ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP - CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc - Số: 585/QĐ-UBND-HC Đồng Tháp, ngày 25 tháng 06 năm 2015 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ HƯỚNG DẪN VIỆC XIN LỖI CÁ NHÂN, TỔ CHỨC VÌ SỰ SAI SĨT, Q HẠN TRONG GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP Căn Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn Luật Cán bộ, công chức ngày 13 tháng 11 năm 2008; Căn Nghị định số 157/2007/NĐ-CP ngày 27 tháng 10 năm 2007 Chính phủ quy định chế độ trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức đơn vị Nhà nước thi hành nhiệm vụ, công vụ; Căn Nghị số 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2011-2020; Căn Quyết định số 1557/QĐ-TTg ngày 18 tháng 10 năm 2012 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức”; Căn Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng năm 2015 Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế thực chế cửa, chế cửa liên thơng quan hành nhà nước địa phương; Căn Quyết định số 03/2007/QĐ-BNV ngày 26 tháng 02 năm 2007 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quy tắc ứng xử cán bộ, công chức, viên chức làm việc máy quyền địa phương; Xét đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ; QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế hướng dẫn việc xin lỗi cá nhân, tổ chức sai sót, hạn giải thủ tục hành địa bàn tỉnh Đồng Tháp Điều Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký, Giao Sở Nội vụ hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực Quy chế Điều Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn chịu trách nhiệm thi hành Qyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều 3; - Bộ Nội vụ; - TT/TU; TT/HĐND Tỉnh; - CT PCT/UBND Tỉnh; - UBMTTQVN Đoàn thể Tỉnh; - Các quan, Ban Đảng Tỉnh; - Báo ĐT; Đài PT-TH ĐT; Cổng TTĐT Tỉnh; - Lưu: VT, SNV, NC/NC (Đ), T (HC) TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Nguyễn Văn Dương QUY CHẾ HƯỚNG DẪN VIỆC XIN LỖI CÁ NHÂN, TỔ CHỨC VÌ SỰ SAI SĨT, Q HẠN TRONG GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP (Ban hành kèm theo Quyết định số 585/QĐ-UBND-HC ngày 25/6/2015 UBND tỉnh Đồng Tháp) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Quy chế quy định trường hợp phải xin lỗi, trách nhiệm quy trình thực việc xin lỗi cán bộ, công chức, viên chức quan, đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân Tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau gọi tắt quan, đơn vị) để xảy tình trạng sai sót, q hạn giải hồ sơ thủ tục hành cá nhân, tổ chức theo chế cửa, cửa liên thông Quy chế không áp dụng trường hợp vi phạm quy định Điều Luật Phòng, chống tham nhũng Điều 13 Luật Trách nhiệm bồi thường nhà nước Điều Đối tượng áp dụng Quy chế áp dụng quan, đơn vị cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm giải thủ tục hành theo chế cửa, cửa liên thông cá nhân, tổ chức cấp có thẩm quyền cơng bố Điều Mục đích, yêu cầu Mục đích a) Nêu cao tinh thần trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức giải thủ tục hành cá nhân, tổ chức, đảm bảo thực đầy đủ, xác, minh bạch, kịp thời theo quy định b) Hạn chế thấp tình trạng sai sót, q hạn giải thủ tục hành chính; tiết kiệm thời gian, chi phí, cơng sức cá nhân, tổ chức thực thủ tục hành c) Tạo điều kiện cho quan hành nhà nước có thẩm quyền cá nhân, tổ chức kiểm tra, giám sát trình giải thủ tục hành chính, góp phần phịng, chống tiêu cực, củng cố lòng tin nhân dân cấp quyền 2 Yêu cầu a) Việc xin lỗi cá nhân, tổ chức phải thực kịp thời, nghiêm túc, quy định; nghiêm cấm hành vi lợi dụng Quy định để hạ thấp uy tín quan, đơn vị uy tín cán bộ, công chức, viên chức b) Các quan, đơn vị thông báo cho cá nhân, tổ chức biết trước 01 ngày so với ngày hẹn trả kết trường hợp giải hồ sơ hạn so với thời gian hẹn cá nhân, tổ chức c) Thủ trưởng quan, đơn vị chịu trách nhiệm đạo công chức, viên chức khắc phục thời gian sớm trường hợp hồ sơ hạn kết giải có sai sót lỗi quan, đơn vị Điều Hình thức xin lỗi Việc xin lỗi cá nhân, tổ chức thực văn (theo mẫu Thư xin lỗi đính kèm) cơng chức, viên chức Bộ phận tiếp nhận trả kết trao trực tiếp cá nhân, tổ chức đến bổ sung hồ sơ nhận kết Chương II CÁC TRƯỜNG HỢP XIN LỖI VÀ QUY TRÌNH XIN LỖI CÁ NHÂN, TỔ CHỨC Trên sở thủ tục hành thuộc thẩm quyền giải quan, đơn vị cấp có thẩm quyền cơng bố, quan, đơn vị có trách nhiệm xin lỗi cá nhân, tổ chức trường hợp sau: Điều Trường hợp đề nghị cá nhân, tổ chức bổ sung hồ sơ sau tiếp nhận hồ sơ lỗi công chức, viên chức tiếp nhận Hồ sơ cá nhân, tổ chức công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ Bộ phận tiếp nhận trả kết (sau gọi chung công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ) qua thẩm tra, công chức, viên chức phân công giải hồ sơ (sau gọi chung công chức, viên chức giải hồ sơ) quan phối hợp thực chế cửa liên thông phát hồ sơ chưa đầy đủ thành phần nội dung hồ sơ không theo quy định lỗi công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ trả hồ sơ lại cho công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ chịu trách nhiệm liên hệ qua số điện thoại đến gặp trực tiếp cá nhân, tổ chức để đề nghị cá nhân, tổ chức bổ sung hồ sơ Khi cá nhân, tổ chức đến bổ sung hồ sơ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm chuyển Thư xin lỗi (Mẫu số 01-XL) trực tiếp cho cá nhân, tổ chức Thư xin lỗi chánh Văn phòng ký thừa lệnh thủ trưởng quan, đơn vị; Ủy ban nhân dân cấp xã Lãnh đạo Ủy ban nhân dân ký Thư xin lỗi cá nhân, tổ chức Trường hợp cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ qua đường bưu thủ tục hành có quy định thêm thời gian để thẩm tra trước giải quyết, việc đề nghị cá nhân, tổ chức bổ sung hồ sơ không xem sai sót quan, đơn vị Điều Trường hợp trả kết hạn giải theo quy định lỗi công chức, viên chức giải hồ sơ Khi công chức, viên chức giải hồ sơ (bao gồm công chức, viên chức giải hồ sơ quan phối hợp thực chế cửa liên thông) không đảm bảo thời hạn quy định có trách nhiệm báo cáo với thủ trưởng quan, đơn vị công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ biết tiến độ giải quyết, lý hạn, biện pháp khắc phục thời hạn giải xong Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ thông báo qua số điện thoại đến gặp trực tiếp thông báo cá nhân, tổ chức biết trước 01 ngày so với thời hạn trả kết tiến độ giải quyết, lý hạn, biện pháp khắc phục thời hạn trả kết lần sau để cá nhân, tổ chức đến nhận kết Công chức, viên chức giải hồ sơ để xảy tình trạng hạn chịu trách nhiệm trình thủ trưởng quan, đơn vị ký Thư xin lỗi để chuyển cho công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ (mẫu số 02-XL) Đến ngày cá nhân, tổ chức nhận kết quả, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ chuyển Thư xin lỗi trực tiếp cho cá nhân, tổ chức Điều Trường hợp kết giải thủ tục hành có sai sót lỗi quan, đơn vị Khi cá nhân, tổ chức phát kết giải thủ tục hành có sai sót yêu cầu khắc phục; thủ trưởng quan, đơn vị tiến hành kiểm tra, phát sai sót lỗi quan, đơn vị đạo công chức, viên chức giải hồ sơ khắc phục thời gian sớm Thủ trưởng quan, đơn vị để xảy sai sót có trách nhiệm xin lỗi cá nhân, tổ chức Thư xin lỗi (mẫu số 03-XL) gửi kèm theo kết giải để trả cho cá nhân, tổ chức vào ngày hẹn trả kết quả; đồng thời, đạo công chức, viên chức trả kết địa điểm cá nhân, tổ chức yêu cầu (có thể trả kết qua đường bưu chính) Điều Hình thức xử lý cán bộ, công chức, viên chức để xảy tình trạng sai sót, q hạn giải thủ tục hành Cơng chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ có sai sót tùy theo số lần, mức độ ảnh hưởng sai sót, thủ trưởng quan, đơn vị có quyền xem xét xử lý bố trí cơng tác khác Cơng chức, viên chức giải hồ sơ kết giải q hạn có sai sót tùy theo số lần, mức độ ảnh hưởng sai sót, hạn, thủ trưởng quan, đơn vị có quyền xem xét xử lý bố trí cơng tác khác Thủ trưởng quan, đơn vị để tình trạng sai sót, q hạn giải thủ tục hành xảy thường xun mà khơng có lý đáng tùy theo mức độ vi phạm, thủ trưởng quan, đơn vị cấp trực tiếp xem xét xử lý chuyển đổi vị trí cơng tác theo quy định Chương III TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều Trách nhiệm công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ Tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức thực thủ tục hành chính; hướng dẫn cá nhân, tổ chức thực thủ tục hành đầy đủ, rõ ràng, xác đảm bảo cá nhân, tổ chức phải bổ sung hồ sơ lần hồ sơ chưa đầy đủ hồ sơ không theo quy định 2 Có tác phong, thái độ lịch sự, nghiêm túc, khiêm tốn; ngôn ngữ giao tiếp phải chuẩn mực, rõ ràng, mạch lạc; thực tốt phương châm “06 biết” cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Đồng Tháp Thực nghiêm túc việc xin lỗi cá nhân, tổ chức theo Quy chế chấp hành nghiêm chỉnh định xử lý thủ trưởng quan, đơn vị Điều 10 Trách nhiệm công chức, viên chức giải hồ sơ Thực nghiêm túc, đầy đủ, nhanh chóng, xác nhiệm vụ phân công giải thủ tục hành cá nhân, tổ chức Chủ động tham mưu, đề xuất sáng kiến cải tiến việc thực thủ tục hành chính; kịp thời phát hiện, kiến nghị với người có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung, thay đổi hủy bỏ quy định thủ tục hành khơng khả thi khơng phù hợp với tình hình thủ tục địa phương Thực nghiêm túc việc xin lỗi cá nhân, tổ chức theo quy chế chấp hành nghiêm định xử lý thủ trưởng quan, đơn vị Điều 11 Trách nhiệm thủ trưởng quan, đơn vị Quán triệt, tuyên truyền để cán bộ, công chức, viên chức biết rõ trách nhiệm xin lỗi cá nhân, tổ chức giải thủ tục hành Chỉ đạo niêm yết công khai Quy chế Bộ phận tiếp nhận trả kết hình thức phù hợp với điều kiện cụ thể quan, đơn vị để cá nhân, tổ chức tiếp cận, tìm hiểu, thực quyền giám sát trình tiếp nhận, giải thủ tục hành Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, viên chức thuộc quyền quản lý thực hiệu thủ tục hành quan, đơn vị quan có thẩm quyền cơng bố Thực việc xin lỗi cá nhân, tổ chức chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cấp trực tiếp sai sót, q hạn giải thủ tục hành quy định Quy chế Báo cáo lồng ghép kết thực Quy chế vào báo cáo cải cách hành báo cáo kiểm sốt thủ tục hành định kỳ quan, đơn vị (mẫu số 04-XL) Thực nghiêm túc việc xin lỗi cá nhân, tổ chức theo Quy chế chấp hành nghiêm chỉnh định xử lý thủ trưởng cấp trực tiếp Điều 12 Trách nhiệm Sở Nội vụ Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực Quy chế quan, đơn vị; tổng hợp, báo cáo lồng ghép kết thực Quy chế vào báo cáo cải cách hành Tỉnh Căn kết giải thủ tục hành có sai sót, hạn quan, đơn vị, tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân Tỉnh; a) Nhắc nhở thủ trưởng quan, đơn vị để tình trạng sai sót, q hạn giải thủ tục hành xảy thường xuyên chậm khắc phục b) Xem xét xử lý kỷ luật thủ trưởng quan, đơn vị để tình trạng sai sót, hạn giải thủ tục hành xảy thường xuyên nhắc nhở yêu cầu khắc phục kết khắc phục không hiệu Điều 13 Trách nhiệm Sở Thông tin Truyền thông Hướng dẫn quan truyền thông tổ chức tuyên truyền để nhân dân biết rõ quyền xin lỗi, quyền giám sát trình tiếp nhận, giải thủ tục hành quan, đơn vị nhà nước cấp Trong trình thực có khó khăn, vướng mắc có vấn đề phát sinh, quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân kịp thời phản ánh văn Sở Nội vụ để hướng dẫn tổng hợp báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân Tỉnh xem xét, định./ Mẫu số 01-XL TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ (1) - CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc - Số: /TXL- (2) Địa danh, ngày tháng năm 20 THƯ XIN LỖI Vì sai sót tiếp nhận hồ sơ giải thủ tục hành Kính gửi: ……………… (3) Ngày tháng năm 20…, phận tiếp nhận trả kết …(1)… tiếp nhận hồ sơ …(3) … việc …(4)… Tuy nhiên, sau đơn vị chuyên môn kiểm tra lại hồ sơ chưa đủ (hoặc khơng đúng) theo quy định nên liên hệ đề nghị …(3)… bổ sung hồ sơ Sai sót lỗi (1) gây phiền hà, tốn chi phí, công sức …(3)…; …(1)… trân trọng xin lỗi sớm khắc phục sai sót thời gian tới Mong nhân thông cảm …(3)…./ THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN, ĐƠN VỊ Nơi nhận: - Như trên; - Sở Nội vụ; - Sở Tư pháp; - Lưu: VT (Chữ ký, dấu) Họ tên Ghi chú: (1) Tên quan, đơn vị ban hành thư xin lỗi (2) Chữ viết tắt tên quan, đơn vị ban hành thư xin lỗi (3) Tên cá nhân, tổ chức xin lỗi (4) Tên thủ tục hành Mẫu số 02-XL TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ (1) - CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc - Số: /TXL- (2) Địa danh, ngày tháng năm 20 THƯ XIN LỖI Vì hạn giải thủ tục hành Kính gửi: ………… (3) Ngày tháng năm 20…, (1) tiếp nhận hồ sơ (3)… việc (4)…; Sau tiếp nhận hồ sơ, …(1)… phân công (5)… giải Theo quy định, (1) trả kết vào ngày tháng năm 20…; Tuy nhiên, (6)… nên … (1)… trả kết thời hạn quy định Sự chậm trễ lỗi (1) gây phiền hà, tốn chi phí, cơng sức (3)…; …(1) trân trọng xin lỗi sớm khắc phục chậm trễ thời gian tới Mong nhận thông cảm (3) / THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN, ĐƠN VỊ Nơi nhận: - Như trên; - Thủ trưởng cấp trực tiếp quan, đơn vị; - Sở Nội vụ; - Sở Tư pháp; - Lưu: VT Ghi chú: (1) Tên quan, đơn vị ban hành thư xin lỗi (Chữ ký, dấu) Họ tên (2) Chữ viết tắt tên quan, đơn vị ban hành thư xin lỗi (3) Tên cá nhân, tổ chức xin lỗi (4) Tên thủ tục hành (5) Đơn vị trực tiếp giải thủ tục hành (6) Lý chậm trễ Mẫu số 03-XL TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ (1) - CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc - Số: /TXL- (2) Địa danh, ngày tháng năm 20 THƯ XIN LỖI Vì sai sót giải thủ tục hành Kính gửi: …….…… (3) Ngày tháng năm 20…, (1)… tiếp nhận hồ sơ (3)… việc khắc phục sai sót kết giải thủ tục hành …(4)… Qua kiểm tra, sai sót kết giải thủ tục hành lỗi …(1)…; …(1)… phân công …(5)… khẩn trương khắc phục Sự sai sót gây phiền hà, tốn chi phí, cơng sức …(3)…; …(1)… trân trọng xin lỗi sớm khắc phục sai sót thời gian tới Mong nhận thông cảm …(3)…./ THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN, ĐƠN VỊ Nơi nhận: - Như trên; - Thủ trưởng cấp trực tiếp quan, đơn vị; - Sở Nội vụ; - Sở Tư pháp; - Lưu: VT Ghi chú: (1) Tên quan, đơn vị ban hành thư xin lỗi (Chữ ký, dấu) Họ tên (2) Chữ viết tắt tên quan, đơn vị ban hành thư xin lỗi (3) Tên cá nhân, tổ chức xin lỗi (4) Tên thủ tục hành (5) Đơn vị giải thủ tục hành Mẫu số 04-XL TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ (1) - CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc - TÌNH HÌNH XIN LỖI CÁ NHÂN, TỔ CHỨC VÌ SỰ CHẬM TRỄ, SAI SÓT TRONG GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH KỲ BÁO CÁO …………… STT LĨNH VỰC, SỐ HỒ CƠNG VIỆC SƠ ĐÃ GIẢI GIẢI QUYẾT QUYẾT TÌNH HÌNH XIN LỖI CÁ NHÂN, TỔ CHỨC TÌNH HÌNH XIN LỖI CÁ NHÂ N, TỔ CHỨ CTÌN H HÌNH XIN LỖI CÁ NHÂ N, TỔ CHỨ CTÌN H HÌNH XIN LỖI CÁ NHÂ N, TỔ CHỨ CTÌN H HÌNH XIN LỖI CÁ NHÂ N, TỔ CHỨ CTÌN H HÌNH XIN LỖI CÁ NHÂ N, TỔ CHỨ CTÌN H HÌNH XIN LỖI CÁ NHÂ N, TỔ CHỨ CGHI CHÚ Đề Đề nghị nghị Kết Chậm bổ bổ Chậm Chậm giải trễ lần Tổng sung sung trễ lần trễ lần thứ lần lần thứ hai thứ ba TTHC thứ thứ sai sót hai Lĩnh vực A Lĩnh vực B Lĩnh vực C … NGƯỜI LẬP BIỂU Địa danh, ngày tháng năm 20 THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN, ĐƠN VỊ (Chữ ký) (Chữ ký, dấu) Họ tên Họ tên ... TỊCH Nguyễn Văn Dương QUY CHẾ HƯỚNG DẪN VIỆC XIN LỖI CÁ NHÂN, TỔ CHỨC VÌ SỰ SAI SĨT, Q HẠN TRONG GIẢI QUY? ??T THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP (Ban hành kèm theo Quy? ??t định số 585/QĐ-UBND-HC... Tự - Hạnh phúc - TÌNH HÌNH XIN LỖI CÁ NHÂN, TỔ CHỨC VÌ SỰ CHẬM TRỄ, SAI SĨT TRONG GIẢI QUY? ??T THỦ TỤC HÀNH CHÍNH KỲ BÁO CÁO …………… STT LĨNH VỰC, SỐ HỒ CÔNG VIỆC SƠ ĐÃ GIẢI GIẢI QUY? ??T QUY? ??T... HÌNH XIN LỖI CÁ NHÂN, TỔ CHỨC TÌNH HÌNH XIN LỖI CÁ NHÂ N, TỔ CHỨ CTÌN H HÌNH XIN LỖI CÁ NHÂ N, TỔ CHỨ CTÌN H HÌNH XIN LỖI CÁ NHÂ N, TỔ CHỨ CTÌN H HÌNH XIN LỖI CÁ NHÂ N, TỔ CHỨ CTÌN H HÌNH XIN LỖI