chức: Theo phương án phân loại này thì

trước hết tài liệu trong phông được phân chia thành các nhóm cơ bản theo đặc trưng thời gian, sau đó tài liệu trong các nhóm cơ bản lại được phân chia bước hai theo cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông Phương án này thường áp dụng để phân loại tài liệu các phông lưu trữ có cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông không ổn định, có nhiều thay đổi Tuy nhiên, những thay đổi đó có thể theo dõi được Đây là phương án phân loại tài liệu tương đối đơn giản, dễ xây dựng và phù hợp với tình hình tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước ở Việt Nam

*Phương án mặt hoạt động - thời gian: Theo phương án này thì tài liệu

của phông trước hết được phân chia thành các nhóm cơ bản theo mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông, sau đó tài liệu trong các nhóm cơ bản lại được tiếp tục phân chia bước hai theo đặc trưng thời gian Phương án phân loại này thường được áp dụng để phân loại tài liệu của những đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi, khó theo dõi hoặc các đơn vị hình thành phông đã ngừng hoạt động

*Phương án thời gian - mặt hoạt động: Áp dụng phương án phân loại này

toàn bộ tài liệu của phông trước hết được phân chia thành các nhóm cơ bản theo đặc trưng thời gian, sau đó tài liệu được phân chia bước hai theo mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông Phương án phân loại thời gian - mặt hoạt động thường áp dụng để phân loại tài liệu của những đơn vị hình thành phông có

cơ cấu tổ chức hay thay đổi, đang hoạt động trong thực tế

Trên đây là các kiểu phương án phân loại tài liệu của các phông lưu trữ Khi phân loại tài liệu trong mỗi phông cần phải lựa chọn kiểu phương án phân loại cho phù hợp với những đặc điểm của tài liệu và đặc điểm của đơn vị hình thành phông Sau khi phân loại các khối, các nhóm tài liệu phải phản ánh chính xác quá trình hoạt động cũng như chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa đơn vị hình thành phông, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác khai thác và

sử dụng tài liệu của độc giả

4.1.3 Hoàn chỉnh phương án phân loại

Sau khi chọn được phương án phân loại phù hợp với đặc điểm của tài liệu trong phông và đặc điểm của đơn vị hình thành phông, các cơ quan lưu trữ cần

hoàn thiện phương án phân loại ở các bước tiếp theo, có nghĩa là hoàn chỉnh việc dự kiến phân loại từ các nhóm nhỏ đến nhóm nhỏ nhất và cuối cùng là đơn

1.1 Năm 1962 2 1 Năm 19621.2 Năm 1963 2.2 Năm 1963

1.1.1.3 Công văn hướng dẫn…

3- Vụ Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lương

3.1 Năm 1962

3.1.1 Tài liệu về Tổ chức cán bộ

3.1.1.1 Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn về công tác tổ chức cán bộ

3.1.1.2 Tài liệu về vấn đề tổ chức

3.1.1.3 Tài liệu về quản lý cán bộ

3.1.1.4 Tài liệu về thực hiện chế độ hưu trí của cán bộ

Cứ như vậy tài liệu được phân chia đến cấp độ nhỏ nhất là các hồ sơ, đơn

vị bảo quản tuỳ thuộc vào đặc trưng và số lượng tài liệu trong phông và trong từng nhóm tài liệu

4.1.4 Tiến hành phân loại tài liệu theo phương án đã lựa chọn

Sau khi đã hoàn chỉnh phương án phân loại, người ta tiến hành phân loại tài liệu dựa theo hai phương pháp sau:

- Phương pháp trực tiếp: Phân loại trực tiếp là cán bộ lưu trữ sử dụng phương án phân loại đã lựa chọn và hoàn chỉnh để phân chia trực tiếp tài liệu trong phông thành các nhóm Khi đã có phương án phân loại, trước hết cán bộ lưu trữ áp dụng để phân chia các nhóm cơ bản, rồi tiếp đến nhóm lớn, nhóm nhỏ, nhóm nhỏ nhất và cuối cùng là các hồ sơ, đơn vị bảo quản Cán bộ lưu trữ nghiên cứu, điều chỉnh những chỗ chưa phù hợp, sắp xếp và kiểm tra đối chiếu với phương án phân loại đã hoàn chỉnh ở bước trên cho phù hợp sau đó tiến hành ghi số, ký hiệu của các đơn vị bảo quản

Phương pháp phân loại này thường tốn nhiều thời gian, phải có nhiều diện tích để phân nhóm tài liệu và sẽ gặp những khó khăn nhất định trong quá trình vừa phân loại vừa phục vụ tra tìm tài liệu Tuy nhiên, việc áp dụng phươngpháp này đảm bảo độ chính xác cao và có thể kiểm tra được nội dung của từng đơn vị bảo quản

Phương pháp này thường được áp dụng khi phân loại phông lưu trữ có khối lượng tài liệu không nhiều, nội dung tài liệu tương đối đơn giản, dễ khảo sát

- Phương pháp gián tiếp: Là phương pháp phân loại mà cán bộ lưu trữ không tiến hành trực tiếp đối với từng tài liệu, hồ sơ mà phân loại thông qua bộ thẻ

Bộ thẻ phân loại là bộ thẻ ghi lại toàn bộ các tiêu đề của hồ sơ, đơn vị bảoquản trong một phông, một khối hoặc một sưu tập tài liệu Mỗi thẻ tương ứng với một hồ sơ, đơn bị bảo quản Cán bộ lưu trữ tiến hành phân loại các thẻ đó theo phương án phân loại đã lựa chọn

Sau khi phân loại các tấm thẻ, cán bộ lưu trữ sắp xếp và điều chỉnh các tấm thẻ cho phù hợp, ghi số, ký hiệu chính thức cố định vị trí các tấm thẻ Căn

cứ vào các số tạm thời trên thẻ, các cán bộ lưu trữ tìm các hồ sơ, đơn vị bảo quản tương ứng, ghi số, ký hiệu chính thức lên bìa hồ sơ và sắp xếp theo đúng thứ tự sắp xếp các bộ thẻ

Khi toàn bộ hồ sơ, đơn vị bảo quản đã được sắp xếp theo đúng thứ tự của

bộ thẻ thì công tác phân loại cũng hoàn thành Đối với những phông lưu trữ có ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình phân loại, chỉnh lý tài liệu thì nên dùng phiếu tin để mô tả thông tin trên máy tính thay cho các bộ thẻ

Các phông có khối lượng tài liệu lớn, nội dung tài liệu tương đối phức tạp

và tài liệu đã được lập hồ sơ hoàn chỉnh thì nên sử dụng phương pháp phân loại này

Áp dụng phương pháp phân loại này sẽ có những ưu điểm và hạn chế nhất định Phương pháp phân loại này không đòi hỏi diện tích lớn để sắp xếp và chia nhóm tài liệu, tránh làm nhàu nhát, hư hỏng các đơn vị bảo quản vì trong quá trình phân loại cán bộ ít tiếp xúc trực tiếp với đơn vị bảo quản Đồng thời việc sử dụng phương pháp phân loại này sẽ tiếp kiệm được thời gian và không gây trở ngại cho công tác vừa phân loại vừa phục vụ tra tìm tài liệu Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp phân loại này đòi hỏi các đơn vị bảo quản đã được lập hoàn chỉnh với mức độ tin tưởng cao bởi lẽ do ít tiếp xúc trực tiếp với đơn vịbảo quản nên công tác kiểm tra nội dung của từng đơn vị bảo quản bị hạn chế, đòi hỏi cán bộ làm công tác chỉnh lý, phân loại phải hết sức thận trọng, tránh những nhầm lẫn và sai sót đáng tiếc Trong quá trình sắp xếp và chuyển giao số chính thức giữa thẻ tạm và bìa hồ sơ cũng cần được kiểm tra kỹ lưỡng bởi lẽ nếu

có sơ xuất nhầm số sẽ dẫn đến những sai sót cho toàn bộ số đơn vị bảo quản tiếptheo và ảnh hưởng lớn đến công tác tra tìm tài liệu về sau

Mỗi phương pháp có những ưu điểm và hạn chế nhất định phù hợp với từng phông lưu trữ cụ thể Vì vậy, đòi hỏi người cán bộ lưu trữ trong quá trình lựa chọn phương pháp phân loại cần căn cứ vào đặc điểm của từng khối tài liệu, điều kiện và phương tiện làm việc để lựa chọn một phương pháp phân loại hợp

lý và khoa học

4.2 Phân loại phông lưu trữ cá nhân và các sưu tập tài liệu

Phông lưu trữ cá nhân bao gồm những tài liệu có nội dung và loại hình tương đối phong phú, đa dạng Dựa vào đặc điểm loại hình tài liệu có thể phân chia tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân thành ba nhóm cơ bản sau:

4.2.1 Nhóm tài liệu giấy

Nhóm này được chia thành các khối như sau:

- Nhóm tài liệu về tiểu sử: bao gồm những tài liệu liên quan đến quá trình sinh

ra cá nhân đó như: tài liệu về gia đình, dòng họ của cá nhân đó, gia phả, giấy chứng nhận thừa kế, sở hữu tài sản; các tài liệu về giấy khai sinh, giấy chứng nhận hộ tịch, hộ khẩu, chứng minh thư nhân dân, sơ yếu lý lịch, các văn bằng chứng chỉ, các quyết định công tác và các giấy tờ tuỳ thân khác

- Nhóm tài liệu về quá trình sống và hoạt động của cá nhân đó: Nhóm tài liệu này được chia làm hai nhóm nhỏ:

+ Tài liệu về hoạt động chính của cá nhân đó: Đây là nhóm tài liệu đóng vai trò quan trọng trong phông lưu trữ cá nhân Nhóm tài liệu này sẽ phản ánh rõ nét

những công lao đóng góp của cá nhân đó trong quá trình phát triển ngành hoặc lĩnh vực mà cá nhân đó tham gia hoạt động, đồng thời cũng là nhóm tài liệu có

số lượng và thành phần chính trong phông lưu trữ cá nhân Ví dụ: một nhà nghiên cứu khoa học thì nhóm tài liệu chính là những công trình nghiên cứu mà người đó chủ trì hoặc trực tiếp tham gia nghiên cứu; phông lưu trữ cá nhân của một nhà văn thì nhóm tài liệu chính bao gồm các tác phẩm văn học nghệ thuật

do người đó sáng tác…

+ Tài liệu về các hoạt động phụ của người đó: Đây là nhóm tài liệu có vị trí quantrọng sau nhóm tài liệu chính, nhóm tài liệu này phản ánh một phần đóng góp của cá nhân đó đối với hoạt động của ngành liên quan Ví dụ: Một nhà toán học

có thể trong quá trình hoạt động có tham gia nghiên cứu về vật lý, hoá học… thì trong quá trình sống và hoạt động của cá nhân đó sẽ hình thành những tài liệu liên quan đến các lĩnh vực lý học và hoá học; một nhà thơ đôi khi tham gia sáng tác văn xuôi, truyện ký, nên tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân đó có nhóm tài liệu về hoạt động chính là các tác phẩm thơ ca còn nhóm tài liệu về các hoạt động phụ sẽ là những sáng tác văn xuôi, truyện ký…

- Tài liệu về việc tham gia các hoạt động xã hội: Đây là nhóm tài liệu phản ánh các hoạt động xã hội không thuộc lĩnh vực chuyên môn của cá nhân đó Nhóm tài liệu này có ý nghĩa phản ánh các mối quan hệ đoàn thể, quần chúng của cá nhân, bao gồm các loại tài liệu như: Tài liệu về tham gia hoạt động Đoàn, Công đoàn, tham gia các hoạt động Hội nghề nghiệp, Hội cựu chiến binh, Hội phụ nữ, Hội người cao tuổi và việc tham gia các hoạt động văn hóa, văn nghệ, hoạt động

từ thiện…

- Nhóm tài liệu về các thư từ trao đổi: Nhóm tài liệu này chủ yếu là những bức thư trao đổi trong lĩnh vực quan hệ gia đình, họ hàng, bạn bè, đồng nghiệp Tuynhiên, nhóm tài liệu này cũng có ý nghĩa làm phong phú thêm đời sống tinh thầncủa cá nhân người hình thành phông đồng thời góp phần làm hoàn chỉnh phông lưu trữ cá nhân

- Nhóm tài liệu của các cá nhân khác viết hoặc nghiên cứu về cá nhân hình thànhphông: Một cá nhân là một nhân vật lịch sử hay một nhân vật tiêu biểu thường được quần chúng mến mộ và khâm phục Như vậy, trong quá trình sống và ngay

cả khi cá nhân đó qua đời cũng có nhiều cá nhân khác viết và nghiên cứu về người đó Nhiều nhân vật lịch sử tiêu biểu cả cuộc đời có những đóng góp lớn lao cho đất nước, cho dân tộc song trong cuộc sống còn nhiều điều bí ẩn mà khi người đó qua đời các nhà nghiên cứu mới tập trung nghiên cứu và làm sáng tỏ Đây là khối tài liệu mở của phông lưu trữ cá nhân và là nguồn thu thập, bổ sung vào phông lưu trữ cá nhân

- Nhóm tài liệu do cá nhân sưu tầm được: Trong quá trình sống và hoạt động cá nhân có thể sưu tầm được những tài liệu có giá trị bổ sung vào phông lưu trữ quốc gia

4.2.2 Nhóm tài liệu phim, ảnh, ghi âm liên quan đến hoạt động của người đó

Do đặc trưng về vật liệu và kỹ thuật chế tác tài liệu nên nhóm tài liệu này phải được để thành một khối riêng và cần có kỹ thuật bảo quản khác tài liệu giấy Nhóm tài liệu này có ý nghĩa làm sinh động, phong phú và hoàn thiện phông lưu

trữ cá nhân.

4.2.3 Nhóm tài liệu điện tử

Đây cũng là nhóm tài liệu có đặc trưng chế tác, bảo quản và sử dụng khác với các loại tài liệu khác Nội dung của nhóm tài liệu này có thể trùng hoặc không trùng với tài liệu hành chính và tài liệu phim, ảnh, ghi âm song nó cũng góp phần làm phong phú, sinh động thêm thành phần tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân đồng thời cũng chứa đựng những tài liệu ở dạng điện tử thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng và sao chép khi cần thiết

Điểm đáng chú ý khi phân loại phông lưu trữ cá nhân là không lẫn tài liệu công

vụ của cơ quan do cá nhân làm thủ trưởng với tài liệu riêng của cá nhân đó Việcphân loại ở cấp độ tiếp theo trong mỗi nhóm tài liệu trên cần dựa vào đặc trưng của từng nhóm và vận dụng linh hoạt, sáng tạo các đặc trưng phân loại tài liệu theo đặc trưng hoạt động của cá nhân và dựa theo số lượng hiện có của tài liệu.Đối với các sưu tập tài liệu, việc lựa chọn được một phương án phân loại mẫu cho tất cả các sưu tập tài liệu là rất khó khăn bởi lẽ mỗi sưu tập tài liệu có một nội dung và đặc điểm hình thành khác nhau Việc xây dựng phương án phân loạicho các sưu tập tài liệu cần căn cứ vào những đặc trưng hình thành nên từng sưutập tài liệu và vận dụng linh hoạt, sáng tạo các đặc trưng phân loại tài liệu Đồngthời phương án phân loại tài liệu của một sưu tập tài liệu sẽ là cơ sở để thu thập,

bổ sung tài liệu còn thiếu làm cho sưu tập tài liệu ngày càng hoàn chỉnh

Phân loại là khái niệm được sử dụng rất phổ biến trong các lĩnh vực hoạtđộng của xã hội loài người Phân loại là dựa vào những dấu hiệu giống nhau vàkhác nhau để phân chia, sắp xếp các sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hộitheo một trật tự nhất định Chính vì vậy, phân loại là chìa khoá giúp cho loàingười nhận biết được thế giới

Qua phân loại, loài người tổ chức được các sự vật, vật chất, hiệt tượng,con người, động vật, thực vật, thành các lớp Lớp chính là một tập hợp các đơn

vị, thành tố có chung một, hoặc một số đặc điểm, ví dụ: sắt, đồng chì, kẽm cóchung đặc đặc điểm là kim loại Cơ sở để chia lớp là những đặc tính giống nhaucủa sự vật và hiện tượng Dựa vào phương pháp đó, người ta có thể phân chiatiếp theo thành các lớp con hoặc phân lớp khác nhau của một trật tự đẳng cấp

Trong quá trình phân loại, ta cần phân biệt phân loại tự nhiên và phân loại nhân tạo Phân loại tự nhiên là dựa vào đặc điểm vốn có của sự vật và hiện

tượng để phân loại Phân loại nhân tạo là kiểu phân loại theo mục đích sử dụngcủa loài người

Và tài liệu lưu trữ được phân loại theo mục đích sử dụng của con người,

nó được tổ chức một cách khoa học chặt chẽ và cụ thể để giúp quá trình sửdụng dễ dàng hơn

Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các khối, các nhómcác đơn vị bảo quản cụ thể căn cứ vào các đặc trưng chung của chúng nhằm tổchức một cách khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó

Phân loại tài liệu không chỉ hiểu theo ý nghĩa trực tiếp của việc phân chiatheo thể loại tài liệu mà còn có ý nghĩa là tổ chức khoa học tài liệu, nhằm xácđịnh được các kho bảo quản tài liệu và hình thành mối quan hệ giao – nộp tàiliệu, khu vực thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ Ngoài ra, phân loại tài liệucòn có ý nghĩa là phân chia tài liệu của một kho lưu trữ, lưu các phương án phânloại Theo phương án đó tài liệu sẽ được phân chia thành các nhóm lớn, nhómnhỏ, đến đơn vị bảo quản để làm công cụ tra cứu phục vụ yêu cầu sử dụng tàiliệu Qúa trình phân loại tài liêu gắn chặt chẽ với yêu cầu bổ sung, xác định giátrị tài liệu.

Các giai đoạn phân loại:

Đó là việc phân chia tài liệu lưu trữ quốc gia thành hệ thống các kho hoặccác trung tâm lưu trữ, dựa vào các đặc trưng thời kỳ lịch sử, lĩnh vực hoạt động,lãnh thổ, kỹ thuật chế tác tài liệu giai đoạn phân loại này do các cơ quan cóthẩm quyền ở trung ương thực hiện để xây dựng mạng lưới các kho lưu trữ

Dựa vào các lĩnh vực hoạt động ở nước ta đã xây dựng các kho lưu trữcủa các ngành như kho lưu trữ của ngành công an, kho lưu trữ quân đội, kho lưutrữ tài chính, ngân hàng, bưu điện,…

Dựa vào đặc trưng thời kỳ lịch sử có kho tài liệu lưu trữ trước cách mạngtháng tám, kho lưu trữ sau cách mạng tháng tám,…

Dựa vào đặc trưng lãnh thổ, các kho lưu trữ của các tỉnh, thành phố, quận,huyện, thị xã,… được xây dựng

Dựa vào đặc trưng vật liệu, kỹ thuật và phương pháp chế tác tài liệu cócác kho lưu trữ phim ảnh, băng ghi âm, kho lưu trữ tài liệu quản lý Hành chính,

…

Đây là giai đoạn phân loại được được áp dụng ở các kho lưu trữ ngành,các kho lưu trữ địa phương, các kho lưu trữ trung ương

Tại giai đoạn phân loại này, tài liệu trong kho lưu trữ được phân chia theophông chữ lưu trữ Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trìnhhoạt động của một cơ quan Nhà nước, một tổ chức chính trị - xã hội, một dơn vị

vũ trang, một doanh nghiệp, cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tê, khoa học,…được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định Phân loại tài liệu từngphông lưu trữ là phân chia tài liệu thành các nhóm dựa vào đặc trưng của tàiliệu, thành phần của phông lưu trữ là các hồ sơ lưu trữ, hoặc các đơn vị bảoquản

Giai đoạn này có ý nghĩa rất to lớn làm cho tài liệu hình thành trong quátrình hoạt động của một cơ quan, một đơn vị không bị xóa lẻ mà giữ được mốiliên hệ tạo thuận lợi cho bảo quản và sử dụng.

Trong kho lưu trữ của tỉnh, thành phố được phân chia thành các phông lưutrữ và có thể bao gồm các phông lưu trữ sau đây:

- Hội đồng Nhân dân tỉnh;

- Ủy ban Nhân dân thành phố;

- Phông lưu trữ các sở, ban, ngành

Kho lưu trữ của huyện, quận, thị xã có thể phân chia thành các phông lưutrữ của:

- Hội đồng Nhân dân;

- Ban chỉ huy quân sự;

- Công an,…

Ngoài phông lưu trữ cơ quan, còn có các kho lưu trữ cá nhân, gia đình,dòng họ và các sưu tập lưu trữ

Phân loại tài liệu theo phông lưu trữ cơ quan:

Phân loại tài liệu theo phông lưu trữ là dựa vào đặc trưng của tài liệutrong phông để phân chia chúng thành các nhóm, xắp xếp logic các nhóm và các

hồ sơ nhằm sử dụng tài liệu thuận lợi và chính xác

Đơn vị phân loại nhỏ nhất trong phạm vi phông lưu trữ là đơn vị bảo quảnhoặc hồ sơ

Phân loại tài liệu phông lưu trữ bao gồm các công việc chính sau:

 Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông

Biên soạn bản lịch sử hình thành phông và lịch sử phông nhằm làm căn cứ

để phân loại phông được chính xác, xây dựng phương án phân loại tài liệu hợp

lí, xác định tài liệu và bổ sung được chính xác

Bản lịch sử hình đơn vị hình thành phông và lịch sử phông cần nêu cácnội dung chính:

phông

 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vịhình thành phông.

chức của đơn vị hình thành phông

không

Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông được biên soạnchính xác, dựa trên những tài liệu mà đơn vị hình thành phông sản sinh ra Đây

là tài liệu chủ yếu phục vụ biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch

sử phông

Phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ là bản kê các nhóm tài liệutrong phông được sắp xếp theo một trật tự dùng làm cơ sở để sắp xếp tài liệutrong phông lưu trữ

Các nhóm tài liệu trong phương án phân loại phải bao quát được tất cảcác tài liệu trong phông

Các đặc trưng tài liệu phân loại trong phông lưu trữ là:

con người, động vật, thực vật, thành các lớp Lớp chính là một tập hợpcác đơn vị, thành tố có chung một, hoặc một số đặc điểm, ví dụ sắt, đồngchì, kẽm có chung đặc đặc điểm là kim loại Cơ sở để chia lớp là nhữngđặc tính giống nhau của sự vật và hiện tượng Dựa vào phương pháp đó,người ta có thể phân chia tiếp theo thành các lớp con hoặc phân lớp khácnhau của một trật tự đẳng cấp

loại nhân tạo Phân loại tự nhiên là dựa vào đặc điểm vốn có của sự vật vàhiện tượng để phân loại Phân loại nhân tạo là kiểu phân loại theo mụcđích sử dụng của loài người

chức của đơn vị hình thành phông