Tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào trung tâm lưu trữ bộ quốc phòng

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÕ TRUNG THÀNH TỔ CHỨC THU THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO TRUNG TÂM LƢU TRỮ BỘ QUỐC PHÕNG LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƢỚNG ỨNG DỤNG CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ HỌC Hà Nội, 10/2022[.]

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÕ TRUNG THÀNH TỔ CHỨC THU THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO TRUNG TÂM LƢU TRỮ BỘ QUỐC PHÕNG LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƢỚNG ỨNG DỤNG CHUYÊN NGÀNH: LƢU TRỮ HỌC Hà Nội, 10/2022 BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÕ TRUNG THÀNH TỔ CHỨC THU THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO TRUNG TÂM LƢU TRỮ BỘ QUỐC PHÕNG LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƢỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 8320303 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS Nguyễn Liên Hƣơng Hà Nội, 10/2022 LỜI CAM ĐOAN Bài luận văn cơng trình cơng nghiên cứu riêng tơi hướng dẫn khoa học Tiến sĩ Nguyễn Liên Hương - giảng viên hướng dẫn Trong luận văn có tham khảo kết nhà khoa học có sử dụng thơng tin văn quy định Đảng, Nhà nước Bộ Quốc phịng Tơi xin cam đoan, nội dung đề tài trung thực chưa công bố Tác giả Võ Trung Thành MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài: Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài: 3 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: Đối tƣợng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu: Phƣơng pháp nghiên cứu: Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài: Bố cục luận văn: II PHẦN NỘI DUNG 10 Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆU LƢU TRỮ 10 1.1 Cơ sở lý luận: 10 1.1.1 Khái niệm thu thập tài liệu lƣu trữ 10 1.1.2 Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ 14 1.1.3 Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ 15 1.1.4 Một số biện pháp tổ chức công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ 18 1.2 Cơ sở pháp lý: 19 1.2.1 Quy định Nhà nƣớc thu thập tài liệu lƣu trữ 19 1.2.2 Quy định Bộ Quốc phòng thu thập tài liệu lƣu trữ 20 Tiểu kết chƣơng 22 Chƣơng 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THU THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO TRUNG TÂM LƢU TRỮ BỘ QUỐC PHÕNG 23 2.1 Khái quát Văn phòng Bộ Quốc phòng Trung tâm Lƣu trữ Bộ Quốc phòng 23 2.1.1 Khái quát Văn phòng Bộ Quốc phòng 23 2.1.2 Khái quát Trung tâm Lƣu trữ Bộ Quốc phòng 25 2.2 Thực trạng tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lƣu trữ Bộ Quốc phòng 28 2.2.1 Tổ chức phận nhân công tác thu thập tài liệu lƣu trữ 28 2.2.2 Xác định nguồn thành phần tài liệu cần thu thập vào Trung tâm Lƣu trữ Bộ Quốc phòng 29 2.2.3 Đảm bảo điều kiện sở vật chất thực công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lƣu trữ Bộ Quốc phòng 32 2.2.4 Tổ chức thực thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lƣu trữ Bộ Quốc phòng 33 2.2.5 Kết thực 38 2.3 Nhận xét, đánh giá 42 2.3.1 Ƣu điểm 42 2.3.2 Hạn chế 43 2.3.3 Nguyên nhân 44 Tiểu kết chƣơng 44 Chƣơng 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC THU THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO TRUNG TÂM LƢU TRỮ BỘ QUỐC PHÕNG 45 3.1 Bổ sung, hoàn chỉnh quy định thu thập tài liệu 45 3.2 Tăng cƣờng nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán 47 3.3 Bổ sung, hoàn thiện danh mục thành phần tài liệu nộp lƣu vào Trung tâm Lƣu trữ Bộ Quốc phòng 49 3.4 Xây dựng chuẩn hóa Quy trình thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lƣu trữ Bộ Quốc phòng 53 3.5 Tăng cƣờng biện pháp tuyên truyền nâng cao nhận thức 55 3.6 Đầu tƣ kinh phí, sở vật chất cho công tác lƣu trữ 56 Tiểu kết chƣơng 57 PHẦN KẾT LUẬN 58 PHẦN III TÀI LIỆU THAM KHẢO 60 PHẦN IV PHỤ LỤC 64 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Trong công tác lưu trữ hoạt động thu thập tài liệu có giá trị vào lưu trữ (Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử) chiếm vị trí quan trọng coi hoạt động mở đầu có tính tiên quyết, tạo tiền đề cho hoạt động nghiệp vụ như: chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, thống kê Làm tốt việc thu thập tài liệu khơng góp phần vào hồn thiện phơng lưu trữ mà cịn tạo điều kiện thuận lợi cho việc t chức khoa học, t chức bảo quản t chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trong thời gian qua, nhiều văn quy định, hướng dẫn thu thập tài liệu ban hành Đặc biệt, việc thu thập tài liệu lưu trữ quy định Luật Lưu trữ năm 2011 nhiều văn Luật Tại Điều 9, Luật Lưu trữ quy định trách nhiệm việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan cụ thể, sau: “Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; trước nghỉ hưu, việc chuyển cơng tác khác phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan” Điều 14 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ quy định thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ ngành công an, quốc phịng, ngoại giao: “Tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn ngành công an, quốc phòng, ngoại giao phải nộp lưu Lưu trữ lịch sử thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ chưa giải mật tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày” Chính thế, Trung tâm Lưu trữ có nhiều biện pháp để tăng cường số lượng, chất lượng tài liệu lưu trữ thu thập; phần lớn quan, đơn vị, t chức thuộc nguồn nộp lưu có ý thức trách nhiệm thực nghiêm túc việc giao nộp tài liệu thành phần, thời hạn Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng, quan trực thuộc Văn phòng Quân ủy Trung ương - Văn phịng Bộ Quốc phịng, có chức giúp Văn phòng Quân ủy Trung ương - Văn phòng Bộ Quốc phịng thu thập, quản lý, bảo quản an tồn t chức sử dụng có hiệu loại tài liệu lưu trữ có giá trị tồn qn, tồn quốc; hướng dẫn, kiểm tra, đơn đốc quan, đơn vị có thành phần tài liệu lưu trữ nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng quản lý, bảo quản 6.500 mét giá tài liệu lưu trữ Tài liệu chỉnh lý khoa học, có cơng cụ tra cứu (mục lục hồ sơ, mục lục văn bản) t chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Khối tài liệu này, phản ánh lãnh đạo, đạo toàn diện, sâu sắc Bộ Chính trị, Trung ương Đảng Chủ tịch Hồ Chí Minh với lực lượng vũ trang; đồng thời phản ánh cách đầy đủ hoạt động Quân ủy Trung ương, Bộ Quốc phịng, Bộ t ng Tham mưu, T ng cục Chính trị quan, đơn vị toàn quân, toàn dân ta hai kháng chiến chống thực dân Pháp, đế quốc Mỹ xâm lược; nghiệp xây dựng bảo vệ T quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Đây tài sản vô giá Quân đội quốc gia dân tộc Tuy nhiên, từ thực tiễn hoạt động thu thập tài liệu cho thấy cịn có nhiều vấn đề cần hồn thiện như: thành phần, chất lượng hồ sơ, tài liệu giao nộp; thời gian giao nộp tài liệu; chế tài thu thập tài liệu lưu trữ… Với đặc thù hồ sơ, tài liệu lưu trữ Bộ Quốc phịng có khối lượng lớn, nhiều tài liệu cần bảo mật, liên quan đến an nguy chế độ, an ninh quốc gia, bảo vệ chủ quyền lãnh th , nên việc thực tốt công tác thu thập hồ sơ, tài liệu thực cần thiết cấp bách Vì vậy, tơi lựa chọn vấn đề “Tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng” làm đề tài luận văn thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học Thông qua kết thực đề tài hy vọng góp phần giải khó khăn, vướng mắc, hạn chế, bất cập việc t chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng thời gian tới Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài: Cơng tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ khẳng định vấn đề khơng có nhiều viết, cơng trình nghiên cứu khoa học đề cập đến Tuy nhiên, cơng trình nghiên cứu đề cập đến khía cạnh khác nhau, vấn đề khác quan, đơn vị cụ thể khác với mức độ khác Do đó, hồn tồn nghiên cứu, tìm hiểu theo cách riêng Trước mắt tác giả tìm hiểu cơng trình đề tài nghiên cứu sau: Trong giáo trình “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ” nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền Nguyễn Văn Thâm thể khâu nghiệp vụ như: phân loại, xác định giá trị, thu thập, b sung t chức công cụ tra cứu; “Phương pháp lựa chọn loại hủy tài liệu quan” tác giả Dương Văn Khảm; “Lý luận thực tiễn t chức mạng lưới kho lưu trữ Việt Nam” tác giả Vương Đình Quyền Cơng tác này, cịn đề cập đăng Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí khác như: “Thu thập tài liệu đơn vị sản xuất kinh doanh thực trạng giải pháp” tác giả Vũ Thị Phụng, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 05, 2004; “Thực tiễn công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I” tác giả Ngô Thiếu Hiệu, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 04, 2002,… viết tập trung nghiên cứu mặt lý luận thực tiễn chung công tác thu thập, b sung tài liệu lưu trữ Một số đề tài luận văn thạc sĩ nghiên cứu công tác thu thập tài liệu như: - Cao Đức Bộ (2015), Thu thập tài liệu lưu trữ sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc - Thực trạng giải pháp, Luận văn thạc sĩ Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội Trong luận văn này, tác giả thể nguyên tắc thu thập, b sung tài liệu lưu trữ nêu yêu cầu thu thập, b sung tài liệu tình hình Đồng thời, khái quát Chi cục Văn thư - Lưu trữ đội ngũ cán lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc Bên cạnh đó, làm rõ danh mục sở, ban, ngành có tài liệu nộp lưu vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc; đặc biệt, đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc t chức công tác thu thập, b sung tài liệu lưu trữ vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc - Nguyễn Hữu Danh (2009), Thu thập, b sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài - Thực trạng giải pháp, Luận văn thạc sĩ Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội Ở luận văn này, tác giả thể thẩm quyền thu thập, b sung tài liệu lưu trữ yêu cầu công tác thu thập tài liệu lưu trữ giai đoạn năm 2009 Đồng thời, đánh giá thực trạng công tác thu thập, b sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài nêu lên thành phần tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị thuộc Bộ Tài Luận văn thể nguồn thu thập, b sung vào lưu trữ tình hình thu thập, b sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài Đưa số giải pháp công tác thu thập, b sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài như: Tăng cường đầu tư để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ; tích cực mở lớp tập huấn trách nhiệm phòng Văn thư - lưu trữ Bộ Tài - Nguyễn Kim Dung (2006), Thu thập, b sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải, Luận Văn thạc sĩ Lưu trữ học, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội Luận văn nêu rõ mục đích, ý nghĩa cơng tác thu thập, b sung tài liệu lưu trữ; nêu lên thực trạng công tác thu thập, b sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải Bên cạnh đó, luận văn khái quát chức năng, nhiệm vụ, t chức máy Bộ Giao thơng Vận tải để có nhìn t ng quan tài liệu hình thành trình hoạt động đơn vị, t chức thuộc Bộ Giao thông Vận tải Đồng thời, có đánh giá cụ thể đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ tình hình thu thập, b sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải Trên sở đó, tác giả đưa số giải pháp định như: kiện toàn hệ thống văn quy phạm pháp luật thu thập, b sung tài liệu lưu trữ; xác định nguồn thành phần tài liệu phông lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện quan - Nguyễn Quốc Dũng (2014), Sưu tầm, thu thập quản lý phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh kho lưu trữ Trung ương Đảng - Thực trạng giải pháp, Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội Đối với luận văn này, tác giả đề cập đến chủ trương Trung ương Đảng việc sưu tầm, thu thập quản lý phơng lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh; tình hình, biện pháp sưu tầm, thu thập tài liệu phơng lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh Tài liệu phân tán nhiều quan, t chức khác việc khai thác, sử dụng, quản lý tài liệu sưu tầm, thu thập Từ thực trạng đó, tác giả đưa số giải pháp nâng cao hiệu công tác sưu tầm, thu thập quản lý như: nhận thức quan, t chức, cá nhân tài liệu phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh; t chức khoa học tài liệu thu thập có chế độ thích hợp để quản lý tài liệu - Chanthathoumma Sone thavy (2011), Thu thập, b sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Quốc phòng Lào - Thực trạng giải pháp, Luận Văn thạc sĩ Lưu trữ học, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội Tác giả chủ yếu vào trọng tâm thu thập, b sung tài liệu lưu trữ Bộ Quốc phòng Lào Tác giả khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu t chức công tác t chức Bộ Quốc phòng Lào hệ thống kho bảo quản tài liệu sở vật chất phục vụ cơng tác lưu trữ Bộ Quốc phịng Lào Đồng thời, nêu thành phần, nội dung tài liệu văn quy định pháp lý Bộ Quốc phòng Lào thu thập, b sung tài liệu vào lưu trữ; số lượng, chất lượng tài liệu ... tác thu thập tài liệu lưu trữ Chương Thực trạng t chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng Chương Các giải pháp nâng cao hiệu t chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm. .. lý thu thập tài liệu lưu trữ; - Khảo sát nguồn thành phần tài liệu nộp vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng - Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác t chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm. .. đơn vị thu? ??c Bộ Tài Luận văn thể nguồn thu thập, b sung vào lưu trữ tình hình thu thập, b sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài Đưa số giải pháp công tác thu thập, b sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài