BỘ TƯ PHÁP BỘ TƯ PHÁP TRƯỜNG CAO ĐẲNG LUẬT MIỀN BẮC BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP CHUYÊN ĐỀ Công tác thông tin trong hành chính văn phòng Đổi mới công tác thông tin trong giai đoạn kỷ nguyên số 4 0 Xây[.]
BỘ TƯ PHÁP TRƯỜNG CAO ĐẲNG LUẬT MIỀN BẮC BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP CHUYÊN ĐỀ: Công tác thông tin hành văn phịng Đổi cơng tác thông tin giai đoạn kỷ nguyên số 4.0 Xây dựng chế độ báo cáo công tác địa phương thực tập Giáo viên hướng dẫn: Hoàng Thị Anh Khoa: Đào tạo nhiệp vụ Họ tên học sinh: LÝ MÍ PĨ Mơn đăng ký thực tập: Kỹ hành văn phịng Lớp: B1K10 Mã học sinh.2000PL0138 Địa điểm thực tập: Năm 2022 MỤC LỤC STT Nội dung Trang DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT LỜI NĨI ĐẦU Cơng tác văn phịng cơng tác quan trọng khơng thể thiếu hoạt động tất quan Trong quan nhà nước văn phòng đơn vị tổ chức giúp việc trực tiếp Công tác thông tin hành văn phịng mọt phận khơng thể tách rời khỏi quan tổ chức doanh nghiệp,Tham mưu giúp việc cho lãnh đạo cơng tác văn phịng quản lý hành văn phịng quản lý điều hành thực hộ trợ thông tin hành văn phịng Văn phịng phận doanh nghiệp kinh doanh dành cho việc đạo điều phối hoạt động khác Nó quan khơng hoạt động hành định sách doanh nghiệp, mà sở hoạt động điều hành nhờ mà sách thực Văn phòng tồn nơi thực số loại công việc định Sai lầm coi văn phòng địa điểm cụ thể Giống biết đến nó, văn phịng kinh doanh biết đến chức mà thực Vì vậy, văn phịng phận quan trọng tổ chức, chức hành văn thư khác thực để đạt mục tiêu tổ chức Nó có tầm quan trọng khu vực chức doanh nghiệp địa điểm cụ thể Tóm lại, văn phịng nơi thực hoạt động kinh doanh liên quan đến văn thư điều hành Nó đóng vai trị điểm trung tâm tồn tổ chức tất thơng tin tài nguyên đến văn phòng chúng phân phối từ văn phịng NỘI DUNG Cơng tác thơng tin hành văn phịng Chúng ta sống thời đại mà thuật ngữ thơng tin đề cập lúc, mói nơi: thơng tin, công nghiệp thông tin, xã hội thông tin, thông tin nguồn lực phát triển, thơng tin lợi nhuận Có thể nói, khái niệm thông tin khái niệm khoa học, khái niệm trung tâm xã hội kỷ nguyên số Mọi quan hệ, hoạt động người dựa hình thức giao lưu thơng tin Mọi tri thức bắt nguồn thông tin điều diễn ra, người ta biết, nói làm Thông tin quản lý tín hiệu thu nhận, hiểu đánh giá có ích cho việc định Thơng tin quản lý gắn liền với định quản lý Có thể xem thơng tin quản lý hệ thần kinh hệ thống quản lý có mặt tác động đến khâu trình quản lý Tùy góc độ thơng tin học, q trình hoạt động quản lý thực chất trình trao đổi thông tin chủ thể quản lý (các quan lãnh đạo, quản lý nhà chức trách, lãnh đạo quản lý cấp) với đối tượng bị quản lý, chủ thể quản lý nhận thông tin báo cáo phản ánh tình hình hoạt động đối tượng bị quản lý, ngược lại đối tượng bị quản lý nhận tài liệu thông tin chủ thể quản lý, chứa đựng nội dung tác động quản lý Tùy giác độ mục đích nghiên cứu, thơng tin hiểu theo nhiều nghĩa khác Thơng tin hiểu là: - Những tin tức thơng báo Ví dụ: Thông báo việc nghỉ tết,… - Sự báo cho biết tin tức kiện, hoạt động xảy Ví dụ: Sự báo việc vận hành móc cơng ty,… - Điều hiểu biết kiện, tượng, quan hệ đó, thu nhận qua giao tiếp, khảo sát, đo lường…Ví dụ: Báo cáo kết chương trình hành động,… - Tri thức người thu nhận từ giới xung quanh tích lũy kinh nghiệm sống thân Ví dụ: Các định lý, định luật… - Nội dung giới bên thể nhận thức người Ví dụ: Các khái niệm người xây dựng vấn đề … - Sự giải trình, trình bày truyền đạt, thơng báo mà người thực để đối tượng nhận thức hiểu mình, tin tức, liệu Ví dụ: Bản tường trình việc,… - Những tin tức tiếp nhận cần cho phân tích tình cụ thể, tạo khả đánh giá tổng hợp nguyên nhân xuất phát triển tình để lựa chọn định thích hợp, tối ưu cho q trình quản lý - Tất mang lại cho người hiểu biết đắn đầy đủ đối tượng mà họ quan tâm tới nguyên nhân mục đích Khái niệm: Thơng tin hoạt động quản lý tập hợp tất thông báo khác kiện xảy hoạt động quản lý mơi trường bên ngồi có liên quan đến hoạt động quản lý đó, thay đổi thuộc tính hệ thống quản lý môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo biện pháp tổ chức yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian thời gian với khách thể quản lý Đặc điểm - Thông tin cần cung cấp cách xác, phù hợp để giúp định hành có khoa học tính khả thi cao - Thông tin quản lý nhà nước đa dạng, thơng tin quản lý pháp lý chiếm vị trí đặc biệt bên cạnh thơng tin phản ánh việc triển khai kết q trình quản lý xã hội - Thơng tin, xét hiệu sử dụng, gắn liền với hiệu quản lý, cho thấy lực, tính khoa học thực tiễn - Thông tin hoạt động quản lý ln ln có tính xã hội, tính giai cấp, phản ánh ý chí tồn thể nhân dân lao động, nhu cầu quyền lợi người dân Phân loại thông tin Thông tin không đơn q trình trao đổi thơng báo, mà cịn q trình xử lý thơng điệp, tiếp nhận loại bỏ chúng trình quản lý để tới định quản lý phù hợp với chức năng, nhiệm vụ quan quản lý Ví dụ: Tiếp nhận văn bản, thư, thư điện tử, điện thoại… 2.1 Phân loại theo kênh tiếp nhận a Thơng tin có hệ thống Thơng tin có hệ thống thông tin cập nhật theo chu kỳ, hệ thống định sẵn Ví dụ: Bản tin hàng tuần, báo cáo hàng tháng, quý, hàng năm…Thông tin có hệ thống thường quy định trước yêu cầu, nội dung, trình tự biểu mẫu thống nhất, thường cấp gửi lên cấp b Thơng tin khơng hệ thống Thơng tin khơng có hệ thống thông tin không định kỳ, cập nhật ngẫu nhiên, khơng có dự kiến trước thời gian nội dung diễn biến kiện, thường có liên quan đến việc bất ngờ xảy ra, khơng thể lường trước, địi hỏi phải có can thiệp giải người nhận tin Ví dụ: Ý kiến đạo cấp chuyển xuống nhằm bổ sung, hoàn thiện kế hoạch đạo điều chỉnh, ứng phó mang tính chất tình hồn cảnh bất ngờ định… Có thể qua điện thoại, email, fax… 2.2 Phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng thông tin a Thông tin tra cứu Thông tin tra cứu thông tin đưa đến cho người quản lý nội dung tài liệu có tính quy ước, những kinh nghiệm cho quản lý Ví dụ: Các thơng tin pháp lý, thông tin thành tựu khoa học – kỹ thuật, đúc kết kinh nghiệm thực tế…Những thông tin giúp hoạt động quản lý khắc phục sai lầm khơng ngừng hồn thiện b Thơng tin báo cáo Thông tin báo cáo thông tin tình hình kiện, hoạt động xảy liên quan đến đối tượng quản lý nhằm bảo đảm điều kiện cho họ chủ động xử lý đắn kịp thời tình hình thực tiễn nảy sinh Thơng tin thường mang tính hệ thống, mang tính ngẫu nhiên, Ví dụ: Thơng tin báo cáo cố kỹ thuật, báo cáo tuần, tháng, tiến độ công việc… 2.3 Phân loại theo phạm vi lĩnh vực hoạt động Theo cách thông tin chia thành: Thông tin kinh tế, thơng tin trị, thơng tin văn hóa xã hội, thơng tin an ninh quốc phịng, môi trường…Mỗi loại thông tin gắn liền với đặc trưng hoạt động lĩnh vực mà lĩnh vực lại tuân theo quy luật vận hành khác nhau, loại thông tin sử dụng cho mục tiêu hoạt động đơn vị Tùy theo yêu cầu thu thập, sử dụng thông tin chủ thể mà loại thông tin lại phân chia theo ngành, theo loại sản phẩm hay loại dịch vụ Ví dụ: Thơn g tin kinh tế chia thành: thông tin ngành công nghiệp, nông nghiệp, dịch vụ Thông tin ngành công nghiệp lại chia thành thơng tin điện lực, khai khống, sắt thép, xi măng… 2.4 Phân loại theo thời gian Theo cách này, thông tin chia thành thông tin khứ, thông tin thông tin tương lai - Thông tin khứ: Là loại thông tin phản ánh kiện xảy dùng làm sở để xây dựng kế hoạch cho tương lai, đồng thời làm để đánh giá tình hình phát triển thực Ví dụ: Thơng tin kết hội nghị tổ chức dùng làm sở tiếp tục tổ chức hội nghị tiếp theo, - Thông tin tại: Là loại thơng tin phản ánh q trình kết hoạt động thời điểm cung cấp thông tin Thông tin dùng để phản ánh khả hoạt động thực tế số tổ chức hay số lượng, chất lượng hoạt động Thông tin trở thành khứ thực thể vận động theo thời gian vượt giới hạn quy định Ví dụ: Báo cáo tiến độ cơng việc - Thông tin tương lai: Là thông tin mô tả vấn đề tương lai Có thơng tin dự báo sở thông tin khứ Thông tin tương lai cho phép chủ thể xác định hướng vận động, thuận lợi hay khó khăn, vấn đề cần giải tương lai để chủ động điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện tương lai Theo quy luật vận động sau thời gian thông tin tương lai trở thành thông tin trở thành thơng tin q khứ Ví dụ: Kế hoạch, đề án, dự án phát triển … Tổ chức công tác thông tin Khối lượng thông tin đơn vị phong phú, đa dạng phức tạp Vì vậy, cần tổ chức hợp lý, khoa học để không gây trở ngại cho việc quản lý, sử dụng thông tin 3.1 Chế độ thông tin báo cáo Thực tốt công tác thông tin thực tốt quy định thông tin báo cáo Trên thực tế, hoạt động quan, có nhiều cách thức tổng hợp cung cấp thông tin Tuy nhiên chủ yếu qua hoạt động báo cáo Có loại báo cáo sau: * Báo cáo tháng: Báo cáo áp dụng tháng năm trừ tháng tháng 12 Báo cáo gồm nội dung: - Đánh giá việc thực nhiệm vụ kế hoạch - Tình hình kết thực định - Tình hình chuẩn bị đề án, chương trình để trình cấp Ví dụ: Đánh giá cơng tác chun mơn chứng thực tháng, kết thực chương trình phổ biến GDPL tới xã A, B… Báo cáo phải cụ thể, làm rõ điểm làm chưa làm được, nguyên nhân kiến nghị với cấp Thời hạn báo cáo tháng, phụ thuộc vào lĩnh vực, ngành nghề, quan, thời hạn gửi báo cáo khác Thường gửi trước ngày 25 hàng tháng - Tiếp tục tham gia Cuộc thi tìm hiểu chủ quyền biển đảo Việt Nam năm 2014 * Báo cáo tháng đầu năm: Báo cáo phản ánh nội dung: + Đánh giá kết thực nhiệm vụ, kế hoạch giao thực + Đánh giá việc thực chức quản lý cá nhân, tổ chức giao trách nhiệm + Dự kiến nhiệm vụ chủ yếu cá nhân, tổ chức tháng cuối năm Báo cáo tháng thường gửi trước ngày 15 tháng * Báo cáo năm: Báo cáo có nội dung báo cáo tháng đầu năm phải kiểm điểm, đánh giá việc thực nhiệm vụ năm nêu phương hướng, nhiệm vụ năm sau Báo cáo năm thường phải gửi trước ngày 10 tháng 12 * Báo cáo đột xuất: Báo cáo thường gửi trường hợp có việc quan trọng đối nội, đối ngoại xảy thuộc trách nhiệm quan Báo cáo phải nêu rõ: - Tóm tắt tình hình, diễn biến việc nguyên nhân phát sinh - Những biện pháp áp dụng để xử lý, kết việc xử lý kiến nghị Báo cáo đột xuất thường phải gửi đến lãnh đạo, quan cấp biện pháp nhanh * Báo cáo chuyên đề: Được áp dụng chương trình, đề án, nhiệm vụ công tác đặc biệt quan trọng yêu cầu nội dung từ trước * Báo cáo hàng tuần: Thường thực trưởng, phó đơn vị, buổi giao ban đầu tuần với nội dung: tình hình diễn tuần, hoạt động đạo điều hành tuần quan 3.2 Những ngun tắc q trình tổ chức thơng tin 3.2.1 Một số nguyên tắc tổ chức thông tin - Nguyên tắc tài liệu xuất (hay nguyên tắc thông tin ban đầu) Tài liệu xuất tài liệu hoàn thành việc xử lý phân loại để cung cấp cho đối tượng có nhu cầu sử dụng phù hợp với đối tượng Những thơng tin thơng thường đến từ nhiều kênh người sử dụng phải biết để lựa chọn thông tin phù hợp Ví dụ: Việc làm tập nhóm thuyết trình: Các bạn lấy thông tin từ thư viện, internet… nhiều nguồn khác Tuy nhiên, để hồn thành tập, có sản phẩm hoàn chỉnh cần phải chắt lọc nội dung phù hợp với đề Tương tự, công việc vậy, cơng việc cần hồn thành tập dành cho bạn Thông tin tài liệu xuất có ý nghĩa quan trọng đặc biệt, phải tuyệt đối xác nhằm tránh hệ khôn lường quản lý - Nguyên tắc khối thơng tin thống nhất: Ngun tắc địi hỏi thông tin phải tập hợp thành khối theo mục đích sử dụng nhằm tiết kiệm thời gian, tránh tình trạng q tải nhiễu thơng tin khơng cần thiết Như vậy, trình thiết lập khối thông tin, thông tin không phù hợp, lạc hậu, sai lệch cần loại bỏ kịp thời Ví dụ: Lấy thơng tin internet cần cân nhắc tính phù hợp, người học luật cần trọng đến hiệu lực VBQPPL - Nguyên tắc chất lượng thơng tin: Ngun tắc địi hỏi đảm bảo cho tài liệu thơng tin có tính xác, đầy đủ, đồng bộ, tính dễ hiểu, dễ tiếp thu, tính kịp thời Ví dụ: Thơng tin vụ việc xảy công ty Thông tin truyền tải phải có tính xác, tức phải phản ánh thật khách quan, tính đầy đủ, đồng thể thơng tin bao qt tồn việc cá nhân, tổ chức tham gia vào vụ việc, nguyên nhân, hậu quả, mục đích…tính dễ hiểu, dễ tiếp thu thể thông qua việc thông tin truyền đạt phải rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu, dễ đọc tính kịp thời thể việc kịp thời gian, địa điểm - Nguyên tắc tiết kiệm: Nguyên tắc địi hỏi hệ thống thơng tin phải tổ chức sở nhu cầu cần thiết công việc, từ tính tốn chi phí cách khoa học: chi phí vật chất lao động, tài chính, khoa học cơng nghệ… 3.2.2 Q trình tổ chức thơng tin Trước tìm hiểu chế độ thơng tin báo cáo, cần tìm hiểu quy trình hoạt động cơng tác thơng tin, quy trình tổ chức thông tin gồm bước sau: - Xây dựng tổ chức nguồn tin: Đây bước công tác thông tin Việc xây dựng tổ chức nguồn tin phụ thuộc vào nhu cầu đơn vị định cấp lãnh đạo - Thu thập thông tin: Việc thu thập thông tin dựa theo nhiều kênh khác nhau: + Thông tin theo ngành từ xuống, từ lên + Thông tin nội quan, đơn vị … + Thông tin qua hệ thống báo cáo + Thông tin qua hội họp, giao ban + Thông tin qua tra cứu, giao tiếp với cơng dân … - Phân tích xử lý thơng tin: Đây việc phân tích, đánh giá nguồn tài liệu, số liệu thông tin thu nhận Vận dụng sáng tạo não để xử lý thông tin cách phù hợp để phản ánh tình hình, xác định chất, tượng chúng Ví dụ: Phải kiểm tra tính xác, hợp lý tài liệu, hệ thống, chỉnh lý, tổng hợp phân tích số liệu… - Cung cấp, phổ biến thông tin: Thông tin thu thập qua xử lý với mục đích cuối để cung cấp cho chủ thể phục vụ nhu cầu sử dụng chủ thể khác Ví dụ: Thơng qua báo cáo, hội nghị, giao ban… - Bảo quản lưu trữ thơng tin: Mục đích để kéo dài thời gian sử dụng nguồn thông tin không phục vụ cho lãnh đạo định mà cần để kiểm chứng, bổ sung cho thông tin khác… Đổi công tác thông tin 4.1 Thực trạng công tác thông tin * Kết đạt Xã hội ngày phát triển, thông tin ngày đa dạng phong phú Các phương tiện kỹ thuật truyền, nhận xử lý thông tin ngày tinh xảo hồn thiện Ví dụ: Internet, họp trực tuyến…Những năm qua, quan quản lý nhà nước ta hình thành hệ thống thơng tin sau: - Hệ thống thơng tin báo cáo Chính phủ thơng tin Chính phủ với Bộ, ngành, địa phương, đơn vị trực thuộc - Hệ thống thông tin UBND cấp - Hệ thống thông tin ngành: quản lý kinh tế, y tế, giáo dục, quốc phịng… - Hệ thống thơng tin nội quan, tổ chức nhà nước * Hạn chế Bên cạnh thành công bước đầu, việc đại hóa cơng nghệ thơng tin quan, đơn vị kinh tế nước ta nhiều tồn - Không chủ động tổ chức nguồn tin nên không nắm bắt nhanh thông tin - Chưa thực tốt nguyên tắc công tác thông tin - Tài liệu thơng tin khơng đảm bảo xác, khơng phản ánh trung thực tình hình thực tế, tài liệu khơng đồng - Chưa có quy chế chặt chẽ chế độ báo cáo, chưa quy định rõ ràng, cụ thể người chịu trách nhiệm cung cấp tài liệu thông tin, chưa quy định rõ yêu cầu nội dung tài liệu phải báo cáo theo biểu mẫu định - Đội ngũ cán làm công tác thơng tin trình độ cịn thấp, trang bị vật chất, kỹ thuật cơng tác cịn thiếu thốn * Nguyên nhân: - Các quan, đơn vị (nhất quan quản lý nhà nước) chưa có quy định thống hoạt động thông tin nội - Cán kỹ thuật lĩnh vực hoạt động thơng tin cịn nhiều người chưa đào tạo, bồi dưỡng cho tương xứng với yêu cầu phát triển thông tin nhanh, đại 10 1.4 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Đảng uỷ xã 1.5 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn HĐND xã 1.6 Chức năng, nhiệm vụ Mặt trận đồn thể trị xã hội xã – Kiểm tra điều chỉnh bổ sung báo cáo thực tập tốt nghiệp, hoàn theo thể thức, cách trình bày đẫ hướng dẩn trình xin ý kiến nhận xét lãnh đạo Đảng uỷ – UBND xã Triệu Nguyên nơi thực tập – Nộp báo cáo 1.Nội dung báo cao khái quát vị trí đị lý, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy xã Triệu Nguyên: 1.1 Vị trí địa lý Xã Triệu Nguyên thành lập vào năm 1964, có tên gọi xã Ba Lịng trực thuộc tỉnh quản lý, năm 1981 theo định số 73- QĐ/HĐBT ngày 17/9/1981 Hội đồng trưởng (nay Chính phủ) xã Ba Lịng chia tách thành xã là: xã Triệu Nguyên xã Ba Lịng Xã Triệu Ngun có diện tích tự nhiên 5.311,19 ha, chiếm 4,34% diện tích tự nhiên toàn huyện với số dân 1.331 nhân 323 hộ Xã có thơn: Thơn Na Nẫm, thơn Xn Lâm, thơn Vạn Na Nẫm Phía Bắc giáp xã Cam Chính huyện Cam Lộ; Phía Nam giáp xã Tà Long; Phía Đơng giáp xã Ba Lịng; Phía Tây giáp xã Mị Ĩ huyện Đakrơng cách trung tâm huyện km, có Tỉnh lộ 588a chạy qua Về chức năng, nhiệm vụ, Đảng uỷ xã Triệu Nguyên: Đảng xã Triệu nguyên có 82 đảng viên sinh hoạt chi bộ, có 03 chi thôn 03 chi đơn vị trường học, trạm Y tế; BCH Đảng xã nhiệm kỳ 2015-2020 có 09 đ/c, Ban thường vụ có 03 đ/c: 2.1 Chức Đảng sở xã hạt nhân trị, lãnh đạo thực đường lối, chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước; lãnh đạo phát triển kinh tế – xã hội, xây dựng hệ thống trị vững mạnh, nơng thơn giàu đẹp, văn minh; không ngừng nâng cao đời sống vật chất tinh thần nhân dân, vận động nhân dân làm tròn nghĩa vụ Nhà nước 20 ... tin tư? ?ng lai: Là thông tin mô tả vấn đề tư? ?ng lai Có thơng tin dự báo sở thông tin khứ Thông tin tư? ?ng lai cho phép chủ thể xác định hướng vận động, thuận lợi hay khó khăn, vấn đề cần giải tư? ?ng... dung, phương pháp, hình thức đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao chất lượng Định hướng nội dung bảo đảm giữ vững nguyên lý phương pháp luận biện chứng khoa học chủ nghĩa Mác - Lê-nin, tư tưởng Hồ Chí... hệ thống, đồng bộ, hiệu 11 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình hành văn phịng quan nhà nước, (2004), NXB Đại học quốc gia Hà Nội Văn quy phạm pháp luật + Luật tiếp công dân 2014 + Thông tư 97/2010/TT-BTC