HTTT CN - chia sẻ tài liệu

H� TH�NG THÔNG TIN C�A T� CH�C Studocu is not sponsored or endorsed by any college or university HTTT CN chia sẻ tài liệu Hệ Thống Thông Tin Quản Lý INF (Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh)[.]

lOMoARcPSD|11561651 HTTT CN - chia sẻ tài liệu Hệ Thống Thông Tin Quản Lý - INF (Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh) Studocu is not sponsored or endorsed by any college or university Downloaded by Khanh Phùng (klnhmn123@gmail.com) lOMoARcPSD|11561651 Chương HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ I KHÁI QUÁT: Mục đích Những hệ thống thơng tin theo chức hệ thống thông tin xuyên suốt qua cấp quản lý thiết kế để hỗ trợ lĩnh vực chức cụ thể như: Tài chánh, Kế toán, Sản xuất, Tiếp thị, Quản lý nguồn nhân lực Những hệ thống hệ thống thông tin mô tả phần trước như: TPS, MIS, EIS, DSS, ES OAS Lĩnh vực chức lĩnh vực tổ chức tạo để tập trung vào nhóm hoạt động đặc trưng Ví dụ, người chức tiếp thị tập trung vào hoạt động quảng bá hình ảnh doanh nghiệp sản phẩm phương thức thu hút giữ khách hàng Những người chức kế tốn tài tập trung vào việc quản lý kiểm soát tài sản vốn nguồn tài tổ chức Các chức tổ chức Để giúp bạn hiểu hệ thống thông tin chức tổ chức, bảng sơ đồ sau mô tả chức hệ thống thông tin sử dụng chức Lĩnh vực chức Kế toán tài Hệ thống thơng tin Những hệ thống sử dụng cho quản lý, kiểm soát toán nguồn tài tổ chức Quản lý nguồn nhân lực Những hệ thống sử dụng để quản lý, kiểm soát toán nguồn nhân lực tổ chức Tiếp thị Những hệ thống sử dụng để quản lý phát triển, phân phối, giá cả, xúc tiến thương mại cho sản phẩm có hiệu dự báo bán hàng sản phẩm dịch vụ tổ chức cung cấp Những hệ thống sử dụng để quản lý, kiểm soát sổ sách sản phẩm lực hoạt động tổ chức Sản phẩm sản xuất - Ví dụ hệ thống cụ thể Quản lý hàng tồn kho Công nợ phải trả Kế tốn chi phí Quản lý tiền mặt Xử lý tiền lương Tuyển dụng thuê lao động Giáo dục đào tạo Quản lý khoản phúc lợi Chấm dứt hợp đồng Lập kế hoạch nguồn nhân Phân tích nghiên cứu thị trường Phát triển sản phẩm Xúc tiến thương mại quản cáo Phân tích giá hàng hóa bán Phân tích vị trí sản phẩm - Quản lý hàng tồn kho - Theo dõi chi phí chất lượng sản phẩm - Lập kế hoạch nguồn nguyên vật liệu - Theo dõi phục vụ khách hàng - Theo dõi vấn đề khách hàng - Tính tốn chi phí - Việc sử dụng nguyên liệu Downloaded by Khanh Phùng (klnhmn123@gmail.com) lOMoARcPSD|11561651 Downloaded by Khanh Phùng (klnhmn123@gmail.com) lOMoARcPSD|11561651 Mơ hình mơ tả chức nghiệp vụ theo cấp quản lý: Hệ thống thông tin chức phục vụ mục tiêu quản lý chức Tuy nhiên, hệ thống thơng tin chức bao gồm nhiều quy trình nghiệp vụ thực cấp quản lý khác chức Các quy trình nghiệp vụ thể mục tiêu quản lý khác hướng mục tiêu chung Nhìn vào mơ hình (Hình 5.1) ta thấy rõ điều này, chẳng hạn như: Chức quản lý tài bao gồm HTTT quản lý tiền mặt hỗ trợ cho mức tác nghiệp, HTTT dự báo tài hỗ trợ mức chiến thuật HTTT quản lý danh mục đầu tư hỗ trợ mức chiến lược Ba hệ HTTT ba quy trình nghiệp vụ nằm HTTT chức quản lý tài Thực chất khơng có tách biệt tuyệt đối ba mức HTTT mà chúng hợp thành chuỗi liên hồn, mơ tả q trình hoạt động xảy liên tục doanh nghiệp Các HTTT hỗ trợ cho công tác quản lý chức TPS, MIS, DSS, ES…thường xây dựng dựa phần mềm như: Phần mềm bảng tính (QT, Lotus, Excel…), phần mềm thống kê (SPSS), phần mềm quản trị sở liệu (DB, Foxpro, Access, Oracle…) Phân tch tỷ sốố Q lý danh mục đâầu tư Dự báo vềầ nhân Lập KH quảng cáo xúc tềốn TM Lập KH tài nguyền sản xuâốt Xử lý đơn đặt hàng Dự báo vềầ tài Phân tch bốầi hồn Tự động hóa bán hàng Quản lý hàng tốần kho Xử lý tềần lương Quản lý tềần mặt Đánh giá kyỹ nhân viền Phân tch giá hàng bán Sử dụng tài nguyền sản xốt HTTT kế tốn HTTT tài HTTT nguồn nhân lực HTTT tiếp thị HTTT sản xuất Hình 5.1: Những hệ thống thông tin chức Downloaded by Khanh Phùng (klnhmn123@gmail.com) lOMoARcPSD|11561651 II HTTT kế tốn- tài Mục đích: Hệ thống thơng tin kế tốn – tài có khả thu thập tất liệu phát sinh cách đầy đủ để phản ảnh lại trung thực kiện kinh doanh phát sinh Đồng thời cung cấp thơng tin xác, kịp thời phù hợp cho cấp quản lý định thuộc phận chức quản lý kế tốn tài Các hệ thống thơng tin kế tốn – tài bao gồm: HT xử lý đơn đặt hàng, HT mua hàng, HT hàng tồn kho, HT tài sản cố định, HT cơng nợ, HT tốn lương, HT phân tích tình hình tài chính, HT lập dự tốn ngân sách… Mơ hình hệ thống bản: Đầu vào( Input) Tiến trình xử lý ( Process) Phiềốu Thu/Chi Phiềốu Nhập/Xuâốt Bút toán Danh mục, định mức, tỷ giá… Đầu (Output) Cập nhật sổ CSDL liên quan Các thủ tục xử lý - Tính toán tổng hợp - Xử lý nghiệp vụ kế toán - Xử lý NV tài - Các xử lý theo yêu cầu quản lý khác Các chứng từ tốn Các báo cáo kềố tốn – tài Các mố hình dự báo hốỹ trợ quyềốt định… Hình 5.1 : Mơ hình tổng qt HTTT Tài - Kế tốn theo mơ hình hệ thống Chức quản trị kế tốn – tài  Các chức bản: - Ghi chép nghiệp vụ phát sinh Bút toán, ghi sổ kế toán Kiểm sốt & phân tích điều kiện tài Quản trị HT kế tốn Quản trị q trình lập ngân sách, dự tốn vốn Quản trị cơng nợ khách hàng Tính & chi trả lương, quản lý quỹ lương, tài sản, thuế Quản trị bảo hiểm tài sản & nhân Hỗ trợ kiểm toán Quản lý tài sản cố định, quỹ lương hưu & khoản đầu tư Downloaded by Khanh Phùng (klnhmn123@gmail.com) lOMoARcPSD|11561651  - Đánh giá khoản đầu tư & khả huy động vốn Quản lý dịng tiền HTTT tài cấp tác nghiệp bao gồm hệ thống sau: Quản lý TSCĐ Quản lý công nợ phải thu khách Quản lý công nợ phải trả người bán Xử lý đơn hàng Mua hàng Quản lý hàng tồn kho Thanh toán lương Downloaded by Khanh Phùng (klnhmn123@gmail.com) lOMoARcPSD|11561651 - Quản lý vốn tiền - Kế tốn chi phí giá thành - Kế toán tổng hợp Các hệ thống thường phát triển dạng hệ xử lý giao dịch (TPS) chủ yếu  HTTT kế tốn - tài cấp chiến thuật bao gồm hệ thống sau: - Lập ngân sách quản lý ngân sách - Quản lý vốn - Quản trị đầu tư - Cung cấp BC tổng hợp định kỳ, đột xuất… - Tập trung vào việc phân chia nguồn lực - Theo dõi & so sánh số thu/chi thực với kế hoạch - So sánh ngân sách kỳ với kỳ tài trước - So sánh ngân sách phận, phịng ban Từ đó, hỗ trợ nhà Quản trị tài xác định cách sử dụng nguồn lực để đạt mục tiêu Các hệ thống thường phát triển dạng hệ thống thông tin quản lý (MIS) chủ yếu  HTTT kế tốn - tài cấp chiến lược bao gồm hệ thống sau: - HT phân tích tình hình tài - HT dự báo - Các hệ thống thường phát triển đa dạng bao gồm hầu hết hệ thống như: DSS, TPS, MIS, ES, dùng để cung cấp thông tin đầu vào cho HT hoạt động Một số quy trình cơng việc chức tài – kế tốn 4.1 Quy trình tiêu thụ: Quy trình tiêu thụ bao gồm kiện xoay quanh việc bán hàng cho khách, việc ghi nhận thu nhập lựa chọn toán khách hàng HTTT quy trình có chức ghi chép kiện kinh doanh phát sinh từ khâu đặt hàng – giao hàng – toán a Mơ tả quy trình: Quy trình bao gồm chuỗi hoạt động sau: - Hoạt động trước bán hàng: Bao gồm việc đáp ứng yêu cầu khách hàng yêu cầu báo giá (RFQ - Requests for quotes) Ở giai đoạn này, tổ chức thu thập lưu trữ liệu liên quan khách hàng, chủ động phân tích thăm dị khách hàng Những liệu lưu hệ thống ERP phân tích để xác định hàng hóa yêu cầu khách hàng yêu cầu báo giá đáp ứng, báo giá chưa, kết thực đơn đặt hàng khách hàng Một vài tổ chức mua gói phần mềm CRM để bổ sung vào đặc tính quan hệ khách hàng hệ thống ERP chuẩn (Phần trình bày chương sau) - Hoạt động xử lý đơn hàng: Bao gồm việc thu thập ghi lại thông tin đơn đặt hàng khách hàng Tại thời điểm quy trình, nhân viên xử lý đơn hàng tìm hiểu thông tin sau: + Thông tin khách hàng để xác định khách hàng tốt khả toán họ + Thông tin tồn kho, thông tin mua hàng, thông tin nhà cung cấp để xác định đâu hàng tồn kho sẵn sàng chuyển đến cho khách hàng (sử dụng liệu tồn kho toàn cầu, liệu đặt hàng liệu nhà cung cấp) Kết thúc bước này, yêu cầu chuẩn bị hàng gởi đến đến kho hàng thích hợp Nếu hàng hóa khơng có sẵn tổ chức lệnh mua hàng gởi đến cho nhà cung cấp - Hoạt động chọn hàng đóng gói: Bao gồm việc lựa chọn hàng hóa từ kho hàng đóng gói để chuyển Mỗi kiện ghi lại thông tin để phản ảnh tiến trình kiểm sốt nơi đến hàng hóa Một phiếu xuất lập quy trình - Hoạt động giao hàng dịch vụ cho khách hàng: Downloaded by Khanh Phùng (klnhmn123@gmail.com) lOMoARcPSD|11561651 Bao gồm việc vận chuyển hàng hóa đến phận vận chuyển tổ chức công ty vận chuyển làm đối tác thứ ba để chuyển hàng đến khách hàng Ở quy trình này, yêu cầu chọn tuyến vận chuyển nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển thích hợp, ghi giảm số lượng hàng tồn kho kho hàng, tính tốn ghi chi phí bán hàng ghi giảm hàng tồn kho sổ lưu liệu để sử dụng quy trình lập hóa đơn Một vài hệ thống thiết kế để thủ tục quy trình lập hóa đơn thực việc chuyển hàng xảy - Lập hóa đơn u cầu tốn: Bao gồm việc chuẩn bị hóa đơn, ghi nhận bán hàng, ghi liệu vào tài khoản phải thu sổ kế toán Nhân viên kế toán phải đối chiếu với liệu bán hàng, khách hàng hàng tồn kho để đảm bảo hóa đơn chứa thơng tin xác số lượng, giá cả, điều khoản, địa chỉ…Tại thời điểm này, liệu ghi nhận sử dụng để phân tích lợi nhuận bán hàng cách so sánh chi phí sản xuất với giá bán - Nhận tiền toán Bao gồm việc ghi nhận số tiền thu cập nhật số tiền vào tài khoản tiền mặt khoản thu khách hàng, ghi vào sổ Dữ liệu giai đoạn sử dụng để quản lý khả tín dụng khách hàng tiền đầu tư sẵn có b Mơ hình hệ thống cơng việc: KHÁCH HÀNG Người mua hàng SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ - Danh mục hàng hóa đặt mua - Yêu cầu lắp đặt dịch vụ khác QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ - Tiếp nhận đáp ứng yêu cầu khách hàng - Nhận xử lý đơn hàng - Chọn đóng gói hàng hóa - Giao hàng, lập phiếu xuất - Lập hóa đơn - Nhận tốn, lập phiếu thu ĐỐI TƯỢNG THAM GIA THÔNG TIN CÔNG NGHỆ - Người mua hàng - TT yêu cầu báo giá - PC, điện thoại khách hàng - Nhân viên bán hàng - Đơn đặt hàng - PC, tổng đài điện thoại, điện - Nhân viên kho hàng - Phiếu xuất kho thoại nhân viên - Nhân viên kế toán - Hóa đơn - Internet - Phiếu giao hàng c Sơ đồ chức chéo: Qua sơ đồ chức chéo hệ thống công việc bán hàng phổ biến Việt nam, nhận thấy để thực tốt phần việc phận sử dụng Hệ thống thông tin chức để hỗ trợ tốt việc xử lý nghiệp vụ công tác bán hàng Cụ thể sau: + Bộ phận bán hàng sử dụng Hệ thống quản lý bán hàng, có chức năng: o Lưu trữ thơng tin khách hàng giúp chủ động phân tích thăm dị khách hàng o Cập nhật thơng tin hàng tồn kho, giá định kỳ o Xử lý yêu cầu KH lập báo giá o Thống kê lập báo cáo tình hình bán hàng o Có thể sử dụng phầm mềm CRM để hỗ trợ công việc tiếp thị, định hướng tiêu dùng…(Trình bày kỹ chương 6) + Bộ phận kho hàng sử dụng Hệ thống quản lý Xuất – Nhập – Tồn kho, có chức năng: o Lưu trữ thông tin chi tiết xuất/nhập hàng để theo dõi quản lý tồn kho o Cập nhật thông tin giá cả, thông tin tồn kho Downloaded by Khanh Phùng (klnhmn123@gmail.com) lOMoARcPSD|11561651 o Lập phiếu xuất/nhập, phiếu giao hàng o Thống kê, báo cáo tình hình quản lý hàng tồn kho o Có thể sử dụng hệ hỗ trợ định việc lựa chọn đối tác giao hàng nhằm giảm thiểu chi phí giao hàng QUY TRÌNH BÁN HÀNG KHÁCH HÀNG Yêu cầu báo giá A Bảng báo giá Lựa chọn Hàng BP BÁN HÀNG Yêu cầu báo giá BP KHO HÀNG BP KẾ TOÁN B C Đơn hàng XL Phiềốu xuâốt Nhập DL Xử lý yêu cầu Dữ liệu bán hàng Lập phiềốu xuâốtDkho ữ liệu kho hàng Lập hóa đơn Dữ liệu kềố tốn Bảng báo giá Phiềốu xốt Hóa đơn A Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng Xử lý đơn hàng D C Lưu Lưu Đơn hàng XL D Hóa đơn B Xác nhận tốn E Hóa đơn XN TT Lập phiềốu thu Phiềốu thu Hóa đơn XN TT F F Lưu E Phiếu thu + Bộ phận kế toán sử dụng Hệ thống quản lý kế tốn, có chức năng: o Lữu trữ thơng tin bút tốn cơng nợ để theo dõi cơng nợ o Cập nhập thông tin vào tài khoản phải thu/phải trả o Lập hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi Downloaded by Khanh Phùng (klnhmn123@gmail.com) lOMoARcPSD|11561651 o Hoạch tốn chi phí, xác định giá hàng hóa… Downloaded by Khanh Phùng (klnhmn123@gmail.com) lOMoARcPSD|11561651 o Thống kê, lập báo cáo tài o Có thể sử dụng Hệ hỗ trợ định cơng tác kế tốn quản trị để phân tích tình hình quản lý tài tổ chức d Những tồn biện pháp cải tiến quy trình: Trong hệ thống cơng việc trên, tất phận sử dụng Hệ thống thông tin chức để hỗ trợ thực tốt chức Tuy nhiên, để hệ thống thực phát huy có hiệu phận phải cập nhật thơng tin đầy đủ, xác kịp thời Chẳng hạn phận bán hàng phải cập nhật liệu tồn kho kịp thời; phận kho phải cập nhật thơng tin khách hàng xác; phận kết tốn phải cập nhật đầy đủ thơng tin cơng nợ khách hàng… Qua phân tích trên, thấy quy trình cải tiến nhiều tự động hóa phần cơng việc so với quy trình cơng việc xử lý hồn tồn tay Tuy nhiên, quy trình cịn tồn vấn đề tồn sau: - Dữ liệu lưu trữ trùng lặp thiếu đồng phận Chẳng hạn thông tin khách hàng nhập lưu trữ hệ thống QL bán hàng, QL tồn kho QL kế tốn - Việc chia sẻ thơng tin phận Chẳng hạn, thông tin hàng tồn kho, giá cả, công nợ không chia sẻ trực tuyến phận mà phải cập nhật định kỳ - Trong thời điểm đó, số liệu báo cáo khơng trùng khớp dẫn đến việc định quản lý thiếu hiệu Chẳng hạn dựa vào báo cáo tình hình tồn kho hàng hóa sinh từ hệ thống QL kho không khớp với thực tế thời điểm báo cáo thời điểm có vài đơn hàng xử lý từ phận bán hàng chưa nhập vào hệ thống QL tồn kho Để khắc phục vấn đề tồn trên, nhà phân tích hệ thống đưa khái niệm xây dựng hệ thống thông tin tích hợp (trình bày chương 6) 4.2 Quy trình cung cấp Chức năng: ghi chép kiện phát sinh liên quan mua hàng / dịch vụ Sự kiện kinh tế: Yêu cầu đặt hàng/dịch vụ, nhận hàng, xác định nghĩa vụ tốn, thực tốn a Mơ tả quy trình: Quy trình bao gồm chuỗi hoạt động sau: - Xác định yêu cầu (requirement determination) Bao gồm việc chuẩn bị lệnh mua hàng để yêu cầu mua sản phẩm từ nhà cung cấp Một lệnh mua hàng sinh dựa sở liệu số lượng hàng có, số lượng đặt hàng ước lượng nhu cầu Những yêu cầu cụ thể gởi đến cá nhân có thẩm quyền bên tổ chức Lệnh mua hàng xem xét chúng có duyệt nằm ngân sách hay không - Xử lý đơn mua hàng (purchase order processing) Bao gồm việc chuẩn bị ghi chép lưu trữ lệnh mua hàng Bộ phận mua hàng phải xác định nguồn cung cấp mặt hàng yêu cầu, chuẩn bị yêu cầu báo giá (RFQ) để gởi đến nhà cung cấp, phân tích báo giá nhà cung cấp lựa chọn nhà cung cấp cách so sánh nhà cung cấp giá, điều khoản việc thực khứ giao hàng đầy đủ hẹn hay không - Nhận hàng (Goods receipt) Bao gồm việc so sánh số lượng đặt hàng số lượng nhận, ghi tăng số lượng hàng tồn kho, ghi nhận thông tin việc nhận hàng (Phiếu nhập hàng) ghi giá trị hàng tồn kho vào sổ Nếu hai không khớp thông báo cho bên bán để đảm bảo kịp thời thương lượng điều chỉnh khác biệt Cuối cùng, ghi lại liệu liên quan đến việc thực khách Downloaded by Khanh Phùng (klnhmn123@gmail.com) lOMoARcPSD|11561651 hàng việc giao hàng có đầy đủ kịp thời hay không, để sử dụng cho định mua hàng tương lai - Kiểm tra hóa đơn (invoice verification) Bao gồm việc nhận hóa đơn người bán; so khớp lệnh mua hàng, phiếu nhập hóa đơn người bán; bút tốn tài khoản phải trả sổ Nếu việc so khớp khơng ES thơng báo đến nhân có trách nhiệm để đảm bảo kịp thời thương lượng điều chỉnh khác biệt - Xử lý toán (payment processing) Bao gồm việc chuẩn bị ghi khoản chi tiền mặt (Phiếu chi) cập nhật tiền mặt khoản phải trả sổ b Mơ hình hệ thống cơng việc: KHÁCH HÀNG Nhà cung cấp SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ - Danh mục hàng hóa yêu cầu mua - Các dịch vụ yêu cầu sử dụng QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ - Tiếp nhận đáp ứng yêu cầu mua hàng nội - Nhận xử lý lệnh mua hàng - Lựa chọn nhà cung cấp - Nhận hàng, lập phiếu nhập - Nhận toán, lập phiếu chi - Cập nhật sổ ĐỐI TƯỢNG THAM GIA THÔNG TIN CÔNG NGHỆ - Nhà cung cấp - TT yêu cầu báo giá - PC, điện thoại nhà cung cấp - Nhân viên mua hàng - Lệnh đặt hàng - PC, tổng đài điện thoại, điện - Nhân viên kho hàng - Phiếu nhập kho thoại nhân viên - Nhân viên kế tốn - Hóa đơn - Internet - Phiếu chi c Sơ đồ chức chéo: Qua sơ đồ chức chéo hệ thống công việc mua hàng phổ biến Việt nam, nhận thấy để thực tốt phần việc phận sử dụng Hệ thống thông tin chức để hỗ trợ tốt việc xử lý nghiệp vụ công tác mua hàng Cụ thể sau: + Bộ phận mua hàng sử dụng Hệ thống quản lý việc mua hàng, có chức năng: o Lưu trữ thông tin nhà cung cấp giúp chủ động phân tích lựa chọn nhà cung cấp o Cập nhật thông tin mua hàng, giá định kỳ o Xử lý yêu cầu mua hàng phận lập yêu cầu báo giá o Thống kê lập báo cáo tình hình mua hàng o Có thể sử dụng phầm mềm SCM để hỗ trợ công việc xử lý lệnh mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp…(Trình bày kỹ chương 6) + Bộ phận kho hàng sử dụng Hệ thống quản lý Xuất – Nhập – Tồn kho, có chức năng: o Lưu trữ thông tin chi tiết xuất/nhập hàng để theo dõi quản lý tồn kho o Cập nhật thông tin giá cả, thông tin tồn kho o Lập phiếu nhập, phiếu nhận hàng o Thống kê, báo cáo tình hình quản lý hàng tồn kho + Bộ phận kế tốn sử dụng Hệ thống quản lý kế tốn, có chức năng: o Lữu trữ thông tin bút tốn cơng nợ để theo dõi cơng nợ o Cập nhập thông tin vào tài khoản phải thu/phải trả Downloaded by Khanh Phùng (klnhmn123@gmail.com) lOMoARcPSD|11561651 o o o o Lập hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi Hoạch tốn chi phí, xác định giá hàng hóa… Thống kê, lập báo cáo tài Có thể sử dụng Hệ hỗ trợ định cơng tác kế tốn quản trị để phân tích tình hình quản lý tài tổ chức QUY TRÌNH MUA HÀNG BỘ PHẬN MUA HÀNG NHÀ CUNG CẤẤP Kềố hoạch sảYnềuxuâố t mua câầu BỘ PHẬN KHO HÀNG C B Lệnh mua hàng Hóa đơn A Yều câầu báo giá Xử lý yều câầu BỘ PHẬN KẾẤ TỐN E Phiềốu nhập Hóa đơn So khớp Xử lý Yều câầu Kiểm hàng Dữ liệu mua hàng Cập nhập sốố Dữ liệu kềố toán Bảng báo giá Yều câầu báo giá Lập phiềốu nhậpDữ liệu kho hàng Lựa chọn Nhà cung câốp Lập Phiềốu chi B AB Lệnh mua hàng Phiềốu nhập Xử lý đơn hàng E Bảng báo giá Lệnh mua hàng Phiềốu chi Lưu Hóa đơn F Lưu C Lưu F D Phiềốu chi Nhận toán d Những tồn biện pháp cải tiến quy trình: Trong hệ thống cơng việc trên, tất phận sử dụng Hệ thống thông tin chức để hỗ trợ thực tốt chức Tuy nhiên, để hệ thống thực phát huy có hiệu phận phải cập nhật thông tin đầy đủ, xác kịp thời Chẳng hạn phận mua hàng phải cập nhật liệu nhà cung cấp kịp thời; phận kho phải cập nhật thông tin xuất, nhập đơn đặt hàng xác; phận kết tốn phải cập nhật đầy đủ thơng tin cơng nợ khách hàng… Qua phân tích trên, thấy quy trình cải tiến nhiều tự động hóa phần cơng việc so với quy trình cơng việc xử lý hồn tồn tay Tuy nhiên, quy trình cịn tồn vấn đề tồn sau: - Dữ liệu lưu trữ trùng lặp thiếu đồng phận Chẳng hạn thông tin nhà cung cấp nhập lưu trữ hệ thống QL bán hàng, QL tồn kho QL kế toán Downloaded by Khanh Phùng (klnhmn123@gmail.com) lOMoARcPSD|11561651 - Việc chia sẻ thông tin phận Chẳng hạn, thông tin hàng tồn kho, giá cả, công nợ không chia sẻ trực tuyến phận mà phải cập nhật định kỳ - Trong thời điểm đó, số liệu báo cáo không trùng khớp dẫn đến việc định quản lý thiếu hiệu Chẳng hạn dựa vào báo cáo tình hình tồn kho hàng hóa sinh từ hệ thống QL kho không khớp với thực tế thời điểm báo cáo thời điểm có vài lệnh mua hàng xử lý từ phận bán hàng chưa nhập vào hệ thống QL tồn kho Để khắc phục vấn đề tồn trên, nhà phân tích hệ thống đưa khái niệm xây dựng hệ thống thơng tin tích hợp (trình bày chương 6) III Hệ thống thông tin nhân sự: Mục đích: Hệ thống thơng tin nhân có khả thu thập tất liệu phát sinh cách đầy đủ để phản ảnh lại trung thực kiện phát sinh liên quan đến quản trị nhân như: tuyển chọn, đánh giá, phát triển đào tạo nguồn nhân lực Đồng thời cung cấp thơng tin xác, kịp thời phù hợp cho cấp quản lý định để giải vấn đề nhân như: tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm, bố trí nhân Mơ hình hệ thống bản: Tiến trình xử lý ( Process) Đầu (Output) Đầu vào( Input) Cơ câốu tổ chức (phòng, ban chức ) Lý lịch cá nhân Các QĐ nhân Châốm cống Cập nhật liệu nhân Danh sách nhân theo P/B Bảng lương, BH Quyềốt định điềầu động, kỷ luật, khen thưởng Báo cáo TK Các thủ tục xử lý - Lưu thông tin cá nhân - Xử lý tiền lương, BH - Xử lý biến động NS - Thống kê, dự báo, KH nhân Hình 5.2 : Mơ hình tổng qt HTTT Nhân theo mơ hình hệ thống Các chức hệ thống thông tin nhân sự: Các HTTT nhân theo cấp quản lý gồm có:  HTTT nhân cấp tác nghiệp bao gồm hệ thống sau: o o o o o o  Hệ thống thông tin quản lý lương Hệ thống thông tin quản lý vị trí làm vịêc Hệ thống tin quản lý người lao động Hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực cơng việc người Hệ thống thông tin báo cáo lên cấp Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên sếp công việc HTTT Nhân cấp chiến thuật bao gồm hệ thống sau: Downloaded by Khanh Phùng (klnhmn123@gmail.com) lOMoARcPSD|11561651 o HTTT phân tích & thiết kế cơng vệc Downloaded by Khanh Phùng (klnhmn123@gmail.com) lOMoARcPSD|11561651 o o o  o HTTT tuyển chọn nhân viên HTTT Qlý lương thưởng & bảo hiểm trợ cấp HTTT đào tạo & phát triển nguồn nhân lực HTTT Nhân cấp chiến lược bao gồm hệ thống sau: Kế hoạch hóa nguồn nhân lực Một số quy trình cơng việc chức quản lý nhân sự: 4.1 Quy trình quản lý tiền lương, tiền công Công việc chấm công hàng ngày nhân viên thống kê phòng nhân trực tiếp thực ghi vào sổ chấm cơng Sau tổng hợp lại vào cuối tháng để làm sở tính lương cuối tháng, xong chuyển giao cho phịng kế tốn Bảng chấm cơng bao gồm: Họ tên nhân viên, số ngày làm việc, số làm thêm, số ngày nghỉ có phép, số ngày nghỉ không phép Sau nhận bảng chấm công, nhân viên tiền lương phịng kế tốn thực việc kiểm tra đối chiếu xem số lượng báo cáo có khơng Nếu khơng gửi trả phịng hành tiến hành điều chỉnh lại Nếu sử dụng chương trình tiến hành cập nhật thơng tin chấm cơng để tính luơng 4.2 Quy trình quản lý vị trí làm vịêc Mục tiêu hệ thống xác định vị trí lao động tổ chức, phạm trù nghề nghiệp vị trí nhân đảm đương vị trí Định kỳ, hệ thống thơng tin vị trí việc làm tiến hành phân tích cơng việc theo u cầu phịng ban (nếu có), sau lấy thơng tin nhân viên công ty phù hợp yêu cầu để tiến hành lập danh mục vị trí lao động theo ngành nghề , danh mục vị trí việc làm thiếu nhân lực Những danh mục liệt kê vị trí cịn khuyết theo ngành nghề có ích cho phận nhân việc định tuyển dụng 4.3 Quy trình quản lý người lao động Nhân viên vào làm việc công ty phải nộp hồ sơ xin việc ban đầu, bao gồm: Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, cấp chuyên môn…Khi tuyển dụng phải thử việc tháng, sau ký hợp đồng dài hạn ngắn hạn tùy theo yêu cầu công ty Tháng thử việc hưởng 70% lương, hồ sơ chấp nhận ký hợp đồng xếp bậc lương, khơng trả lại hồ sơ Trưởng phòng nhân ban giám đốc người chịu trách nhiệm điều chỉnh bậc lương, kéo dài thời hạn hợp đồng hay chấm dứt hợp đồng nhân viên công ty Thông tin nhân viên công ty cần cập nhật vào máy tính để quản lý gồm: Mã nhân viên, mã phịng ban, họ tên nhân viên, giớI tính, ngày sinh, nơi sinh, địa thường trú, địa tại, số CMND, q qn, dân tộc, tơn giáo, trình độ học vấn, ngày vào làm, mức lương bản, bậc lương 4.4 Quy trình đánh giá tình hình thực cơng việc người Hàng tháng phịng ban tiến hành đánh giá tình hình thực cơng việc nhân viên thuộc phịng mình, sau gửi mẩu đánh giá đến phòng nhân Phòng nhân kiểm tra đối chiếu, xin đạo giám đốc để định khen thưởng kỷ luật.Thông tin đánh giá sử dụng làm cho hàng loạt định như: đề bạt, thuyên chuyển, buộc việc người lao động Downloaded by Khanh Phùng (klnhmn123@gmail.com) lOMoARcPSD|11561651 4.5 Hệ thống thông tin báo cáo lên cấp Hàng tháng, liệu hệ thống thông tin quản lý lương, quản lý người lao động hệ thống thơng tin đánh giá tình hình thực công việc sử dụng để lên báo cáo theo yêu cầu luật định theo qui định phủ tình hình sức khoẻ an tồn người lao động (tai nạn hay bệnh nghề nghiệp) Những thông tin báo cáo lên nhà quản lý( ban giám đốc) để làm sở đặt yêu cầu đào tào bảo hộ lao động hay thay đổi môi trường làm việc cho phù hợp 4.6 Quy trình tuyển chọn nhân viên sếp cơng việc Khi có nhu cầu tuyển dụng(thiếu nhân viên số vị trí) phận quản lý vị trí gởi yêu cầu lên phận nhân để thực tuyển chọn nhân viên Công việc tuyển chọn tiến hành theo trình tự: ứng viên nộp đơn vào , phận tuyển chọn tiếp nhận kiểm tra hồ sơ, sau ứng viên phải làm kiểm tra trắc nghiệm vấn Bộ phận tuyển dụng gởi thông tin ứng viên đạt yêu cầu lên ban giám đốc (để xét duyệt) đồng thời thông báo định tuyển cho ứng viên biết Cuối thông tin ứng viên đưa vào hồ sơ nhân viên (tức trở thành nhân viên mới) III Hệ thống thông tin tiếp thị: Mục đích: Hệ thống thơng tin tiếp thị có khả thu thập tất liệu khách hàng cách đầy đủ để phản ảnh lại trung thực thông tin liên quan đến khách hàng như: họ ai, đâu, làm gì, thuộc tầng lớp nào, thường mua gì, thích gì? Đồng thời cung cấp thơng tin xác, kịp thời phù hợp cho cấp quản lý định để giải vấn đề quản lý tiếp thị như: chăm sóc khách hàng, xác định khách hàng tiềm năng, dự báo bán hàng, xác định thị trường mục tiêu, phát triển sản phẩm mới, phát triển hệ thống phân phối nhằm thỏa mãn nhu cầu mong muốn khách hàng Mơ hình hệ thống bản: Tiến trình xử lý ( Process) Đầu (Output) Đầu vào( Input) hống tn khách hàng (Tền, tuổi, lịch sử mua hàng ) hống tn thị trường Chính sách kinh tềố Cập nhật liệu tiếp thị TT khuyềốn gởi KH DS KH thân thiềốt, KH tềầm Dự báo, KH phát triển SP Các thủ tục xử lý - Lưu thông tin KH - Xử lý TT thị trường - Thống kê, dự báo bán hàng - Lập KH phát triển SP Hình 5.3 : Mơ hình tổng qt HTTT tiếp thị theo mơ hình hệ thống Các chức hệ thống thông tin tiếp thị: Các HTTT tiếp thị theo cấp quản lý gồm có:  HTTT tiếp thị cấp tác nghiệp bao gồm hệ thống sau: - HTTT bán hàng: Downloaded by Khanh Phùng (klnhmn123@gmail.com) lOMoARcPSD|11561651 o HTTT liên hệ khách hàng: cung cấp thông tin KH, sở thích đ/v SP & dịch vụ số liệu QT mua hàng khứ o HTTT khách hàng tương lai: cung cấp danh mục KH theo địa điểm, loại SP, doanh thu gộp, tiêu khác quan trọng lực lượng bán hàng o HTTT hướng dẫn hỏi đáp/khiếu nại: ghi nhận, xử lý & lưu trữ lại khiếu nại phục vụ phân tích qlý o HTTT tài liệu: cung cấp tài liệu cho NV marketing sử dụng o HTTT bán hàng qua điện thoạI: o HTTT quảng cáo qua thư: Danh sách gửi từ file KH, công nợ phải thu, KH tương lai & CSDL thương mại - HTTT phân phối: theo dõi hàng hóa & dịch vụ phân phối nhằm xác định sửa chữa sai sót phân phối giảm thời gian phân phối HTTT KTTC tác nghiệp hỗ trợ: o HT xử lý đơn đặt hàng: BC tình hình đặt hàng theo thời kỳ, theo người bán, theo SP & theo địa điểm để dự báo bán hàng o HTTT hàng tồn kho: thơng tin hàng tồn kho, tình hình xuất nhập tồn, hàng hư hỏng để hướng điều chỉnh phương thức bán hàng o HTTT tín dụng: thơng tin tín dụng tối đa cho phép KH  HTTT tiếp thị cấp chiến thuật Mục tiêu HTTT tiếp thị cấp chiến thuật nhằm: o Hỗ trợ nhà Quản lý Marketing quản lý & kiểm tra lực lượng bán hàng, kỹ thuật xúc tiến bán hàng, giá cả, phân phối & cung cấp hàng hóa & dịch vụ o Cung cấp thông tin tổng hợp o Bao gồm nguồn liệu bên bên o Xử lý DL khách quan & chủ quan Các HTTT tiếp thị cấp chiến thuật gồm có: o HTTT quản lý bán hàng: cung cấp DL lịch sử QT kinh doanh NV bán hàng, địa điểm KD, SP & phân khúc thị trường o HTTT định giá SP: theo giá cộng lãi vào chi phí / giá cầu / giá bám thị trường / giá hớt theo mơ hình giá o HTTT xúc tiến bán hàng: TT lịch sử thị trường, hiệu quảng cáo & khuyến mãi, lịch sử kinh doanh SP thị trường, lịch sử hãng truyền thông o HT phân phối: cung cấp TT nhu cầu & tồn kho, chi phí việc sử dụng, mức độ tin cậy & bão hòa phân khúc thị trường kênh phân phối khác  HTTT tiếp thị cấp chiến lược Hoạt động chiến lược chức tiếp thị bao gồm việc phân khúc thị trường thành nhóm KH tiềm năng, lựa chọn thị trường mục tiêu, lập KH SP & dịch vụ thỏa mãn nhu cầu KH, dự báo bán hàng đ/v thị trường & SP Các HTTT tiếp thị cấp chiến lược gồm có: o HTTT dự báo bán hàng: cho ngành công nghiệp, cho DN, cho loại SP/dịch vụ phân nhóm địa điểm KD & theo phận bán hàng o HTTT lập KH & phát triển SP: cung cấp TT ưa chuộng KH thông qua nghiên cứu thị trường phát triển SP IV HTTT kinh doanh sản xuất Mục đích: Mục tiêu HTTT kinh doanh sản xuất nhằm hỗ trợ định hoạt động phân phối hoạch định nguồn lực kinh doanh sản xuất Downloaded by Khanh Phùng (klnhmn123@gmail.com) lOMoARcPSD|11561651 Bao gồm hai hệ thống chính: o HT kinh doanh: theo dõi dịng thơng tin thị trường, thơng tin công nghệ đơn đặt hàng khách hàng Nhận thơng tin sản phẩm từ HTTT Sản xuất, phân tích đánh giá để đưa kế hoạch sản xuất phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh công ty o HTTT sản xuất: nhận kế hoạch sản xuất từ HTTT kinh doanh quản lý thông tin nguyên vật liệu nhà cung cấp, theo dõi q trình sản xuất cập nhật thơng tin tính tổng chi phí q trình sản xuất với thông tin sản phẩm để chuyển qua HTTT kinh doanh làm sở cho hệ thống thông tin kinh doanh xác định giá, chiến lược trình phát triển cơng ty Mơ hình hệ thống bản: Tiến trình xử lý ( Process) Đầu (Output) Đầu vào( Input) TT đơn hàng NVL tốần kho TT thị trường TT giá cả, NVL từ nhà cung câốp - Cập nhật liệu SXKD Kềố hoạch SX Thốống kề theo dõi tềốn độ SX Danh mục giá thành sản phẩm Chiềốn lược phát triển KD Các thủ tục xử lý - Lưu TT đơn hàng, NVL - Xử lý TT thị trường - Thống kê chi phí - Lập KH sản xuất Hình 5.4 : Mơ hình tổng qt HTTT Sản xuất kinh doanh theo mơ hình hệ thống Các chức hệ thống thông tin sản xuất kinh doanh: Các HTTT sản xuất kinh doanh theo cấp quản lý gồm có:  HTTT sản xuất kinh doanh cấp tác nghiệp o HTTT mua hàng: Ghi chép lưu trữ liệu phản ảnh giai đoạn q trình cung cấp NVL & hàng hóa mua vào phục vụ SX o HTTT nhận hàng: ghi nhận số lượng & chất lượng hàng giao nhằm cung cấp TT cho phận công nợ phải trả, kho & SX o HTTT kiểm tra chất lượng: cung cấp TT tình trạng SP từ NVL đến SP dở dang thành phẩm cho phận mua hàng, HT phát triển & TKế SP o HTTT giao hàng: hỗ trợ & kiểm soát QT dự trữ & giao hàng o HTTT kế tốn chi phí giá thành: kiểm sốt nhân lực, nguyên vật liệu & MMTBị dùng cho SX; cung cấp TT bố trí SX DN để nhà QLý kiểm sốt chi phí SX & phân bổ nguồn lực SX o HT xác định mức tồn kho an toàn / mức đặt hàng lại o HT xác định điểm đặt hàng kinh tế (EOQ)  HTTT sản xuất kinh doanh cấp chiến thuật HTTT sản xuất kinh doanh nhằm hỗ trợ nhà quản lý việc: - Điều khiển kiểm sốt quy trình sản xuất kinh doanh - Phân chia nguồn lực có để đạt mục tiêu sản xuất kinh doanh tổ chức Các hệ thống thông tin hỗ trợ cấp chiến thuật thực mục tiêu kể đến: o HTTT Just-in-time: loại trừ lãng phí việc dùng máy móc, khơng gian, thời gian làm việc, vật tư nguyên liệu o HTTT hoạch định lực SX: xác định lực có đủ hay ít/quá nhiều Downloaded by Khanh Phùng (klnhmn123@gmail.com) lOMoARcPSD|11561651 o HTTT điều độ sản xuất: phân chia việc dùng thiết bị sản xuất đặc thù cho việc sản xuất thành phẩm phù hợp với lịch trình sản xuất o HTTT phát triển thiết kế sản phẩm: phát triển sản phẩm đáp ứng nhu cầu khách hàng với chi phí nguồn lực  HTTT kinh doanh sản xuất cấp chiến lược Các HTTT kinh doanh sản xuất cấp chiến lược gồm có: o Lập kế hoạch định vị doanh nghiệp o Lên kế hoạch đánh giá cơng nghệ o Xác định lịch trình sản xuất o Thiết kế bố trí sản xuất doanh nghiệp Downloaded by Khanh Phùng (klnhmn123@gmail.com) ... NGHỆ - Người mua hàng - TT yêu cầu báo giá - PC, điện thoại khách hàng - Nhân viên bán hàng - Đơn đặt hàng - PC, tổng đài điện thoại, điện - Nhân viên kho hàng - Phiếu xuất kho thoại nhân viên -. .. sản phẩm - Quản lý hàng tồn kho - Theo dõi chi phí chất lượng sản phẩm - Lập kế hoạch nguồn nguyên vật liệu - Theo dõi phục vụ khách hàng - Theo dõi vấn đề khách hàng - Tính tốn chi phí - Việc... nhập - Nhận toán, lập phiếu chi - Cập nhật sổ ĐỐI TƯỢNG THAM GIA THÔNG TIN CÔNG NGHỆ - Nhà cung cấp - TT yêu cầu báo giá - PC, điện thoại nhà cung cấp - Nhân viên mua hàng - Lệnh đặt hàng - PC,