Giáo trình MS Word 2007 Giáo trình MS Word 2007 MS WORD 2007 1 Mở đầu 1 1 Làm quen với giao diện mới Trong Word 2007, bạn sẽ không còn thấy các menu lệnh như phiên bản trước mà thay vào đó là hệ thống[.]
Giáo trình MS Word 2007 MS WORD 2007 Mở đầu 1.1 Làm quen với giao diện Trong Word 2007, bạn khơng cịn thấy menu lệnh phiên trước mà thay vào hệ thống “ribbon” với thành phần chính: thẻ (Tab), nhóm (Group) nút lệnh (Command button) Các nút lệnh có liên quan đến gom vào nhóm, ví dụ nút chọn font, cỡ chữ, in đậm, nghiêng, gạch chân gom vào nhóm Font Nhiều nhóm có chung tác vụ lại gom vào thẻ Bạn để ý, góc bên tay trái có nút hình trịn , có tên Microsoft Office Button Nhấn nút xuất bảng lệnh tương tự menu File phiên Word trước, bao gồm lệnh: New, Open, Save, Print Quick Access Toolbar công cụ nằm cạnh nút Microsoft Office Button, giúp truy cập nhanh đến nút lệnh thường dùng Bạn nhấn chuột vào nút mũi tên cuối bổ sung thêm nút lệnh bạn hay dùng khác vào công cụ cách đánh dấu chọn vào Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh Page Giáo trình MS Word 2007 1.2 Sử dụng phím tắt để mở thẻ, nút lệnh Ngồi phương pháp nhấn chuột, bạn sử dụng phím tắt để truy cập đến thẻ, nút lệnh cách nhanh chóng Rất đơn giản, giữ phím Alt giây, xuất chữ thẻ, bạn nhấn tiếp chữ thẻ muốn mở, thẻ kích hoạt Bây nút lệnh lại xuất loạt chữ để bạn kích hoạt với cách tương tự 1.3 Tạo tài liệu Nhấn chuột vào Microsoft Office Button , chọn New (Ctrl+N), nhấn đúp chuột vô mục Blank document Tạo tài liệu từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button , chọn New Nhấn Installed Templates, sau chọn mẫu cài vào máy hay chọn mẫu từ Microsoft Office Online (yêu cầu có kết nối Internet để tải về) Nhấn nút Create để tạo tài liệu từ mẫu chọn Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh Page Giáo trình MS Word 2007 1.4 Mở tài liệu có sẵn máy Bạn vào Microsoft Office Button , chọn Open (Ctrl+O) 1.5 Lưu tài liệu Phím tắt để lưu tài liệu Ctrl+S (giống Word 2003) Cách khác: Nhấn Microsoft Office Button , chọn Save Nếu file tài liệu trước chưa lưu lần nào, bạn yêu cầu đặt tên file chọn nơi lưu Để lưu tài liệu với tên khác (hay định dạng khác), bạn nhấn Microsoft Office Button , chọn Save As (phím tắt F12) Chú ý: để giảm thiểu khả liệu chương trình bị đóng bất ngờ Để đề phịng trường hợp treo máy, cúp điện làm liệu, bạn nên bật tính lưu tự động theo chu kỳ Cũng hộp thoại Word Options, chọn mục Save bên trái, đánh dấu check vào Save AutoRecover information every, sau nhập số phút tự động lưu vào bên cạnh Nhấn OK Phóng lớn / thu nhỏ tài liệu Bạn đưa mắt xuống góc bên phải cửa sổ, trạng thái thấy trượt Zoom Bạn việc kéo trượt qua phải để phóng lớn hay qua trái để thu nhỏ tài liệu 1.6.1 Xác lập chế độ phóng lớn / thu nhỏ đặc biệt Trong thẻ View, nhóm Zoom, nhấn 100% để đưa tài liệu kích cỡ Cũng nhóm Zoom, nút One Page cho phép bạn hiển thị vừa trang hình, nút Two Pages hiển thị trang, Page Width chế độ Zoom mà chiều rộng trang vừa với chiều rộng hình Nhấn nút Zoom cho nhiều tùy chọn 1.6.2 Xem tài liệu chế độ Full Screen Reading Bạn vào thẻ View, nhóm Document Views, mục Full Screen Reading Khi chế độ Full Screen Reading, nhấn phím mũi tên góc trang để di chuyển qua lại trang Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh Page Giáo trình MS Word 2007 Nhấn ESC để trở chế độ Print Layout Cũng nhóm Document Views bạn chọn nhiều chế độ hiển thị khác Web Layout, Outline, Draft 1.6.3 Thanh thước kẻ (Ruler) Thước kẻ dọc ngang tiện lợi cho bạn canh chỉnh, phiên Word 2007 Microsoft loại bỏ rồi? Khơng phải vậy, chức đưa vào thẻ View, nhóm Show/Hide Bạn việc đánh dấu check vào mục Ruler lên lại Một cách khác thước kẻ nhấn chuột vào nút View Ruler phía cuộn dọc Nếu thực cách mà bạn thấy có thước kẻ ngang xuất hiện, không thấy thước kẻ dọc đâu cả, làm thêm bước sau để bật thước kẻ dọc lên: Nhấn Microsoft Office Button , nhấn tiếp Word Options Trong hộp thoại xuất hiện, khung bên trái chọn Advanced Kéo trượt khung bên phải xuống nhóm Display, đánh dấu chọn hộp kiểm Show vertical ruler in Print Layout view Nhấn OK L ưu ý : Bạn phải xem tài liệu chế độ Print Layout đủ thước kẻ 1.6.4 Duyệt tài liệu chế độ hình thu nhỏ (Thumbnails) Chế độ hữu ích tài liệu bạn có q nhiều trang cho bạn nhìn tổng thể trang, bạn nhảy nhanh đến trang Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh Page Giáo trình MS Word 2007 Trong thẻ View, nhóm Show/Hide, bạn đánh dấu check vào hộp kiểm Thumbnails Lập tức bên trái cửa sổ xuất khung chứa hình thu nhỏ trang tài liệu, kèm theo số trang bên Bạn nhấn chuột vào trang để nhảy đến trang Nhập chỉnh sửa văn 2.1 Chèn biểu tượng - Nhấn chuột vào nơi bạn muốn chèn biểu tượng tài liệu - Tại thẻ Insert, nhóm Symbols, bạn nhấn nút Symbol - Thực tiếp hai thao tác sau: Nhấn chuột vào biểu tượng bạn muốn chèn danh sách xổ xuống Nếu biểu tượng cần chèn khơng có danh sách, bạn nhấn More Symbols cuối danh sách Hộp thoại Symbol xuất Tại mục Font, bạn chọn font chữ thích, nhấn chọn biểu tượng cần chèn khung bên dưới, nhấn nút Insert để chèn Xong nhấn Close để đóng hộp thoại Symbol lại Ghi chú: Nếu bạn chọn loại font chữ mở rộng, chẳng hạn Arial Times New Roman, danh sách Subset xuất bên cạnh mục chọn Font Sử dụng danh sách để chọn ký tự ngôn ngữ mở rộng 2.2 Chèn ký tự đặc biệt - Nhấn chuột vào nơi bạn muốn chèn vào ký tự đặc biệt - Tại thẻ Insert, nhóm Symbols, bạn nhấn nút Symbol Sau chọn More Symbols Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh Page Giáo trình MS Word 2007 - Trong hộp thoại Symbol, nhấn chọn thẻ Special Characters - Bạn chọn danh sách ký tự cần chèn nhấn nút Insert - Nhấn nút Close để đóng hộp thoại lại 2.3 Chèn ký tự Unicode từ hộp thoại Symbol Khi bạn chọn ký tự Unicode hộp thoại Symbol, mã hiển thị hộp Character code - Nhấn chuột vào vị trí bạn muốn chèn ký tự Unicode - Trong thẻ Insert, nhóm Symbols, nhấn nút Symbol chọn More Symbols - Trong hộp thoại Symbol, thẻ Symbols, hộp Font bạn chọn font chữ thích - Tại From, bạn chọn Unicode (hex) - Nếu hộp Subset hiển thị, nhấn chọn ký tự subset - Nhấn vào ký tự bạn muốn chèn danh sách nhấn nút Insert - Nhấn Close Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh Page Giáo trình MS Word 2007 Nhấn OK hai lần để đóng hộp thoại lại 2.4 Tạo danh sách đánh dấu (bullet) hay đánh số (number) tự động cấp Gõ vào dấu * để bắt đầu danh sách đánh dấu đầu dòng nhập Để bắt đầu danh sách đánh số tự động, sau nhấn phím cách (space bar) phím Tab Nhập chữ bạn muốn Nhấn phím Enter Word tự động chèn thêm dấu bullet số thứ tự Để kết thúc việc đánh dấu, đánh số tự động, nhấn Enter hai lần nhấn phím Backspace để xóa dấu bullet số cuối 2.5 Cài đặt điểm dừng tab (Tab stops) Để cho việc cài đặt tab thuận tiện, bạn nên cho hiển thị thước ngang đỉnh tài liệu cách nhấn nút View Ruler đầu cuộn dọc Bạn nhanh chóng chọn tab cách nhấn vào ô tab selector – ô giao thước dọc thước ngang (ở góc bên trái trang tài liệu) chọn kiểu tab mong muốn, sau nhấn chuột vào thước ngang nơi bạn muốn đặt tab Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh Page Giáo trình MS Word 2007 Tùy trường hợp cụ thể mà bạn sử dụng loại tab sau: Tab trái: Đặt vị trí bắt đầu đoạn text mà từ chạy sang phải bạn nhập liệu Tab giữa: Đặt vị trí đoạn text Đoạn text nằm vị trí đặt tab bạn nhập liệu Tab phải: Nằm bên phải cuối đoạn text Khi bạn nhập liệu, đoạn text di chuyển sang trái kể từ vị trí đặt tab Tab thập phân: Khi đặt tab này, dấu chấm phân cách phần thập phân nằm vị trí Bar Tab: Loại tab khơng định vị trí cho text Nó chèn thẳng đứng vị trí đặt tab Nếu bạn muốn đặt điểm dừng tab vị trí phù hợp mà khơng thể xác định xác nhấn chuột lên thước ngang, bạn muốn chèn ký tự đặc biệt trước tab, bạn dùng hộp thoại Tabs cách nhấn đúp chuột vào điểm dừng tab thước Sau cài đặt điểm dừng tab xong, bạn nhấn phím Tab để nhảy đến điểm dừng tài liệu 2.6 Soạn thảo cơng thức tốn học Với Word 2007, để viết phương trình, bạn chèn biểu tượng hộp thoại Symbol; sử dụng tính Math AutoCorrect để chuyển chữ thành biểu tượng; hay sử dụng cách sau: - Trong thẻ Insert, nhóm Symbols, nhấn vào mũi tên bên nút Equation, sau chọn Insert Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh Page Giáo trình MS Word 2007 New Equation - Trên công cụ xuất thêm thẻ Design, bạn nhấn chuột vào nút nhóm Symbols để chèn ký hiệu tốn học, hay nhấn chuột vào nút nhóm Structures để chèn vào tài liệu cấu trúc tốn học có sẵn, sau chỉnh sửa lại Chú ý: Để hiển thị danh sách đầy đủ ký hiệu toán học nhóm Symbols, bạn nhấn nút More góc phải nhóm Định dạng in văn 3.1 Định dạng trang 3.1.1 Thay đổi xác lập lề trang Các xác lập trang giấy nằm thẻ Page Layout, nhóm Page Setup - Để thay đổi lề trang, nhấn nút Margins, menu xổ xuống cho bạn chọn kiểu lề trang thích (mỗi kiểu lề có ghi thơng số bên cạnh, ví dụ kiểu Normal lề trên, dưới, trái, phải cách mép giấy inch ) Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh Page Giáo trình MS Word 2007 - Nếu thông số lề trang bạn muốn xác lập khơng có sẵn danh sách, nhấn Custom Margins cuối menu, sau tự nhập vào thông số 3.1.2 Hiển thị lề trang Nhấn Microsoft Office Button, nhấn tiếp Word Options Trong hộp thoại xuất hiện, khung bên trái nhấn Advanced, khung bên phải kéo trượt xuống nhóm Show document content đánh dấu check vào hộp kiểm Show text boundaries Nhấn OK 3.1.3 Chọn hướng giấy cho toàn tài liệu Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Orientation chọn hai kiểu Portrait (trang dọc) Landscape (trang ngang) 3.1.4 Xác lập trang dọc trang ngang tài liệu - Dùng chuột quét chọn đoạn văn mà bạn muốn thay đổi sang hướng dọc ngang - Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Margins - Nhấn Custom Margins, chọn tiếp Portrait (trang dọc) Landscape (trang ngang) mục Orientation - Trong mục Apply to, chọn Selected text Nhấn OK 3.1.5 Thay đổi cỡ giấy Nếu muốn thay đổi kích cỡ trang giấy, thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, bạn nhấn nút Size Menu xổ xuống cho bạn chọn cỡ giấy có sẵn như: Letter, A4, A5, A6, Postcard Muốn xác lập cỡ giấy đặc biệt khơng có danh sách, bạn chọn More Paper Sizes cuối menu nhập vào chiều rộng (Width), chiều cao (Height) thích Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh Page 10 Giáo trình MS Word 2007 3.2 Định dạng chữ Word 2007 3.2.1 Chỉnh sửa a In đậm Chọn đoạn text mà bạn muốn in đậm, đưa trỏ chuột vào vùng chọn xuất công cụ Mini Nhấn nút Bold (B) Bạn sử dụng phím tắt Ctrl+B Lưu ý, nhấn Bold (hoặc Ctrl+B) lần bạn muốn bỏ in đậm b In nghiêng Thực tương tự in đậm, thay nhấn nút Bold bạn nhấn nút Italic (phím tắt Ctrl+I) c Gạch đoạn text Nhấn Ctrl+U để gạch đoạn text chọn Nhấn Ctrl+U lần để bỏ gạch Ngồi cịn có nhiều kiểu gạch khác: * Gạch dướ i từ, trừ khoảng trắng: - Chọn đoạn text bạn muốn gạch - Tại thẻ Home, nhóm Font, bạn nhấn nút mũi tên góc bên phải - Trong hộp Underline style, bạn chọn Word only Nhấn OK * Gạch đôi từ: Thực bước 1, tương tự Trong hộp Underline style, bạn chọn biểu tượng dịng đơi Nhấn OK * Đườ ng gạch dướ i trang trí: Thực bước 1, tương tự - Trong hộp Underline style, bạn chọn kiểu thích - Để đổi màu đường gạch dưới, nhấn chuột vào hộp Underline color chọn màu thích Nhấn OK Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh Page 11 Giáo trình MS Word 2007 3.2.2 Đổi màu chữ Chọn đoạn text bạn muốn đổi màu, di chuyển trỏ chuột vào vùng chọn để xuất công cụ Mini Nhấn nút Font Color chọn màu thích 3.2.3 Đổi kích cỡ chữ Chọn đoạn text, di chuyển trỏ chuột vào để xuất công cụ Mini Để tăng kích cỡ chữ, bạn nhấn nút Grow Font (phím tắt Ctrl+Shift+>) Để giảm kích cỡ chữ, nhấn nút Shrink Font (phím tắt Ctrl+Shift+