Kỹ năng xây dựng kế hoạch

ThS Đặng Thị Diệu Hiền KỸ NĂNG XÂY DỰNG KẾ HOẠCH ThS Đặng Thị Diệu Hiền KỸ NĂNG XÂY DỰNG KẾ HOẠCH NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2016 3 LỜI NÓI ĐẦU Xây dựng kế hoạch và quản lý th[.]

ThS Đặng Thị Diệu Hiền KỸ NĂNG XÂY DỰNG KẾ HOẠCH ThS Đặng Thị Diệu Hiền KỸ NĂNG XÂY DỰNG KẾ HOẠCH NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - 2016 LỜI NĨI ĐẦU Xây dựng kế hoạch quản lý thời gian hoạt động quan trọng sống Nó cho phép dễ dàng đạt mục tiêu đề ra, làm việc hiệu hơn, tiết kiệm chi phí cơng sức Cơng trình nghiên cứu Power et al (1986), kỹ xây dựng kế hoạch trước thực công việc có mối quan hệ chặt chẽ với kỹ khác phân tích thơng tin phân tích tình huống, chẩn đốn dự báo vấn đề, thiết lập mục tiêu xác định định hướng hành động, đánh giá so sánh phương án hành động, giao tiếp, thực theo dõi hành động Ngồi ra, việc xây dựng kế hoạch cịn có tương quan thuận với số yếu tố kết học tập sinh viên, tư bậc cao, tham gia người học vào lớp học, tính tích cực kiên trì học tập khả làm việc nhóm sinh viên (Julie Noble Douglas A Powell, 1995; Hien, 2016) Vì hoạt động xây dựng kế hoạch quản lý thời gian có đóng góp khơng nhỏ vào việc phát triển kỹ khác sinh viên nên môn học Kỹ xây dựng kế hoạch nhà trường đưa vào nhóm mơn học tự chọn cho sinh viên tất ngành kể từ năm 2012 Môn học trang bị cho sinh viên kiến thức phương pháp xây dựng kế hoạch; hướng dẫn tổ chức cho người học kỹ tư tìm kiếm giải pháp phù hợp với điều kiện hồn cảnh thân để từ người học xây dựng cho kế hoạch học tập, kế hoạch cho công việc phù hợp hiệu Ngồi ra, mơn học cịn hướng dẫn người học cách thức quản lý thời gian xếp công việc hiệu Đối với môn học sinh viên tham khảo nhiều tài liệu khác Internet, nhiên tính hệ thống tài liệu khơng cao Do đó, tài liệu tham khảo đời sở phân tích, tổng hợp, tái cấu trúc nhiều nguồn tài liệu khác nhằm giúp giảng viên, sinh viên dạy học môn Kỹ xây dựng kế hoạch người quan tâm có thêm nguồn tài liệu tham khảo cho môn học Tài liệu tham khảo môn học Kỹ xây dựng kế hoạch xếp theo theo trình tự từ sở chung việc lập kế hoạch đến quy trình lập kế hoạch quản lý thời gian để hồn thành cơng việc Các nội dung trình bày ba bài: Bài 1: Các yếu tố kế hoạch Bài 2: Tiến trình lập kế hoạch Bài 3: Quản lý thời gian Tác giả xin chân thành cảm ơn tất Thầy/Cô động viên, giúp đỡ đóng góp ý kiến quý báu cấu trúc nội dung tài liệu; xin chân thành cảm ơn Thầy/Cô Thư viện trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh hỗ trợ việc xuất tài liệu Mặc dù nỗ lực việc biên soạn điều chỉnh tài liệu, nhiên khơng thể tránh sai sót Tác giả mong ý kiến đóng góp từ phía đồng nghiệp sinh viên để tài liệu ngày hoàn thiện Tác giả ThS Đặng Thị Diệu Hiền MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Bài 1: CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA KẾ HOẠCH A MỤC TIÊU CỤ THỂ B NỘI DUNG I CƠ SỞ CHUNG VỀ KẾ HOẠCH Định nghĩa kế hoạch Vai trò việc lập kế hoạch [24, 30] Đặc điểm kế hoạch II CÁC LOẠI KẾ HOẠCH 11 Theo thời gian 11 Theo cấp kế hoạch (phạm vi hoạt động hay vai trò) 11 Theo mục đích hoạt động 12 Theo đối tượng thực 12 III CƠ SỞ CHUNG CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH 13 Các lập kế hoạch 13 Các nguyên tắc lập kế hoạch [24] 13 Phương pháp lập kế hoạch 14 IV THÀNH PHẦN VÀ MỘT SỐ HÌNH THỨC TRÌNH BÀY KẾ HOẠCH 15 Thành phần kế hoạch 15 Một số hình thức trình bày kế hoạch 15 2.1 Trình bày kế hoạch theo dạng văn 16 2.2 Trình bày kế hoạch theo dạng bảng 17 2.3 Trình bày kế hoạch dạng sơ đồ Gantt 20 2.4 Trình bày theo dạng sơ đồ tư 21 C CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP VẬN DỤNG 23 Bài 2: TIẾN TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH 24 A MỤC TIÊU CỤ THỂ 24 B NỘI DUNG 24 I PHÂN TÍCH NGUỒN LỰC VÀ ĐÁNH GIÁ CƠ HỘI 25 II XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU, YÊU CẦU (WHY) 28 Các loại mục tiêu tổ chức 28 Tính chất mục tiêu 30 Phương pháp để xác định mục tiêu cá nhân 32 III XÁC ĐỊNH NỘI DUNG CÔNG VIỆC (WHAT) 35 IV XÁC ĐỊNH THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM VÀ NHÂN LỰC (3W: WHEN, WHERE, WHO) 37 Xác định thời gian (WHEN: nào?) 37 Xác định địa điểm (WHERE: đâu?) 38 Xác định người thực (WHO: Ai?) 38 V XÁC ĐỊNH CÁCH THỨC THỰC HIỆN (HOW: NHƯ THẾ NÀO?) 38 VI XÁC ĐỊNH PHƯƠNG PHÁP KIỂM SOÁT VÀ KIỂM TRA (2C: CONTROL AND CHECK) 39 VII XÁC ĐỊNH CÁC NGUỒN LỰC KHÁC (5M: MAN, MATERIAL, MONEY, MACHINE, METHOD) 40 Bài 3: QUẢN LÝ THỜI GIAN 42 A MỤC TIÊU CỤ THỂ 42 B NỘI DUNG 42 I ĐỊNH NGHĨA 42 Định nghĩa thời gian 42 Định nghĩa quản lý thời gian 43 II PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN 43 Awareness: Nhận biết 44 Analysis: Phân tích 47 Attack: “Kẻ công” thời gian 52 Assign (Phân bố thời gian) 54 4.1 Đồ thị quản lý thời gian 55 4.2 Phương pháp ABCD [14] 58 4.3 Nguyên lý 80/20 59 Arrange (Sắp xếp công việc) 59 Save time, better use (tiết kiệm thời gian, sử dụng thời gian tốt hơn) 60 III MỘT SỐ “BÍ QUYẾT” QUẢN LÝ THỜI GIAN 60 PHỤ LỤC: TRẮC NGHIỆM KHÁM PHÁ 10 NĂNG LỰC CÁ NHÂN 63 TÀI LIỆU THAM KHẢO 72 Bài CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA KẾ HOẠCH “Hành động khơng có kế hoạch nguyên nhân thất bại” Alex Mackenzie A MỤC TIÊU CỤ THỂ Sau học người học có khả năng: • Phát biểu định nghĩa kế hoạch • Trình bày giải thích đặc điểm, vai trò, phân loại, thành phần số hình thức trình bày kế hoạch • Trình bày giải thích sở chung để lập kế hoạch • Nhận dạng, sưu tầm chứng minh loại kế hoạch sưu tầm theo loại • Rút cấu trúc hai kế hoạch sưu tầm • Có thái độ hợp tác tích cực q trình làm việc nhóm B NỘI DUNG I CƠ SỞ CHUNG VỀ KẾ HOẠCH Định nghĩa kế hoạch Cho đến có nhiều định nghĩa kế hoạch Sau số phát biểu kế hoạch: Kế hoạch chương trình hành động danh sách, sơ đồ, bảng biểu xếp theo lịch trình, có thời hạn, chia thành giai đoạn, bước, thời gian thực hiện, có phân bổ nguồn lực, ấn định mục tiêu cụ thể xác định biện pháp, chuẩn bị, triển khai thực nhằm đạt mục tiêu, tiêu đề Thông thường kế hoạch hiểu khoảng thời gian cho dự định hành động thơng qua hy vọng đạt mục tiêu Kế hoạch tập hợp hoạt động xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định mục tiêu cụ thể xác định biện pháp tốt để thực mục tiêu cuối đề Kế hoạch hiểu khoảng thời gian cho dự định hành động thơng qua hy vọng đạt mục tiêu Kế hoạch văn thể mục tiêu, cơng việc, giải pháp chủ yếu sử dụng, nguồn lực, tài nguyên khai thác cách tối ưu thời gian định [8] Vai trò việc lập kế hoạch [24, 30] Xét phạm vi tồn kinh tế quốc dân kế hoạch công cụ điều tiết chủ yếu Nhà nước Còn phạm vi tổ chức lập kế hoạch khâu đầu tiên, đóng vai trị quan trọng q trình quản lý, cho biết phương hướng hoạt động tương lai, làm giảm tác động thay đổi từ môi trường, tránh lãng phí dư thừa nguồn lực, thiết lập nên tiêu chuẩn thuận tiện cho công tác kiểm tra sở để thúc đẩy hoạt động có hiệu cao, đạt mục tiêu đề Đối với cá nhân, kế hoạch giúp xác định mục tiêu, hướng phấn đấu việc cần thực để đạt mục tiêu riêng Kế hoạch nói chung bao gồm vai trị sau: - Là cơng cụ có vai trị quan trọng việc phối hợp thành viên tổ chức Lập kế hoạch cho biết mục tiêu, cách thức đạt mục tiêu tổ chức Khi tất nhân viên biết định hướng tổ chức điều cần phải đóng góp để đạt mục tiêu đó, chắn họ phối hợp, hợp tác làm việc cách có tổ chức Nếu thiếu kế hoạch quỹ đạo tới mục tiêu tổ chức đường ziczăc, phi hiệu - Làm giảm tính bất ổn định ứng phó tốt với tình bất định cho tổ chức cho cá nhân Sự bất ổn định thay đổi môi trường làm cho công tác lập kế hoạch trở thành tất yếu cần thiết tổ chức nói chung, nhà quản lý cá nhân nói riêng Lập kế hoạch đòi hỏi người quản lý cá nhân phải có dự báo tương lai nên thân quy trình lập kế hoạch giúp cho họ tiên đốn tình bất định xảy tương lai dự báo trước phương hướng khắc phục tình xảy Nếu hệ thống kế hoạch quản lý cách linh hoạt trước thay đổi tương lai, tổ chức cá nhân có sở để tìm biện pháp phù hợp nhằm đạt mục tiêu đề - Định hướng làm giảm chồng chéo công việc người quản lý cá nhân tổ chức Khi lập kế hoạch cần phải xác định yếu tố quan trọng mục tiêu, giải pháp công việc cần thực Để đạt kết cần phải có phân cơng cơng việc cho phận, cá nhân rõ ràng để họ xác định trách nhiệm mình, tránh chồng chéo trình thực - Giảm thiểu trùng lặp lãng phí cho chủ thể lập kế hoạch Vì kế hoạch có phân cơng rõ ràng nguồn lực, tránh chồng chéo công việc nên loại bỏ yếu tố trùng lặp phận, cá nhân,… từ chi phí, thời gian, nhân lực … tiết kiệm Hơn nữa, phương thức thực kết làm rõ, dễ nhận thấy bất hợp lý để khắc phục loại bỏ - Xây dựng mục tiêu tiêu chuẩn sử dụng trình kiểm tra Hệ thống mục tiêu cụ thể tổ chức tiêu chuẩn để người quản lý kiểm tra, đánh giá điều chỉnh hoạt động phận đơn vị Nếu điều cần đạt khơng thể xác định tiêu chí đánh giá dẫn đến biết đạt kết chất việc kiểm tra so sánh kết đạt với mục tiêu đề Như vậy, lập kế hoạch đóng vai trị quan trọng tổ chức, nhà quản lý, cá nhân Nếu khơng có kế hoạch nhà quản lý gặp nhiều khó khăn quản lý, hoạt động tổ chức, không khai thác nguồn nhân lực nguồn lực khác tổ chức cách có hiệu quả, chí khơng có ý tưởng rõ ràng điều mà họ cần thực để đạt mục tiêu Khơng có kế hoạch, nhà quản lý nhân viên khó đạt mục tiêu, đạt kết quả, đâu cần phải làm Cịn cá nhân, kế hoạch đóng vai trị quan trọng, tự lập kế hoạch cho thân xác định rõ mục tiêu cần phải đạt tới gì? Những cơng việc ngày khơng mang lại kết lớn sau Họ không xác định rõ giá trị mối quan hệ công việc ngày với tổng thể công việc khác hướng đến mục tiêu Ngồi ra, khó để biết với lực cần phải làm để phát triển tốt nhất? Khó thực nhiều công việc khác thời gian giới hạn khơng có thời khố biểu làm việc cụ thể… Từ dẫn đến lãng phí thời gian hay hành động cách thụ động trước thay đổi mơi trường xung quanh Vì vậy, hành động khơng có kế hoạch xác suất đạt mục tiêu cá nhân không cao, chí cịn khơng thể đạt mục tiêu mà mong muốn Đặc điểm kế hoạch Kế hoạch có đặc điểm sau: [28] - Định hướng mục tiêu: Kế hoạch thực để đạt mục tiêu cá nhân, tổ chức Khi có mục tiêu chủ thể thực kế hoạch có định hướng rõ ràng kết phải đạt cố gắng thực hành động theo mục tiêu định hướng trước nhằm đạt kết cách nhanh chóng hiệu - Ln hướng tương lai: Thiết kế kế hoạch dựa phân tích, tổng hợp dự báo điều xảy Kế hoạch lập để thực điều dự định tương lai - Quá trình trí tuệ: Kế hoạch sản phẩm q trình liên quan đến tư sáng tạo, trí tưởng tượng, phân tích phán xét Nó khơng phải đốn đơn mà phải kết trình suy nghĩ, tầm nhìn xa trí tưởng tượng - Liên quan đến lựa chọn định: Khi lên kế hoạch thông thường phải thực việc lựa chọn từ phương án khác phải định phương án cho tối ưu - Là chức quản lý: Lập kế hoạch chức chức quản lý (4 chức năng: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra) Nó định hướng cho quản lý, cho nhân viên, cho công tác đạo kiểm soát tổ chức Tất chức quản lý thực khuôn khổ kế hoạch đặt - Là trình liên tục: Lập kế hoạch chức không kết thúc điều chỉnh chủ thể lập kế hoạch thay đổi môi trường để thực kế hoạch Các kế hoạch lên thời gian cụ thể kết thúc khoảng thời gian đó, nên để phù hợp với yêu cầu thường xuyên đánh giá để thay đổi cho phù hợp - Được thiết lập cho tất cấp tổ chức: Kế hoạch cần thiết tất cấp quản lý tất phận tổ chức Ở cấp khác vai trò kế hoạch khác Quản lý cấp cao thường quan tâm nhiều đến kế hoạch tổng thể hay kế hoạch chiến lược, quản lý cấp trung gian quan tâm đến kế hoạch cụ thể phận mình, cấp thấp quan tâm đến kế hoạch chi tiết để thi hành - Được thiết kế để đạt hiệu quả: Kế hoạch phải thiết kế cho tránh lãng phí chi phí, thời gian, nguồn lực Khi thiết kế kế hoạch ln hướng đến việc sử dụng thích hợp nguồn lực, công sức, tiền bạc, vật liệu, phương pháp máy móc - Có linh hoạt: Kế hoạch để thực tương lai, nên phải đối mặt với thay đổi khơng đốn trước thay đổi môi trường, cạnh tranh, sách Chính kế hoạch phải thay đổi cách linh hoạt để phù hợp với biến động xảy 10 ... năm, kế hoạch hàng quý, kế hoạch tháng, kế hoạch tuần, kế hoạch ngày, đêm, ca, giờ) Kế hoạch tác nghiệp xây dựng sở kế hoạch chiến lược, kế hoạch cụ thể hóa kế hoạch chiến lược Ví dụ kế hoạch. .. hoạt động • Kế hoạch truyền thơng • Kế hoạch Marketing • Kế hoạch sử dụng vốn/ Kế hoạch ngân quỹ • Kế hoạch lương thưởng Theo đối tượng thực • Kế hoạch tổ chức • Kế hoạch nhóm • Kế hoạch cá nhân... kế hoạch cơng việc, kế hoạch học tập… 14 IV THÀNH PHẦN VÀ MỘT SỐ HÌNH THỨC TRÌNH BÀY KẾ HOẠCH Thành phần kế hoạch Do có nhiều loại kế hoạch khác nên thành phần loại kế hoạch khác Có loại kế hoạch